MỤC LỤC Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD TS Đinh Thế Hùng Trêng ®¹i häc kinh tÕ quèc d©n VIỆN KẾ TOÁN KIỂM TOÁN CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP CHUYÊN NGÀNH Đề tài HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NVL TẠI CÔNG TY TNHH B[.]
ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH BAO BÌ VÀ THƯƠNG MẠI ANH ĐỨC
Đặc điểm NVL tại Công ty TNHH Bao bì và Thương mại Anh Đức
NVL (Nguyên liệu, vật liệu, nhiên liệu) đóng vai trò thiết yếu trong hoạt động sản xuất của các doanh nghiệp, giúp tạo ra sản phẩm, dịch vụ cũng như hỗ trợ các quá trình quản lý doanh nghiệp Ví dụ, vải được sử dụng trong sản xuất đồ may mặc, giấy trong quy trình làm thiệp, hạt nhựa trong sản xuất túi nhựa, và gỗ dùng để sản xuất giấy Việc sử dụng nguyên liệu phù hợp đảm bảo chất lượng sản phẩm và nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
Công ty TNHH Bao bì và Thương mại Anh Đức chuyên sản xuất và in ấn các loại bao bì, hộp giấy cho ngành bánh, mứt kẹo, in bưu thiếp, tem nhãn, và túi nhựa xuất khẩu Các nguyên vật liệu chủ yếu của công ty gồm giấy couche (250, 150, 100, 90 g/m2), giấy duplex, mực in UV, mực Elpis, màng nhựa và các vật liệu phụ khác Giấy couche có bề mặt bóng, mịn, in rất bắt mắt, thường dùng cho thiệp giáng sinh, thiệp tặng, với định lượng từ 90-250g/m2; khổ giấy phổ biến là 975*1050mm, và đơn vị tính là kg Giấy duplex có mặt trắng và láng, mặt kia sẫm như giấy bồi, phù hợp để in các hộp sản phẩm kích thước lớn, đòi hỏi độ cứng chắc, với định lượng trên 300g/m2 Mực in UV có khả năng in trên nhiều loại giấy, đặc biệt là giấy Couche, với màu sắc rực rỡ, bền màu, không lem khi gặp nước, giúp các sản phẩm nổi bật và chất lượng cao.
Ngoài ra, còn nhiều NVL khác như giấy Ivory, giấy woodfree, mực Elips vàng, đen, xanh, mực TH vàng, màng nhựa,…
1.1.2 Danh mục NVL đang sử dụng tại Công ty:
Ta có bảng danh mục các NVL sử dụng tại Công ty như sau:
T MÃ NVL TÊN NVL ĐƠN VỊ
1 GIAY-0001 Giấy tráng phủ một mặt Kg
2 GIAY-BB Giấy in bãi bằng Kg
3 GIAY-CAN Giấy can Kg
4 GIAY-CO90 Giấy couche định lượng 90g/m2 Kg
5 GIAY-CO100 Giấy couche định lượng 100g/m2 Kg
6 GIAY-CO150 Giấy couche định lượng 150g/m2 Kg
7 GIAY-CO250 Giấy couche định lượng 250g/m2 Kg
9 GIAY-D250 Giấy duplex định lượng 250g/m2 Kg
10 GIAY-D300 Giấy duplex định lượng 300g/m2 Kg
11 GIAY-GV80 Giấy định lượng 80g/m2 Kg
12 GIAY-IN Giấy in Kg
13 GIAY-IVORY Giấy ivory Kg
14 GIAY-OFFSET Giấy in offset Kg
15 GIAY-SAN Giấy sần Kg
16 GIAY-SO2 Giấy in SO2 120g/m2 Tờ
17 GIM-DO Giấy màu đỏ Kg
18 GM-VANG Giấy màu vàng Kg
23 MUC-01D Mực in Geopro đen (Hàn quốc) Kg
24 MUC-01Đ Mực in Geopro đỏ (Hàn Quốc) Kg
25 MUC-01ED Mực in Elpis Hàn Quốc đen Kg
26 MUC-01V Mực in Geopro vàng (Hàn Quốc) Kg
27 MUC-02V Mực in TH vàng Kg
28 MUC-03UV Mực in UV Kg
29 MUC-04D Mực in Trung Quốc màu đen Kg
30 MUC-04Đ Mực in Trung Quốc màu đỏ Kg
31 MUC-04V Mực in Trung Quốc màu vàng Kg
32 MUC-04X Mực in Trung Quốc màu xanh Kg
33 MUC-05T Mực in trắng đục Kg
1 BD2M 0.5cm Băng dính 2 mặt 0,5 cm Cây
2 BD2M 1cm Băng dính 2 mặt 1 cm Cây
3 CARTON-LANH Bìa carton lạnh Tờ
4 CON-CN Cồn công nghiệp Lít
5 DECAN- AMAZON Đề can Amazon Cuộn
7 NHUDO-01 Nhũ đỏ ép màng Cuộn
8 NHUVANG Nhũ ép nhiệt màu vàng Kg
10 NHUVANG110F Nhũ vàng ta 110F Cuộn
11 XI406 Đề xi lịch bàn Cuộn
Bảng 1.1 Bảng danh mục các NVL đang sử dụng tại Công ty
1.1.3 Phân loại, phân nhóm và cách mã hóa NVL của Công ty:
*Phân loại, phân nhóm NVL:
Trong quá trình sản xuất một loại sản phẩm, việc quản lý nguyên vật liệu (NVL) đóng vai trò quan trọng để đảm bảo hiệu quả sản xuất Mỗi loại NVL có công dụng và tỉ trọng sử dụng riêng biệt, yêu cầu công ty phải phân loại hợp lý để thuận tiện cho việc sử dụng, bảo quản và kiểm kê Việc phân loại NVL chính xác giúp nâng cao hiệu quả quản lý, giảm thiểu lãng phí và đảm bảo chất lượng sản phẩm cuối cùng.
Công ty TNHH Bao bì và Thương mại Anh Đức đã phân loại nguyên liệu (NVL) dựa trên công dụng trong quá trình sản xuất, gồm có nguyên liệu chính, nguyên liệu phụ và nhiên liệu Việc phân loại này giúp tối ưu hóa quy trình sản xuất, nâng cao hiệu quả và quản lý tồn kho một cách khoa học Nguyên liệu chính là những thành phần chủ yếu quyết định chất lượng sản phẩm, trong khi nguyên liệu phụ hỗ trợ quá trình sản xuất và nâng cao tính đa dạng của sản phẩm Nhiên liệu đóng vai trò cung cấp năng lượng cần thiết để đảm bảo quá trình sản xuất diễn ra liên tục và hiệu quả.
NVL chính là những nguyên vật liệu quan trọng, đóng vai trò chủ yếu trong quá trình sản xuất, tạo thành thành phần chủ đạo của sản phẩm Ví dụ về NVL chính gồm giấy, màng và mực in, những yếu tố không thể thiếu để hình thành nên sản phẩm cuối cùng.
NVL phụ là các vật liệu không tạo thành bộ phận chính của sản phẩm mà đóng vai trò nâng cao chất lượng, giá trị sử dụng và hoàn thiện sản phẩm như tăng cường màu sắc, mùi vị hoặc bảo quản, phục vụ hoạt động của tư liệu lao động và công nhân Ví dụ điển hình gồm nhũ, băng dính, cồn, giúp sản phẩm đạt tiêu chuẩn về hình thức và chất lượng trong quá trình sản xuất.
_Nhiên liệu: Là những NVL có tác dụng cung cấp nhiệt năng cho quá trình sản xuất, như xăng công nghiệp, …
_Phụ tùng thay thế: Dùng để thay thế, sửa chữa máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải, như: Dây curoa, ốc vít, …
Để quản lý và sử dụng nguyên vật liệu (NVL) hiệu quả, công ty đã thực hiện phân nhóm và mã hóa cho từng loại NVL, giúp dễ dàng nhận diện và kiểm soát Mỗi loại NVL được cấp một mã vật tư riêng biệt, tạo điều kiện thuận lợi trong việc theo dõi tồn kho, quản lý mua hàng và sử dụng nội bộ Việc mã hóa NVL không chỉ tăng tính chính xác trong quản lý mà còn giúp tối ưu hóa quy trình vận hành và giảm thiểu nhầm lẫn trong công tác lưu trữ.
Mã vật tư = Tên vật tư (viết đầy đủ hoặc viết tắt) + Định lượng của vật tư (nếu có)
Ví dụ: Giấy Couche định lượng 90g/m2 sẽ được mã hóa là: GIAY-CO90
Giấy duplex định lượng 250g/m2 sẽ có mã là GIAY-D250
1.1.4 Cách tính giá NVL tại Công ty:
1.1.4.1 Tính giá nhập kho NVL:
Công ty TNHH Bao bì và Thương mại Anh Đức chủ yếu mua nguyên vật liệu (NVL) từ các nhà cung cấp trong nước như Công ty CP SIC và Công ty TNHH Long Hưng NVL tại công ty được tính theo nguyên tắc giá thực tế (giá gốc) phù hợp với quy định của chuẩn mực kế toán hiện hành Kế toán hàng ngày sử dụng giá nhập kho thực tế của NVL để ghi chép vào sổ sách, đảm bảo quản lý NVL chính xác và thống nhất về mặt tính giá.
Giá thực tế NVL nhập kho được tính như sau:
Giá thực tế NVL nhập kho: Là giá mà kế toán dùng để ghi vào sổ chi tiết NVL
Giá mua NVL ghi trên HĐ: Là giá mua NVL không bao gồm thuế GTGT.
Các khoản chi phí thu mua thực tế phát sinh gồm vận chuyển, bốc dỡ, bao bì, bảo quản, kiểm nghiệm nhập kho (nếu có) và hao hụt trong định mức Nếu chi phí vận chuyển do bên bán chi trả, không tính vào giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho, giúp đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quá trình hạch toán.
Các khoản giảm giá gồm có chiết khấu thương mại, là khoản giảm giá mà công ty được hưởng khi mua nguyên vật liệu với số lượng lớn trong thời gian áp dụng chính sách chiết khấu Ngoài ra, còn có giảm giá hàng mua, là khoản giảm giá công ty nhận được do nguyên vật liệu từ nhà cung cấp kém chất lượng hoặc không đúng quy cách, chủng loại theo hợp đồng mua bán đã ký kết.
Giá thực tế NVL nhập kho
Giá mua NVL ghi trên HĐ (chưa VAT)
Các khoản giảm giá (CKTM, giảm giá hàng mua)
Các khoản chi phí thu mua thực tế phát sinh
Ví dụ cụ thể về tình hình nhập kho của NVL giấy Couche 250 khổ 975*1050 trong tháng 12/2013 và cách tính giá NVL nhậpkho (Giấy Couche 250 khổ 975*1050 được lưu tại kho 1)
Vào ngày 1/12, công ty mua và nhập kho 2.000kg giấy Couche khổ 975x1050 của Công ty CP Sản xuất và Thương mại PP với giá mua chưa gồm thuế là 23.000 đồng/kg Tổng thuế GTGT 10% được tính dựa trên giá mua Chi phí vận chuyển và bốc dỡ trị giá 1.000.000 đồng đã được thanh toán bằng tiền mặt Hàng đã nhập kho đầy đủ và hiện chưa thanh toán cho nhà cung cấp.
Giá thực tế giấy Couche nhập kho ngày 1/12= 2.000* 23.000+ 1.000.000
Vào ngày 8/12, Công ty CP Sản xuất và Thương mại PP đã mua 10.000kg giấy Couche kích thước 975x1050mm với giá chưa thuế là 23.000 đồng/kg, kèm thuế GTGT 10% Do số lượng lớn, công ty được hưởng chiết khấu thương mại 2% trên tổng giá thanh toán Tổng chi phí trước thuế là 230.000.000 đồng, sau khi trừ chiết khấu, số tiền thanh toán đã thực hiện qua chuyển khoản là 47.000.000 đồng, cộng thêm phí vận chuyển 2.000.000 đồng.
Giá thực tế giấy Couche nhập kho ngày 8/12
Vào ngày 15/12, Công ty CP Sản xuất và Thương mại PP đã mua 5.000kg Giấy Couche 250 khổ 975×1050 với giá chưa thuế là 23.000 đồng/kg, áp dụng thuế GTGT 10% Chi phí thu mua đã là 1.500.000 đồng và đã thanh toán bằng tiền mặt, trong khi hàng đã về nhập kho đầy đủ nhưng chưa được thanh toán cho nhà cung cấp.
Giá thực tế giấy Couche nhập kho ngày 15/12
Vào ngày 25/12, công ty đã mua 8.000kg giấy Couche kích thước 975x1050 của Công ty CP Sản xuất và Thương mại PP với giá chưa bao gồm thuế là 23.000 đồng/kg, trong đó thuế GTGT 10% Chi phí vận chuyển là 2.000.000 đồng, đã thanh toán bằng tiền mặt, còn tiền hàng đã được thanh toán qua chuyển khoản Công ty được hưởng chiết khấu thanh toán 5% trên tổng giá trị đơn hàng do thanh toán trong thời gian quy định, giúp giảm chi phí mua hàng.
Giá thực tế giấy Couche nhập ngày 25/12
1.1.4.2 Tính giá xuất kho NVL:
Kế toán tính giá nguyên vật liệu (NVL) xuất kho theo phương pháp Bình quân cả kỳ dự trữ giúp xác định chính xác giá vốn hàng tồn kho Toàn bộ NVL nhập trong kỳ được theo dõi chi tiết trên thẻ kho về số lượng và giá cả của từng lần nhập, từ đó tính ra giá bình quân của mỗi đơn vị NVL xuất trong kỳ Phương pháp này đảm bảo tính thống nhất và chính xác trong việc ghi nhận giá trị hàng tồn kho theo phương pháp bình quân.
Giá NVL xuất kho trong kì = Giá bình quân một đơn vị NVL xuất trong kì * Số lượng NVL xuất trong kì
Ví dụ cụ thế về tình hình xuất kho NVL giấy Couche 250 khổ 975*1050 trong tháng 12/2013 và cách tính giá NVL xuất kho:
Giấy Couche 250 khổ 975*1050 tồn đầu kì: 5.000kg, ĐG: 23.000 đồng/kg.
Giá bình quân 1 kg giấy Couche 250 khổ 975*1050 xuất trong kì
Các nghiệp vụ xuất giấy Couche 250 khổ 975*1050 trong kì:
_Ngày 3/12, xuất 5.000 kg giấy Couche 250 khổ 975*1050 trong kho 1 cho phân xưởng 2 sản xuất thiệp.
Giá giấy Couche xuất kho ngày 3/12 = 5.000*22.757
= 113.785.000 đồng _Ngày 9/12, xuất 10.000 kg giấy Couche 250 khổ 975*1050 cho phân xưởng
2 dùng cho sản xuất NVL được xuất từ kho 1.
Giá giấy Couche xuất ngày 9/12 = 10.000* 22.757
= 227.570.000 đồng _Ngày 17/12 xuất 3.000kg giấy Couche 250 khổ 975*1050 cho phân xưởng 2 dùng cho sản xuất.
Giá giấy Couche xuất ngày 17/12 = 3.000 * 22.757
= 68.271.000 đồng _Ngày 26/12 xuất 8.000kg giấy Couche 250 khổ 975*1050 cho sản xuất tại phân xưởng 2.
Giá giấy Couche xuất ngày 26/12 = 8.000 * 22.757
Tồn giấy Couche 250 khổ 975*1050 cuối kì: SL: 4.000kg, ĐG: 22.757 đồng/kg
Đặc điểm luân chuyển NVL của Công ty TNHH Bao bì và Thương mại Anh Đức
1.2.1 Các phương thức hình thành NVL:
Nguồn nguyên vật liệu (NVL) tại Công ty TNHH Bao bì và Thương mại Anh Đức chủ yếu được hình thành từ hoạt động thu mua từ các nhà cung cấp trong nước Quá trình thu mua NVL diễn ra qua các bước cụ thể, đảm bảo nguồn nguyên liệu đáp ứng yêu cầu về chất lượng và số lượng cho hoạt động sản xuất của công ty Việc lựa chọn nhà cung cấp đáng tin cậy giúp duy trì chuỗi cung ứng ổn định và tối ưu hoá chi phí mua hàng, góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Bước đầu tiên để đảm bảo quản lý nguyên vật liệu hiệu quả là xác định rõ nhu cầu sử dụng NVL trong quá trình sản xuất Bộ phận lập kế hoạch sẽ đưa ra dự toán mua sắm nguyên vật liệu cần thiết dựa trên phân tích nhu cầu thực tế Sau khi hoàn chỉnh, bản kế hoạch mua NVL sẽ được trình lên Giám đốc phê duyệt, đảm bảo sự phối hợp chặt chẽ trong quy trình đặt hàng.
Bước 2 trong quy trình mua nguyên vật liệu là tìm kiếm và lựa chọn nhà cung ứng phù hợp Công ty có thể hợp tác với các đối tác cung cấp lâu năm để đảm bảo nguồn cung ổn định hoặc chính thức mở rộng danh sách nhà cung cấp mới phù hợp với yêu cầu thu mua Việc lựa chọn nhà cung cấp đúng đắn giúp đảm bảo chất lượng nguyên vật liệu và hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
Trong bước 3 của quá trình mua nguyên vật liệu, thương lượng đóng vai trò then chốt để đạt được các mục tiêu về tiêu chuẩn kỹ thuật, giá cả và các điều khoản phù hợp với tình hình thị trường, đồng thời xác định hình thức thanh toán và điều kiện giao hàng phù hợp Việc thương lượng cũng giúp hai bên thống nhất về trách nhiệm khi có bất kỳ vi phạm hợp đồng nào Sau khi thương lượng thành công, hai bên tiến hành ký kết hợp đồng mua bán như một cơ sở pháp lý bắt buộc, đảm bảo quyền lợi của cả người mua và người bán, với mỗi bên giữ một bản để làm căn cứ pháp lý trong quá trình thực hiện hợp đồng.
Theo dõi và kiểm tra việc giao hàng là bước quan trọng trong quy trình mua hàng Thủ kho cần kiểm tra cẩn thận số lượng và chất lượng nguyên vật liệu khi nhập kho; nếu phát hiện sai sót như thiếu hụt hoặc chất lượng không đạt yêu cầu theo hợp đồng, cần từ chối nhập hàng, lập biên bản và báo cáo gửi nhà cung cấp Sau khi nhận và nhập nguyên vật liệu vào kho, thủ kho phải ký vào biên bản nhập kho, được lập thành 03 bản để lưu tại kho, gửi kế toán và nhà cung cấp, đảm bảo quản lý chặt chẽ và minh bạch trong kho.
Quá trình thu mua NVL kết thúc.
Lưu ý: Với các đơn hàng thường xuyên, Công ty thường sử dụng Hợp đồng nguyên tắc kèm theo Đơn đặt hàng giao cho nhà cung cấp.
Ta có sơ đồ quy trình luân chuyển quá trình thu mua NVL như sau:
Sơ đồ 1.1 Sơ đồ quá trình thu mua NVL
Ghi sổ Nhận và kiểm tra NVL
Ký kết hợp đồng mua bán (hoặc hợp đồng nguyên tắc) Nhà cung cấp
Kiểm nhận NVL và nhập kho
Phòng kinh doanh lập kế hoạch Giám đốc ký duyệt
Các nhà cung cấp thường xuyên của Công ty:
Công ty CP xuất nhập khẩu ngành in SIC.
Công ty CP TNHH TM vật tư ngành in và XNK Hương Giang.
Công ty TNHH Long Hưng.
Công ty TNHH giấy Hưng Thành.
Công ty TNHH Bình Sâm
Công ty CP sản xuất và thương mại PP
1.2.2 Các phương thức sử dụng NVL:
Công ty TNHH Bao bì và Thương mại Anh Đức chuyên sản xuất theo các đơn đặt hàng lớn, sử dụng phương pháp mua nguyên vật liệu (NVL) về kho dự trữ để đảm bảo liên tục quá trình sản xuất và tránh thiếu hụt gây gián đoạn Tuy nhiên, công ty cần thiết lập mức dự trữ hợp lý nhằm tránh tình trạng tồn kho quá nhiều gây ứ đọng và lãng phí Trong một số trường hợp cần thiết, công ty có thể mua hàng dùng trực tiếp cho sản xuất, không qua lưu kho, giúp tối ưu hóa công tác quản lý tồn kho và giảm thiểu rủi ro về hàng tồn kho dư thừa.
1.2.3 Hệ thống kho tàng, bến bãi chứa đựng NVL tại Công ty:
Công ty đã đầu tư xây dựng hệ thống kho chứa hàng hóa, NVL với diện tích gần 1.000m2, với tất cả 4 kho Cụ thể:
Kho 01: Kho chứa NVL chính.
Kho 02: Kho chứa NVL phụ.
Kho 04: Kho phế liệu thu hồi sau sản xuất.
Kho 1, 2, 3 có diện tích mỗi kho 250m2 với cửa rộng và cao, giúp thuận tiện cho việc xuất nhập nguyên vật liệu và thành phẩm Bên trong kho được thiết kế thoáng mát, khô ráo, đảm bảo không khí khô ráo để bảo vệ chất lượng nguyên vật liệu dễ hút ẩm Hệ thống kho bãi hiện đại này tối ưu hóa quy trình lưu kho, giảm thiểu rủi ro ẩm mốc và duy trì chất lượng sản phẩm.
Kho thứ 4 diện tích nhỏ hơn 3 kho trước, khoảng 50m2 dùng để chứa các phế liệu thu hồi được sau sản xuất.
Các nhà kho đều có gắn hệ thống chống cháy nổ, giúp đảm bảo an toàn choNVL, thành phẩm trong kho.
Tất cả NVL, thành phẩm trong kho đều do thủ kho trực tiếp theo dõi và quản lý, tránh tình trạng mất mát tài sản của Công ty.
Tổ chức quản lý NVL của Công ty TNHH Bao bì và Thương mại Anh Đức: .12 CHƯƠNG 2:THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG
Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, lợi nhuận là mục tiêu cuối cùng của hoạt động sản xuất kinh doanh Mối quan hệ nghịch chiều giữa lợi nhuận và chi phí ngày càng được chú trọng, thúc đẩy các công ty tìm kiếm giải pháp giảm chi phí sản xuất và hạ giá thành sản phẩm Vì vậy, quản lý nguyên vật liệu (NVL) chặt chẽ, phân công rõ nhiệm vụ cho các bộ phận liên quan đến thu mua, xây dựng định mức, sử dụng và kiểm kê NVL là yếu tố quan trọng để đảm bảo hiệu quả và lợi nhuận tối đa cho doanh nghiệp Chức năng và nhiệm vụ của từng cá nhân, bộ phận trong công tác quản lý NVL được xác định rõ ràng nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và giảm thiểu lãng phí.
Trong hoạt động thu mua nguyên vật liệu (NVL), công ty thường xuyên thực hiện các hoạt động mua hàng để đáp ứng kịp thời nhu cầu sản xuất và các lĩnh vực khác trong doanh nghiệp Việc quản lý chặt chẽ quy trình thu mua NVL giúp đảm bảo nguồn nguyên liệu luôn sẵn có, giảm thiểu rủi ro thiếu hụt và nâng cao hiệu quả sản xuất Quản lý hiệu quả hoạt động này đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì hoạt động kinh doanh ổn định và nâng cao năng lực cạnh tranh của công ty.
Bộ phận kế hoạch sản xuất chịu trách nhiệm lập kế hoạch sử dụng nguyên vật liệu (NVL) trong kỳ sản xuất, đảm bảo tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực và hạn chế tồn kho cuối kỳ Ngoài ra, họ theo dõi tình hình tồn kho NVL để đảm bảo cung ứng liên tục cho quá trình sản xuất Phòng kế hoạch còn dựa trên các dữ liệu này để xây dựng kế hoạch mua sắm, xác định chủng loại và số lượng NVL cần thiết, rồi trình lên Ban giám đốc để duyệt và triển khai thực hiện.
+Ban giám đốc có nhiệm vụ xem xét kế hoạch thu mua NVL đã trình lên có hợp lý không và ký duyệt vào bản kế hoạch.
+Bộ phận thu mua có nhiệm vụ liên hệ với các nhà cung cấp để tiến hành quá trình thu mua NVL theo kế hoạch.
+Thủ kho trước khi nhập kho NVL mua phải kiểm tra cẩn thận cả về số lượng và chất lượng NVL.
Kế toán vật tư cần thu thập đầy đủ chứng từ liên quan đến nghiệp vụ thu mua và phản ánh chính xác vào các sổ kế toán liên quan để đảm bảo tính minh bạch Việc xây dựng định mức sử dụng nguyên vật liệu (NVL) do bộ phận quản lý sản xuất thực hiện hàng tháng nhằm đảm bảo việc tiêu thụ NVL một cách khoa học, hợp lý, hiệu quả và tiết kiệm Kế hoạch sử dụng NVL được trình lên Ban giám đốc xem xét và ký duyệt, dựa trên các yếu tố quan trọng đảm bảo tính chính xác và khả thi của định mức.
Căn cứ vào định mức của công ty
Căn cứ vào việc thực hiện các định mức
Căn cứ vào chủng loại sản phẩm
Tham gia ý kiến đóng góp của các cá nhân tham gia trực tiếp vào quá trình sản xuất.
Các phân xưởng dựa trên tình hình sử dụng nguyên vật liệu (NVL) để quyết định yêu cầu xuất kho Khi cần thiết, phân xưởng phải lập giấy đề nghị xuất kho để trình Giám đốc ký duyệt, đảm bảo quá trình cập nhật và kiểm soát nguyên vật liệu diễn ra chính xác, hiệu quả.
Thủ kho có trách nhiệm kiểm tra tính hợp lý và hợp lệ của giấy đề nghị xuất kho nguyên vật liệu, đảm bảo các yêu cầu đúng quy định Đồng thời, thủ kho tiến hành lập Phiếu xuất kho cho từng lần xuất kho NVL để quản lý hàng hóa hiệu quả Việc này giúp đảm bảo quá trình xuất kho diễn ra chính xác, lưu trữ chứng từ hợp lý và nâng cao công tác kiểm soát kho bãi.
Việc kiểm kê nguyên vật liệu (NVL) hàng tháng giúp thủ kho xác định chính xác số lượng tồn kho cuối tháng và tình hình sử dụng NVL trong kỳ Quá trình này đảm bảo cập nhật tình trạng hiện tại của từng loại NVL về số lượng và chất lượng, hỗ trợ quản lý hiệu quả Sau khi hoàn tất kiểm kê, thủ kho lập báo cáo kết quả và trình lên Ban giám đốc cùng kế toán vật tư để có phương hướng phù hợp trong quản lý và sử dụng nguyên vật liệu.
Việc tăng cường công tác quản lý có vai trò vô cùng quan trọng và cần thiết trong hoạt động của công ty Quản lý chặt chẽ nguyên vật liệu không chỉ mang lại lợi ích rõ rệt cho doanh nghiệp mà còn giúp tiết kiệm chi phí hiệu quả Các bộ phận và phòng ban đều đóng vai trò quan trọng trong việc thực hiện công tác quản lý nguyên vật liệu, góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất và kinh doanh của công ty.
Chức năng, nhiệm vụ của kế toán NVL trong công tác quản lý NVL:
Kiểm tra việc thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch thu mua, lưu trữ và sử dụng nguyên vật liệu (NVL) đảm bảo đúng quy trình và hiệu quả Việc này giúp xử lý kịp thời các phát sinh, ngăn ngừa tình trạng lãng phí NVL và tối ưu hóa chi phí sản xuất Theo dõi chặt chẽ hoạt động nhập kho và sử dụng NVL để duy trì tính chính xác và kiểm soát nguồn nguyên liệu, đảm bảo sản xuất diễn ra liên tục và hiệu quả.
Ghi chép kịp thời và chính xác số lượng, chủng loại vật tư tiêu hao, đồng thời theo dõi tình hình luân chuyển nguyên vật liệu trong công ty để đảm bảo tính toán đúng giá vốn và giá xuất kho NVL Việc này giúp cung cấp dữ liệu chính xác và kịp thời cho ban Giám đốc, hỗ trợ quản lý tồn kho hiệu quả và tối ưu hóa chi phí sản xuất Thực hiện ghi chép đầy đủ và đúng quy trình sẽ nâng cao hiệu quả quản lý kho và đảm bảo minh bạch trong công tác tài chính của doanh nghiệp.
Việc tổ chức vận dụng đúng đắn các phương pháp hạch toán theo hướng dẫn đóng vai trò thiết yếu trong việc nâng cao hiệu quả công tác kế toán Điều này giúp lãnh đạo và chỉ đạo công tác kế toán trong toàn công ty phố hợp chặt chẽ, chính xác, từ đó hỗ trợ ra quyết định kịp thời và đúng đắn Áp dụng các phương pháp hạch toán phù hợp không chỉ đảm bảo tính minh bạch, công bằng trong hoạt động tài chính mà còn tăng cường sự tin tưởng của các bên liên quan Do đó, việc thực hiện tốt công tác hạch toán theo hướng dẫn là yếu tố quan trọng góp phần thúc đẩy sự phát triển bền vững của công ty.
CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG
TY TNHH BAO BÌ VÀ THƯƠNG MẠI ANH ĐỨC
Kế toán chi tiết NVL tại Công ty TNHH Bao bì và Thương mại Anh Đức
2.1.1 Chứng từ sử dụng và thủ tục nhập xuất NVL:
Kế toán chi tiết NVL thường sử dụng các chứng từ sau:
Phiếu nhập kho (Mẫu 01-VT)
Phiếu xuất kho (Mẫu 02-VT)
Biên bản kiểm nghiệm vật tư (Mẫu 03-VT)
Hợp đồng mua bán, Hợp đồng nguyên tắc
Giấy đề nghị xuất kho
Bảng phân bổ NVL (Mẫu 07-VT)
*Các loại sổ sử dụng:
Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Bảng tổng hợp Nhập-Xuất-Tồn
2.1.1.2 Thủ tục nhập kho và quy trình luân chuyển chứng từ nhập kho:
Dựa trên nhu cầu sử dụng thực tế của từng loại nguyên vật liệu để sản xuất sản phẩm, bộ phận kế hoạch sản xuất chuẩn bị phiếu đề nghị nhập vật tư Hồ sơ này sau đó sẽ được chuyển lên Giám đốc xem xét và ký duyệt, đảm bảo quá trình cung ứng nguyên vật liệu diễn ra kịp thời và hiệu quả.
Sau khi có quyết định mua nguyên vật liệu từ cấp trên, bộ phận kế hoạch vật tư chịu trách nhiệm liên hệ với nhà cung cấp để tiến hành các thủ tục mua hàng Họ lập hợp đồng mua nguyên vật liệu kèm đơn đặt hàng và gửi đến nhà cung cấp để đảm bảo quy trình mua sắm diễn ra đúng quy định.
Khi nhà cung cấp chuyển giao hóa đơn GTGT và hàng hóa về kho, bộ phận quản lý kho tiến hành kiểm nghiệm vật tư dựa trên Biên bản kiểm nghiệm vật tư để xác nhận số lượng và chất lượng hàng hóa, đảm bảo phù hợp với hợp đồng đã ký kết Quá trình kiểm nghiệm bao gồm kiểm tra về số lượng, chất lượng, mẫu mã và chủng loại của hàng hóa, đảm bảo nhà cung cấp giao đúng theo yêu cầu Biên bản kiểm nghiệm vật tư được lưu giữ bởi thủ kho để làm căn cứ quy trách nhiệm trong trường hợp phát sinh khiếu nại hoặc vấn đề liên quan đến chất lượng hàng hóa Việc kiểm tra và xác nhận này đảm bảo quá trình giao nhận hàng hóa diễn ra minh bạch, rõ ràng và phù hợp với quy định hợp đồng.
Thủ kho lập Phiếu nhập kho dựa trên hóa đơn mua hàng và phiếu giao nhận, đồng thời người lập phiếu, người giao hàng và nhân viên phụ trách bộ phận đều ký vào Phiếu nhập kho để xác nhận Phiếu nhập kho được lập thành hai liên: liên 01 lưu tại nơi lập phiếu, còn liên 02 do thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho rồi chuyển cho phòng kế toán vật tư làm căn cứ ghi sổ kế toán.
Ví dụ về nhập kho NVL trong tháng 12/2013:
Ví dụ 1: Quy trình nhập kho của Giấy Couche:
Sau khi hai bên thống nhất các điều khoản và trách nhiệm liên quan đến công tác mua nguyên vật liệu, Công ty đã nhận được hợp đồng nguyên tắc từ phía bên bán Hợp đồng này đã hoàn tất các chữ ký của người đại diện hai bên, bao gồm Giám đốc, đảm bảo tính pháp lý và rõ ràng về các cam kết Việc ký kết hợp đồng nguyên tắc giúp đảm bảo tiến trình mua nguyên vật liệu theo đúng thỏa thuận đã thống nhất.
Ta có mẫu hợp đồng nguyên tắc trong việc mua NVL nhập kho như sau:
Biểu 2.1 HỢP ĐỒNG NGUYÊN TẮC (Mua giấy Couche)
CTY CP SẢN XUẤT VÀ
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Hà Nội, ngày 05 tháng 11 năm 2013
- Căn cứ vào Bộ luật dân sự của nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam ban hành ngày 27 tháng 6 năm 2005 có hiệu lực thi hành từ ngày 01/01/2006.
- Căn cứ vào Luật Thương mại nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam ban hành ngày 27 tháng 6 năm 2005 có hiệu lực thi hành từ ngày 01/01/2006.
- Căn cứ vào năng lực và nhu cầu của hai bên.
Hôm nay, ngày 05 tháng 11 năm 2013
Tại văn phòng Công ty chúng tôi gồm có:
BÊN A (Bên bán) : CÔNG TY CP SẢN XUẤT VÀ THƯƠNG MẠI PP
Người đại diện : Bà Phan Thị Thu Hương Chức vụ: Giám đốc Địa chỉ: Số 336, tổ 7, xóm Mới, quận Thanh Xuân, Thành phố Hà Nội. Điện thoại: (04) 35563884 Fax: (04) 35563885
BÊN B (Bên mua) : CÔNG TY TNHH BAO BÌ VÀ THƯƠNG MẠI ANH ĐỨC
Người đại diện: Ông Vũ Đình Đức Chức vụ: Giám đốc
- Địa chỉ: Lô 5, Khu công nghiệp Vĩnh Tuy, phường Vĩnh Tuy, quận Hoàng Mai, Thành Phố Hà Nội.
Sau khi bàn bạc cụ thể, hai bên thống nhất ký kết hợp đồng cụ thể như sau: ĐIỀU I: NỘI DUNG CÔNG VIỆC:
Bên A đồng ý bán, bên B đồng ý mua các loại vật tư Chủng loại, số lượng, chất lượng hàng hoá theo yêu cầu đặt hàng cụ thể của bên B.
Hợp đồng được thực hiện từ ngày 05/11/2013 đến hết ngày 31/12/2013. ĐIỀU II: QUY CÁCH CHẤT LƯỢNG VÀ HÌNH THỨC GIAO NHẬN:
- Hàng phải đảm bảo chất lượng, đúng quy cách mẫu mã, chủng loại của nhà sản xuất.
Hàng hóa được giao nhận tại kho bên B, địa chỉ Lô 5, Khu công nghiệp Vĩnh Tuy, phường Vĩnh Tuy, quận Hoàng Mai, Hà Nội Thỏa thuận về đơn giá và phương thức thanh toán đã được thống nhất trong Điều III của hợp đồng, đảm bảo rõ ràng và minh bạch cho cả hai bên.
- Theo thông báo giá từng đợt của bên A và được bên B chấp nhận theo giá cả thị trường của từng mặt hàng tại thời điểm đó.
Khi bên B đặt hàng dựa trên đơn giá thống nhất giữa hai bên, bên A sẽ cung cấp hàng theo số lượng và giá cả cụ thể cho từng đơn đặt hàng Các thông tin này phải được hai bên chấp thuận rõ ràng cho từng lô hàng, coi đó là tham chiếu phụ lục hợp đồng Việc thống nhất về giá cả và số lượng đảm bảo tính minh bạch và thuận tiện trong quá trình thực hiện hợp đồng.
Giá chính thức của hợp đồng phản ánh tổng số lượng hàng hóa do bên A cung cấp cho bên B, dựa trên đơn giá đã thống nhất giữa hai bên cho từng đơn đặt hàng.
- Bên B (Bên mua) thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản cho bên A
- Bên A xuất hàng kèm hoá đơn GTGT cho bên B.
Hai bên thực hiện thủ tục đối chiếu số lượng hàng hóa hàng tháng qua điện thoại hoặc fax để đảm bảo chính xác Bên A có trách nhiệm xuất hóa đơn GTGT cho bên B, trong khi bên B phải thanh toán tiền hàng bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản theo thỏa thuận Theo Điều IV, mỗi bên có trách nhiệm thực hiện đúng các nghĩa vụ của mình để đảm bảo quá trình giao dịch diễn ra thuận lợi và minh bạch.
- Hàng đảm bảo mới 100% đúng quy cách, chất lượng, chủng loại theo yêu cầu đặt hàng của bên B.
- Giao đủ số lượng hàng theo đúng thời gian và địa điểm theo đơn đặt hàng của bên B.
- Đảm bảo nguồn hàng hợp pháp và cung cấp đầy đủ cho bên B các hoá đơn chứng từ theo quy định của nhà nước.
- Chịu trách nhiệm bảo hành hàng hoá theo quy định của nhà sản xuất.
- Cử người kiểm tra hàng trước khi nhận, nhận đúng số lượng quy cách của mặt hàng như điều I của hợp đồng.
- Bên B có quyền từ chối nhận hàng nếu không đúng quy cách, chất lượng, chủng loại.
- Thanh toán cho bên A đúng theo điều khoản thanh toán của hợp đồng. ĐIỀU V: ĐIỀU KHOẢN CHUNG:
Hai bên cam kết thực hiện đúng các điều khoản của hợp đồng, đảm bảo quyền lợi và nghĩa vụ đã thỏa thuận Mọi sửa đổi, bổ sung hoặc điều chỉnh hợp đồng sau khi ký kết đều phải được thống nhất bằng văn bản và có sự đồng thuận của cả hai bên Không bên nào được tự ý huỷ bỏ hợp đồng mà chưa có sự thỏa thuận rõ ràng từ phía đối tác, đảm bảo tính đúng đắn và minh bạch trong quá trình hợp tác.
- Trong quá trình thực hiện hợp đồng có gì vướng mắc hai bên cùng thương lượng giải quyết.
- Hợp đồng có giá trị kể từ ngày ký và hết giá trị khi hai bên hoàn thành hết trách nhiệm của mình.
- Hợp đồng này được lập thành 02 bản có giá trị pháp lý như nhau, mỗi bên giữ 01 bản để làm căn cứ trước pháp luật ĐẠI DIỆN BÊN A
(Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) ĐẠI DIỆN BÊN B
(Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)
Dựa trên yêu cầu mua giấy Couche từ bộ phận quản lý sản xuất và lệnh của giám đốc, kế toán lập đơn đặt hàng gửi đến nhà cung cấp để đảm bảo yêu cầu cung ứng nguyên vật liệu đúng tiến độ.
Biểu 2.2 ĐƠN ĐẶT HÀNG (Mua giấy Couche)
Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Số: 50 Kính gửi: Công ty CP Sản xuất và Thương mại PP
Công ty TNHH Bao bì và Thương mại Anh Đức có nhu cầu đặt hàng tại quý công ty theo mẫu yêu cầu.
Nội dung đặt hàng như sau:
STT Tên mặt hàng ĐVT SL ĐG TT
1 Giấy Couche định lượng 100g/m2 Kg 3.000 20.000 60.000.000
2 Giấy Couche định lượng 250g/m2 Kg 10.000 23.000 230.000.000
Tổng cộng: 290.000.000 đồng(hai trăm chín mươi triệu đồng)
Thời gian giao hàng dự kiến là ngày 08 tháng 12 năm 2013 Địa điểm giao hàng và nhận hàng là tại kho của Công ty TNHH Bao bì và Thương mại Anh Đức, nằm ở Lô 5, Khu công nghiệp Vĩnh Tuy, phường Vĩnh Tuy, quận Hoàng Mai, Thành phố Hà Nội Vui lòng chuẩn bị sẵn sàng để đảm bảo quá trình giao hàng diễn ra thuận lợi và đúng hẹn.
- Thanh toán sau (theo thỏa thuận thời gian thanh toán của hai bên).
Hà Nội, ngày 05 tháng 11 năm 2013
Ngày 08 tháng 12 năm 2013, bên mua giao hàng (giấy Couche) và hóa đơn GTGT cho Công ty Kế toán kiểm tra cẩn thận các thông tin bên mua ghi trong hóa đơn.
HOÁ ĐƠN Mẫu số: 01 GTKT3/001
GIÁ TRỊ GIA TĂNG Ký kiệu: PP/12P
Liên 2: Giao cho người mua Số: 0002765
Ngày 08 tháng 12 năm 2013 Đơn vị bán hàng: Công ty CP Sản xuất và Thương mại PP
Mã số thuế: 0101437981 Địa chỉ: Số 336, tổ 7, xóm Mới, Quận Thanh Xuân, Thành phố Hà Nội Điện thoại: (04) 35563884
Họ tên người mua hàng:
Tên đơn vị: Công ty TNHH Bao bì và Thương mại Anh Đức
Mã số thuế: 0101233353-002 Địa chỉ: Lô 5, Khu công nghiệp Vĩnh Tuy, phường Vĩnh Tuy, quận Hoàng Mai, Thành Phố Hà Nội. Điện thoại: (043).644.5177 Fax: (043).644.5176
Hình thức thanh toán: Chuyển khoản Số tài khoản:
STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính SL ĐG TT
Cộng tiền hàng: 285.400.000 Thuế suất thuế GTGT: 10% Tiền thuế GTGT 28.540.000 Tổng cộng tiền thanh toán 313.940.000
Số tiền viết bằng chữ: Ba trăm mười ba triệu chín trăm bốn mươi nghìn đồng chẵn./
(Ký, ghi rõ họ tên)
(Ký, ghi rõ họ tên)
(Ký, đóng dấu, ghi họ tên)
Kế toán chỉ chấp nhận hóa đơn GTGT khi các thông tin trên hóa đơn phản ánh đúng chính xác tên công ty, địa chỉ, mã số thuế, số tài khoản của bên mua và bên bán, kèm theo dấu và chữ ký của giám đốc hoặc đại diện bên bán Hóa đơn cần ghi đúng tên vật tư, đủ số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất và không được tẩy xóa hoặc chỉnh sửa Bất kỳ sai sót nào cũng khiến hóa đơn không được coi là hợp lệ và hợp lý Trong trường hợp phát hiện sai sót, công ty phải yêu cầu bên bán hủy hóa đơn GTGT sai và cung cấp hóa đơn mới phù hợp.
Sau khi vật tư đã chuyển đến kho và tất cả giấy tờ liên quan được xác nhận hợp lệ, công ty cần tiến hành kiểm nghiệm vật tư để đảm bảo chất lượng và số lượng đúng theo yêu cầu Quá trình kiểm nghiệm này là bước bắt buộc trước khi nhập kho vật tư chính thức vào hệ thống Kết quả kiểm tra sẽ được ghi nhận trong Biên bản kiểm nghiệm vật tư để làm căn cứ xác nhận việc chấp nhận vật tư mới tiếp tục lưu trữ và sử dụng trong công ty.
Kế toán tổng hợp NVL tai Công ty TNHH Bao bì và Thương mại Anh Đức
2.2.1 Tài khoản sử dụng và cách mở tài khoản chi tiết:
Công ty TNHH Bao bì và Thương mại Anh Đức là doanh nghiệp vừa và nhỏ, sử dụng Bảng hệ thống tài khoản theo Quyết định 48 để hạch toán các nghiệp vụ kinh tế, tài chính Trong phần hành kế toán nguyên vật liệu (NVL), công ty sử dụng các tài khoản phù hợp theo quy định nhằm đảm bảo chính xác trong ghi nhận và quản lý chi phí Việc áp dụng hệ thống tài khoản này giúp doanh nghiệp duy trì hoạt động kế toán minh bạch, phù hợp với quy mô và đặc thù kinh doanh của mình.
TK152 – NVL: Có thể mở chi tiết cho các tài khoản cấp 2 để kế toán theo dõi từng loại vật tư nguyên vật liệu phù hợp với cách phân loại nội dung kinh tế và yêu cầu kế toán quản trị của doanh nghiệp Việc này giúp quản lý kho hàng hiệu quả, nâng cao tính chính xác trong việc phân bổ chi phí và đảm bảo đáp ứng các tiêu chuẩn kế toán và phân tích tài chính của doanh nghiệp.
TK 152.4_ “Phụ tùng thay thế”
Trong từng TK cấp 2 lại có thể chi tiết thành TK cấp 3, cấp 4…tới từng nhóm NVL phụ thuộc vào yêu cầu quản trị tài sản ở doanh nghiệp.
*TK 153- Công cụ, dụng cụ.
*TK154- Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang: TK chi phí được mở cho TK cấp 2 như sau:
TK 154.1_ Chi phí NVL trực tiếp.
TK 154.2_ Chi phí nhân công trực tiếp.
TK 154.7_ Chi phí sản xuất chung, được mở chi tiết cho TK cấp 3, bao gồm:
TK 154.7.1_ Chi phí nhân viên phân xưởng
TK 154.7.2_ Chi phí vật liệu.
TK 154.7.3_ Chi phí dụng cụ sản xuất.
TK 154.7.4_ Chi phí khấu hao TSCĐ.
TK 154.7.7_ Chi phí dịch vụ mua ngoài.
TK 154.7.8_ Chi phí bằng tiền khác
Ngoài ra, Công ty còn sử dụng một số TK liên quan khác như: TK 111,
2.2.2 Quy trình ghi các sổ kế toán tổng hợp:
2.2.2.1 Sổ kế toán tổng hợp sử dụng:
Sổ Chứng từ ghi sổ.
Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ
2.2.2.2 Quy trình ghi các sổ kế toán tổng hợp:
Kế toán sử dụng hình thức ghi sổ kế toán theo phương pháp Chứng từ ghi sổ để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh hàng ngày trong tháng, từ đó lập Chứng từ ghi sổ chính xác và kịp thời Quá trình ghi sổ diễn ra đều đặn, với kế toán thực hiện việc lập Chứng từ ghi sổ hai lần mỗi tháng vào các ngày cố định, đảm bảo dữ liệu kế toán luôn cập nhật, chính xác và phù hợp với nguyên tắc kế toán.
Chứng từ ghi sổ cần được lập vào ngày 15 và ngày 30 hàng tháng để đảm bảo tính chính xác và kịp thời trong công tác ghi nhận Trong quá trình lập Chứng từ ghi sổ, cần ghi rõ tên công ty hoặc đóng dấu của công ty ở góc bên trái của chứng từ Việc thực hiện đúng quy trình này giúp đảm bảo tính hợp lệ của các chứng từ kế toán và tuân thủ các quy định về kế toán doanh nghiệp.
_Kế toán phải ghi rõ SH và ngày, tháng, năm lập Chứng từ ghi sổ.
Cột A (Cột trích yếu): Ghi vắn tắt nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh cần phản ánh Ví dụ: Xuất giấy Couche định lượng 100g/m2 cho PX1,…
Cột SH TK ( Cột B, C): ghi SH TK theo nghiệp vụ phát sinh.
Cột 1: Ghi số tiền thực tế phát sinh.
_Cuối kỳ lập Chứng từ ghi sổ, kế toán cộng số tiền phát sinh ở Cột 1 và ghi vào dòng Cộng.
Sau khi lập xong Chứng từ ghi sổ, người lập và kế toán trưởng ký vào Chứng từ ghi sổ.
* Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ:
Kế toán căn cứ vào Chứng từ ghi sổ để ghi vào Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
Cụ thể: Trong Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ:
Góc bên trái của Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ phải ghi rõ tên Công ty (hoặc đóng dấu của Công ty)
Cột A (Cột SH): Ghi theo Số trên Chứng từ ghi sổ
Cột B (Cột NT): Ghi theo NT trên Chứng từ ghi sổ.
Cột 1 (Số tiền): Ghi theo số tiền ở dòng “ Cộng” trong Chứng từ ghi sổ
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ được lập theo tháng để đảm bảo quản lý chứng từ hiệu quả và chính xác Vào cuối tháng, kế toán thực hiện chốt sổ bằng cách ghi tổng số tiền phát sinh trong tháng vào dòng “Cộng” và ký xác nhận trên sổ Sau đó, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ được chuyển lên kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt, đảm bảo tính hợp lệ và thống nhất trong quá trình xử lý chứng từ tài chính.
Kế toán căn cứ vào Chứng từ ghi sổ để ghi vào Sổ cái TK152
Sổ cái TK 152 được lập theo năm tài chính.
Cách thức lập sổ cái như sau:
Góc bên trái của Sổ cái TK 152 ghi rõ tên Công ty (Hoặc có đóng dấu của Công ty).
Sổ cái phải ghi rõ năm tài chính lập, Tên tài khoản và SH TK.
Cột A (NT ghi sổ): Chính là ngày cuối cùng của tháng.
Cột B, C (SH và NT) : Ghi theo Chứng từ ghi sổ.
Cột D (Diễn giải) ghi lại các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến nguyên vật liệu (NVL), giúp theo dõi rõ ràng các hoạt động nhập xuất kho như mua giấy Couche định lượng 250g/m2 hoặc xuất mực in Geopro đen (Hàn Quốc) cho các dự án PX1 Việc ghi chú diễn giải ngắn gọn này tối ưu hóa quản lý kho và nâng cao hiệu quả kiểm soát nguyên vật liệu trong doanh nghiệp.
Cột E (TK đối ứng): Ghi TK đối ứng với TK 152 và TK 133.1 (nếu có)
Mục Số tiền: Ghi số tiền bên Nợ hoặc Bên có theo Chứng từ ghi sổ.
Dòng “Cộng phát sinh”: Cộng tổng số tiền phát sinh trong tháng Bên Nợ (Bên Có) và ghi vào Cột Nợ (Cột Có) của dòng này.
Dòng “Số dư cuối tháng”: Tính tổng số dư cuối tháng của TK 152 sau đó ghi vào Cột Nợ của dòng này.
Sau khi lập xong Sổ cái Tài khoản 152, kế toán vật tư cần ký tên rõ ràng kèm họ tên, chuyển sang cho kế toán trưởng ký xác nhận và cuối cùng là Giám đốc ký tên, đóng dấu xác nhận để hoàn tất các thủ tục kế toán liên quan.
Kế toán dựa trên các chứng từ kế toán như hóa đơn GTGT, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh từ ngày 01/12/2013 đến ngày 15/12/2013 Việc này đảm bảo ghi chép chính xác, đầy đủ và tuân thủ nguyên tắc kế toán theo quy định Các chứng từ hợp lệ và hợp pháp là căn cứ quan trọng để ghi sổ kế toán, giúp doanh nghiệp theo dõi tình hình tài chính một cách chính xác Quá trình này là bước quan trọng trong hoạt động kế toán để đảm bảo tính minh bạch và kiểm soát tốt các nghiệp vụ phát sinh trong kỳ kế toán.
Biểu 2.25: CHỨNG TỪ GHI SỔ (Số 126)
Công ty TNHH Bao bì và Thương mại Anh Đức Địa chỉ: Q Hoàng Mai, TP Hà Nội
(Ban hành theo QĐ số: 48/2006/QĐ-
BTC Ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC)
Trích yếu SH tài khoản
Mua giấy C100 nhập kho 152.1 331.PP 60.000.000
Mua giấy C250 nhập kho 152.1 331.PP 229.995.400
Mua Mực in Geopro đen (Hàn quốc) 152.1 331.SI
Mua Mực in Geopro đỏ (Hàn quốc) 152.1 331.SI
Kèm theo chứng từ gốc.
(Ký, họ tên) Kế toán trưởng
Kế toán dựa trên các chứng từ kế toán quan trọng như hóa đơn GTGT, phiếu nhập kho và phiếu xuất kho, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh từ ngày 16/12/2013 đến ngày 31/12/2013 để thực hiện ghi chép chứng từ ghi sổ chính xác.
Biểu 2.26: CHỨNG TỪ GHI SỔ (Số 132)
Công ty TNHH Bao bì và Thương mại Anh Đức Địa chỉ: Q Hoàng Mai, TP Hà Nội
(Ban hành theo QĐ số: 48/2006/QĐ-
BTC Ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC)
Trích yếu SH tài khoản
Xuất Mực in Geopro đen (Hàn quốc) cho
Xuất Mực in Geopro đỏ (Hàn quốc) cho PX 154.1 152.1 121.965.000
Kèm theo chứng từ gốc.
(Ký, họ tên) Kế toán trưởng
Kế toán dựa vào các Chứng từ ghi sổ làm căn cứ lập Sổ đăng kí chứng từ ghi sổ.
Biểu 2.27 SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ
Công ty TNHH Bao bì và Thương mại Anh Đức Địa chỉ: Q Hoàng Mai, TP Hà Nội
(Ban hành theo QĐ số: 48/2006/QĐ-
BTC Ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC)
SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ
- Sổ này có trang, đánh số từ trang số 01 đến trang
(Ký, họ tên) Kế toán trưởng
(Ký, họ tên) Giám đốc
(Ký, họ tên, đóng dấu)
Biểu 2.28 TRÍCH MẪU SỔ CÁI TK 152 NĂM 2013
Công ty TNHH Bao bì và Thương mại Anh Đức Địa chỉ: Q Hoàng Mai, TP Hà Nội Mẫu số: S02c1 – DNN
(Ban hành theo QĐ số: 48/2006/QĐ- BTC Ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC)
Tên tài khoản: Nguyên vật liệu Số hiệu TK: 152
NT ghi sổ Chứng từ ghi sổ
Diễn giải TK đối ứng
31/12 126 15/12 Mua giấy C100 nhập kho 331.PP 60.000.000
31/12 126 15/12 Mua giấy C250 nhập kho 331.PP
31/12 126 15/12 Mua mực in Geopro đen (Hàn Quốc) nhập kho 331.SIC
31/12 126 15/12 Mua mực in Geopro đỏ (Hàn Quốc) nhập kho 331.SIC
31/12 132 31/12 Xuất Mực in Geopro đen (Hàn quốc) cho PX 154.1
31/12 132 31/12 Xuất Mực in Geopro đỏ (Hàn quốc) cho PX 154.1
Cộng số phát sinh tháng 12/2013 x 3.395.000.000 3.021.000.000 X
(Ký, họ tên) Kế toán trưởng
(Ký, họ tên) Giám đốc
(Ký, họ tên, đóng dấu)
2.2.3 Quá trình kiểm kê vật tư:
Công ty TNHH Bao bì và Thương mại Anh Đức tiến hành kiểm kê nguyên vật liệu định kỳ hàng tháng vào cuối mỗi tháng, giúp xác định chính xác số lượng, chất lượng và giá trị của từng loại NVL tại thời điểm kiểm kê Quá trình này còn giúp công ty kiểm soát tình hình bảo quản vật tư, phát hiện kịp thời các hao hụt, mất mát hay hư hỏng, từ đó đưa ra các biện pháp xử lý phù hợp và quy trách nhiệm cho các cá nhân liên quan.
Công tác kiểm kê thường được tiến hành như sau:
Bước 1: Lập kế hoạch kiểm kê:
Xác định ngày giờ kiểm kê cụ thể; tại thời điểm kiểm kê phải ngừng nhập, xuất vật tư trong kho.
Để tiến hành kiểm kê kho hiệu quả, cần xác định rõ thành phần ban kiểm kê gồm thủ kho, kế toán vật tư và một nhân viên làm việc tại bộ phận khác độc lập, không liên quan đến công tác kho Việc này đảm bảo tính khách quan và minh bạch trong quá trình kiểm kê, giúp phản ánh chính xác tình hình tồn kho của doanh nghiệp Tổ chức thành phần kiểm kê phù hợp theo quy định nhằm nâng cao hiệu quả kiểm tra, tránh các sai sót hoặc thất thoát tài sản.
Công ty thường kiểm kê 100% đối với các loại vật tư có số lượng nhỏ như mực và nguyên vật liệu phụ để đảm bảo chính xác Đối với các mặt hàng có số lượng lớn như giấy và màng, chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm, công ty áp dụng phương pháp kiểm kê theo mẫu để tiết kiệm thời gian và nguồn lực Việc lựa chọn phương pháp kiểm kê phù hợp giúp nâng cao hiệu quả quản lý tồn kho và đảm bảo tính chính xác của dữ liệu kho hàng.
Trước khi tiến hành kiểm kê thực tế, yêu cầu thủ kho sắp xếp lại kho hàng một cách hợp lý, tách riêng các loại hàng hỏng, hàng lỗi và hàng chuẩn bị xuất kho để đảm bảo quá trình kiểm kê diễn ra chính xác và thuận tiện.
Bước 2: Tiến hành kiểm kê:
Bộ phận kiểm kê lập một danh mục các vật tư còn tồn trong kho tại thời điểm kiểm kê.
Trong quá trình kiểm kê vật tư, cần sắp xếp sao cho tránh lặp lại việc đếm và thực hiện đối chiếu với thẻ kho đã ghi chép của thủ kho để đảm bảo tính chính xác của số lượng Ban kiểm kê phải ghi chép cẩn thận trong quá trình kiểm đếm và liên tục so sánh để duy trì độ chính xác và tính khách quan của số lượng vật tư.
Trong quá trình kiểm kê, kế toán vật tư cần chú ý đến các trường hợp vật tư bị hỏng hoặc hao hụt để đối chiếu với định mức hao hụt cho phép, đảm bảo tính chính xác của số lượng tồn kho Việc này giúp kiểm soát tồn kho hiệu quả và phòng ngừa thất thoát vật tư không rõ nguyên nhân Kế toán phải thực hiện việc so sánh chặt chẽ giữa thực tế và định mức hao hụt để phát hiện các sai sót hoặc lỗ hổng trong quản lý vật tư Đảm bảo theo dõi đúng quy trình kiểm kê giúp duy trì tính chính xác của số liệu tồn kho, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý kho và giảm thiểu rủi ro thất thoát.
Bước 3: Kết thúc kiểm kê: Lập Biên bản kiểm kê vật tư và các bên liên quan ký vào biên bản.
Việc kiểm kê kết thúc Kế toán căn cứ kết quả kiểm kê để tiến hành ghi sổ.
_Nếu phát hiện thiếu khi kiểm kê:
Nợ TK 1381: Vật tư thiếu chờ xử lý
_Nếu phát hiện thừa khi kiểm kê:
Có TK 3381: Phải trả, phải nộp khác
*Cách lập Biên bản kiểm kê vật tư: