Hoàn thiện kế toán nvl tại ctcp tvxd và thương mại sao mai

Lời mở đầu Chuyên đề tốt nghiệp – sinh viên thực hiện Nguyễn Thị Tuyết Danh mục các ký hiệu viết tắt 1 NVL Nguyên Liệu Vật Liệu 2 CTCP Công Ty Cổ Phần 3 TVXD Tư Vấn Xây Dựng 4 ĐK Đầu Kỳ[.]

Danh mục các ký hiệu viết tắt

1 NVL : Nguyên Liệu Vật Liệu

2 CTCP : Công Ty Cổ Phần

3 TVXD : Tư Vấn Xây Dựng

MỤC LỤC

Danh mục các ký hiệu viết tắt 1

MỤC LỤC 2

Danh mục bảng biểu 5

Lời mở đầu 6

Chương 1 : 7

Đặc điểm và tổ chức quản lý Nguyên Vật Liệu tại công ty cổ phần tư vấn xây dựng và thương mại Sao Mai 7

1.1 Đặc điểm Nguyên Vật Liệu tại công ty cổ phần tư vấn xây dựng và thương mại Sao Mai 7

1.1.1 Đặc điểm NVL sử dụng tại công ty 7

1.1.2 Phân loại NVL tại công ty 8

1.1.3 Tính giá NVL tại công ty cổ phần tư vấn xây dựng và thương mại Sao Mai 8

1.1.3.1 Tính giá NVL nhập kho 8

1.1.3.2 Tính giá Nguyên Vật Liệu xuất kho 9

1.2 Công tác quản lý NVL tại công ty 10

1.3 Thực tế vận dụng chế độ kế toán tại công ty 12

CHƯƠNG 2 : THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN XÂY DỰNG VÀ THƯƠNG MẠI SAO MAI 13

2.1 Kế toán chi tiết NVL tại công ty 13

2.1.1 Thủ tục chứng từ nhập kho – xuất kho NVL 13

2.1.2 Hạch toán NVL tại kho 25

2.2 Kế toán tổng hợp Nguyên Vật Liệu tại công ty cổ phần tư vấn xây dựng và thương mại Sao Mai 33

2.2.1 Kế toán thu mua nhập kho NVl 34

2.2.2 Kế toán xuất dùng NVL 38

2.2.3 Kiểm kê đánh giá lại NVL 42

CHƯƠNG 3 : KIẾN NGHỊ HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN XÂY DỰNG VÀ THƯƠNG MẠI SAO

3.1 Đánh giá chung về công tác kế toán Nguyên Vật Liệu tại công ty 44

3.1.1 Ưu Điểm 44

3.1.2 Tồn tại 46

3.2 Sự cần thiết phải hoàn thiện kế toán Nguyên Vật Liệu tại công ty 47

3.3 Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện kế toán Nguyên Vật Liệu tại công ty 49

3.4 Điều kiện thực hiện 53

KẾT LUẬN 55

Danh mục sơ đồ

Sơ đồ 1.1 : Cuối tháng đối chiếu số liệu giữa số liệu thực tế và sổ kế toán 12

Sơ đồ 1.2 : Quy trình nhập kho 13

Sơ đồ 1.3 : Quy trình nhập kho khi công ty là nhà thầu phụ 15

Sơ đồ 1.4: Quy trình xuất kho của công ty cổ phần tư vấn xây dựng và thương mại Sao Mai 21

Sơ đồ 1.5 : Quy trình hạch toán theo phương pháp sổ số dư 25

Sơ đồ 1.6: Quy trình làm việc với phân hệ kho khi sử dụng phần mềm 33

Sơ đồ 1.7 : Quy trình hạch toán khi nhập kho NVL theo hình thức NKC 34

Sơ đồ 1.8: Quy trình ghi sổ theo hình thức NKC lúc xuất kho 38

Danh mục bảng biểu

Biểu số : 1.1 Bảng dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 11

Biểu Số 2.1: Đề nghị cấp phát vật tư 16

Biểu số 2.2: Báo giá vật tư 17

Biểu số 2.3 : Hoá đơn giá trị gia tăng 18

Biểu số 2.4 : Biên bản kiểm nghiệm vật tư 19

Biểu số 2.5 : Mẫu phiếu nhập kho 20

Biểu số 2.6 :Đề nghị cấp phát vật tư 23

Biểu số 2.7 : Mẫu phiếu xuất kho 24

Biểu số 2.8 : Mẫu phiếu nhập kho 26

Biểu số 2.9 : Mẫu phiếu xuất kho 27

Biểu số 2.10: Mẫu thẻ kho 28

Biểu số 2.11 : phiếu giao nhận chứng từ nhập 29

Biểu số 2.12 : phiếu giao nhận chứng từ xuất 30

Biểu số 2.13 : Mẫu sổ số dư 31

Biểu số 2.14 : bảng luỹ kế nhập xuất tồn 32

Biểu số 2.15 : Mẫu sổ nhật ký chung 36

Biểu số 2.16 : Mẫu bảng kê NVL Nhập kho 37

Biểu số 2.17 : Mẫu bảng kê NVL Xuất Kho 40

Biểu số 2.18 : Mẫu sổ cái 41

Biểu số 2.19 : Mẫu biên bản kiểm kê 43

Lời mở đầu

Xã hội loài người muốn tồn tại và phát triển thì cần phải sản xuất ra của cảivật chất Quá trình sản suất đó chính là hoạt động có ý thức và tự giác của conngười tác động vào vật thể ở dạng tự nhiên để biến chúng thành vật phẩm, hàng hóađáp ứng nhu cầu riêng của toàn xã hội

Xã hội thì ngày càng phát triển, mức sống được nâng cao kéo theo các nhucầu của con người được nâng lên, ai cũng muốn mình có được thứ hàng tốt, đẹpnhưng giá cả phải chăng Hiểu được điều đó nên các doanh nghiệp đã không ngừngđổi mới mẫu mã, nâng cao chất lượng sản phẩm… nhưng phải tối thiểu chi phí, hạgiá bán sản phẩm để tạo sức cạnh tranh trên thị trường

Trong quá trình sản xuất thì yếu tố chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớntrong toàn bộ chi phí sản xuất của doanh nghiệp Chính vì vậy mà sự biến động vềchi phí nguyên vật liệu ảnh hưởng trực tiếp tới giá thành sản phẩm và tác động đếnchỉ tiêu lợi nhuận Nếu giảm được chi phí này thì doanh nghiệp mới thu được lợinhuận cao Để điều đó trở thành hiện thực thì đòi hỏi các nhà quản lý phải có trình

độ thực sự, kinh nghiệm thực tế để hoạch định, tính toán chi phí nguyên vật liệu Sửdụng một cách có hiệu quả nhưng lại tiết kiệm nguyên vật liệu chính vì thế khi có

cơ hội về thực tập tại công ty cổ phần tư vấn xây dựng và thương mại Sao Mai em

đã tìm hiểu về " Kế toán nguyên vật liệu" Và đã thấy được sự quan trọng của

nguyên vật liệu trong sản xuất… vì thế phải tổ chức quản lý nguyên vật liệu, hợp

lý, tiết kiệm chi phí để hạ giá thành sản phẩm đạt lợi nhuận cao nhất đó cũng là mụctiêu lớn nhất mà bất cứ một doanh nghiệp sản xuất kinh doanh nào cũng mong đạtđược

Ngoài phần lời mở đầu, kết luận thì chuyên đề tốt nghiệp bao gồm 3 chương :

Chương 1 : Đặc điểm và tổ chức quản lý NVL tại CTCP TVXD Và Thương mại Sao Mai

Chương 2 : Thực trạng kế toán NVL tại CTCP TVXD Và Thương mại Sao Mai

Chương 3 : Hoàn thiện kế toán NVL tại CTCP TVXD Và Thương mại Sao Mai

Chương 1 :

Đặc điểm và tổ chức quản lý Nguyên Vật Liệu tại công ty cổ phần

tư vấn xây dựng và thương mại Sao Mai

1.1 Đặc điểm Nguyên Vật Liệu tại công ty cổ phần tư vấn xây dựng và thương mại Sao Mai

1.1.1 Đặc điểm NVL sử dụng tại công ty

Trong các doanh nghiệp sản xuất, NVL là tài sản dự trữ sản xuất thuộcnhóm hàng tồn kho, nhưng NVL có những đặc điểm riêng khác với các loại tài sảnkhác của doanh nghiệp là khi tham gia vào quá trình hoạt động sản xuất kinh doanhNVL bị tiêu hao toàn bộ, không giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu và chuyểntoàn bộ giá trị một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ Tuy nhiên giá trịchuyển dịch lớn hay nhỏ còn tuỳ thuộc vào từng loại hình doanh nghiệp về sản xuấttạo ra giá trị sản phẩm

Với đặc điểm kinh doanh là xây dựng các công trình giao thông, các công trìnhđường bộ, đường sắt nên NVl của công ty rất đa dạng và phong phú về chủng loạinhư: Xi Măng, Sắt, Thép, Dầu, Nhờn,Thang Cáp,Cáp Điện,Đất,Đá,Sỏi

Đối với các NVl như đất, Đá, Sỏi : công ty mua tại mỏ và thuê xe chở về đổ tại châncông trường cho kịp tiến độ thi công

Còn đối với loại NVL khác công ty thường mua của các nhà cung cấp như sau :

Bê Tông công ty mua của công ty bê tông 620 Long An , Dầu do mua của Công ty

cổ phần xăng dầu Tín Nghĩa – trạm xăng dầu Tín Thành, Sắt Thép mua của công ty

T $ T Sài Gòn và công ty Thép Hòa Phát

Đối với Bê Tông: công trình nào sau khi mua của nhà cung cấp thì công ty cho xevận chuyển về đổ móng cho công trình đó luôn

Xăng Dầu cũng vậy Công ty thi công công trình tại địa điểm nào thì thực hiện kýkết hợp đồng cung cấp xăng dầu với 1 công ty xăng dầu trên địa bàn đó và có biênbản xác nhận số lượng yêu cầu thì trong vòng 8 tiếng công ty xăng dầu sẽ cung cấp

xăng dầu đầy đủ phục vụ máy móc thi công và phương tiện vận chuyển cho công

ty Còn đối với sắt và xi măng, thép khi công trường cần thì công ty cho xe vậnchuyển từ kho vào công trường cho thi công Xi măng thì theo khối lượng côngtrường cần công ty vận chuyển vào không phải gia công còn đối với thép, sắt khicần gia công cho phù hợp với kích thước của công trình công ty thường thuê máycắt sắt về cắt theo khúc cho phù hợp với độ dài mà công trình yêu cầu Ở các côngtrường khác nhau công ty có 1 kho chứa tất cả các loại NVL chứ không chia làmnhiều kho Công ty có dự trữ một số lượng NVL nhất định để phục vụ cho thi côngcác công trình và trong quá trình thi công thì công ty cho chuyển NVL từ kho củacông ty vào Ở công ty lớn cũng có 1 kho chứa tất cả các loại NVL như sắt, thép, ximăng

1.1.2 Phân loại NVL tại công ty

NVL trong công ty làm 3 loại chính và chủ yếu như sau : Nguyên vật liệu chính vàNguyên vật liệu phụ, nhiên liệu

NVL chính như : Cáp Điện, Nở Sắt, Thang Cáp, Xi Măng, Ốc Xiết Cáp Kim Loại,Sắt …

NVL phụ như :Lạt nhựa, Dầu Do , Thép Cuộn Trơn, Đất, Đá, Sỏi, Bê Tông…Nhiên liệu như: Dầu Dezen, Nhờn, Dầu lắp máy

1.1.3 Tính giá NVL tại công ty cổ phần tư vấn xây dựng và thương mạiSao Mai

1.1.3.1 Tính giá NVL nhập kho

NVL của công ty nhập kho chủ yếu do mua ngoài chứ không có NVL do góp vốn

và gia công nên công thức tính giá NVL nhập kho của công ty như sau:

Công ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên và tínhthuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nên giá trị NVL nhập kho không bao gồmthuế GTGT

NVL công ty thường mua của các nhà sản xuất trong nước nên không phải chịu thuếnhập khẩu và các loại thuế khác liên quan đến hàng nhập khẩu

Giá thực tế NVL nhập kho = Giá mua NVL + chi phí vận khác (vận chuyển, bốc xếp ,phân loại, bảo quản,bảo hiểm(nếu có))-các khoản chiết khấu thương mại (giảm giá hàng bán, số hao hụt trong định mức cho phép)

Ví dụ :Ngày 20 tháng 4 năm 2013 công ty mua nhập kho của công ty An Khánh :

750 mét cáp điện giá mua chưa có thuế GTGT là 39.000 đồng/métchi phí vận chuyển bên bán chịu

Giá trị thực tế nhập kho của 750 mét cáp điện là :750*39000 = 29.250.000( Đồng )

1.1.3.2 Tính giá Nguyên Vật Liệu xuất kho

Do đặc thù kinh doanh của công ty nên NVL rất đa dạng và phong phú về chủngloại bởi vậy nên công ty thực hiện tính giá xuất kho NVL theo phương pháp bìnhquân gia quyền cả kỳ dự trữ nên việc tính toán đơn giản thuận tiện hơn nhiều, côngthức tính giá NVL xuất kho như sau :

Giá thực tế NVL xuất kho = Số lượng NVL xuất kho * ĐG thực tế bình quân Trong đó :ĐG thực tế BQ = Giá thực tế tồn ĐK + Giá thực tế nhập trong kỳ Số lượng tồn ĐK + Số lượng nhập trong kỳ

Ví dụ : Tình hình Nhập – Xuất – Tồn của cáp điện 2 x 6 như sau :

+ Tồn đầu kỳ :500 mét ,đơn giá 35.000 đồng/mét

+ Nhập trong kỳ 750 mét đơn giá 39.000 đồng/mét theo hóa đơn GTGT số

0038485 ngày 20/4/2013 của công ty cổ phần An Khánh

Ngày 29/4/2013 xuất 1000 mét sử dụng cho lắp đặt hệ thống công trình đường caotốc TPHCM Long Thành Dầu Giây

Cuối kỳ kế toán công ty thực hiện tính giá xuất kho như sau :

Đơn giá cáp điện 2 x6 = 500*35000 + 750*39000 = 37.400 (Đồng/mét )Bình Quân 500 + 750

Giá trị xuất kho 1000 mét cáp điện là : 1000 * 37.400 = 37.400.000 ( đồng )

1.2 Công tác quản lý NVL tại công ty

Giám đốc dự án : Chịu trách nhiệm hoạch định chiến lược, lập kế hoạch và điều

hành toàn bộ hoạt động dự án

Tham mưu cho tổng giám đốc về các lĩnh vực dự án , lập tổng dự toán và hoànchỉnh pháp lý liên quan đến dự án mà công ty đầu tư

Phân tích tình hình triển khai, thực hiện quản lý dự án để đảm bảo hiệu quả cao nhất

Tổ chức đôn đốc và kiểm tra việc thực hiện giám sát thi công các công trình củacông ty

Xây dựng định mức các công trình, duyệt các yêu cầu Nhập – Xuất NVL của bộphận kỹ sư hiện trường

Kỹ sư hiện trường: Tại các công trình kỹ sư hiện trường giám sát định mức

NVL, kiểm tra, giám sát việc thực hiện theo định mức của giám đốc dự án phêduyệt phù hợp với công trình và định mức theo quy định của nhà nước, kiểm trakhối lượng công việc theo chỉ tiêu giao cho công nhân thực hiện (bảng dự toán chiphí Nguyên Vật Liệu trực tiếp)

Bộ phận kế toán công trường : hạch toán chi tiết NVL và tổng hợp NVL tại côngtrường theo dõi tình hình Nhập – Xuất – Tồn NVL và cuối tháng cùng với bộ phậngiám đốc tại công trường tiến hành kiểm kê NVL tồn kho đối chiếu số liệu với sổsách

Từ yêu cầu vật tư, NVL thực tế tại công trường kỹ sư hiện trường lên kế hoạch sửdụng NVL chuyển cho giám đốc dự án ký duyệt và sau đó chuyển cho bộ phận khođặt hàng

Sau khi NVL yêu cầu đã về đến chân công trường Kỹ sư hiện trường yêu cầu khốilượng NVL sử dụng cụ thể cho các hạng mục công trường chuyển cho giám đốc dự

án ký duyệt và sau đó yêu cầu bộ phận kho xuất kho theo yêu cầu đã được duyệt Cuối tháng ban giám đốc tại công trường cùng với bộ phận kế toán , thủ kho tạicông trường tiến hành kiểm kê kho xác định số lượng tồn kho NVL thực tế và đốichiếu số liệu với sổ sách của bộ phận kế toán, thủ kho

Nếu số liệu kiểm kê cuối tháng khớp đúng với số lượng sổ sách của bộ phận kế toánthì không có vấn đề gì và công việc tiến hành như vậy cho tháng sau

Nếu số liệu kiểm kê không khớp đúng với sổ sách thì xác định nguyên nhân và xử

lý các bộ phận có liên quan : có thể là trừ lương hoặc bắt bồi thường hoặc trích quỹ

bù vào số thiếu tùy theo nguyên nhân thiếu nào thì có cách xử lý riêng

Nếu là cá nhân làm hỏng hoặc thiếu do bộ phận thu mua làm hao hụt trên đườngvận chuyển thì bắt bồi thường

Nếu là thiếu do hỏa hoạn thiên tai,các yếu tố bên ngoài thì thường trích quĩ củacông ty bù vào số thiếu

Biểu số : 1.1 Bảng dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

BẢNG DỰ TOÁN CHI PHÍ NGUYÊN VẬT LIỆU TRỰC TIẾP

Tên dự án, công trình

Năm 2013

Người lập

( ký, họ tên)

Giám đốc dự án( ký, họ tên )

Giám đốc(ký, họ tên )

Trong đó : Chỉ tiêu 1 : căn cứ vào tiến độ xây dựng của công ty

Chỉ tiêu 2 : Định mức NVL ( dựa theo phần đề xuất )

Chỉ tiêu 3 = Chỉ tiêu 1 x chỉ tiêu 2

Chỉ tiêu 4 : Căn cứ vào dự toán về mức tồn kho vào cuối kỳ

Chỉ tiêu 5 = chỉ tiêu 3 + chỉ tiêu 4

Chỉ tiêu 6 : Căn cứ vào dự toán về mức tồn kho vào đầu kỳ

Chỉ tiêu 7 = Chỉ tiêu 5 – chỉ tiêu 6

Chỉ tiêu 8 : Giá mua theo định mức

Chỉ tiêu 9 = chỉ tiêu 7 x chỉ tiêu 8

Chỉ tiêu 10 = chỉ tiêu 3 x chỉ tiêu 8

Sơ đồ 1.1 : Cuối tháng đối chiếu số liệu giữa số liệu thực tế và sổ kế toán

Tại văn phòng công ty cuối tháng ban giám đốc và bộ phận kế toán thủ khocũng tiến hành kiểm tra kho và đối chiếu số liệu với sổ sách kế toán qui trình giốngnhư tại công trường

1.3 Thực tế vận dụng chế độ kế toán tại công ty

Công ty áp dụng theo quyết định số 15/2006 QĐ – BTC ngày 20/3/2006 của

bộ trưởng bộ tài chính

Phương pháp kế toán hàng tồn kho :

Nguyên tắc đánh giá : thực tế nhập kho

Phương pháp tính giá trị hàng xuất kho : Bình quân gia quyền

Phương pháp hạch toán hàng tồn kho : Kê khai thường xuyên

Công ty tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ

Hình thức sổ : công ty áp dụng phương pháp ghi sổ theo hình thức nhật ký chung

CHƯƠNG 2 : THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG

TY CỔ PHẦN TƯ VẤN XÂY DỰNG VÀ THƯƠNG MẠI SAO MAI

2.1 Kế toán chi tiết NVL tại công ty

2.1.1 Thủ tục chứng từ nhập kho – xuất kho NVL

* Thủ tục chứng từ nhập kho :

Quy trình nhập kho của Công Ty Cổ Phần Tư Vấn Xây Dựng Và Thương Mại Sao

Mai

Sơ đồ 1.2 : Quy trình nhập kho

( Nguồn : Quy định kế toán NVL công ty cổ phần tư vấn xây dựng và thương mại

Sao Mai )

Chứng từ sử dụng bao gồm :

+ Bảng báo giá ( biểu số 2.2)

+ Hóa Đơn GTGT (biểu số 2.3)

+ Biên bản kiểm nghiệm vật tư sản phẩm hàng hóa(biểu số 2.4)

* Bảng báo giá :

Bộ phận có yêu cầu lập giấy đề nghị cấp phát vật tư gửi đến cho bộ phận cấp

trên nói rõ nhu cầu sử dụng về số vật tư mà bộ phận mình đang cần Nếu trong

kho của công ty có thì công ty thực hiện xuất kho theo yêu cầu, còn nếu công ty không có thì thì phải đi mua ngoài Trước khi đi mua bộ phận mua hàng của

công ty thực hiện việc tìm hiểu và lập bảng so sánh giá giữa các nhà cung cấp

Với cùng 1 loại NVL nếu nhà cung cấp nào có giá thấp hơn thì công ty chấp

nhận mua của nhà cung cấp đó

* Biên bản kiểm nghiệm

Khi mua NVL bộ phận kiểm nghiệm thực hiện kiểm tra NVL về số lượng, chấtlượng, mẫu mã và ghi vào biên bản kiểm nghiệm Trong lúc kiểm nghiệm thấy

Yêu cầu nhập hàng

Lệnh nhập hàng

Biên bản kiểm nghiệm

thừa thiếu không đúng quy cách phẩm chất mẫu mã thì thông báo cho nhà cungcấp, nếu vật liệu nào không đủ tiêu chuẩn thì yêu cầu trả lại hoặc giảm giá trên

cơ sở thỏa thuận của 2 bên bằng hợp đồng

Biên bản kiểm nghiệm chất lượng vật tư, sản phẩm hàng hóa (Mẫu số 03- VT )Lập thành 3 bản

Phiếu nhập kho : Thủ kho lập phiếu nhập kho (Mẫu số 01 – VT ) gồm 3 liên Liên 1 : Lưu tại quyển gốc thủ kho giữ

Liên 2 : Gửi phòng kế toán để ghi sổ

Liên 3 : Bộ phận mua hàng giữ

Thủ kho chuyển cho các bộ phận chậm nhất không quá 2 ngày ( phụ lục 1.5 )Đối với hóa đơn GTGT : Thủ kho tiếp nhận chuyển xuống cho bộ phận muahàng cùng phiếu nhập kho Bộ phận mua hàng tập trung hóa đơn chuyển chophòng kế toán Kế toán photo ký xác nhận lên bản photo chuyển trả bản photocho bộ phận mua hàng để sau này làm thủ tục thanh toán

Từ phiếu nhập kho thủ kho lập thẻ kho Kế toán nhận phiếu nhập và đối chiếugiữa phiếu nhập kho và thẻ kho, Hóa đơn GTGT khi mua hàng kế toán ghi đơngiá , thành tiền và định khoản vào phiếu nhập kho và tiến hành ghi sổ nhật kýchung , bảng tổng hợp NVL nhập kho Từ số liệu nhật ký chung kế toán lên sổcái tài khoản 152

Thực hiện trên phần mềm kế toán MISSA khi có lệnh nhập NVL kế toán thựchiện vào theo đường dẫn và khai báo các thông tin trên các chứng từ về nghiệp

vụ kinh tế phát sinh, ngày tháng sau khi khai báo đầy đủ phần mềm kế toán sẽ

tự động cập nhật vào các báo cáo kế toán liên quan

Kế toán vào phân hệ kho/nhập kho và điền đầy đủ các thông tin vào phần mềm

sẽ tự động cập nhật vào sổ kho và các sổ cái khác như TK 152,111,112,331

Còn đối với các công trình mà công ty là nhà thầu phụ :

Mua NVL ở đâu thì do nhà thầu chính quyết định và công ty phải mua theo yêu cầucủa nhà thầu chính và có thể khái quát qui trình xem xét nhu cầu và quyết định mua NVL như sau :

Sơ đồ 1.3 : Quy trình nhập kho khi công ty là nhà thầu phụ

Giải thích quy trình :

Khi công ty cổ phần tư vấn xây dựng và thương mại Sao Mai là nhà thầu phụ cần

một số lượng Nguyên Vật Liệu nhất định cho thi công thì làm yêu cầu cấp phát vật

tư gửi đến nhà thầu chính Nhà thầu chính sẽ duyệt yêu cầu của nhà thầu phụ theokhối lượng công trình cần hoàn thành, nhà thầu chính làm đơn đặt hàng gửi đếnngười bán và sau đó người bán sẽ chuyển hàng về kho cho nhà thầu phụ Sau khinhận NVL nhà thầu phụ làm phiếu xác nhận gửi cho nhà thầu chính để người bánnhận tiền hàng

Yêu cầu cấp phát vật tư

của nhà thầu phụ

Người bán làm đơn đặt hàng

Chuyển hàng về kho, nhập kho

nhà thầu phụ (Xác nhận nhập kho và gửi xác

nhận cho nhà thầu chính )

Nhà thầu

Ví dụ : Thủ tục nhập kho của Xi măng khi công ty cổ phần tư vấn xây dựng và

thương mại Sao Mai là nhà thầu chính như sau :

Biểu Số 2.1: Đề nghị cấp phát vật tư

C.TY CP T.VẤN XD $ TM SAO MAI

610 Đ.Trương Định p.Tân Mai Hoàng

Họ và tên : Vũ Trường Giang Địa chỉ :Phòng kỹ thuật

Lý do xuất kho : Xuất để xây dựng công trình đường cao tốc Long Thành – Dầu Giây –

Giám đốc( ký, họ tên)

Biểu số 2.2: Báo giá vật tư

Tên Vật tư : Xi măng

Tên nhà cung cấp Đơn giá / Tấn Số lượng (Tấn ) Thành tiền

Nhà máy xi măng

01

754.454,54Nhà máy xi Măng

Qua việc phân tích tìm hiểu và so sánh giá của các nhà cung cấp Công ty xi măng Duyên Hà đưa ra mức giá thấp nhất còn công ty Xi Măng VICEAM đưa ra mức giá cao nhất Cùng một lượng cung cấp nhất định, chất lượng xi măng như nhau mà chi phí bỏ ra lại ít hơn ngoài ra quá trình vận chuyển lại thuận lợi bởi vậy bộ phận mua hàng công ty cổ phần tư vấn xây dựng và thương mại Sao Mai quyết định chọn nhà cung cấp là công ty xi măng Duyên Hà

Người lập phiếu

(Ký , Họ Tên )

Ngày 15 tháng 04 năm 2013 Giám đốc

(Ký, Họ Tên )

Biểu số 2.3 : Hoá đơn giá trị gia tăng

HÓA ĐƠN Mẫu số: 01 GTKLT3/001

GIÁ TRỊ GIA TĂNG Kí hiệu:( sign): MC/11T

Liên 2: Giao cho khách hàng Số: 0000268

Ngày 05/ 04/ 2013

Đơn vị bán hàng: NHÀ MÁY XI MĂNG DUYÊN HÀ

Mã số thuế: 0100520789002

Địa chỉ: Ninh Văn – Hoa Lư – Ninh Bình

Điện thoại:(030) 276.886 Fax: 303.611.268 Số TK: 483.100.000.20415

Tại ngân hàng đầu tư $ phát triển Ninh BÌnh

Họ tên người mua hàng:

Đơn vị: công ty cổ phần tư vấn xây dựng và thương mại Sao Mai

Mã số thuế : 0102692286

Địa chỉ: 610 Đường Trương Định Phường Tân Mai Quận Hoàng Mai HN

Số TK : Hình thức thanh toán: CK\TM

Cộng tiền hàng

Thuế suất GTGT : 10% Tiền thuế GTGT

Tổng cộng tiền thanh toán

326.039.45532.603.945

Thủ trưởng đơn vị ( ký, họ tên )

Biểu số 2.4 : Biên bản kiểm nghiệm vật tư

BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ

Ngày 10 tháng 04 năm 2013

Căn cứ vào hóa đơn GTGT số 0000268 ngày 05/04/2013

Ban kiểm nghiệm vật tư gồm:

1 Ông: Nguyễn Văn Hiến ( Phòng vật tư)

2 Ông: Nguyễn Văn Ái( phòng kỹ thuật )

3 Bà: Trần Thị Hằng ( phòng kế toán)

4 Bà: Đặng Thị Thúy Nga ( Thủ Kho)

Đã kiểm nghiệm vật tư dưới đây:

TT Tên, Nhãn hiệu

vật tư

Đơn vịtính

Số lượngtheo chứng từ

Số lượng đúngquy cách phẩmchất

Số lượng saiquy cách phẩmchất

rời

Ý kiến ban kiểm nghiệm :

+ Xi Măng Đạt tiêu chuẩn nhập kho

+ Xi Măng đúng quy cách, đủ số lượng, phẩm chất

Đại diện kỹ thuật

( Ký , họ tên )

Thủ kho ( ký, họ tên )

Kế toán trưởng( ký, họ tên )

Biểu số 2.5 : Mẫu phiếu nhập kho

C TY CP TV XD $ TM SAO MAI

Số 610 Đ Trương Định- P.Tân

Mai-Hoàng Mai HN

Mẫu số 02- VT( Ban hành theo QĐ số : 15/2006/ QĐ- BTCNgày 20/03/2006 của bộ trưởng BTC)

Thủ Kho(Ký, họ tên )

Kế toán trưởng(ký, họ tên )

Giám đốc(ký, họ tên )

 Thủ tục chứng từ xuất kho NVL

Quy trình xuất kho

Sơ đồ 1.4: Quy trình xuất kho của công ty cổ phần tư vấn xây dựng và thương mại Sao Mai

(Nguồn : Quy định kế toán NVL công ty cổ phần tư vấn xây dựng và thương mại Sao Mai )

+ Nếu vật tư cần sử dụng có trong kho thì bộ phận đề nghị chuyển cho giám đốc

ký duyệt là thủ kho làm thủ tục xuất

Nếu vật tư cần sử dụng không có trong kho: Giám đốc ký duyệt, bộ phận mua vềnhập vào kho, photo đề nghị vật tư và trình ban giám đốc (hoặc trưởng bộ phận

đề nghị ) ký vào bản photo Đề nghị vật tư gốc bộ phận mua giữ để làm chứng

từ thanh toán, đề nghị vật tư photo thủ kho làm căn cứ xuất hàng

Nhận được lệnh xuất kho thủ kho tiến hành viết phiếu xuất kho và lập thành 3 liên

Liên 1 : Lưu tại quyển gốc ở thủ kho

Liên 2 : Gửi lên phòng kế toán để ghi sổ

Liên 3 : Người nhận NVL giữ

Thủ kho ghi vào thẻ kho và chuyển phiếu xuất kho cho phòng kế toán Giá trên phiếu xuất kho tính theo phương pháp bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ nên khi lập phiếu xuất kho trên phiếu xuất kho chỉ ghi số lượng mà chưa ghi đơn giá Cuối kỳ khi có đơn giá kế toán ghi đơn giá vào phiếu xuất kho phải đối chiếu các thông tin giữa phiếu xuất kho và thẻ kho rồi tiến hành ghi sổ nhật ký chung,

sổ chi tiết tài khoản và sổ cái tương tự như phần ở phiếu nhập kho Cuối tháng

kế toán lập bảng lũy kế nhập xuất tồn Nguyên Vật Liệu

Thực hiện trên phần mềm kế toán MISSA khi có lênh xuất NVL cho các mục đích

kế toán vào cũng giống như quy trình nhập kho, sau khi kế toán kê khai các thông tin trên phiếu xuất kho thì phần mềm kế toán sẽ tự động cập nhật vào các báo cáo liên quan

Cuối kỳ thực hiện bút toán cập nhật giá xuất kho theo phương pháp bình quân cả kỳ

dữ trữ, kế toán vào “ phân hệ kho” vào menu Nghiệp vụ\ Kho\ tính giá xuất kho

ở đó phần mềm cập nhật tất cả các kỳ

- Để tính giá xuất kho cho tất cả VTHH thì tích chọn vào mục tính giá tất cả các vật tư hàng hóa Để tính giá xuất kho cho từng vật tư cụ thể thì tích chọn vào mục Chọn vật tư hàng hóa sau đó ấn vào biểu tượng để chọn VTHH cần

tính giá xuất kho

Chọn khoảng thời gian, kỳ tính giá và ấn nút << Thực Hiện >>

Ví dụ : Quy trình xuất kho Cáp Điện ngày 12 tháng 04 năm 2013

Biểu số 2.6 :Đề nghị cấp phát vật tư

C.TY CP T.VẤN XD $ TM SAO MAI

610 Đ.Trương Định p.Tân Mai Hoàng

Họ và tên : Vũ Trường Giang Địa chỉ :Phòng kỹ thuật

Lý do xuất kho : Xuất để xây dựng công trình đường cao tốc Long Thành – Dầu Giây –

Giám đốc( ký, họ tên)

Biểu số 2.7 : Mẫu phiếu xuất kho

Họ và tên người giao : Vũ Trường Giang Địa chỉ : phòng kỹ thuật

Lý do xuất kho : Xuất kho để thi công công trình

Xuất tại kho : L1V3 Địa Điểm : tại kho công ty L1V3

Thủ Kho (Ký, họ tên )

Kế toán trưởng (ký, họ tên )

Giám đốc (ký, họ tên )

2.1.2 Hạch toán NVL tại kho

Công ty sử dụng phương pháp sổ số dư để hạch toán chi tiết NVL tại kho và tại

phòng kế toán

Sơ đồ 1.5 : Quy trình hạch toán theo phương pháp sổ số dư

Quy trình hạch toán theo phương pháp sổ số dư :

Ghi chú :Ghi chú :ghi theo ngày :

Ghi cuối tháng

Đối chiếu số liệu

Tại kho : Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập – xuất – tồn NVL

Ngoài ra cuối tháng thủ kho ghi số lượng tồn trên thẻ kho và sổ số dư Mỗi loại

NVL lập riêng 1 thẻ kho để tiện theo dõi tình hình nhập – xuất – tồn NVL

Thẻ kho

Sổ số dư Bảng lũy kế nhập xuất

tồn

Sổ kế toán tổng hợp

Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ nhập xuất NVL như phiếu nhập kho hoặc phiếu

xuất kho thủ kho tiến hành ghi vào thẻ kho đối chiếu với cột nhập, xuất và đến cuốingày thủ kho tiến hành tính tồn cuối ngày

Thẻ kho chỉ có tác dụng giúp kế toán theo dõi biến động tăng giảm và lượng tồn

NVL vào cuối tháng và làm căn cứ để ghi vào sổ số dư

Ví dụ : Từ PNK Và PXK cáp điện thủ kho vào thẻ kho

Biểu số 2.8 : Mẫu phiếu nhập kho

C TY CP TV XD $ TM SAO MAI

Số 610 Đ Trương Định- P.Tân

Mai-Hoàng Mai HN

Mẫu số 02- VT( Ban hành theo QĐ số : 15/2006/ QĐ- BTCNgày 20/03/2006 của bộ trưởng BTC) PHIẾU NHẬP KHO

Thựcnhập

( ký, họ tên )

Người giao hàng( Ký, họ tên )

Thủ Kho(Ký, họ tên )

Kế toán trưởng(ký, họ tên )

Giám đốc(ký, họ tên )

Biểu số 2.9 : Mẫu phiếu xuất kho

PHIẾU XUẤT KHO

Ngày 21 tháng 04 năm 2013

Số : 24 Nợ TK : 621

Có TK : 1521.1

Họ và tên người giao : Vũ Trường Giang Địa chỉ : phòng kỹ thuật

Lý do xuất kho : Xuất kho để thi công công trình

Xuất tại kho : L1V3 Địa Điểm : tại kho công ty L1V3

Thủ Kho(Ký, họ tên )

Kế toán trưởng(ký, họ tên )

Giám đốc(ký, họ tên )

Biểu số 2.10: Mẫu thẻ kho

C TY CP TV XD $ TM SAO MAI

Số 610 Đ Trương Định- P.Tân

Mai-Hoàng Mai – HN

Mẫu số S12- DN( Ban hành theo QĐ số : 15/2006/ QĐ- BTCNgày 20/03/2006 của bộ trưởng BTC)

Nhập kho cáp điệnmua của công ty

PXK24

Xuất kho cáp điện

để xây dựng công

Sổ này có 01 trang, đánh số từ trang 01

Ngày mở sổ ngày 01 tháng 04 năm 2013

Ngày 30 tháng 04 năm 2013

Thủ Kho(Ký, họ tên )

Kế toán trưởng(ký, họ tên )

Giám đốc(ký, họ tên )