CHƯƠNG 3:HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY
3.2. Các giải pháp hoàn thiện kế toán NVL tại Công ty TNHH Bao bì và Thương mại Anh Đức
Trong hầu hết các doanh nghiệp dù có quy mô lớn hay nhỏ như hiện nay, công tác kế toán luôn chiếm vị trí quan trọng trong việc quản lý Công ty của các nhà quản lý, nó là công cụ quan trọng giúp quản lý vốn tài sản và điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị. Thông qua các tài liệu kế toán mà các Công ty cung cấp một cách chính xác, trung thực, khách quan mà Nhà nước ta đã có những biện pháp để điều hành nền kinh tế, đảm bảo cho nền kinh tế của nước nhà hoạt động có hiệu quả. Nhận thức được vấn đề đó, Công ty TNHH Bao bì và Thương mại Anh Đức đã không ngừng hoàn thiện bộ máy kế toán của đơn vị, nhằm có được những tài liệu kế toán trung thực, đáng tin cậy mà đáng quan tâm là công tác quản lý và hạch toán kế toán NVL.
Song trong quá trình hoạt động, bộ phận kế toán vật tư của Công ty vẫn còn những sai sót cần phải sửa chữa và khắc phục nhằm hoàn thiện bộ máy kế toán nói chung và bộ phận kế toán NVL nói riêng.
Với tư cách là một sinh viên thực tập, kiến thức thực tế về kế toán còn có hạn, em xin mạnh dạn được đưa ra một vài ý kiến của cá nhân em về các giải pháp hoàn thiện kế toán NVL tại Công ty như sau:
3.2.1. Về công tác quản lý NVL:
_Khâu thu mua:
+ Bên cạnh việc mua NVL của các nhà cung cấp thường xuyên, Công ty cần tìm kiếm các nhà cung cấp mới, để có nhiều lựa chọn hơn trong việc thu mua, nhằm giúp Công ty mua được NVL với giá ưu đãi nhất và chất lượng tốt nhất.
+ Ngoài ra, Công ty cũng cần lựa chọn những nhà cung cấp có tình hình tài chính tốt, có uy tín trên thị trường và có chất lượng sản phẩm tốt nhất.
+Bên cạnh đó, Công ty cũng cần củng cố quan hệ với các nhà cung cấp lớn và thường xuyên của mình nhằm đảm bảo đủ NVL cho quá trình sản xuất không bị gián đoạn.
_Khâu bảo quản, lưu trữ: Cần tiến hành lưu trữ NVL một cách khoa học hơn, bằng cách phân lô lưu trữ từng loại vật tư, từng nhóm vật tư sao cho việc nhập, xuất và kiểm kê NVL được thực hiện một cách dễ dàng nhất và cũng nhằm tiết kiệm diện tích kho lưu trữ hơn.
_Khâu kiểm kê vật tư: Công tác kiểm kê vật tư mà Công ty hay tiến hành cũng khá tốt, tuy nhiên khi cần thiết, Công ty có thể tiến hành kiểm kê hàng tồn kho bất chợt nhằm đảm bảo tính trung thực trong quản lý kho hàng của thủ kho và các bộ phận có liên quan đến NVL.
_Khâu sử dụng NVL: Cần thắt chặt việc quản lý, giám sát tình hình sử dụng NVL tại các phân xưởng, tránh tình trạng lãng phí NVL trong sản xuất.
_Về lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho là việc tính trước vào chi phí sản xuất kinh doanh phần giá trị bị giảm xuống thấp hơn so với giá ghi sổ kế toán hàng tồn kho. Nhờ vào khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho mà doanh nghiệp phản ánh chính xác hơn giá trị thực tế của tài sản trên bảng cân đối kế toán. Công ty TNHH Bao bì và Thương mại Anh Đức có SL nhập xuất NVL trong tháng khá lớn và số lần nhập cũng tương đối nhiều. Vì vậy, bộ phận kế toán nên đề xuất với Ban giám đốc để lập ra khoản dự phòng giảm giá cho hàng tồn kho một cách hợp lý. Việc lập dự phòng sẽ khiến cho Công ty có thể chủ động khi giá cả vật liệu biến động lớn, giảm thiểu những ảnh hưởng không tốt đến việc thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch về sản xuất kinh doanh.
Công ty có thể tham khảo công thức trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho như sau:
= * -
Mức dự phòng cần lập năm tới cho hàng tồn kho (i)
Số lượng hàng tồn kho (i) cuối niên độ
Giá gốc của 1 đơn vị hàng tồn
kho (i)
Giá thị trường của 1 đơn vị hàng tồn kho
(i)
3.2.2. Về tài khoản sử dụng và phương pháp tính giá, phương pháp kế toán:
*Về tài khoản sử dụng: Công ty TNHH Bao bì và Thương mại Anh Đức là loại hình doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ. Vì vậy, việc sử dụng hệ thống tài khoản theo quyết định 48/2006/QĐ-BTC là hợp lý. Công ty cũng đã biết chi tiết các TK cấp 1 ra các TK cấp 2, cấp 3 phù hợp với yêu cầu của từng bộ phận kế toán, trong đó có kế toán NVL. Tuy nhiên, trong kế toán NVL, Công ty nên:
_Chi tiết tài khoản NVL chính (152.1) cho từng loại NVL cụ thể để dễ dàng theo dõi việc nhập, xuất và tồn từng loại vật tư trên các TK kế toán.
_Chi tiết chi phí NVL chính (154.1) cho từng phân xưởng, nhằm theo dõi tình hình sử dụng NVL của từng phân xưởng, đảm bảo cho việc sử dụng NVL ở các phân xưởng là hợp lý, tránh tình trạng lãng phí không cần thiết.
_Công ty có thể mở TK 152.8 để phản ánh phế liệu thu hồi sau sản xuất và theo dõi được các khoản thu được từ việc bán phế liệu thu hồi đó. Và phản ánh doanh thu thu được từ phế liệu thu hồi vào TK 511.8 (Doanh thu từ phế liệu thu hồi)
*Về phương pháp tính giá:
_Việc tính giá NVL nhập kho theo giá gốc hay tính giá xuất kho NVL theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ của Công ty nói chung là phù hợp với thực trạng NVL và bộ máy kế toán của đơn vị.
_Tuy nhiên, Công ty có thể xem xét một phương pháp tính giá xuất kho NVL khác, như phương pháp Bình quân sau mỗi lần nhập. Sử dụng phương pháp này tuy tốn nhiều công sức và phải tính toán nhiều lần nhưng bù lại giá xuất kho được tính gần với giá nhập kho NVL hơn, và khối lượng công việc của kế toán vật tư không bị dồn tích vào cuối tháng.
*Về phương pháp kế toán:
Công ty nên thêm các bút toán để hạch toán các khoản trích dự phòng giảm giá hàng tồn kho, cụ thể:
_TK sử dụng: TK 159: “Dự phòng giảm giá hàng tồn kho”
_Kết cấu TK:
Bên Nợ: Giá trị dự phòng giảm giá hàng tồn kho được hoàn nhập ghi giảm giá vốn hàng bán trong kỳ.
Bên Có: Giá trị dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập tính vào giá vốn hàng bán trong kỳ.
Số dư bên Có: Giá trị dự phòng giảm giá hàng tồn kho hiện có cuối kỳ.
_Phương pháp hạch toán:
+Khi lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho (thường là cuối kì kế toán năm hoặc quý):
Nợ TK 632:
Có TK 159: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho + Cuối kỳ kế toán năm (hoặc quý) tiếp theo:
o Nếu khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập ở cuối kỳ kế toán năm nay lớn hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối kỳ kế toán năm trước chưa sử dụng hết thì số chênh lệch lớn hơn, ghi:
Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán (Chi tiết dự phòng giảm giá hàng tồn kho) Có TK 159 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
o Nếu khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập ở cuối kỳ kế toán năm nay nhỏ hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối kỳ kế toán năm trước chưa sử dụng hết thì số chênh lệch nhỏ hơn, ghi:
Nợ TK 159 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Có TK 632 - Giá vốn hàng bán (Chi tiết dự phòng giảm giá HTK) 3.2.3. Về chứng từ và luân chuyển chứng từ:
Do Công ty nên trích lập các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho, nên cũng cần thêm Bảng trích lập dự phòng giảm giá NVL vào hệ thống chứng từ của Công ty.
Công ty có thể tham khảo mẫu Bảng trích lập dự phòng giảm giá NVL sau:
Biểu 3.1. BẢNG TRÍCH LẬP DỰ PHÒNG GIẢM GIÁ HÀNG TỒN KHO BẢNG TRÍCH LẬP DỰ PHÒNG GIẢM GIÁ NVL
Quý …/ năm …
Đơn vị tính: Đồng
STT Tên vật tư ĐVT SL Đ.Giá ghi sổ Đ.Giá thị
trường C.Lệch Mức dự phòng
A B C 1 2 3 4= 3-2 5=1x 4
Cộng x x x x x
Ngày ... tháng ... năm ...
Kế toán vật tư (Ký, họ tên)
Kế toán trưởng
(Ký, họ tên)
Giám đốc
(Ký, họ tên, đóng dấu)
3.2.4. Điều kiện thực hiện giải pháp:
Việc đề ra các giải pháp hoàn thiện kế toán NVL của Công ty theo chiều hướng tích cực là việc nên làm của Ban lãnh đạo và phòng kế toán. Tuy nhiên, việc thực hiện các giải pháp tốt hay không lại là một chuyện khác và không phải giải pháp nào đề ra cũng phù hợp với mô hình kế toán của Công ty. Vì vậy, Ban lãnh đạo cần phải xem xét các giải pháp thiết thực nhất để thực hiện. Việc thực hiện các giải pháp hoàn thiện kế toán NVL phải tuân thủ một số nguyên tắc sau:
_Việc hoàn thiện kế toán NVL phải được thực hiện một cách khoa học, phù hợp với chế độ, chính sách kế toán của Công ty và chuẩn mực kế toán mà Nhà nước đã ban hành.
_Việc hoàn thiện kế toán NVL phải đảm bảo cho bộ máy kế toán của Công ty nói chung và bộ phận kế toán vật tư nói riêng hoạt động có hiệu quả hơn, thông tin do kế toán cung cấp phải được đánh giá là trung thực, chính xác và khách quan.
_Hoàn thiện kế toán NVL phải giúp cho bộ máy kế toán gọn nhẹ hơn, công việc của kế toán vật tư nhẹ nhàng hơn nhưng vẫn đảm bảo được tính chính xác của thông tin kế toán.
_Hoàn thiện kế toán NVL nhưng không được làm ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh của toàn Công ty và phải được thực hiện dưới sự nhất trí của Ban lãnh đạo Công ty.