CHƯƠNG 1:ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH BAO BÌ VÀ THƯƠNG MẠI ANH ĐỨC
2.2. Kế toán tổng hợp NVL tai Công ty TNHH Bao bì và Thương mại Anh Đức
2.2.3. Quá trình kiểm kê vật tư
Công ty TNHH Bao bì và Thương mại Anh Đức thường tiến hành kiểm kê NVL theo định kỳ 1 lần/tháng vào ngày cuối tháng. Việc kiểm kê giúp cho Công ty xác định chính xác SL, chất lượng, giá trị của từng loại NVL tại thời điểm kiểm kê. Mặt khác, việc kiểm kê còn giúp Công ty kiểm soát được tình hình bảo quản vật tư, các hao hụt, mất mát, hư hỏng vật tư kịp thời và có những biện pháp xử lý đối với các trường hợp đó và quy trách nhiệm cho từng người liên quan.
Công tác kiểm kê thường được tiến hành như sau:
Bước 1: Lập kế hoạch kiểm kê:
Xác định ngày giờ kiểm kê cụ thể; tại thời điểm kiểm kê phải ngừng nhập, xuất vật tư trong kho.
Xác định thành phần ban kiểm kê, bao gồm: Thủ kho, kế toán vật tư và một nhân viên ở bộ phận khác độc lập, không liên quan đến công tác kho.
Lựa chọn phương pháp kiểm kê: Công ty thường kiểm kê 100% đối với những loại vật tư có SL ít (ví dụ như các loại mực và NVL phụ).
Đối với các mặt hàng có SL lớn như: Giấy, màng…là những mặt hàng chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm, không thể tiến hành kiểm kê 100% được, Công ty tiến hành kiểm kê theo phương pháp chọn mẫu.
Trước khi tiến hành kiểm kê thực tế, yêu cầu thủ kho sắp xếp lại kho hàng, tách riêng các loại hàng hỏng, hàng lỗi, hàng chuẩn bị xuất kho,
…
Bước 2: Tiến hành kiểm kê:
Bộ phận kiểm kê lập một danh mục các vật tư còn tồn trong kho tại thời điểm kiểm kê.
Trong khi kiểm kê, phải sắp xếp sao cho vật tư không bị đếm trùng lặp, đồng thời đối chiếu với thẻ kho mà thủ kho đã ghi chép. Kiểm kê
trong ban kiểm kê phải ghi chép trong kiểm đếm và liên tục đối chiếu để đảm bảo sự chính xác, tính khách quan về SL.
Trong quá trình kiểm kê, kế toán vật tư phải chú ý đến các trường hợp vật tư bị hỏng, hao hụt để so sánh với định mức hao hụt cho phép.
Bước 3: Kết thúc kiểm kê: Lập Biên bản kiểm kê vật tư và các bên liên quan ký vào biên bản.
Việc kiểm kê kết thúc. Kế toán căn cứ kết quả kiểm kê để tiến hành ghi sổ.
_Nếu phát hiện thiếu khi kiểm kê:
Nợ TK 1381: Vật tư thiếu chờ xử lý Có TK 152:
_Nếu phát hiện thừa khi kiểm kê:
Nợ TK152:
Có TK 3381: Phải trả, phải nộp khác
*Cách lập Biên bản kiểm kê vật tư:
Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ nhằm xác định SL, chất lượng và giá trị vật tư, công cụ có ở kho tại thời điểm kiểm kê làm căn cứ xác định trách nhiệm trong việc bảo quản, xử lý vật tư, công cụ thừa, thiếu và ghi sổ kế toán. Các chỉ tiêu trên Biên bản kiểm kê được ghi như sau:
Góc trên bên trái của Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ ghi rõ tên đơn vị (hoặc đóng dấu đơn vị), bộ phận sử dụng. Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ phải ghi rõ giờ, ngày, tháng, năm thực hiện kiểm kê. Ban kiểm kê gồm Trưởng ban và các uỷ viên.
Mỗi kho được kiểm kê lập 1 biên bản riêng.
Cột A, B, C, D: Ghi số thứ tự, tên, nhãn hiệu, quy cách, đơn vị tính của từng loại vật tư, công được kiêm kê tại kho.
Cột 1: Ghi ĐG của từng thứ vật tư, công cụ (tuỳ theo quy định của đơn vị để ghi ĐG cho phù hợp).
Cột 2, 3: Ghi SL, số tiền của từng thứ vật tư, công cụ theo sổ kế toán.
Cột 4, 5: Ghi SL, số tiền của từng thứ vật tư, công cụ theo kết quả kiểm kê.
Nếu thừa so với sổ kế toán (cột 2, 3) ghi vào cột 6, 7, nếu thiếu ghi vào cột 8, 9.
SL vật tư, công cụ thực tế kiểm kê sẽ được phân loại theo phẩm chất:
- Tốt 100% ghi vào cột 10.
- Kém phẩm chất ghi vào cột 11.
- Mất phẩm chất ghi vào cột 12.
Nếu có chênh lệch phải trình giám đốc đơn vị ghi rõ ý kiến giải quyết số chênh lệch này.
Biên bản được lập thành 2 bản:
- 1 bản Ban Tài chính, Kế toán lưu.
- 1 bản thủ kho lưu.
Sau khi lập xong biên bản, trưởng ban kiểm kê và thủ kho, kế toán trưởng cùng ký vào biên bản (ghi rõ họ tên).
Ta có mẫu Biên bản kiểm kê:
Biểu 2.29. BIÊN BẢN KIỂM KÊ VẬT TƯ
Công ty TNHH Bao bì và Thương mại Anh Đức Mẫu số: 05 – VT
(Ban hành theo QĐ số: 48/2006/QĐ- BTC Ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC) BIÊN BẢN KIỂM KÊ VẬT TƯ
-Thời điểm kiểm kê: 08 giờ 00 ngày 28 tháng 12 năm 2013 -Ban kiểm kê gồm:
+Ông/ Bà: Nguyễn Văn Tuấn Chức vụ: Trưởng phòng kế hoạch -Trưởng ban
+Ông/ Bà: Phạm Thị Hồng Hạnh Chức vụ: Thủ kho -Ủy viên
+Ông/ Bà: Đỗ Thị Kim Liên Chức vụ: Kế toán vật tư. -Ủy viên
-Đã kiểm kê kho có những mặt hàng dưới đây: Đơn vị: 1.000 đồng
S T T
Tên vật tư Mã vật tư
Đơn vị tính
ĐG
Theo sổ kế toán Theo kiểm kê Chênh lệch
Phẩm chất
Thừa Thiếu
SL TT SL TT SL TT SL TT Còn tốt
100%
Kém phẩm chất
Mất phẩm chất
A B C D 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
1 Giấy C250 GIAY-C250 Kg 22,757 4.000 91.028 4.000 91.028 0 0 0 0 4.000 0 0
……
Cộng 56.780 958.988 56.780 958.988 0 0 0 0 56.780 0 0
Ngày…tháng…năm…
Giám đốc
(Ý kiến giải quyết số chênh lệch) (Ký, họ tên)
Kế toán trưởng (Ký, họ tên)
Thủ kho Trưởng ban kiểm kê
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)