HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NVL TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ỐNG ĐỒNG TOÀN PHÁT

Một trong những tiêu chí đem lại hiệu quả kinh tế trong hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp nói chung và Công ty CP Ống đồng Toàn Phát nói riêng chính là: Tiết kiệm chi ph

HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NVL TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ỐNG ĐỒNG TOÀN PHÁT

3.1 Đánh giá chung về công tác kế toán NVL tại Công ty CP Ống đồng Toàn Phát

Sau hơn 5 năm hình thành và phát triển, với những khó khăn ban đầu cũng như phải trải qua quá trình tiếp nhận và triển khai công nghệ sản xuất với yêu cầu kỹ thuật cao Đến nay Công ty CP Ống đồng Toàn Phát đã và đang đi vào ổn định và phát triển ngày càng mạnh mẽ Sản phẩm của Công ty đã· tạo được chỗ đứng trên thị trường trong và ngoài nước Hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty ngày càng phát huy thế mạnh với công nghệ sản xuất Ống đồng cho thị trường hiện nay

Đạt được thành tựu ngày nay là cả quá trình phấn đấu không ngừng của toàn thể Công ty trong việc sử dụng đồng bộ, tổ chức quản lý sát sao có hiệu quả giữa các bộ phận Một trong những tiêu chí đem lại hiệu quả kinh tế trong hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp nói chung và Công ty

CP Ống đồng Toàn Phát nói riêng chính là: Tiết kiệm chi phí, hạ giḠthành sản phẩm trên cơ sở đảm bảo và không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm

Để thực hiện được điều này, việc tăng cường công tác quản lý và hoàn thiện công tác kế toán NVL là thật sự cần thiết vì đây là một trong những biện pháp hữu hiệu nhất góp phần tiết kiệm chi phí sản xuất, hạ giḠthành sản phẩm, tránh mất mát, hao hụt, hư hỏng trong quá trình sản xuất kinh doanh

mà vẫn đảm bảo được chất lượng sản phẩm của Công ty

Sau thời gian thực tập tại Công ty CP Ống đồng Toàn Phát, qua tìm hiểu, hoạt động sản xuất kinh doanh, tiếp xúc và làm việc tại phòng kế toán Công ty Cho thấy một số vấn đề tồn tại và thực trạng Công tác quản lý NVL tại Công ty

3.1.1.Ưu điểm:

a Bộ máy kế toán:

Công ty đã tổ chức bộ máy kế toán tương đối hoàn chỉnh và gọn nhẹ, phù hợp với tình hình thực tế của Công ty, phù hợp với quy mô hoạt động và quá trình sản xuất kinh doanh Đội ngũ cán bộ nhân viên kế toán có trình độ nghiệp vụ, tinh thần trách nhiệm cao

Bộ máy kế toán được tổ chức theo mô hình tâp trung, đáp ứng yêu cầu

chóng, kịp thời đảm bảo cho việc xử lý thông tin kế toán được chặt chẽ, chính xác, có hiệu quả

b Công tác quản lý NVL:

Công ty đã tương đối chú trọng đến công tác quản lý NVL từ khâu thu mua đến các khâu dự trữ, bảo quản, sử dụng

Công tác thu mua: Có đội ngũ cán bộ thu mua tương đối linh hoạt, am hiểu về chất lượng hàng hóa và thị trường cung cấp Giúp tiết kiệm chi phí và thời gian một cách đáng kể cho Công ty

Công tác dự trữ, bảo quản: Công ty có hệ thống kho được tổ chức một cách hợp lý, khoa học Nguyên vật liệu được bảo quản theo từng chủng loại căn cứ vào chức năng và công dụng cũng như yêu cầu bảo quản Cách bố trí kho không những có tác dụng bảo quản tốt chất lượng của NVL trong kho mà còn kịp thời đáp ứng một cách nhanh chóng cho quá trình sản xuất Bên cạnh việc bảo quản lưu trữ, việc xác định được định mức dữ trữ NVL để phục vụ quá trình sản xuất được diễn ra liên tục là phương pháp mang lại hiệu quả kinh tế cao trong tổng thể hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty giúp cho Công ty tránh được tình trạng ứ đọng vốn, tiết kiệm chi phí bảo quản, giảm giá tồn kho,…

Công tác sử dụng: Việc công ty xây dựng đính mức tiêu hao NVL cho từng sản phẩm áp dụng cho các phân xưởng sản xuất cũng như phân xưởng

cơ điện sẽ dễ dàng cho công tác quản lý nhập xuất vật tư, điều quan trọng của việc xây dựng định mức tiêu hao giúp cho những nhà quản lý biết được sự sử dụng đúng mục đính nguồn NVL xuất ra cho sản xuất, tránh lãng phí và thất thoát NVL Ban lãnh đạo Công ty cũng đã và đang cố gắng tìm các biện pháp

để có thể sử dụng nguồn NVL trong nước để thay thế cho nguồn nhập khẩu bên ngoài Điều này làm giảm bớt những chi phí cũng như thời gian gián đoạn sản xuất

c Hệ thống sổ kế toán:

Hệ thống chứng từ sổ sách của Công ty đã và đang áp dụng tương tối đầy đủ, đúng với quy định của chế độ kế toán Đồng thời đảm bảo phù hợp với điều kiện thực tế của Công ty Việc thực hiện sổ sách và luân chuyển sổ sách một cách hợp lý giúp tạo lên mối liên hệ mật thiết giữa các bộ phận trong

hệ thống kế toán, thuận lợi cho công tác kiểm tra và hạch toán đầy đủ Doanh thu, chi phí trong hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty

d Phương pháp hạch toán tổng hợp NVL

Công tác hạch toán tổng hợp NVL theo phương pháp kê khai thường xuyên đem lại hiệu quả trong công việc quản lý chặt chẽ tình hình nhập xuất tồn NVL, đồng thời giúp cho việc cung cấp NVL đầu vào cho quá trình sản xuất được liên tục và kịp thời

c Phân loại và hạch toán chi tiết NVL:

Đây là yếu tố rất quan trọng mà phần nào bộ phận quản lý, phụ trách đã

và đang thực hiện Dựa vào vai trò, công dụng của NVL để chia thành NVL chính, NVL phụ… thuận lợi cho việc quản lý và hạch toán chi tiết theo phương pháp thẻ song song Phương pháp này tiện lợi, đơn giản trong khâu ghi chép, đối chiếu số liệu và phát hiện sai sót đồng thời cung cấp thông tinh Nhập – Xuất – Tồn chính xác, kịp thời

Nhìn chung công tác tổ chức quản lý NVL của Công ty phần nào đã đáp ứng được việc nâng cao hiệu quả trong hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Tuy nhiên bên cạnh đó Ban lãnh đạo Công ty cũng cấn khắc phục những tồn tại và hoàn thiện trong công tác quản lý để mang lại hiệu quả cao hơn nữa trong tổng thể hoạt động của Công ty

3.1.2 Tồn tại:

a Việc chưa lập hệ thống điểm danh NVL :

Do hoạt động sản xuất kinh doanh sử dụng một số lượng lớn NVL đa dạng về chủng loại, quy cách Việc không lập danh điểm NVL cũng như chưa

sử dụng sổ danh mục NVL để thống nhất chung về mã vật tư, tên gọi, quy cách… của vật tư sẽ gây nhiều khó khăn cho việc theo dõi NVL, không có sự thống nhất dược giữa Thủ kho và kế toán trong việc ghi chép tên, loại NVL làm cho công tác quản lý cũng như hạch toán gặp rất nhiều khó khăn

b Tính giá NVL xuất kho:

Đây là một hạn chế trong việc hạch toán chi phí NVL do Công ty sử dụng phương pháp bình quân gia quyền để tính giá NVL Với phương pháp này mặc dù thuận lợi cho Cán bộ theo dõi kho khi chỉ phải theo dõi về mặt số

tháng sẽ hạn chế trong việc cung cấp thông tin cho công tác quản lý khi cần cập nhật tức thời Để cung cấp thông tin cho cấp trên hoặc bộ phận khác đôi khi kế toán vật tư có thể lấy luôn giá thực tế nhập NVL làm giá xuất kho Đây

là việc làm vi phạm nguyên tắc nhất quán trong công tác kế toán mặc dù giá NVL có thể không biến động trong một thời gian dài

c Hệ thống sổ kế toán:

Như đã trình bày ở trên, Công ty đã và đang hạch toán kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ tuy nhiên lại không đăng ký chứng từ ghi số Việc không đăng ký và vào sổ sẽ hạn chế trong việc kiểm tra, đối chiếu số liệu vào cuối tháng khi cần thiết

Hơn nữa Kế toán vật tư chỉ lập thẻ kho mà không lập sổ chi tiết vật tư Như thế có nghĩa việc lập thẻ kho giữa kế toán vật tư và thủ kho đôi khi dẫn đến sự trùng lặp, không nhất quán giữa hai bộ phận trên đồng thời việc hạch toán chi tiết NVL cũng thiếu sự chính xác vì sổ chi tiết vật tư là một Sổ quan trọng trong quá trình hạch toán chi tiết NVL

d Hạch toán chi tiết NVL:

Sổ cái tài khoản 152 của Công ty chỉ là sổ TK tổng hợp, chỉ thể hiện được các thông tin về giá trị nhập, xuất, tồn của tất cả NVL chứ không chi tiết cho từng loại NVL

e Chưa hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho:

Dự phòng giảm giá hàng tồn kho là phương pháp để hạn chế bớt các thiệt hại và chủ động về tài chính Việc giảm giá vật tư do những nguyên nhân khách quan như: Biến động thị trường…đôi khi Ban lãnh đạo công ty hay các bộ phận có liên quan đôi khi không tính hết được vì vậy rủi ro trong việc giảm giá hàng tồn kho, giảm giá NVL là vấn đề phải được quan tâm trong việc nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của Công ty

3.2 Hoàn thiện công tác kế toán NVL tại Công ty CP Ống đồng Toàn Phát

3.2.1 Sự cần thiết phải hoàn thiện:

Thông tin kế toán là một loại thông tin rất cần thiết cho công tác quản

lý hiện nay, nhất là trong nền kinh tế thị trường Trong điều kiện cạnh tranh

để phát triển các Doanh nghiệp cần có những thông tin chính xác, kịp thời về

tình hình tài chính để có thể đề ra những biện pháp thích hợp cho hoạt động SXKD của mình Đòi hỏi công tác kế toán nói chung và kế toán NVL nói riêng phải dần hoàn thiện để đáp ứng như cầu cao nhất cho thông tin quản lý

3.2.2 Nguyên tắc hoàn thiện:

Để hoàn thiện trong công tác kế toán nói chung và kế toán NVL nói riêng, Các Doanh nghiệp, bộ phận có liên quan đều phải tuân theo các nguyên tắc bắt buộc cụ thể:

- Tuân thủ chế độ tài chính kế toán hiện hành, các văn bản pháp luật của Nhà nước có liên quan, cập nhật và thực hiện theo các thông tư hướng dẫn của Bộ tài chính ban hành

- Phải phù hợp với đặc điểm tổ chức hoạt động SXKD riêng của Công ty

- Việc vận dụng chế độ kế toán tài chính vào công tác hạch toán NVL phải được đặt trong mối quan hê giữa chi phí bỏ ra và lợi nhuận đem lại đồng thời hướng tới việc cung cấp tốt hơn các thông tin kế toán cho công tác quản trị trong nội bộ công ty cũng như công tác quản lý tài chính

3.2.3 Yêu cầu hoàn thiện:

Quá trình hoàn thiện kế toán NVL với việc nâng cao hiệu quả sử dụng , quản lý NVL ở Công ty CP Ống đồng Toàn Phát trước tiên cần đáp ứng một

số yêu cầu sau:

- Cung cấp các thông tin chi tiết về tình hình nhập - xuất – tồn kho của từng loại NVL cho yêu cầu quản lý của Công ty

- Củng cố và tăng cường vai trò cung cấp thông tin về tình hình nhập – xuất – tồn kho của từng NVL từ các sổ kế toán tổng hợp của Công ty

- Phản ánh chính xác giá trị của NVL phù hợp với giá cả của từng NVL tại thời điểm sử dụng

- Phản ánh đúng nội dung kinh tế của các nghiệp vụ phát sinh trong kỳ tạo điều kiện cung cấp chính xác thông tin cho công tác hạch toán

- Cung cấp kịp thời số liệu để có thể tiến hành phân tích hiệu quả sử dụng NVL Phục vụ cho yêu cầu quản lý NVL nói riêng và quản lý trong toàn công ty nói chung

I. CHƯƠNG 3

MỘT SỐ Ý KIẾN ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NVL TẠI CÔNG TY CP ỐNG ĐỒNG TOÀN PHÁT

Qua thời gian thực tập tại Công ty, trên cơ cở lý luận và thực tiễn hoạt động, xuất phát từ những yêu cầu trong hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, những yêu cầu, nguyên tắc trong hoàn thiện kế toán NVL cá nhân

em xin đưa ra một số ý kiến đề xuất nhằm mục đích góp phần hoàn thiện công tác kế toán NVL tại Công ty CP ống đồng Toàn Phát

1 Xây dựng hệ thống danh điểm NVL và Sổ danh điểm NVL

Để phục vụ cho nhu cầu quản lý NVL tránh sự nhầm lẫn, thiếu sót Công ty cần lập hệ thống danh điểm NVL và ghi vào sổ danh điểm vật tư theo dõi cho từng loại, nhóm NVL một cách chặt chẽ giúp cho công tác hạch toán

và quản lý được thực hiện dễ dàng và chính xác hơn

Việc lập hệ thống danh điểm NVL phải đảm bảo tính thống nhất và có

sự kết hợp chặt chẽ giữa các bộ phận, phòng ban chức năng Sổ danh điểm NVL lập ra phải tiện cho hạch toán và quản lý, đảm bảo có thể sử dụng lâu dài Khi sổ danh điểm NVL được lập, kế toán vật tư có thể theo dõi NVL trên máy vi tính một cách dễ dàng hơn, tạo ra sự thống nhất giữa kế toán vật tư và thủ kho trong việc theo dõi, phản ánh từng loại NVL

Nguyên tắc Xây dựng hệ thống danh điểm NVL:

Lập theo vần A,B,C… của tên vật liệu Nghĩa là dựa vào ký hiệu tài khoản cấp 2, tên vật liệu và việc phân loại NVL theo các cấp độ từ loại, nhóm

để lập danh điểm Mỗi khi theo dõi một loại vật liệu nào đó kế toán sẽ đưa ra một mã riêng để tiện quản lý (Biểu số 15 )

TT Tên vật liệu Loại vật

liệu

Mã nhóm

Mã vật liệu Tên kho

Danh điểm NVL

1 Đồng nguyên chất VL chính Đ 1 Kho 1 1521 -Đ-1 –K1

2 Hơp kim đồng

Biểu số 15: Xây dựng một số danh điểm NVL

Mã nhóm: Chữ cái đầu tiền của tên vật liệu và kho trong nhóm đó có một số nhóm nhỏ khác thì thêm chi tiết ví dụ trong nhóm Đ có một nhóm nhỏ

là Đai nẹp nhựa thì ký hiệu là Đ1…

Sau khi lập hệ thống danh điểm NVL, Công ty có thể mở sổ danh điểm NVL theo kho hoặc theo nhóm (Biểu số 16)

CÔNG TY CP

Tháng (năm,quý)

Ký hiệu

Tên, nhãn hiệu, quy cách ĐVT Đơn giá

hạch toán Ghi chú Nhóm Danh điểm

NVL

Đ 1521-Đ-1-K1 Đồng nguyên chất Kg 175.000

H 1521-H-1-K2 Hợp kim đồng photpho Kg 200.000

Biểu số 16: Sổ danh điểm Nguyên vật liệu

2 Về hệ thống sổ sách kế toán

- Hiện tại Công ty chưa sử dụng Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Chứng từ

gốc được phân loại vào chứng từ ghi sổ, sau đó căn cứ vào chứng từ ghi sổ kế toán phải tiến hành ghi vào Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Vì vậy Công ty nên

mở và ghi chép sổ đăng ký chứng từ ghi sổ để thực hiện đầy đủ theo đúng chế

độ kế toán hiện hành và đảm bảo tình hợp lý hơn trong cách ghi chép

CÔNG TY CP

ỐNG ĐỒNG TOÀN PHÁT SỔ ĐĂNG KÝ CHỪNG TỪ GHÍ SỔ

Tháng (năm, quý)

Số hiệu Ngày tháng

Đầu quý

Cộng tháng Cộng lũy kế cuối quý

Ngày…tháng….năm 2010

Biểu số 17 : Mẫu sổ đăng ký chứng từ ghi sổ

Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ (Biểu số 17) là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian (nhật ký) Sổ này vừa dùng để đăng ký các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, quản lý chứng từ ghi sổ vừa để kiểm tra đối chiếu số liệu với bảng cân đối số phát sinh

Phương pháp ghi chép sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ:

Cột 1:Ghi số liệu của chứng từ ghi sổ

Cột 2: Ghi ngày tháng lập chứng từ ghi sổ

Cột 3: Ghi số tiền của Chứng từ ghi sổ

Cuối trang sổ cộng lũy kế chuyển sang tháng sau Đầu trang sổ phải ghi

số công trang trước chuyển sang Cuối tháng, cuối năm kế toán cộng tổng số tiền phát sinh trên Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ lấy số liệu đối chiếu với Bảng cân đối số phát sinh

- Trong hệ thống sổ chi tiết, kế toán vật tư không lập Sổ chi tiết NVL

mà chỉ lập thẻ kho Theo quy định, thẻ kho do phòng kế toán lập biểu và giao

cho thủ kho thực hiện việc ghi chép nhập xuất tồn NVL hàng ngày Do đó

việc kế toán ghi thẻ kho là không đúng quy định, thiếu sự chính xác và thống

nhất giữa thủ kho và phòng kế toán Vì thế việc cần thiết sử dụng Sổ chi tiết

NVL (Biểu số 18) trong quá trình hạch toán chi tiết là rất quan trọng Sổ này

theo dõi đầy đủ về mặt số lượng và giá cả của tất cả các loại vật tư theo từng

kho giúp cho các nhà quản lý nắm bắt chặt chẽ hơn các thông tin về quản lý và

sử dụng NVL

CÔNG TY CP

Kho 1; TK 1521 Mặt hàng: Đồng Nguyên chất

Đơn vị tính: Kg Tháng 03 năm 2010

Chứng từ

Diễn giải

TK đối ứng

Đơn giá thực tế

Ngày

Tồn đầu kỳ 175.000

01/03 1/3 Xuất phục vụ SX 621 175.000 100

10/03 10/3 Xuất phục vụ SX 621 175.000 500

15/03 15/3 Nhập kho Cty 331 170.000 500 85.000.000

Cộng phát sinh 1.000 170.000.000 1.800 Lũy kế cuối kỳ

Ngày 31 tháng 03 năm 2010

Kế toán ghi sổ

Biểu số 18: Sổ chi tiết vật tư

73

3 Áp dụng phương pháp hạch toán trong tính giá NVL

Với đặc điểm tình hình sản xuất kinh doanh và đặc điểm NVL của Công ty như hiện nay, Công ty nên thay đổi phương pháp tính giá NVL xuất kho từ phương pháp bình quân gia quyền sang phương pháp hệ số giá Nghĩa

là kế toán vật tư sẽ sử dụng giá hạch toán để tính giá NVL Giá hạch toán có thể lấy theo giá kế hoạch hoặc giá cuối kỳ trước chuyển qua đã được thống nhất tại sổ danh điểm NVL (Giá hạch toán không có giá trị giao dịch với bên ngoài mà chỉ sử dụng hạch toán nội bộ)

Việc nhập, xuất kho NVL hàng ngày được phản ánh theo giá hạch toán Cuối kỳ, kế toán vật tư phải tiến hành điều chỉnh giá theo giá thực tế để ghi sổ

kế toán tổng hợp Việc tính giá thực tế NVL xuất kho trong kỳ được thực hiện như sau:

- Xác định hệ số giá (H) giữa giá thực tế và giá hạch toán của NVL luân chuyển trong kỳ:

H = Giá hạch toán NVL tồn đầu kỳ + Giá hạch toán NVL nhập trong kỳ Giá thực tế NVL tồn ĐK + Giá thực tế NVL nhập trong kỳ

- Tính giá trị của NVL xuất trong kỳ:

Trị giá thực tế của

NVL xuất trong kỳ =

Trị giá hạch toán của NVL Xuất trong

- Nếu sử dụng phương pháp hệ số giá để tính trị giá thực tế của NVL thì sổ chi tiết của NVL theo biểu số 18 được lập lại như sau (biểu số 19):