Hoàn thiện kế toán NVL ở công ty CP Khóa Việt-Tiệp

Bất kỳ một doanh nghiệp nào sản xuất kinh doanh nào đều xác định cho mình mục đích cuối cùng là lợi nhuận. Để có thể tồn tại, đứng vững và lớn mạnh trong môi trường cạnh tranh của nền kinh tế đang trong thời kỳ hội nhập,bản thân mỗi doanh nghiệp phải đưa ra những chiến lược kinh doanh doanh riêng nhằm tiết kiệm chi phí, hạ giá thành. Muốn vậy doanh nghiệp phải quản lý quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của mình từ khâu đầu đến khâu cuối của quá trình sản xuất.Hạch toán kế toán từ lâu đã trở thành một công cụ đắc lực trong quản lý kinh tế tài chính đối với các doanh nghiệp sản xuất, nó gắn liền với sự hình thành và phát triển của doanh nghiệp. Trong giai đoạn cạnh tranh gay gắt như hiện nay, hạch toán kế toán ngày càng phát huy vai trò tích cực của mình. Trong đó, hạch toán nguyên vật liệu (NVL) là một trong những khâu quan trọng trong toàn bộ công tác hạch toán kế toán. Muốn quản lý và sử dụng vốn một cách có hiệu quả phải tổ chức hạch toán NVL một cách khoa học, đảm bảo yêu cầu cơ bản của công tác hạch toán kế toán chính xác, kịp thời, đầy đủ và toàn diện tình hình nhập- xuất NVL, từ đó giúp cho công tác tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm được chính xác.Công ty CP Khóa Việt-Tiệp là một doanh nghiệp sản xuất trực thuộc tổng công ty đầu tư phát triển hạ tầng đô thị, chuyên sản xuất kinh doanh các loại khóa. Là doanh nghiệp sản xuất NVL chiếm tỉ trọng lớn trong tổng vốn hoạt động sản xuất kinh doanh cũng như trong tổng chi phí sản xuất. Do vậy, khâu quản lý vật liệu càng trở nên cần thiết để vật tư từ khi mua về đến khi đưa vào sản xuất tạo sản phẩm luôn đạt yêu cầu, là một trong những yếu tố góp phần tiết kiệm chi phí, hạ giá thành. Nhận thức được tầm quan trọng của hạch toán kế toán NVL nói chung và công tác hạc toán NVL tai công ty CP Khóa Viêt-Tiệp nói riêng nên em chọn đề tài: “Hoàn thiện kế toán NVL ở công ty CP Khóa Việt-Tiệp” làm chuyên đề thực tập. Đề tài gồm 3 phần chính: Chương 1: Đặc điểm và tổ chức quản lý NVL tại công ty CP Khóa Việt-Tiệp Chương 2: Thực trạng công tác kế toán NVL tại công ty CP Khóa Việt-Tiệp Chương 3: Hoàn thiện công tác kế toán NVL tại công ty CP Khóa Việt-Tiệp. Do thời gian thực tập ngắn, trình độ có hạn và hiểu biết thực tế chưa nhiều nên chắc chắn bài báo cáo không thể tránh khỏi những hạn chế, thiếu sót. Em rất mong được sự góp ý của các thầy cô giáo, các cán bộ Phòng kế toán và của các bạn sinh viên khác để bài báo này được hoàn thiện hơn.

LỜI MỞ ĐẦU

Bất kỳ một doanh nghiệp nào sản xuất kinh doanh nào đều xác định chomình mục đích cuối cùng là lợi nhuận Để có thể tồn tại, đứng vững và lớnmạnh trong môi trường cạnh tranh của nền kinh tế đang trong thời kỳ hộinhập,bản thân mỗi doanh nghiệp phải đưa ra những chiến lược kinh doanhdoanh riêng nhằm tiết kiệm chi phí, hạ giá thành Muốn vậy doanh nghiệpphải quản lý quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của mình từ khâu đầuđến khâu cuối của quá trình sản xuất.Hạch toán kế toán từ lâu đã trở thànhmột công cụ đắc lực trong quản lý kinh tế tài chính đối với các doanh nghiệpsản xuất, nó gắn liền với sự hình thành và phát triển của doanh nghiệp Tronggiai đoạn cạnh tranh gay gắt như hiện nay, hạch toán kế toán ngày càng pháthuy vai trò tích cực của mình Trong đó, hạch toán nguyên vật liệu (NVL) làmột trong những khâu quan trọng trong toàn bộ công tác hạch toán kế toán.Muốn quản lý và sử dụng vốn một cách có hiệu quả phải tổ chức hạch toánNVL một cách khoa học, đảm bảo yêu cầu cơ bản của công tác hạch toán kếtoán chính xác, kịp thời, đầy đủ và toàn diện tình hình nhập- xuất NVL, từ đógiúp cho công tác tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm được chínhxác.Công ty CP Khóa Việt-Tiệp là một doanh nghiệp sản xuất trực thuộc tổngcông ty đầu tư phát triển hạ tầng đô thị, chuyên sản xuất kinh doanh các loạikhóa Là doanh nghiệp sản xuất NVL chiếm tỉ trọng lớn trong tổng vốn hoạtđộng sản xuất kinh doanh cũng như trong tổng chi phí sản xuất Do vậy, khâuquản lý vật liệu càng trở nên cần thiết để vật tư từ khi mua về đến khi đưa vàosản xuất tạo sản phẩm luôn đạt yêu cầu, là một trong những yếu tố góp phầntiết kiệm chi phí, hạ giá thành Nhận thức được tầm quan trọng của hạch toán

kế toán NVL nói chung và công tác hạc toán NVL tai công ty CP Khóa

Viêt-Tiệp nói riêng nên em chọn đề tài: “Hoàn thiện kế toán NVL ở công ty CP

Khóa Việt-Tiệp” làm chuyên đề thực tập Đề tài gồm 3 phần chính:

Chương 1: Đặc điểm và tổ chức quản lý NVL tại công ty CP Khóa

Việt-Tiệp Chương 2: Thực trạng công tác kế toán NVL tại công ty CP Khóa Việt-

Tiệp Chương 3: Hoàn thiện công tác kế toán NVL tại công ty

CP Khóa Việt-Tiệp.

Do thời gian thực tập ngắn, trình độ có hạn và hiểu biết thực tế chưanhiều nên chắc chắn bài báo cáo không thể tránh khỏi những hạn chế, thiếusót Em rất mong được sự góp ý của các thầy cô giáo, các cán bộ Phòng kếtoán và của các bạn sinh viên khác để bài báo này được hoàn thiện hơn

CHƯƠNG I: ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NVL TẠI

CÔNG TY CP KHÓA VIỆT- TIỆP

1.1 Đặc điểm NVL tại công ty CP Khóa Việt- Tiệp

1.1.1 Đặc điểm NVL tại công ty

Công ty cổ phần Khóa Việt- Tiệp, là 1 trong những Công ty có qui mô

và vốn đầu tư sản xuất lớn Hàng năm, Công ty sản xuất các sản phẩm là khóacác loại Một sản phẩm là sự kết hợp chặt chẽ của nhiều yếu tố, mà chi phí vềnguyên vật liệu là tương đối lớn, chiếm tỷ trọng cao trong tổng chi phí Dovậy, một sự thay đổi dù rất nhỏ về chi phí nguyên vật liệu cũng làm thay đổigiá thành sản xuất Toàn bộ nguyên vật liệu của Công ty được mua ở các đơn

vị trong nước, chủ yếu mua theo hợp đồng Ngoài ra, còn có thể mua theohình thức tự do trên thị trường

Với những đặc điểm trên, việc quản lý nguyên vật liệu là cần thiết vàphải tổ chức quản lý chặt chẽ, hạch toán chi tiết nguyên vật liệu ở các khâubảo quản, thu mua, dự trữ vật liệu

Việc giao nhận ở bộ phận thu mua cũng như ở kho được phòng vật tưgiao cho bộ phận đi mua theo dõi khi nhập, tiến hành cân đo, kiểm tra chủngloại & kiểm ngiệm vật tư (gồm đại diện phòng kỹ thuật,thủ kho ) Để thựchiện tốt kế hoạch thu mua, Công ty tổ chức bộ phận thu mua (phòng vật tư) -chịu trách nhiệm thu mua kịp thời phục vụ cho quá trình sản xuất Việc nhậpxuất vật tư được thực hiện tại kho công ty do phòng vật tư quản lý và theo dõitại các công trình do thủ kho công trình quản lý Như vậy, việc tổ chức bảoquản nguyên vật liệu sẽ tốt hơn, tránh được mất mát, hư hỏng, giảm chấtlượng nguyên vật liệu

Biểu hiện cụ thể của nguyên vật liệu gồm nguyên vật liệu chính,nguyên vật liệu phụ, nhiên liệu, phụ tùng thay thế Nguyên liệu vật liệu chỉ

tham gia vào 1 chu kỳ sản xuất kinh doanh, bị tiêu hao toàn bộ, chuyển dịchtoàn bộ giá trị một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh.

Nhìn chung NVL rất đa dạng, phong phú về chủng loại, phức tạp về kỹthuật, NVL ở các doanh nghiệp khác nhau là khác nhau Khi tham gia vào sảnxuất NVL không ngừng biến đổi cả về mặt hiện vật và giá trị

Về mặt hiện vật, NVL chỉ than gia vào chu kỳ sản xuất, bị tiêu hao toàn

bộ một phần, không giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu

Về mặt giá trị, NVL là một bộ phận của vốn kinh doanh Khi tham giavào quá trình sản xuất NVL chuyển dịch toàn bộ một lần vào chi phí sản xuấtkinh doanh trong kỳ

1.1.2 Phân loại NVL

Hiện nay có nhiều cách phân loại NVL nhưng chủ yếu là phân loại NVLtheo tác dụng của nó đối với quá trình sản xuất Việc phân loại như vậy giúpcho doanh nghiệp tổ chức các tài khoản chi tiết dễ dàng hơn trong việc quản

lý và hạch toán NVL Theo cách phân loại này thì NVL được chia ra thànhcác loại như sau:

- NVL chính: Là Những loại NVL khi tham gia vào quá trình sản xuấtthì cấu thành thực thể vật chất, thực thể chính của sản phẩm Tại công ty CPkhóa Việt-Tiệp, NVL chính công ty sử dụng tài khoản 1521 bao gồm các vậtliệu là: bạc đồng, bản lề, phôi chìa, thép lò so các loại, thanh CLM, bộ tay lắmkhóa, đồng, thép…

- NVL phụ: Là đối tượng lao động nhưng không phải là cơ sở vật chấtchủ yếu để hình thành nên sản phẩm mới Tài khoản sử dụng là tài khoản

1522 bao gồm các nhóm: nhóm bảo hộ lao động, nhóm bể mạ thí nghiệm,nhóm bàn ren, nhóm dụng cụ, nhóm chày đúc…

- Bao bì: Kế toán sử dụng tài khoản 1524 để hạch toán Bao bì của công

ty bao gồm có: Hộp và nắp các loại, thùng và túi: thùng cacton, sóng bản lề,thẻ nhận biết sản phẩm, túi khóa, túi bản lề…

- Phế liệu: Là các loại vật liệu thu được trong quá trình sản xuất haythanh lý tài sản, có thể sử dụng hay bán ra ngoài Tại công ty đó chính là phôibào, sắt vụn…

- Nhiên liệu: Bao gồm dầu hỏa, dầu tưới nước, dầu thủy lực, mỡ chịunhiệt, xăng moga sản xuất, xăng moga chạy xe

1.1.3 Phân nhóm NVL

Công ty CP khóa Việt-Tiệp là một doanh nghiệp chuyên sản xuất vàkinh doanh các loại khóa nên sản phẩm rất phong phú và đa dạng theo nhucầu thị trường và được sử dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau Vì vậy, NVLchiếm một số lượng rất lớn, chi tiết nhỏ lẻ, rất đa dạng về chủng loại kích cỡ.Hơn nữa, NVL lại được bảo quản ở các kho khác nhau để có thể dễ dàng quản

lý, nắm bắt được tình hình tồn kho NVL thì công ty đã phân nhóm NVL theotừng kho dự trữ NVL, cụ thể như sau:

- NVL chính có 3 kho được đánh số theo thứ tự là A,B,C Bạc đồng, phôichìa, bản lề ở kho A, thanh clemon, thép lò xo, bộ tay nắm khóa, đồng cây ởkho B, các loại NVL khác được đặt tại kho C

- NVL phụ có 2 kho được đánh số tiếp theo là D,E Các dụng cụ, đồ bảo

hộ lao động, phụ tùng xuất ngay cho phòng cơ điện đặt ở kho D, còn lại đượcđặt ở kho E

- Bao bì và nhiên liệu được đặt tại kho F

1.1.4 Mã hóa NVL

Vật liệu trong công ty rất nhiều và đa dạng về chủng loại, kích cỡ khácnhau nên công ty đã mã hóa NVL theo các mã khác nhau để có thể kiểm soát

được tình hình NVL trong kho và thuận tiện trong quản lý và hạch toán Cụthể như sau:

Ta có mã vật tư là XY Trong đó:

X là chữ cái viết tắt của vật tư

Y là đặc điểm riêng của vật tư đó nhưng có kích thước khác nhau Các kíchthước khác nhau được viết luôn trong mã vật tư

Ví dụ: PC4081 : Phôi chìa đồng4081

PC4082 : Phôi chìa thép 4082

TC06 : Thanh CLM loại 0,6m

VLKGIAYC : Giấy ráp cuộn

NKTK92 : Thân khóa CLM cửa đi không ổ 09992

Như vậy, khi nhìn vào mã vật tư ta có thể biết đó là vật tư gì, nhóm nàorất thuận tiện cho quản lý và hạch toán

- Giá NVL xuất kho:

Công ty sử dụng phương pháp tính giá NVL xuất kho trong kỳ theo phươngpháp “ Bình quân cả kỳ dự trữ”

1.2 Đặc điểm luân chuyển NVL của công ty CP khóa Việt-Tiệp

1.2.1 Phương thức hình thành NVL

NVL của công ty CP khóa Việt-Tiệp chủ yếu được mua từ bên ngoài

Từ định mức tiêu hao và dự trữ vật tư của phòng kỹ thuật chuyển sang, phòng

kế hoạch vật tư có nhiệm vụ lên kế hoạch sản xuất hoặc yêu cầu mua Sau đóphòng kế hoạch vật tư cử cán bộ đi mua NVL Đối với các nhà cung cấpthường xuyên thì phải nhận được giấy báo giá của ba nhà cung cấp, còn đốivới các nhà cung cấp mới phải có đơn chào hàng và được ban giám đốc kiểmduyệt Sau đó nếu nhà cung cấp nào cung cấp sản phẩm với giá ưu đãi hơn,chất lượng như nhau thì chọn nhà cung cấp đó và lập hợp đồng kinh tế

Khi NVL về đến công ty nhân viên bảo vệ phải kiểm tra xem xét và kýduyệt vào sổ vào công ty, sau đó thủ kho cùng người giao hàng, nhân viênphòng kế hoạch vật tư, nhân viên phòng kiểm tra chất lượng sản phẩm kiểmtra về số lượng, chất lượng, quy cách, đơn giá vật liệu và làm thủ tục nhậpkho Phòng kế hoạch vật tư căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký và viết phiếunhập kho, cán bộ cung ứng vật tư vào phiếu nhập kho, chuyển cho thủ khonhập NVL, ghi thẻ kho rồi chuyển lên cho kế toán vật tư ghi sổ bảo quản

1.2.2 Phương thức sử dụng NVL

Với đặc thù là một doanh nghiệp lớn, chuyên sản xuất khóa nên vật liệucủa công ty cũng chuyên dung cho mục đích sản xuất ra các loại khóa khácnhau Khi các xí nghiệp cơ khí, xí nghiệp khoan, xí nghiệp lắp ráp có nhu cầu

sử dụng vật tư để sản xuất sản phẩm thì các xí nghiệp đó sẽ lập phiếu yêu cầuxin lĩnh vật tư gửi lên phòng kế hoạch vật tư Phòng kế hoạch vật tư căn cứvào kế hoạch sản xuất, định mức tiêu hao vật tư và lượng vật tư còn dự trữtrong kho để duyệt phiếu yêu cầu xin lĩnh vật tư Nếu vật liệu xuất theo định

kỳ thì không phải cần qua kiểm duyệt của lãnh đạo công ty Còn nếu là vậtliệu có giá trị lớn thì cần phải qua ban giám đốc công ty xét duyệt xem có nênxuất vật tư hay không Sau đó phòng thiết bị vật tư sẽ lập phiếu xuất kho gửicho thủ kho để xuất vật liệu và vào thẻ kho.

1.2.3 Hệ thống kho bãi chứa NVL

Do đặc điểm khác biệt của từng loại NVL mà công ty có kế hoạch thumua một cách hợp lý để dự trữ đủ sản xuất và vừa đủ hạn chế ứ đọng vốn,giảm tiền vay ngân hàng Công tác quản lý NVL được đặt ra là phải bảo quản

sử dụng tiết kiệm đạt hiệu quả tối đa, đặc biệt là NVL chính Chính vì vậycông ty đã tổ chức hệ thống kho dự trữ NVL hợp lý gần phân xưởng sản xuất

Hệ thống kho đều được trang bị khá đầy đủ phương tiện cân,đo, đong,đếm để tạo điều kiện tiến hành chính xác các nghiệp vụ quản lý bảo quản chặtchẽ vật liệu Cụ thể như sau:

- NVL chính: 3 kho là A,B,C

- NVL phụ : 2 kho là D,E

- Bao bì và nhiên liệu: 1 kho là F

Để công tác quản lý vật liệu có hiệu quả và chặt chẽ thì việc kiểm kêNVL được thực hiện một tháng một lần nhằm xác định chính xác số lượng,chất lượng giá trị của từng loại vật liệu Việc kiểm kê được tiến hành ở tất cảcác kho, ở mỗi kho sẽ thành lập 1 ban kiểm kê bao gồm 3 người: Thủ kho, kếtoán NVL và thống kê kho

1.3 Tổ chức quản lý NVL của công ty CP Khóa Việt- Tiệp

Trong các doanh nghiệp sản xuất thì NVL là đối tượng lao động, mộttrong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất là cơ sở vật chất cấu tạo lên thựcthể của sản phẩm Trong quá trình tham gia vào một chu kỳ sản xuất để tạo rasản phẩm và khi tham gia vào quá trình sản xuất vật liệu thay đổi hoàn toànhình thái ban đầu, giá trị được chuyển toàn bộ một lần vào chi phí sản xuất

Như vậy, yêu cầu quản lý NVL xuất phát từ vai trò, đặc điểm của NVL.Trong quá trình sản xuất NVL cần được theo dõi, quản lý chặt chẽ cả về mặthiện vật và giá trị ở tất cả các khâu:

Đối với khâu thu mua: Công ty thường xuyên tiến hành thu mua NVL

để đáp ứng nhu cầu sản xuất Do đó, phòng vật tư thường xuyên theo dõi tìnhhình nhập- xuất- tồn của NVL, từ đó tiến hành thu mua NVL để có thể đápứng đầy đư nhu cầu của sản xuất cũng như việc đảm bảo NVL nhập kho đủ về

số lượng, chất lượng, quy cách, chủng loại, giá mua và chi phí thu mua

Đối với khâu sử dụng: Khi các bộ phận sản xuất có nhu cầu sử dụng

NVL thì tiến hành lập phiếu xin lĩnh vật tư gửi phòng vật tư, căn cứ vào phiếuxin lĩnh vật tư thì phòng vật tư căn cứ vào dự toán NVL cho từng bộ phận đểxuất vật tư phục vụ cho sản xuất

Đối với khâu bảo quản: Nhằm bảo quản tốt vật tư tránh hao hụt tổn thất

thì công ty đã xây dựng nhà kho và mua sắm các phương tiện cần thiết choviệc kiểm tra thương xuyên NVL để tránh tình trạng mất mát và hư hỏngNVL

Đối với khâu dự trữ: Công ty đã xây dựng kế hoạch dự trữ cho từng

loại NVL phù hợp với nhu cầu sử dụng

CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NVL TẠI CÔNG TY

CP KHÓA VIỆT- TIỆP

2.1 Chứng từ sử dụng

Theo chế độ chứng từ kế toán ban hành theo QĐ số 15/ 2006 / QĐ- BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Trưởng Bộ Tài Chính các chứng từ kế toán NVL công ty sử dụng gồm:

+ Hóa đơn GTGT

+ Phiếu thông báo giao hàng

+ Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa (Mẫu sổ 03- VT)

+ Phiếu nhập kho (Mẫu sổ 01- VT)

+ Phiếu đề nghi xuất vật tư

Trong công tác kế toán Công ty sử dụng các tài khoản sau:

Tài khoản 151- Hàng mua đang đi đường

Tài khoản 152- Nguyên vật liệu

Tài khoản này dùng để phản ánh giá tri hiện có và tình hình biến động của cácNVL trong kho của Công ty

Tài khoản 152 có các tài khoản cấp 2 để theo dõi chi tiết cho từng loại, từngnhóm NVL theo yêu cầu quản lý của công ty:

quy cách Ban kiểm nghiệm căn cứ vào kết quả thực tế ghi vào “ Biên bảnkiểm nghiệm vật tư, hàng hóa” Sau đó bộ phận cung ứng sẽ lập “ Phiếu nhậpkho” vật tư trên cơ sở hóa đơn, phiếu báo nhận hàng và biên bản kiểm nhậnrồi giao cho thủ kho Thủ kho sẽ ghi số vật liệu thực nhập vào phiếu nhập kho

và thẻ kho rồi chuyển cho phòng kế toán làm căn cứ ghi sổ Trương hợp pháthiện thừa, thiếu, sai quy cách, phẩm chất thủ kho phải báo cho bộ phận cungứng biết và cùng người giao hàng lập biên bản

Giá thực tế mua ngoài nhập kho:

+

Chi phíthu mua +

Thuế nhậpkhẩu -

Chiết khấuthương mại,giảm

Ngày 19/03/2012 công ty mua của công ty TNHH Phát Triển ThươngMại Gia Nguyễn 20400(cái) Thân CLM cửa đi không ổ 09992, đơn giá chưathuế là: 17.047 đồng/ cái và 19200 (thanh)Tay nắm CLM cửa đi không ổ

09992, đơn giá chưa thuế là 10555 đồng/cái Thuế GTGT 10%, công ty chưathanh toán

Biểu số 01:

Đơn vị: Công ty phát triển thương mại Gia Nguyễn

HÓA ĐƠN GTGT

(Liên2: Giao cho khách hàng)Ngày 19 tháng 03 năm 2012Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH pháp triển thương mại Gia Nguyễn

Địa chỉ : Đông Anh- HN

Số tài khoản : 1298056784

Điện thoại : Mã số thuế: 0102060671

Họ và tên người mua hàng: Nguyễn Thị Ánh Tuyết

Tên đơn vị : Công ty CP Khóa Việt- Tiệp

Địa chỉ : Đông Anh- HN

Số tài khoản : 102010000064365

Điện thoại : Mã số thuế: 0100100537

Hình thức thanh toán: Mua chịu Đơn vị tính: VND

Stt Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị

tính Số lượng

Đơngiá Thanh tiền

01 Thân CLM cửa đi không ổ 09992 Cái 20.400 17.704 348.309.600

Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT 34.830.960

Tổng cộng tiền thanh toán 383.140.560

Số tiền bằng chữ: Ba trăm tám mươi ba triệu một trăm bốn mươi nghìn năm

trăm sáu mươi đồng

Người mua hàng Kế toán trưởng Giám đốc

(ký,ghi rõ họ tên) (ký,ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên)

Ngày 20 tháng 03 năm 2012 công ty CP khóa Việt – Tiệp nhận đượcthông báo giao hàng của công ty TNHH phát triển thương mại Gia Nguyễn

Biểu số 02

Đơn vị: Công ty TNHH phát triển Gia Nguyễn

Địa chỉ: Đông Anh- Hà Nội

PHIẾU THÔNG BÁO GIAO HÀNG

Số:12Ngày 20 tháng 03 năm 2012Tên đơn vị nhận cung ứng: Công ty CP khóa Việt – Tiệp

Địa chỉ : Đông Anh – HN

Stt Tên vật tư Chủng loại Đơn vị tính Số lượng

01 Thân CLM cửa đi

không ổ 09992

Người lập phiếu Nhân viên kiểm tra Thủ kho

(ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên)

Do công ty có ban kiểm nhận vật tư nên trước khi nhập kho NVL, công

ty tiến hành làm thủ tục kiểm nghiệm vật tư

Biểu số 03

Đơn vị: Công ty CP khóa Việt- Tiệp Mẫu số 03- VT

Bộ phận: (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC

ngày 20/03/2006 của bộ trưởng BTC)

BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM

Vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóaNgày 20 tháng 03 năm 2012

Số: 31

- Căn cứ vào hóa đơn GTGT số 00383 ngày 19 tháng 03 năm 2012 của công

ty TNHH phát triển thương mại Gia Nguyễn

- Ban kiểm nghiệm gồm:

Ông: Trần Thanh Bình Chức vụ: kỹ sư Đại diện phòng kiểm tra CL Trưởng ban Bà: Ngô Thị Thoa Chức vụ: kế toán Đại diện phòng kế toán Ủy viênÔng: Nguyễn Văn Thịnh Chức vụ: kỹ sư Đại diện phòng kỹ thuật Ủy viên

Đã kiểm tra các loại:

Phươngthứckiểmnghiệm

Đơnvịtính

Số lượngtheochứng từ

Kết quả kiểm nghiệm

Số lượngđúng quycách

Số lượngkhông đúngquy cách

Ý kiến của ban kiểm nghiệm: Lượng hàng mua về đúng quy cách, phẩm chất,

chủng loại và đủ số lượng

(ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên)

Sau khi nhận được hóa đơn GTGT của công ty TNHH phát triểnthương mại Gia Nguyễn cùng một số giấy tờ, kế toán tiến hành lập phiếu nhập

kho Tại kho hàng ngay khi NVL về đến kho, cán bộ phòng vật tư ghi vào

phiếu nhập kho các nội dung: tên vật tư, quy cách, đơn vị tính, số lượng vật tư

mua vào vào các cột trên phiếu nhập kho cho phù hợp mãu phiếu nhập kho

Sau đó trưởng phòng vật tư xem xét hóa đơn xem có phù hợp với kế hoạch

thu mua hay không theo hạn mức do phòng kế lập Nếu phù hợp thì ký duyệt

phiếu nhập kho và chuyển xuống thủ kho để nhập kho nguyên vật liệu Thủ

kho phải xem xét cụ thể về chủng loại, số lượng, chất lượng quy cách ghi trênhợp đồng Nếu kiểm nghiệm nguyên vật liệu đúng và đảm bảo chất lượng,quy cách thì nhập kho và ghi vào “biên bản kiểm nghiệm” phần nhận xétphẩm chất là “đảm bảo chất lượng” Ngược lại, thủ kho chưa nhập khonguyên vật liệu mà chờ ý kiến của lãnh đạo Công ty để xác định nguyên nhân

và xử lý

Góc bên trái của Phiếu nhập kho phải ghi rõ tên đơn vị (hoặc đóng dấuđơn vị ) bộ phận nhập kho, Phiếu nhập kho áp dụng trong các trường hợpnhập kho vật tư, công cụ dụng cụ, sản phẩm… mua ngoài hoặc tự sản xuất,nhận vốn góp vốn hoặc phát hiện thừa khi kiểm kê Khi lập phiếu nhập khophải ghi rõ số phiếu nhập và ngày, tháng, năm lập phiếu, họ tên người giaovật tư, công cụ dụng cụ…

Cột A, B, C, D: Ghi số thứ tự, tên nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất, mã

số và đơn vị tính của vật tư, công cụ dụng cụ…

Cột 1: Ghi số lượng theo chứng từ

Cột 2: Thủ kho ghi số lượng thực nhập kho

Cột 3: Do kế toán ghi hóa đơn và tính ra số tiền từng loại vật công cụdụng cụ, hàng hóa thực nhập

Dòng cộng: Ghi tổng số tiền của từng loại vật tư hàng hóa

Sau khi thủ kho ký vào phiếu nhập và ghi theo số thực nhập thì sẽ làm 3 liên:

liên1: thủ kho giữ làm cơ sở ghi thẻ kho và sau đó kế toán xuống lấyliên2: gửi kèm hóa đơn thanh toán cho kế toán

liên3: để ở phòng vật tư

- Họ và tên người giao hàng: Nguyễn Hữu An

- Theo hóa đơn GTGT số 00383 ngày 19 tháng 03 năm 2012 của công ty

TNHH phát triển thương mại Gia Nguyễn

- Nhập kho: A Địa điểm: Đông Anh-HN

Đơn vịtính

Số lượng Đơn giá Thành tiềnTheo

chứngtừ

Thựcnhập

Người lập phiếu Người giao hàng Kế toán trưởng

(ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên)

Số lượng, chủng loại NVL trong công ty được phân chia rõ ràng đảmbảo việc quản lý NVL khá chặt chẽ Công ty có thể theo dõi chi tiết từng lôhàng, từng loại, nhóm NVL từ khi nhập đến xuất Thông thường NVL chính

các loại nhập kho và xuất dùng nhanh Do vậy công ty sử dụng giá thực tếxuất kho theo phương pháp đơn giá bình quân

Công thức tính:

Đơn giá giá thực tế tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ

bình quân của =

NVL xuất kho SL tồn đầu kỳ + SL nhập trong kỳ

Trích tài liệu tháng 03 năm 2012:

Phiếu xuất kho số 136VLC1, xuất cho xí nghiệp cơ khí 1 thân khóaCLM cửa đi không ổ 09992 : 10.200 cái để gia công, tồn đầu kỳ : thân khóaCLM cửa đi không ổ 09992: 15.240 cái, đơn giá 20.190đồng/cái Giá thực tếvật liệu xuất kho của loại vật tư trên được tính theo đơn giá bình quân:

- Đơn giá của vật liệu nhập kho là:

Thân khóa CLM cửa đi không ổ 09992 : 17.074đồng/cái

- Đơn giá bình quân của vật liệu xuất kho là:

- Giá trị vật liệu xuất kho là:

Thân khóa CLM cửa đi

- Liên 1: Lưu tại phòng kế hoạch vật tư

- Liên 2: Giao cho thủ kho

- Liên 3: Chuyển cho phòng kế toán

Căn cứ vào kế hoạch sản xuất sản phẩm các xí nghiệp viết phiếu yêu cầuxin lĩnh vật tư:

Biểu số 05

CÔNG TY CP KHÓA VIỆT-TIỆP

Đông Anh – Hà Nội

PHIẾU YÊU CẦU XIN LĨNH VẬT TƯ

Số lượng

Lý do sử dụngXin lĩnh Thực cấp

không ổ

09992

Ngày 25tháng 03 năm 2012

Người lập Bộ phận lĩnh NVL Trưởng phòng vật tư

(Ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)

Khi nhận Phiếu lĩnh vật tư, thủ kho xuất đủ số Thân khóa CLM cửa đi

không ổ 09992 theo yêu cầu Phiếu xuất kho dùng theo dõi chặt chẽ số lượng

vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá xuất kho cho các bộ phận sửdụng trong doanh nghiệp làm căn cứ để hạch toán chi phí sản xuất , tính giáthành sản phẩm, dịch vụ và kiểm tra việc sử dụng thực hiện định mức tiêuhao vật tư

Phiếu xuất kho được chia làm 3liên:

+ Liên 1: Lưu tại cuống

+ Liên 2: Thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển cho phòng

kế toán để kế toán ghi vao cột 3,4 và ghi vào sổ kế toán

+ Liên 3: Người nhận vật tư, công cụ dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá giữ

để theo dõi ở bộ phận sử dụng

Những vật tư này là những vật tư dùng thường xuyên phục vụ cho sản xuấtnên không cần qua ban giám đốc duyệt nên thiết bị vật tư duyệt và lập phiếuxuất kho Người phụ trách cung ứng NVL sẽ chuyển cho thủ kho ghi thẻ kho,xuất NVL để sản xuất

Phiếu xuất kho như sau:

Biểu số 06

Đơn vị: Công ty CP khóa Việt- Tiệp Mẫu số 02- VT

Bộ phận: (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC

ngày 20/03/2006 của bộ trưởng BTC)

PHIẾU XUẤT KHO

Ngày 25 tháng 03 năm 2012 Nợ TK 621

Số: 0131 Có TK 152

- Họ và tên người nhận hàng: Phạm Thế Anh Bộ phận: Phân xưởng 1

- Lý do xuất kho : Gia công

- Xuất tại kho : kho A Địa chỉ: Đông Anh- HN

ST Tên, nhãn hiệu, Mã Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền

- Tông số tiền (viết bằng chữ): Một trăm tám mươi bảy triệu bảy trăm

bốn mươi mốt nghìn hai trăm đồng

Thủ kho Kế toán

trưởng

Giám đốc

(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)

2.1.2 Kế toán chi tiết NVL tại công ty CP khóa Việt- Tiệp

Quy trình luân chuyển chứng từ:

Trong các doanh nghiệp sản xuất quản lý NVL do nhiều bộ phận, đơn

vị tham gia Song việc quản lý tình hình nhập – xuất – tồn NVL hàng ngàyphải được thực hiện tại kho và ở phòng kế toán thông qua chừng từ kế toán,từng danh điểm vật tư Vì thế việc hạch toán chi tiết NVL được thực hiện taikho và phòng kế toán Các chứng từ kế toán sử dụng để ghi chép, hạch toánchi tiết NVL :

Việc hạch toán chi tiết NVL tại công ty được tiến hành đồng thời tại bộ phận

kế toán và bộ phận kho Phương pháp hạch toán là “phương pháp thẻ song

song”

Nguyên tắc hạch toán: Ở kho, thủ kho ghi chép tình hình nhập –

xuất-tồn trên thẻ kho về số lượng, ở phòng kế toán sử dụng sổ kế toán để ghi chéptình hình nhập- xuất – tồn của từng thứ NVL cả về số lượng và giá cả

Trình tự kế toán chi tiết theo phương pháp thẻ song song:

Hàng ngày, căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho thủ kho tiến hànhnhập kho, xuất kho và ghi số lượng thực nhập, thực xuất vào chứng từ sau đóghi vào the kho và tính số tồn sau mỗi lần nhập, xuất Hàng ngày sau khi ghixong vào thẻ kho, thủ kho phải chuyển chứng từ nhập, xuất cho phòng kế toánkèm theo giấy giao nhận chứng từ do thư kho lập

Hàng ngày hoặc định kỳ khi nhận được chứng từ nhập, xuất vật tư, kếtoán phải kiểm tra chứng từ, hoàn chỉnh chứng từ, ghi đơn giá, tình thành tiền,phân loại chứng từ và ghi vào sổ kế toán chi tiết

Định kỳ hoặc cuối tháng, kế toán chi tiết vật tư, thủ kho đối chiếu sốliệu giữa thẻ kho và sổ kế toán chi tiết.căn cứ vào số liệu từ sổ (thẻ) kế toánchi tiết lập bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn sau đó tổng hợp theo từng nhóm,loại NVL

Ưu điểm: Ghi chép dơn giản, dễ hiểu, dễ kiểm tra đối chiếu số liệu vàphản ánh những ghi chép sai sót

Nhược điểm: Việc ghi chép còn trùng lặp giữa kho và phòng kế toánlàm giảm hiệu suất của công tác kế toán

Sơ đồ hạch toán chi tiết theo phương pháp thẻ song song

Sơ đồ 01: Trình tự ghi sổ chi tiết NVL

Thủ kho sử dụng thẻ kho theo mẫu số S12-DN để ghi chép tình hình nhậpxuất tồn hàng ngày, với mỗi loại nguyên vật liệu thì có thẻ kho riêng, trong từng nhóm vật liệu lại có những vật liệu chi tiết và tất cả những vật liệu chi tiết đó đềuđược ghi ở từng thẻ kho, sau đó mới được tập hợp thành một nhóm

Cách ghi thẻ kho: kho có chứng từ nhập- xuất nguyên vật liệu, thủ khokiểm tra tính hợp lệ của chứng từ xem có đủ chữ ký của những người có liên

Bảng tổng hợpnhập-xuất-tồn NVL

Kế toán tổng hợp

quan chưa … sau khi những chứng từ này được coi là hợp lệ chúng sẽ đượcthủ kho tập hợp vào thẻ kho Thẻ kho ghi tình hình nhập - xuất nguyên vậtliệu theo trình tự thời gian, sau mỗi nghiệp vụ thủ kho tính số tồn ngay trênthẻ kho Thủ kho phải thường xuyên kiểm tra số lượng thực tế ở trong kho để

dễ dàng phát hiện ra những sai sót Sau khi sử dụng xong chứng từ thủ khosắp xếp chứng từ theo thứ tự thời gian chứng từ nhập riêng, chứng từ xuấtriêng và chuyển chứng từ cho phòng kế toán Khi giao nhận chứng từ kế toán

và thủ kho cùng kí vào biên bản giao nhận chứng từ

Thẻ kho là sổ tờ rời, mỗi thẻ kho dùng cho một thứ vật liệu cùng nhãnhiệu, quy cách ở kho Phòng kế toán lập thẻ kho và ghi các chỉ tiêu sau đógiao cho thủ kho để ghi chép hàng ngày Hàng ngày, thủ kho căn cứ vào phiếunhập kho, phiếu xuất kho ghi vào cột tương ứng trong thẻ kho Mỗi chứng từghi một dòng, cuối ngày tính số tồn kho

Biểu số 07

Đơn vị: Công ty CP khóa Việt- Tiệp Mẫu số S12 - DN

Địa chỉ: Đông Anh- HN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC

ngày 20/03/2006 của bộ trưởng BTC)

Diễn giải Ngày

nhập,xuất

xácnhậncủa kếtoán

(ký, họ tên) (ký, họ tên) ( ký, họ tên,đóng dấu)

Kế toán chi tiết NVL căn cứ vào PXK, PNK để vào sổ chi tiết NVL.Mỗi loại NVL kế toán ghi riêng vào từng tờ theo biểu mẫu sổ chi tiết NVL

Sổ này được mở theo từng tài khoản, theo từng kho và theo từng thứ NVL

Cột A, B: Ghi số hiệu, ngày tháng của chứng từ nhập, xuất kho vật liệu,dụng cụ, thành phẩm…

Cột C: Ghi diễn giải nội dung của từng chứng từ

Cột D: ghi số hiệu tài khoản đối ứng

Cột 1: Ghi đơn giá của từng loại vật liệu, công cu., sản phẩm, hàng hóanhập, xuất kho

Cột 2: Ghi số lượng vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa

Cột 3: Căn cứ vào hóa đơn, phiếu nhập kho ghi giá trị vật liệu, công cụ

… nhập kho

Cột 4: Ghi số lượng, dụng cụ, sản phẩm xuất kho

Cột 5: Ghi giá trị vật liệu, dụng cụ, sản phẩm xuất kho.

Cốt 6: Ghi số lượng vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa tồn khoCốt 7: Ghi giá trị vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa tồn kho