CHƯƠNG 1:ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH BAO BÌ VÀ THƯƠNG MẠI ANH ĐỨC
2.1. Kế toán chi tiết NVL tại Công ty TNHH Bao bì và Thương mại Anh Đức
2.1.2. Quy trình ghi sổ chi tiết
Công ty TNHH Bao bì và Thương mại Anh Đức có ít danh điểm vật tư, mật độ nhập xuất vật tư tương đối nhiều nên cần phải giám sát thường xuyên, hệ thống kho tàng tập trung. Vì vậy, trong công tác ghi sổ chi tiết hàng tồn kho, Công ty sử dụng phương pháp thẻ song song để giúp cho việc ghi sổ (thẻ) kế toán được đơn giản, rõ ràng, dễ kiểm tra, đối chiếu số liệu của từng loại vật tư. Ta có sơ đồ ghi sổ chi tiết như sau:
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra
Sơ đồ 2.1. Quy trình ghi sổ chi tiết
Việc ghi sổ chi tiết hàng tồn kho sẽ được tiến hành cả ở kho và ở phòng kế toán. Cụ thể:
_Ở kho: Hàng ngày, thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng loại danh điểm vật tư, ở từng kho theo chỉ tiêu SL. Khi có nghiệp vụ nhập, xuất vật tư thực tế phát sinh, thủ kho thực hiện việc thu phát vật tư và ghi SL thực nhập, hoặc thực xuất vào Bảng tổng hợp nhập xuất vật tư. Căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất thủ kho ghi SL nhập, xuất vật tư vào thẻ kho của vật tư đó. Mỗi chứng từ được ghi một dòng trên thẻ kho, cuối ngày thủ kho tính ra SL hàng tồn kho để ghi vào cột “tồn” của thẻ kho. Các chứng từ nhập xuất sẽ được giao lại cho kế toán sau khi thủ kho đã sử dụng để ghi thẻ kho.
Thẻ kho sẽ được kế toán lập, rồi ghi vào sổ đăng kí thẻ kho trước khi giao cho thủ kho ghi chép.
Thẻ kho
Sổ kế toán chi tiết
Bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn
Chứng từ nhập Chứng từ xuất
Thủ kho căn cứ vào Phiếu nhập kho số 120, Phiếu xuất kho số 108 và các Phiếu nhập, xuất khác liên quan đến Giấy C250 để ghi vào thẻ kho của vật tư giấy C250.
Biểu 2.18: THẺ KHO (Giấy C250) Công ty TNHH Bao bì và Thương
mại Anh Đức
Địa chỉ : Q.Hoàng Mai, TP Hà Nội.
Mẫu số S09 - DNN
(Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ - BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC) THẺ KHO (SỔ KHO)
Ngày lập thẻ: 01/12/2013 Tờ số: 10
- Tên vật tư: Giấy Couche định lượng 250g/m2
-Mã vật tư: GIAY-C250 Đơn vị tính: Kg
ST
T Ngày tháng
SH
chứng từ Diễn giải
Ngày nhập/
xuất
SL Ký
xác nhận của kế
Nhập Xuất Nhập Xuất Tồn toán
A B C D E F 1 2 3 G
Tồn đầu kì 5.000
1 01/12 105 Mua và nhập
kho 01/12 2.000
2 03/12 82 Xuất cho PX2 03/12 5.000
3 08/12 120 Mua và nhập
kho 08/12 10.000
4 09/12 100 Xuất cho PX1 09/12 10.000
5 15/12 130 Mua và nhập
kho 15/12 5.000
6 17/12 108 Xuất cho PX2 17/12 3.000
7 25/12 160 Mua và nhập
kho 25/12 8.000
……… ….. …..
Cộng phát sinh 25.000 26.000
Tồn cuối kì X x x 4.000 x
Ngày ... tháng ... năm ...
Thủ kho
(Ký, họ tên) Kế toán trưởng
(Ký, họ tên) Giám đốc
(Ký, họ tên, đóng dấu)
Thủ kho căn cứ vào Phiếu nhập kho số 130, Phiếu xuất kho số 115 và các Phiếu nhập, xuất khác liên quan đến Mực in Geopro đen để ghi vào thẻ kho của vật tư Mực in Geopro đen.
Biểu 2.19. THẺ KHO (Mực in Geopro đen) Công ty TNHH Bao bì và Thương
mại Anh Đức
Địa chỉ : Q.Hoàng Mai, TP Hà Nội.
Mẫu số S09 - DNN
(Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ - BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC) THẺ KHO (SỔ KHO)
Ngày lập thẻ: 01/12/2013 Tờ số: 01
- Tên vật tư: Mực in Geopro đen (Hàn quốc)
-Mã vật tư: MUC-01D Đơn vị tính: Kg
ST
T Ngày tháng
SH
chứng từ Diễn giải
Ngày nhập/
xuất
SL Ký
xác nhận của kế
Nhập Xuất Nhập Xuất Tồn toán
A B C D E F 1 2 3 G
Tồn đầu kì 0
1 06/12 117 Mua và nhập
kho 06/12 5.500
2 10/12 120 Mua và nhập
kho 10/12 2.000
3 15/12 130 Mua và nhập
kho 15/12 1.000
4 20/12 115 Xuất cho PX1 20/12 3.000
……… ….. …..
Cộng phát sinh 11.500 10.000
Tồn cuối kì x x x 1.500 x
- Sổ này có ....trang, đánh từ trang 01 đến trang...
- Ngày mở sổ: ...
Ngày ... tháng ... năm ...
Thủ kho
(Ký, họ tên) Kế toán trưởng
(Ký, họ tên) Giám đốc
(Ký, họ tên, đóng dấu)
Thủ kho căn cứ vào các Phiếu nhập, xuất kho vật tư liên quan đến Mực in Geopro đỏ để ghi vào Thẻ kho của vật tư Mực in Geopro đỏ.
Biểu 2.20. THẺ KHO (Mực in Geopro đỏ) Công ty TNHH Bao bì và Thương
mại Anh Đức
Địa chỉ : Q.Hoàng Mai, TP Hà Nội.
Mẫu số S09 - DNN
(Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ - BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC) THẺ KHO (SỔ KHO)
Ngày lập thẻ: 01/12/2013 Tờ số: 06
- Tên vật tư: Mực in Geopro đỏ (Hàn quốc)
-Mã vật tư: MUC-01Đ Đơn vị tính: Kg
ST
T Ngày tháng
SH
chứng từ Diễn giải Ngày nhập/
xuất
SL
Ký xác nhận của kế
Nhập Xuất Nhập Xuất Tồn toán
A B C D E F 1 2 3 G
Tồn đầu kì 500
1 03/12 108 Mua và nhập
kho 03/12 9.000
2 15/12 130 Mua và nhập
kho 15/12 1.200
3 20/12 115 Xuất cho PX2 20/12 5.000
……… ….. …..
Cộng phát sinh 10.200 9.700
Tồn cuối kì X x x 1.000 x
- Sổ này có ....trang, đánh từ trang 01 đến trang...
- Ngày mở sổ: ...
Ngày ... tháng ... năm ...
Thủ kho
(Ký, họ tên) Kế toán trưởng
(Ký, họ tên) Giám đốc
(Ký, họ tên, đóng dấu)
_Ở phòng kế toán:
o Định kỳ từ 5-7 ngày, kế toán vật tư xuống kho kiểm tra việc ghi chép của thủ kho, ký xác nhận vào thẻ kho và nhận chứng từ nhập, xuất vật tư về phòng kế toán.
o Sau khi đã lấy chứng từ nhập, xuất vật tư, kế toán vật tư thực hiện kiểm tra chứng từ và hoàn chỉnh chúng. Sau đó, căn cứ vào chứng từ nhập, xuất vật tư để ghi vào sổ kế toán chi tiết vật tư. Sổ chi tiết được mở cho từng danh điểm vật tư. Tương tự như thẻ kho, hàng ngày, sổ chi tiết dùng để ghi chép tình hình nhập, xuất vật tư theo chỉ tiêu SL và TT. Ở bất kì thời điểm nào trong tháng, kế toán có thể đối chiếu sổ chi tiết vật tư với thẻ kho vật tư tương ứng nhằm đảm bảo tính chính xác trong quá trình lập. Trên sổ chi tiết vật tư phải ghi rõ tên vật tư, kho lưu trữ, đơn vị tính. Sổ kế toán chi tiết được ghi như sau:
Góc bên trái của Sổ chi tiết phải ghi rõ tên của Công ty (Hoặc có đóng dấu của Công ty).
Kế toán căn cứ vào chứng từ nhập xuất để ghi vào cột chứng từ SH, NT.
Cột diễn giải: Ghi số dư đầu kỳ (là số cuối kỳ trước chuyển sang), ghi vắn tắt các nghiệp vụ nhập,xuất vật tư. Ví dụ: Xuất giấy Couche 100 cho phân xưởng 1. Cuối kỳ, ghi cộng phát sinh và số dư cuối tháng.
Cột TK đối ứng: Kế toán căn cứ vào việc định khoản các nghiệp vụ nhập, xuất vật tư để ghi TK đối ứng vào TK 152 vào cột này.
Trong phần nhập, xuất, tồn: Ở các cột SL, ĐG, TT, kế toán ghi theo SL thực nhập, hoặc thực xuất của loại vật tư đó.
Dòng cộng: Cuối tháng, kế toán cộng phát sinh các cột SL, TT của cột nhập, xuất và tính tồn cuối tháng của vật tư.
Cuối kỳ, sổ chi tiết phải có đầy đủ chữ ký của người ghi sổ, kế toán trưởng và giám đốc ký duyệt, đóng dấu thì mới được coi là hợp lý, hợp lệ.
o Cuối tháng, kế toán căn cứ vào số liệu dòng cộng ở sổ chi tiết vật tư để ghi
được coi như một báo cáo vật tư cuối tháng. Cách ghi các chỉ tiêu trong Bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn:
Góc bên trái của Bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn NVL phải ghi rõ tên Công ty (hoặc đóng dấu của Công ty).
Cột Mã vật tư: Ghi theo mã của từng loại vật tư đã được mã hóa của Công ty
Cột tên vật tư: Ghi tên đầy đủ của vật tư.
Cột đơn vị tính: Ghi theo đơn vị tính của từng loại vật tư.
Mục tồn đầu kỳ: Trong mục này, cột SL và TT lấy ở phần tồn cuối kỳ trong Báo cáo tổng hợp nhập-xuất-tồn kỳ trước.
Các mục nhập, xuất: Căn cứ vào các sổ chi tiết vật tư để ghi SL, ĐG, TT.
Mục tồn cuối kì: Căn cứ vào sổ chi tiết của từng loại vật tư để ghi SL và TT vào mục này.
Bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn NVL phải có đầy đủ chữ ký của người lập biểu, kế toán trưởng và giám đốc ký duyệt, đóng dấu mới được công nhận về mặt pháp lý.
Sổ chi tiết NVL của vật tư Giấy Couche định lượng 250g/m2: Kế toán căn cứ vào các Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho liên quan đến vật tư giấy C250 đã lấy từ thủ kho để ghi vào sổ chi tiết vật tư của giấy C250.
Ta có bảng trích Sổ chi tiết vật tư của giấy C250 như sau:
Biểu 2.21. SỔ CHI TIẾT NGUYÊN VẬT LIỆU (Giấy C250) Công ty TNHH Bao bì và Thương mại Anh Đức
Địa chỉ: Q.Hoàng Mai, TP Hà Nội Mẫu số: S07-DNN
(Ban hành theo QĐ số: 48/2006/QĐ- BTC Ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC) SỔ CHI TIẾT VẬT TƯ
Năm: 2013
Tài khoản: 152 Tên kho: Kho 01 (Kho nguyên liệu chính)
Tên vật tư: Giấy Couche định lượng 250g/m2 (GIAY-C250) Đơn vị tính: Kg
Chứng từ
Diễn giải TK
đối ứng
Nhập Xuất Tồn
SH NT SL TT SL ĐG TT SL TT
Số dư đầu kỳ 5.000 115.000.000
120 08/12 Mua và nhập kho 331 10.000 227.400.000
108 17/12 Xuất cho PX 154.1 3.000 22.757 68.271.000
135 25/12 Mua và nhập kho 331 8.000 176.800.000
……….. ….. ….. ….. ….. …..
Cộng phát sinh 25.000 567.700.000 26.000 22.757 591.682.000
Số dư cuối kỳ 4.000 91.028.000
Ngày 31 tháng 12 năm 2013
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)
Kế toán căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất lấy từ thủ kho liên quan đến Mực in Geopro đen để ghi vào Sổ chi tiết vật tư Mực in Geopro đen.
Biểu 2.22. SỔ CHI TIẾT NGUYÊN VẬT LIỆU (Mực in Geopro đen) Công ty TNHH Bao bì và Thương mại Anh Đức
Địa chỉ: Q.Hoàng Mai, TP Hà Nội
Mẫu số: S07-DNN
(Ban hành theo QĐ số: 48/2006/QĐ- BTC Ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC) SỔ CHI TIẾT VẬT TƯ
Năm: 2013
Tài khoản: 152 Tên kho: Kho 01 (Kho nguyên liệu chính)
Tên vật tư: Mực in Geopro đen (Hàn quốc) (MUC-01D) Đơn vị tính: Kg
Chứng từ
Diễn giải TK đối ứng
Nhập Xuất Tồn
SH NT SL TT SL ĐG TT SL TT
Số dư đầu kỳ 5.000 100.000.000
130 15/12 Mua và nhập kho 331 1.000 24.000.000
115 20/12 Xuất cho PX 154.1 3.000 24.024 72.072.000
138 25/12 Mua và nhập kho 331 3.000 71.280.000
……….. ….. ….. ….. ….. …..
Cộng phát sinh 11.500 276.280.000 10.000 24.024 240.240.000
Số dư cuối kỳ 1.500 36.036.000
Ngày 31 tháng 12 năm 2013
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)
Kế toán căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất (phiếu nhập kho, phiếu xuất kho) lấy từ thủ kho liên quan đến Mực in Geopro đỏ để ghi vào Sổ chi tiết vật tư Mực in Geopro đỏ.
Biểu 2.23. SỔ CHI TIẾT NGUYÊN VẬT LIỆU (Mực in Geopro đỏ) Công ty TNHH Bao bì và Thương mại Anh Đức
Địa chỉ: Q.Hoàng Mai, TP Hà Nội
Mẫu số: S07-DNN
(Ban hành theo QĐ số: 48/2006/QĐ- BTC Ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC) SỔ CHI TIẾT VẬT TƯ
Năm: 2013
Tài khoản: 152 Tên kho: Kho 01 (Kho nguyên liệu chính)
Tên vật tư: Mực in Geopro đỏ (Hàn quốc) (MUC-01Đ) Đơn vị tính: Kg
Chứng từ
Diễn giải TK đối ứng
Nhập Xuất Tồn
SH NT SL TT SL ĐG TT SL TT
Số dư đầu kỳ 500 12.500.000
108 03/12 Mua và nhập kho 331 9.000 218.500.000 130 15/12 Mua và nhập kho 154.1 1.200 30.000.000
115 20/12 Xuất cho PX 331 5.000 24.393 121.965.000
……….. ….. ….. ….. ….. …..
Cộng phát sinh 10.200 248.500.000 9.700 24.393 236.612.100
Số dư cuối kỳ 1.000 24.393.000
Ngày 31 tháng 12 năm 2013
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)
Cuối tháng, kế toán căn cứ vào Sổ chi tiết vật tư của từng loại NVL để phản ánh tình hình tồn đầu kỳ, nhập, xuất trong kỳ và tồn cuối kỳ vào Bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn NVL
Biểu 2.24. BẢNG TỔNG HỢP NHẬP-XUẤT-TỒN Công ty TNHH Bao bì và Thương mại Anh Đức
Địa chỉ: Q.Hoàng Mai, TP Hà Nội
BẢNG TỔNG HỢP NHẬP-XUẤT-TỒN NGUYÊN VẬT LIỆU
THÁNG 12/2013 ĐVT: 1.000 đồng
Mã vật tư Tên vật tư Đơn
vị tính
Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ
SL TT SL TT SL ĐG TT SL TT
A B C 1 2 3 4 5 6 7 8 9
GIAY-BB Giấy bãi bằng Kg 250 5.500 10.000 220.000 8.000 22,325 178.600 2.250 50.231,25
GIÁY-CAN Giấy can Kg 0 0 7.800 148.200 7.000 18,785 131.495 800 15.028
GIAY-C100 Giấy Couche định lượng 100g/m2 Kg 5.000 100.000 13.000 259.900 10.000 19,994 199.940 8.000 159.952 GIAY-C250 Giấy Couche định lượng 250g/m2 Kg 5.000 115.000 25.000 567.700 26.000 22,757 591.682 4.000 91.028 GIAY-D250 Giấy Duplex định lượng 250g/m2 Kg 0 0 20.000 473.900 18.500 23,966 443.371 1.500 35.949
GM-VANG Giấy màu vàng Kg 200 2.000 3.000 29.488 3.200 9,867 31.574,4 0 0
M-OPP Màng OPP Kg 3.000 65.000 6.000 131.428 8.000 21,713 173.704 1.000 21.713
M-PE Màng PE Kg 2.500 46.250 15.000 283.963 14.500 18,725 271.512,5 3.000 56.175
MUC-01D Mực in Geopro đen (Hàn quốc) Kg 0 0 11.500 276.280 10.000 24,024 240.240 1.500 36.036 MUC-01Đ Mực in Geopro đỏ (Hàn quốc) Kg 500 12.500 10.200 248.500 9.700 24,393 236.612,1 1.000 24.393 MUC-01ED Mực in Elpis Hàn Quốc đen Kg 1.000 26.000 12.000 307.200 11.500 25,882 297.643 1.500 38.823
…………. ….. …. …. …. …. …. …. …. ….
Cộng 40.780 584.988 168.000 3.395.000 152.000 x 3.021.000 56.780 958.988
Ngày 31 tháng 12 năm 2013
Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)