II. Hệ thống dịch vụ khách hàng doanh nghiệp
4.3. PHÂN TÍCH, THẨM ĐỊNH VÀ KIỂM SOÁT CHO VAY
4.3.1. Quy trình cho vay
Ngân hàng luôn tìm cách khai thác tối đa thông tin về khách hàng nhằm làm rõ năng lực sử dụng vốn vay và khả năng hoàn trả vốn vay để làm cơ sở cho những quyết định cho vay. Việc ngân hàng nắm thông tin không đầy đủ về khách hàng là nguyên nhân dẫn tới những rủi ro tín dụng. Nhằm ngăn chặn và giải quyết vấn đề này, các ngân hàng thường xây dựng một quy chế cho vay chung mô tả chi tiết toàn bộ quá trình bao gồm các bước, các nguyên tắc thực hiện quy định của ngân hàng trong việc cho vay - gọi là quy trình cho vay.
Quy trình cho vay bao gồm nhiều giai đoạn mang tính chất liên hoàn, có quan hệ chặt chẽ và gắn bó với nhau, được thực hiện theo một trình tự nhất định kể từ khi tiếp nhận nhu cầu vay vốn của khách hàng cho đến khi ngân hàng ra quyết định cho vay, giải ngân và thanh lý hợp đồng tín dụng.
Thiết lập và không ngừng hoàn thiện quy trình cho vay có ý nghĩa rất quan trọng đối với hoạt động cho vay của ngân hàng. Trước hết, quy trình cho vay là căn cứ để phân định trách nhiệm, quyền hạn và mối quan hệ ràng buộc của từng bộ phận liên quan trong hoạt động cho vay. Quy trình cho vay là cơ sở cho việc thiết lập hồ sơ và thủ tục vay vốn về mặt hành chính. Đồng thời với một quy trình cho vay hợp lý sẽ góp phần nâng cao chất lượng và giảm thiểu rủi ro cho đồng vốn vay, tạo cơ sở đối với việc kiểm soát quá trình cho vay. Trên cơ sở đó sẽ xác định khâu yếu kém cần điều chỉnh trong quá trình thực hiện và đề xuất các biện pháp hoàn thiện nhằm nâng cao khả năng cạnh tranh trong hoạt động cho vay.
Hầu hết các NHTM đều thiết kế cho mình quy trình cho vay cụ thể, bao gồm nhiều bước đi khác nhau với nội dung cụ thể của từng bước đi như sau:
4.3.1.1. Hướng dẫn khách hàng lập hồ sơ xin vay
Về mặt kinh tế, trong giai đoạn này quan hệ tín dụng chưa hình thành, nhưng đây lại là giai đoạn quan trọng vì để phân tích, đánh giá chính xác khách hàng vay vốn ngân hàng phải dựa vào nguồn thông tin mà khách hàng cung cấp trong giai đoạn này. Lập hồ sơ xin vay được
thực hiện ngay sau khi cán bộ tín dụng tiếp xúc với khách hàng có nhu cầu vay vốn. Tùy theo quan hệ giữa khách hàng và ngân hàng, loại cho vay yêu cầu và quy mô vốn vay, cán bộ tín dụng hướng dẫn khách hàng lập hồ sơ với những thông tin yêu cầu khác nhau. Nhìn chung, một bộ hồ sơ đề nghị cấp tín dụng cần thu thập từ khách hàng những thông tin sau:
- Thông tin về năng lực pháp lý và năng lực hành vi dân sự của khách hàng;
- Thông tin về khả năng sử dụng và hoàn trả vốn của khách hàng;
- Thông tin về bảo đảm tín dụng.
Để thu thập được những thông tin căn bản như trên, ngân hàng yêu cầu khách hàng phải lập và nộp cho ngân hàng các loại giấy tờ sau:
- Giấy đề nghị vay vốn;
- Giấy tờ chứng minh tư cách pháp nhân của khách hàng: giấy phép thành lập, quyết định bổ nhiệm giám đốc, điều lệ hoạt động;
- Phương án SXKD hoặc dự án đầu tư và kế hoạch trả nợ;
- Báo cáo tài chính của thời kỳ gần nhất;
- Các giấy tờ liên quan đến tài sản thế chấp, cầm cố hoặc bảo lãnh nợ vay;
- Các giấy tờ liên quan khác nếu cần thiết.
4.3.1.2. Tiếp nhận, phân tích và thẩm định hồ sơ
Phân tích và thẩm định cho vay là phân tích tình hình thực tế và tiềm năng tài chính của khách hàng, thẩm định tính khả thi của dự án và các phương án sử dụng vốn vay, khả năng hoàn trả, thu hồi vốn vay, tính hợp pháp của tài sản thế chấp cầm cố. Qua việc phân tích và thẩm định, ngân hàng sẽ phát hiện ra những nguy cơ tiềm ẩn các rủi ro, khả năng kiểm soát những rủi ro đó và dự kiến các biện pháp phòng ngừa, hạn chế thiệt hại có thể xảy ra. Thông qua việc xem xét tính chân thực của hồ sơ vay vốn mà khách hàng cung cấp, giúp ngân hàng nhận định về thái độ trả nợ của khách hàng làm cơ sở quyết định cho vay.
Thông thường có hai cách tổ chức phân tích và thẩm định hồ sơ:
Thứ nhất, giao cho một hay một nhóm người thực hiện toàn bộ quá trình phân tích tín dụng. Cách này chỉ phù hợp với những món vay nhỏ, yêu cầu về chất lượng và tính phức tạp của quá trình phân tích không cao.
Thứ hai, quá trình phân tích tín dụng được chuyên môn hóa theo đó sẽ có những bộ phận chuyên môn cụ thể thực hiện các khâu trong quá trình phân tích tín dụng.
- Bộ phận phân tích đảm bảo tín dụng: đánh giá các tiêu chuẩn tài sản đảm bảo về các mặt pháp lý, giá trị, thị trường, quyền sở hữu hợp pháp,…
- Bộ phận phỏng vấn: đánh giá các yếu tố định tính để đưa ra kết luận về thái độ trả nợ của khách hàng. Bộ phận này thực hiện chức năng liên hệ và tiếp xúc khách hàng trong suốt thời gian tồn tại của quan hệ tín dụng.
- Bộ phận dự báo: thực hiện dự báo các nhân tố có ảnh hưởng đến cho vay như lãi suất, tỷ giá, tỷ lệ lạm phát…
- Bộ phận rủi ro: thực hiện đánh giá rủi ro của món vay bằng các phương pháp chuyên môn như chấm điểm, ước lượng…
- Bộ phận tín dụng: thực hiện đánh giá tài chính và làm tờ trình đề xuất vay sau khi đã tham khảo ý kiến phân tích của các bộ phận chuyên môn khác gửi về bằng văn bản.
4.3.1.3. Quyết định và ký hợp đồng tín dụng
Để đi đến quyết định có cho vay hay không, ngân hàng cần phải căn cứ vào kết quả của quá trình phân tích và thẩm định ở khâu trước, tuy nhiên để hạn chế sai lầm trong khâu quyết định, có 2 vấn đề cần phải chú trọng, đó là:
- Ngoài nguồn thông tin được thu thập và xử lý từ hồ sơ tín dụng do giai đoạn trước chuyển sang, ngân hàng cần dựa vào nguồn thông tin thu thập được từ nhiều nguồn khác như từ các công ty nghiên cứu thị trường;
chính sách tín dụng của ngân hàng; các quy định về hoạt động tín dụng của NHNN; nguồn vốn cho vay của ngân hàng; kết quả thẩm định việc thực hiện bảo đảm nợ vay; “chữ tín” của người vay trong quan hệ với ngân sách và các tổ chức tín dụng khác …
- Nên trao quyền quyết định cho vay cho một hội đồng tín dụng hoặc những người có năng lực phân tích và phán quyết tùy theo quy mô vốn vay. Đối với các hồ sơ vay vốn có quy mô lớn nên giao cho Hội đồng tín dụng, còn những hồ sơ vay vốn có quy mô nhỏ thường được giao cho cá nhân phụ trách nhằm nâng cao tinh thần và ý thức trách nhiệm của các cá nhân và tổ chức được giao.
Sau khi ra quyết định tín dụng, nếu chấp thuận cho vay, cán bộ tín dụng sẽ hướng dẫn khách hàng ký kết hợp đồng tín dụng và làm tiếp các bước tiếp theo. Nếu từ chối cho vay, ngân hàng sẽ có văn bản trả lời và giải thích rõ lý do cho khách hàng.
Kể từ thời điểm ký hợp đồng tín dụng, ngân hàng thành lập bộ hồ sơ tín dụng bao gồm các giấy tờ hình thành từ hai giai đoạn trước cùng với bản hợp đồng mới được kí kết. Hồ sơ cho vay là cơ sở pháp lý quan trọng chứng minh sự hình thành, tồn tại và kết thúc quan hệ tín dụng với khách hàng.
4.3.1.4. Giải ngân
Giải ngân là khâu tiếp theo sau khi hợp đồng tín dụng đã được kí kết. Đó chính là hình thức cấp phát tiền vay cho khách hàng trên cơ sở mức hay hạn mức tín dụng đã cam kết trong hợp đồng. Tùy vào hình thức và quy mô của món vay cụ thể mà ngân hàng sẽ áp dụng những phương thức giải ngân phù hợp nhưng nhìn chung ngân hàng thường tiến hành giải ngân theo hai cách đó là:
- Giải ngân một lần: tiền vay được phát cho khách hàng một lần vào đầu kỳ hạn vay tiền. Phương thức này thường được áp dụng cho những món vay nhỏ, thời hạn vay ngắn.
- Giải ngân nhiều lần: tiền vay được phát cho khách hàng thành nhiều đợt. Phương thức này được áp dụng cho những món vay có giá trị lớn, thời hạn vay dài hoặc việc sử dụng vốn vay của khách hàng phục vụ cho sản xuất kinh doanh có tính phức tạp.
Thông qua giải ngân, ngân hàng kiểm soát được tính mục đích của việc sử dụng vốn vay, đồng thời phát hiện và chấn chỉnh kịp thời nếu có sai sót ở các khâu trước. Tuy nhiên, quá trình giải ngân phải đảm bảo
đúng tiến độ trong hợp đồng tín dụng đã kí kết nhằm giúp cho người vay đảm bảo tiến độ của hoạt động kinh doanh.
4.3.1.5. Kiểm tra giám sát tiền vay
Để đạt được mục tiêu phòng trách những rủi ro cho đồng vốn vay, đảm bảo thu hồi được đủ nợ vay, công tác giám sát cho vay luôn được các ngân hàng quan tâm và đặt lên hàng đầu. Nội dung của giám sát chủ yếu là theo dõi việc tuân thủ các điều khoản trong hợp đồng của khách hàng. Ngân hàng có thể thực hiện giám sát bằng nhiều hình thức khác nhau, như:
- Giám sát hoạt động tài khoản của khách hàng tại ngân hàng;
- Phân tích các báo cáo tài chính của khách hàng theo định kỳ;
- Giám sát khách hàng thông qua việc trả lãi định kỳ;
- Kiểm tra và kiểm soát địa điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của khách hàng;
- Giám sát hoạt động của khách hàng thông qua mối quan hệ với khách hàng khác;
- Giám sát khách hàng thông qua những thông tin thu thập khác.
Thông qua công tác giám sát, ngân hàng sẽ phát hiện ra những hành vi vi phạm hợp đồng tín dụng đã kí kết của người vay và có biện pháp xử lý phù hợp.
4.3.1.6. Thu nợ gốc và lãi, xử lý những phát sinh
Đến kì hạn trả nợ, ngân hàng sẽ tiến hành thu nợ trên cơ sở các điều khoản đã cam kết trong hợp đồng tín dụng. Việc trả nợ cũng có thể thực hiện theo nhiều cách như trả một lần vào cuối kì hạn vay, trả dần trong suốt thời hạn vay…
Khi người vay thực hiện đầy đủ nghĩa vụ nợ với ngân hàng thì ngân hàng sẽ tiến hành làm thủ tục hoàn trả lại tài sản bảo đảm tiền vay cho khách hàng.
Trường hợp đến hạn trả nợ mà khách hàng không đủ hoặc không trả nợ đúng hạn, ngân hàng có thể xem xét cho gia hạn nợ (đối với những
trường hợp không trả nợ đúng hạn do nguyên nhân khách quan) hoặc chuyển sang nợ quá hạn, ngân hàng sẽ tiếp tục đánh giá khả năng và mức độ thu hồi. Tùy vào từng trường hợp cụ thể mà ngân hàng sẽ áp dụng những biện pháp xử lý thích hợp nhằm đảm bảo thu hồi nợ đúng hạn.
4.3.1.7. Thanh lý hợp đồng tín dụng
Nếu hết thời hạn của hợp đồng cho vay và khách hàng đã hoàn tất các nghĩa vụ trả nợ cả gốc và lãi thì ngân hàng và khách hàng làm thủ tục thanh lý hợp đồng tín dụng, giải chấp tài sản nếu có và lưu hồ sơ vay vốn của khách hàng vào kho lưu trữ. Trong trường hợp này hai bên ngân hàng và khách hàng tiến hành thanh lý hợp đồng tín dụng mặc nhiên.
Trong trường hợp ngân hàng giám sát và phát hiện thấy khách hàng vi phạm những cam kết ghi trong hợp đồng tín dụng nghiêm trọng có thể ảnh hưởng đến khả năng thu hồi nợ sau này, ngân hàng có thể đề nghị và tiến hành thanh lý hợp đồng tín dụng bắt buộc.
Sơ đồ: Quy trình cho vay
Khách hàng:
Cung cấp các tài liệu và thông tin
Nhân viên tín dụng:
- Tiếp xúc, hướng dẫn - Phỏng vấn khách hàng
Lập hồ sơ:
- Giấy đề nghị vay - Hồ sơ pháp lý - Phương án, dự án
Thu thập thông tin qua phỏng vấn, viếng
thăm, trao đổi
Tổ chức phân tích và thẩm định:
- Pháp lý - Đảm bảo nợ vay
Kết quả ghi nhận:
- Biên bản, báo cáo - Tờ trình
- Giấy tờ về bảo đảm nợ
Cập nhật thông tin thị trường, chính sách,
khung pháp lý
Quyết định cho vay:
- Hội đồng phán quyết - Cá nhân phán quyết
Từ chối Giấy báo lý do
Chấp thuận
Hợp đồng tín dụng:
- Đàm phán
- Ký kết hợp đồng tín dụng - Ký kết hợp đồng phụ khác
Giải ngân:
- Chuyển tiền vào tài khoản khách hàng - Trả cho nhà cung cấp
Tổ chức giám sát:
- Nhân viên kế toán - Nhân viên tín dụng - Thanh tra, kiểm soát viên
Giám sát
tín dụng Vi phạm hợp đồng
Thu nợ cả gốc và lãi Không đủ
Không đúng hạn
Đầy đủ và đúng hạn Biệp pháp: cảnh báo, tăng cường kiểm soát, ngừng giải
ngân, tái xét tín dụng Thanh lý HĐTD mặc nhiên
Không đủ Không đúng hạn Thanh lý hợp đồng
tín dụng bắt buộc
Xử lý:
- Toà án
- Cơ quan thẩm quyền