5.1.1. Bộ phận của doanh nghiệp
Bộ phận của doanh nghiệp là một phần, một mặt hoạt động, một đơn vị, một phòng, ban, chức năng nằm trong cơ cấu chung của doanh nghiệp và cùng hoạt động vì mục tiêu chung của doanh nghiệp.
Căn cứ vào quá trình tạo ra thu nhập của doanh nghiệp, các bộ phận của doanh nghiệp có thể được chia thành hai bộ phận chủ yếu sau đây:
- Bộ phận chức năng: Là các bộ phận thực hiện các mục tiêu trọng tâm của doanh nghiệp, trực tiếp hoạt động thực hiện chức năng của doanh nghiệp. Hoạt động của bộ phận này sẽ đóng góp trực tiếp vào quá trình tạo ra lợi nhuận của doanh nghiệp, thông qua việc thu được một lượng lợi nhuận hợp lý từ các nguồn lực mà nó thực hiện.
- Bộ phận phục vụ: Là những bộ phận không gắn trực tiếp với những hoạt động chức năng, nhưng hoạt động của chúng cần thiết cho các bộ phận chức năng hoạt động, như: Cung cẩp dịch vụ, tạo điều kiện thuận lợi cho các bộ phận chức năng hoạt động.
5.1.2. Báo cáo bộ phận
5.1.2.1. Khái niệm báo cáo bộ phận
Báo cáo bộ phận là báo cáo về một bộ phận hoặc một mặt hoạt động nào đó của doanh nghiệp, có nội dung chính phản ánh tình hình chi phí sản xuất và thu nhập của bộ phận đó.
Ví dụ:
- Báo cáo tình hình sản xuất của từng phân xưởng.
- Báo cáo tình hình kinh doanh của từng quầy hàng.
- Báo cáo tình hình tiêu thụ từng loại sản phẩm của doanh nghiệp.
- Báo cáo tình hình tiêu thụ sản phẩm của doanh nghiệp trong từng thời kỳ.
- Báo cáo tình hình chất lượng sản phẩm của doanh nghiệp.
5.1.2.2. Đặc điểm của báo cáo bộ phận
Báo cáo bộ phận trong các doanh nghiệp có những đặc điểm chính sau đây:
- Báo cáo bộ phận của doanh nghiệp thường được lập theo cách ứng xử của chi phí. Bởi vì, theo cách lập này có tác dụng thiết thực, giúp cho các cấp quản trị trong nội bộ doanh nghiệp phân tích, đánh giá các mặt hoạt động của từng bộ phận và của toàn doanh nghiệp một cách sâu sắc và toàn diện.
- Báo cáo bộ phận của doanh nghiệp thường được lập ở những mức độ hoạt động khác nhau hoặc với các phạm vi hoạt động khác nhau. Chẳng hạn, báo cáo bộ phận của doanh nghiệp có thể lập theo phân xưởng sản xuất, theo dây chuyền sản xuất của từng phân xưởng, hoặc theo loại sản phẩm của từng dây chuyền sản xuất, hoặc theo phạm vi tiêu thụ sản phẩm của doanh nghiệp.
- Báo cáo bộ phận của doanh nghiệp ở cấp quản lý càng thấp thì càng chi tiết và ở cấp quản lý cao hơn thì càng giảm dần chi tiết.
- Báo cáo bộ phận của doanh nghiệp không chỉ phản ánh những chi phí trực tiếp phát sinh ở bộ phận, mà còn phản ánh bao gồm cả những khoản chi phí chung khác được các cấp quản lý cao hơn phân bổ vào, nó nằm ngoài tầm kiểm soát của người quản lý ở cấp đó.
- Báo cáo bộ phận được lập chỉ nhằm mục đích sử dụng trong nội bộ doanh nghiệp, không phát tán ra bên ngoài doanh nghiệp.
Báo cáo bộ phận được lập theo cách ứng xử của chi phí, nên khi phân bổ chi phí trong các báo cáo bộ phận phải tuân thủ theo những nguyên tắc cơ bản sau đây:
- Phân bổ theo bản chất của chi phí. Nghĩa là việc phân bổ chi phí phải chọn tiêu thức phân bổ là định phí hoặc biến phí.
- Phải xác định quan hệ của định phí với từng bộ phận là quan hệ trực thuộc hay không trực thuộc. Điều đó là vì, trong báo cáo bộ phận, định phí được chia thành hai phần:
+ Định phí thuộc tính hay còn gọi là định phí bộ phận là loại định phí có quan hệ chặt chẽ với một bộ phận riêng biệt, phát sinh và tồn tại cùng với bộ phận đó, như: Khấu hao tài sản cố định bộ phận, chi phí quản lý bộ phận, lương của nhân viên quản lý bộ phận, chi phí quảng cáo bộ phận,...
+ Định phí chung: Là những khoản định phí không thuộc một bộ phận nào, nó phát sinh là vì sự tồn tại hoặc vì hoạt động của nhiều bộ phận.
Định phí chung được phân bổ cho các đối tượng chịu phí theo nguyên tắc gián tiếp, còn định phí thuộc tính thuộc bộ phận nào thì phân bổ ngay cho bộ phận đó theo nguyên tắc trực tiếp.
Sự phân biệt giữa định phí thuộc tính và định phí chung có ý nghĩa rất lớn đối với các báo cáo bộ phận. Bởi vì, định phí thuộc tính được tính trực tiếp cho các bộ phận chịu phí, còn định phí chung lại phân bổ cho các bộ phận cùng chịu chi phí. Cho nên, bất kỳ sự phân bổ một khoản định phí chung nào cho các bộ phận sẽ ảnh hưởng đến khả năng sinh lời của bộ phận đó.
Trên thực tế, định phí thuộc tính của một bộ phận có thể trở thành định phí chung, nếu bộ phận đó lại chia thành nhiều bộ phận nhỏ hơn. Do vậy, càng nhiều bộ phận được xác định thì càng nhiều
5.1.2.3. Phân bố chi phỉ trong các báo cáo bộ phận của doanh nghiệp
định phí thuộc tính lại trở thành định phí chung, nó tùy thuộc rất nhiều vào cơ cấu tổ chức sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Chẳng hạn, nếu coi một dây chuyền sản xuất sản phẩm của doanh nghiệp là một bộ phận thì toàn bộ chi phí khấu hao tài sản cố định và chi phí quản lý của dây chuyền sản xuất đó chính là định phí thuộc tính, nhưng nếu coi từng công đoạn sản xuất của dây chuyền sản xuất đó là các bộ phận thì định phí thuộc tính có liên quan đến cả dây chuyền sản xuất lại trở thành định phí chung của các công đoạn sản xuất trong dây chuyển sản xuất đó.
5.1.2.4. Số dư bộ phận
Số dư bộ phận là mức chênh lệch giữa doanh thu bộ phận sau khi đã trừ đi tất cả các khoản chi phí phát sinh để tạo thành doanh thu đó. Hoặc, có thể hiểu số dư bộ phận là hiệu số của lợi nhuận góp và định phí thuộc tính.
Nếu số dư bộ phận của một bộ phận nào đó mà âm thì điều đó có nghĩa là lợi nhuận góp không đủ bù đắp cho toàn bộ định phí thuộc tính. Khi đó, cấp quản lý cao hơn cần phải xem xét lại bộ phận đó để có quyết định: Có nên tiếp tục duy trì hoạt động của bộ phận này nữa hay không? Hoặc, cần phải thực hiện những biện pháp gỉ để bộ phận này cải thiện quá trình hoạt động có hiệu quả hơn.
Bởi vậy, số dư bộ phận là tiêu chuẩn đánh giá khả năng sinh lời của bộ phận vấ rất có ích cho những quyết định có liên quan đến kế hoạch dài hạn của doanh nghiệp.
Bài tập 27:
Doanh nghiệp X có hai phân xưởng sản xuất: phân xưởng I và phân xưởng II. Phân xưởng I có hai dây chuyền công nghệ sản xuất:
- Dây chuyền công nghệ sản xuất theo mẫu cũ.
- Dây chuyền công nghệ sản xuất theo mẫu mới.
- Sản phẩm theo mẫu mới được tiêu thụ trong nước và xuất khẩu.
sau:
- C ó tài liệu v ề tình hình sản xuất của doanh n gh iệp năm N , như
Đơn vị tính: nghìn đồng
C h ỉ tiê u P h ân xưởng 1 P h â n xư ởng II
1. D oanh thu tiêu thụ sản phẩm 2 0 0 .0 0 0 30 0 .0 0 0
2. Tổng biến phí 8 0 .0 0 0 15 0.00 0
- Biến p h í sản xu á t 6 0 .0 0 0 120.000
-B iế n ph í khác 20 .0 0 0 3 0 .0 00
3. Đ ịnh ph í th u ộ c tính 8 0 .0 0 0 9 0 .0 0 0
4. Tổng định p h í ch u n g 2 5 .0 0 0
Phân xưởng I cỏ hai dây chuyền công nghệ sản xuất: dây chuyền sản xuất sản phẩm cũ và dây chuyền sản xuất sản phẩm mới. Có tình hình về sản xuất của hai dây chuyền này như sau:
Đơn vị tính: nghìn đồng
C h l tiê u S ả n phẩm cũ ỉ ả n p h ẩm mới
1. D oanh thu tiêu thụ sản phẩm 7 5 .0 0 0 12 5.00 0
2. Biến ph í 2 5 .0 0 0 5 5 .0 0 0
- Biến ph í sản xu ẫt 2 0 .0 0 0 4 0 .0 0 0
-B iế n p h í khác 5 .0 0 0 15.000
3. Đ ịnh ph í th u ộ c tính 3 0 .0 0 0 4 0 .0 0 0
4. Đ ịnh ph í ch u n g 1 0 .0 0 0
Sản phẩm của dây chuyền công nghệ sản xuất sản phẩm mới được tiêu thụ trong nước và xuất khẩu như sau:
Đơn vị tính: nghìn đồng
C h i tiê u Trong nưởc X u ấ t khẩu
1. D oanh thu tiêu thụ sản phẩm 10 0 .0 0 0 2 5 .0 00
2. Biến ph í 3 7 .0 0 0 18.000
- Biến ph í sản xu ấ t 3 2 .0 0 0 8.00 0
- Biến ph í khác 5 .0 0 0 10.000
3. Đ ịnh p h í th u ộ c tính 1 5 .0 00 10.000
Yêu cầu:
1. Lập báo cáo kết quả kinh doanh bộ phận theo các phân xưởng
sản xuất. Cho biết số dư bộ phận của từng phân xưởng sản xuất và lợi nhuận thuần của toàn công ty.
2. Lập báo cáo kết quả kinh doanh bộ phận theo dây chuyền sản xuất của phân xưởng I. Cho biết số dư bộ phận của từng dây chuyền sản xuất.
3. Lập báo cáo kết quả kinh doanh bộ phận theo lĩnh vực tiêu thụ cho dây chuyền sản xuất theo mẫu mới và cho nhận xét về khả năng tiêu thụ sản phẩm của nước ngoài.
Bài giải:
1. Lập báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh bộ phận theo phân xưởng sản xuất như sau
Đơn vị tính: nghìn đồng
C h ỉ tiê u P h ân xưởng 1 P h ân xưởng II Toàn công ty
1. D oanh thu tiêu thụ sản phẩm 20 0 .0 0 0 30 0 .0 0 0 50 0.00 0
2. Tổng biến ph í 8 0 .0 00 15 0.00 0 2 3 0.00 0
-B iế n p h í sản xuất 60 .0 0 0 12 0.00 0 18 0.00 0
-B iế n ph í khác 20 .0 0 0 3 0 .0 0 0 50 .0 00
3. Tổng số dư đ ảm ph í 12 0.00 0 15 0 .0 0 0 27 0.00 0
4. Đ ịnh p h í th u ộ c tính 80 .0 0 0 9 0 .0 0 0 17 0.00 0
5. Số dư bộ p h ận 40 .0 0 0 6 0 .0 0 0 10 0.00 0
6. Đ ịnh ph í ch u n g 2 5 .0 00
7. Lợi n h uận thu án 75 .0 0 0
Nhận xét:
Việc lập báo cáo kết quả hoạt động kỉnh doanh bộ phận theo hai phân xưởng cho phép đánh giá mức lợi nhuận đóng góp của từng phân xưởng đối với doanh nghiệp. Theo kết quả tính toán ở trên, phân xưởng I cỏ tỉ lệ lợi nhuận thuần đóng góp là 40% so với số dư bộ phận của doanh nghiệp, còn phân xưởng sản xuất II đóng góp là 60%.
2. Lập báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh bộ phận theo dây chuyền công nghệ sản xuất của phân xưởng I, như sau:
Đơn vị tỉnh: nghìn đồng
C h ỉ tiê u P h â n xưởng 1 S ả n p h ẩ m mới S ản p h ẩ m cũ
1. Doanh th u tiêu thụ sản phẩm 20 0.00 0 1 2 5 .0 0 0 7 5 .0 00
2. Tổng biến phí 80.0 00 2 5 .0 0 0 2 5 .0 0 0
3. Tổng số d ư đảm phí 120.000 7 0 .0 0 0 5 0 .0 00
4. Đ ịn h p h í thu ộc tính 70.000 4 0 .0 0 0 3 0 .0 00
5. Số d ư bộ phận theo dây chuyển CN SX 50.000 3 0 .0 0 0 20.0 00
6. Đ ịnh ph í chun g 10.000
7. Lợi nh uận thuán 40 .0 00
Nhận xét:
Từ kết quả tính toán ở trên cho thấy: số dư bộ phận của dây chuyền công nghệ sản xuất sản phẩm cũ là chiếm tỉ lệ 40% tổng số dư bộ phận của phân xưởng sản xuất I. số dư bộ phận của dây chuyền công nghệ sản xuất sản phẩm mới chiếm 60% tổng số dư bộ phận của phân xưởng sản xuất I. Tuy nhiên, nếu xét tỉ lệ lợi nhuận góp thì tình hình ngược lại: tỉ lệ lợi nhuận góptheo dây chuyền công nghệ sản xuất sản phẩm cũ lớn hơn tỉ lệ lợi nhuận góp của dây chuyền công nghệ sản xuất sản phẩm mới. Điều này cho thấy, nếu doanh thu tiêu thụ sản phẩm tăng về lâu dài thì khả năng sinh lợi của dây chuyền công nghệ sản xuất sản phẩm cũ vẫn còn rất tốt.
3. Lập báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh bộ phận theo lĩnh vực bán hàng của dây chuyền công nghệ sản xuất sản phẩm mới:
Đơn vị tỉnh: nghìn đồng
C h ỉ tiêu Sản p h ẩ m mới Tro n g nước X u ấ t khẩu
1. Doanh thu tiêu thụ sản phẩm 12 5.00 0 1 0 0 .0 0 0 2 5 .0 0 0
2. Tổng biến phí 55 .0 00 3 7 .0 0 0 18.0 00
3. Tổng số d ư đảm ph í 7 0 .0 0 0 6 3 .0 0 0 7 .00 0
4. Đ ịnh p h í thu ộc tính 2 5 .0 0 0 1 5 .0 0 0 10.000
5. Sổ d ư bộ phận 4 5 .0 0 0 4 8 .0 0 0 -3 .0 0 0
6. Đ ịnh p h í ch u n g 15 .0 00
7. Lợi nhuận thuán 3 0 .0 0 0
Tổng định phí của dây chuyền công nghệ sản xuất sản phẩm mới là 40.000đ.
Tổng định phí của bộ phận bán hàng: 15.000 + 10.000 = 25.000Ổ.
Tổng định phí chung của lĩnh vực bán hàng: 15.000đ.
Nhận xét:
Từ kết quả tính toán ở biểu trên cho thấy: Lợi nhuận thuần của dây chuyền công nghệ sản xuất sản phẩm mới đạt 30.000, chủ yếu là do sản phẩm mới này tiêu thụ trong nước (48.0000). Còn việc xuất khẩu loại sản phẩm này ra nước ngoài chẳng những không có lãi, mà còn bị lỗ 3.000.
Phân tích báo cáo bộ phận là một vấn đền có ý nghĩa hết sức quan trọng, giúp cho các nhà quản trị các cấp trong nội bộ doanh nghiệp xem xét và đánh giá hoạt động kinh doanh dưới nhiều góc độ khác nhau. Ngoài cách phân chia theo phân xưởng, theo dây chuyền công nghệ sản xuất sản phẩm, theo lĩnh vực tiêu thụ sản phẩm, còn có thể phân chia bộ phận của doanh nghiệp theo những cách khác nhau, như: Khu vực tiêu thụ, theo cửa hàng kinh doanh, theo vị trí địa lý, hoặc có thể phân chia nhỏ các bộ phận để đáp ứng được đầy đủ những thông tin cần thiết cho các nhà quản trị doanh nghiệp.