khóa luận tốt nghiệp - đề tài - Hạch toán và quản lý công nợ tại Chi nhánh công ty Cổ phần dược TW Medipharco-Tenamyd tại Hà Nội

PHẦN 2TỔNG QUAN TÀI LIỆU VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 2.1 Tổng quan tài liệu 2.1.1 Công tác hạch toán và công nợ trong Doanh nghiệp 2.1.1.1 Mối quan hệ của các bên liên quan với công nợ Bất

PHẦN 1

MỞ ĐẦU

1.1 Tính cấp thiết của đề tài

Trong những năm qua, cùng với xu thế phát triển toàn cầu, Việt Namđang thực sự có bước chuyển về mọi mặt, đặc biệt là sự đổi mới của nền kinh

tế đã tạo điều kiện cho các thành phần kinh tế phát triển và đạt được nhữngthành tựu đáng trân trọng Bên cạnh đó các thành phần kinh tế nói chung vàcác DN nói riêng đang phải đối mặt với nhiều thách thức mới Vì vậy để tồntại và phát triển góp phần vào sự phát triển chung của đất nước thì mỗi DNcần tìm cho mình hướng đi đúng đắn trong hoạt động SXKD, đặc biệt là trongquản lý tài chính Tài chính của DN vững mạnh thì tạo điều kiện cho sự pháttriển ổn định và bền vững của chính DN

Có thể nói vấn đề hạch toán và quản lý công nợ là yếu tố quan trọngtrong quản lý tài chính Mặt khác công tác hạch toán và quản lý công nợ còn

có ý nghĩa quyết định sự tồn tại và phát triển của các DN, nó còn thể hiện khảnăng và trình độ quản lý của các nhà quản trị Trên thực tế hiện nay các DNmuốn duy trì và phát triển tốt thì cần tạo mối quan hệ cho chính DN mình, hệthống mối quan hệ càng lớn thì nợ phải thu, nợ phải trả phát sinh càng nhiều,đòi hỏi DN cần có sự quản lý chặt chẽ và giải quyết hài hoà vấn đề công nợ.Nếu không làm tốt vấn đề này thì có thể dẫn đến mất khả năng thanh toán,tình trạng vốn bị chiếm dụng và gây mất ổn định về tài chính Vì vậy việchạch toán và quản lý công nợ là điều kiện cần thiết để đảm bảo ổn định về tàichính và khả năng thanh toán cho DN

CN Công ty cổ phần dược TW Medipharco-Tenamyd tại Hà Nội làmột DN chuyên kinh doanh các loại dược phẩm, đối tượng khách hàng nhiều,

địa bàn rộng vì vậy quan hệ với khách hàng và nhà cung cấp là chủ yếu vàthường xuyên nhất Mặt khác việc phát sinh công nợ của công ty trong thờigian gần đây ngày càng tăng nhanh Do đó công tác hạch toán và quản lýcông nợ luôn là vấn đề quan tâm hàng đầu của các nhà quản trị và nhà quản

lý Xuất phát từ thực tế đó, chúng tôi tiến hành nghiên cứu đề tài : Hạch toán

và quản lý công nợ tại Chi nhánh công ty Cổ phần dược TW Tenamyd tại Hà Nội.

Medipharco-1.2 Mục tiêu nghiên cứu

1.2.1 Mục tiêu chung

Mục tiêu tổng quát của đề tài là tìm hiểu về công tác hạch toán và quản

lý công nợ tại CN dược TW Medipharco-Tenamyd tại Hà Nội, từ đó đưa rakiến nghị góp phần hoàn thiện công tác hạch toán và quản lý công nợ củacông ty

1.2.2 Mục tiêu cụ thể

- Hệ thống hóa cơ sở lý luận và thực tiễn về công tác hạch toán và quản

lý công nợ trong DN

- Phản ánh và đánh giá thực trạng công tác hạch toán và quản lý công

nợ tại CN dược phẩm TW Medipharco-Tenamyd tại Hà Nội

- Đề xuất một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác hạch toán và quản

lý công nợ tại CN Công ty dược TW Medipharco-Tenamyd tại Hà Nội

1.3 Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu

1.3.1 Đối tượng nghiên cứu

Nghiên cứu công tác hạch toán và quản lý công nợ của CN Cty CPdược TW Medipharco-Tenamyd tại Hà Nội

PHẦN 2

TỔNG QUAN TÀI LIỆU VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU

2.1 Tổng quan tài liệu

2.1.1 Công tác hạch toán và công nợ trong Doanh nghiệp

2.1.1.1 Mối quan hệ của các bên liên quan với công nợ

Bất kỳ một DN nào trong quá trình HĐSXKD đều hình thành nên cácmối quan hệ về kinh tế với nhau, quan hệ giữa DN với khách hàng, nhà cungcấp, nhà nước…và phát sinh các khoản công nợ với nhau Công nợ liên quanđến lợi ích kinh tế của mỗi bên nên các DN cần phải tổ chức hạch toán vàquản lý tốt công nợ để tránh rủi ro cho DN và đảm bảo uy tín của DN Mốiquan hệ giữa công nợ giữa DN với các bên rất đa dạng, sau đây là các mốiquan hệ phát sinh chủ yếu liên quan đến công nợ trong DN:

- Quan hệ công nợ giữa Doanh nghiệp với nhà cung cấp

Đây là mối quan hệ phát sinh trong quá trình mua sắm vật tư, tài sản,hàng hóa, lao vụ, dịch vụ Thuộc nhóm này bao gồm các khoản phải trả tiềnhàng cho người bán vật tư, tài sản, hàng hóa; phải trả người cung cấp lao vụ,dịch vụ, với người nhận thầu xây dựng cơ bản, nhận thầu sữa chữa lớn…Quan hệ này bắt đầu khi hai bên ký kết hợp đồng kinh tế với nhau, thỏa thuậncác điều khoản có ràng buộc về khối lượng, giá trị và phẩm chất vật tư, hànghóa và thời hạn thanh toán hợp đồng

- Quan hệ công nợ giữa Doanh nghiệp với khách hàng

Mối quan hệ phát sinh trong quá trình DN tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa,lao vụ, dịch vụ bán ra bên ngoài, mà DN chưa thu tiền hàng ngay mà có chínhsách nợ với đối tượng khách hàng này Thuộc mối quan hệ này bao gồm quan

hệ công nợ giữa DN với người mua, với người đặt hàng Trong quan hệ công

nợ này khả năng tài chính của khách hàng mua chịu có ảnh hưởng lớn tới độchắc chắn thu hồi số tiền nợ phải thu của khách hàng.

- Quan hệ công nợ giữa Doanh nghiệp với Nhà nước

Tất cả các loại hình DN dù là DN Nhà nước, DN tư nhân, công ty cổ phầnhay công ty trách nhiệm hữu hạn…đều thực hiện nghĩa vụ tài chính đối vớiNhà nước bằng việc nộp thuế (thuế GTGT, thuế thu nhập DN, thuế tiêu thụđặc biệt, thuế xuất nhập khẩu…), lệ phí kinh doanh theo pháp luật quy địnhvào ngân sách nhà nước Ngược lại Nhà nước có thể là khách hàng của DNthông qua việc mua hàng hóa, dịch vụ, lao vụ của các DN phục vụ cho lợi íchquốc gia, xã hội Vì vậy, trong quá trình đó đã hình thành nên công nợ giữa

DN với nhà nước Trong công tác hạch toán và quản lý cần ghi chép và theodõi đầy đủ các chứng từ liên quan đến công nợ với nhà nước, tránh những saiphạm đáng tiếc có thể xẩy ra gây thiệt hại cho DN

- Quan hệ công nợ giữa Doanh nghiệp với Ngân hàng

Đối với các DN từ khi thành lập cho đến khi đi vào hoạt động thì vốnđóng một vai trò vô cùng quan trọng Thật vậy, khi mới thành lập DN ngoàinguồn vốn tự có của mình, và nguồn vốn huy động từ các nguồn tài trợ khác,thì nguồn vốn vay ngân hàng là cần thiết để bổ sung vào nguồn vốn củamình.Và trong quá trình HĐSXKD để mở rộng quy mô phát triển thị trườngthì DN cũng phải có một nguồn vốn lưu động nhất định để bổ sung vào hoạtđộng SXKD Ngân hàng với chức năng là trung tâm thanh toán và quản lýtiền mặt, đồng thời ngân hàng là nơi huy động vốn cho các DN phục vụ cáchoạt động thanh toán, chuyển khoản khi có yêu cầu của các DN Và trong quátrình giữ tiền của DN thì ngân hàng phải trả tiền lãi tiền gửi cho DN Do đó,tạo mối quan hệ giữa DN với ngân hàng rất quan trọng khi DN có nhu cầuvay vốn và thực hiện các nghiệp vụ thanh toán bằng chuyển khoản

- Quan hệ công nợ giữa Doanh nghiệp và nội bộ

Quan hệ công nợ nội bộ là phát sinh trong nội bộ DN Thuộc loại quan

hệ này gồm: công nợ nội bộ giữa DN với công nhân viên chức (thanh toánlương), thưởng, trợ cấp, phụ cấp, tạm ứng, bồi thường vật chất…và quan hệphải thu, phải trả giữa DN với DN hay giữa đơn vị với đơn vị quản lý cấptrên, hay giữa các đơn vị thành viên trực thuộc với nhau (về phân phối, về cáckhoản thu hộ, trả hộ, nhận hộ, giữ hộ, về mua bán nội bộ…) Quan hệ công nợnội bộ phát sinh thường xuyên vì vậy DN cần phải có hình thức quản lý khoahọc để mang lại hiệu quả cao, đảm bảo lợi ích hài hòa giữa người lao độngvới DN, giữa các DN nội bộ với nhau

2.1.1.2 Công nợ trong Doanh nghiệp

- Khái niệm về công nợ trong Doanh nghiệp

Trong quá trình hoạt động, một DN muốn tồn tại và phát triển thì việctạo mối quan hệ với các đối tác là điều kiện cần thiết nhất bên cạnh đó phảigiải quyết tốt vấn đề công nợ - tức là phải tăng cường khả năng thu hồi vốn(các khoản phải thu); khả năng huy động vốn, huy động các nguồn tài trợ từbên ngoài (các khoản phải trả) Mặt khác trong bất kỳ một DN hay một tổchức kinh tế nào bao giờ cũng tồn tại những khoản phải thu đối với con nợ vànhững khoản phải trả đối với chủ nợ của mình Công nợ không bao giờ táchkhỏi quá trình SXKD của DN, dù DN ở bờ vực phá sản hay đang trên đà tăngtrưởng vững mạnh Tuy nhiên, tình hình công nợ của các DN là không giốngnhau, nó phản ánh tình hình tài chính của các DN thông qua các tỷ suất và con

số tuyệt đối Liệu DN có phải đối đầu với các khoản nợ chiếm tỷ trọng lớntrong tổng nguồn vốn không DN có tự chủ trong quá trình SXKD không?Vấn đề công nợ thực sự cần đến sự chú tâm của các nhà quản trị tài chính bởi

nó có ý nghĩa quan trọng với sự sống còn của DN Vậy công nợ là gì mà nóliên quan chặt chẽ đến tình hình tài chính của DN như vậy?

Như vậy, công nợ phản ánh nghĩa vụ thanh toán của khách nợ (con nợ)với người hưởng thụ (chủ nợ).

Công nợ trong DN bao gồm hai loại: công nợ phải thu và công nợ phảitrả Đây là vấn đề trái ngược nhau nhưng tồn tại song song cùng ảnh hưởngthực trạng an ninh tài chính của DN

+ Cơ sở hình thành công nợ

Quá trình hình thành và phát triển của các DN luôn phát sinh các khoản

nợ phải trả, nợ phải thu Thật vậy, ngay từ khi bước vào HĐSXKD, các DNluôn phải có trong tay một số vốn nhất định phù hợp với ngành nghề mà DN

đã đăng ký theo quy định thành lập DN của nhà nước Số vốn mà DN nắmgiữ không phải hoàn toàn là vốn tự có mà bao gồm cả nguồn vốn tín dụng.Chính vì huy động vốn từ bên ngoài cho nên DN có trách nhiệm hoàn trả cảvốn lẫn lãi cho các tổ chức tính dụng, các chủ nợ của DN tại thời điểm đãđược hai bên thỏa thuận

Và để tồn tại và duy trì HĐSXKD thì DN phải tạo mối quan hệ vớinhiều đối tác từ đó phát sinh các phương thức thanh toán, chính sách tín dụngcủa DN đã trực tiếp hình thành nên các khoản phải thu của DN với bạn hànghay khoản phải trả đối với chủ nợ Tuy rằng nguồn vốn của DN đi chiếmdụng hoặc bị chiếm dụng chỉ là tạm thời, mang tính chất thời điểm nhưng nóảnh hưởng không nhỏ đến tình hình SXKD của DN Đặc biệt trong nhiềutrường hợp, chính từ các khoản nợ đến hạn chuyển sang công nợ khó đòi đãbuộc DN phải đi đến tình trạng phá sản một cách nhanh chóng nếu DN là chủ

nợ nhưng không thu hồi được vốn hay con nợ không có khả năng thanh toán

Tóm lại, chính các chính sách tín dụng, các giải pháp huy động vốn màcác DN áp dụng, đã làm nảy sinh công nợ trong DN, buộc các DN phải có kếhoạch quản lý và sử dụng hiệu quả nguồn vốn, theo dõi sát sao tình hìnhthanh toán công nợ và chi tiết theo từng đối tượng

+ Nội dung của nợ phải thu

Nợ phải thu là số vốn mà DN bị các đơn vị, tổ chức cá nhân khácchiếm dụng trong quá trình HĐSXKD và DN có trách nhiệm thu hồi cáckhoản nợ đó

Số vốn của DN đang bị các đơn vị hoặc cá nhân khác chiếm dụng mà DN cótrách nhiệm thu hồi ở đây có thể là tiền, tài sản, các loại hình vật chất có thểquy đổi ra tiền, các khoản thiệt hại mà các cá nhân hoặc tổ chức gây ra và cótrách nhiệm phải bồi thường Các khoản nợ đó bao gồm:

- Các khoản phải thu của khách hàng là khoản thu do DN bán chịu hànghóa, lao vụ, dịch vụ cho khách hàng

Trong nền kinh tế hàng hóa nhiều thành phần, khối lượng hàng hóa sảnxuất nhiều việc tiêu thụ hàng hóa cũng gặp nhiều khó khăn do đó để đẩynhanh quá trình lưu thông hàng hóa, phát triển sản xuất thì các DN phải cóchính sách ưu đãi trong việc thanh toán tiền hàng là trả tiền sau khi mua hàng(mua chịu), chính vì chính sách này đã hình thành nên các khoản phải thukhách hàng của DN

- Tạm ứng:

Tạm ứng là số tiền DN ứng trước cho cán bộ công nhân viên của DN

có trách nhiệm chi tiêu cho những mục đích nhất định của DN

Tạm ứng có thể là các khoản: chi cho các công việc thuộc về hànhchính quản trị (tiếp khách, mua văn phòng phẩm, tổ chức hội nghị…), tạmứng tiền tàu xe, phụ cấp lưu trú, tiền công tác phí của công nhân khi đi côngtác, tạm ứng cho người đi mua nguyên vật liệu, hàng hóa, trả tiền vận chuyển

- Phải thu nội bộ là các khoản phải thu của DN với đơn vị cấp trên,giữa các đơn vị trực thuộc, hoặc các đơn vị phụ thuộc trong một DN độc lập,các DN độc lập trong tổng công ty về các khoản vay mượn, chi hộ, trả hộ, thu

hộ hoặc các khoản mà DN cấp dưới có nghĩa vụ nộp lên đơn vị cấp trên hoặccấp trên phải cấp cho cấp dưới

- Phải thu khác là các khoản nợ phải thu ngoài phạm vi đã phản ánh ởcác tài khoản phải thu (TK 131,133, 136) và tình hình thanh toán các khoảnphải thu này.

- Các khoản trả trước người bán là những khoản chi thực tế đã phát sinhnhưng số chi trả tương đối lớn và có liên quan đến nhiều chu kỳ kinh doanhnên không thể tính hết vào chi phí SXKD của chu kỳ phát sinh mà phải phân

bổ cho nhiều kỳ tiếp theo với mục đích điều hòa chi phí để giá thành sảnphẩm và chi phí kinh doanh trong kỳ không có sự đột biến

- Các khoản thế chấp ký quỹ, ký cược

Trong quan hệ vay vốn thường phát sinh điều kiện thế chấp Khi vayvốn, người vay vốn thường phải mang tài sản của mình như: vàng, bạc, kimkhí, đá quý, tín phiếu, trái phiếu,… hoặc những tài sản khác giao cho ngườivay cầm giữ trong thời gian vay vốn

Ký cược là số tiền DN dùng vào đặt cược khi thuê, mượn tài sản theoyêu cầu của người cho thuê nhằm mục đích ràng buộc trách nhiệm của người

đi thuê phải quản lý sử dụng tốt tài sản đi thuê và hoàn trả đúng hạn Số tiền

ký cược do bên cho thuê quy định có thể bằng hoặc lớn hơn giá trị tài sản chothuê

Ký quỹ là số tiền hoặc tài sản gửi trước để làm tin trong quan hệ muabán, nhận làm đại lý bán hàng hoặc tham gia đấu thầu…nhằm đảm bảo sự tincậy giữa đôi bên và ràng buộc trách nhiệm của các bên có liên quan trong việcthực hiện đúng hợp đồng đã đăng ký Trong trường hợp bên ký quỹ khôngthực hiện đúng hợp đồng sẽ bị phạt trừ vào tiền ký quỹ

+ Nội dung nợ phải trả

Nợ phải trả là số vốn mà DN đi vay, đi chiếm dụng của các đơn vị, tổchức cá nhân nên DN có trách nhiệm phải trả

Quá trình phát triển SXKD và lớn mạnh về quy mô của DN đòi hỏiphải có lượng vốn ngày càng nhiều Vì vậy để đáp ứng nhu cầu vốn cho

SXKD thì ngoài nguồn vốn tự có DN còn phải huy động vốn từ bên ngoài Do

đó hình thành nên các khoản phải trả trong các DN Nợ phải trả bao gồm:

- Phải trả cho người bán là toàn bộ giá trị hàng hoá, nguyên vật liệu,dịch vụ mà DN nhận được, nhưng chưa trả tiền và có trách nhiệm thanh toánvới người bán trong thời gian mua chịu

- Các khoản phải nộp ngân sách nhà nước:

Trong nền kinh tế thị trường các DN HĐKD và có quyền tự chủ về tàichính và phương thức hoạt động của mình nhưng phải trong khuôn khổ phápluật dưới sự quản lý và định hướng của Nhà nước Nhà nước với vai trò điềutiết các hoạt động kinh tế đi vào quỹ đạo chung, phù hợp với lợi ích của xãhội, tạo môi trường kinh doanh lành mạnh cho các thành phần kinh tế Vì vậy,các DN hoạt động trong môi trường đó bên cạnh được hưởng quyền lợi doNhà nước đem lại thì phải có nghĩa vụ với Nhà nước trong việc xây dựng vàbảo vệ tổ quốc Các DN đã và đang góp phần xây dựng Nhà nước bằng nhiềuhình thức nhưng hình thức manh tính bắt buộc nhất đó là nộp thuế Và thuếđược đánh giá là nguồn thu chủ yếu của ngân sách quốc gia Thuế mà các DNphải nộp gồm các loại sau:

Thuế GTGT là loại thuế gián thu được tính trên khoản giá trị tăng thêmcủa hàng hóa, dịch vụ phát sinh trong quá trình từ sản xuất, lưu thông đến tiêudùng

Thuế tiêu thụ đặc biệt là loại thuế gián thu đánh vào một số hàng hóadịch vụ đặc biệt nằm trong danh mục Nhà nước quy định Thông thường đây

là những hàng hóa, dịch vụ cao cấp vượt trên nhu cầu phổ thông của đời sống

xã hội, tiêu dùng không có lợi cho sức khỏe, môi trường, gây lãng phí cho xãhội và có thể gây ảnh hưởng tiêu cực đến đời sống văn hóa xã hội…

Thuế thu nhập DN là loại thuế trực thu tính trên thu nhập chịu thuế củacác DN trong kỳ tính thuế Thuế TNDN là một trong các nguồn thu quan

trọng của Ngân sách Nhà nước và có xu hướng tăng lên cùng với sự tăngtrưởng của nền kinh tế

Thuế xuất khẩu, nhập khẩu là sắc thuế đánh vào hàng hóa xuất khẩuhoặc nhập khẩu trong quan hệ thương mại quốc tế Đây là công cụ quan trọngcủa Nhà nước để kiểm soát hoạt động ngoại thương

- Vay ngắn hạn là các khoản tiền vay mà DN có trách nhiệm phải trảtrong một chu kỳ SXKD, trong vòng 1 năm Vay ngắn hạn, được sử dụng chomục đích đầu tư vốn lưu động, các khoản vay ngắn hạn thường được trả bằngTSLĐ và các khoản nợ ngắn hạn mới phát sinh Có 6 hình thức cho vay ngắnhạn: cho vay thanh toán, cho vay theo hạn mức tín dụng, cho vay theo hợpđồng, cho vay theo từng lần, mua nợ, chiết khấu thương mại

- Vay dài hạn là khoản vay có thời hạn 1 năm trở lên hoặc sau một chu

kỳ kinh doanh bình thường Các khoản vay dài hạn thường được thanh toánbằng KQSXKD của DN Vay dài hạn thường được sử dụng cho mục đíchmua sắm TSCĐ, xây dựng cơ bản, cải tiến kỷ thuật, mở rộng quy mô SXKD

và một số trường hợp tài trợ cho cả nguồn vốn lưu động tạm thời

- Phải trả công nhân viên: để tiến hành SXKD, các DN sử dụng laođộng trực tiếp và gián tiếp cho SXKD Hao phí lao động của DN đã góp phầntạo ra sản phẩm hàng hóa, dịch vụ, vì vậy DN phải trả cho người lao độngdưới hình thức tiền lương Ngoài ra DN còn phải trả cho người lao động cáckhoản phụ cấp khác như độc hại, phụ cấp trách nhiệm, BHXH khi ốm đau, tainạn lao động

- Các khoản phải trả trong nội bộ Doanh nghiệp

Là khoản phải trả giữa các đơn vị cấp trên là đơn vị hạch toán kinh tếđộc lập với các đơn vị cấp dưới, là những đơn vị phụ thuộc hoặc giữa các đơn

vị phụ thuộc lẫn nhau mà các đơn vị đều có tổ chức kế toán riêng

- Phải trả phải nộp khác: Là các khoản mà DN phải trả, phải nộp chưađược phản ánh vào các tài khoản trên Nội dung bao gồm:

Các loại vật tư, tài sản thừa trong kiểm kê

Các khoản phải nộp cho cơ quan pháp luật

Các khoản phải nộp cho các tổ chức xã hội và cấp trên về kinh phí côngđoàn, BHXH, BHYT…

2.1.2 Hạch toán công nợ trong Doanh nghiệp

2.1.2.1 Khái niệm về hạch toán

Từ khi hình thành, xã hội loài người luôn phải đương đầu vượt qua thửthách của giới tự nhiên nhiều bất trắc để tồn tại và phát triển Nhằm đo lườnghiệu quả, đánh giá và tiên liệu hoạt động kinh tế của mình con người phải dựavào một công cụ đó là ‘hạch toán” Vậy hạch toán là gì?

Hạch toán là việc quan sát đo lường tính toán và ghi chép các hoạt độngthực tế xảy ra trong quá trình tái sản xuất xã hội nhằm thực hiện chức năngphản ánh và quan sát vấn đề đó

Cùng với sự phát triển của xã hội, hạch toán càng phát triển phong phú

và đa dạng về nội dung và hình thức, phương pháp Hạch toán bao gồm các

bộ phận:

Hạch toán nghiệp vụ là phản ánh ghi chép trực tiếp từng nghiệp vụ kinh

tế kỹ thuật riêng biệt Nó cung cấp các chỉ tiêu mang tính chất kỹ thuật đểphục vụ cho việc chỉ đạo tổ chức sản xuất Chẳng hạn như các quy trình sảnxuất, tình hình cung cấp vật tư, tình hình trực tiếp các yếu tố của sảnxuất….Nó có thể sử dụng cả thước đo hiện vật, giá trị hoặc lao động để cungcấp những thông tin cần thiết phục vụ cho nhu cầu quản lý Hạch toán nghiệp

vụ rất đơn giản và cho ra những thông tin nghiệp vụ sẽ làm căn cứ để cónhững biện pháp cần thiết tổ chức quản lý sản xuất được tốt hơn Với đặc thù

đó hạch toán nghiệp vụ không cung cấp được các chỉ tiêu tổng hợp

Hạch toán thống kê là một môn khoa học nghiên cứu các hiện tượng kinh

tế xã hội số lớn trong một thời gian và địa điểm cụ thể từ đó rút ra bản chất vàtính quy luật trong sự phát triển của hiện tượng đó

Hạch toán thống kê có hệ thống phương pháp nghiên cứu riêng bao gồmphương pháp điều tra thống kê, phân tổ thống kê, chọn mẫu điển hình…Đồngthời hệ số tương đối, số bình quân…đã cung cấp các thông tin trong hoạtđộng kinh tế, các hoạt động xã hội…

Hạch toán thống kê được nghiên cứu trên diện rộng thuộc phạm vi cảnước, đồng thời nghiên cứu cả những trường hợp điển hình cá biệt của cáchiện tượng kinh tế - xã hội

Các thông tin và chỉ tiêu tính toán của thống kê đã đánh giá được bảnchất các hiện tượng nghiên cứu, tìm ra được tính quy luật của sự phát triểncủa sự vật

Hạch toán kế toán là dạng hạch toán phản ánh một cách thường xuyênliên tục và có hệ thống toàn bộ các hiện tượng kinh tế tài chính phát sinhtrong đơn vị thông qua ba thước đo tiền, hiện vật, thời gian lao động trong đóthước đo bằng tiền là chủ yếu

Cùng với sự phát triển của sản xuất và quản lý, các loại hạch toán được pháttriển và hoàn thiện không ngừng Trong các loại hạch toán thì hạch toán kếtoán giữ một vai trò hết sức quan trọng là nguồn thông tin vô cùng cần thiếttrong quản lý bất kỳ hoạt động nào và hạch toán kế toán được xem là “taimắt” của quản lý Và hạch toán kế toán được coi công cụ hữu ích trong việcquản lý tài chính nói chung và quản lý công nợ nói riêng Trong phạm vi nộidung này chủ yếu đề cập đến hạch toán kế toán

2.1.2.2 Phương pháp hạch toán công nợ đối với khách hàng

Trong kinh doanh để thu hút khách hàng ngoài việc tạo ra thế mạnh củasản phẩm, mỗi DN đều có chiến lược riêng của mình trong việc tiêu thụ hànghóa để làm sao cho sản phẩm đó được tiêu thụ thì mới tạo ra doanh thu và cólãi Và để thúc đẩy quá trình tiêu thụ, DN phải áp dụng chính sách tín dụngthương mại đó là chiết khấu, khuyến mãi và cho phép khách hàng mua hànghóa mà chưa phải trả tiền trong khoảng thời gian nhất định có kèm theo cácđiều kiện Đó là nguyên nhân trực tiếp làm cho công nợ phải thu khách hàngphát sinh và biến động Đồng thời khả năng tài chính của khách hàng muachịu có ảnh hưởng rất lớn đến độ chắc chắn đến việc thu hồi nợ Do đó đểtránh mất mát, rủi ro do khách hàng mất khả năng thanh toán hay giảm khảnăng thanh toán và thuận tiện cho việc theo dõi và quản lý công nợ phải thukhách hàng thì DN cần tổ chức hạch toán kế toán công nợ phải thu kháchhàng một cách thường xuyên, đầy đủ, khoa học

Chứng từ sử dụng: các chứng từ làm căn cứ để ghi sổ kế toán các nghiệp

vụ phải thu khách hàng là: hoá đơn bán hàng, phiếu xuất kho, giấy báo có của ngân hàng, hợp đồng cung ứng dịch vụ hàng hóa

Tài khoản sử dụng là tài khoản TK 131 “Phải thu khách hàng” Tài khoảnnày được chi tiết cho từng đối tượng khách hàng

Nguyên tắc hạch toán:

Nợ phải thu cần được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng phải thu, theotừng nội dung phải thu, theo dõi chi tiết phải thu ngắn hạn, phải thu dài hạn vàghi chép theo từng lần thanh toán

Đối tượng phải thu là các khách hàng có quan hệ kinh tế với DN về muasản phẩm, hàng hóa, nhận cung cấp dịch vụ, kể cả TSCĐ, bất động sản đầutư

Không phản ánh vào tài khoản này các nghiệp vụ bán sản phẩm, hànghóa, BĐS đầu tư, TSCĐ, cung cấp dịch vụ thu tiền ngay (tiền mặt, séc hoặcthu qua ngân hàng).

Trong khi hạch toán chi tiết tài khoản này kế toán cần phải phân loại cáckhoản nợ có thể trả đúng hạn, khoản khó đòi để có biện pháp xử lý

Trong trường hợp bán hàng trả góp thì tài khoản 131 phản ánh tổng sốtiền phải thu khách hàng mua trả góp gồm cả nợ gốc và lãi trả chậm phải thu.Kết cấu tài khoản và nội dung phản ánh:

Bên nợ:

- Số tiền phải thu của khách hàng về sản phẩm, hàng hóa, BĐS đầu tư,TSCĐ đã giao, dịch vụ đã cung cấp và được xác định là đã bán trong kỳ

- Số tiền thừa trả lại cho khách hàng

Bên có: phản ánh số tiền phải thu của khách hàng (kể cả số tiền ứng trướccủa khách hàng); số tiền chiết khấu, giảm giá hàng bán và doanh thu của hàngbán bị trả lại trừ vào số nợ phải thu, các nghiệp vụ làm giảm khác

Tài khoản 131: có thể đồng thời có số dư cả hai bên, dư nợ phản ánh sốtiền DN còn phải thu khách hàng, dư có phản ánh số tiền khách hàng trả trướchoặc trả thừa cho DN

Phương pháp hạch toán công nợ phải thu khách hàng trong DN tính thuếtheo phương pháp khấu trừ được mô phỏng qua sơ đồ 2 1

Thu nhập hoạt động tài chính

Chi hộ hoặc trả lại tiền thừa

Thừa cho người mua

Xử lý nợ khó đòi vào dự phòng

Chênh lệch giữa nợ phải thu khó

TK 331Thanh toán bù trừ

TK 152, 155, 156Trả bằng vật tư hàng hóa

Thu nhập hoạt động bất thường

DT bán sản phẩm, hàng hóa

Cung cấp dịch vụ không có thuế

VAT chưa thu tiền ngay

VAT

Số tiền đã thu, cả số ứng trước

TK 111, 112, 113TK511

VAT phải nộp

Đòi lớn hơn số lập dự phòng

TK 133Thuế VAT được

khấu trừTK131

Sổ sách sử dụng: theo nguyên tắc xử lý các nghiệp vụ làm tăng, giảmcông nợ đối với khách hàng, mỗi DN sẽ tiến hành ghi chép trên hệ thống sổchi tiết và sổ tổng hợp của mình.

+ Hạch toán chi tiết: các nghiệp vụ liên quan đến công nợ đối với kháchhàng được theo dõi trên sổ chi tiết công nợ Sổ chi tiết không mang tính chấtbắt buộc về hình thức Tuỳ theo yêu cầu quản lý và việc cung cấp thông tin

DN có thể mở và lựa chọn mẩu sổ phù hợp với DN mình Cuối tháng hoặccuối quý kế toán tổng hợp số liệu trên sổ này, lấy đó làm căn cứ để lập bảngtổng hợp chi tiết với khách hàng

+ Hạch toán tổng hợp: các nghiệp vụ thanh toán được vào sổ phù hợptuỳ vào tình hình thực tế và hình thức sổ kế toán được sử dụng trong DN

2.1.2.3 Phương pháp hạch toán công nợ đối với nhà cung cấp

Công nợ đối với nhà cung cấp phát sinh khi DN mua vật tư, hàng hoá,lao vụ, dịch vụ của các tổ chức, cá nhân, DN khác nhưng chưa trả tiền hoặckhi DN đặt trước tiền hàng cho nhà cung cấp Hạch toán công nợ đối với nhàcung cấp thực chất là việc phản ánh các nghiệp vụ làm tăng hoặc giảm loạicông nợ này Việc hạch toán tốt công nợ với nhà cung cấp sẽ giúp cho côngtác quản lý có thông tin ban đầu về nhà cung cấp theo từng đối tượng để theodõi và từ đó có cách quản lý theo từng đối tượng đó Vì vậy công tác hạchtoán phải đi theo một tuần tự nhất định theo đúng nguyên tắc và chế độ hạchtoán

Chứng từ sử dụng trong hạch toán loại công nợ này thường gồm: hợpđồng mua bán, hoá đơn bán hàng, chứng từ lập khi giao nhận hàng hoá, ứngtrước tiền hàng, đặt cọc…và các chứng từ thanh toán tiền hàng khi đến hạn trả

hoặc trực tiếp hoặc thông qua ngân hàng gồm phiếu chi, giấy báo nợ, bảngsao kê báo nợ.

Tài khoản sử dụng trong hạch toán là TK 331 “Phải trả người bản”, TKnày chi tiết cho từng nhà cung cấp

Nguyên tắc hạch toán:

+ Nợ phải trả cho người bán, người cung cấp vật tư, hàng hóa, dịch vụhoặc cho người nhận thầu xây dựng chính, phụ cần được hạch toán chi tiếtcho từng đối tượng phải trả Trong chi tiết từng đối tượng phải trả, tài khoảnnày phản ánh cả số tiền đã ứng trước cho người bán, người cung cấp, ngườinhận thầu xây lắp nhưng chưa nhận được sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, khốilượng xây lắp hoàn thành bàn giao

+ Không hạch toán vào tài khoản này các nghiệp vụ mua vật tư, hànghóa, dịch vụ trả tiền ngay (bằng tiền mặt, tiền séc hoặc đã trả qua ngân hàng)

+ Những hàng hóa, vật tư, dịch vụ đã nhận, nhập kho nhưng đến cuốitháng vẫn chưa có hóa đơn thì sử dụng giá tạm tính để ghi sổ và phải điềuchỉnh về giá thực tế khi nhận hóa đơn hoặc thông báo giá chính thức củangười bán

+ Khi hạch toán chi tiết các khoản này, kế toán phải hạch toán rõ ràng,rành mạch các khoản chiết khấu thanh toán, chiết khấu thương mại, giảm giáhàng bán của người bán

Kết cấu và nội dung phản ánh:

- Số tiền người bán chấp thuận giảm giá hàng hóa hoặc dịch vụ đã giaotheo hợp đồng

- Chiết khấu thanh toán và chiết khấu thương mại được người bán chấpthuận cho DN giảm trừ vào khoản nợ phải trả cho người bán

- Giá trị vật tư, hàng hóa thiếu hụt, kém phẩm chất khi kiểm nhận và trảlại người bán

+ Bên có: phản ánh tổng số tiền phải trả nhà cung cấp, số tiền ứng thừađược người bán trả lại; các nghiệp vụ khác làm tăng nợ phải trả nhà cung cấp + Số dư: tài khoản này có thể có số dư ở hai bên Dư có thể hiện số còn phảitrả nhà cung cấp Dư nợ phản ánh số tiền ứng trước hoặc trả thừa cho nhàcung cấp

Phương pháp hạch toán đối DN áp dụng theo phương pháp khấu trừthuế được thể hiện qua sơ đồ 2.2

Sổ sách sử dụng: theo nguyên tắc xử lý các nghiệp vụ làm tăng giảmcông nợ phải trả như trên, mỗi DN sẽ được thực hiện việc ghi chép trên hệthống sổ chi tiết và sổ tổng hợp của mình tuỳ theo tình hình thực tế và hìnhthức sổ được lựa chọn trong DN

+ Hạch toán chi tiết: các nghiệp vụ liên quan đến công nợ phải trả nhà cungcấp được hạch toán trên sổ chi tiết phải trả người bán Tuỳ theo tính chất củađối tượng được hạch toán và yêu cầu cung cấp thông tin phục vụ quản lý màkết cấu sổ được xây dựng phù hợp, cuối tháng hoặc cuối quý sổ chi tiết thanhtoán với người bán được tổng hợp số liệu và khoá sổ Căn cứ vào số liệu này,

kế toán lập bảng tổng hợp chi tiết phải trả nhà cung cấp

+ Hạch toán tổng hợp: các nghiệp vụ thanh toán được vào sổ phù hợp tuỳ theohình thức sổ được lựa chọn trong DN

Sơ đồ 2.2 Hạch toán tổng hợp các khoản phải trả người bán

2 Thanh toán bằng hàng hóa, sản

Phẩm, dịch vụ 8 Giá trị vật liệu, dụng cụ mua chịu

9 Giá trị tài sản cố định mua ngoài

Và số phải trả người nhận thầu XDCB, SCL, TSCĐ phải trả

VAT được khấu trừ

không thuế VAT

3 Thuế VAT đầu ra

4.Chiết khấu mua hàng, giảm giá

2.1.3 Quản lý công nợ trong Doanh nghiệp

Quản lý là sự tác động có mục đích, có tổ chức, của chủ thể quản lý lênđối tượng quản lý và khách thể quản lý nhằm sử dụng hiệu quả nhất các tiềmnăng các cơ hội của hệ thống để đạt được mục tiêu đặt ra trong điều kiện biếnđộng của mục tiêu

2.1.3.1 Đặc điểm quản lý nợ phải thu, nợ phải trả

Trong quá trình HĐSXKD vốn là rất quan trọng “ Buôn tài không bằngdài vốn” phải chăng ngoài kiến thức kinh doanh thì vốn còn đóng vai trò vôcùng quan trọng trong việc duy trì và phát triển SXKD Do đó trong quá trìnhSXKD để bổ sung cho nguồn vốn của DN thì việc chiếm dụng vốn lẫn nhau

là không thể tránh khỏi Và trong công tác quản lý công nợ thì nợ phải thu rấtquan trọng, một yêu cầu đặt ra là thu hồi nhanh và giảm các khoản nợ phátsinh quá hạn thanh toán Và để quản lý được công nợ phải thu thì phải nắmđược bản chất của nó, để từ đó có kế hoạch quản lý phù hợp nhằm đem lạihiệu quả cao trong công tác thu hồi nợ của DN

Nợ phải thu có đặc điểm sau:

Nợ phải thu là vốn của DN nhưng bị DN khác chiếm dụng Vì vậy, tráchnhiệm của DN là thu hồi số vốn mà con nợ, khách nợ chiếm dụng

Nợ phải thu gồm nhiều khoản phức tạp đồng thời với sự đa dạng của chủngloại hàng hóa, sự linh hoạt của tín dụng thương mại mà đối tượng nợ của DNtrở nên nhiều và phức tạp hơn, vì vậy với mỗi khoản nợ, đối tượng nợ mà DN

có các biện pháp áp dụng trong thanh toán và quản lý nợ phải thu có hiệu quảtốt nhất Với mỗi đối tượng phải có cách ứng xử khác nhau trong việc áp dụngchính sách bán chịu, tuỳ từng khách hàng mà phải thực hiện việc quản lý khácnhau nhưng không vượt quá hạn mức tín dụng cho phép cả về số lượng vàthời gian

Từ sự phức tạp của các khoản phải thu và đa dạng về đối tượng nợ nên chứcnăng của khâu quản lý nợ phải thu đóng vai trò vô cùng quan trọng Nếu số

nợ quá lớn hoặc bị chiếm dụng quá lâu, DN dễ rơi vào tình trạng khó thu hồivốn, còn nếu gặp phải con nợ trây ỳ, không có khả năng thanh toán thì sẽ ảnhhưởng đến vấn đề tài chính của DN Vì vậy các khoản phải thu cần đượcthanh toán đúng thời hạn hoặc ra hạn nợ trên cơ sở không ảnh hưởng đến hoạtđộng và KQSXKD của DN Công tác quản lý nợ phải thu phải thực sự hiệuquả với mục đích cuối cùng là đảm bảo an ninh tài chính cho DN

- Đặc điểm quản lý nợ phải trả

Là số vốn mà DN đi vay, đi chiếm dụng của các đơn vị, tổ chức, cánhân khác nhằm phục vụ cho nhu cầu SXKD của mình, do đó DN có tráchnhiệm phải trả Khoản nợ phải trả bị hạn chế bởi thời gian sử dụng và trongthời gian sử dụng các loại vốn này, DN phải trả một khoản chi phí cho việc sửdụng nó tương đương với khoản lãi khi đi vay vốn ngân hàng

Trong SXKD ngoài vốn tự có thì DN còn phải bổ sung cho nguồn vốncủa mình bằng cách chiếm dụng vốn của đơn vị khác Quy mô các khoản phảitrả khá cao và nó chiếm dụng của nhiều đối tượng khác nhau phát sinh trongquá trình mua hàng hoặc vay mượn của các tổ chức tín dụng

Công nợ phải trả thể hiện sức mạnh tài chính cũng như việc tạo lập chữtín của DN trên thương trường Do đó, công tác quản lý nợ phải trả là hết sứcquan trọng Phải có kế hoạch vay nợ và trả nợ để đảm bảo nợ đến đâu trả đến

đó, nếu việc trả nợ gặp khó khăn, nợ chồng chéo vốn tự có không đủ trang trảihết số nợ, DN sẽ rơi vào tình trạng mất khả năng thanh toán và có nguy cơđứng trước bờ vực phá sản Như vậy DN phải thường xuyên đối chiếu công

nợ để kiểm soát được các khoản nợ, chủ động trong việc thanh toán để đảmbảo uy tín trong quan hệ tín dụng với bạn hàng

2.1.3.2 Nội dung quản lý các khoản công nợ

Kể từ khi hình thành và trong quá trình phát triển của mình công nợ của

DN đã phát sinh Vì thế việc quản lý nợ phải thu, nợ phải trả cần được tiến hành một cách cụ thể và đồng bộ ngay từ ban đầu để đảm bảo mục tiêu của việc quản lý nợ phải thu là phải thu được nợ, việc quản lý nợ phải trả là thanh toán tất cả các khoản nợ đến hạn Vì vậy, để đạt được mục tiêu quản lý tốt công nợ mỗi DN phải có cơ chế quản lý khoa học phù hợp với đặc điểm KD của đơn vị mình

+ Quản lý nợ phải thu

- Quản lý bằng các quy định chặt chẽ trong hợp đồng

Hợp đồng kinh tế là những điều khoản đã được hai bên chấp nhận, là căn

cứ quan trọng để các bên hoạt động Do đó, để quản lý được khách hàng

có hiệu quả trước hết trong hợp đồng phải có những quy định chặt chẽ và

rõ ràng từng khoản mục, trong hợp đồng giữa DN với các đối tác thường

có các quy định trong phần thanh toán như: thời gian thanh toán, phươngthức thanh toán, hình thức thanh toán, quy định về lãi suất quá hạn…

Vấn đề quản lý các hợp đồng kinh tế có ảnh hưởng đến công tác thanhtoán và thu hồi công nợ Quản lý hợp đồng kinh tế không phải là việc đơngiản, đòi hỏi người quản lý phải hiểu sâu về luật kinh tế, về quy địnhngành nghề đang hoạt động, quy định trong hợp đồng kinh tế phải rõ ràng,

dễ hiểu là điều kiện ràng buộc giữa khách hàng với DN

- Ghi chép và theo dõi

Khi các hợp đồng kinh tế và các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đòi hỏi kếtoán trong DN tiến hành ghi chép, mở sổ theo dõi từng đối tượng, cần tậptrung theo dõi các khoản nợ theo tính chất, theo đối tượng, theo thời gian

để làm căn cứ hình thành kế hoạch thu nợ theo từng đối tượng Cụ thể:

Quản lý theo đối tượng nợ là hình thức quản lý theo từng khách hàng mà

DN bán chịu, để DN có chính sách tín dụng áp dụng linh hoạt cho từng đối

tượng khách hàng Với các đối tượng khách hàng thanh toán nợ đúng hạn thì

áp dụng chính sách thu hồi nợ cho khách hàng đó như chiết khấu giảm giá hàng bán…Với đối tượng dây dưa nợ, quá hạn cần có biện pháp vừa cứng rắnvừa mềm dẻo để thu hồi nợ có hiệu quả nhất

Quản lý theo hình thức nợ là hình thức theo dõi các khoản nợ phải thu như phải thu bằng tiền, phải thu bằng vật tư, hàng hóa… Hình thức này giúp

DN có kế hoạch thu tiền hay hàng đúng kỳ hạn Trong trường hợp khách hàng không thanh toán các khoản nợ cho DN bằng tiền hay bằng séc mà thanhtoán bù trừ giữa nợ phải thu và nợ phải trả cần phải có đủ các chứng từ, hóa đơn hợp lý, hợp lệ liên quan đến việc bù trừ nợ

Quản lý theo thời gian là hình thức theo dõi các khoản phải thu, phải trảtheo thời gian ngắn hạn hoặc dài hạn Hình thức này giúp DN định ra khoảngthời gian hợp lý nhất đảm bảo thu nợ và trả nợ theo đúng kế hoạch Từ đó,giúp DN biết được khoản nợ nào còn hạn, quá hạn, để có biện pháp xử lý kịpthời nhằm thu đúng, thu đủ số nợ tránh trường hợp chiếm dụng vốn quá lâulàm ảnh hưởng đến tài chính của DN Cụ thể:

Trong công tác quản lý nợ theo thời gian nhằm đem lại cho việc thuhồi nợ có hiệu quả nhất cần phân chia các loại nợ phải thu như: nợ phải thuđến hạn, nợ phải thu quá hạn, nợ xấu, nợ khó đòi

* Với khoản phải thu đến hạn: trường hợp này DN cần hoàn tất hóađơn, chứng từ để phục vụ cho việc thanh toán sao cho thu hết, thu đủ theođúng thời hạn tín dụng quy định Thực hiện đúng quá trình thu nợ để tránhtrường hợp các khoản nợ này chuyển sang nợ quá hạn làm phát sinh khoảnchi phí để quản lý loại nợ này Thường xuyên tìm hiểu theo dõi, kiểm tra đốichiếu các khoản nợ của khách hàng đồng thời xem xét tình hình tài chính vàchính sách tín dụng thương mại để DN có biện pháp trong việc tiếp tục chovay nợ hay ngừng cung cấp hàng hóa cho con nợ

* Với khoản phải thu quá hạn là khoản nợ đã quá hạn trả quy địnhtrong hợp đồng hoặc thời gian do hai bên thỏa thuận Nguyên nhân là do tàichính của con nợ lâm vào tình trạng khó khăn hay khủng hoảng, hay gặp con

nợ trây ỳ trong việc trả nợ làm cho nợ phải thu của DN chuyển sang nợ quáhạn DN cần có chính sách khuyến khích khách hàng trong việc trả nợ, saukhi dùng biện pháp tăng lãi suất hoặc ngừng việc cung cấp hàng hóa cho con

nợ nếu không thu được kết quả gì thì DN cần có biện pháp mềm dẻo để thuđược nợ để tránh tình trạng mất hoàn toàn số bộ nợ

* Với khoản nợ khó đòi là những khoản phải thu chưa đến hạn thanhtoán nhưng tổ chức kinh tế đã lâm vào tình trạng phá sản, giải thể, bị mất tích,truy tố trước pháp luật,…

Trong trường hợp này, yêu cầu cần thu hồi được số tiền ban đầu màkhông kèm theo điều kiện nào vì lúc này con nợ đang trong tình trạng tàichính bế tắc, phá sản, do đó mục đích của việc thu hồi nhóm nợ này là thu đủ

số nợ gốc hoặc thu một phần số nợ DN không nên tính đến các điều kiệnràng buộc và chấp nhận chịu thiệt, mất chi phí trong trường hợp thu nợ này

Các khoản nợ khi quá hạn cam kết, nếu các khoản này vẫn chưa thuđược thì DN sẽ tiến hành trích lập dự phòng tùy theo tính chất, thời hạn quáhạn và khả năng thu hồi nợ của khách hàng

Phân tích và đánh giá các khoản phải thu

Quá trình phân tích và đánh giá các khoản nợ phải thu diễn ra khi đã cóđầy đủ thông tin của công tác ghi chép và theo dõi các khoản nợ phải thu Quátrình này là việc đánh giá toàn diện việc thực hiện công tác quản lý, xác địnhnguyên nhân của thành công hay thất bại trong công tác quản lý công nợ, từ

đó đưa ra giải pháp khắc phục góp phần cho công tác quản lý nợ ngày cànghiệu quả hơn

Kiểm tra, đối chiếu

Kiểm tra, đối chiếu là một thao tác quan trọng trong công tác quản lýcông nợ, với mục đích cung cấp thông tin khách hàng và nhà cung cấp về số

nợ, thời gian nợ Để thực hiện công việc này kế toán của DN phải có văn bảnđối chiếu để DN và khách hàng xác minh số nợ mà khách hàng còn nợ tại mộtthời điểm nhất định để khách hàng có kế hoạch trả nợ Để quản lý các khoản

nợ phải thu DN phải chủ động kiểm tra, đối chiếu, phản ánh đầy đủ cácnghiệp vụ liên quan đến các đối tượng nợ để có căn cứ tổng hợp số liệu vàtiến hành đối chiếu giữa sổ liệu do DN quản lý và số liệu của khách hàng, vớimục đích kiểm tra sự khớp đúng về số liệu, thời gian Quá trình kiểm tra, đốichiếu phải được triển khai thường xuyên, với những khoản nợ đến hạn, từ đóphát hiện những sai sót và có biện pháp khắc phục kịp thời khi có rủi ro xảyra

- Quản lý công nợ theo từng đối tượng nhà cung cấp nhằm định rõ

khoản nợ thuộc về ai, tránh nhầm lẫn các khoản nợ giữa các nhà cung cấp vớinhau Vì mỗi nhà cung cấp có quy định về chính sách tín dụng cho DN khácnhau do đó DN phải có ứng xử linh hoạt, phù hợp đáp ứng nhu cầu thanh toáncủa từng nhà cung cấp

- Quản lý công nợ theo thời gian đòi hỏi DN phải phân loại các khoản

nợ theo thời hạn thanh toán khác nhau phù hợp với khả năng thanh toán của

DN và yêu cầu của nhà cung cấp Điều này giúp DN có kế hoạch dự trữ tiềnmột cách hợp lý để đảm bảo trả nợ đúng số lượng, đúng hạn, nhanh chóng.

- Quản lý theo hình thức nợ: DN phải phân các khoản nợ thành các loại

nợ bằng tiền (Việt Nam, ngoại tệ), vật tư, hàng hóa để có cách quản lý riêng

và có kế hoạch trả nợ hợp lý với mỗi hình thức

Nguồn vốn có vai trò quan trọng trong HĐSXKD, nhưng DN phải chú

ý rằng việc huy động vốn tín dụng phải xuất phát từ nhu cầu SXKD của DN

và phải nằm trong khả năng thanh toán Công tác lập kế hoạch trả nợ cũngnên thực hiện trong sự ràng buộc với kế hoạch huy động vốn , kế hoạch dự trữtiền mặt và quan trọng hơn là căn cứ vào các hợp đồng đã ký kết Làm đượcnhững vấn đề đó thì tình hình tài chính của DN mới được đánh giá lành mạnh,

DN vừa tăng cường được nguồn vốn mà không phải mất thêm chi phí sử dụngcũng như không ảnh hưởng đến uy tín của DN đối với chủ nợ

2.1.3.3 Mối quan hệ giữa hạch toán và quản lý công nợ

Hạch toán kế toán là thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin về tình hình vốn, sự vận động của vốn trong các đơn vị, các tổ chức bằng hệ thống phươngpháp khoa học của kế toán Những thông tin mà hạch toán cung cấp là thông tin động về tuần hoàn vốn, từ khâu đầu tiên là cung cấp vật tư cho sản xuất, qua khâu sản xuất đến khâu cuối cùng là tiêu thụ đều được phản ánh thật đầy

đủ và sinh động qua thông tin kế toán Thông tin hạch toán kế toán luôn là những thông tin về hai mặt của mỗi hiện tượng, mỗi quá trình: tài sản và nguồn vốn, tăng và giảm, chi phí và kết quả

Và hạch toán đã trở thành “tai mắt” của nhà lãnh đạo là công cụ đắc lựccủa nhà quản lý Nhờ hạch toán có thể nhận biết kịp thời, đánh giá đúng bảnchất sự vật, từ đó có giải pháp hữu hiệu, liên tục điều chỉnh, đưa hệ thống vậnđộng theo quy luật phù hợp thực tiễn, tiếp cận mục tiêu cuối cùng Thật vậy,

để quản lý các hoạt động kinh tế nói chung và quản lý công nợ nói riêng cầnphải có thông tin, quản lý gắn liền với thông tin, thông tin là nguyên liệu củaquản lý Thực chất của quản lý là xử lý thông tin, nên chất lượng của thôngtin quyết định chất lượng, hiệu quả của quản lý Bên cạnh đó quản lý cónhiệm vụ tổ chức hợp lý kế toán và dịch vụ kế toán nhằm dự kiến trướcnhững sai lầm và gian lận, mau chóng phát hiện và làm cho thông tin kế toán

có tính tin cậy phù hợp với các nguyên tắc chung và được nghề nghiệp và luậtpháp chấp nhận

Tóm lại hạch toán và quản lý có mối quan hệ bổ trợ lẫn nhau trong đóhạch toán là cung cấp nguyên liệu đầu vào là “thông tin” cho quản lý và quản

lý có nhiệm vụ xử lý hệ thống thông tin do hạch toán cung cấp nhằm mang lạihiệu quả HĐSXKD và hoạt động tài chính của đơn vị

2.1.3.4 Ý nghĩa của việc quản lý công nợ

Sự tồn tại của DN phần lớn là phụ thuộc vào tình hình tài chính thịnhhay suy Đóng góp một phần không nhỏ cho sự vững mạnh tài chính của một

DN là khâu quản lý công nợ Quản lý công nợ tốt sẽ hạn chế và tránh đượcnhững tác động xấu cho DN mình như tình trạng vỡ nợ, mất khả năng thanhtoán Quản lý công nợ gắn bó chặt chẽ với mối quan hệ mua bán và chínhsách tín dụng của DN

Quản lý nợ phải trả, phải thu góp phần xây dựng và hoàn thiện công tác

kế toán và quản trị tài chính tạo môi trường vững mạnh và thật sự an toàn Cáckhoản nợ phải trả phụ thuộc vào sức mạnh tài chính của DN Quản lý nợ phảithu là công tác thu hồi nợ gắn liền với các biện pháp chính sách tín dụng đối vớikhách hàng để từ đó có các chính sách phù hợp trong việc thu hồi nợ nhưkhuyến khích, ưu đãi, hay định ra chế độ thưởng phạt nghiêm khắc trong việcthanh toán các khoản nợ của khách hàng với DN

Quản lý công nợ giúp các nhà quản trị, nhà kế toán trong nội bộ DNthấy được đặc điểm, tính chất, quy mô, thời gian của các loại công nợ để từ

đó có kế hoạch điều chỉnh, quản lý tốt công nợ để tránh tình trạng vốn bịchiếm dụng quá nhiều, mất khả năng thanh toán góp phần ổn đinh tài chínhcủa đơn vị mình

Việc quản lý công nợ tốt sẽ tạo uy tín và tạo lợi thế trong quan hệ làm

ăn với các nhà đầu tư và các đối tác thể hiện ở khả năng thanh toán, sự cânđối giữa khoản phải thu và khoản phải trả từ đó giúp các nhà đầu tư và các đốitác trong việc ra quyết định: có đầu tư hay không đầu tư hay có nên tạo quan

hệ làm ăn với DN hay không

Tóm lại việc quản lý công nợ có ý nghĩa rất quan trọng trong công tác

kế toán Quản lý công nợ tốt đảm bảo tính cân đối tình hình tài chính tạo niềmtin đối với các nhà đầu tư, các đối tác Quản lý công nợ còn giúp các nhà quảntrị co kế hoạch chỉ đạo SXKD hợp lý, quản lý chặt chẽ vấn đề công nợ gópphần làm lành mạnh tài chính DN

2.1.4 Các chỉ tiêu đánh giá tình hình quản lý công nợ của DN

- Phân tích tình hình thu hồi các khoản phải thu

Các khoản nợ phải thu là khoản tiền bị chiếm dụng, để phân tích tìnhhình thu hồi các khoản phải thu, ta dựa vào các chỉ tiêu sau:

- Số vòng luân chuyển các khoản phải thu

Chỉ tiêu này cho biết mức hợp lý của số dư các khoản phải thu và hiệuquả của việc thu hồi nợ Nếu số vòng luân chuyển các khoản phải thu lớn,

Số dư bình quân các khoản phải trả

Số vòng luân chuyển

các khoản phải thu

Tổng số tiền hàng bán chịu

=

chứng tỏ DN đã làm tốt công tác thu hồi nợ, ít bị chiếm dụng vốn Tuy nhiênnếu số vòng luân chuyển các khoản phải thu quá cao sẽ không tốt vì có thểảnh hưởng đến việc tiêu thụ hàng hoá do phương pháp thanh toán của DNvới bạn hàng quá chặt chẽ (chủ yếu thanh toán trong thời gian ngắn).

- Thời gian quay vòng các khoản phải thu tính theo công thức sau:

Thời gian quay vòng các khoản phải thu ngắn chứng tỏ tốc độ thu tiền hàngcàng nhanh, DN ít bị chiếm dụng vốn Ngược lại thời gian quay vòng cáckhoản phải thu càng dài, chứng tỏ tốc độ thu tiền chậm

- Tỷ lệ giữa tổng giá trị các khoản phải thu với tổng nguồn vốn

Chỉ tiêu này phản ánh với nguồn vốn huy động thì có bao nhiêu phầntrăm vốn thực sự không tham gia vào HĐSXTKD Có nghĩa là phản ánh mức

độ vốn bị chiếm dụng của DN Sẽ không tốt nếu tỷ lệ này tăng lên

- Phân tích tình hình thanh toán các khoản phải trả

Để phân tích tình hình thanh toán các khoản phải trả, chúng ta dựa vàocác chỉ tiêu sau:

- Số vòng luân chuyển các khoản phải trả

Thời gian quay vòng

các khoản phải thu

Thời gian của kỳ phân tích

Số vòng luân chuyển các khoản phải thu

các khoản phải trả Tổng số tiền hàng mua chịu

Số dư bình quân các khoản phải trả

=

100

Chỉ tiêu này cho biết mức hợp lý của số dư các khoản phải trả và hiệu quảcủa việc thanh toán nợ Nếu vòng luân chuyển các khoản phải trả lớn, chứng

tỏ DN thanh toán tiền hàng kịp thời, ít bị chiếm dụng vốn và có thể đượchưởng chiết khấu thanh toán Tuy nhiên số vòng luân chuyển các khoản phảitrả nếu quá cao sẽ không tốt, có thể ảnh hưởng đến KQKD trong kỳ của DN

do phải huy động một nguồn vốn trả nợ

- Thời gian quay vòng các khoản phải trả được tính theo công thức

Thời gian quay vòng các khoản phải trả ngắn, chứng tỏ tốc độ thanh toántiền càng nhanh, DN ít bị chiếm dụng vốn Ngược lại, thời gian quay vòng cáckhoản phải trả dài chứng tỏ tốc độ thanh toán tiền hàng chậm, số vốn của DN

đi chiếm dụng nhiều

Khi phân tích cần tính và so sánh thời gian mua chịu được người bán quyđịnh cho DN Nếu thời gian quay vòng các khoản phải trả lớn hơn thời gianmua chịu được quy định thì việc thanh toán tiền hàng là chậm trễ và ngượclại, số ngày quy định mua chịu lớn hơn thời gian này thì có dấu hiệu chứng tỏviệc thanh toán đạt trước kế hoạch và thời gian quy định

2.2 Thực tiễn công tác hạch toán và quản lý công nợ ở các DN nước ta

Kết quả nghiên cứu của đề tài nghiên cứu về kế toán và quản lý công

nợ đối với khách hàng và nhà cung cấp tại Cty TNHH Kim San của tác giả TạThị Thanh Huyền, 2008 cho thấy công tác kế toán và quản lý công nợ tại Cty

đã tương đối hoàn chỉnh Công tác hạch toán tại Cty đã theo chuẩn mực củachế độ kế toán, căn cứ vào các chứng từ hợp lý, hợp lệ vào sổ theo dõi theođúng trình tự phục vụ cho công tác theo dõi và quản lý Công tác quản lý công

nợ tại công ty bao gồm: mở sổ sách theo dõi, phân loại công nợ theo các đối

Thời gian quay vòng

các khoản phải trả

Thời gian của kỳ phân tích

Số vòng luân chuyển các khoản phải trả

=

tượng, chính sách tín dụng thương mại, biện pháp phòng ngừa rủi ro Các biệnpháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán và quản lý công nợ tại Cty Trong quátrình hoạt động, kết quả của quá trình hạch toán và quản lý luôn được Cty chútrọng và đem lại hiệu quả trong quản lý và kết quả kinh doanh của Cty.

Trong nền kinh tế nhiều thành phần hình thành nhiều mối quan hệ kinh

tế từ đó phát sinh công nợ giữa DN với các thành phần kinh tế khác xảy rathường xuyên Do đó, vấn đề quản lý công nợ là vấn đề “nhức nhối” củanhiều nhà quản lý DN, làm sao để giải quyết hài hòa vấn đề công nợ để DNkhông rơi vào tình trạng khủng hoảng, phá sản do mất khả năng thanh toánhay tình trạng bị chiếm dụng vốn quá nhiều làm ảnh hưởng đến tài chính vàHĐSXKD của DN Trên thực tế, việc quản lý công nợ ở các DN nước ta nhìnchung chưa được hiệu quả Công nợ phát sinh với số lượng lớn làm cho côngtác quản lý gặp nhiều khó khăn Các biện pháp thu hồi nợ được áp dụng triệt

để nhưng vẫn chưa thể giải quyết được tình trạng thanh toán trả chậm làmphát sinh các khoản nợ quá hạn, nợ khó đòi Làm cho không ít DN rơi vàotình trạng phá sản do không thu hồi được nợ hay không có khả năng thanhtoán Đặc biệt với các DN vừa và nhỏ do khả năng tự chủ về tài chính có hạnnên thường phải đi vay và không có khả năng thanh toán đúng hạn, dẫn đếnlãi suất cao, làm cho tình trạng tài chính khó khăn hơn

Để tạo điều kiện cho việc thu hồi nợ của các DN, Ban chấp hành trungương Đảng khóa IX đã xác định: Chính phủ quy định biện pháp giải quyết dứtđiểm các khoản nợ không có khả năng thanh toán của DN đối với ngân sáchnhà nước và ngân hàng đồng thời có giải pháp để ngăn ngừa sự tái phát.Thành lập công ty mua bán nợ và tài sản tồn đọng của DN nhà nước để xử lý

nợ và tài sản không cần dùng, tạo điều kiện để lành mạnh hóa tình hình tàichính DN Nhiệm vụ chính của công ty là mua các khoản nợ và tài sản tồnđọng của các DN hay các chủ nợ theo đó thì các chủ nợ phải chịu một tỷ lệnhất định cho các công ty mua nợ này hoặc chủ nợ có thể bán hẳn số nợ với

giá theo sự thoả thuận của hai bên, theo quy định công ty sẽ mua lại số nợ tồnđọng nói trên tại các DN thuộc đối tượng kinh doanh của công ty với giá bìnhquân bằng 50% giá trị nợ, theo sổ sách kế toán, cộng với 10% chi phí thu hồi

nợ

Như vậy, sự ra đời của công ty mua bán nợ và tài sản tồn đọng của DN,đây là một mô hình tài chính mới có tính đặc thù với các hoạt động mua bán

nợ, đầu tư, môi giới huy động vốn, công ty hoạt động theo quy định của luật

DN, là công cụ thích hợp để xử lý nợ và tài sản tồn đọng của các DN trongnền kinh tế, nhằm góp phần làm lành mạnh hóa tình hình tài chính DN vàgiúp các DN từng bước hội nhập kinh tế quốc tế đạt kết quả

Tóm lại, công tác quản lý công nợ hiện nay ở các DN Việt Nam đanggặp một số khó khăn nhất định Các hình thức thanh toán đang dần được hiệnđại hơn phù hợp với sự phát triển của nền kinh tế, và vấn đề quản lý công nợluôn được các DN đề cao trong chính sách tài chính của DN

2.3 Phương pháp nghiên cứu

2.3.1 Phương pháp thu thập số liệu

Phương pháp thu thập số liệu là cách thức thu thập các tài liệu, thôngtin trên sách báo, internet, tạp chí, các báo cáo khoa học…hoặc có thể điều trathực tế để phục vụ cho đề tài nghiên cứu

Thu thập số liệu thứ cấp từ báo cáo HĐKD, báo cáo tài chính, các sổsách kế toán…được thu thập tại các phòng kế toán, kinh doanh, hành chínhcủa công ty

Thu thập số liệu sơ cấp bằng cách phỏng vấn, trao đổi với lãnh đạocông ty, các nhân viên phòng kế toán và cán bộ công nhân viên ở các phòngban như phòng tổ chức hành chính, phòng thị trường, phòng marketing…trong công ty để tìm hiểu thêm về công tác hạch toán và quản lý công nợ

2.3.2 Phương pháp xử lý số liệu.

Xử lý số liệu là phương pháp quan trọng ảnh hưởng đến chất lượng đềtài Các nguồn số liệu, thông tin mà chúng tôi thu thập được còn ở dạng thôcần qua quá trình xử lý bằng Exel, máy tính và một vài số liệu cần tiến hànhsắp xếp lại một cách hợp lý theo trình tự thời gian hay đối tượng nghiên cứumới sử dụng được

2.3.3 Phương pháp phân tích số liệu.

Phương pháp phân tích số liệu là phương pháp dùng lý luận và dẫnchứng cụ thể tiến hành phân tích theo chiều hướng biến động của các sự vật,hiện tượng, tìm ra nguyên nhân ảnh hưởng đến kết quả của hiện tượng trongphạm vi nghiên cứu Từ đó đưa ra biện pháp giải quyết để có kết quả phântích hệ thống các thông tin, số liệu chính xác, cụ thể, đầy đủ và kịp thời

Phương pháp phân tích bao gồm: Thống kê mô tả và thống kê so sánh

- Thống kê mô tả: từ số liệu thu thập được đưa vào khoản mục có tínhtương đồng vào các bảng biểu để nó mô tả từng vấn đề trong HĐKD Đồngthời thông qua các tần số, cơ cấu ta thấy quy mô và chỉ tiêu phân tích to haynhỏ, nhiều hay ít

- Thống kê so sánh: So sánh là phương pháp được sử dụng trong phântích HĐKD để xây dựng xu hướng, mức độ biến động của các chỉ tiêu phântích

PHẦN 3

KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU VÀ THẢO LUẬN

3.1 Đặc điểm địa bàn nghiên cứu

3.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Chi nhánh công ty

Công ty cổ phần dược TW Medipharco-Tenamyd (nguyên là Công ty cổphần Dược TW Medipharco) là một doanh nghiệp cổ phần trực thuộc Tổng Công

ty Dược Việt Nam

Công ty cổ phần Dược TW Medipharco trước đây là Công ty Dược TWHuế được thành lập theo được thành lập theo quyết định số 340/199/QĐ-BYTngày 20/02/1999 về việc tiếp nhận công ty dược phẩm Thừa Thiên Huế vào làmthành một đơn vị thành viên của Tổng Công ty Dược Việt nam Đến năm 2001,công ty được đổi tên thành Công ty cổ phần Dược TW Medipharco-Tenamyd

Công ty có chức năng sản xuất – kinh doanh – xuất nhập khẩu trực tiếpDược phẩm, mỹ phẩm, sản phẩm dinh dưỡng, Dược liệu, tinh dầu, trang thiết bịdụng cụ vật tư Y Tế…

Tên giao dịch: MEDIPHARCO - TENAMYD CENTRALPHARMACEUTICAL JOINT STOCK COMPANY

Trụ sở chính: 08 Nguyễn Trường Tộ, Phường Phước Vĩnh, TP Huế

Điện thoại: (054)823768-823099 Fax: (054)826077

Hiện Công ty có một mạng lưới phân phối rộng khắp trên toàn quốc, 02 chinhánh tại Hà Nội và thành phố Hồ Chí Minh, 01 Trung tâm Thương mại Dượcphẩm và 08 hiệu thuốc trung tâm Huyện thị trong Tỉnh Thừa Thiên Huế, đãđảm bảo đủ thuốc phòng chữa bệnh, thuốc chống dịch, thuốc dự trữ phòngthiên tai lũ lụt cho nhân dân trên địa bàn và khu vực Công ty là đơn vịcung ứng thuốc được các đơn vị trong ngành Y tế tín nhiệm Đồng thời

Công ty đã tham gia đấu thầu, chào giá cung ứng thuốc cho nhiều Viện Bệnh Viện TW, Bệnh Viện Tỉnh, Thành phố trong cả nước Công ty đangphấn đấu đầu tư phát triển vươn lên với vị thế một doanh nghiệp Dược TW,tương xứng trong hệ thống tổng thể của Trung tâm Y tế chuyên sâu khuvực miền Trung tại Huế đã được Chính phủ, Bộ Y Tế phê duyệt.

-Chi nhánh dược phẩm TW Medipharco – Tenamyd tại Hà Nội được thànhlập ngày 18/01/1998 theo định số 5188 của Tổng giám đốc công ty Cổ phần Dược

TW medipharco-Tenamyd về việc thành lập chi nhánh của Công ty cổ phần Dược

TW Medipharco-Tenamyd có trụ sở tại 1C1A Ngõ 208 đường Giải phóng - QuậnThanh Xuân – Hà Nội

Điện thoại: 04.38693516

Fax: 04.38692714

Mặc dù Chi nhánh là đơn vị phụ thuộc công ty nhưng đó không phải là đơn

vị phụ thuộc hoàn toàn Công ty giao toàn quyền quản lý mọi hoạt động tại Chinhánh cho ban quản trị tại Chi nhánh Hàng năm, công ty đề ra kế hoạch cho Chinhánh về các chỉ tiêu kết quả hoạt động và ban quản lý tại Chi nhánh toàn quyềnquyết định đối với mọi hoạt động của Chi nhánh để đạt được kế hoạch đó

Chi nhánh công ty cổ phần Dược TW Medipharco - Tenamyd tại Hà Nộithuộc công ty cổ phần Dược TW Medipharco-Tenamyd hoạt động trong lĩnh vựcthương mại với các chức năng chủ yếu:

Nhập hàng sản xuất hoặc hàng nhập khẩu của công ty mẹ và phân phối đếncác công ty dược, bệnh viện và các cửa hàng từ Quảng Bình trở ra

Nhập hàng từ các Tổng công ty, công ty Dược trên toàn quốc để phân phốinhằm thực hiện chức năng tự doanh

Với các chức năng trên thì Chi nhánh phải thực hiện tốt các nhiệm vụ sau:

- Xây dựng và thực hiện kế hoạch kinh doanh, báo cáo cấp trên quản lý vềtình hình hoạt động của Chi nhánh

- Quản lý và sử dụng vốn đúng mục đích, bảo toàn và tăng trưởng vốn, tự

trang trải về tài chính trong hoạt động tự doanh, đảm bảo kinh doanh có lãi.

- Tuân thủ các hợp đồng ký kết và đảm bảo chữ tín với khách hàng,bạn hàng

- Thực hiện nghiêm chỉnh mọi Chế độ, Chính sách của Pháp luật và Nhànước về hoạt động sản xuất kinh doanh, đảm bảo quyền lợi hợp pháp của ngườilao động

- Thực hiện tốt nghiêm chỉnh chế độ kế toán của Bộ Tài Chính và lập cácbáo cáo quyết toán hàng quý gửi lên công ty

- Chăm lo phát triển nguồn nhân lực để đảm bảo thực hiện chiến lược vànhiệm vụ kinh doanh của công ty, chăm lo cải thiện điều kiện làm việc, điều kiệnsống của người lao động theo đúng quy định của luật lao động và luật công đoàn

3.1.2 Đặc điểm về tổ chức bộ máy quản lý tại Chi nhánh

Chi nhánh Cty dược TW Medipharco – Tenamyd tại Hà Nội thuộc Ctydược TW Medipharco – Tenamyd trụ sở tại Thành phố Huế Với quy mô nhỏnên cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của CN được bố trí tương đối gọn nhẹ Môhình tổ chức bộ máy quản lý tại Chi nhánh được thể hiện qua sơ đồ 3.1

Sơ đồ 3.1 Tổ chức bộ máy quản lý tại Chi nhánh

Giám đốc CN

P.Giám đốc CN

Bộ phận Kinh doanh, giao vận chuyển

Bộphận kế toán

hành chính CN

Bộ phận kiểm soát chất lượng

Bộ phận Kho

02 quầy bán buôn

Qua sơ đồ 3.1 cho thấy lãnh đạo của Chi nhánh là giám đốc Giám đốc

là người do tổng công ty bổ nhiệm, miễn nhiệm là người có quyền lực caonhất điều hành hoạt động tại Chi nhánh theo đúng quy định của Nhà nước vàpháp luật, theo đúng quy định của Bộ Y Tế Đồng thời chịu trách nhiệm vềtoàn bộ các hoạt động của Chi nhánh trước Ban Tổng Giám đốc, Hội đồngquản trị công ty và pháp luật Bên cạnh đó Giám đốc là người đại diện phápluật của Chi nhánh tại Thành phố Hà Nội, toàn quyền quyết định mọi việc liênquan đến Chi nhánh, tổ chức phân công, bố trí mạng lưới kinh doanh, chỉ đạonhân viên hoạt động kinh doanh theo phạm vi được phép và đúng với quy chếquy định, báo cáo với Ban Tổng Giám Đốc và Hội Đồng Quản Trị mọi hoạtđộng của Chi nhánh

Phó giám đốc với trách nhiệm là giúp giám đốc điều hành mọi hoạtđộng của Chi nhánh thuộc phạm vi trách nhiệm quyền hạn khi được ủy quyền.Chịu trách nhiệm trước Chi nhánh và công ty trong mọi hoạt động được phâncông Giám sát kiểm tra hệ thống đảm bảo chất lượng của Chi nhánh Bêncạnh đó Phó Giám đốc còn có quyền hạn chỉ đạo nhân viên cấp dưới trongphạm vi công việc được giao, thay mặt giám đốc khi giám đốc vắng mặt hoặcđược ủy quyền, đề xuất các giải pháp nâng cao công tác quản lý chất lượnghàng hóa với giám đốc Chi nhánh

Phòng hành chính kế toán có nhiệm vụ ghi chép đầy đủ các nghiệp vụphát sinh trong kỳ hạch toán Trong đó có một kế toán trưởng và hai kế toánviên, kế toán trưởng là người đứng đầu chỉ đạo tại phòng kế toán đồng thời làngười chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động công tác kế toán tại Chi nhánh.Các kế toán viên làm việc theo sự phân công, chỉ đạo của kế toán trưởng

Phòng kinh doanh là bộ phận quan trọng trong Chi nhánh, có nhiệm vụliên hệ với khách hàng, chào bán các sản phẩm kinh doanh của Chi nhánh.Đồng thời là bộ phận tham mưu, giúp việc cho giám đốc Chi nhánh trong việcthực hiện các hoạt động tổ chức kinh doanh của Chi nhánh: lập kế hoạch điều

tra nghiên cứu thị trường, tổ chức mạng lưới tiêu thụ Chịu trách nhiệm về cácchỉ tiêu, kế hoạch được giao về doanh số bán.

Bộ phận kho có nhiệm vụ là bảo quản hàng hoá trong kho theo đúngquy trình về nhiệt độ, độ ẩm, sắp xếp theo đúng chủng loại để tiện cho việcxuất kho Vì tính đặc thù của dược phẩm là có nhiều loại mặt hàng với thờigian sử dụng khác nhau, nhưng thường là có hạn sử dụng ngắn, vì vậy bộphận kho luôn phải theo dõi tình hình xuất, nhập hàng hoá theo số lượng vàthời gian để phát hiện những mặt hàng hết hạn sử dụng để lãnh đạo có quyếtđịnh xử lý số hàng hỏng, hết hạn Đồng thời bộ phận kho còn có nhiệm vụxuất hàng hoá theo phiếu xuất kho theo đúng chủng loại, số lượng ghi trongphiếu, cuối ngày phải thực hiện việc kiểm kê và tổng hợp lại vào sổ xuất,nhập, tồn Cuối mỗi quý tiến hành đối chiếu số lượng hàng hóa cùng kế toán

để kiểm tra tính khớp đúng

Bộ phận kiểm soát chất lượng với trách nhiệm kiểm soát việc thực hiệncác quy trình, quy định tại Chi nhánh Đồng thời đề xuất biện pháp xử lýnhững sai lệch trong việc thực hiện GDP (Good distribute practice – Thựchành phân phối thuốc tốt) tại Chi nhánh

Hai quầy bán buôn làm nhiệm vụ bán hàng do Chi nhánh kinh doanh,với đội ngũ bán hàng có trình độ chuyên môn về dược Hàng ngày các nhânviên này phải gửi hóa đơn, chứng từ liên quan đến việc bán hàng để kế toántổng hợp vào sổ sách liên quan Cuối quý nhân viên này cùng kế toán đốichiếu tính khớp đúng giữa lượng hàng tiêu thụ, và doanh thu bán hàng, để kịpthời sữa chữa sai lệch

3.1.3 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán

Cơ cấu bộ máy tổ chức của bộ máy kế toán tại Chi nhánh cũng khá đơn

giản, thể hiện qua sơ đồ sau:

Sơ đồ 3.2 Sơ đồ bộ máy tổ chức kế toán tại Chi nhánh

Trong bộ máy kế toán, kế toán trưởng là người đứng đầu, kế toán trưởngphụ trách toàn bộ công tác kế toán của chi nhánh, chịu trách nhiệm phân côngchỉ đạo, kiểm tra trực tiếp công việc của nhân viên trong phòng Cuối mỗiquý, kế toán trưởng có nhiệm vụ lập bảng kết quả hoạt động của Chi nhánh vàchịu trách nhiệm báo cáo với lãnh đạo cấp trên, đồng thời cùng với kế toáncông ty thực hiện quyết toán

Các kế toán viên, được chia ra thành các mảng: kế toán bán hàng, kếtoán công nợ, kế toán hàng tồn kho Các nhân viên kế toán đều làm việc dưới

sự giám sát chỉ đạo của kế toán trưởng với nhiệm vụ ghi chép các nghiệp vụkinh tế phát sinh theo trình tự ghi sổ nhất định Hằng ngày, căn cứ vào cácchứng từ gốc do bộ phận kho và nhân viên kinh doanh mang đến, kế toán viênkiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của các chứng từ sau đó tổng hợp vào phần mềm

kế toán theo từng phần hành kế toán đã mặc định trong phần mềm Cuối kỳvào các sổ sách liên quan đồng thời tiến hành đối chiếu số lượng hàng hoá vớithủ kho về lượng hàng hoá tồn kho, và đối chiếu với thủ quỹ về lượng tiền tồnquỹ để sớm phát hiện những sai lệch và tiến hành sữa chữa kịp thời

Thủ quỹ của chi nhánh với nhiệm vụ quản lý tiền mặt, kiểm tra tính

Kế toán trưởng