2.1.3 Quản lý công nợ trong Doanh nghiệp
2.1.3.2 Nội dung quản lý các khoản công nợ
Kể từ khi hình thành và trong quá trình phát triển của mình công nợ của DN đã phát sinh. Vì thế việc quản lý nợ phải thu, nợ phải trả cần được tiến hành một cách cụ thể và đồng bộ ngay từ ban đầu để đảm bảo mục tiêu của việc quản lý nợ phải thu là phải thu được nợ, việc quản lý nợ phải trả là thanh toán tất cả các khoản nợ đến hạn. Vì vậy, để đạt được mục tiêu quản lý tốt công nợ mỗi DN phải có cơ chế quản lý khoa học phù hợp với đặc điểm KD của đơn vị mình.
+ Quản lý nợ phải thu
- Quản lý bằng các quy định chặt chẽ trong hợp đồng
Hợp đồng kinh tế là những điều khoản đã được hai bên chấp nhận, là căn cứ quan trọng để các bên hoạt động. Do đó, để quản lý được khách hàng có hiệu quả trước hết trong hợp đồng phải có những quy định chặt chẽ và rõ ràng từng khoản mục, trong hợp đồng giữa DN với các đối tác thường có các quy định trong phần thanh toán như: thời gian thanh toán, phương thức thanh toán, hình thức thanh toán, quy định về lãi suất quá hạn…
Vấn đề quản lý các hợp đồng kinh tế có ảnh hưởng đến công tác thanh toán và thu hồi công nợ. Quản lý hợp đồng kinh tế không phải là việc đơn giản, đòi hỏi người quản lý phải hiểu sâu về luật kinh tế, về quy định ngành nghề đang hoạt động, quy định trong hợp đồng kinh tế phải rõ ràng, dễ hiểu là điều kiện ràng buộc giữa khách hàng với DN.
- Ghi chép và theo dõi
Khi các hợp đồng kinh tế và các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đòi hỏi kế toán trong DN tiến hành ghi chép, mở sổ theo dõi từng đối tượng, cần tập trung theo dõi các khoản nợ theo tính chất, theo đối tượng, theo thời gian để làm căn cứ hình thành kế hoạch thu nợ theo từng đối tượng. Cụ thể:
Quản lý theo đối tượng nợ là hình thức quản lý theo từng khách hàng mà DN bán chịu, để DN có chính sách tín dụng áp dụng linh hoạt cho từng đối
tượng khách hàng. Với các đối tượng khách hàng thanh toán nợ đúng hạn thì áp dụng chính sách thu hồi nợ cho khách hàng đó như chiết khấu giảm giá hàng bán…Với đối tượng dây dưa nợ, quá hạn cần có biện pháp vừa cứng rắn vừa mềm dẻo để thu hồi nợ có hiệu quả nhất.
Quản lý theo hình thức nợ là hình thức theo dõi các khoản nợ phải thu như phải thu bằng tiền, phải thu bằng vật tư, hàng hóa… Hình thức này giúp DN có kế hoạch thu tiền hay hàng đúng kỳ hạn. Trong trường hợp khách hàng không thanh toán các khoản nợ cho DN bằng tiền hay bằng séc mà thanh toán bù trừ giữa nợ phải thu và nợ phải trả cần phải có đủ các chứng từ, hóa đơn hợp lý, hợp lệ liên quan đến việc bù trừ nợ.
Quản lý theo thời gian là hình thức theo dõi các khoản phải thu, phải trả theo thời gian ngắn hạn hoặc dài hạn. Hình thức này giúp DN định ra khoảng thời gian hợp lý nhất đảm bảo thu nợ và trả nợ theo đúng kế hoạch. Từ đó, giúp DN biết được khoản nợ nào còn hạn, quá hạn, để có biện pháp xử lý kịp thời nhằm thu đúng, thu đủ số nợ tránh trường hợp chiếm dụng vốn quá lâu làm ảnh hưởng đến tài chính của DN. Cụ thể:
Trong công tác quản lý nợ theo thời gian nhằm đem lại cho việc thu hồi nợ có hiệu quả nhất cần phân chia các loại nợ phải thu như: nợ phải thu đến hạn, nợ phải thu quá hạn, nợ xấu, nợ khó đòi.
* Với khoản phải thu đến hạn: trường hợp này DN cần hoàn tất hóa đơn, chứng từ để phục vụ cho việc thanh toán sao cho thu hết, thu đủ theo đúng thời hạn tín dụng quy định. Thực hiện đúng quá trình thu nợ để tránh trường hợp các khoản nợ này chuyển sang nợ quá hạn làm phát sinh khoản chi phí để quản lý loại nợ này. Thường xuyên tìm hiểu theo dõi, kiểm tra đối chiếu các khoản nợ của khách hàng đồng thời xem xét tình hình tài chính và chính sách tín dụng thương mại để DN có biện pháp trong việc tiếp tục cho vay nợ hay ngừng cung cấp hàng hóa cho con nợ.
* Với khoản phải thu quá hạn là khoản nợ đã quá hạn trả quy định trong hợp đồng hoặc thời gian do hai bên thỏa thuận. Nguyên nhân là do tài chính của con nợ lâm vào tình trạng khó khăn hay khủng hoảng, hay gặp con nợ trây ỳ trong việc trả nợ làm cho nợ phải thu của DN chuyển sang nợ quá hạn. DN cần có chính sách khuyến khích khách hàng trong việc trả nợ, sau khi dùng biện pháp tăng lãi suất hoặc ngừng việc cung cấp hàng hóa cho con nợ nếu không thu được kết quả gì thì DN cần có biện pháp mềm dẻo để thu được nợ để tránh tình trạng mất hoàn toàn số bộ nợ.
* Với khoản nợ khó đòi là những khoản phải thu chưa đến hạn thanh toán nhưng tổ chức kinh tế đã lâm vào tình trạng phá sản, giải thể, bị mất tích, truy tố trước pháp luật,…
Trong trường hợp này, yêu cầu cần thu hồi được số tiền ban đầu mà không kèm theo điều kiện nào vì lúc này con nợ đang trong tình trạng tài chính bế tắc, phá sản, do đó mục đích của việc thu hồi nhóm nợ này là thu đủ số nợ gốc hoặc thu một phần số nợ. DN không nên tính đến các điều kiện ràng buộc và chấp nhận chịu thiệt, mất chi phí trong trường hợp thu nợ này.
Các khoản nợ khi quá hạn cam kết, nếu các khoản này vẫn chưa thu được thì DN sẽ tiến hành trích lập dự phòng tùy theo tính chất, thời hạn quá hạn và khả năng thu hồi nợ của khách hàng.
Phân tích và đánh giá các khoản phải thu
Quá trình phân tích và đánh giá các khoản nợ phải thu diễn ra khi đã có đầy đủ thông tin của công tác ghi chép và theo dõi các khoản nợ phải thu. Quá trình này là việc đánh giá toàn diện việc thực hiện công tác quản lý, xác định nguyên nhân của thành công hay thất bại trong công tác quản lý công nợ, từ đó đưa ra giải pháp khắc phục góp phần cho công tác quản lý nợ ngày càng hiệu quả hơn.
Kiểm tra, đối chiếu
Kiểm tra, đối chiếu là một thao tác quan trọng trong công tác quản lý công nợ, với mục đích cung cấp thông tin khách hàng và nhà cung cấp về số nợ, thời gian nợ. Để thực hiện công việc này kế toán của DN phải có văn bản đối chiếu để DN và khách hàng xác minh số nợ mà khách hàng còn nợ tại một thời điểm nhất định để khách hàng có kế hoạch trả nợ. Để quản lý các khoản nợ phải thu DN phải chủ động kiểm tra, đối chiếu, phản ánh đầy đủ các nghiệp vụ liên quan đến các đối tượng nợ để có căn cứ tổng hợp số liệu và tiến hành đối chiếu giữa sổ liệu do DN quản lý và số liệu của khách hàng, với mục đích kiểm tra sự khớp đúng về số liệu, thời gian. Quá trình kiểm tra, đối chiếu phải được triển khai thường xuyên, với những khoản nợ đến hạn, từ đó phát hiện những sai sót và có biện pháp khắc phục kịp thời khi có rủi ro xảy ra.
+ Quản lý nợ phải trả
Bên cạnh việc đòi nợ các đối tượng khách hàng, DN cần chú trọng đến khả năng thanh toán của mình đối với nhà cung cấp. Yêu cầu trong việc quản lý nợ phải trả là DN phải trả hết nợ, đảm bảo các chỉ tiêu thanh toán phải nằm trong hệ số cho phép. Trả nợ sao cho đảm bảo uy tín với nhà cung cấp để tạo mối quan hệ làm ăn lâu dài. Để làm được điều này trước tiên DN phải thực hiện phân loại nợ phải trả nhà cung cấp theo các đối tượng, theo thời gian và theo hình thức nợ đồng thời thực hiện việc quản lý theo từng hình thức đó.
- Quản lý công nợ theo từng đối tượng nhà cung cấp nhằm định rõ khoản nợ thuộc về ai, tránh nhầm lẫn các khoản nợ giữa các nhà cung cấp với nhau. Vì mỗi nhà cung cấp có quy định về chính sách tín dụng cho DN khác nhau do đó DN phải có ứng xử linh hoạt, phù hợp đáp ứng nhu cầu thanh toán của từng nhà cung cấp.
- Quản lý công nợ theo thời gian đòi hỏi DN phải phân loại các khoản nợ theo thời hạn thanh toán khác nhau phù hợp với khả năng thanh toán của
DN và yêu cầu của nhà cung cấp. Điều này giúp DN có kế hoạch dự trữ tiền một cách hợp lý để đảm bảo trả nợ đúng số lượng, đúng hạn, nhanh chóng.
- Quản lý theo hình thức nợ: DN phải phân các khoản nợ thành các loại nợ bằng tiền (Việt Nam, ngoại tệ), vật tư, hàng hóa để có cách quản lý riêng và có kế hoạch trả nợ hợp lý với mỗi hình thức.
Nguồn vốn có vai trò quan trọng trong HĐSXKD, nhưng DN phải chú ý rằng việc huy động vốn tín dụng phải xuất phát từ nhu cầu SXKD của DN và phải nằm trong khả năng thanh toán. Công tác lập kế hoạch trả nợ cũng nên thực hiện trong sự ràng buộc với kế hoạch huy động vốn , kế hoạch dự trữ tiền mặt và quan trọng hơn là căn cứ vào các hợp đồng đã ký kết. Làm được những vấn đề đó thì tình hình tài chính của DN mới được đánh giá lành mạnh, DN vừa tăng cường được nguồn vốn mà không phải mất thêm chi phí sử dụng cũng như không ảnh hưởng đến uy tín của DN đối với chủ nợ.