KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU VÀ THẢO LUẬN
3.3 Công tác quản lý công nợ tại CN
3.3.1 Thực trạng công nợ tại CN
3.3.1.4 Công tác quản lý công nợ đối với nhà cung cấp tại CN
Do số lượng nhà cung cấp có quan hệ công nợ với CN ít, chủ yếu là nhà cung cấp nhỏ lẻ, cho nên công tác quản lý có phần đơn giản hơn.
Mở sổ sách theo dõi
Đây là công việc quan trọng hàng đầu trong công tác quản lý công nợ nói chung và quản lý nợ phải trả nhà cung cấp nói riêng. Tại CN sổ sách được mở cho từng đối tượng nhà cung cấp với mục đích cung cấp đầy đủ thông tin về tình hình công nợ, về mức độ công nợ phải trả ban giám đốc để họ có kế hoạch trả nợ kịp thời nhằm tạo đảm bảo khả năng thanh toán. Đây là nhiệm vụ của bộ phận kế toán công nợ có trách nhiệm ghi chép đầy đủ và chi tiết từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh có liên quan đến từng đối tượng công nợ. CN mở sổ chi tiết các tài khoản 331, 333, 334, 336, 338,… cho từng đối tượng nợ. Hiện nay CN đang sử dụng hệ thống sổ cái, sổ chi tiết, CTGS, sổ ghi nhận nợ - “phải trả người bán” để theo dõi và quản lý tình hình nợ phải trả nhà cung cấp. Tuy nhiên việc mở sổ theo dõi chưa đáp ứng được tính đầy đủ, kịp thời thông tin bởi việc ghi sổ chi tiết và sổ cái đều được thực hiện vào thời điểm cuối quý. Điều này làm ảnh hưởng đến công tác thanh toán nợ với nhà cung cấp, không theo kế hoạch mà trả nợ một cách tự phát. Vì vậy, trong những năm qua CN đã không tận dụng được nguồn vốn chiếm dụng hợp pháp vào HĐKD của mình.
Kiểm tra, đối chiếu các khoản nợ phải trả nhà cung cấ.
CN đã thường xuyên kiểm tra, đối chiếu các khoản nợ của mình đối với nhà cung cấp và định kỳ vào cuối mỗi quý tiến hành kiểm kê các khoản nợ phải trả, chủ động đáp ứng yêu cầu khi thanh toán. Còn đối với các khoản vay ngân hàng CN luôn đảm bảo các khoản thế chấp cho các khoản vay quá khứ và hiện tại. CN luôn quản lý chặt chẽ bằng thời hạn, bằng sự tín nhiệm của mình các khoản nợ phát sinh được giải quyết trên nguyên tắc tự chủ tự chịu trách nhiệm về kết quả kinh doanh của CN. Mọi nghiệp vụ
liên quan đến nợ phải trả có CT, hóa đơn cụ thể, các loại CT phải được tập hợp, lưu lại làm căn cứ đối chiếu khi có phát sinh xẩy ra. Đặc biệt khi các bạn hàng gửi thư yêu cầu xác nhận công nợ, CN luôn kiểm tra, xem xét kỹ sổ sách để trả lời bạn hàng một cách nhanh nhất.
Tiến hành việc trả nợ
Trong quá trình trả nợ, để đảm bảo uy tín với các chủ nợ, CN tiến hành trả các khoản nợ khi đến hạn nhằm đảm bảo uy tín. Đối với các khoản nợ đến hạn trả nhưng CN chưa có điều kiện thanh toán thì chủ động khất nợ và chấp nhận thế chấp hoặc chịu mức phạt do bên chủ nợ đưa ra. Tuy nhiên trong quá trình thanh toán CN luôn linh hoạt trong việc cân nhắc xem thanh toán như thế nào là hợp lý, có những khoản nợ cần phải thanh toán nhanh để hưởng phần chiết khấu thanh toán khi tỷ lệ chiết khấu lớn.
Tóm lại, công tác quản lý công nợ phải trả nhà cung cấp được thực hiện khá hiệu quả tại CN. Vì vậy, CN đã tạo được sự tín nhiệm đối với nhà cung cấp. Tuy nhiên, CN chưa phát huy vai trò của công tác phân loại nợ và lập kế hoạch trả nợ chưa thực sự được chú trọng. Đó là một cách quản lý công nợ rất khoa học và có hiệu quả nhưng CN chưa thực hiện. Hầu hết các khoản nợ đều được trả nợ một cách tự phát chưa có kế hoạch trước, vì thế CN không tận dụng được nguồn vốn tín dụng hợp pháp để đầu tư vào HĐKD của mình.
Bảng 3.17 Sổ theo dõi tổng hợp TK 331 “ Phải trả người bán”
Sổ theo dõi tổng hợp đối tượng tài khoản 331
Từ ngày 01/1/2009 đến ngày 31/12/2009
ĐVT: Đồng ST
T Đối tượng Tên Dư đầu Trong kỳ Dư cuối
Nợ Có Nợ Có Nợ Có
1 MDPHA01 CTCPDược
Mediplantex
1.445.635.23 6
1.448.009.17
6 452.257.120 449.883.180
2 CPHTHU02
CTCP Dược và TBYT Hà tĩnhtạiHà Nội
108.600.914 3.170.945 111.771.859 0
3 CPHDVN03 CTHóaDược Việt Nam
1.094.447.29
8 719.538.816 710.815.257 1.103.170.85
7
4 CPDPT2 CT CP Dược
TW2 541.693.464 228.169.192 576.580.835 193.281.821
5 CTTNHCH0
1
CTTNHHT M Thanh Quý
41.000.000 41.000.000 0
6 CPTMNA05 CTCPDP
TM Nam An 45.551.948 45.551.948 0
7 ………. …….. ………… ………. ………… …………. ………….
8 Tổng cộng 1.315.391.73 3.676.162.13 1.907.170.26 4.202.779.86 3.217.182.00 7.873.562.00
1 1 9 9 0 0
(Nguồn phòng tài chính kế toán)