KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU VÀ THẢO LUẬN
3.1 Đặc điểm địa bàn nghiên cứu
3.2.2 Hạch toán công nợ phải trả tại CN
Trong quá trình KD hàng hóa bên cạnh KD hàng hóa do công ty mẹ phân phối thì CN còn có loại hàng tự doanh, hay chính là hàng do công ty mua ngoài để kinh doanh. Công nợ phải trả của CN chủ yếu là nợ phải trả hàng tự doanh và nợ phải trả nội bộ. Trong quá trình mua hàng hóa dịch vụ của nhà cung cấp, nếu DN chưa có khả năng thanh toán ngay thì nhà cung cấp sẽ chấp nhận làm phát sinh nợ nhà cung cấp. Trong một số trường hợp đặc biệt, CN có thể đặt cọc trước cho nhà cung cấp.
Để hạch toán nợ phải trả nhà cung cấp trường hợp là loại hàng hóa tự doanh với loại hàng mua trong nước thì CN dùng tài khoản TK 331 “ Phải trả người bán” để phản ánh. Nếu nhà cung cấp là công ty mẹ thì CN sử dụng tài khoản TK 336 “Phải trả nội bộ” để phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Trường hợp kinh doanh hàng tự doanh của CN thường là mua hàng của các Cty trong nước, CN không trực tiếp nhập khẩu hàng của các hãng nước ngoài mà CN chỉ bán hàng nhập khẩu do công ty mẹ nhập khẩu. Sau đây là trình tự hạch toán và vào sổ sách nghiệp vụ mua hàng của CN được trình bày như sau:
Khi có nhu cầu mua hàng hóa, phòng kinh doanh liên hệ với nhà cung cấp để đặt hàng, bộ chứng từ mua gồm có hóa đơn GTGT, phiếu nhập kho, Biên bản kiểm nhận hàng kinh doanh và các chứng từ liên quan đến thanh toán như phiếu chi nếu là tiền mặt, ủy nhiệm chi, lệnh chi, lệnh chuyển nợ, và giấy báo nợ ngân hàng…
Ví dụ: ngày 20/10/2009, công ty mua một lô hàng gồm 750 gói Cephalexin, 750 gói Amoxilin, 250 gói Paracetamol, 480 viên Hapacol codein, 320 viên Hapacol sủi, 205 gói Emycin, của CN Công ty CP dược phẩm Hậu Giang tại Hà Nội. Tổng tiền thanh toán 2.781.548 đồng và hình
thức thanh toán là nợ 30 ngày. Kế toán đã lập phiếu nhập kho để nhập lô hàng trên. Phiếu nhập kho được lập làm 2 liên: liên 1 lưu tại thủ kho còn liên 2 được giao cho kế toán để kế toán tiến hành hạch toán.
CÔNG TY CP DƯỢC TW MEDIPHARCO – TENAMYD
CN CTY CP DƯỢC TW MEDIPHARCO-TENAMYD TẠI HÀ NỘI 1C1A Ngõ 208 đường Giải Phóng-Q.Thanh Xuân-HN
PHIẾU NHẬP KHO
Ngày 20 tháng 10 năm 2009
Số phiếu: NTD053943 TK Nợ: 15613
TK Có: 33114 Đơn vị bán: CN Công ty CP Dược Hậu Giang tại Hà Nội
MST: 1800156801031 Số CT: 053943
Hình thức thanh toán: TM/CK Ngày CT: 20/10/2009
Nhập vào kho: KHOSMA Số ngày nợ: 45 ngày
Địa chỉ: 89 Nguyễn Văn Trỗi – Thanh Xuân –HN Biên bản BBKN số: ngày kiểm nhận Nội dung: TD-Mai
S
T T
Mã hàng
TÊN HÀNG HÓA, HÀM LƯỢNG, QUY CÁCH
Cty sản xuất+nước sản xuất
Đơn vị tính
Số lô Hạn dùng
Số lượng
Đơn giá Thành Chứn tiền
gtừ
Thực nhập 1 C56 Cephalexin 250mg Hộp/25gói CTDược Hậu
Giang-Việt Nam Gói 011209 01/12/2011 750 873,00 654.750 2 C52 Amoxilin 250mg G/1.5g H/25gói CTDược Hậu
Giang-Việt Nam Gói 021209 01/12/2011 750 843,3 632.475
3 C51 EFF-Paracetamol 2g/H/25gói CTDược Hậu
Giang-Việt Nam Gói 171209 01/12/2011 250 857,00 214.250 4 C87 Hapacol sủi H/16 viên CTDược Hậu
Giang-Việt Nam Viên 150210 01/01/2011 480 1.181,8
7 567.298
5 C09 Hapacolsủi H/16viên CTDược Hậu
Giang-Việt Nam Viên 050110 01/01/2012 320 876,00 280.320 6 H13E
MY1B 101
Emycin 1.5g H/25gói CTDược Hậu
Giang-Việt Nam Gói 091109 01/11/2011 250 1.200,0
0 300.000
Tổng tiền hàng: 2.659.093 Số tiền bằng chữ: hai triệu sáu trăm năm mươi chín nghìn không trăm chín ba đồng.
Khách hàng Thủ kho Người lập hóa đơn Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
Căn cứ vào phiếu nhập kho kế toán định khoản như sau:
Nợ TK 15613: 2.659.093 Nợ TK 133: 132.455
Có TK 33114: 2.781.548
Tiếp theo, từ phiếu nhập kho cùng với các chứng từ khác như: Hóa đơn thuế GTGT, Biên bản kiểm nhận hàng do nhân viên kinh doanh mang về sẽ được kế toán vào bảng chi tiết nhập hàng hóa Quý IV năm 2009, để làm căn cứ vào CTGS và sổ chi tiết, sổ cái các tài khoản liên quan.
Khi đến hạn thanh toán, tùy vào phương thức thanh toán nhà cung cấp yêu cầu, nếu trả bằng tiền mặt CN lập phiếu chi, nếu thanh toán qua ngân hàng thì CN sử dụng Ủy nhiệm chi hoặc lệnh chuyển tiền để chuyển khoản trả nợ.
ỦY NHIỆM CHI Số: 521 Lập ngày 20 tháng 11 năm 2009
Đơn vị trả tiền: CN Cty CPDP TW Medipharco-Tenamyd tại Hà Nội Số tài khoản: 1460431101000074
Tại ngân hàng: CN NHNN và PTNT Nam Hà Nội.
Đơn vị nhận tiền: CN Công ty CP Dược Hậu Giang tại Hà Nội Địa chỉ: 89 Nguyễn Văn Trỗi – Thanh Xuân – HN
Tài khoản: 1452012502000082
Tại ngân hàng: CN NH BIDV Nam Hà Nội
Nội dung thanh toán chuyển tiền: trả tiền mua lô hàng dược phẩm đợt 3 ngày 20/10/2009 Số tiền ghi bằng số: 2.781.548
Số tiền ghi bằng chữ: hai triệu bảy trăm tám trăm tám mươi mốt nghìn năm trăm bốn tám nghìn.
ĐƠN VỊ TRẢ TIỀN
Kế toán trưởng Chủ tài khoản
Ngân hàng A ghi sổ ngày
Kế toán Trưởng phòng KT
Ngân hàng B ghi sổ ngày
Kế toán Trưởng phòng KT KBNN A GHI
NỢ TK………
CÓ TK………
KHTK…………..
KBNN B GHI, NH B GHI NỢ TK………
CÓ TK………
KHTK………..
Đối với DN vừa là nhà cung cấp vừa là khách hàng của CN cùng phát sinh các khoản phải thu - phải trả thì hai bên có thể thỏa thuận bù trừ công nợ cho nhau. Việc này khá đơn giản và có thể tiết kiệm được chi phí thu hồi nợ hoặc trả nợ của cả hai công ty.
Ví dụ: ngày 10/10/2009 CT CP Dược VTYT Thanh Hóa gửi “Biên bản bù trừ công nợ” cho CN, yêu cầu hai bên bù trừ công nợ tiền hàng Tenamyd.
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
BIÊN BẢN BÙ TRỪ CÔNG NỢ
Trong thời gian qua Công ty CP dược TW Medipharco-Tenamyd (viết tắt là Medipharco) và CTY CP dược VTYT Thanh Hóa (viết tắt là Thephaco) (bao gồm cả hai CN tại Hà Nội và TPHCM) có mua hàng Tenamyd của nhau.
Vậy để thuận tiện cho việc thanh toán tiền hàng giữa các bên, hai bên đồng ý bù trừ công nợ tiền hàng Tenamyd, cụ thể như sau:
Tổng tiền bù trừ công nợ: 674.067.815 đồng.
(Bằng chữ: sáu trăm bảy mươi tư triệu không trăm sáu bảy nghìn tám trăm mười lăm đồng).
Chi tiết bù trừ:
- Giảm trừ công nợ của Thepharco với CN Medipharco-Tenamyd tại Hà nội với CN Thephaco tại HN (hàng tân dược): 768.522.958 đồng.
- Giảm trừ công nợ của CN Medipharco-Tenamyd tại Hà Nội với CN Thephaco tại HN: 434.532.725 đồng.
- Giảm trừ công nợ của CTY CP dược TW Medipharco-Tenamyd với CN Thephaco tại Hà Nội: 333.979.233 đồng.
Phần quyết toán nội bộ mỗi bên tự hạch toán.
Các bên hạch toán vào ngày 31/10/2009.
Hà nội, ngày 10 tháng 10 năm 2009.
Cuối quý, kế toán lập chứng từ ghi sổ phản ánh tổng hợp khoản phải trả phát sinh tại CN trong quý như sau:
Bảng 3.10 Chứng từ ghi sổ số 29
CTY CP Dược TW Medipharco- Tenamyd CN Hà Nội
Mẫu sổ: S02a – DN
Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC
CHỨNG TỪ GHI SỔ Số 29
Từ ngày 01/10/2009 đến ngày 31/12/2009
Diễn giải
Số hiệu tài khoản
Số tiền Ghi chú
Nợ Có
1 2 3 4 5
Tổng hợp phải trả người bán quý IV/2009
156 331 3.155.036.800
133 331 185.542.600
Cộng 3.340.579.400
Kèm theo …. chứng từ gốc Người ghi sổ
(Ký, họ tên)
Kế toán trưởng (Ký, họ tên)
Để thuận tiện cho quá trình theo dõi các khoản nợ phát sinh với các nhà cung cấp CN đã tiến hành theo dõi từng đối tượng trên các sổ chi tiết riêng như:
Bảng 3.11 Sổ chi tiết TK 331- Phải trả người bán Sổ chi tiết TK 331 - Phải trả người bán
Từ ngày 1/12/2009 đến ngày 31/12/2009 Tài khoản: 331121 Phải trả người bán (nhập hàng kinh doanh)
Đối tượng: THANHI01 CN CTCP Dược VTYT Thanh Hóa ĐVT: Đồng Ngày
thán g
CTG
S Diễn giải TKĐƯ
Số tiền
Nợ Có
Số dư 102.239.82
1 5/12 02 CN CT CP dược VTYT
Thanh Hóa 15612 3.509.552
5/12 02 Thuế GTGT đầu vào 13313 1.625.477
8/12 04 Chuyển khoản thanh
toán tiền hàng 112 82.600.00 0
15/1
2 05 Mua lô hàng tân dược 15612 4.591.800
15/1
2 05 Thuế GTGT đầu vào 13313 2.179.590
25/1
2 08 Nhận chiết khấu thanh
toán lô hàng ngày 15/12 515 1.307.754
……
. …… ………. ……. ……… ……….
Cộng phát sinh 83.907.75
4
202.146.24 0
Số dư 220.478.30
7
Bảng 3.12 Trích sổ cái TK 331 “ phải trả người bán”
CTY CP Dược TW Medipharco- Tenamyd CN Hà Nội
Mẫu sổ: S02a – DN
Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC
SỔ CÁI
Tài khoản 331 - Phải trả người bán Ngày
tháng ghi sổ
Chứng từ ghi sổ
Diễn giải
Số hiệu TKĐ Ư
Số tiền S
H NT Nợ Có
1 2 3 4 5 6 7
Số dư cuối quý III
3.315.391.73 1
5.676.162.13 1
31/12 31/1
2
Tổng hợp mua hàng chưa thanh toán quý IV/2009
156 3.155.036.80
0
31/12 31/1
2 133
185.542.600
31/12 31/1
2
Tổng hợp chi tiền gửi ngân hàng
112
296.676.960
31/12 31/1
2
Tổng hợp chi
tiền mặt 111 748.292.840 Cộng phát
sinh
1.044.969.80 0
3.340.579.40 0
Số dư 3.217.182.00 7.873.562.00
0 0 Kèm theo …. chứng từ gốc
Người ghi sổ (Ký, họ tên)
Kế toán trưởng (Ký, họ tên)
Trường hợp nhập hàng do công ty sản xuất, hàng tháng theo kế hoạch bán hàng công ty xuất hàng cho CN.
Ví dụ: ngày 26/6/2009 CN nhập hàng của Cty CP dược TW Medipharco-Tenamyd lô hàng 100 hộp Mediclovir 5g, và 200 hộp Fresh White sand. Thủ kho tiến hành lập phiếu nhập kho để nhập lô hàng trên phiếu nhập kho được lập làm 2 liên: liên 1 lưu tại thủ kho còn liên 2 được giao cho kế toán để kế toán tiến hành hạch toán.
CÔNG TY CP DƯỢC TW MEDIPHARCO – TENAMYD Đ/c: 8 Nguyễn Trường Tộ, t/phố Huế;
ĐT: 054-3823099; 3822701
PHIẾU XUẤT KHO
KIÊM VẬN CHUYỂN NỘI BỘ Liên 2: Giao khách hàng
Mẫu số: 01GTKT-3LL/DPH Ký hiệu: AB/2009T
Số HĐ 019299
Ngày 26 tháng 6 năm2009 Đơn vị xuất: CN CTY CP DƯỢC TW MEDIPHARCO-TENAMYD
MST: 3300101-406-010
Địa chỉ: 33 đường 16, Cư Xá, Lữ Gia, P15, Q11, Tp HCM
Đơn vị nhập: CN CTY CP DƯỢC TW MEDIPHARCO-TENAMYD TẠI HÀ NỘI
Địa chỉ:1C1A Ngõ 208 đường Giải phóng – Q.Thanh Xuân – Hà Nội
Điện thoại: 083.8652604 Địa chỉ: 0838652604 Tài khoản/NH
Hạn thanh toán: ngày Diễn giải: xuất nội bộ Kho xuất: KHOH6202 T
T
TÊN HÀNG HÓA, HÀM LƯỢNG, QUY CÁCH
Cty sản xuất -Nước sản xuất
Đvị
tính Số lô Hạn
dùng
Số
lượng Đơn giá Thành tiền
A B C D E F (1) (2) (3)=(1)x(2)
1 Mediclovir 5g Tenamyd – Canada Hộp 8Y001 10/2011 100 82.958 8.295.80
2 Fresh White Sand Tenamyd-Canada Hộp 8Y002 10/2011 200 25.000 5.000.000
4 5
Tổng cộng tiền hàng: 13.295.804 Tổng cộng tiền thanh toán: 13.295.804 Bằng chữ: mười ba triệu hai trẳm chín mươi lăm nghìn tám trăm lẻ tư đồng
Khách hàng
(Ký, họ tên) Thủ kho
(Ký, họ tên) Người lập hóa đơn
(Ký, họ tên) Kế toán trưởng
(Ký, họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên)
CÔNG TY CP DƯỢC TW MEDIPHARCO – TENAMYD Đ/c: 8 Nguyễn Trường Tộ, t/phố Huế;
ĐT: 054-3823099; 3822701
PHIẾU NHẬP KHO Ngày 26 tháng 6 năm 2009 Liên 2: Giao khách hàng
Số phiếu: NMP000279 TK Nợ: 15612
TK Có: 157 Đơn vị xuất: CN CTY CP DƯỢC TW MEDIPHARCO-TENAMYD
Số CT: 000279 Ngày CT:
Hình thức thanh toán: TM/CK Nhập vào kho: KHOM01
Địa chỉ: 33 đường 16, Cư Xá, Lữ Gia, P15, Q11, Tp HCM Biên bản BBKN số: Ngày kiểm nhận:
Nội dung:
Diễn giải: xuất nội bộ Kho xuất: KHOH6202 T
T TÊN HÀNG HÓA, HÀM LƯỢNG, QUY CÁCH Cty sản xuất – Nước sản xuất
Đvị
tính Số lô Hạn dùng
Số lượng
Đơn
giá Thành tiền
A B C D E F (1) (2) (3)=(1)x(2
)
1 Mediclovir 5g Tenamyd - Canada Hộp 8Y001 10/2011 100 82.95
8 8.295.80
2 Fresh White Sand Tenamyd – Canada Hộp 8Y002 10/2011 200 25.00
0 5.000.000
4 5
Tổng cộng tiền hàng: 13.295.804 Tổng cộng tiền thanh toán: 13.295.804 Bằng chữ: mười ba triệu hai trẳm chín mươi lăm nghìn tám trăm lẻ tư đồng
Người giao
(Ký, họ tên) Thủ kho
(Ký, họ tên) Người lập phiếu
(Ký, họ tên) Kế toán
(Ký, họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên)
Căn cứ vào phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ do công ty chuyển đến và phiếu nhập kho kế toán định khoản như sau:
Nợ TK 1561: 13.295.804 Có TK 157: 13.295.804
Vì CN là đơn vị hạch toán phụ thuộc nên khi nhập kho hàng hóa của Công ty mẹ, kế toán chỉ theo dõi, phản ánh biến động giá trị hàng hóa. Còn khoản phải trả nội bộ chỉ phát sinh khi CN thu hộ tiền hàng do Công ty mẹ bán, hoặc do CN Hồ Chí Minh bán. Ngoài ra, các khoản phải trả nội bộ còn bao gồm các khoản chi phí quản lý CN phải gửi về công ty mẹ. Thông thường, cuối quý, kế toán tại CN tổng hợp để xác định các khoản phải trả nội bộ để thanh toán về Công ty.
Nhìn chung công tác hạch toán nợ phải trả nhà cung cấp tại CN được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng, thuận tiện cho công tác quản lý. Việc mở sổ chi tiết của CN đã cụ thể cho từng khách hàng theo từng mặt hàng đã tạo điều kiện cho công tác theo dõi và quản lý.