KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU VÀ THẢO LUẬN
3.4 Đánh giá thực trạng công tác hạch toán vả quản lý công nợ của CN .1 Đánh giá thực trạng công tác hạch toán
a) Những mặt đạt được
Nhìn chung, công tác hạch toán kế toán nói chung và hạch toán công nợ nói riêng tại CN được tổ chức tương đối khoa học hợp lý. Đội ngũ nhân viên nói chung và nhân viên kế toán nói riêng có trình độ cao, đáp ứng cả về mặt số lượng cũng như chất lượng. Các cán bộ kế toán đều trải qua đào tạo đại học chính quy, trình độ và kinh nghiệm đều đáp ứng nhu cầu công việc, số lượng người thực hiện công việc được phân công trên cơ sở độ phức tạp cũng như tính chất thường xuyên của các nghiệp vụ, ngoài ra còn căn cứ vào năng lực, kinh nghiệm của từng người.
Về hệ thống CT, sổ sách sử dụng đều thực hiện đầy đủ và đúng chế độ.
Mọi căn cứ ghi sổ đều được lấy từ các CT hợp lệ, hệ thống sổ sách cũng được tổ chức khá chặt chẽ, hợp lý đảm bảo thuận tiện cho quá trình quản lý. Bên cạnh đó nhờ việc áp dụng phần mềm kế toán máy hiện đại có nhiều tính năng ưu việt nên giảm bớt khối lượng công việc của phòng kế toán, giúp cho hệ thống sổ sách của CN là tương đối gọn nhẹ, định kỳ kế toán thường in các sổ chi tiết và sổ tổng hợp các tài khoản để ký duyệt rồi đưa vào lưu trữ hoặc giao cho công ty mẹ.
+ Hệ thống tài khoản: áp dụng hệ thống tài khoản do BTC ban hành, các bảng biểu sử dụng phù hợp với trình tự ghi sổ việc theo dõi công nợ đối với khách hàng và nhà cung cấp được theo dõi trên hai sổ chi tiết và tổng hợp đáp ứng phần nào nhu cầu cung cấp thông tin phục vụ công tác quản lý công nợ tại CN.
b)Những mặt hạn chế
Bên cạnh những ưu điểm thì trong công tác hạch toán của CN vẫn tồn tại một số bất cập sau:
Chứng từ ghi sổ: việc lập CTGS được tiến hành duy nhất vào thời điểm cuối kỳ hạch toán tức cuối quý cùng với việc ghi sổ. Điều này làm cho khối lượng công việc ở phòng kế toán tập trung vào cuối kỳ hạch toán khiến cho công tác hạch
toán dễ nhầm lẫn và chậm trễ trong việc cung cấp thông tin. Qua tìm hiểu công tác lập CTGS của kế toán CN cho thấy, kế toán đã không lập CTGS cho nghiệp vụ bán hàng chưa thu tiền ngay mặc dù vậy số liệu vẫn được tổng hợp trên bảng tổng hợp và chi tiết để vào sổ. Đó là một sai sót không nhỏ của kế toán CN trong quá trình hạch toán công nợ bởi lẽ việc lập CTGS là công việc bắt buộc không thể bỏ qua trước khi vào sổ tại các đơn vị có sử dụng hình thức CTGS.
Về việc cập nhật CT: đây cũng chính là hạn chế chung của các bộ máy kế toán ở phần lớn các DN. Đối với các hóa đơn CT với giá trị thanh toán nhỏ, thì việc cập nhật số liệu cũng không được cập nhật ngay sau khi phát sinh mà thường để đến cuối tháng mới cập nhật.Việc này chắc chắn ảnh hưởng không nhỏ đến sự chính xác cập nhật số liệu cũng như không thể phát hiện sớm những sai sót khi lập CT, hóa đơn, mà phải khi cập nhật CT mời phát hiện được. Đến lúc đó, việc chỉnh sửa chắc chắn sẽ gặp khó khăn.
3.4.2 Đánh giá thực trạng quản lý công nợ tại CN
Một trong những kết quả đầu tiên mà CN đạt được trong công tác quản lý nợ phải thu, phải trả tiền hàng là tổ chức một hệ thống quản lý chặt chẽ.
- Nội dung quản lý đa dạng trên nhiều khía cạnh khác nhau từ tổ chức bộ máy kế toán, tổ chức hệ thống CT, sổ sách đến áp dụng các biện pháp thu hồi, xử lý, ứng xử trước các đối tượng khách hàng khác nhau. Hàng tháng, hàng quý CN tiến hành lập báo cáo định kỳ về các phát sinh liên quan đến nợ phải thu và nợ khó đòi. CN đã xem xét trên nhiều khía cạnh khác nhau để làm căn cứ thu hồi các khoản phải thu có hiệu quả. Đối với các khoản phải trả được CN theo dõi thường xuyên phát hiện kịp thời và có biện pháp xử lý dứt điểm. Đặc biệt hạn chế các khoản chi phí phát sinh không có căn cứ làm giảm chi phí KD, tăng hiệu quả hoạt động SXKD.
- Công tác quản lý nợ phải thu khách hàng thông qua mở sổ sách theo dõi dã giúp công tác thu hồi nợ tại CN diễn ra đúng đối tượng, đủ số tiền không xảy ra tình trạng thu nợ nhầm lẫn giữa khách hàng với nhau.
- Trong quan hệ bán hàng trả chậm với việc áp dụng chính sách tín dụng linh hoạt cho từng đối tượng khách hàng đã tạo sự thoải mái trong thanh toán giúp CN hạn chế được những khó khăn trong việc đòi nợ.
- Theo dõi công nợ với khách hàng vừa chi tiết cho từng khách hàng trên hệ thống sổ kế toán vừa theo dõi theo thời hạn thanh toán để định ra khoảng thời gian hợp lý nhất đảm bảo thu nợ đủ cả về chất lượng và số lượng đồng thời thuận lợi cho quá trình quản lý. CN đã tăng cường công tác thanh toán và thu hồi nợ, công tác đối chiếu công nợ được quy định định kỳ theo quý và nửa năm, cứ đến kỳ CN và khách hàng đối chiếu công nợ và tìm biện pháp giải quyết. Bên cạnh đó CN còn có biện pháp phòng ngừa rủi ro với các khoản nợ phải thu khó đòi bằng cách lập dự phòng phải thu khó đòi.
- Hình thức thanh toán của CN ngày càng chú trọng đẩy mạnh việc thanh toán bằng hình thức chuyển khoản qua ngân hàng, như vậy CN dễ dàng quản lý được các khoản nợ và giảm chi phí đòi nợ.
- Trong quan hệ thanh toán với nhà cung cấp CN đã thiết lập được uy tín với nhà cung cấp nên CN được hưởng nhiều ưu đãi thông qua chính sách tín dụng như: được gia hạn nợ, giảm giá khi mua với số lượng lớn…
* Bên cạnh đó công tác quản lý công nợ còn có một số hạn chế sau:
Để tạo điều kiện cho công tác quản lý công nợ và thu hồi hay thanh toán có hiệu quả thì CN chưa đưa ra tiêu chuẩn tín dụng và tư cách tín dụng của bạn hàng. Đây là điều kiện cần thiết giúp CN bước đầu loại bỏ những đối tượng không có tiềm lực về tài chính hay đủ tin cậy trong quan hệ làm ăn nhằm mục đích hạn chế những rủi ro có thể xảy ra do các đối tác này mang lại.
Tại CN chưa có kế hoạch, dự toán, dự kiến các khoản nợ phải thu, phải trả và các phương tiện để thực hiện kế hoạch đó, có những khoản phải thu và khoản phải trả nào có thể phát sinh trong kỳ tới, năm tới để xây dựng các chỉ tiêu thực hiện cho từng mục tiêu, từng kế hoạch, từng bộ phận. Và qua đó lãnh đạo DN có thể lường trước những khó khăn, thuận lợi trong thanh toán, tìm cách huy động
nguồn vốn. Từ đó có căn cứ để đánh giá việc thực hiện so với các chỉ tiêu kế hoạch nhằm tìm ra nguyên nhân ảnh hưởng và có cơ sở lập dự toán cho kỳ sau.
3.4.3 Hoàn thiện công tác quản lý công nợ tại CN + Hoàn thiện hệ thống sổ sách theo dõi nợ
Để thuận tiện trong việc theo dõi và quản lý công nợ trong kỳ thì bộ phận kế toán cần chú trọng hơn nữa trong việc vào sổ một cách thường xuyên khi có đủ căn cứ hợp lý, hợp lệ, tránh để tình trạng dồn đến cuối kỳ mới tập hợp hạch toán và vào sổ.
Đồng thời tránh để tình trạng để các nghiệp vụ phát sinh với giá trị nhỏ vào cuối kỳ mới phản ánh, vì vậy bộ phận kế toán cần phải chú trọng hơn trong công tác ghi chép và vào sổ các nghiệp vụ theo đúng số lượng, giá trị và thời gian phát sinh các nghiệp vụ để tạo điều kiện cho công tác theo dõi và quản lý tránh nhầm lẫn và bỏ sót.
+ Đối với công tác quản lý công nợ phải thu
- Lập kế hoạch thu nợ từ khách hàng: cơ sở của việc lập kế hoạch thu nợ là bảng tổng hợp các khoản nợ về số tiền và tuổi nợ, hạn nợ tính đến cuối kỳ lập kế hoạch. Tương ứng với độ tuổi các khoản nợ CN sẽ so sánh với thời hạn thanh toán của từng khoản nợ để từ đó đi đến quyết định thu hồi các khoản nợ vào kỳ tới hay không.
+ Biện pháp hạn chế nợ phải thu: việc tìm biện pháp hạn chế nợ phải thu có ý nghĩa rất quan trọng đối với CN khi mà số nợ phải thu, kỳ thu tiền bình quân có xu hướng tăng lên. Một trong những biện pháp hữu hiệu giúp CN giải quyết được vấn đề này là việc sử dụng chính sách tín dụng thương mại theo hướng thắt chặt tiêu chuẩn tín dụng, rút ngắn thời hạn bán chịu, tăng cường chiết khấu tiền mặt để thúc đẩy quá trình thu nợ và xây dựng chính sách thu tiền hợp lý. Để làm được điều đó CN phải tiến hành thu thập thông tin về khách hàng, phân tích đánh giá với những tiêu chuẩn đã thiết lập và chấp nhận hay từ chối bán hàng
theo hình thức tín dụng thương mại. Cuối cùng nếu chấp nhận thì xác định khối lượng hàng bán chịu sẽ cung cấp cho khách hàng.
- Tiêu chuẩn tín dụng: tiêu chuẩn này cần được áp dụng linh hoạt, tác dụng của nó là nhằm mở rộng hoặc thu hẹp phạm vi đối tượng khách hàng được phép hưởng tín dụng thương mại do CN cấp để từ đó tác động đến nợ phải thu và doanh số bán ra. Với xu hướng hiện nay thì CN có thể thắt chặt tiêu chuẩn tín dụng đang thực hiện, như ưu tiên bán chịu cho những khách hàng quen thường xuyên mua sản phẩm của CN và có thể bán chịu cho khách hàng mới giao dịch với điều kiện họ phải thanh toán ngay trong lần mua hàng đầu tiên hoặc thanh toán một phần, đó là cơ sở để CN đánh giá khả năng thanh toán của họ mặc dù đây chưa phải là những căn cứ đầy đủ và chính xác nhưng thông qua đó CN sẽ tiêu thụ được nhiều sản phẩm hơn, DT sẽ tăng lên mà không gây rủi ro cho những khoản phải thu.
- Thời hạn bán chịu: Cần quy định rõ ràng về thời gian bán chịu cho khách hàng để khách hàng có kế hoạch trả nợ cũng như thuận tiện cho công tác lập kế hoạch thu nợ một cách hợp lý, chính xác. Thời hạn bán chịu cũng phải linh hoạt với từng đối tượng khách hàng và giai đoạn cụ thể. Trong những năm gần đây, kỳ thu tiền bình quân của các khoản phải thu của CN đang ở mức cao nó cho thấy CN đang bị chiếm dụng vốn lâu hơn. Do đó, trong thời gian tới CN cần có quy định cụ thể với khách hàng về thời hạn bán chịu và thời hạn này cần được rút ngắn từ 60 đến 95 ngày xuống 30-45 ngày là hợp lý. Tuy nhiên giai đoạn đầu thực hiện chính sách này có thể ảnh hưởng đến doanh số bán ra của CN nhưng về lâu dài nó sẽ giúp hoạt động của CN đi vào nề nếp, ổn định.
- Chính sách thu nợ: trong ba năm gần đây thực trạng nợ phải thu của CN không khả quan lắm, CN liên tục phát sinh các khoản nợ phải thu khó đòi một mặt là do con nợ lâm vào các tình trạng xấu như phá sản, mất khả năng thanh toán nhưng một mặt trong quá trình đòi nợ CN cũng chưa áp dụng chính sách đòi nợ cứng rắn hay sử dụng hình thức bán nợ cho công ty mua bán nợ. Vì vậy
để làm tốt công tác thu nợ, CN cần thành lập tổ thu nợ trong đó nhân viên phải có khả năng trong lĩnh vực ngoại giao thuyết phục khách hàng trả nợ. Tổ này sẽ đảm nhiệm chứng năng tham mưu cho giám đốc trong lĩnh vực thu nợ và thực hiện kế hoạch thu nợ, hoặc dùng hình thức bán nợ cho công ty mua nợ, để góp phần cải thiện phần nợ phải thu khó đòi đang chiếm một tỷ lệ khá lớn trong tổng nợ phải thu hiện nay của CN.
+ Đối với công tác quản lý nợ phải trả
Thực hiện phân loại nợ và lập kế hoạch trả nợ: định kỳ căn cứ vào thời gian và độ dài thời hạn thanh toán của từng khoản nợ với từng nhà cung cấp để phân loại tuổi nợ xác định nợ quá hạn, nợ đến hạn, nợ chưa đến hạn để có kế hoạch trả nợ chủ động hơn. Muốn vậy, sổ sách theo dõi công nợ phải trả tại CN phải được ghi chép một cách thường xuyên theo thời điểm phát sinh và thời hạn thanh toán.
PHẦN 4