KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU VÀ THẢO LUẬN
3.1 Đặc điểm địa bàn nghiên cứu
3.2.1 Hạch toán công nợ phải thu tại Chi nhánh
Công ty dược TW Medipharco – Tenamyd hoạt động chủ yếu trong lĩnh vự kinh doanh thương mại các loại dược phẩm, dụng cụ y tế, các dịch vụ liên quan đến ngành y tế…Do đó, hoạt động thanh toán là hoạt động diễn ra thường xuyên, trong đó hoạt động thanh toán với khách hàng chiếm tỷ trọng và quy mô lớn, ảnh hưởng đến kết quả HĐKD.
Chi nhánh sử dụng tài khoản 131 “phải thu khách hàng” để hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến thanh toán với người mua. Để thuận tiện cho công tác theo dõi và quản lý công nợ tránh nhầm lẫn giữa các khách hàng, TK 131 được chi tiết cho từng đối tượng khách hàng như: phải thu khách hàng là công ty, xí nghiệp dược phẩm (1311), phải thu khách hàng là bệnh viện, quầy thuốc (1312), khách hàng bán lẻ trên thị trường (1313).
Thông thường, khi có nhu cầu mua hàng tại Chi nhánh, khách hàng thường đặt hàng với bộ phận kinh doanh qua điện thoại. Tuy nhiên, với những lô hàng có giá trị lớn, Chi nhánh và khách hàng thường phải thỏa thuận và đi đến ký kết các hợp đồng kinh tế. Sau khi nhận được đơn đặt hàng qua điện thoại, nhân viên kinh doanh tiến hành viết đơn đặt hàng theo đúng yêu cầu của khách hàng. Còn việc ký kết hợp đồng thường được tiến hành bởi các lãnh đạo CN và khách hàng. CN sẽ căn cứ vào hợp đồng kinh tế hoặc đơn đặt hàng để cung cấp hàng hóa cho khách hàng. Vì vậy, để công tác theo dõi và quản lý công nợ phải thu khách hàng hiệu quả thì kế toán ngoài việc theo dõi trên hóa đơn, chứng từ còn phải theo dõi khách hàng thông qua đơn đặt hàng, hợp đồng theo từng đối tượng và thời gian để có biện pháp quản lý hiệu quả.
Tại CN, khi nghiệp vụ bán hàng phát sinh, chứng từ sử dụng gồm hoá đơn bán hàng thông thường, Hoá đơn GTGT, giấy báo có của ngân hàng, hợp đồng thương mại, phiếu thu tiền mặt, phiếu thu tiền gửi ngân hàng…Căn cứ
vào các chứng từ này, kế toán vào các sổ chi tiết rồi tổng hợp vào báo cáo tổng hợp tài khoản 131.
Ví dụ: ngày 29/11/2009, CN dược Medipharco – Tenamyd có bán cho công ty cổ phần dược phẩm Hải phòng – 14 Ký con một lô hàng gồm một số loại dược phẩm với tổng số tiền thanh toán là 39.000.087 đồng với hình thức thanh toán là nợ 30 ngày.
Trong trường hợp này CN lập hoá đơn GTGT, hóa đơn được lập 3 liên, liên 2 giao cho khách hàng để họ có căn cứ để kê khai nộp thuế, liên 3 lưu nội bộ làm căn cứ ghi sổ, liên 1 lưu tại cuống.
CÔNG TY CP DƯỢC TW MEDIPHARCO – TENAMYD Đ/c: 8 Nguyễn Trường Tộ, t/phố Huế;
ĐT: 054-3823099; 3822701
HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 3 (Nội bộ)
Mẫu số: 01GTKT-3LL/DPH Ký hiệu: AB/2009T
Số HĐ 019299
Ngày 29 tháng 11 năm2009 Đơn vị bán: CN CTY CP DƯỢC TW MEDIPHARCO-TENAMYD TẠI HÀ NỘI
MST: 3300101-406-010
Địa chỉ: 1C1A Ngõ 208 đường Giải phóng – Q.Thanh Xuân – Hà Nội Tài khoản/NH: 1460431101 000074-Ngân hàng NN và PTNT CN Nam HN
Đơn vị mua: CH 14 KÝ CON – CTY CPDP HẢI PHÒNG MST: 0200140269
Địa chỉ: 14 Ký Con – Hải Phòng Tài khoản/NH
Hạn thanh toán: ngày Diễn giải: GGT:067420 Kho xuất: KHOTY
TT TÊN HÀNG HÓA, HÀM LƯỢNG, QUY CÁCH Cty sản suất -
Nước sản xuất
Đvị
tính Số lô Hạn dùng
Số lượng
Đơn
giá Thành tiền
A B C D E F (1) (2) (3)=(1)x(2
) 1 H11RHU1V104Rhumenol Flu 500mg K/60H x25vỉ x4VBP-vỉ
trần
Medipharco-Việt
nam Viên 1201
10 01/2013 18.25
8 666.67 12.172.061 2 H11RHU1V104Rhumenol Flu 500mg K/60H x25vỉ x4VBP-vỉ trần Medipharco-Việt
nam Viên 1302
10 02/2013 11.74
2 666.67 7.828.039 4 H22LAN1V107 Lansotrent 30mg H/3vỉAIALx10Caps-VN-1511-
06
Medipharco-Ấn
Độ Viên A216 03/2011 6.000 2.857,1
4 17.142.840
5
Tổng cộng tiền hàng: 37.142.940 Thuế suất GTGT: 5% Tổng cộng tiền thuế GTGT: 1.857.147 Tổng cộng tiền thanh toán: 39.000.087 Bằng chữ: Ba mươi chín triệu không trăm tám bảy đồng.
Khách hàng (Ký, họ tên)
Thủ kho (Ký, họ tên)
Người lập hóa đơn (Ký, họ tên)
Kế toán trưởng (Ký, họ tên)
Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Phát hành theo công văn số: 76/CT-HCQTTVAC ngày 07/01/2008 và công văn số 4914/CT-HCQTTVAC ngày 23/12/2008 của Cục thuế tỉnh Thừa Thiên Huế)
Từ hoá đơn GTGT kế toán phản ánh doanh thu bán hàng. Trong trường hợp trên kế toán định khoản như sau:
Nợ TK 13114: 39.000.087
Có TK 333113: 1.857.147 Có TK 51113: 37.142.940
CÔNG TY CP DƯỢC TW MEDIPHARCO – TENAMYD Đ/c: 8 Nguyễn Trường Tộ, t/phố Huế;
ĐT: 054-3823099; 3822701
PHIẾU XUẤT KHO Liên 3 (Nội bộ)
Mẫu số: 01GTKT-3LL/DPH Ký hiệu: AB/2009T
Số HĐ 019299
Ngày 29 tháng 11 năm2009 Đơn vị xuất: CN CTY CP DƯỢC TW MEDIPHARCO-TENAMYD TẠI HÀ NỘI
MST: 3300101-406-010
Địa chỉ: 1C1A Ngõ 208 đường Giải phóng – Q.Thanh Xuân – Hà Nội Tài khoản/NH: 1460431101 000074-Ngân hàng NN và PTNT CN Nam HN
Đơn vị nhập: CH 14 KÝ CON – CTY CPDP HẢI PHÒNG MST: 0200140269
Địa chỉ: 14 Ký Con – Hải Phòng Tài khoản/NH
Hạn thanh toán: ngày
Diễn giải: xuất bán hàng tân dược Kho xuất: KHOTY
S T T
TÊN HÀNG HÓA, HÀM LƯỢNG, QUY CÁCH Cty sản suất -Nước
sản xuất Đvị
tính Số lô Hạn
dùng Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C D E F (1) (2) (3)=(1)x(2)
1 H11RHU1V104Rhumenol Flu 500mg K/60H x25vỉ x4VBP-vỉ trần Medipharco-Việt
nam Viên 120110 01/2013 18.258 613.34 11.198.362
2 H11RHU1V104Rhumenol Flu 500mg K/60H x25vỉ x4VBP-vỉ trần Medipharco-Việt
nam Viên 130210 02/2013 11.742 613.34 7.201.838
4 H22LAN1V107 Lansotrent 30mg H/3vỉAIALx10Caps-VN-1511-
06 Medipharco-Ấn Độ Viên A216 03/2011 6.000 2628.57 15.771.420
5
Tổng cộng tiền xuất kho: 34.171.620
Bằng chữ: ba mươi tư triệu một trăm bảy mươi mốt nghìn sáu trăm hai mươi đồng Khách hàng
(Ký, họ tên)
Thủ kho (Ký, họ tên)
Người lập hóa đơn (Ký, họ tên)
Kế toán trưởng (Ký, họ tên)
Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên)
Căn cứ vào phiếu xuất kho kế toán định khoản như sau:
Nợ TK 63213: 34.171.620 Có TK 15613: 34.171.620
Sau khi giao hàng xong cho khách hàng, nghiệp vụ bán hàng coi như đã hoàn thành, thủ kho tiến hành vào sổ tổng hợp xuất nhập tồn theo từng tháng với số lượng, chủng loại và địa chỉ của khách hàng. Kế toán của CN dựa vào thông tin và chứng từ liên quan, kế toán cập nhật số liệu vào các phiếu trong chương trình kế toán máy, sau khi các chứng từ này được cập nhật đầy đủ và được hạch toán, chương trình sẽ tự động tiến hành mở sổ chi tiết cho từng đối tượng khách hàng. Bảng tổng hợp chi tiết sẽ được lên dựa trên những thông tin đã có vào bất cứ khi nào có nhu cấu sử dụng mà không cần đợi đến cuối kỳ. Trong bảng tổng hợp chi tiết, mỗi tài khoản chi tiết được thể hiện trên một dòng trong đó thể hiện rõ số dư đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ và số dư cuối kỳ của từng đối tượng khách hàng. Từ việc vào sổ chi tiết và tổng hợp theo từng đối tượng khách hàng này, tạo điều kiện thuận lợi trong việc quản lý công nợ theo số phát sinh, từ đó CN biết được trong kỳ số lượng giao dịch hàng hóa của CN với khách hàng có thường xuyên không và có chính sách với từng đối tượng khách hàng như khuyến mãi, chiết khấu để kích thích việc mua hàng của bạn hàng.
Chi nhánh dựa vào sổ sách kế toán để theo dõi công nợ, và hình thức thanh toán tuỳ thuộc vào số lượng tiền nếu số tiền ≥ 10 triệu đồng thì bắt buộc thanh toán bằng chuyển khoản còn nhỏ hơn thì thanh toán bằng tiền mặt.
Khi đến hạn thanh toán, trường hợp khách hàng trả tiền bằng chuyển khoản, tùy từng hình thức chuyển khoản của ngân hàng kế toán sẽ căn cứ vào CT được chuyển đến như lệnh thanh toán, ủy nhiệm chi, giấy báo có để tiến hành hạch toán.
Ví dụ: ngày 30/12/2009 Cty CPDP Hải Phòng – 14 Ký Con phát lệnh cho ngân hàng mình chuyển trả nợ CN Cty CP dược TW Medipharco – Tenamyd
tại Hà Nội số tiền mua lô hàng dược phẩm theo hợp đồng số 025668 ngày 29/11/2009 với số tiền là 39.000.087 đồng, chứng từ do ngân hàng chuyển đến trong trường hợp này là lệnh thanh toán.
LỆNH THANH TOÁN LỆNH CÓ
Số tham chiếu: 10031810000272 Loại chuyển tiền: IL
Ngày lập lệnh: 30/12/2009 Ngân hàng gửi lệnh: 01309001 NHTMCP các DNNQD- Hội Sở Ngân hàng nhận lệnh: 01204017 CN NHNNvà PTNT Nam Hà Nội Người phát lệnh: CTY CPDP HẢI PHÒNG – 14 KÝ CON
Địa chỉ/ CMND: HẢI PHÒNG
Tài khoản: VND 1300600020159 Tại: 01309001NHTMCP các DNNQD – Hội Sở
Người nhận lệnh: CN CT CP DƯỢC TW MEDIPHARCO – TENAMYD Địa chỉ/ CMND: NHNN PTNT CN NAM HÀ NỘI
Tài khoản: 1460431101000074 Tại: 01204017 CN NHNN và PTNT Nam Hà Nội.
Số tiền bằng số: 39.000.087
Số tiền bằng chữ: Ba mươi chín triệu không trăm tám bảy đồng.
Nội dung: Chi trả tiền hàng.
Thanh toán viên Kiểm soát viên
Hàng ngày, kế toán tập hợp và phân loại các chứng từ gốc cùng loại theo từng nội dung xuất bán hàng hóa, phiếu thu tiền mặt, các chứng từ do ngân hàng chuyển đến để vào các bảng chi tiết. Bảng chi tiết được lập từng quý, thực chất là bảng tổng hợp chứng từ gốc do kế toán trưởng CN lập để tiện cho việc theo dõi và hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Từ các nghiệp vụ bán hàng gồm và các nghiệp vụ thanh toán của khách hàng, căn cứ vào các phiếu thu, lệnh thanh toán, ủy nhiệm chi kế toán lập bảng chi tiết thu tiền mặt và bảng chi tiết thu quỹ tiền gửi ngân hàng như sau:
Bảng 3.4 Trích bảng chi tiết thu tiền gửi ngân hàng quý IV năm 2009 Ngày
tháng Chứng từ Nội dung Tài khoản
Số tiền
Nợ Có
15/12/2009
Ủy nhiệm
chi
Cty VTYT Nam định chuyển tiền trả lô hàng mỹ
phẩm
11224 1312 59.125.415
22/12/2009
Lệnh thanh toán
Cty CPDP Hải phòng – 14 Ký con trả tiền lô hàng dược phẩm
11221 1313 28.830.094
…. …. ….. ….. …… …….
Cộng 43.897.890.869
(Nguồn phòng tài chính kế toán) Cuối quý, từ các bảng chi tiết liệt kê xuất hàng, bảng chi tiết thu quỹ tiền mặt, bảng chi tiết thu tiền gửi ngân hàng kế toán lập các CTGS để vào sổ chi tiết và sổ cái tài khoản 131 “Phải thu khách hàng”.
Ví dụ: cuối Quý IV năm 2009 căn cứ vào bảng chi tiết trên kế toán đã lập các CTGS sau:
Bảng 3.5 Chứng từ ghi sổ số: 23
CTY CP Dược TW Medipharco- Tenamyd CN Hà Nội
Mẫu sổ: S02a – DN
Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC
CHỨNG TỪ GHI SỔ Số 23
Từ ngày 01/10/2009 đến ngày 31/12/2009
Diễn giải
Số hiệu tài khoản
Số tiền Ghi chú
Nợ Có
1 2 3 4 5
Tổng hợp thu quỹ tiền gửi ngân hàng quý IV/2009
112 511 20.537.403.22 0 112 333 2.439.632.890 112 131 20.886.458.26 0
112 338.8 8.480.000
112 515 25.916.499
Cộng 43.897.890.86
9 Kèm theo …. chứng từ gốc
Người ghi sổ (Ký, họ tên)
Kế toán trưởng (Ký, họ tên)
Bảng 3.6 Chứng từ ghi sổ số 27
CTY CP Dược TW Medipharco- Tenamyd CN Hà Nội
Mẫu sổ: S02a – DN
Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC
CHỨNG TỪ GHI SỔ Số 27
Từ ngày 01/10/2009 đến ngày 31/12/2009
Diễn giải
Số hiệu tài khoản
Số tiền Ghi chú
Nợ Có
1 2 3 4 5
Tổng hợp phải thu khách hàng quý IV/2009
131 511 17.046.161.19 0
131 333 883.258.755
Cộng 17.929.419.94
5 Kèm theo …. chứng từ gốc
Người ghi sổ (Ký, họ tên)
Kế toán trưởng (Ký, họ tên)
Từ các chứng từ ghi sổ được lập ở trên, kế toán tiến hành vào thẻ công nợ phải thu khách hàng và vào sổ cái TK 131 “ Phải thu khách hàng”.
Bảng 3.7 Trích sổ chi tiết công nợ phải thu khách hàng
Sổ chi tiết công nợ phải thu khách hàng năm 2009
Từ ngày 1/12/2009 đến ngày 31/12/2009 Tài khoản: 131121 Phải thu khách hàng
Đối tượng: LSNLC02 CN CTCPDP Hải Phòng – 14 Ký con ĐVT: đồng
CT Nội dung TKĐ
Ư
Số tiền
Ngày Số Nợ Có
01/12/200
9 Số dư 162.201.295
02/12/200 9
01591 9
Bán lô hàng
dược phẩm 511 20.666.384
02/12/200 9
01591 9
Thuế GTGT
đầu ra 3331 1.033.319
5/12/2009 01618 2
Bán lô hàng
Mỹ phẩm 511 46.540.275
5/12/2009 01618 2
Thuế GTGT
đầu ra 3331 2.327.013
12/12/200 9
01706 3
Bán hàng Tân dược
Tenamyd
511 5.755.538
12/12/200 9
01706 3
Thuế GTGT
đầu ra 3331 287.776
30/12/200 9
NHT 00149
Thu tiền
bán hàng 112 160.610.00
0 Cộng phát
sinh 76.610.035 160.610.00
0 Số dư cuối kỳ 78.201.330
(Nguồn phòng tài chính kế toán)
Bảng 3. 8: Trích sổ cái TK 131 “ Phải thu khách hàng” năm 2009
CTY CP Dược TW Medipharco- Tenamyd CN Hà Nội
Mẫu sổ: S02a – DN
Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC
SỔ CÁI
TK 131 - Phải thu khách hàng
NT
CTGS
Diễn giải TKĐ Ư
Số tiền S
H Ngày Nợ Có
1 2 3 4 5 6 7
Số dư cuối quý III 48.311.484.21 0
15.982.635.89 0
31/1
2 45 31/1 2
Tổng hợp xuất bán hàng chưa thu tiền
quý IV/2009
511 17.046.161.19 0
31/1
2 25 31/1 2
Tổng hợp thuế quý
IV/2009 333 883.258.755 31/1
2 23 31/1 2
Tổng hợp thu nợ khách hàng bằng chuyển khoản quý
IV/2009
112 20.886.458.26
0
31/1 22 31/1 Tổng hợp thu tiền 111 7.256.820.000
2 2 mặt quý IV/2009 31/1
2 28 31/1 2
Tổng hợp công nợ công ty thu hộ quý
IV/2009
336 986.326.000
Cộng quý IV/2009
PS 17.929.419.94 5
29.129.604.26 0
SD 38.587.853.00 0
17.459.189.00 0
Kèm theo …. chứng từ gốc Người ghi sổ
(Ký, họ tên)
Kế toán trưởng (Ký, họ tên)
Qua quá trình hạch toán và vào sổ ta thấy để vào các sổ cái và sổ chi tiết TK 131 kế toán đều căn cứ vào CTGS được lập. Nhìn vào quy trình hạch toán và vào sổ với sổ cái thì vào sổ căn cứ vào CTGS là hợp lý, còn vào sổ chi tiết CTGS không phải là căn cứ hợp lý và có ý nghĩa. Trên thực tế, để vào sổ chi tiết kế toán phải căn cứ vào các chứng từ gốc tương ứng và được ghi một cách thường xuyên. Tuy nhiên thời gian ghi sổ đều được tiến hành đồng nhất vào thời điểm cuối quý vì vậy sổ chi tiết chưa phát huy được tác dụng của nó trong công tác quản lý công nợ tại CN.
+ Hạch toán các khoản dự phòng phải thu khó đòi
Trong kinh doanh đặc biệt là kinh doanh thương mại, rủi ro do những nguyên nhân khách quan như thất thu các khoản nợ phải thu rất có thể xẩy ra, gây ra những thiệt hại về tài chính không nhỏ cho các DN. Vì vậy, tại CN đã thực hiện việc lập dự phòng và tiến hành hạch toán các khoản phải thu khó đòi, thực hiện với các khách hàng mà CN nghi ngờ về khả năng trả nợ theo đúng quy định hiện hành để hạn chế thiệt hại và chủ động hơn về tài chính.
Bộ phận kế toán công nợ định kỳ mở sổ chi tiết các khoản nợ theo từng đối tượng nợ, thường xuyên phân loại các khoản nợ (nợ luân chuyển, nợ khó đòi, nợ không có khả năng thu hồi,…), lập báo cáo phân tích tuổi nợ hàng tháng, đôn đốc thu hồi nợ.
Theo quy định của CN nợ phải thu khó đòi là các khoản nợ quá hạn thanh toán theo quy định ghi trên hợp đồng hoặc các cam kết khác hoặc chưa đến hạn thanh toán nhưng khách nợ khó đòi có khả năng thanh toán. CN quy định mức trích lập dự phòng theo tuổi nợ. Với tuổi nợ trên 3 năm mức trích lập 100% khoản phải thu, tuổi nợ từ 18 tháng đến 2 năm, mức trích lập 50%
khoản phải thu, tuổi nợ từ 2 năm đến 3, mức trích lập 75% khoản phải thu.
Kế toán CN sử dụng tài khoản 139 “dự phòng phải thu khó đòi” để hạch toán các khoản dự phòng phải thu khó đòi.
Vào cuối năm, kế toán tổng hợp từng khoản nợ của từng khách hàng với các chỉ tiêu nợ từ 18 tháng đến dưới 2 năm, nợ từ 2 năm đến dưới 3 năm, nợ trên 3 năm để có số cần trích lập phải thu khó đòi.
Bảng3.9 Số liệu về số nợ các khách hàng vào cuối năm 2009 như sau:
ĐVT: Đồng
Tên đơn vị Mã
Nợ từ 18 năm tháng
đến dưới 2 năm
Nợ trên 2 năm
đến dưới 3 năm
Nợ trên 3 năm
Cty CPDP Nam Hà NHHA0
1 8.321.056
Cty CPDP Hải Nam Điện Biên
HNDB0
1 1.728.041 10.852.348
Cty CPDPBắc Kạn DPBK02 4.335.559
BV Việt Nam Thụy Điển BVBI01 3.700.290
….. ….. ….. ….. ……
Tổng cộng 1.332.685.00
0 892.326.000 634.706.00
0 Như vậy mức dự phòng cần lập năm 2009 là:
1.332.685.000 x 0.5 + 892.326.000 x 0.75 + 634.706.000 x 1 = 1.970.293.000 Cuối năm 2008, tổng số dư nợ phải thu khó đòi là 2.132.042.000 đồng, với cách tính toán tương tự như trên, có mức dự phòng cần trích lập 1.450.794.000 đồng. Cuối năm 2009, tổng dư nợ phải thu khách hàng 2.859.717.000 đồng, mức lập dự phòng nợ phải thu khó đòi cần lập là 1.970.293.000 đồng, mà mức dự phòng đã lập từ đầu năm là 1.450.794.000 đồng. Do đó, số cần trích lập thêm là là đồng. Như vậy, bút toán cần lập sẽ là:
Nợ TK 642: 519.499.000 Có TK 139: 519.499.000
Đối với các khoản nợ không có khả năng thu hồi, sau khi xử lý như trên, CN vẫn phải theo dõi ngoài và tổ chức thu hồi, số tiền thu hồi được hạch toán vào thu nhập của đơn vị.
Thực tế cho thấy, cuối năm 2008, mức lập dự phòng phải thu khó đòi trên tổng nợ phải thu khách hàng chiếm 4.2% và năm 2009 là 5.1%. Điều này
chứng tỏ công tác thu hồi nợ của bộ phận kế toán CN chưa hiệu quả còn để tình trạng nợ phải thu khó đòi khá cao.