KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU VÀ THẢO LUẬN
3.3 Công tác quản lý công nợ tại CN
3.3.1 Thực trạng công nợ tại CN
3.3.1.2 Công tác quản lý công nợ phải thu
Công nợ phát sinh khi hai bên đi đến thỏa thuận mua bán, và để tạo điều kiện cho việc theo dõi và quản lý đối tượng nợ thì tại CN việc ký kết và quản lý hợp đồng được CN quan tâm hàng đầu.
Tại CN với những lô hàng lớn CN thường ký kết bằng hợp đồng để hạn chế và tránh những rủi ro trong quá trình thực hiện giữa các bên tham gia.
Trước khi ký kết hợp đồng, phòng kinh doanh có nhiệm vụ thu thập thông tin về khách hàng, đặc biệt về khả năng thanh toán, các chỉ tiêu tài chính trong phần thanh toán của khách hàng.
Trong hợp đồng kinh tế là những điều khoản đã được hai bên chấp nhận, là căn cứ quan trọng để các bên hoạt động. Do đó để quản lý khách hàng có hiệu quả CN đã có những quy định chặt chẽ và rõ ràng từng khoản mục, trong hợp đồng giữa CN với các đối tác thường có các quy định trong phần thanh toán như:
- Phương thức thanh toán: bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản vào tài khoản của CN Bên A ( TK:14604311010000 tại NHNN và PTNT CN nam Hà Nội), theo từng lô hàng và theo từng hóa đơn.
- Thời hạn thanh toán: trong vòng 60 ngày kể từ ngày xuất hàng ghi trên hóa đơn. Sau thời gian trên Bên B chưa thanh toán thì phải chịu lãi suất nợ quá hạn theo lãi suất vay của ngân hàng và không được nợ tối đa quá 75 ngày.
- Bên A sẽ ngừng giao hàng cho Bên B cho đến khi Bên B thanh toán hết phần nợ quá hạn.
Mở sổ ghi chép và theo dõi công nợ
Khi các hợp đồng và nghiệp vụ kinh tế phát sinh đòi hỏi kế toán tiến hành ghi chép, mở sổ theo dõi cho từng đối tượng. Việc quản lý nợ phải thu, nợ phải trả được mở trên hai sổ chi tiết và sổ tổng hợp để theo dõi. Sổ chi tiết
của các tài khoản 131 được mở để theo dõi tình hình công nợ phát sinh của từng đối tượng khách hàng, theo từng chứng từ, theo dõi các khoản mà khách hàng thanh toán theo thời gian. Còn sổ tổng hợp giúp kế toán công nợ theo dõi số dư đầu kỳ, các khoản phát sinh trong kỳ, số dư cuối kỳ của các đối tượng. Vì số lượng khách hàng của CN rất đa dạng nên kế toán có hình thức theo dõi công nợ phải thu riêng với các đối tượng theo từng nhóm hàng mà CN kinh doanh. Ví dụ:
TK 131121 là tài khoản phản ánh phải thu khách hàng (nhóm hàng Tân dược Tenamyd)
Đối tượng: LSNLSC02 CN CTCPDP & VTYT Lạng Sơn tại Hà Nội.
Còn khi vào sổ tổng hợp công nợ phải thu của khách hàng thì kế toán sử dụng tài khoản tổng hợp cho từng mặt hàng và kèm theo từng đối tượng cụ thể cùng mua mặt hàng đó. Bảng tổng hợp công nợ phải thu khách hàng – Tân dược Tenamyd.
Bảng 3.14 Bảng tổng hợp công nợ phải thu khách hàng TK131
Từ ngày 01/12/2009 đến ngày 31/12/2009
Tài khoản 131121 Phải thu khách (nhóm hàng tân dược Tenamyd) ST
T Đối tượng Tên Dư đầu Trong kỳ Dư cuối
Nợ Có Nợ Có Nợ Có
1 BKOHHA0
1
CTCP Bánh
kẹo Hải Hà 30.288.720 6.552.480 36.841.200
2 BNHBNH01 Cty DP Băc
Ninh 210.170.787 109.895.940 62.412.809 257.653.918
3 CBGCBG01
CTCP dược và VTYT Cao Bằng
148.367.192 55.199.960 148.367.190 55.199.162
4 HDGHDG0
2
NT BV đa khoa Hải Dương
28.148.175 28.148.175
5 HLGQNG01 Cty TNHH DP
Hạ Long-QN 260.162.416 83.452.713 63.612098 279.976.031 6 YTYHBN01 Cty CPDP Yên
Thủy 15.980.797 50.925.000 50.925.000 15.980.797
7 ………
. …….. ………… ………
. ………… …………. ………
8 Tổng cộng 16.975.342.24
0
3.876.481.43 8
6.036.281.94 4
14.815.541.73 4
(Nguồn phòng tài chính kế toán)
Phân tích đánh giá các khoản phải thu
Bên cạnh việc ghi chép, theo dõi các khoản nợ phải thu để quản lý, kế toán còn tiến hành phân tích đánh giá các khoản nợ đó. Việc phân tích, đánh giá các khoản nợ đó được kế toán trưởng CN lập bảng “phân tích tình hình công nợ” theo từng mặt hàng bán ra, theo thời gian các khoản phải thu khách hàng, từ đó giúp CN biết được khoản nợ nào quá hạn, khoản nợ nào còn hạn, khoản nợ nào sai quy định về số tiền bán chịu và thời gian bán chịu. Tại CN quy định khoản bán chịu không vượt quá 20% giá trị tiền hàng, thời gian bán chịu tối đa là 95 ngày.
Bảng 3.15 Báo cáo phân tích tình hình công nợ phải thu khách hàng tại CN ( ĐVT: Đồng)
STT Khách hàng
địa chỉ khách hàng
Tên khách hàng chịu trách nhiệm
công nợ
Hợp đồng số ngày
Dư đầu kỳ Phát sinh nợ Phát sinh có Dư cuối Trong đó
Còn hạn Quá hạn Số ngày
1 Khách hàng công ty 13497146991 4288429496 2558841691 15226734796 7329937641 7896797155
CTCP Dược VTYT Hải Dương GĐ: Trần Văn Quân 2514 427213758 75861324 503075082 314421926 188653156 360 CTCP Dược TBYT Hà Tĩnh GĐ: Nguyễn Thị Hà 3210 573362611 174000968 747363579 457386510 289977069 90 CTCP DP Bắc Ninh GĐ: Hoàng Văn
Long 3213 210170787 109895940 62412809 257653918 134237691 123416227 150
…….. ……. …… ……. …….. ……. ……… …….. ….. …..
2 Khách hàng bệnh viện 68700290 1727997 66972293 8700300 58271993
BV Việt Nam Thụy Điển 2310 400415199 190882347 272017278 319280260 131543467 187736793 240
BV Mắt TW 2311 239056739 94905678 61013243 272949174 201982389 70966785 450
3 Khách hàng nhà thuốc, đại lý 1249694453 225923169 153185165 1322432457 460506939 861925518
Nhà thuốc Bùi Thị Kha Bùi Thị Kha 1254 45165120 45
Nhà thuốc Đặng Thị Liên Đặng Thị Liên 1325 112925398 11788925 55000000 69714323 69714323
Nhà thuốc Lô Tiến Đồng Lô Tiến Đồng 2145 102346470 77606289 24740181 24740181
……… ……. ……. ……… ……….. ……… ………….. ………. ……… …..
4 Khách hàng bán lẻ thị trường 14815541734 4514352665 2713754853 16616139546 7799144880 8816994666
Đào Huy Khánh Đào Huy Khánh 2475000 2475000 2475000
Huỳnh Thị Hoa Huỳnh Thị Hoa 135110640 135110640 117546257 17564383
Hoàng Yến Vi Hoàng Yến Vi 55959988 21200443 34759545 34759545
……….. ……… ………. ………. ……… ………. ……….. ……… ……….. …….
Tổng công nợ: 16616139546 Có HĐ: 6887929257
Không có hợp đồng:
9728210289
Tổng công nợ 31/12/2009:
14815541734
Công nợ đã đối chiếu:
14181165159
Công nợ chưa đối chiếu:
Qua bảng trên, kế toán trưởng của CN dễ dàng kiểm soát được các khoản nợ phải thu trong kỳ và số nợ nào đã quá hạn, số nợ nào còn hạn, số nợ có hợp đồng và số nợ không có hợp đồng đồng thời biết được khoản nợ nào đã đối chiếu và số nợ nào chưa đối chiếu với con nợ. Bằng cách quản lý này CN luôn chủ động nắm vững tình hình tài chính của mình, có được quyết định chính xác trong việc kinh doanh các mặt hàng của mình dựa vào lượng tiêu dùng của khách hàng. Bên cạnh đó từ cách quản lý này giúp CN có kế hoạch trong việc thu hồi nợ, tránh bị DN khác chiếm dụng vốn và qua đó biết được đối tượng khách hàng nào có khả năng tài chính mạnh qua việc thanh toán các lô hàng nhanh nhất và giá trị nhiều nhất.
Kiểm tra, đối chiếu công nợ.
Tại CN công tác kiểm tra đối chiếu công nợ được thực hiện vào thời điểm cuối quý, kế toán dựa vào bảng phân tích công nợ, phân chia nợ phải thu, nợ phải trả được chia làm 3 loại:
+ Nợ chưa đến hạn: là khoản nợ mà CN chưa đến hạn phải thu, phải thu hồi, hay thanh toán so với thời hạn quy định trong hợp đồng.
+ Nợ đến hạn: là các khoản nợ mà theo thời hạn ghi trong hợp đồng, CN phải có trách nhiệm thu hồi, hoặc thanh toán các khoản nợ này tránh để quá sẽ trở thành nợ quá hạn.
+ Nợ quá hạn: là khoản nợ đã quá hạn theo quy định ghi trong hợp đồng. Trong nợ quá hạn này được phân chia như sau:
- Nợ quá hạn từ 18 tháng đến dưới 2 năm - Nợ quá hạn trên 2 năm đến dưới 3 năm - Nợ quá hạn trên 3 năm
Để quản lý công nợ ngoài việc theo dõi trên sổ chi tiết và sổ tổng hợp, định kỳ vào cuối mỗi quý CN sẽ tiến hành đối chiếu công nợ, đối chiếu giữa số liệu thực tế phát sinh với số liệu ghi trên sổ sách kế toán, việc đối chiếu này sẽ đánh giá được tính trung thực và chính xác của số liệu kế toán. Để làm
được điều này CN sẽ gửi “ Biên bản xác nhận công nợ” kèm theo “Thẻ công nợ” đến các đối tượng liên quan, với đầy đủ nội dung: số tiền ghi trong hợp đồng, số tiền đã trả và còn phải trả được phản ánh chi tiết trong thẻ công nợ kèm theo.
Bảng 3.16 Sổ công nợ TK 131 - Phải thu khách hàng
Việc quản lý công nợ trên cơ sở phân chia nợ phải thu thành nợ chưa đến hạn, nợ đến hạn, nợ quá hạn trên từng khoản mục, chi tiết theo tài khoản và đối tượng. Điều này sẽ tạo điều kiện thuận lợi trong việc theo dõi tình hình công nợ, chủ động trong việc thu hồi nợ và có giải pháp kịp thời với các khoản nợ đã quá hạn thu và khó đòi. Với cách quản lý này CN đã thực hiện khá thành công trong việc kiểm tra đối chiếu công nợ, không xảy ra tình trạng nhầm lẫn, thất thoát nợ, góp phần đẩy nhanh công tác thu hồi nợ trong những năm qua.
Biện pháp xử lý công nợ và phòng ngừa rủi ro
Trong quá trình để DN khác chiếm dụng vốn, có DN luôn giữ chữ tín bằng cách thanh toán đúng hạn, nhưng CN không tránh khỏi tình trạng nợ khó đòi. Vì vậy CN có biện pháp xử lý nợ khó đòi bằng cách lập dự phòng phải thu khó đòi. Tại CN việc trích lập dự phòng phải thu khó đòi theo thời gian nợ: với công nợ phải thu lớn hơn 3 năm mức trích lập 100% giá trị nợ, công nợ từ 18 tháng đến dưới 2 năm mức trích lập 50% giá trị nợ, công nợ từ 2 năm đến dưới 3 năm mức trích lập 75% giá trị nợ. Bên cạnh đó CN đã có những biện pháp kiên quyết và triệt để xử lý nợ khó đòi:
Thông báo bằng văn bản hoặc gọi điện thoại thông báo yêu cầu khách hàng thanh toán. Nếu khách hàng vẫn không thanh toán CN sẽ cắt đứt việc cung cấp hàng hóa với khách hàng. Đối với khách hàng trây ỳ hay cố tình không trả nợ cho CN thì ban lãnh đạo CN sẽ đưa ra tòa án để giải quyết.
Trong những năm qua, CN đã có đến 10 vụ thu nợ phải nhờ đến sự can thiệp của tòa án. Tuy nhiên với các khoản nợ đã được xác định là khó đòi, không có
khả năng thu hồi CN vẫn không dùng biện pháp là bán nợ cho công ty mua nợ để giảm thiểu rủi ro trong việc thu hồi nợ.
3.3.1.3 Thực trạng nợ phải trả tại CN
Qua bảng ta thấy số nợ phải trả của CN bao gồm nợ phải trả người bán, người mua trả tiền trước, phải trả nội bộ, vay ngắn hạn. Trong đó số nợ phải trả người bán có xu hướng giảm dần qua các năm cụ thể: năm 2007 chiếm 37,88% tổng số nợ phải trả, năm 2008 chiếm 34,18% tổng số nợ phải trả, năm 2009 chiếm 29,81% số nợ phải trả.
Sở dĩ có xu hướng giảm dần đó là do trong những năm gần đây việc KD hàng tự doanh của CN có xu hướng chững lại, không được mở rộng quy mô mà thay thế vào đó là kinh doanh hàng do công ty mẹ phân phối mặt khác trong những năm qua lượng hàng hóa của công ty phân phối xuống tăng cả về số lượng và chủng loại nên phần tự doanh của CN giảm xuống.
Khoản người mua trả tiền trước chiếm tỷ lệ cao trong nợ phải trả, đây là khoản tiền mà CN chiếm dụng hợp pháp của khách hàng. Sở dĩ khoản trả trước của khách hàng tăng vì theo quy định của CN khi ký kết hợp đồng mua bán hàng hóa thì người mua phải đặt cọc một khoản tiền nhất định thường là 15% đến 20% giá trị hàng hóa tùy vào mức độ thân quen của khách hàng.
Mức tăng lên của khoản trả trước người bán cùng với mức tăng của doanh thu bán hàng là hợp lý.
Tại CN không phát sinh khoản vay dài hạn còn khoản vay ngắn hạn chiếm tỷ trọng nhỏ tuy có tăng đều qua các năm nhưng mức tăng ít. Do trong thời gian gần đây CN mở rộng thị trường KD, cần nhu cầu về vốn ngắn hạn cho việc nhập hàng KD.
Trong các khoản nợ phải trả thì tại CN nợ phải trả nội bộ chiếm tỷ lệ nhỏ trong cơ cấu nợ phải trả. So với năm 2007 năm 2008 giảm 24,76%; năm
2009 giảm 5,72% so với năm 2008. Do CN là đơn vị hạch toán phụ thuộc thực hiện nhiệm vụ kinh doanh theo kế hoạch doanh số đặt ra của công ty mẹ.
Hàng năm CN thực hiện khá tốt nghĩa vụ phải trả nội bộ, nên số dư cuối năm của khoản nợ phải trả nội bộ ít và chiếm tỷ lệ nhỏ trong cơ cấu tổng nợ phải trả.
Nhìn chung trong những năm qua tại CN không phát sinh các khoản nợ phải trả quá hạn cũng không xảy ra tình trạng nhà cung cấp phải thúc dục cử người đến đòi nợ. Vì vậy, CN đã trở thành khách hàng có uy tín được nhiều ưu đãi thông qua chính sách tín dụng như: được gia hạn nợ, giảm giá khi mua hàng với số lượng lớn…
Bảng 3.16 Thực trạng các khoản nợ phải trả tại CN trong 3 năm 2007-2009
ĐVT: 1000VNĐ
Các khoản phải thu
Năm 2007 Năm 2008 Năm 2009 So sánh
Giá trị CC (%)
Giá trị CC (%)
Giá trị CC (%)
08/07 09/08
+/- % +/- %
1. Phải trả cho người bán 5.067.798 37,8
8 7.526.872 34,1
8 7.873.562 29,8 1
2.459.07 3
148,5
2 346.690 104,6 1 2. Người mua trả tiền trước 7.292.586 54,5
1 13.512.832 61,3 7
17.459.18 9
66,1 1
6.220.24
6 185,3 3.946.35
7 129,2
3. Vay ngắn hạn 689.732 5,16 518.936 2,36 489.256 1,85 -170.796 75,24 -29.680 94,28 4. Phải trả nội bộ 329.062 2,46 459.638 2,09 586.932 2,22 130.575 139,6
8 127.294 127,6 9
5. Tổng 13.379.17
9 100 22.018027
8 100 26.408.93
9 100 8.639.09
9
164,5 7
4.390.66 1
119,9 4 (Nguồn phòng tài chính kế toán)