KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU VÀ THẢO LUẬN
3.1 Đặc điểm địa bàn nghiên cứu
3.1.2 Đặc điểm về tổ chức bộ máy quản lý tại Chi nhánh
Chi nhánh Cty dược TW Medipharco – Tenamyd tại Hà Nội thuộc Cty dược TW Medipharco – Tenamyd trụ sở tại Thành phố Huế. Với quy mô nhỏ nên cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của CN được bố trí tương đối gọn nhẹ. Mô hình tổ chức bộ máy quản lý tại Chi nhánh được thể hiện qua sơ đồ 3.1.
Sơ đồ 3.1 Tổ chức bộ máy quản lý tại Chi nhánh Giám đốc CN
P.Giám đốc CN
Bộ phận Kinh doanh, giao vận
chuyển Bộphận kế toán
hành chính CN
Bộ phận kiểm soát chất lượng Bộ phận Kho
02 quầy bán buôn
Qua sơ đồ 3.1 cho thấy lãnh đạo của Chi nhánh là giám đốc. Giám đốc là người do tổng công ty bổ nhiệm, miễn nhiệm là người có quyền lực cao nhất điều hành hoạt động tại Chi nhánh theo đúng quy định của Nhà nước và pháp luật, theo đúng quy định của Bộ Y Tế. Đồng thời chịu trách nhiệm về toàn bộ các hoạt động của Chi nhánh trước Ban Tổng Giám đốc, Hội đồng quản trị công ty và pháp luật. Bên cạnh đó Giám đốc là người đại diện pháp luật của Chi nhánh tại Thành phố Hà Nội, toàn quyền quyết định mọi việc liên quan đến Chi nhánh, tổ chức phân công, bố trí mạng lưới kinh doanh, chỉ đạo nhân viên hoạt động kinh doanh theo phạm vi được phép và đúng với quy chế quy định, báo cáo với Ban Tổng Giám Đốc và Hội Đồng Quản Trị mọi hoạt động của Chi nhánh.
Phó giám đốc với trách nhiệm là giúp giám đốc điều hành mọi hoạt động của Chi nhánh thuộc phạm vi trách nhiệm quyền hạn khi được ủy quyền.
Chịu trách nhiệm trước Chi nhánh và công ty trong mọi hoạt động được phân công. Giám sát kiểm tra hệ thống đảm bảo chất lượng của Chi nhánh. Bên cạnh đó Phó Giám đốc còn có quyền hạn chỉ đạo nhân viên cấp dưới trong phạm vi công việc được giao, thay mặt giám đốc khi giám đốc vắng mặt hoặc được ủy quyền, đề xuất các giải pháp nâng cao công tác quản lý chất lượng hàng hóa với giám đốc Chi nhánh.
Phòng hành chính kế toán có nhiệm vụ ghi chép đầy đủ các nghiệp vụ phát sinh trong kỳ hạch toán. Trong đó có một kế toán trưởng và hai kế toán viên, kế toán trưởng là người đứng đầu chỉ đạo tại phòng kế toán đồng thời là người chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động công tác kế toán tại Chi nhánh.
Các kế toán viên làm việc theo sự phân công, chỉ đạo của kế toán trưởng.
Phòng kinh doanh là bộ phận quan trọng trong Chi nhánh, có nhiệm vụ liên hệ với khách hàng, chào bán các sản phẩm kinh doanh của Chi nhánh.
Đồng thời là bộ phận tham mưu, giúp việc cho giám đốc Chi nhánh trong việc thực hiện các hoạt động tổ chức kinh doanh của Chi nhánh: lập kế hoạch điều
tra nghiên cứu thị trường, tổ chức mạng lưới tiêu thụ. Chịu trách nhiệm về các chỉ tiêu, kế hoạch được giao về doanh số bán.
Bộ phận kho có nhiệm vụ là bảo quản hàng hoá trong kho theo đúng quy trình về nhiệt độ, độ ẩm, sắp xếp theo đúng chủng loại để tiện cho việc xuất kho. Vì tính đặc thù của dược phẩm là có nhiều loại mặt hàng với thời gian sử dụng khác nhau, nhưng thường là có hạn sử dụng ngắn, vì vậy bộ phận kho luôn phải theo dõi tình hình xuất, nhập hàng hoá theo số lượng và thời gian để phát hiện những mặt hàng hết hạn sử dụng để lãnh đạo có quyết định xử lý số hàng hỏng, hết hạn. Đồng thời bộ phận kho còn có nhiệm vụ xuất hàng hoá theo phiếu xuất kho theo đúng chủng loại, số lượng ghi trong phiếu, cuối ngày phải thực hiện việc kiểm kê và tổng hợp lại vào sổ xuất, nhập, tồn. Cuối mỗi quý tiến hành đối chiếu số lượng hàng hóa cùng kế toán để kiểm tra tính khớp đúng.
Bộ phận kiểm soát chất lượng với trách nhiệm kiểm soát việc thực hiện các quy trình, quy định tại Chi nhánh. Đồng thời đề xuất biện pháp xử lý những sai lệch trong việc thực hiện GDP (Good distribute practice – Thực hành phân phối thuốc tốt) tại Chi nhánh.
Hai quầy bán buôn làm nhiệm vụ bán hàng do Chi nhánh kinh doanh, với đội ngũ bán hàng có trình độ chuyên môn về dược. Hàng ngày các nhân viên này phải gửi hóa đơn, chứng từ liên quan đến việc bán hàng để kế toán tổng hợp vào sổ sách liên quan. Cuối quý nhân viên này cùng kế toán đối chiếu tính khớp đúng giữa lượng hàng tiêu thụ, và doanh thu bán hàng, để kịp thời sữa chữa sai lệch.