Hoàn thiện công tác hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp hướng tới hoàn thiện công tác quản lý công nợ trong thanh toán tại công ty xuất nhập khẩu và đầu tư hà nội

tập tại Công ty xuất nhập khẩu và đầu t Hà Nội, em đã tiếnhành chọn đề tài:“ Hoàn thiện công tác hạch toán các nghiệp vụ thanh toán vớikhách hàng và nhà cung cấp hớng tới hoàn thiện công

Lời mở đầu

Trong nền kinh tế hiện nay, các doanh nghiệp trong lĩnh vựcxuất nhập khẩu ngày càng phải đối mặt với sự cạnh tranh găygắt Muốn đứng vững , tồn tại và phát triển, doanh nghiệp luônphải tìm kiếm và mở rộng thị trờng Do đó, các doanh nghiệptrong lĩnh vực này đã hình thành nên một hệ thống rất lớn cácnhà cung cấp và khách hàng Tuy nhiên, với chiến lợc kinh doanhcủa mình, mỗi doanh nghiệp thờng muốn chiếm dụng vốn của

đơn vị khác, nên hoạt động thanh toán thờng không đi kèm vớihoạt động giao nhận hàng hoá, từ đó hình thành nên công nợtrong thanh toán Hệ thống khách hàng và nhà cung cấp cànglớn thì công nợ phát sinh càng nhiều Mặt khác, trong doanhnghiệp xuất nhập khẩu, vốn kinh doanh chủ yếu là vốn lu

động Nếu doanh nghiệp không đảm bảo cân đối đợc nợ phảithu của khách hàng với nợ phải trả ngời bán thì có thể dẫn đếntình trạng vốn kinh doanh bị chiếm dụng và gây mất ổn

định về tài chính, làm giảm khả năng thanh toán

Chính vì vậy, việc quản lý tốt công nợ trong thanh toán vớikhách hàng và nhà cung cấp là điều kiện cần thiết để đảmbảo ổn định về tài chính, về khả năng thanh toán cho doanhnghiệp Để thực hiện tốt vấn đề này, công tác hạch toán cầnphải đợc tổ chức để vừa phản ánh đầy đủ các nghiệp vụ kinh

tế phát sinh vừa đảm bảo tổng hợp đợc thông tin cung cấp chonhà quản trị Xuất phát từ yêu cầu trên, trong quá trình thực

tập tại Công ty xuất nhập khẩu và đầu t Hà Nội, em đã tiếnhành chọn đề tài:

“ Hoàn thiện công tác hạch toán các nghiệp vụ thanh toán vớikhách hàng và nhà cung cấp hớng tới hoàn thiện công tác quản

lý công nợ trong thanh toán tại công ty xuất nhập khẩu và đầu t

Hà Nội”

Việc nghiên cứu đề tài với mục tiêu nhằm tìm hiểu vềthực trạng công tác hạch toán kế toán các nghiệp vụ thanh toánvới khách hàng và nhà cung cấp tại công ty, qua đó đánh giá

để tìm ra các giải pháp hoàn thiện công tác hạch toán kế toán,hớng tới hoàn thiện công tác quản lý công nợ trong thanh toán tạicông ty để nâng cao hiệu quả kinh doanh tại công ty

Kết cấu của đề tài ngoài Lời mở đầu và Kết luận,gồm bachơng:

Chơng I: Tổng quan về công ty xuất nhập khẩu và đầu

t hà nội

Chơng II: thực trạng công tác hạch toán kế toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng, nhà cung cấp tại công ty xuất nhập khẩu và đầu t hà nội

chơng III Hoàn thiện công tác hạch toán kế toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp hớng tới nâng cao hiệu qủa quản lý công nợ trong thanh toán với đối t-

ợng này.

Chơng I Tổng quan về công ty xuất nhập khẩu và đầu t

hà nội

I Lịch sử hình thành và quá trình phát triển

Công ty xuất nhập khẩu và đầu t Hà Nội có tên giao dịch

đối ngoại là Hanoi import-export  investment corporation vàtên điện tín là UNIMEX HANOI Trụ sở chính của công ty đợc

đặt tại số 41, Ngô Quyền, Quận Hoàn Kiếm, Hà Nội UNIMEX

Hà Nội là một công ty thành viên của Liên hiệp công ty xuấtnhập khẩu và đầu t Hà Nội Trụ sở hiện nay của công ty đồngthời cũng chính là văn phòng hoạt động của Liên hiệp công tyxuất nhập khẩu và đầu t Hà Nội

Công ty hiện nay có bốn chi nhánh trực thuộc:

_ Chi nhánh tại Thành phố Hồ Chí Minh (Địa chỉ: 33 Phan

Đình Phùng, quận Phú Nhuận)

_ Chi nhánh tại Hải Phòng ( Địa chỉ: 46, Điện Biên Phủ, HảiPhòng )

_ Tổng kho Cầu Diễn

_ Xí nghiệp chè Thủ Đô

Công ty chính thức hoạt động từ tháng 6 năm 1962 theoquyết định số 3618/TC-QĐ ngày 4-6-1962 của Uỷ ban nhândân thành phố Hà Nội với tên gọi “Công ty kinh doanh hàng xuấtkhẩu”

Đây là đơn vị kinh doanh đầu tiên của ngành ngoại thơngThành phố Hà Nội Tuy nhiên, do nhu cầu kinh doanh sản xuấthàng xuất khẩu và nhập khẩu của thành phố ngày càng tăngnên đến năm 1965, Sở ngoại thơng Hà Nội đợc thành lập trong

đó Công ty kinh doanh hàng xuất khẩu là một công ty trựcthuộc Nhng Sở ngoại thơng Hà Nội chỉ hoạt động đến năm

1968 thì tiến hành giải thể và chức năng xuất nhập khẩu hànghoá lại chuyển lại cho Công ty kinh doanh hàng xuất khẩu

Năm 1975, với những chính sách ngoại thơng mới để pháttriển nền kinh tế của đất nớc, Uỷ ban nhân dân thành phốquyết định thành lập Công ty ngoại thơng Hà Nội Công ty đợchình thành trên cơ sở bổ sung chức năng nhiệm vụ của Công

ty kinh doanh hàng xuất nhập khẩu, các trạm sản xuất, gia cônghàng xuất khẩu trớc đây chuyển thành các xí nghiệp trựcthuộc Công ty

Đến năm 1980, thực hiện chủ trơng của Nhà nớc cho phépmột số đơn vị ngoại thơng ở các thành phố lớn đợc tham giaxuất nhập khẩu trực tiếp, Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nộiquyết định thành lập Liên hiệp công ty xuất nhập khẩu Hà

Nội Cho đến cuối năm 1991, để phù hợp với yêu cầu phát triểntrong giai đoạn mới, hoạt động của công ty đợc tăng thêm chứcnăng đầu t và liên doanh với nớc ngoài và Liên hiệp đợc đổi tênthành Liên hiệp công ty Xuất nhập khẩu và đầu t Hà Nội.

Trong giai đoạn nền kinh tế chuyển từ cơ chế tập trungquan liêu, quan liêu bao cấp sang cơ chế thị trờng, với mục

đích sắp xếp, chấn chỉnh và tổ chức lại các doanh nghiệpNhà nớc để tiến hành hoạt động kinh tế có hiệu quả hơn, theoquyết định của Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội, các công

ty trực thuộc Liên hiệp công ty đợc phép thành lập lại, trong đóphần kinh doanh của Văn phòng Liên hiệp công ty đợc táchthành Công ty Xuất nhập khẩu và đầu t Hà Nội Công ty chịu

sự quản lý về nhân sự của Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội

đồng thời chịu sự quản lý của Nhà nớc về chuyên môn nghiệp

vụ kinh tế ngoại thơng của Bộ Thơng Mại

Trong quá trình hoạt động qua nhiều năm, công ty đãhình thành đợc mối quan hệ rộng lớn với rất nhiều nhà cungcấp và khách hàng cả ở thị trờng trong và ngoài nớc Với đặc

điểm kinh doanh riêng, đây cũng là một lợi thế công ty trongkhi tiến hành hoạt động kinh doanh cũng nh việc mở rộng quymô kinh doanh sau này

II Chức năng, nhiệm vụ và tổ chức hoạt động kinh doanh của công ty

Công ty có nhiệm vụ tổ chức, tiến hành các hoạt động kinhdoanh xuất nhập khẩu tổng hợp theo yêu cầu của thành phố,

theo nhu cầu của thị trờng trong nớc và nớc ngoài Công ty tiếnhành thu mua các loại hàng hóa mà thị trờng nớc ngoài cần, kếthợp với sản phẩm có thể sản xuất, chế biến hoặc gia công đểnhằm tạo nguồn hàng cho xuất khẩu, bán buôn- bán lẻ hàngnhập khẩu, tiến hành nhận uỷ thác xuất nhập khẩu hàng hoácho các đơn vị khác, tổ chức hợp tác đầu t với nớc ngoài, liêndoanh sản xuất kinh doanh với các tổ chức kinh tế trong mọilĩnh vực.

Với chức năng, nhiệm vụ nh trên, hoạt động kinh doanh củacông ty đợc tổ chức gồm bốn hoạt động chính sau: nhập khẩutrực tiếp để bán nội địa, nhận uỷ thác nhập khẩu để thu hoahồng, mua hàng nội địa để xuất khẩu ra nớc ngoài, nhận uỷthác xuất khẩu để thu lợi nhuận Ngoài ra công ty tiến hànhthêm hoạt động đầu t vào kinh doanh bất động sản, các dịch

vụ đầu t khách sạn, du lịch

III Đặc điểm về thị trờng

Từ khi thành lập cho đến nay, hoạt động chủ yếu của công

ty xuất nhập khẩu hàng hoá, mua đi, bán lại để thu chênh lệch

về lợi nhuận Ngoài ra, công ty còn tiến hành thu lợi nhuận từkinh doanh các dịch vụ nh nhận uỷ thác xuất nhập khẩu, chothuê nhà kho…Đối với thị trờng nớc ngoài, công ty tìm kiếmnguồn hàng trong nớc để xuất khẩu Trong khi đó, để phục vụcho thị trờng trong nớc, nguồn hàng của công ty vừa đợc nhậpkhẩu từ nớc ngoài, vừa đợc tìm kiếm trong nớc và tiến hànhgiao dịch mua đi, bán lại để thu lợi nhuận

 Các khách hàng của công ty

Các khách hàng chính là các khách hàng mua hàng hoá củacông ty Nhóm khách hàng này gồm rất nhiều công ty khácnhau, cả trong và ngoài nớc Theo số liệu năm 2002, nếu chỉxem xét trong nhóm khách hàng này thì thị phần khách hàngnội địa chiếm khoảng 57% còn khách hàng nớc ngoài chiếmkhoảng 43% trong tổng doanh thu là 76.855.807.800 đ Hànghóa nhập khẩu về để tiêu thụ trong nớc thờng là hàng hoá phục

vụ cho công nghiệp nh máy móc, thiết bị và nguyên vật liệucông nghiệp

Nhóm khách hàng nớc ngoài tập trung vào 3 khu vực chính

là Châu Âu, Châu á và Bắc Mĩ Nếu xét trong nhóm kháchhàng này, cũng theo số liệu năm 2002, trong tổng doanh thuxuất khẩu là 33.081.480.450 đ, thị phần các khu vực tơng ứng

là 31,8% ; 50,2% và 18% Hàng hoá xuất khẩu chủ yếu là hàngnông sản, hàng thủ công mỹ nghệ và cả hàng thuỷ sản Với thịtrờng Châu Âu, hàng hoá xuất khẩu sang các nớc nh Pháp, ý, Na

Uy, Anh…Thị trờng Châu á gồm Philippin, Nam Triều Tiên, NhậtBản, Singapore…

Ngoài ra, còn có các khách hàng mà công ty nhận uỷ thácxuất nhập khẩu hàng hoá Đây là các công ty trong nớc, không

đủ điều kiện xuất nhập khẩu hàng hoá Tuy hoạt động xuấtnhập khẩu uỷ thác không phải là hoạt động chính, nhng cũng

đem lại nguồn lợi nhuận cho công ty

 Các nhà cung cấp thờng xuyên cho công ty

Hệ thống các nhà cung cấp cũng nh hệ thống khách hàngcủa công ty, gồm cả trong và ngoài nớc Công ty giao dịch vớinhà cung cấp nớc ngoài để nhập khẩu các loại hàng hoá phục vụthị trờng trong nớc Các mặt hàng khác nhau đợc nhập khẩu từcác nớc căn cứ vào chất lợng và mối quan hệ kinh tế qua nhiềunăm Đối với nhà cung cấp trong nớc, công ty thờng mua hàng hoáphục vụ cho hoạt động xuất khẩu, một phần tiêu thụ trong nớc.Công ty tiến hành giao dịch với các nhà cung cấp ở cả 3 miền,thờng thì các mua các mặt hàng nông sản ở khu vực miềnNam còn đồ thủ công mỹ nghệ ở khu vực miền Bắc.

Hiện nay, công ty có khoảng hơn 100 khách hàng và nhàcung cấp cả trong và ngoài nớc.Với một số lợng khách hàng vànhà cung cấp lớn nh vậy, yêu cầu của công tác quản lý công nợtrong thanh toán cần rất chặt chẽ Việc quản lý tốt công nợtrong thanh toán vừa đảm bảo cho lợng vốn lu động luânchuyển hợp lý, vừa đảm bảo giải quyết tốt mối quan hệ vớikhách hàng và nhà cung cấp để giữ vững mối quan hệ làm ănlâu dài Đây chính là nhiệm vụ của công tác hạch toán kế toánvới ngời mua và ngời bán Do vậy, công tác hạch toán kế toán bộphận này cần đợc xây dựng tốt trong quy trình hạch toán kếtoán nói chung để đảm bảo hỗ trợ đắc lực cho yêu cầu quản

lý, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh

IV Đặc điểm cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý kinh doanh của công ty

Xuất phát từ chức năng-nhiệm vụ của công ty, từ cách thức

tổ chức hoạt động kinh doanh của công ty cho đến đặc

điểm thị trờng của công ty, để quản lý tốt hoạt động kinhdoanh, mô hình sản xuất kinh doanh tại công ty đợc tổ chức

nh sau

TæNG GI¸M §èC

Phßng tæ chøc c¸n bé

Phßng tæng hîp

Phßng hµnh chÝnh qu¶n trÞ

V¨n phßng

§¶ng uû

Phßng kÕ to¸n tµi vô

Bé phËn qu¶n lý cöa hµng

Chi nh¸n

h H¶i Phßng

Chi nh¸n

h Hå ChÝ Minh

Phßn

g kinh doan

h sè 2

Tæn

g kho CÇu DiÔn

XÝ nghi

Öp chÌ Thñ

§«

Phßn

g kinh doan

h sè 5

h sè 3

Phßn

g kinh doan

h sè 4

quyết định và điều hành kinh doanh theo đúng chính sách,pháp luật và là ngời chịu trách nhiệm cao nhất về mọi hoạt

động của công ty trong quá trình kinh doanh

 Phó giám đốc: Là ngời giúp việc và chịu sự quản lý trực

tiếp của Tổng giám đốc Cả hai Phó giám đốc đều phải chịutrách nhiệm về công việc trớc Tổng giám đốc

 Các phòng ban còn lại thực hiện các chức năng nhiệm vụriêng theo quy định Các phòng ban này đợc chia làm hai khốichính là khối quản lý hành chính và khối kinh doanh Khối quản

lý hành chính gồm các phòng nh Phòng tổ chức cán bộ, Phònghành chính quản trị, Văn phòng Đảng uỷ, Phòng tổng hợp Khốikinh doanh gồm các phòng kinh doanh, Phòng kế toán tài vụ vàcác chi nhánh

Hiện nay các phòng kinh doanh đều có chức năng ngangnhau trong việc tìm kiếm khách hàng và nhà cung cấp đểnâng cao tính tự chủ trong hoạt động, nâng cao hiệu quả kinhdoanh nói chung của công ty

V Tổ chức hạch toán kế toán tại công ty

1 Tổ chức bộ máy kế toán

Bộ máy kế toán đợc tổ chức để nhằm phản ánh, theodõi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình hoạt

động của công ty Để có thể thực hiện tốt chức năng này,

bộ máy kế toán cần tổ chức trớc hết theo cơ cấu chungsau đó là tổ chức dựa trên đặc điểm sản xuất kinhdoanh tại công ty

Kế toán tr ởng

xuất

khẩ u

Kế toán kho hàn g

Thủ quỹ

Kế toán theo dõi thu ế

Kế toán tiền gửi ngâ

n hàng

Kế toán

l

ơng

và bảo hiể m

Kế toán tiền mặt

Tại công ty xuất nhập khẩu và đầu t Hà Nội, bộ máy kếtoán đợc tổ chức theo kiểu trực tuyến theo mô hình sau

Mô hình tổ chức bộ máy kế toán

_Kế toán trởng : tổ chức chỉ đạo mọi công tác kế toán

trong doanh nghiệp, đề xuất các kiến nghị với Ban giám đốc

để hỗ trợ cho hoạt động kinh doanh của công ty

_ Phó phòng 1: quản lý chung tình hình của phòng kế

toán, giúp kế toán trởng trong việc theo dõi công việc của cácnhân viên trong phòng Phó phòng 1 sẽ thay mặt Kế toán trởng

đôn đốc, kiểm tra công việc, có trách nhiệm báo cáo tìnhhình công việc đã thực hiện với cấp trên

_ Phó phòng 2: phụ trách phần kế toán tổng hợp, tiến

hành kiểm tra, đối chiếu số liệu, tổng hợp số liệu để xác

định kết quả kinh doanh trong kì Sau đó, Phó phòng 2 sẽcùng Phó phòng 1 lập các báo cáo để gửi lên cấp trên Cuối mỗinăm, cả hai Phó phòng có trách nhiệm lập quyết toán cho nămvừa qua cũng nh dự toán cho năm tới để trình lên cấp trênduyệt

_ Kế toán tiền lơng và các khoản bảo hiểm: căn cứ vào

các bảng chấm công do các phòng gửi lên hàng tháng để tổnghợp, lập bảng tính lơng và các khoản bảo hiểm y tế, bảo hiểmxã hội, kinh phí công đoàn cho từng phòng ban theo quy định

Bộ phận này còn có nhiệm vụ theo dõi tình hình thanh toán

l-ơng, các khoản tạm ứng, trích trớc cho nhân viên trong công ty

_ Kế toán tiền gửi ngân hàng: tiến hành giao dịch với

ngân hàng trong việc mở L/C, lập các khoản vay phục vụ côngtác xuất nhập khẩu Trong công tác hạch toán, bộ phận này cótrách nhiệm theo dõi các khoản thu, chi đợc thanh toán quangân hàng trong hoạt động xuất nhập khẩu; theo dõi số d tiềngửi ngân hàng để đối chiếu với thông báo của ngân hàng,nhằm tiến hành kiểm tra và điều chỉnh kịp thời

_ Kế toán tiền mặt: cũng nh kế toán tiền gửi ngân hàng,

tiến hành theo dõi các khoản thu, chi bằng tiền mặt trong giaodịch kinh doanh; theo dõi số d tiền mặt để đối chiếu với thủqũy, nhằm phát hiện ra những sai sót một cách kịp thời

_ Kế toán theo dõi thuế: tiến hành theo dõi các khoản

thuế trong kì nh thuế giá trị gia tăng, thuế nhập khẩu, thuếthu nhập doanh nghiệp…

_ Kế toán kho hàng: theo dõi các khoản chi phí nh chi

phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, giá vốn hàng bán

Bộ phận này cũng theo dõi các khoản thanh toán nội bộ giữacông ty và chi nhánh, theo dõi tình hình hàng tồn kho, hỗ trợcho ban giám đốc trong việc theo dõi tình hình kinh doanhtừng mặt hàng Ngoài ra, bộ phận này còn tiến hành theo dõicác khoản thu liên quan đến hoạt động đầu t, kinh doanh dịch

vụ

_ Thủ qũy: là ngời thu, chi tiền thông qua các phiếu thu,

phiếu chi do kế toán tiền mặt lập Ngoài ra, bộ phận này còn

hỗ trợ cho kế toán tiền gửi ngân hàng trong các nghiệp vụ giaodịch với ngân hàng

_ Kế toán nhập khẩu: theo dõi các nghiệp vụ nhập khẩu

hàng hóa, các khoản thanh toán với ngời bán phát sinh trong kì

_ Kế toán xuất khẩu: theo dõi, ghi chép các nghiệp vụ

xuất khẩu hàng hóa, đồng thời theo dõi các khoản thanh toánvới khách hàng

2 Công tác hạch toán kế toán

Tại công ty xuất nhập khẩu và đầu t Hà Nội, chế độ kếtoán hiện nay đang đợc áp dụng là chế độ kế toán banhành kèm theo Quyết định số 1141 – TC/QĐ/CĐKT ngày01/11/1995 của Bộ tài chính Tuy nhiên, một số nhữngthay đổi về chế độ hạch toán kế toán trong Thông t89/2002/TT-BTC thì vẫn cha đợc áp dụng tại công ty Công ty đã áp dụng máy tính trong công việc kế toán,nhng do trình độ của các nhân viên còn cha thành thạonên vẫn còn áp dụng cả kế toán thủ công và kế toán máy.

Kế toán tại công ty tiến hành ghi sổ theo hình thứcNhật ký chung với hệ thống tài khoản nh trong Quyết

định số 1141 – TC/QĐ/CĐKT, trong đó kế toán công nợtrong thanh toán với ngời mua và ngời bán sử dụng các tàikhoản sau:

 TK 131 – “Phải thu của khách hàng” Tài khoản đợc chitiết cụ thể cho từng đối tợng nh sau:

TK 1311: phải thu của khách hàng uỷ thác nhập khẩu

TK 1312: phải thu của khách hàng nội địa

TK 1314: phải thu khách hàng nớc ngoài và kháchhàng giao uỷ thác xuất khẩu

 TK 331- “Phải trả nhà cung cấp” Tài khoản này đợc chitiết cho từng đối tợng nh sau:

TK 3311: phải trả nhà cung cấp trong hoạt động nhậpkhẩu uỷ thác

TK 3312: phải trả nhà cung cấp nội địa

TK 3313: phải trả khách hàng ủy thác xuất khẩu

TK 3314: phải trả nhà cung cấp trong hoạt độngnhập khẩu trực tiếp

Các loại sổ dùng để theo dõi các nghiệp vụ thanh toánvới ngời mua và ngời bán gồm Sổ chi tiêt thanh toán với ng-

ời mua (ngời bán) bằng ngoại tệ, Nhật ký chung và Sổ cáicho các tiểu khoản

chơng ii

thực trạng công tác hạch toán kế toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng, nhà cung cấp tại công ty xuất nhập khẩu và đầu t

hà nội

I Khái quát về hoạt động thanh toán mua và bán tại công ty xuất nhập khẩu và đầu t Hà Nội.

1 Khái quát về tổ chức thanh toán với nhà cung cấp

Trong hoạt động mua bán của công ty, số lợng các nhàcung cấp mà công ty giao dịch là rất lớn Các nhà cung cấpgồm cả nhà cung cấp trong và ngoài nớc với khối lợng hànghoá giao dịch là khác nhau Do đó phơng thức thanh toánthờng đợc thoả thuận trớc khi kí kết hợp đồng cung ứng

Đối với nhà cung cấp có khối lợng giao dịch nhỏ, công tythờng sử dụng phơng thức thanh toán bằng tiền mặt vớihai hình thức thanh toán chính là thanh toán bằng tiềnVNĐ và thanh toán bằng ngoại tệ

Đối với nhà cung cấp có khối lợng giao dịch lớn, thì công

ty lại thờng sử dụng phơng thức thanh toán qua ngân hàngvới hai hình thức chính: thanh toán bằng L/C (đối với nhàcung cấp nớc ngoài) và uỷ nhiệm chi (cho cả nhà cung cấptrong và ngoài nớc)

 Nếu tiến hành thanh toán bằng L/C thì sau khi kí kếthợp đồng kinh tế, công ty phải lập bộ hồ sơ theo quy định củangân hàng để đề nghị mở L/C Sau khi xem xét thấy đủ các

điều kiện cần thiết, ngân hàng sẽ mở L/C và thông báo chocông ty.Việc thanh toán diễn ra khi chứng từ thanh toán do bênbán gửi đợc chuyển đến ngân hàng và yêu cầu công ty ký hậuthanh toán theo quy định Thông thờng, công ty sẽ tiến hànhthanh toán khoảng 90% giá trị L/C cho ngời bán ngay sau khinhận đợc bộ chứng từ đầy đủ do bên bán gửi Còn lại 10% sẽ đ-

ợc thanh toán nốt sau khi công ty nhận đợc hàng thoả mãn cácyêu cầu phẩm chất, quy cách theo hợp đồng đã ký kết cùng phụlục đo lờng chất lợng kèm theo Nếu có bất kỳ sự bất đồng giữabên bán và công ty thì việc thanh toán sẽ tạm thời đình chỉ.Hai bên sẽ thoả thuận và tiếp tục việc thanh toán khi có sựthống nhất Nếu hai bên không có đợc sự thoả thuận thốngnhất, việc tranh chấp sẽ đợc giải quyết bằng trọng tài kinh tế.Cơ quan trọng tài kinh tế đứng ra giải quyết tranh chấp là cơquan đợc các bên chọn chỉ định khi ký kết hợp đồng cung ứng

và phán xét của trọng tài kinh tế là quyết định cuối cùng choviệc xử lý tranh chấp giữa hai bên

 Nếu tiến hành uỷ nhiệm cho ngân hàng chi tiền, công

ty cũng phải lập một bộ hồ sơ theo quy định của ngân hàng

đề nghi ngân hàng cho vay tiền Sau khi xem xét thấy đầy

đủ các điều kiện, ngân hàng chấp nhận cho vay và sẽ thôngbáo cho công ty Khi các chứng từ do bên bán gửi qua, ngânhàng sẽ thay mặt công ty để thanh toán cho nhà cung cấp

2 Khái quát về tổ chức thanh toán với khách hàng

Cũng nh các nhà cung cấp, công ty cũng tiến hành giaodịch với số lợng lớn các khách hàng cả trong và ngoài nớc Với khách hàng có khối lợng giao dịch nhỏ, công ty sửdụng phơng thức thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt.Trong khi đó, với khách hàng có khối lợng giao dịch lớn,công ty tiến hành thanh toán qua ngân hàng theo phơngthức uỷ nhiệm cho ngân hàng thu tiền hộ

3 Khái quát về công tác tổ chức hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp và khách hàng tại công ty xuất nhập khẩu và đầu t Hà Nội

Công tác tổ chức hạch toán các nghiệp vụ thanh toán vớinhà cung cấp và khách hàng tại công ty gồm hai nội dungchủ yếu là: công tác quản lý hoạt động thanh toán và côngtác hạch toán các nghiệp vụ thanh toán

Công tác hạch toán kế toán các nghiệp vụ thanh toánthể hiện trong trình tự lập và luân chuyển chứng từthanh toán, xây dựng hệ thống sổ sách kế toán, phản ánhcác nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào hệ thống sổ chi tiết

và sổ tổng hợp để hỗ trợ cho việc theo dõi tình hìnhphát sinh các nghiệp vụ thanh toán định kỳ, lập báo cáotheo quy định

Công tác quản lý hoạt động thanh toán đợc thực hiệnnhằm theo dõi tình hình phát sinh, số lợng, thời hạn và giátrị của các khoản thanh toán Trên cơ sở số liệu quản lý,

định kỳ lập các báo cáo về tình hình thực hiện các hoạt

động thanh toán của công ty, từ đó sẽ cung cấp dữ liệucần thiết cho việc lập kế hoạch tiến hành thanh toán

Nh vậy, có thể thấy việc hạch toán và theo dõi cácnghiệp vụ thanh toán có quan hệ rất chặt chẽ với nhau Haiviệc này luôn đợc tiến hành đồng thời hỗ trợ lẫn nhau.Hạch toán để ghi chép, tổng hợp số liệu, theo dõi cho cácnghiệp vụ thanh toán Các số liệu sau khi đợc tổng hợp sẽ

đợc dùng để lập các báo cáo hỗ trợ cho quản lý, lập kếhoạch thanh toán, và công tác hạch toán lại tiến hành ghichép các nghiệp vụ thanh toán khi phát sinh

II Thực trạng công tác hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp tại Công ty xuất nhập khẩu và đầu t Hà Nội

Để theo dõi các nghiệp vụ thanh toán tại công ty, kế toán

sử dụng các tài khoản

 TK 131 – “Phải thu của khách hàng” Tài khoản đợc chitiết cụ thể cho từng đối tợng nh sau:

TK 1311: phải thu của khách hàng uỷ thác nhập khẩu

TK 1312: phải thu của khách hàng nội địa

TK 1314: phải thu khách hàng nớc ngoài và kháchhàng giao uỷ thác xuất khẩu

 TK 331- “Phải trả nhà cung cấp” Tài khoản này đợc chitiết cho từng đối tợng nh sau:

TK 3311: phải trả nhà cung cấp trong hoạt động nhậpkhẩu uỷ thác

TK 3312: phải trả nhà cung cấp nội địa

TK 3313: phải trả khách hàng ủy thác xuất khẩu

TK 3314: phải trả nhà cung cấp trong hoạt động nhậpkhẩu trực tiếp

Hoạt động kinh doanh của công ty gồm có bốn hoạt độngchính: nhập khẩu trực tiếp để bán nội địa; nhập khẩu uỷ thác

để thu hoa hồng; mua nội địa để xuất khẩu; xuất khẩu ủythác để thu hoa hồng Trong từng hoạt động này luôn phát sinhcác quan hệ thanh toán với cả nhà cung cấp và khách hàng.Chính vì vậy, để vừa xem xét đợc tính đồng bộ trong việcphát sinh các quan hệ thanh toán gắn với quy trình từng hoạt

động, đồng thời xem xét công tác hạch toán kế toán cácnghiệp vụ thanh toán đó, em xin đợc trình bày về thực trạngcông tác hạch toán kế toán các nghiệp vụ thanh toán với nhàcung cấp và khách hàng trong từng hoạt động Và để cụ thểhoá cho việc hạch toán kế toán các nghiệp vụ thanh toán với nhàcung cấp và khách hàng, em xin đợc minh hoạ thông qua số liệucủa các hoạt động diễn ra trong tháng 12/2002 tại công ty Sau

đây là những hoạt động chính của công ty

1 Công tác hạch toán kế toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp trong hoạt động nhập khẩu trực tiếp để bán nội địa.

Ví dụ về một hoạt động nhập khẩu “Máy xúc đàobánh lốp Kobelko” của một nhà cung cấp Nhật Bản đã qua

sử dụng để bán lại cho công ty TNHH Việt á trong tháng

12/2002 có giá CIF là 2.200.000 JPY với thuế nhập khẩu là0%, thuế GTGT là 5%

Căn cứ vào bộ chứng từ ngoại do bên bán gửi, Phòng kinhdoanh lập Giấy đề nghị ký hậu và chuyển cho ngân hàng.Sau khi ngân hàng xác định đã thanh toán cho ngời bán hộcông ty, nhân viên Phòng kinh doanh mang giấy này đến cảngnơi hàng về, lập tờ khai hải quan, tiến hành nộp thuế theo quy

định và làm thủ tục kiểm tra nhận hàng về

Sau khi nhận hàng từ cảng về, căn cứ vào bộ chứng từ này,Phòng kinh doanh lập Giấy đề nghị nhập kho, sau khi đợc Bangiám đốc thông qua, thủ kho lập Phiếu nhập kho ngày2/12/2002 và nhập kho hàng hoá Toàn bộ chứng từ sau đó đợcchuyển cho kế toán nhập khẩu, ghi sổ Căn cứ vào Phiếu nhậpkho và bộ chứng từ nhập khẩu, kế toán ghi:

Nợ TK 156 : 285.557.800

Có TK 331 (3314) : 285.557.800 (TGTT: 1 JPY=129,799VNĐ)

Hoạt động nhập khẩu này đợc tiến hành thanh toán bằngL/C (đã đợc mở trớc khi nhập hàng về), căn cứ vào bộ chứng từ

“Phiếu chuyển khoản” do ngân hàng chuyển cho công ty đểxác nhận việc thanh toán, gồm một Phiếu chuyển khoản và một

tờ Sổ kế toán chi tiết thông báo về số tiền đã chuyển cho nhàcung cấp cũng nh số d của tài khoản tiền của công ty tại ngânhàng, kế toán ghi:

Nợ TK 331 (3314) : 285.557.800

Có TK 112 : 285.516.000 (TGTT: 1JPY=129,78 VNĐ)

Có TK 413 : 41.800

Và ghi Có TK 002 (JPY): 2.200.000

Sau khi kí kết hợp đồng kinh tế với công ty TNHH Việt

á, Phòng kinh doanh lập Giấy đề nghị xuất kho trình lênBan giám đốc và Giấy đề nghị Phòng tài vụ lập Hoá đơnGTGT Thủ kho căn cứ vào Giấy đề nghị xuất kho, Hoá

đơn GTGT và Hợp đồng kinh tế để lập Phiếu xuất khovào ngày 4/12/2002 Bộ chứng từ đợc chuyển lại cho Phòngtài vụ làm căn cứ ghi sổ, kế toán ghi nhận công nợ nh sau:

Nợ TK 131 (1312) : 331.328.250

Có TK 5111 : 301.207.500

Có TK 3331 : 10% * 301.207.500=30.120.750

Kế toán sẽ lập một Giấy uỷ nhiệm thu để ngân hàngthu hộ tiền của khách hàng Khi ngân hàng thông báokhách hàng đã trả tiền, kế toán ghi:

đợc chiế t khấ u

VNĐ

Quy đổi VNĐ

Quy

đổi VNĐ

Quy

đổi VNĐ

Hàng về nhập kho

Thanh toán cho nhà cung cấp

………

156 112 413

JPY JPY

129,799 129,78 2.200.000 285.516.000

Số d cuối tháng

Công ty xuất nhập khẩu và đầu t hà nội

Sổ kế toán chi tiết tài khoản 1312

Tỷ giá

Thời hạn

đợc chiế t khấ u

VNĐ

Quy đổi VNĐ

Quy

đổi VNĐ

Quy

đổi VNĐ

Bán hàng cho Cty TNHH Việt

á Khách hàng thanh toán

511 1 333 1 112

Đồng thời cùng các số liệu trên, kế toán phần hành phản

ánh vào các Sổ Cái cho các TK này:

Công ty xuất nhập khẩu và đầu t hà nội

Sổ cái Tài khoản 3314 Tháng 12/2002 Chứng

từ ghi

TK

đố i ứn g

Số tiền S

………

156112

***

285.557

800

***285.557.800

Công ty xuất nhập khẩu và đầu t hà nội

Sổ cái Tài khoản 1312 Tháng 12/2002 Chứng

từ ghi

TK

đố i ứn g

Số tiền S

Khách hàng thanh toán

5111333

***

301.207

50030.120.7

***331.328

2 ……… 1

Phó phòng 2 sẽ phản ánh vào Nhật ký chung sau mỗi

nghiệp vụ kinh tế phát sinh căn cứ vào các chứng từ đã có

Công ty xuất nhập khẩu và đầu t hà nội

Nhật ký chung Tháng 12/2002 Chứng từ

Bán hàng cho Cty TNHHViệt á

Khách hàng thanh toán

………

……

15611213121312112

……

…

33143314511133311312

……

……….285.557

800285.557

800301.207

50030.120.7

50331.328

Ví dụ hoạt động nhận uỷ thác nhập khẩu một lô hàng “Gỗván ép bột phủ hai mặt Melamine” của công ty(Bên A) cho công

ty TNHH Hoàng Hà (Bên B) có giá CIF là 6658,4 USD , thuế nhậpkhẩu là 10%, thuế GTGT là 5%

Căn cứ theo hợp đồng uỷ thác nhập khẩu, bên B chuyển chobên A 50% số tiền theo hợp đồng để bên A đặt cọc mở L/C.Bên A sẽ tiến hành mở L/C tại ngân hàng để đảm bảo cho việcthanh toán cho nhà cung cấp, kế toán phản ánh nh sau:

Nợ TK 112 : 50.583.830

Có TK 131 (1311) : 50.583.830

Căn cứ vào bộ chứng từ ngoại do bên bán chuyển sang,Phòng kinh doanh cũng lập một Giấy đề nghị ký hậu để ngânhàng xác nhận cho việc thanh toán với ngời bán nớc ngoài Nhânviên phòng kinh doanh sẽ đem Giấy này kèm bộ chứng từ ngoại

đến cảng nơi hàng về để lập tờ khai hải quan, tiến hành nộpthuế đầy đủ, sau đó nhận hàng về

Trong hoạt động nhập khẩu uỷ thác, hàng thờng đợc giaoluôn cho khách hàng uỷ thác tại cảng Khi chuẩn bị giao hàngcho bên B, Phòng kinh doanh lập Giấy đề nghị Phòng kế toántài vụ viết Hoá đơn GTGT Phòng kế toán tài vụ sẽ lập 2 Hóa

đơn GTGT, trong đó một hoá đơn ghi nhận về giá trị lô hàng,kèm theo thuế nhập khẩu và thuế GTGT; hoá đơn còn lại sẽ ghinhận về hoa hồng và phí ngân hàng trả thay cho bên B

Hàng hoá sau khi đợc giao cho khách hàng, bộ chứng từgồm:

 Các chứng từ ngoại

 Tờ khai hải quan

 Tờ thông báo thuế thu chênh lệch giá của hải quanthông báo số thuế phải nộp để nhận hàng về

 Phiếu chuyển khoản của ngân hàng

Kế toán tiến hành ghi nhận các bút toán về công nợ nh sau:_ Phản ánh hàng hoá đã giao cho khách hàng

Nợ TK 131(1311) : 102.565.994

Có TK 331(3311) : 102.565.994 (TGTT: 1 USD=15.404VNĐ)

_ Căn cứ vào tờ khai thuế, kế toán phản ánh số thuế phảinộp cho hải quan

Nợ TK 131(1311) : 15.897.729

Có TK 3333 :102.565.994*10% = 10.256.599

Có TK 33312 : (102.565.994 + 10.256.599)*5% =5.641.130

_ Căn cứ vào Hoá đơn GTGT, hoa hồng uỷ thác đợc phản

Nợ TK 112 : 71.253.295

Có TK 131 (1311) : 71.253.295

Thời hạn

đợc chiế t khấu

Số phát sinh Số d

VNĐ

Quy đổi VNĐ

Quy

đổi VNĐ

Quy

đổi VNĐ

Số d đầu kỳ

Hoàng Hà ứng trớc tiền Giao hàng cho Hoàng Hà Nộp tiền thuế

hộ Hoàng Hà Hoa hồng nhận

uỷ thác nhập khẩu

Trả hộ tiền phí ngân hàng Hoàng Hà thanh toán tiền còn nợ

112

3311.

3333 3331 2 5113 3331 112 112

VNĐ

USD VNĐ

1

1 1 1 1

6658, 4

……….

102.565.9

94 10.256.59

9 5.641.130 2.051.320 205.132

Số d cuối tháng

Công ty xuất nhập khẩu và đầu t hà nội

Sổ kế toán chi tiết tài khoản 3311

Thời hạn

đợc chiế t khấ u

VNĐ

Quy đổi VNĐ

Quy

đổi VNĐ

Quy

đổi VNĐ

Giao hàng cho Hoàng

Hà Thanh toán cho nhà cung cấp

131 1 112

USD USD

15.40 4

15.40 4

6658.4

………

102.565.9 94

§ång thêi cïng c¸c sè liÖu trªn, kÕ to¸n phÇn hµnh ph¶n ¸nh vµo c¸c Sæ C¸i cho c¸c TK nµy:

C«ng ty xuÊt nhËp khÈu vµ ®Çu t hµ néi

Sæ c¸i Tµi kho¶n 1311 Th¸ng 12/2002 Chøng

Thanh to¸n cho nhµcung cÊp níc ngoµi

Nép tiÒn thuÕ héHoµng Hµ

Hoa hång nhËn uû th¸cnhËp khÈu

Tr¶ hé tiÒn phÝ ng©nhµng

Hoµng Hµ thanh to¸ntiÒn cßn nî

………

1123311

11233333331251133331112112

2.051.320

205.1321.116.950

***50.583.830

71.253.295

Công ty xuất nhập khẩu và đầu t hà nội

Sổ cái Tài khoản 3311 Tháng 12/2002 Chứng

từ ghi

TK

đố i ứn g

Số tiền S

………

1311112

***

102.565

994

***102.565.994

Phó phòng 2 sẽ phản ánh vào Nhật ký chung sau mỗi

nghiệp vụ kinh tế phát sinh căn cứ vào các chứng từ đã có

Công ty xuất nhập khẩu và đầu t hà nội

Nhật ký chung Tháng 12/2002

Nộp tiền thuế hộ Hoàng

Hà

Hoa hồng nhận uỷ thácnhập khẩu

Trả hộ tiền phí ngânhàng

Hoàng Hà thanh toán tiềncòn nợ

………

1121311

331113111311131113111311133112

13113311

112333333312511333311121121311

50.583.8

30102.565

994

102.565

99410.256.5995.641.13

02.051.32

0205.1321.116.95

01.116.95

071.253.2

95

3 Công tác hạch toán kế toán các nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp và khách hàng trong hoạt động mua hàng nội địa để xuất khẩu

Ví dụ về hoạt động xuất khẩu một lô hàng nông sản gồmthảm cói và đỉa cói sang Hà Lan trong tháng 12/2002 có trịgiá xuất là 15.800,072 USD , thuế GTGT là 0%

Sau khi kí kết đợc Hợp đồng kinh tế với bên nớc ngoài,Phòng kinh doanh mới tìm kiếm nguồn hàng để tiến hành thumua phục vụ cho xuất khẩu.

Công ty tiến hành ký kết hợp đồng kinh tế với công ty TNHHHội Vũ để tiến hành mua lô hàng phục vụ cho xuất khẩu Hàngsau khi về nhập kho Phòng kinh doanh lập Giấy đề nghị nhậpkho và thủ kho viết Phiếu nhập kho, bộ chứng từ đợc chuyểncho Phòng kế toán tài vụ làm căn cứ ghi sổ Căn cứ vào hoá

đơn mua hàng, kế toán ghi:

Bộ chứng từ gồm:

 Các chứng từ ngoại

 Phiếu xuất kho

 Tờ khai hải quan

Sẽ đợc chuyển cho Phòng kế toán tài vụ làm căn cứ để ghisổ.Căn cứ vào đây, kế toán sẽ ghi nhận công nợ nh sau:

Nợ TK 131 (1314) : 280.964.583 (TGTT: 1USD=15.404 VNĐ)

Có TK 5111 : 280.964.583

Công ty sẽ lập Giấy uỷ nhiệm thu để uỷ nhiệm cho ngânhàng thu hộ tiền của khách hàng Khi ngân hàng thông báo đãthu đợc tiền của khách hàng, kế toán ghi:

Nợ TK 112 (1122) : 280.964.583

Có TK 131 (1314) : 280.964.583 (TGTT: 1USD=15.404 VNĐ)

Đồng thời, công ty lập Giấy uỷ nhiệm chi cho ngânhàng để ngân hàng chi thanh toán hộ cho công ty TNHH Hội

Vũ Khi ngân hàng thông báo đã chi tiền, kế toán ghi:

Nợ TK 331 ((3312) : 262.636.875

Có TK 112(1121) : 262.636.875

Sau mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh, căn cứ vào số liệu trên cácchứng từ , kế toán phầnh hành tiến hành vào các sổ chi tiếtcho các TK 3314 và TK 1312 nh sau: