Hoàn Thiện Công Tác Hạch Toán Các Nghiệp Vụ Thanh Toán Với Khách Hàng Và Nhà Cung Cấp Hướng Tới Nâng Cao Hiệu Quả Công Tác Quản Lý Công Nợ Trong Thanh Toán Tại Công Ty Xuất Nhập Khẩu Và Đầu Tư Hà Nội.docx

Lêi më ®Çu 1 Lêi më ®Çu Trong nÒn kinh tÕ hiÖn nay, c¸c doanh nghiÖp trong lÜnh vùc xuÊt nhËp khÈu ngµy cµng ph¶i ®èi mÆt víi sù c¹nh tranh g¨y g¾t Muèn ®øng v÷ng , tån t¹i vµ ph¸t triÓn, doanh nghiÖp[.]

ợc nợ phải thu của khách hàng với nợ phải trả ngời bán thì có thể dẫn đến tìnhtrạng vốn kinh doanh bị chiếm dụng và gây mất ổn định về tài chính, làm giảmkhả năng thanh toán

Chính vì vậy, việc quản lý tốt công nợ trong thanh toán với khách hàng và nhàcung cấp là điều kiện cần thiết để đảm bảo ổn định về tài chính, về khả năngthanh toán cho doanh nghiệp Để thực hiện tốt vấn đề này, công tác hạch toáncần phải đợc tổ chức để vừa phản ánh đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vừa

đảm bảo tổng hợp đợc thông tin cung cấp cho nhà quản trị Xuất phát từ yêu cầutrên, trong quá trình thực tập tại Công ty xuất nhập khẩu và đầu t Hà Nội, em đãtiến hành chọn đề tài:

“ Hoàn thiện công tác hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng và nhàcung cấp hớng tới nâng cao hiệu quả công tác quản lý công nợ trong thanh toántại công ty xuất nhập khẩu và đầu t Hà Nội”

Việc nghiên cứu đề tài với mục tiêu nhằm tìm hiểu về thực trạng công tác hạchtoán kế toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp tại công

ty, qua đó đánh giá để tìm ra các giải pháp hoàn thiện công tác hạch toán kế toán,hớng tới hoàn thiện công tác quản lý công nợ trong thanh toán tại công ty đểnâng cao hiệu quả kinh doanh tại công ty

Kết cấu của đề tài ngoài Lời mở đầu và Kết luận,gồm ba chơng:

Chơng I: Tổng quan về công ty xuất nhập khẩu và đầu t hà nội

Chơng II: Thực trạng công tác hạch toán kế toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng, nhà cung cấp tại công ty xuất nhập khẩu và đầu t hà nội Chơng III: Hoàn thiện công tác hạch toán kế toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp hớng tới nâng cao hiệu qủa quản lý công nợ trong thanh toán với đối tợng này.

Chơng I Tổng quan về công ty xuất nhập khẩu và đầu

t hà nội

I Lịch sử hình thành và quá trình phát triển

Công ty xuất nhập khẩu và đầu t Hà Nội có tên giao dịch đối ngoại là Hanoiimport-export  investment corporation và tên điện tín là UNIMEX HANOI.Trụ sở chính của công ty đợc đặt tại số 41, Ngô Quyền, Quận Hoàn Kiếm, HàNội UNIMEX Hà Nội là một công ty thành viên của Liên hiệp công ty xuấtnhập khẩu và đầu t Hà Nội Trụ sở hiện nay của công ty đồng thời cũng chính làvăn phòng hoạt động của Liên hiệp công ty xuất nhập khẩu và đầu t Hà Nội Công ty hiện nay có bốn chi nhánh trực thuộc: _ Chi nhánh tại Thành phố Hồ Chí Minh (Địa chỉ: 33 Phan Đình Phùng, quậnPhú Nhuận)

_ Chi nhánh tại Hải Phòng ( Địa chỉ: 46, Điện Biên Phủ, Hải Phòng ) _ Tổng kho Cầu Diễn _ Xí nghiệp chè Thủ Đô

Công ty chính thức hoạt động từ tháng 6 năm 1962 theo quyết định số 3618/TC-QĐ ngày 4-6-1962 của Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội với tên gọi “Công

ty kinh doanh hàng xuất khẩu”

Đây là đơn vị kinh doanh đầu tiên của ngành ngoại thơng Thành phố HàNội Tuy nhiên, do nhu cầu kinh doanh sản xuất hàng xuất khẩu và nhập khẩucủa thành phố ngày càng tăng nên đến năm 1965, Sở ngoại thơng Hà Nội đợcthành lập trong đó Công ty kinh doanh hàng xuất khẩu là một công ty trực thuộc.Nhng Sở ngoại thơng Hà Nội chỉ hoạt động đến năm 1968 thì tiến hành giải thể

và chức năng xuất nhập khẩu hàng hoá lại chuyển lại cho Công ty kinh doanhhàng xuất khẩu

Năm 1975, với những chính sách ngoại thơng mới để phát triển nền kinh tếcủa đất nớc, Uỷ ban nhân dân thành phố quyết định thành lập Công ty ngoại th-

ơng Hà Nội Công ty đợc hình thành trên cơ sở bổ sung chức năng nhiệm vụ củaCông ty kinh doanh hàng xuất nhập khẩu, các trạm sản xuất, gia công hàng xuấtkhẩu trớc đây chuyển thành các xí nghiệp trực thuộc Công ty

Đến năm 1980, thực hiện chủ trơng của Nhà nớc cho phép một số đơn vịngoại thơng ở các thành phố lớn đợc tham gia xuất nhập khẩu trực tiếp, Uỷ bannhân dân thành phố Hà Nội quyết định thành lập Liên hiệp công ty xuất nhậpkhẩu Hà Nội Cho đến cuối năm 1991, để phù hợp với yêu cầu phát triển tronggiai đoạn mới, hoạt động của công ty đợc tăng thêm chức năng đầu t và liêndoanh với nớc ngoài và Liên hiệp đợc đổi tên thành Liên hiệp công ty Xuất nhậpkhẩu và đầu t Hà Nội

Trong giai đoạn nền kinh tế chuyển từ cơ chế tập trung quan liêu, quan liêubao cấp sang cơ chế thị trờng, với mục đích sắp xếp, chấn chỉnh và tổ chức lạicác doanh nghiệp Nhà nớc để tiến hành hoạt động kinh tế có hiệu quả hơn, theoquyết định của Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội, các công ty trực thuộc Liênhiệp công ty đợc phép thành lập lại, trong đó phần kinh doanh của Văn phòngLiên hiệp công ty đợc tách thành Công ty Xuất nhập khẩu và đầu t Hà Nội Công

ty chịu sự quản lý về nhân sự của Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội đồng thờichịu sự quản lý của Nhà nớc về chuyên môn nghiệp vụ kinh tế ngoại thơng của

Bộ Thơng Mại

Trong quá trình hoạt động qua nhiều năm, công ty đã hình thành đợc mối quan

hệ rộng lớn với rất nhiều nhà cung cấp và khách hàng cả ở thị trờng trong và ngoài nớc Với đặc điểm kinh doanh riêng, đây cũng là một lợi thế công ty trong khi tiến hành hoạt động kinh doanh cũng nh việc mở rộng quy mô kinh doanh sau này

II Chức năng, nhiệm vụ và tổ chức hoạt động kinh doanh của công ty

Công ty có nhiệm vụ tổ chức, tiến hành các hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu tổng hợp theo yêu cầu của thành phố, theo nhu cầu của thị trờng trong nớc

và nớc ngoài Công ty tiến hành thu mua các loại hàng hóa mà thị trờng nớc ngoài cần, kết hợp với sản phẩm có thể sản xuất, chế biến hoặc gia công để nhằm tạo nguồn hàng cho xuất khẩu, bán buôn- bán lẻ hàng nhập khẩu, tiến hành nhận

uỷ thác xuất nhập khẩu hàng hoá cho các đơn vị khác, tổ chức hợp tác đầu t với nớc ngoài, liên doanh sản xuất kinh doanh với các tổ chức kinh tế trong mọi lĩnh vực

Với chức năng, nhiệm vụ nh trên, hoạt động kinh doanh của công ty đợc tổ chức gồm bốn hoạt động chính sau: nhập khẩu trực tiếp để bán nội địa, nhận uỷ thác nhập khẩu để thu hoa hồng, mua hàng nội địa để xuất khẩu ra nớc ngoài, nhận uỷ thác xuất khẩu để thu lợi nhuận Ngoài ra công ty tiến hành thêm hoạt

động đầu t vào kinh doanh bất động sản, các dịch vụ đầu t khách sạn, du lịch

III Đặc điểm về thị trờng

Từ khi thành lập cho đến nay, hoạt động chủ yếu của công ty xuất nhập khẩu hàng hoá, mua đi, bán lại để thu chênh lệch về lợi nhuận Ngoài ra, công ty còn tiến hành thu lợi nhuận từ kinh doanh các dịch vụ nh nhận uỷ thác xuất nhập

hàng trong nớc để xuất khẩu Trong khi đó, để phục vụ cho thị trờng trong nớc, nguồn hàng của công ty vừa đợc nhập khẩu từ nớc ngoài, vừa đợc tìm kiếm trong nớc và tiến hành giao dịch mua đi, bán lại để thu lợi nhuận

 Các khách hàng của công ty

Các khách hàng chính là các khách hàng mua hàng hoá của công ty Nhóm khách hàng này gồm rất nhiều công ty khác nhau, cả trong và ngoài nớc Theo số

liệu năm 2002, nếu chỉ xem xét trong nhóm khách hàng này thì thị phần kháchhàng nội địa chiếm khoảng 57% còn khách hàng nớc ngoài chiếm khoảng 43%trong tổng doanh thu là 76.855.807.800 đ Hàng hóa nhập khẩu về để tiêu thụtrong nớc thờng là hàng hoá phục vụ cho công nghiệp nh máy móc, thiết bị vànguyên vật liệu công nghiệp

Nhóm khách hàng nớc ngoài tập trung vào 3 khu vực chính là Châu Âu,Châu á và Bắc Mĩ Nếu xét trong nhóm khách hàng này, cũng theo số liệu năm

2002, trong tổng doanh thu xuất khẩu là 33.081.480.450 đ, thị phần các khu vựctơng ứng là 31,8% ; 50,2% và 18% Hàng hoá xuất khẩu chủ yếu là hàng nôngsản, hàng thủ công mỹ nghệ và cả hàng thuỷ sản Với thị trờng Châu Âu, hàng

Philippin, Nam Triều Tiên, Nhật Bản, Singapore…Đối với thị tr

Ngoài ra, còn có các khách hàng mà công ty nhận uỷ thác xuất nhập khẩuhàng hoá Đây là các công ty trong nớc, không đủ điều kiện xuất nhập khẩu hànghoá Tuy hoạt động xuất nhập khẩu uỷ thác không phải là hoạt động chính, nhngcũng đem lại nguồn lợi nhuận cho công ty

 Các nhà cung cấp thờng xuyên cho công ty

Hệ thống các nhà cung cấp cũng nh hệ thống khách hàng của công ty, gồmcả trong và ngoài nớc Công ty giao dịch với nhà cung cấp nớc ngoài để nhậpkhẩu các loại hàng hoá phục vụ thị trờng trong nớc Các mặt hàng khác nhau đợcnhập khẩu từ các nớc căn cứ vào chất lợng và mối quan hệ kinh tế qua nhiềunăm Đối với nhà cung cấp trong nớc, công ty thờng mua hàng hoá phục vụ chohoạt động xuất khẩu, một phần tiêu thụ trong nớc Công ty tiến hành giao dịchvới các nhà cung cấp ở cả 3 miền, thờng thì các mua các mặt hàng nông sản ởkhu vực miền Nam còn đồ thủ công mỹ nghệ ở khu vực miền Bắc

và ngoài nớc.Với một số lợng khách hàng và nhà cung cấp lớn nh vậy, yêu cầucủa công tác quản lý công nợ trong thanh toán cần rất chặt chẽ Việc quản lý tốtcông nợ trong thanh toán vừa đảm bảo cho lợng vốn lu động luân chuyển hợp lý,vừa đảm bảo giải quyết tốt mối quan hệ với khách hàng và nhà cung cấp để giữvững mối quan hệ làm ăn lâu dài Đây chính là nhiệm vụ của công tác hạch toán

kế toán với ngời mua và ngời bán Do vậy, công tác hạch toán kế toán bộ phận

này cần đợc xây dựng tốt trong quy trình hạch toán kế toán nói chung để đảmbảo hỗ trợ đắc lực cho yêu cầu quản lý, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh

IV Đặc điểm cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý kinh doanh của công ty

Xuất phát từ chức năng-nhiệm vụ của công ty, từ cách thức tổ chức hoạt độngkinh doanh của công ty cho đến đặc điểm thị trờng của công ty, để quản lý tốt

sau

TổNG GIáM ĐốC

Phòng tổ chức cán bộ

Phòng tổng hợp

Phòng hành chính quản trị

Văn phòng

Đảng uỷ

Phòng kế toán tài vụ

Bộ phận quản lý cửa hàng

Chi nhánh Hải Phòng

Chi nhánh

Hồ Chí Minh

Phòng kinh doanh

số 2

Tổng kho Cầu Diễn

Xí nghiệ

p chè Thủ

Đô

Phòng kinh doanh

số 3

Phòng kinh doanh

số 4

Sơ đồ bộ máy quản lý kinh doanh của công ty

Kế toán kho hàng

Thủ quỹ

Kế toán theo dõi thuế

Kế toán tiền gửi ngân

hàng

Kế toán l

ơng

và bảo hiểm

Kế toán tiền mặt

Trong mô hình trên:

 Giám đốc: Là ngời cấp cao nhất trong công ty có quyền quyết định và

điều hành kinh doanh theo đúng chính sách, pháp luật và là ngời chịu tráchnhiệm cao nhất về mọi hoạt động của công ty trong quá trình kinh doanh

 Phó giám đốc: Là ngời giúp việc và chịu sự quản lý trực tiếp của Tổng

giám đốc Cả hai Phó giám đốc đều phải chịu trách nhiệm về công việc trớc Tổnggiám đốc

 Các phòng ban còn lại thực hiện các chức năng nhiệm vụ riêng theo quy

định Các phòng ban này đợc chia làm hai khối chính là khối quản lý hành chính

và khối kinh doanh Khối quản lý hành chính gồm các phòng nh Phòng tổ chứccán bộ, Phòng hành chính quản trị, Văn phòng Đảng uỷ, Phòng tổng hợp Khốikinh doanh gồm các phòng kinh doanh, Phòng kế toán tài vụ và các chi nhánh.Hiện nay các phòng kinh doanh đều có chức năng ngang nhau trong việctìm kiếm khách hàng và nhà cung cấp để nâng cao tính tự chủ trong hoạt động,nâng cao hiệu quả kinh doanh nói chung của công ty

V Tổ chức hạch toán kế toán tại công ty

1 Tổ chức bộ máy kế toán

.Bộ máy kế toán đợc tổ chức để nhằm phản ánh, theo dõi các nghiệp vụkinh tế phát sinh trong quá trình hoạt động của công ty Để có thể thựchiện tốt chức năng này, bộ máy kế toán cần tổ chức trớc hết theo cơ cấuchung sau đó là tổ chức dựa trên đặc điểm sản xuất kinh doanh tại công ty.Tại công ty xuất nhập khẩu và đầu t Hà Nội, bộ máy kế toán đợc tổ chứctheo kiểu trực tuyến theo mô hình sau

Mô hình tổ chức bộ máy kế toán

Kế toán kho hàng

Thủ quỹ

Kế toán theo dõi thuế

Kế toán tiền gửi ngân

hàng

Kế toán l

ơng

và bảo hiểm

Kế toán tiền mặt

_Kế toán trởng : tổ chức chỉ đạo mọi công tác kế toán trong doanh nghiệp,

đề xuất các kiến nghị với Ban giám đốc để hỗ trợ cho hoạt động kinh doanh củacông ty

_ Phó phòng 1: quản lý chung tình hình của phòng kế toán, giúp kế toán

tr-ởng trong việc theo dõi công việc của các nhân viên trong phòng Phó phòng 1 sẽthay mặt Kế toán trởng đôn đốc, kiểm tra công việc, có trách nhiệm báo cáo tìnhhình công việc đã thực hiện với cấp trên

_ Phó phòng 2: phụ trách phần kế toán tổng hợp, tiến hành kiểm tra, đối

chiếu số liệu, tổng hợp số liệu để xác định kết quả kinh doanh trong kì Sau đó,Phó phòng 2 sẽ cùng Phó phòng 1 lập các báo cáo để gửi lên cấp trên Cuối mỗinăm, cả hai Phó phòng có trách nhiệm lập quyết toán cho năm vừa qua cũng nh

dự toán cho năm tới để trình lên cấp trên duyệt

_ Kế toán tiền lơng và các khoản bảo hiểm: căn cứ vào các bảng chấm

công do các phòng gửi lên hàng tháng để tổng hợp, lập bảng tính lơng và cáckhoản bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội, kinh phí công đoàn cho từng phòng bantheo quy định Bộ phận này còn có nhiệm vụ theo dõi tình hình thanh toán lơng,các khoản tạm ứng, trích trớc cho nhân viên trong công ty

_ Kế toán tiền gửi ngân hàng: tiến hành giao dịch với ngân hàng trong việc

mở L/C, lập các khoản vay phục vụ công tác xuất nhập khẩu Trong công táchạch toán, bộ phận này có trách nhiệm theo dõi các khoản thu, chi đợc thanhtoán qua ngân hàng trong hoạt động xuất nhập khẩu; theo dõi số d tiền gửi ngânhàng để đối chiếu với thông báo của ngân hàng, nhằm tiến hành kiểm tra và điềuchỉnh kịp thời

_ Kế toán tiền mặt: cũng nh kế toán tiền gửi ngân hàng, tiến hành theo dõi

các khoản thu, chi bằng tiền mặt trong giao dịch kinh doanh; theo dõi số d tiềnmặt để đối chiếu với thủ qũy, nhằm phát hiện ra những sai sót một cách kịp thời

_ Kế toán theo dõi thuế: tiến hành theo dõi các khoản thuế trong kì nh thuế

_ Kế toán kho hàng: theo dõi các khoản chi phí nh chi phí bán hàng, chi

phí quản lý doanh nghiệp, giá vốn hàng bán Bộ phận này cũng theo dõi cáckhoản thanh toán nội bộ giữa công ty và chi nhánh, theo dõi tình hình hàng tồnkho, hỗ trợ cho ban giám đốc trong việc theo dõi tình hình kinh doanh từng mặthàng Ngoài ra, bộ phận này còn tiến hành theo dõi các khoản thu liên quan đếnhoạt động đầu t, kinh doanh dịch vụ

_ Thủ qũy: là ngời thu, chi tiền thông qua các phiếu thu, phiếu chi do kế

toán tiền mặt lập Ngoài ra, bộ phận này còn hỗ trợ cho kế toán tiền gửi ngânhàng trong các nghiệp vụ giao dịch với ngân hàng

_ Kế toán nhập khẩu: theo dõi các nghiệp vụ nhập khẩu hàng hóa, các

khoản thanh toán với ngời bán phát sinh trong kì

_ Kế toán xuất khẩu: theo dõi, ghi chép các nghiệp vụ xuất khẩu hàng hóa,

đồng thời theo dõi các khoản thanh toán với khách hàng

2 Công tác hạch toán kế toán

Tại công ty xuất nhập khẩu và đầu t Hà Nội, chế độ kế toán hiện nay đang

đợc áp dụng là chế độ kế toán ban hành kèm theo Quyết định số 1141 –TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ tài chính Tuy nhiên, một sốnhững thay đổi về chế độ hạch toán kế toán trong Thông t 89/2002/TT-BTC thì vẫn cha đợc áp dụng tại công ty

Công ty đã áp dụng máy tính trong công việc kế toán, nhng do trình độ củacác nhân viên còn cha thành thạo nên vẫn còn áp dụng cả kế toán thủ công

 TK 131 – “Phải thu của khách hàng” Tài khoản đợc chi tiết cụ thểcho từng đối tợng nh sau:

TK 1311: phải thu của khách hàng uỷ thác nhập khẩu

TK 1312: phải thu của khách hàng nội địa

TK 1314: phải thu khách hàng nớc ngoài và khách hàng giao uỷthác xuất khẩu

 TK 331- “Phải trả nhà cung cấp” Tài khoản này đợc chi tiết cho từng

đối tợng nh sau:

TK 3311: phải trả nhà cung cấp trong hoạt động nhập khẩu uỷ thác TK 3312: phải trả nhà cung cấp nội địa TK 3313: phải trả khách hàng ủy thác xuất khẩu TK 3314: phải trả nhà cung cấp trong hoạt động nhập khẩu trực tiếpCác loại sổ dùng để theo dõi các nghiệp vụ thanh toán với ngời mua và ng-

ời bán gồm Sổ chi tiêt thanh toán với ngời mua (ngời bán) bằng ngoại tệ,Nhật ký chung và Sổ cái cho các tiểu khoản

chơng ii thực trạng công tác hạch toán kế toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng, nhà cung cấp tại công ty xuất nhập khẩu

và đầu t hà nội

I Khái quát về hoạt động thanh toán mua và bán tại công ty xuất nhập khẩu và đầu t Hà Nội.

1 Khái quát về tổ chức thanh toán với nhà cung cấp

Trong hoạt động mua bán của công ty, số lợng các nhà cung cấp màcông ty giao dịch là rất lớn Các nhà cung cấp gồm cả nhà cung cấp trong

và ngoài nớc với khối lợng hàng hoá giao dịch là khác nhau Do đó phơngthức thanh toán thờng đợc thoả thuận trớc khi kí kết hợp đồng cung ứng

Đối với nhà cung cấp có khối lợng giao dịch nhỏ, công ty thờng sửdụng phơng thức thanh toán bằng tiền mặt với hai hình thức thanh toánchính là thanh toán bằng tiền VNĐ và thanh toán bằng ngoại tệ

Đối với nhà cung cấp có khối lợng giao dịch lớn, thì công ty lại thờng

sử dụng phơng thức thanh toán qua ngân hàng với hai hình thức chính:thanh toán bằng L/C (đối với nhà cung cấp nớc ngoài) và uỷ nhiệm chi(cho cả nhà cung cấp trong và ngoài nớc)

 Nếu tiến hành thanh toán bằng L/C thì sau khi kí kết hợp đồng kinh tế,công ty phải lập bộ hồ sơ theo quy định của ngân hàng để đề nghị mở L/C Saukhi xem xét thấy đủ các điều kiện cần thiết, ngân hàng sẽ mở L/C và thông báocho công ty.Việc thanh toán diễn ra khi chứng từ thanh toán do bên bán gửi đợcchuyển đến ngân hàng và yêu cầu công ty ký hậu thanh toán theo quy định.Thông thờng, công ty sẽ tiến hành thanh toán khoảng 90% giá trị L/C cho ngờibán ngay sau khi nhận đợc bộ chứng từ đầy đủ do bên bán gửi Còn lại 10% sẽ đ-

ợc thanh toán nốt sau khi công ty nhận đợc hàng thoả mãn các yêu cầu phẩmchất, quy cách theo hợp đồng đã ký kết cùng phụ lục đo lờng chất lợng kèm theo.Nếu có bất kỳ sự bất đồng giữa bên bán và công ty thì việc thanh toán sẽ tạm thời

đình chỉ Hai bên sẽ thoả thuận và tiếp tục việc thanh toán khi có sự thống nhất.Nếu hai bên không có đợc sự thoả thuận thống nhất, việc tranh chấp sẽ đợc giảiquyết bằng trọng tài kinh tế Cơ quan trọng tài kinh tế đứng ra giải quyết tranhchấp là cơ quan đợc các bên chọn chỉ định khi ký kết hợp đồng cung ứng và phánxét của trọng tài kinh tế là quyết định cuối cùng cho việc xử lý tranh chấp giữahai bên.

 Nếu tiến hành uỷ nhiệm cho ngân hàng chi tiền, công ty cũng phải lậpmột bộ hồ sơ theo quy định của ngân hàng đề nghi ngân hàng cho vay tiền Saukhi xem xét thấy đầy đủ các điều kiện, ngân hàng chấp nhận cho vay và sẽ thôngbáo cho công ty Khi các chứng từ do bên bán gửi qua, ngân hàng sẽ thay mặtcông ty để thanh toán cho nhà cung cấp

2 Khái quát về tổ chức thanh toán với khách hàng

Cũng nh các nhà cung cấp, công ty cũng tiến hành giao dịch với số lợnglớn các khách hàng cả trong và ngoài nớc

Với khách hàng có khối lợng giao dịch nhỏ, công ty sử dụng phơng thứcthanh toán trực tiếp bằng tiền mặt Trong khi đó, với khách hàng có khốilợng giao dịch lớn, công ty tiến hành thanh toán qua ngân hàng theo phơngthức uỷ nhiệm cho ngân hàng thu tiền hộ

3 Khái quát về công tác tổ chức hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp và khách hàng tại công ty xuất nhập khẩu và đầu t

Hà Nội

Công tác tổ chức hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp vàkhách hàng tại công ty gồm hai nội dung chủ yếu là: công tác quản lý hoạt

động thanh toán và công tác hạch toán các nghiệp vụ thanh toán

Công tác hạch toán kế toán các nghiệp vụ thanh toán thể hiện trong trình

tự lập và luân chuyển chứng từ thanh toán, xây dựng hệ thống sổ sách kếtoán, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào hệ thống sổ chi tiết và

sổ tổng hợp để hỗ trợ cho việc theo dõi tình hình phát sinh các nghiệp vụthanh toán định kỳ, lập báo cáo theo quy định

Công tác quản lý hoạt động thanh toán đợc thực hiện nhằm theo dõi tìnhhình phát sinh, số lợng, thời hạn và giá trị của các khoản thanh toán Trêncơ sở số liệu quản lý, định kỳ lập các báo cáo về tình hình thực hiện các

hoạt động thanh toán của công ty, từ đó sẽ cung cấp dữ liệu cần thiết choviệc lập kế hoạch tiến hành thanh toán

Nh vậy, có thể thấy việc hạch toán và theo dõi các nghiệp vụ thanh toán cóquan hệ rất chặt chẽ với nhau Hai việc này luôn đợc tiến hành đồng thời

hỗ trợ lẫn nhau Hạch toán để ghi chép, tổng hợp số liệu, theo dõi cho cácnghiệp vụ thanh toán Các số liệu sau khi đợc tổng hợp sẽ đợc dùng để lậpcác báo cáo hỗ trợ cho quản lý, lập kế hoạch thanh toán, và công tác hạchtoán lại tiến hành ghi chép các nghiệp vụ thanh toán khi phát sinh

II Thực trạng công tác hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp tại Công ty xuất nhập khẩu và đầu t Hà Nội

Để theo dõi các nghiệp vụ thanh toán tại công ty, kế toán sử dụng cáctài khoản

 TK 131 – “Phải thu của khách hàng” Tài khoản đợc chi tiết cụ thểcho từng đối tợng nh sau:

TK 1311: phải thu của khách hàng uỷ thác nhập khẩu

TK 1312: phải thu của khách hàng nội địa

TK 1314: phải thu khách hàng nớc ngoài và khách hàng giao uỷthác xuất khẩu

 TK 331- “Phải trả nhà cung cấp” Tài khoản này đợc chi tiết cho từng

đối tợng nh sau:

TK 3311: phải trả nhà cung cấp trong hoạt động nhập khẩu uỷ thác TK 3312: phải trả nhà cung cấp nội địa TK 3313: phải trả khách hàng ủy thác xuất khẩu TK 3314: phải trả nhà cung cấp trong hoạt động nhập khẩu trực tiếpHoạt động kinh doanh của công ty gồm có bốn hoạt động chính: nhập khẩutrực tiếp để bán nội địa; nhập khẩu uỷ thác để thu hoa hồng; mua nội địa để xuấtkhẩu; xuất khẩu ủy thác để thu hoa hồng Trong từng hoạt động này luôn phátsinh các quan hệ thanh toán với cả nhà cung cấp và khách hàng Chính vì vậy, đểvừa xem xét đợc tính đồng bộ trong việc phát sinh các quan hệ thanh toán gắnvới quy trình từng hoạt động, đồng thời xem xét công tác hạch toán kế toán cácnghiệp vụ thanh toán đó, em xin đợc trình bày về thực trạng công tác hạch toán

kế toán các nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp và khách hàng trong từng hoạt

động Và để cụ thể hoá cho việc hạch toán kế toán các nghiệp vụ thanh toán vớinhà cung cấp và khách hàng, em xin đợc minh hoạ thông qua số liệu của các hoạt

động diễn ra trong tháng 12/2002 tại công ty Sau đây là những hoạt động chínhcủa công ty

1 Công tác hạch toán kế toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng

và nhà cung cấp trong hoạt động nhập khẩu trực tiếp để bán nội địa.

Ví dụ về một hoạt động nhập khẩu “Máy xúc đào bánh lốpKobelko” của một nhà cung cấp Nhật Bản đã qua sử dụng để bán lại chocông ty TNHH Việt á trong tháng 12/2002 có giá CIF là 2.200.000 JPYvới thuế nhập khẩu là 0%, thuế GTGT là 5%

Căn cứ vào bộ chứng từ ngoại do bên bán gửi, Phòng kinh doanh lập Giấy

đề nghị ký hậu và chuyển cho ngân hàng Sau khi ngân hàng xác định đã thanhtoán cho ngời bán hộ công ty, nhân viên Phòng kinh doanh mang giấy này đếncảng nơi hàng về, lập tờ khai hải quan, tiến hành nộp thuế theo quy định và làmthủ tục kiểm tra nhận hàng về

Sau khi nhận hàng từ cảng về, căn cứ vào bộ chứng từ này, Phòng kinhdoanh lập Giấy đề nghị nhập kho, sau khi đợc Ban giám đốc thông qua, thủ kholập Phiếu nhập kho ngày 2/12/2002 và nhập kho hàng hoá Toàn bộ chứng từ sau

đó đợc chuyển cho kế toán nhập khẩu, ghi sổ Căn cứ vào Phiếu nhập kho và bộchứng từ nhập khẩu, kế toán ghi:

Nợ TK 156 : 285.557.800

Hoạt động nhập khẩu này đợc tiến hành thanh toán bằng L/C (đã đợc mở

tr-ớc khi nhập hàng về), căn cứ vào bộ chứng từ “Phiếu chuyển khoản” do ngânhàng chuyển cho công ty để xác nhận việc thanh toán, gồm một Phiếu chuyểnkhoản và một tờ Sổ kế toán chi tiết thông báo về số tiền đã chuyển cho nhà cungcấp cũng nh số d của tài khoản tiền của công ty tại ngân hàng, kế toán ghi:

Nợ TK 331 (3314) : 285.557.800

Có TK 112 : 285.516.000 (TGTT: 1 JPY=129,78 VNĐ) Có TK 413 : 41.800

Và ghi Có TK 002 (JPY): 2.200.000

.Sau khi kí kết hợp đồng kinh tế với công ty TNHH Việt á, Phòng kinhdoanh lập Giấy đề nghị xuất kho trình lên Ban giám đốc và Giấy đề nghịPhòng tài vụ lập Hoá đơn GTGT Thủ kho căn cứ vào Giấy đề nghị xuấtkho, Hoá đơn GTGT và Hợp đồng kinh tế để lập Phiếu xuất kho vào ngày4/12/2002 Bộ chứng từ đợc chuyển lại cho Phòng tài vụ làm căn cứ ghi sổ,

kế toán ghi nhận công nợ nh sau:

Nợ TK 131 (1312) : 331.328.250 Có TK 5111 : 301.207.500 Có TK 3331 : 10% * 301.207.500= 30.120.750

Kế toán sẽ lập một Giấy uỷ nhiệm thu để ngân hàng thu hộ tiền của kháchhàng Khi ngân hàng thông báo khách hàng đã trả tiền, kế toán ghi:

Nợ TK 112 : 331.328.250 Có TK 131 (1312) : 331.328.250Sau mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh, căn cứ vào số liệu trên các chứng từ ,

kế toán phầnh hành tiến hành vào các sổ chi tiết cho các TK 3314 và TK

1312 nh sau:

Công ty xuất nhập khẩu và đầu t hà nội

Sổ kế toán chi tiết tài khoản 3314

Thời hạn

đợc chiết khấu

Quy đổi VNĐ Ngoại tệ

Quy

đổi VNĐ

…Đối với thị tr…Đối với thị tr…Đối với thị tr…Đối với thị tr…Đối với thị tr…Đối với thị tr

156 112 413

JPY JPY

129,799 129,78 2.200.000 285.516.000

Công ty xuất nhập khẩu và đầu t hà nội

Sổ kế toán chi tiết tài khoản 1312

Năm 2002

Thời hạn

đợc chiết khấu

Quy đổi VNĐ Ngoại tệ

Quy

đổi VNĐ

…Đối với thị tr…Đối với thị tr…Đối với thị tr…Đối với thị tr…Đối với thị tr…Đối với thị tr

5111 3331

331.328.250

§ång thêi cïng c¸c sè liÖu trªn, kÕ to¸n phÇn hµnh ph¶n ¸nh vµo c¸c Sæ C¸i cho c¸c TK nµy:

C«ng ty xuÊt nhËp khÈu vµ ®Çu t hµ néi

Sæ c¸i Tµi kho¶n 3314 Th¸ng 12/2002 Chøng tõ

…§èi víi thÞ tr…§èi víi thÞ tr…§èi víi thÞ tr…§èi víi thÞ tr…§èi víi thÞ tr…§èi víi thÞ tr…§èi víi thÞ tr…§èi víi thÞ tr…§èi víi thÞ tr

156112

***

285.557.800

***285.557.800

C«ng ty xuÊt nhËp khÈu vµ ®Çu t hµ néi

Sæ c¸i Tµi kho¶n 1312 Th¸ng 12/2002 Chøng tõ

…§èi víi thÞ tr…§èi víi thÞ tr…§èi víi thÞ tr…§èi víi thÞ tr…§èi víi thÞ tr…§èi víi thÞ tr…§èi víi thÞ tr…§èi víi thÞ tr…§èi víi thÞ tr

51113331112

***

301.207.50

030.120.750

***

331.328.250

Số phát sinh

…Đối với thị tr…Đối với thị tr…Đối với thị tr…Đối với thị tr…Đối với thị tr…Đối với thị tr…Đối với thị tr

…Đối với thị tr…Đối với thị tr15611213121312112

…Đối với thị tr…Đối với thị tr

…Đối với thị tr33143314511133311312

…Đối với thị tr…Đối với thị tr

…Đối với thị tr…Đối với thị tr…Đối với thị tr285.557.80

0285.557.80

0301.207.50

030.120.750331.328.25

Căn cứ theo hợp đồng uỷ thác nhập khẩu, bên B chuyển cho bên A 50% sốtiền theo hợp đồng để bên A đặt cọc mở L/C Bên A sẽ tiến hành mở L/C tại ngânhàng để đảm bảo cho việc thanh toán cho nhà cung cấp, kế toán phản ánh nh sau:

Nợ TK 112 : 50.583.830

Có TK 131 (1311) : 50.583.830Căn cứ vào bộ chứng từ ngoại do bên bán chuyển sang, Phòng kinh doanhcũng lập một Giấy đề nghị ký hậu để ngân hàng xác nhận cho việc thanh toán vớingời bán nớc ngoài Nhân viên phòng kinh doanh sẽ đem Giấy này kèm bộ chứng

từ ngoại đến cảng nơi hàng về để lập tờ khai hải quan, tiến hành nộp thuế đầy đủ,sau đó nhận hàng về

Trong hoạt động nhập khẩu uỷ thác, hàng thờng đợc giao luôn cho kháchhàng uỷ thác tại cảng Khi chuẩn bị giao hàng cho bên B, Phòng kinh doanh lậpGiấy đề nghị Phòng kế toán tài vụ viết Hoá đơn GTGT Phòng kế toán tài vụ sẽlập 2 Hóa đơn GTGT, trong đó một hoá đơn ghi nhận về giá trị lô hàng, kèm theothuế nhập khẩu và thuế GTGT; hoá đơn còn lại sẽ ghi nhận về hoa hồng và phíngân hàng trả thay cho bên B

Hàng hoá sau khi đợc giao cho khách hàng, bộ chứng từ gồm:

 Các chứng từ ngoại

 Tờ khai hải quan

 Tờ thông báo thuế thu chênh lệch giá của hải quan thông báo số thuếphải nộp để nhận hàng về

 Phiếu chuyển khoản của ngân hàng

Kế toán tiến hành ghi nhận các bút toán về công nợ nh sau:

_ Phản ánh hàng hoá đã giao cho khách hàng

Nợ TK 131(1311) : 102.565.994

Có TK 331(3311) : 102.565.994 (TGTT: 1 USD=15.404 VNĐ)_ Căn cứ vào tờ khai thuế, kế toán phản ánh số thuế phải nộp cho hải quan

Nợ TK 131(1311) : 15.897.729

Có TK 3333 :102.565.994*10% = 10.256.599 Có TK 33312 : (102.565.994 + 10.256.599)*5% = 5.641.130 Và số tiền nộp hộ cho khách hàng

Nợ TK 3333 : 10.256.599

Nợ TK 33312 : 5.641.130

Có TK 111 : 15.897.729_ Căn cứ vào Phiếu chuyển khoản của ngân hàng kế toán ghi nhận công nợ

đã đợc thanh toán nh sau

Nợ TK 331(3311) : 102.565.994

Có TK 112 : 102.565.994_ Căn cứ vào Hoá đơn GTGT, hoa hồng uỷ thác đợc phản ánh nh sau

Nợ TK 131(1311) : 2.256.452

Có TK 5113 : 2% * 102.565.994 = 2.051.320 Có TK 3331 : 10% * 2.051.320 = 205.132_ Khoản phí ngân hàng trả hộ cho khách hàng đợc phản ánh nh sau:

Nợ TK 131 (1311) : 1.116.950

Nợ TK 133 : 111.695

Có TK 112 : 1.228.645Khi nhận tiền hàng nhập khẩu còn thiếu từ bên B, công ty lập Giấy uỷnhiệm cho ngân hàng thu tiền hộ Sau khi ngân hàng thông báo đã thu tiền , kếtoán ghi

Nợ TK 112 : 71.253.295

Có TK 131 (1311) : 71.253.295

Công ty xuất nhập khẩu và đầu t hà nội

Sổ kế toán chi tiết tài khoản 1311

Thời hạn đ- ợc chiết khấu

SH NT

Ngoại tệ

Quy đổi VNĐ

Ngoại tệ

Quy đổi VNĐ

Ngoại tệ

Quy đổi VNĐ

Ngoại tệ

Quy đổi VNĐ

Giao hàng cho Hoàng Hà Nộp tiền thuế hộ Hoàng Hà Hoa hồng nhận uỷ thác nhập khẩu Trả hộ tiền phí ngân hàng

Hoàng Hà thanh toán tiền còn nợ

112

112

VNĐ

USD VNĐ

1

1 1

Công ty xuất nhập khẩu và đầu t hà nội

Sổ kế toán chi tiết tài khoản 3311

Năm 2002

đợc chiết khấu

Quy đổi VNĐ Ngoại tệ

Quy

đổi VNĐ

…Đối với thị tr…Đối với thị tr…Đối với thị tr…Đối với thị tr…Đối với thị tr…Đối với thị tr

Đồng thời cùng các số liệu trên, kế toán phần hành phản ánh vào các

Sổ Cái cho các TK này:

Công ty xuất nhập khẩu và đầu t hà nội

Sổ cái Tài khoản 1311 Tháng 12/2002 Chứng từ

Nộp tiền thuế hộ Hoàng Hà Hoa hồng nhận uỷ thác nhậpkhẩu

Trả hộ tiền phí ngân hàng Hoàng Hà thanh toán tiền cònnợ

…Đối với thị tr…Đối với thị tr…Đối với thị tr…Đối với thị tr…Đối với thị tr…Đối với thị tr…Đối với thị tr…Đối với thị tr…Đối với thị tr

112331111233333331251133331112112

***

102.565.994

102.565.994

10.256.5995.641.1302.051.320205.1321.116.950

***50.583.830

TK

đối ứng

Giao hàng cho Hoàng Hà

***

102.565.99

***102.565.994

ớc ngoài Nộp tiền thuế hộ Hoàng Hà Hoa hồng nhận uỷ thác nhậpkhẩu

Trả hộ tiền phí ngân hàng Hoàng Hà thanh toán tiền còn nợ

…Đối với thị tr…Đối với thị tr…Đối với thị tr…Đối với thị tr…Đối với thị tr…Đối với thị tr…Đối với thị tr

1121311331113111311131113111311133112

13113311112333333312511333311121121311

50.583.830102.565.99

4102.565.99

410.256.5995.641.1302.051.320205.1321.116.9501.116.95071.253.295

Sau khi kí kết đợc Hợp đồng kinh tế với bên nớc ngoài, Phòng kinh doanhmới tìm kiếm nguồn hàng để tiến hành thu mua phục vụ cho xuất khẩu

Công ty tiến hành ký kết hợp đồng kinh tế với công ty TNHH Hội Vũ đểtiến hành mua lô hàng phục vụ cho xuất khẩu Hàng sau khi về nhập kho Phòng

kinh doanh lập Giấy đề nghị nhập kho và thủ kho viết Phiếu nhập kho, bộ chứng

từ đợc chuyển cho Phòng kế toán tài vụ làm căn cứ ghi sổ Căn cứ vào hoá đơnmua hàng, kế toán ghi:

Nợ TK 156 : 238.760.795

Nợ TK 133 : 23.876.080

Có TK 331 (3312) : 262.636.875Phòng kinh doanh lập Bộ chứng từ ngoại, và lập Giấy đề nghị Ban giám đốcthông qua việc xuất kho Thủ kho thông qua các chứng từ này để viết Phiếu xuấtkho và xuất kho hàng hoá Phòng kinh doanh sẽ làm thủ tục hải quan để xuấtkhẩu hàng hoá cho khách hàng

Bộ chứng từ gồm:

 Các chứng từ ngoại

 Phiếu xuất kho

 Tờ khai hải quan

Sẽ đợc chuyển cho Phòng kế toán tài vụ làm căn cứ để ghi sổ.Căn cứ vào

đây, kế toán sẽ ghi nhận công nợ nh sau:

Nợ TK 131 (1314) : 280.964.583 (TGTT: 1 USD=15.404 VNĐ)

Có TK 5111 : 280.964.583

Công ty sẽ lập Giấy uỷ nhiệm thu để uỷ nhiệm cho ngân hàng thu hộ tiềncủa khách hàng Khi ngân hàng thông báo đã thu đợc tiền của khách hàng, kếtoán ghi:

Nợ TK 112 (1122) : 280.964.583

Có TK 131 (1314) : 280.964.583 (TGTT: 1 USD=15.404 VNĐ)

Đồng thời, công ty lập Giấy uỷ nhiệm chi cho ngân hàng để ngân hàng chi thanhtoán hộ cho công ty TNHH Hội Vũ Khi ngân hàng thông báo đã chi tiền, kế toánghi:

Nợ TK 331 ((3312) : 262.636.875

Có TK 112(1121) : 262.636.875

Sau mçi nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh, c¨n cø vµo sè liÖu trªn c¸c chøng tõ , kÕto¸n phÇnh hµnh tiÕn hµnh vµo c¸c sæ chi tiÕt cho c¸c TK 3314 vµ TK 1312 nhsau:

Công ty xuất nhập khẩu và đầu t hà nội

Sổ kế toán chi tiết tài khoản 1314

đợc chiết khấu

Ngoại tệ

Quy đổi VNĐ

Ngoại tệ

Quy đổi VNĐ

…Đối với thị tr…Đối với thị tr…Đối với thị tr…Đối với thị tr…Đối với thị tr…Đối với thị tr

Công ty xuất nhập khẩu và đầu t hà nội

Sổ kế toán chi tiết tài khoản 3312

Thời hạn

đợc chiết khấu

Quy đổi VNĐ Ngoại tệ

Quy đổi VNĐ Ngoại tệ

Quy đổi VNĐ Ngoại tệ

Quy

đổi VNĐ

…Đối với thị tr…Đối với thị tr…Đối với thị tr…Đối với thị tr…Đối với thị tr…Đối với thị tr

156 133

*** ***