Một khi giao quyền người lao động sẽ hân hoan vì được cổ vũ. Họ sẽ tự xử lý vấn đề, đảm bảo công việc tiến triển.
Làm thế nào để đoàn thể hoạt động hiệu quả, để người lao động hăng say công việc, điều này cần tỉ mỉ xem xét. Mỗi đoàn thể nên hiểu rõ mục đích, đề ra mục tiêu, xây dựng chế độ trên cơ sở văn bản. Mỗi thành viên trong tập thể cần hiểu rõ mục tiêu, xác định vị trí của bản thân trong đoàn thể.
Nếu mục tiêu mơ hồ, quá trình thực hiện không triệt để, tập thể sẽ mất đi hoạt lực và động lực cũng tiêu biến.
Bệnh viện Pasteur bang Boston để giảm chi phí cải thiện dịch vụ, đặc biệt thực hiện phương án gọi là “Hướng tới thế kỷ 21” thông qua cổ vũ người lao động tham dự, khơi dậy tính tích cực và phát huy tính sáng tạo của họ, phương án đạt được hiệu quả bất ngờ, đề cao mạnh mẽ sĩ khí của người lao động.
Cụ thể, phương án đã nhằm thúc đẩy năm đơn vị tích cực tham gia, chung vai gánh vác trách nhiệm, không ngừng học tập, mạnh dạn lập thành tích.
Nhân viên tự do lập thành nhóm nghiên cứu phương pháp cụ thể nhằm giảm chi phí, nâng cao chất phục vụ. Thêm một bước nhằm khơi dậy tính tích cực của nhân viên, bệnh viện quyết định dành một phần tiết kiệm được để trao phần thưởng cho những ý kiến tập thể và thành viên trong đó.
Người lao động thực sự nhận thức được những dề xuất của họ đã tạo ra hiệu ích thực tế.
Năm đầu của phương án thực hiện tiết kiệm 2.000.000 US$ Mỹ, lãnh đạo bệnh viện đã trích 1.000.000 US$ thưởng cho nhân viên.
Giao quyền lực nhất định cho đoàn thể, hoàn thành mọi nhiệm vụ một cách tốc độ , độc lập, sẽ có tác dụng lớn động viên người lao động.
Công ty phần mềm LG đã đưa ra hạng mục phục vụ yêu cầu khắt khe về thời gian tính. Công ty dựa vào tác dụng của tập thể, khích lệ người lao động phấn đấu thực hiện mục tiêu.
Giám đốc Jemi đưa ra 4 nguyên tắc để xây dựng tập thể ưu tú.
1. Tự chủ vận mệnh
Nếu tập thể “mở mã lực” 100% đầu tư vào hạng mục trong thời gian nhất định hoàn thành nhiệm vụ thì hãy chủ động nắm bắt vận mệnh của chính mình .
Emily lên tiếng: “Bạn cần đảm bảo khi người lao động cùng làm việc, họ có đầy đủ quyền phát ngôn”.
2. Gặp việc không kéo dài
Đoàn thể khi gặp vấn đề bó tay nếu các thành viên biết tình hình sớm sẽ hạn chế được tổn thất, khống chế được cục diện, tránh được sự đe doạ tới hạng mục. Emily đã quy định : khi nảy sinh vấn đề trong vòng 2 phút không thể giải quyết, sẽ lập tức ‘cầu trợ’ sự giúp đỡ của đồng nghiệp.
3. Vừa học vừa làm:
Công ty đảm nhận hạng mục công trình lớn của công ty điện báo điện thoại Mỹ, sau mỗi giai đoạn của hạng mục hoàn thành, Emily đều triệu tập thành viên đoàn thể và những nhân viên liên quan đến công ty cùng tiến hành thảo luận, đánh giá thẩm định. Cuộc hội thảo không chỉ có lợi đối với việc hoàn thành mỹ mãn hạng mục mà còn đem lại nhiều điều lợi ích cho công ty .
Emily lên tiếng :”Chúng tôi đã học được những điều muốn học. Chúng tôi tổng kết những ưu điểm và những cải tiến rồi chuyển đến những phòng ban khác trong công ty để họ cũng có được những lợi ích, những cải tiến từ trong kinh nghiệm của chúng tôi”.
4. Có niềm vui trong sự bận rộn:
Nếu thành viên trong tập thể luôn trong áp lực, họ sẽ không mảy may hứng thú trong công việc và nhanh chóng tiêu hao tinh lực.
Trong quá trình hoàn thành hạng mục của Công ty AT&T, đoàn thể lãnh đạo của Emily mỗi tuần thu xếp một lần hoạt động ngoại khoá để khơi dậy hoạt lực của tập thể những người làm công.
Emily cho biết: “Chúng tôi tham gia trò chơi đầu tư cổ phiếu hoặc đánh bóng tại câu lạc bộ. Mọi đoàn viên có thể tự do trò chuyện, tìm hiểu hứng thú thị hiếu, đặc điểm tính cách của bạn chơi. Một tập thể như vậy sẽ làm được những việc lớn. Công việc hàng ngày căng thẳng, lĩnh vực phát triển phần mềm phức tạp nếu mọi người muốn tìm hiểu lẫn nhau, thường cần nhiều thời gian”.
Nhiều năm trở lại đây, tầng lớp lãnh đạo của nhiều công ty luôn suy nghĩ tìm mọi cách khích lệ người làm công .
Uỷ ban quản lý công ty do giám đốc các phòng ban trong công ty hợp thành.
Thành viên uỷ ban có cơ hội tìm cách giải quyết các vấn đề doanh nghiệp và tiến hành đánh giá. Ngoài ra có thể tham gia nghiên cứu phát triển các hạng mục mới.
Để phát động toàn bộ đội ngũ viên chức cần vận dụng kết hợp các phương án khác nhau.
Công ty Musda bang Ohio thực thi phương án với tên gọi “Tình nguyện tham gia”
(VIP) chủ yếu do 4 bộ phận hợp thành:
1. Trật tự công việc mới (do 5-10 người hợp thành một nhóm đề xuất kiến nghị cải tiến hoặc giải quyết phương án).
2. Kiến nghị phương án thực thi.
3. Chế độ khen thưởng chất lượng.
4. Chế độ khen thưởng an toàn sản xuất.
Khác với những doanh nghiệp khác công ty Musda khi thực hiện kiến nghị tập thể có nét độc đáo riêng.
Có ý kiến đề xuất công ty cho phép người lao động mua cổ phiếu của công ty với giá ưu đãi. Công ty uỷ quyền cho một giám đốc chuyên đảm nhận công việc phụ trách thành lập một nhóm tiến hành nghiên cứu vấn đề. Tập thể gồm cố vấn pháp luật và người đầu tư của công ty. Qua luận chứng điều tra rộng rãi tập thể rút ra kết luận. Qua sát hạch công ty tăng cường thực thi.
Mục đích thành lập đoàn đội là tăng cường khích lệ người làm công. Một khi phát động tính tích cực của người làm công họ sẽ tự đề ra chuẩn mực quy tắc của đoàn thể.
Công ty dầu mỏ Kentuky đã thực hiện như vậy. Công ty thành lập tập thể phục vụ khách hàng. Thành viên của công ty đề ra quy tắc hành động, tập thể ký tên và niêm yết.
- Giữa đồng nghiệp có mâu thuẫn nên đối mặt trình bày rõ, giải quyết thoả đáng.
- Không nên chỉ trích người khác.
- Không nên hại người sau lưng, không nói xấu mọi người .
- Tìm vấn đề bạn cần giải quyết không nên đùn đẩy cho người khác.
- Với công việc luôn đáp lại bằng thái độ tươi cười cởi mở. Bằng tâm trạng vui vẻ đầu tư vào công việc.
Công ty ô tô Nissan kết hợp phương pháp quản lý kiểu Nhật bản vào xây dựng đoàn thể nhằm khích lệ người làm công, đồng thời duy trì hoạt lực của họ trong công việc.
Công ty lập một đoàn thể với tên “nhịp cầu đoàn đội” trong đó bao gồm nhân viên kỹ thuật, kỹ sư và giám đốc. Mỗi tuần họ họp một lần, cùng thảo luận những vấn đề xuất hiện trong dây chuyền sản xuất và nghiên cứu đối sách.
Thông qua thực thi phương án khác với tên gọi “Tuần hoàn tham dự”.
Công ty xây dựng một tập thể do những công nhân kỹ thuật đơn thuần hợp lại. Tập thể này chuyên tham gia công việc “tấn công” những cửa ải khó khăn về kỹ thuật. Kết qủa, 225 ý kiến nảy sinh đã được thực hiện trong sản xuất, trong đó bao gồm lắp ráp người máy và những hạng mục cải cách đổi mới khác.
Tạo cơ hội cho lớp nhân viên trẻ trực tiếp tiếp xúc với tầng lớp quản lý cao nhất, việc làm này sẽ khơi dậy tính sáng tạo mạnh mẽ của họ, đồng thời, đem lại nhiều lợi ích cho việc xử lý quan hệ giữa cấp trên và dưới.
Công ty hệ thống thông tin Furama đã tập hợp một nhóm 23 người những công nhân viên chức độ tuổi không quá 40 có tài năng. Nhóm chịu trách nhiệm đề xuất kiến nghị với Hội đồng quản trị công ty, nhiệm vụ chính là đột phá mạnh mẽ về lĩnh vực khoa học kỹ thuật, gây ảnh hưởng đến xu thế mới phát triển doanh nghiệp đến 2005.
David thành viên nhóm lên tiếng: “Chúng tôi đóng vai trò không ngừng đưa ra những thách thức với Hội đồng quản trị. Bởi, họ coi chúng tôi là những thành viên nắm bắt tương lai của công ty.”
Phân xưởng nồi hơi ở bang Michigan thông qua nhóm “nghiệp vụ tập thể” để cải tiến sản xuất, nâng cao chất lượng. Nhóm từ 8 đến 15 người mỗi tuần gặp gỡ một lần thảo luận về vấn đề sản xuất.
Mô hình nhóm này chủ yếu áp dụng những phương pháp sau khích lệ người làm công:
- Tính tự chủ cao độ. Bản thân thành viên nhóm đề ra kế hoạch, sắp xếp đào tạo, giải quyết vấn đề và tham gia những hoạt động khác.
- Tự đánh giá hiệu quả thành tích.
- áp dụng chế độ bồi dưỡng đào tạo có học bù (nhân viên học càng nhiều, có được thù lao càng nhiều. Chế độ này cổ vũ khích lệ người lao động học các loại kỹ năng trong công việc của nhà máy).
- Thưởng cho người đề xuất ý kiến, khích lệ người lao động hiệp đồng làm việc.
- Có những bình xét về hiệu quả thành tích. Tác dụng nhóm đối với nghiệp vụ đột xuất.
- Mục tiêu công tác duy nhất là : giám sát chất lượng.
Muốn khích lệ đoàn thể trước tiên cần giao quyền lực, giao trách nhiệm. Công ty Brown nghĩ về kinh nghiệm công tác của nhóm đạt được thành công, tổng kết ra năm mấu chốt hướng tới thành công.
1. Giao quyền lực cho nhóm, độc lập ra quyết sách và đích thân thực thi.
2. Cho phép nhóm mạo hiểm mở ra đường mới hay nói cách khác nhóm cần có năng lực và sức cuốn hút vào con đường mới. Thành công là dám mạo hiểm, không dám mạo hiểm sẽ không thể thành công.
3. Đoàn thể nắm được dự toán: nhóm đưa ra những quyết sách tương quan với hạng mục, bao gồm cả chi tài chính.
4. Nhận biết rõ các giai đoạn phát triển của nhóm. Trong những danh mục nhóm hoàn thành có những điểm tương đối thuận lợi. Nhưng cần đặc biệt chú ý trong quá trình nhóm thực hiện danh mục có tình huống bất thường sẽ kịp thời cho chỉ đạo và giúp đỡ.
5. Để nhóm xây dựng cơ chế cùng có lợi. Người hiểu nhóm nhất không ai ngoài thành viên nhóm.
Công ty bảo hiểm cá nhân Pattrick chia nhân viên thành những nhóm công tác “đối diện” với khách hàng. Nhân viên căn cứ vào yêu cầu công tác thực hiện phân nhóm đã xóa bỏ chế độ công tác phân tán trước đây. Và, giới hạn giữa người thuộc các cấp quản lý cũng được xóa bỏ.
Qua điều chỉnh như vậy, nhân viên cảm thấy thực sự có quyền tự chủ kiên định lòng tin cung cấp dịch vụ chất lượng ưu việt cho khách hàng. Kết quả, hiệu suất công tác từ 35% nâng lên 40%. Còn chi phí hoạt động giảm 5.000.000US$. Thời gian chuyển tiền từ 21 ngày giảm xuống 1- 2 ngày.
Nếu nhóm trong doanh nghiệp thực sự có quyền phát biểu, nhóm sẽ được khích lệ.
Công ty Sant Louis khi quyết định tuyển dụng người làm thuê, trước tiên cho họ vào thực tập ở nhóm đặc biệt. Người làm công được tuyển dụng hay không cuối cùng được quyết định ở kết quả số phiếu của thành viên nhóm. Nếu đạt 70% số phiếu tán thành mới có thể làm việc trong công ty.
Phần lớn mọi người đều muốn là một phần tử trong nhóm (chủ tịch hiệp hội Andexen)
Hòm thư kiến nghị:
- Đề ra kế hoạch công tác của nhóm, định rõ mục tiêu công tác, quy định phạm vi quyền hạn của nhóm.
- Xác định phương hướng phát triển của nhóm, định kỳ nhìn lại quá khứ và hướng tới tương lai.
- Mỗi lần hội nghị tuyên bố mục tiêu của nhóm và chế độ nguyên tắc.
- Quan hệ giữa những thành viên trong nhóm là quan hệ bình đẳng (Smith – Giáo sư đại học Harward)
Sáu kiến nghị xây dựng nhóm:
Trong cuốn sách “Trí tuệ tập thể” của K. Smith đã đưa ra sáu kiến nghị cung cấp cho những nhóm ưu tú sử dụng:
1. Làm cho mục đích, mục tiêu và phương pháp có quan hệ với nhau, nhất trí trước sau.
2. Lời nói chắc chắn xây dựng niềm tin
3. Nâng cao tiêu chuẩn kỹ năng, chú trọng vận dụng tổng hợp.
4. Xây dựng mối quan hệ về mọi phương diện.
5. Tạo cơ hội cho mọi người.
6. Nắm vững điểm then chốt trong công việc.
Khẳng định bạn muốn tuyển dụng những người yêu mến công ty tôn trọng nền văn hóa của công ty, chắc chắn bạn không cần những người làm mọi việc, tự tư tự lợi, chỉ suy nghĩ phát triển cá nhân hoàn toàn không quan tâm đến bạn đồng nghiệp và lợi ích của toàn công ty.
Tìm cách khích lệ người lao động là việc làm không nên xem nhẹ . Hãy tham khảo lòng ham muốn của con người :
- Ham muốn làm việc.
- Ham muốn chiếm hữu.
- Ham muốn quyền lực.
- Ham muốn quy thuộc.
- Ham muốn cạnh tranh.
- Ham muốn thành công.
- Ham muốn thừa nhận.
- Ham muốn đầy đủ.
Đối với một người lao động muốn thực sự hoà nhập vào nền văn hoá của doanh nghiệp họ cần tìm hiểu tôn chỉ, lý niệm kinh doanh và phương thức cung cấp dịch vụ cho khách hàng của doanh nghiệp.