Đối với một doanh nghiệp tuy kiến nghị của cá nhân rất quan trọng nhưng kiến nghị của các thành viên trong đoàn thể là vấn đề to lớn.
Để giá thành kinh doanh hàng năm giảm 100.000.000 US$, William nhân viên hành chính của công ty bảo hiểm Perudel chuyên mời những nhân viên quan trọng để trưng cầu ý kiến nhằm giúp công ty đạt được mục đích. Kết quả, qua một thời gian công ty giảm giá thành kinh doanh 1,62 triệu US$.
Công ty ô tô Ford bằng khái niệm quản lý “đoàn thể ưu tú” dẫn dắt người lao động vào xưởng thiết bị của tập thể do những người tình nguyện đề xuất kiến nghị có liên quan đến vấn đề sản xuất.
Ví dụ, nâng cao sản lượng trong điều kiện phù hợp tiêu chuẩn chất lượng và an toàn. Với những hạng mục cần thiết có dự toán hợp lý, cho nên hết thảy những hoạt động không cần nhân viên quản lý phê chuẩn. Nhà máy đã thành lập 36 nhóm, năm đầu tiên đề xuất 1164 ý kiến tiết kiệm cho công ty 710.000 US$.
Công ty chế tạo thiết bị trợ tim bang Washington chấp nhận kiến nghị đề xuất của nhân viên kỹ thuật thực hiện chế độ làm việc bốn ngày trong tuần.
Nhóm lao động của Công ty xuất bản Srilanka kiến nghị cung cấp cho khách hàng 6-8 cỡ giấy khác nhau để thay thế lối sử dụng trước đây chưa được hạn chế. Kết quả chỉ về giấy sử dụng công ty đã tiết kiệm 1 triệu US$.
Ngân hàng Quốc dân số 1 thành phố Melila, một nhóm được thành lập từ những nhân viên ở các chuyên ngành khác nhau phụ trách giải quyết 1.400 thư góp ý của khách hàng mỗi tháng.
Thành viên của nhóm đề xuất mỗi tháng dành một ngày để xử lý tín kiện và sắp xếp sự vụ cá nhân. Công việc của họ luôn đạt kết quả tốt. Họ lập kế hoạch công tác trong ngày để thay đổi lượng công việc mỗi ngày. Kết quả trong tháng thời gian dùng cho công tác điều tra từ 8 tiếng giảm xuống còn 4, rút ngắn thời gian công bố kết quả điều tra. Cách làm đã giúp cho khách hàng thoả mãn và sĩ khí của người lao động được nâng cao.
Công ty Nomura thành lập một nhóm chuyên xử lý những vấn đề của người lao động. Công ty áp dụng cách làm linh hoạt để người lao động có thể thay đổi công việc cho nhau. Riêng năm 1995, hiện tượng “bệnh giả” trong đội ngũ những người lao
động giảm 17% góp phần tiết kiệm cho toàn công ty 1,82 triệu US$. Yêu cầu nâng cao phúc lợi cũng giảm 17%, tình trạng trách oán của người lao động cũng giảm rõ rệt.
Có thể nói một doanh nghiệp, một chính phủ cho đến đa số hoạt động tổ chức giáo dục của xã hội loài người không phải là do cá nhân tham dự, chính là do hành động tập thể nhất định hoàn thành.
(Phụ trách hành chính Anlina)
Công việc xuất sắc thường nảy sinh sau khi phá vỡ sự gò bó (Paulo nhà báo).
Hòm thư kiến nghị:
- Giúp cho người lao động có thêm nhiều cơ hội cùng làm việc và giải quyết vấn đề khó khăn.
- Cỗ vũ nhân sĩ đề xuất ý kiến về mọi phương diện dù có những ý kiến đối lập.
- Chỉ cần thời cơ chín muồi, lập tức thực hiện kiến nghị của tập thể.
Tôi hy vọng người lao động luôn nhớ đến lợi ích của cổ đông đồng thời vì đó mà vui vẻ làm việc.
(Công ty dầu mỏ Mike – Phụ trách hành chính Lux) Hộp thư góp ý:
- Động viên người lao động phản ánh những vấn đề tồn tại trong tổ chức.
- Giao lưu trực tiếp với mỗi nhóm để tìm cách thu thập kiến nghị của người làm công.
- Thông qua cổ vũ hết thảy người lao động đề xuất kiến nghị. Tạo dựng bầu không khí đoàn kết tiến lên bất luận ảnh hưởng của họ đối với tổ chức này hay khách hàng là lớn hay nhỏ.
Thành tích xuất sắc có được từ sự “mất mát” của những giọt mồ hôi. Nỗ lực đạt được “ngày hôm nay ắt làm tốt hơn so với ngày hôm qua”.(Indiana – Giáo sư Đại học)
Sức mạnh tập trung ý nghĩa mở rộng lợi ích.
Martin trong cuốn sách “Sức mạnh tập trung ý nghĩa mở rộng lợi ích” đã giới thiệu cách làm thế nào để thu thập ý kiến như sau:
1. Chuẩn bị một bảng điểm những kiến nghị thuận lợi sử dụng mỗi lần thời gian hội nghị hoặc, đặt vào thực tế nơi mọi người tập trung.
2. Bắt đầu hội nghị sử dụng sổ tay ghi nhận những kiến nghị khi người lao động tham gia đề xuất.
3. Đối với những kiến nghị được bình xét kịp thời, chí ít mỗi lần tập hợp kiến nghị một lần và duy trì nó lâu dài.
4. Khi kiến nghị của người lao động được chấp nhận hãy động viên khen thưởng kịp thời.
5. Căn cứ vào tình hình thu thập và thực thi kiến nghị hàng tháng lên báo cáo tổng kết.
Chúng tôi cho rằng tiền lương không phải là động lực của người công nhân quên mình lao động. Động lực đích thực có một loại cảm thụ: “Tôi đang cống hiến”. (giám đốc Công ty điện khí Popar)
Nghiên cứu án lệ
Con đường thành công của tập đoàn ngân hàng số 1 Maribank : con đường suy nghĩ mới mở rộng lợi ích.
Trao cho người lao động quyền lực và phát triển họat động đưa ra kiến nghị sẽ đề cao sĩ khí của công ty, dấy lên hoạt lực của người lao động. Kết quả này rất khả quan nhưng mặt trái của nó là chi phí hoạt động lớn. Tập đoàn ngân hàng số 1 Maribank tương tự cũng đối mặt trước mâu thuẫn này.
Thực hiện phương án “tập trung ý nghĩ mở rộng lợi ích” để tiết kiệm được 24 triệu đô la thì công ty cũng chi hết 3 triệu.
Kiến nghị là hạt nhân
Nhiều công ty thực hiện phương án kiến nghị, tệ hại lớn nhất là cùng với sự chuyển dịch của thời gian nhiệt tình của người lao động “giảm sút” nhanh chóng. Số lượng và chất lượng của kiến nghị theo đó cũng giảm. Để ngăn chặn tình huống phát sinh, tập đoàn Maribank hạn chế thời gian thực thi kiến nghị trong vòng 24 tháng. Hơn nữa, chuyên môn thành lập uỷ ban sát hạch kiến nghị, chịu trách nhiệm đánh giá giá trị những kiến nghị người lao động đã đề xuất và trả lời trong vòng một tuần.
Qua cách tiến hành này ngân hàng luôn duy trì được nhiệt tình tham dự của người lao động, từ đó kiến nghị chất lượng cao không ngừng được đề xuất.
Công ty còn động viên người lao động hợp thành nhóm chuyên nguyên cứu việc tăng giảm kinh phí của công ty. Để đánh giá mọi nghiệp vụ ngân hàng, thành viên nhóm điều tra tình hình quay vòng vốn, đồng thời đưa ra phần lớn những chính luận mang tính khả thi.
Việc thực thi các phương án kiến nghị đã cụ thể hoá các mục kiến nghị. Cụ thể tới mức: Căn cứ bảng phân tích rõ ràng thực thi kiến nghị nào sẽ đi liền với tiết kiệm chi phí bao nhiêu.
Người phụ trách yêu cầu nhân viên trong quá trình thực thi kiến nghị đảm nhận tốt mọi chức trách bởi, không ít công ty đều phát sinh tình huống tương tự này. Một khi kiến nghị nào đó bắt đầu thực hiện, nhân viên tham dự đầu tư phần lớn thời gian và tinh lực đến mức ảnh hưởng công việc thường xuyên của họ đã xuất hiện kết quả
“được không thể bù mất”.
Ngân hàng Maribank cổ vũ người lao động tranh thủ thời gian nhàn rỗi tham dự phương án “tập trung ý nghĩ mở rộng lợi ích” hoặc sau khi hoàn thành công việc hàng ngày , tập trung tinh lực tham gia thực hiện phương án kiến nghị. Theo các nhà quản lý thực hiện kiến nghị đương nhiên là quan trọng nhưng, quan trọng hơn cả là bảo đảm chất lượng hoàn thành công việc vốn có. Vị trí hàng đầu là cung cấp dịch vụ tốt nhất phục vụ khách hàng.
Nhân tố mấu chốt của thành công
Phương án “tập trung suy nghĩ mở rộng lợi ích” do tập đoàn ngân hàng Maribank thực hiện thành công do tựu trung đủ bốn nhân tố quan trọng sau:
1. Sức mạnh hỗ trợ của tầng lớp quản lý cao nhất đối với thực hiện phương án là nhân tố quan trọng. Một khi người lãnh đạo thờ ơ với phương án thì người lao động sẽ nhanh chóng mất đi niềm tin và phương án cũng sẽ “án binh bất động”.
2. William phụ trách hành chính công ty ghi lại tình huống cụ thể mỗi lần người làm công kiến nghị trong hội nghị. Người lao động không bị phạt khi thực hiện kiến nghị bất lợi.
3. Các thành viên của uỷ ban bình xét đánh giá kiến nghị và lãnh đạo các nhóm đều được đào tạo sau đó mới triển khai chỉ huy công việc thực thi kiến nghị. Như vậy, họ mới chỉ huy thoả đáng có trật tự thực hiện và mới có được tín nhiệm của người làm công.
4. Đối với những nhân viên đề xuất ý kiến có thưởng động viên. Ngân hàng Maribank thực hiện phương án này tiêu hao 3 triệu US$ trong đó có 70% số tiền dành để động viên những người lao động có cống hiến.
Trên cơ sở kiến nghị của nhân viên, ngân hàng đã cải thiện nhiều phương pháp làm việc, trong đó gồm: lắp đặt hệ thống điện tử thông tin, xoá bỏ hệ thống báo cáo phân nợ không cần thiết, giảm chi phí bảo dưỡng máy tính của những chi nhánh ngân hàng thuộc tập đoàn ngân hàng Maribank.
Thông qua phương án thực hiện “tập trung suy nghĩ mở rộng lợi ích”, nguồn thu đạt được gấp 8 lần đầu tư chứng tỏ phương án đạt được thành công to lớn. Song, phó chủ tịch Hội đồng quản trị công ty Borin cho biết dù không thu lợi, phương án này cũng là một thành công lớn.
Vì sao ngài Borin phát biểu như vậy? Bởi, qua thực hiện phương án người lao động học được cách làm hợp lý sử dụng nguồn vốn, làm thế nào tranh thủ tốt hơn nguồn vốn hữu hạn của công ty. Ngoài ra, thông qua tham gia hoạt động, người lao động có thêm tinh thần sáng tạo cái mới, có sự cảm nhận của người làm chủ.
Trong công ty mỹ phẩm Elizabeth khái niệm đoàn đội đã trở thành một phương thức thao tác doanh nghiệp không thể thiếu. Qua hoạt động đoàn thể những kiến nghị của người lao động được chuyển tới cấp trên và được xem trọng. Những nhóm này được gọi là nhóm “hành động sáng tạo” dấy lên tác dụng quan trọng đối với sự phát triển của công ty. Công ty đã bước vào thị trường Nhật Bản chuẩn bị hoạt động kỷ niệm thành lập công ty 30 năm và đề ra hoạt động tiêu thụ đối với phòng tiêu thụ kinh doanh.
“Qua hoạt động đoàn thể bất kỳ ý kiến nào của chúng tôi hoặc nếp nghĩ bất luận táo bạo như thế nào, hoang đường ra sao, cấp trên đều kiên trì lắng nghe”. Đó là lời phát biểu của Bill – người phụ trách giám sát và cung cấp sản phẩm.
Phương án sức mạnh tập thể, sách lược tập thể là một mắt xích quan trọng trong toàn bộ phương án đã được ghi nhận để dấy lên hoạt lực của người lao động. Mắt xích này khiến cho kiến nghị của người lao động được coi trọng, được thực hiện.
Phân xưởng thiết bị của Công ty thiết bị bang Tenesse điều kiện công tác rất tồi tệ vừa ẩm ướt lại nóng bức. Để cấp trên kịp thời nắm vững tình hình ở đây, công nhân đã nghĩ ra một ý hay. Họ mời lãnh đạo nghe người lao động báo cáo tại phân xưởng khi thời tiết 35oC. Trong những ngày nóng nực như vậy Paul đã hiểu dụng ý của họ. Ông nhanh chóng đồng ý cải tạo hệ thống thông gió và lặp đặt hệ thống quạt trong nhà xưởng.
Phần thưởng dành cho những người lao động đề xuất kiến nghị sẽ góp phần phát huy tính tích cực ở họ cao độ. Công ty Cosmo đã làm như vậy.
Công ty lập một uỷ ban chuyên thống kê phương án kiến nghị. Hàng năm vào dịp Noel ủy ban đều phát phần thưởng cho những người lao động đã đề xuất kiến nghị.
Cách làm này được người lao động thích thú, họ coi đó là sự đãi ngộ đặc biệt. Và số người lao động đề xuất ý kiến ngày một tăng.
Hali người sáng lập ra Công ty Mohamet chuyên sản xuất các loại phục trang đặc biệt trụ sở tại bang Connecticat. Moris công nhân công ty oán thán thu nhập không cao Hali liền mời anh phụ trách “uỷ ban kế hoạch đào tạo có bù đắp”. Sau một thời gian ngắn uỷ ban đã đưa ra trình một kế hoạch mới gọi là “kế hoạch đổi mới tri thức”.
Mục đích chính là sắp xếp nhân viên vừa công tác vừa đi đào tạo, mỗi giờ còn được trả 10-15 US$.
Kế hoạch nhanh chóng được đưa vào thực hiện kết quả thật bất ngờ.
Đôi lúc hoàn cảnh tốt sẽ thúc đẩy sự ra đời của những điều tốt đẹp.
Công ty bảo hiểm Prudential bang Califoocnia đã chuyển một phòng họp không sử dụng thành nơi hoạt động đoàn thể. Người làm công có nơi hội họp chung thảo luận vấn đề.
Hình thức này được nhanh chóng mở rộng, công ty khai trương hàng loạt những phòng hoạt động như vậy.
Trước đây máy bay của hãng hàng không liên hợp Anrita sau khi hạ cánh xuống mặt đất, động cơ vẫn trong trạng thái chuyển động tiêu hao lượng lớn nhiên liệu.
Có thể bằng điện năng thay thế nhiên liệu nhưng những nhân viên phục vụ mặt đất lại không làm như vậy. Để tiết kiệm mức tiêu hao nhiên liệu không cần thiết, công ty thành lập một nhóm nghiên cứu gồm phi hành viên, nhân viên phục vụ mặt đất và nhân viên quản lý. Kết quả, họ phát hiện nguyên nhân là do cầu thang lên máy bay, do nhân viên phục vụ mặt đất sử dụng độ cao của thang chưa đủ nên không có cách tiếp nối điện nguồn tới thang máy bay, do đó không thể sử dụng điện lực. Qua điều chỉnh độ cao của thang thích hợp, cải tiến được tình hình tiêu hao nhiên liệu. Trong vòng một năm, công ty đã tiết kiệm được chi phí nhiên liệu là 20 triệu US$.