Các nhóm tập hợp cùng bàn kế hoạch lớn của doanh nghiệp. Hình thức hội nghị nhằm tập hợp tất cả những “binh trưởng kỳ khôi”, thảo luận để nắm vững cơ hội, tấn công những cửa ải khó khăn. Đôi lúc được mời tham gia hội nghị như vậy là sự khích lệ tốt nhất đối với người làm công. Nhưng điều đáng tiếc là, phần lớn thời gian hội nghị, cũng không tường tận sắp xếp lịch trình, toàn bộ hội nghị thậm chí trở thành
“hội nghị báo cáo chuyên đề” của một số người.
Trên thực tế, theo tính toán, do mọi nguyên nhân, lãng phí thời gian hội nghị khoảng 53%. Có nghĩa, nếu mục tiêu hội nghị rõ ràng, nhân viên có cơ hội phát biểu ý kiến cá nhân, như vậy hội nghị sẽ trở thành nơi tốt nhất để người lao động thể hiện tài hoa, là con đường tốt nhất khích lệ người làm công.
Công ty thông tấn Thái dương bang Tenesee đã từng đình công một ngày, triệu tập 320 công chức đến trường đại học sở tại tiến hành đại hội động viên một ngày trong tuần gọi là hoạt động “động não nghĩ cách”. Trước tiên, lãnh đạo tầng thứ cao nhất của công ty phát biểu khuấy động lòng người, chỉ ra tôn chỉ chính của hoạt động. Sau đó, mọi người theo nhóm thảo luận các vấn đề tồn tại của công ty. Kết quả 50 lĩnh vực quan trọng của doanh nghiệp được tiến hành thăm dò thảo luận và đề xuất kiến nghị cải tiến.
Trung tâm giáo dục nhi đồng TLC cứ cách một tháng Chủ tịch mời nhóm công tác của trung tâm đi nhà hàng một lần. Trong cuộc hội ngộ mọi người thoải mái trò chuyện phát biểu ý kiến đối với mọi công việc của trung tâm chừng 60 phút, sau mọi người lại tiến hành thảo luận vấn đề nêu lên và đề xuất phương án giải quyết.
90 nhân viên tiêu thụ xuất sắc nhất của Công ty quốc tế MIC hợp thành một nhóm đặc biệt gọi là “uỷ ban 90”. Đối với những nhân viên tiêu thụ kém của công ty, nhóm đặc biệt này mỗi quý triệu tập họp một lần, đưa ra kế hoạch sách lược cho họ và cổ vũ tinh thần. Cuộc họp như vậy có hai tầng hiệu quả . Thành viên nhóm tranh thủ hết mức biến cuộc họp thành nơi giới thiệu kinh nghiệm thành công, nhằm nâng cao lòng tự hào và thành tích của họ. Đồng thời, những nhân viên kém cũng có được sự gợi mở, tiến tới cải tiến phương thức làm việc.
Mỗi quý Công ty thông tấn quang tuyến của thành phố Zolan bang Cali đều tổ chức bữa trưa thịnh soạn tại trụ sở chính chiêu đãi các nhân viên ưu tú của hai chi nhánh trực thuộc. Mọi người quây quần thoải mái đàm đạo những điều được, mất trong công việc. Mỗi nhóm thảo luận một vấn đề. Sau bữa ăn phương án giải quyết vấn đề cũng đã được đề ra. Mọi người xum vầy, trong không khí thoải mái vui vẻ trò chuyện, trao đổi tư tưởng, khẳng định có thể đạt được cách suy nghĩ thực sự ngoài sáng kiến.
Công ty hợp tác Luis là một công ty tham gia tư vấn quản lý doanh nghiệp, nhằm khích lệ người lao động. Thứ hai hàng tuần tập trung nhân viên của mọi phòng ban tổ chức ‘hội nghị đứng” 10 phút. Người lao động rất thích cách làm này bởi, qua phương thức này, công việc của mỗi người đều được coi trọng.
Công ty hợp tác Mareko tham gia nghiệp vụ tư vấn nha khoa. Nhân viên và bác sỹ ở đây mỗi tháng đều tình nguyện lập quỹ ‘pic nic” dùng cho hoạt động ngoại khoá.
Mọi người cảm nhận tâm trạng thư thái mỗi khi tạm rời xa những hồi chuông điện thoại đổ dồn và không khí trong cuộc sống văn phòng khô cứng, không phải đón tiếp những đợt khách dồn dập. Họ có thể trầm tư mặc tưởng, có thể thảo luận bàn bạc những công việc của công ty. Tham dự những cuộc dã ngoại picnic, mỗi cá nhân lại tăng bội niềm tin tập trung cho công việc.
Công ty Oslo bang Ohio có truyền thống hội nghị phản quy luật thông thường gọi là “hội nghị mở cửa”. Nơi đây không có người phát ngôn trung tâm, không có kế hoạch nghị sự càng không có tài liệu sách vở.
Đây là sáng ý của ngài Oslo. Nhân viên trước khi họp ngồi thành vòng tròn, bất kể là ai nếu “quan tâm” vấn đề nào đó đối với công ty được ông đề nghị viết lên giấy và được dán lên bảng. Những người khác nếu cảm thấy hứng thú trước vấn đề này ký tên trên tờ niêm yết đó hợp thành một nhóm thảo luận. Kết quả, không ít người suy nghĩ thoải mái từ đó khơi dậy mạnh mẽ tính tích cực của người lao động.
Đôi lúc tài liệu chất đống sẽ gây thật nhiều phiền phức cho những thao tác thông thường trong nghiệp vụ. Để giải quyết vấn đề này, công ty kỹ thuật khoa học nước Mỹ tham gia nghiệp vụ thông tin điện báo đã cử bộ phận tài vụ thanh lý văn kiện. Họ thành lập đội công tác chuyên môn, mỗi báo cáo có liên quan đến hạng mục giám đốc tiến hành hội đàm trực tiếp. Qua điều tra và luận chứng lặp lại, báo cáo hạng mục tiêu giảm. Như vậy, hạng mục thực sự hữu dụng được tăng cường, những tài liệu khác được tinh giảm. Người lợi nhất là người lao động họ trút được gánh nặng đọc báo cáo, có thể tập trung tinh lực giải quyết vấn đề thực sự.
Nhân viên phân xưởng Polika thuộc công ty điện khí dân dụng hợp thành nhiều nhóm phụ trách thao tác giám sát, không chế các khâu sản xuất. Thành viên nhóm tập hợp từ các phòng ban trong xưởng, thông qua hợp tác có thể xử lý tốt mọi vấn đề tồn tại trong hệ thống đồng thời kịp thời phản hồi tình huống đến các phòng ban. Điều hứng thú là vị giám đốc chủ trì công việc được gọi là “ người kiến nghị”. Chỉ khi được mời giám đốc mới làm công việc “chỉ điểm” đối với nhóm công tác. Chỉ trong vòng một năm, phân xưởng này so với các phân xưởng cùng đẳng cấp quy mô ở địa phương Mỹ nâng cao 20% tỉ lệ sản xuất.
- Hội nghị tham dự của những nhóm đa công năng không còn nghi ngờ là phương thức hữu hiệu nhất tập hợp lại người lao động của các giai tầng các ngành ban. Người lao động bằng hình thức tập thể tham dự quá trình quyết sánh của doanh nghiệp. (Cố vấn thường vụ David Beckham)
Hộp thư kiến nghị:
- Tập hợp thoải mái vui vẻ phát biểu những ý muốn, tấn công những cửa ải khó khăn .
- Xác định tính chất của hội nghị và nhân viên tham gia. Có những cuộc hội nghị yêu cầu toàn thể tham gia mang tính chất mở rộng, có những cuộc hội nghị chỉ mời những người liên quan tham gia mang tính chất đại biểu hiệu quả sẽ hay hơn.
- Sắp xếp tốt nhân viên tổ chức hội nghị chẳng hạn như người chủ trì, thư ký hội nghị.
- Tôn trọng và gặp gỡ nhân viên dù có người đến muộn. Khai mạc và kết thúc hội nghị đều cần đúng giờ.
- Kiên trì đối xử với những tình huống thỉnh thoảng xuất hiện trong hội trường.
Nhắc nhở, gặp gỡ nhân viên. Đừng ngắt lời phát biểu của họ.
- Sắp xếp hội nghị tốt có liên quan những sự việc, đảm bảo hội nghị tiến hành có trật tự theo lịnh sắp xếp thông thường.
- Bạn nào là lao lực, nào là lao tâm nhưng cả hai không thể có được. (Petter-Nhà quản lý học)
- Con đường kinh doanh:
Đối mặt với tình huống doanh nghiệp trao quyền cho người lao động Jelly chủ tịch hành chính Công ty SRC đã đưa ra phương án gọi là “con đường kinh doanh” với những điểm quan trọng như sau:
1. Doanh nghiệp cần xem xét đầy đủ lợi ích của người lao động
2. Doanh nghiệp cần yêu cầu người lao động trong công việc suy nghĩ tỉ mỷ phương hướng phấn đấu của họ, sau đó dám đón nhận thách thức, nỗ lực thực hiện
“nó”. Người lao động tuyệt đối không thể mặc thủ thành quy không ý chí tiến thủ.
3. Doanh nghiệp cần làm cho người lao động quên đi mối quan hệ với doanh nghiệp, cần để họ có được cảm giác tinh thần làm chủ, như vậy mới có thể sáng tạo tương lai tốt đẹp.
4. Nguồn tài sản doanh nghiệp sáng tạo nên cùng phân hưởng cho người lao động.
Chỉ có khi người lao động phấn đấu để sáng tạo ra tương lai tốt đẹp mới có thể có sức sản xuất với hạn độ lớn nhất
- Trao quyền có nghĩa để người lao động trở thành chuyên gia quản lý công ty từ đó trở thành con người ưu tú nhất. (W. Willaus)
Chương 11. Chí tiến thủ tập thể
Giống như thách thức mới có thể khơi dậy chí tiến thủ của người lao động. Tương tự , hoàn thành nhiệm vụ hoặc có tinh thần trách nhiệm giải quyết vấn đề khó khăn , có thể khơi dậy chí tiến thủ của đoàn thể. Thành viên tập thể hợp tác cùng nhau kết thành một tập thể chiến đấu để đón nhận mọi sự thách thức. Họ coi sự thách thức có thể xuất hiện trong mọi tình huống vì vậy luôn luôn chuẩn bị vào trận “chiến đấu”.
William nhân viên công ty chế tạo dụng cụ tinh xảo bang Southampon đã thiết kế một hệ thống giá trị 100.000 US$ dùng vào công nghệ hàng đặc biệt. Nhưng nhà chức trách cho rằng hệ thống này chi phí quá cao. Công ty đã tập hợp một nhóm những người thợ hàn tay nghề thành thục để “giải quyết” vấn đề. Kết quả, giảm chi phí được 29.000 US$. Nhóm thợ vì có được cơ hội giải quyết “khó khăn” mà cảm nhận như được cổ vũ.
Tinh thần tiến thủ của tập thể không chỉ có thể khích lệ thành viên tập thể mà còn có thể sáng tạo nguồn tài sản.
Mỏ than Mike gặp phải vấn đề bó tay trong khai thác than. Trước tình thế cạn kiệt nếu không thể kịp thời giải quyết mỏ sẽ phải đình chỉ sản xuất. Theo lệ thường, công ty cần mời chuyên gia nghiên cứu vấn đề và đề xuất phương án giải quyết . Nhưng qua tính toán, phải cần khoản chi phí là 240.000 US$ - một món tiền chi không có trong kế hoạch dự toán. Công nhân mỏ tranh luận việc này, Niel kỹ sư lập tức kiến nghị cấp trên thành lập đội công tác của công nhân mỏ chuyên giải quyết vấn đề này.
Cứ thứ bảy hàng tuần thợ mỏ cùng các kỹ sư họp nghiên cứu giải quyết phương án.
Công sức không phụ người có tâm. Dưới sự giúp đỡ của các kỹ sư cuối cùng nhóm đưa ra phương án quyết định giải quyết tốt chủ đề khó khăn mà tiêu hao phí chỉ có 480.000 US$. Quả là một kỳ tích.
Nghiên cứu chế tạo đầu máy toa xe kiểu mới thông qua nhóm thiết kế của công ty điện khí Electric sau một thời gian dài nghiên cứu đã thay đổi hạng mục chế tạo và đã nhận lệnh giải tán.
Song, không để uổng phí tâm huyết của toàn thể thành viên trong nhóm, đồng thời cũng dự kiến được viễn cảnh của thị trường rộng mở đầu ra sau nghiên cứu chế tạo sản phẩm, nhóm quyết định “đụng độ tiến lên”. Họ tranh thủ mọi thời gian rảnh rỗi tiếp tục tăng nhanh tiến độ nghiên cứu chế tạo. Cuối cùng đã thành công. Sau khi đưa ra thị trường loại đầu máy này nhanh chóng trở thành sản phẩm “hàng đầu” của công ty Electric.
Để nhanh chóng thâm nhập vào thị trường vi tính, công ty IBM đặc biệt xây dựng một nhóm gồm 12 nhân viên phát triển họp thành “nhóm nghiên cứu chế tạo vi tính cá
nhân IBM”. Nhóm có quyền lực đặc biệt có thể phá vỡ những quy luật thông thường và phát triển theo một hướng mới để nghiên cứu chế tạo sản phẩm.
Cách làm này đã khơi dậy mạnh mẽ tính tích cực của toàn thể thành viên. Kết quả nhóm đã nghiên cứu chế tạo được loại máy tính cá nhân mới thông dụng. Nay sản phẩm đã trở thành hàng mẫu của nhiều loại máy tính cá nhân.
Trong công việc để cho người lao động có đầy đủ quyền tự chủ mới có thể khơi dậy tính tích cực ở họ.
Công ty xe máy Suzuki đã trao cho nhân viên sự tín nhiệm trọn vẹn, mong muốn họ sớm đảm nhận trọng trách quản lý.
Phó Tổng giám đốc công ty ông Yamamoto cho biết “bất kể người lao động ở phòng ban nào tôi đều coi họ là nhân viên quản lý. Cho nên, tôi có trong tay 1.000 giám đốc . Tôi giao cho họ đầy đủ quyền tự chủ để họ chủ động bằng phương thức gì, khi nào và thành lập nhóm làm việc như thế nào”.
Công ty điện áp công nghiệp thành phố Laska người lao động tự phát tổ chức một uỷ ban bằng chính ngành nghề, mở ra cuộc điều tra để tìm hiểu tình hình thù lao của các công ty khác trả cho nhân viên. Uỷ ban này đã được đón nhận trong công ty như một tổ chức. Mọi người căn cứ tình hình đã tìm hiểu, đề xuất phương án điều chỉnh tiền lương và được chấp nhận. Khí thế làm việc hăng hái ở họ chưa từng có.
Thông qua phát huy tác dụng của đoàn thể bồi dưỡng tinh thần tiến thủ dám nghĩ dám làm phân xưởng chế tạo máy bay Loss Algoles dấy lên khí thế làm việc của công nhân toàn xưởng, tỷ lệ sản xuất tăng 30%.
Nghiên cứu án lệ
Con đường thành công của công ty thực phẩm Nomura : tín nhiệm người làm công .
Để khích lệ người làm công, ông Koyama chủ tịch Hội đồng quản trị Công ty thực phẩm Nomura đã lao tâm khổ tứ . Là người sáng lập công ty ông hiểu sâu sắc rằng sự phát triển của công ty gắn liền với sự phụng hiến chân thành và biết mình của người làm công. Để thúc đẩy tính tích cực của họ ông quyết tâm bắt đầu từ công tác xây dựng đoàn thể.
Khách hàng lớn nhất của công ty thực phẩn Nomua là công ty sản xuất kem Challi, chịu trách nhiệm cung cấp chocolate cho họ, mọi công việc của đoàn thể đều xoay quanh chủ đề này triển khai.
Mỗi khi công ty xây dựng một nhóm mới hoặc tuyển thêm nhân viên đều niêm yết ở bảng tin công ty giới thiệu tình hình chi tiết của nhóm hoặc những yêu cầu cụ thể tuyển nhân viên. Bằng phương thức này giới thiệu tình hình công tác trước mắt với toàn thể nhân viên. Mỗi khi thông tin được niêm yết, số người đăng kí không ngừng tăng.
Thomas chủ nhiệm nguồn nhân lực khi chuẩn bị thành lập nhóm công tác hỗ trợ công tác tuyển sinh của công ty, ông cũng đã áp dụng hình thức tuyển dụng công khai.
Báo đăng rõ nhân viên tham gia tối thiểu công tác một năm tại công ty. Sau khi nhóm được thành lập, thành viên được đào tạo các kỹ xảo khi tiếp đón nhân viên
tuyển dụng, tích cực hiệp tác với công ty tuyển chọn nhân viên mới có kỹ năng và tố chất tốt lành. Mọi người hiểu sâu sắc ý nghĩa trọng đại của công việc này, điều này trực tiếp ảnh hưởng tới tương lai phát triển của công ty . Và, sự phát triển của công ty sẽ mang lại quyền lợi thiết thực cho chính họ.
Hội nghị hữu hiệu:
Tổ chức hội nghị là một trong những con đường tốt nhất duy trì quan hệ mật thiết với nhân viên ở công ty thực phẩm Nomura. Để người lao động tích cực tham gia quyết sách của công ty, công ty không chỉ sắp xếp sát xao kế hoạch hàng ngày mà còn cứ hai tuần triệu tập một cuộc họp 30 phút để người lao động tham gia. Trong hội nghị nhân viên chủ quản thông báo mọi tin tức liên quan đến công việc của họ và đề nghị công nhân đề xuất ý kiến.
Ví dụ, công ty quyết định thực hiện kế hoạch tiêu thụ đặc biệt mời ba nhóm bán hàng tham dự. Sau khi trình bày cách nghĩ của mình, nhân viên các nhóm bỏ phiếu biểu quyết. Hội nghị có tác dụng thật lớn. Mọi người hiểu tình hình phát triển của công ty cảm nhận từng hơi thở gắn liền với nhịp đập của công ty.
Tạo nên con đường suy nghĩ mới giải quyết vấn đề khó.
Vấn đề càng khó ứng phó, công ty càng mong muốn mời người lao động cùng tham gia giải quyết. Thời kỳ kinh tế không khởi sắc, công ty đã giảm biên chế 25% số nhân viên. 25 người làm công đã tự nguyện lập thành nhóm tìm kiếm cách giải quyết để giúp công ty giảm bớt nguy cơ.
Qua nghiên cứu nhóm đề xuất biện pháp giải quyết không chỉ rất hiệu quả mà còn giàu tính sáng tạo.
Cụ thể: Công ty sắp xếp những người tự nguyện trong số những người làm công trong kế hoạch giảm biên chế đến công tác tại một công ty địa phương có nhu cầu tạm thời . Công ty Nomura đảm bảo cho những người nhân viên xuất sắc có chức vị và nguồn phúc lợi. Nơi công tác mới trả lương cho những người này. Tham gia công việc mới phần lương thiếu hụt do công ty Nomura bù đắp.
Kế hoạch liệu có thành công?
Rất thành công. Công ty không chỉ tránh giảm công nhân có thâm niên còn giúp họ có được nguồn vui trong công việc trên cương vị công tác mới đồng thời có được niềm hy vọng.
Takashi lên tiếng: “Tôi vốn là nhân viên kiểm tra chất lượng trong xưởng, mấy tháng trước làm việc ở công ty mới. Công việc bắt đầu rất căng thẳng sau nhanh chóng thích ứng. Hơn nữa, cảm giác tốt lành cũng giống như rời công ty cũ đi nghỉ ngơi picnic vậy. Bất kể bạn ra đi bao lâu cuối cùng vẫn trở về”.
Chủ nhiệm phòng nhân lực Mori lên tiếng: “Cách giải quyết này thật hữu hiệu...Đoàn thể so với trước càng đoàn kết khăng khít hơn”.
Chúng ta coi vấn đề là cơ hội giành được sự đột phá chứ không phải lý do cầu toàn trách cứ .
Thái độ tích cực