Để thúc đẩy giao tiếp trong người lao động, thúc đẩy tuyên truyền rộng rãi thông tin , từ giác độ tổ chức mà bàn có rất nhiều công việc cần làm. Bất kể là thông qua thông tin nội bộ của công ty, hội nghị truyền hình đài phát thanh, hội nghị thảo luận hay thông qua thông tin hình thức khác,đều với mục đích là nhanh chóng mà hiệu quả cung cấp cho người lao động thông tin cần thiết. Từ đó khích lệ họ hăng hái làm việc.
Công ty điện tử Marko nhân viên quản lý cao cấp của công ty đều có trách nhiệm khích lệ người làm công.
Phần mở đầu trong sổ tay viên chức đã đề ra phương châm mang tính cương lĩnh vì sự hoạt động của công ty.
Gửi tới toàn thể tầng lớp nhân viên yêu quý!
Ngày đầu tiên đi học chúng ta đã được giáo dục: Chơi đùa đầy hứng thú nhưng làm việc tuyệt nhiên ngược lại. Vì vậy, để hưởng thụ nguồn vui của cuộc đời chúng ta phải biết chịu đựng những điều kém vui.
Tôi chưa từng cho rằng công việc là việc khổ sai, tôi cũng chưa từng cho rằng công việc chỉ là một thủ đoạn mưu sinh, chưa từng cho rằng con người vì mưu sinh phải làm những công việc bản thân không có sở trường hoặc không thích thú.
Tôi tin tưởng một doanh nghiệp kinh doanh giống công ty có thể thông qua tạo dựng bầu không khí công tác khiến cho sức sáng tạo được phát huy đầy đủ, từ đó đề cao sức sản xuất với hạn độ lớn nhất. Tôi còn tin tưởng rằng môi trường công tác, điều kiện công tác tốt làm cho con người vui vẻ, bên cạnh đó không có chế độ quy tắc vụn vặt sẽ đem lại cho công ty và người lao động những sự hồi báo lớn nhất.
Vì vậy, để tạo dựng được không khí này Công ty Marko ra sức tạo điều kiện, khắp các phòng ban đều được chứng kiến tình hình. Công ty tin tưởng người lao động trung thành nên đã bỏ hình thức bấm chuông điểm giờ vào ca và tan ca. Người lao động giao tiếp với mọi người không phải trả chi phí điện thoại. Công ty không yêu cầu người lao động mặc phục trang đi làm chỉ đòi hỏi họ làm tốt công việc. Nếu người lao
động cho rằng công việc không như ý công ty sẽ ra sức sắp xếp một công việc hợp sở trường của họ. Điều dễ thấy, dù còn tồn tại những mắt xích chỉ huy nhưng công ty vẫn cố gắng tránh hình thành chế độ đẳng cấp.
Nếu các vị muốn cùng tôi hoặc những giám đốc khác trao đổi trực diện, cánh cửa lớn luôn rộng mở . “Giao lưu” “giao tiếp” là những nhóm từ được công ty đón nhận.
Tôi nghĩ người lao động nhất định sẽ vui vẻ làm việc trong Công ty Marko (Thomas).
Giám đốc trung tâm vận chuyển Kalmar động viên các trưởng phòng mỗi tuần một lần sử dụng quần áo lao động để hòa nhập với người lao động, động viên họ làm tốt công việc, tạo bầu không khí giao lưu giữa người lao động và giám đốc.
Công ty thông tin Hy vọng đưa ra bảng điều tra trưng cầu ý kiến nội dung bao gồm kết hợp thu thập tiền lương của mỗi người, để người lao động phát biểu ý kiến về bốn vấn đề quan trọng:
- Có tài sản có nghĩa tương đồng với hạnh phúc?
- Cách nhìn nhận đối với những người lao động khác như thế nào?
- Xem xét như thế nào đối với kỹ năng của bản thân trong sự phát triển?
- Cảm giác đối với công việc đang đảm nhận?
Theo công ty lốp cao su Moda bang Ohio con đường tốt nhất đầy tin tưởng là giao quyền cho người lao động. Cung cấp cho họ những nguồn thông tin đáng tin cậy.
Công ty quy định:
1. Hết thảy người lao động đều có thể tiếp xúc với vi tính nhằm cung cấp cho họ những thông tin có liên quan đến ngành nghề của bản thân và doanh nghiệp.
2. Mỗi lần giao ca đều ghi lại tình hình sản xuất, kết quả công bố ở phân xưởng.
3. Mỗi phân xưởng mạng lưới thị tần sắp xếp đều truyền tin đào tạo, đối thoại với người lao động, những tin thông báo đều làm cho người lao động cảm thấy hứng thú.
4. Những thông tin đơn giản của phân xưởng hàng tuần đều gửi về gia đình của mỗi người lao động.
Công ty ô tô Madas qua công bố tình hình tài vụ của các phòng ban để toàn thể người lao động rõ, từ đó động viên giữa các phòng ban có sự cạnh tranh lành mạnh.
Sự cạnh tranh giữa các phòng ban lại trở thành cuộc cạnh tranh giữa những người lao động hăng hái làm việc, họ quên mình lao động.
Công ty máy tính NEC có ba loại bưu kiện điện tử :
1/ Những linh kiện có liên quan đến hết thảy mọi nghiệp vụ.
2/ Liên quan đến quan điểm hoặc kiến nghị.
3/ Liên quan đến trò chơi của người lao động và những quảng cáo phân loại.
Một tổ chức liên hệ rộng rãi, năng lực của họ sẽ tăng mạnh.
Tổ chức nhân quyền quốc tế đặt tại London dùng bưu kiện điện tử, điện thoại, Fax, hệ thống điện truyền thông qua mạng lưới hành động khẩn cấp thành lập mối quan hệ với 50.000 người tình nguyện trên toàn thế giới. Khi phong trào chính trị với “đôi cánh khoẻ khoắn” mạng lưới này được phát huy, đã giành được tiếng nói ủng hộ của toàn thế giới.
Tầng lớp lãnh đạo nhà máy chế tạo ô tô Nissan biết được một số người lao động không muốn bày tỏ nếp nghĩ chân thực của họ nên đã mở hệ thống chuyển bưu kiện điện tử để người lao động bằng hình thức này gửi thư nặc danh tới lãnh đạo và kịp thời nhận được phúc đáp.
Nhà máy sản xuất linh kiện ô tô bang Michigan trong mỗi phân xưởng đều có cột thông báo lớn nêu lên mười vấn đề khích lệ người lao động tự hỏi tự đáp hoặc hỏi đồng sự hay cấp trên của mình.
Những câu hỏi đại loại như :
- Vì sao hôm nay tâm trạng không thoải mái?
- Công việc chiếm dụng thời gian của bạn nhiều nhất là công việc gì?
- Vì sao bạn phải khó chịu?
- Việc gì đã gây nên sự hiểu lầm ở ban?
- Chi tiêu lớn nhất là dùng vào việc gì?
- Lãng phí nhiều nhất là thuộc về việc gì?
- Chuyện phức tạp nhất?
- Việc gì làm một cách ngớ ngẩn nhất?
- Công việc sử dụng nhân viên nhiều nhất?
- Công việc gì bạn phải đầu tư tinh lực nhiều nhất?
Việc trả lời những câu hỏi này sẽ giúp cho nhân viên có những đột phá trong phạm vi lưu thông tin tức, giúp cho hiệu suất công việc được cải thiện và tiết kiệm chi phí.
Công ty xây dựng Construct có một hệ thống tổ chức bằng hai cách khác nhau giúp đỡ người lao động cùng công ty đồng cam cộng khổ.
Trước tiên, hệ thống tổ chức này giúp cho người lao động lập kế hoạch công tác cá nhân. Sau đó, cũng chính hệ thống này cùng mỗi người lao động thảo luận bàn bạc, làm thế nào để kết hợp tốt hơn công việc của mỗi người với nhiệm vụ của công ty.
Xưởng thực nghiệm Paris mua máy bộ đàm nhằm giúp công tác giữa các phòng ban liên hệ không gây ảnh hưởng bộ phận khác.
Nhưng, theo các nhà quản lý của công ty hoá chất thì cho rằng người lao động sử dụng thiết bị “có khiếm khuyết” làm việc càng “say sưa”.
Sau một thời gian ngừng việc, giám đốc Công ty Nida chuyên may phục trang đã công bố số liệu với người lao động, làm như vậy giúp cho công nhân hiểu vì sao giá thành tiếp tục phải giảm.
Các nhà lãnh đạo đưa ra mọi nguồn tin tức và người lao động nỗ lực đưa ra những đánh giá cao đối với lãnh đạo, họ cũng nỗ lực giúp giám đốc giảm mạnh giá thành và coi đó là mức thù lao. Không ít công ty giữa đội ngũ công nhân và những người tiêu dùng kiến lập mối liên hệ trực tiếp để khích lệ người lao động đồng thời cải thiện chất lượng phục vụ khách hàng.
Công ty Carbide Surface khách hàng có thể trực tiếp làm quen với người lao động thực tế. Nếu khách muốn mạ những công cụ hợp kim rắn họ có thể liên hệ với thợ mạ.
Khách hàng thích chế độ này bởi sản phẩm gia công càng dễ tiếp cận với nhu cầu của
khách hàng. Người công nhân cũng thích hình thức phối hợp tương hỗ bởi, với họ đây là một thách thức làm cho công việc của họ thêm hứng thú.
Trong một tổ chức tràn đầy sinh khí và hoạt lực, giao lưu tin tức kiểu mở cửa thường bắt đầu từ tầng thứ cao.
Công ty Fompac Ohio người lao động không nắm được tình hình tài chính của công ty, họ không hiểu các nguồn kinh phí được sử dụng như thế nào nên ngài William Tổng giám đốc rất quan tâm đến điều này.
Để xoay chuyển cục diện, William bắt đầu dán công bố ở vị trí bản tin về tình hình lợi nhuận và mức tiêu thụ nguyên vật liệu của công ty. Trong những bài báo hướng dẫn về phương diện sản xuất, thuyết minh tình hình thị trường.
Tổng công ty điện khí Madagas sử dụng phương pháp đánh giá công chức theo 360 chế độ phân cấp, tiến hành cho điểm từ nhân viên đồng cấp, nhân viên cấp dưới, nhân viên chủ quản. Beckham quan chức hành chính cho hay: “Cách này là cách đánh giá sơ bộ mỗi con người. Thông qua phương pháp này biết được mức đánh giá đối với bản thân mà trước đây chưa từng có.
Ngoài ra, họ còn có được những điều mình muốn, có được cơ hội cải tiến công việc.
Ở nơi đây không có quan niệm “chúng tôi”, “họ”. Mỗi người đều quan trọng, nhân viên quản lý cấp cao bình dị dễ gần, mọi người có thời gian cùng trao đổi trò chuyện, tìm ra cách giải quyết vấn đề và có thời gian chuyển hoá công việc.
Hòm thư kiến nghị
- Cần thường xuyên thâm nhập vào đội ngũ người lao động, kiểm tra xem xét những thông tin truyền đến họ có phải là những nguồn tin thực sự họ đòi hỏi, cần thiết.
- Cần có thái độ rõ ràng công khai trước những phương pháp mới để giao lưu cùng người lao động. Ví dụ: nếu bạn chưa từng sử dụng những hình thức thông tin nghiệp vụ đơn giản hoặc bưu kiện điện tử ghi lại để tiến hành giao tiếp thì có thể thử “bắt tay”.
- Tin tưởng chắc chắn rằng bạn đang bằng phương thức tích cực để lắng nghe người lao động phản ảnh chứ không chỉ là bằng cách thu thập tin tức để nghe.
Muốn giành được thắng lợi tất phải có nguồn thông tin không ngừng.
- Xây dựng mối quan hệ hợp tác.
Đề nghị tham khảo những đề xuất dưới đây để kiến lập quan hệ hợp tác giữa công ty với người lao động :
- Xoá bỏ những trở ngại về sự khác biệt trong địa vị.
- Thực hiện quản lý công khai hoá sản xuất.
- Căn cứ vào thời gian lao động trả thù lao chứ không phải là dựa vào cấp bậc khác nhau để thực hiện chế độ thù lao.
- Đồng cam cộng khổ.
- Ưu tiên chăm sóc hệ thống nhân viên.
Nếu muốn biết đã xảy ra những cuộc cạnh tranh như thế nào trong phần lớn các công ty, hãy tìm đến người lao công để trò chuyện. Đảm bảo họ sẽ biết nhiều chuyện hơn nhiều so với Tổng giám đốc. (Kenedi - Chủ tịch ABC)
Trong cuốn sách “Xã hội chủ nghĩa hậu tư bản” Peter chuyên gia quản lý học đã đề cập đến những vấn đề mà tất mỗi người lao động đều được hỏi tới: “Chúng tôi nên để anh đảm nhiệm công việc gì?” “Các anh cần thông tin về những phương diện nào?”
… Cần thiết bị như thế nào, làm thế nào sắp xếp tốt hơn công việc, sách lược cơ bản của toàn công ty nên như thế nào.. . mỗi người lao động đều cần là một người tham dự quyết sách.
Trong thời đại công nghiệp hoá, đỉnh cao của chế độ đẳng cấp của quan chức hành chính không cần lắng nghe ý kiến của mỗi cá nhân. Nhưng trong thời đại thông tin thì phải lắng nghe tiếng nói của mọi người bất kể địa vị của họ trong tổ chức cao hay thấp.
Nắm bắt các loại thay đổi
Mười phương pháp sau giúp người lao động nắm bắt tốt các loại thay đổi mà tránh được tâm trạng lo lắng:
1. Giao tiếp, giao lưu và giao tiếp giao lưu.
2. Có thái độ tích cực.
3. Chia sẻ niềm vui với mỗi đối tượng tiếp xúc.
4. Quyết sách sẽ ảnh hưởng đến người lao động. Hãy để người lao động tích cực tham dự vào công việc của họ.
5. Chỉ thay đổi những sự việc thực sự cần thay đổi.
6. Những điều bản thân mong muốn trong tương lai cần đặt ra rõ ràng và thường xuyên duy trì.
7. Với những tin xấu/tốt cần có thái độ thành thực và hợp thời.
8. Không nên tấn công bất ngờ đối với người lao động.
9. Một khi tiến trình của công việc bắt đầu khởi động cần kiên trì đến cùng, không nên do dự thiếu quyết đoán.
10. Bằng chân lý và thông tin cùng phổ biến làm vũ khí đấu tranh.
Một con người trải qua thách thức nghiêm ngặt, rèn luyện có tố chất sẽ được ủng hộ thích đáng. Một con người đảm nhận nghĩa vụ nào đó, khả năng cống hiến của họ là vô cùng.
Nghiên cứu án lệ
Con đường thành công của Công ty SRC: quản lý công khai sổ sách.
Một trong những phương pháp thành công tốt nhất, mới nhất nâng cao thu nhập là thực hiện quản lý công khai sổ sách (Open Book Management) (Phương pháp quản lý này đòi hỏi người lao động hiểu ý nghĩa “các loại con số” của công ty, hiểu rõ tác dụng cần có của bản thân trong cải tiến mọi phương diện công tác) và phương pháp quản lý này là một trong những đóng góp giàu thành tựu nhất sau thực tiễn.
James Chủ tịch Hội đồng quản trị của Công ty SRC không chỉ là một trong những người thực tiễn đầu tiên thực hiện quản lý công khai sổ sách, ông còn là một trong
những người lãnh đạo nghiệp vụ đầu tiên có thể đưa ra những luận chứng làm cho mọi người tín phục đối với kết quả doanh lợi tài vụ của công ty.
“ Đối sách kinh doanh vĩ đại” - đây là cách gọi của mọi người đối với Smith giàu ảo tưởng quản lý công khai sổ sách. Cách nghĩ của Smith rất độc đáo, ông giao con số thống kê tỉ lệ sản xuất mỗi ngày của phân xưởng cho người phụ trách ca sản xuất (thống kê này do mỗi người trưởng ca đề ra kế hoạch hạng mục tỉ mỉ). Sau đó làm phép so sánh thành tích công tác của các trưởng ca và các phân xưởng khác, không bao lâu tỉ lệ sản xuất của phân xưởng tăng lên. Smith bắt đầu thực hiện quản lý công khai sổ sách chỉ ba tháng từ vị trí cuối bảng xếp hạng của công ty mức sản xuất của doanh nghiệp đã chiếm lĩnh vị trí hàng đầu.
Hãy để con số “nói”
Thành tựu của Smith đã để lại ấn tượng đậm nét cho Công ty.
Khi Smith nhậm chức một năm, phân xưởng thua lỗ 2 triệu US$, công ty cho phép ông trong thời gian sáu tháng ra quyết định có nên đóng cửa doanh nghiệp hay không.
Để mọi việc trở về quỹ đạo bình thường, Smith xác định ra ba mục tiêu: Chất lượng sản phẩm, quản lý nhà xưởng và bảo đảm an toàn. Khi nhà máy hoạt động 100.000 giờ không sự cố, Smith cho doanh nghiệp ngừng sản xuất một ngày và tổ chức cuộc hội hè có ý nghĩa kỷ niệm. Mọi người nhiệt tình tham gia. Không bao lâu các bộ phận của doanh nghiệp Smith kinh doanh thường hoàn thành vượt mức nhiệm vụ sản xuất.
Chưa đầy 9 tháng phân xưởng đạt doanh lợi 250.000US$.
Công ty kỹ thuật Trung – Châu từ khi áp dụng sách lược công khai sổ sách quản lý trong vòng hai năm tổng thu nhập tăng 79%.
Đối với những nhân viên tạp vụ cần giáo dục họ để họ có những hiểu biết về lĩnh vực ngân hàng. Khi đó họ mới thực sự sáng tỏ mỗi một đồng tiền được tiết kiệm đều có thể dùng vào những việc khác nhau. (James – Chủ tịch Hội đồng quản trị)
Công ty SRC với ba nguyên tắc cơ bản quản lý công khai sổ sách đã đóng góp cho thực tiễn:
1. Mỗi người lao động cần được chứng kiến và cần hiểu biết tình hình tài vụ của công ty gồm tất cả số liệu về mọi phương diện. Tất cả những chứng cứ số liệu ghi lại là vô cùng quan trọng đối với tình hình công tác của doanh nghiệp. Để đảm bảo người lao động tiếp xúc đầy đủ tới các loại số liệu, chứng cứ, tỉ lệ, chỉ thị, mẫu biểu phải tiến hành phân phát hoặc dán thông báo ở các nơi. Công ty thực hiện công khai quản lý sổ sách cần phải huấn luyện người lao động làm ý nghĩa của những con số. Huấn luyện họ so sánh kết qủa thực tế với dự đoán biết được công ty kiếm được tiền hay bù lỗ hay đang duy trì hiện trạng.
2. Bất kể làm việc gì người lao động đều phải rõ trách nhiệm của công việc, đó là giao những con số có liên quan theo yêu cầu quy định. Từ giám đốc đến nhân viên đều có nghĩa vụ cung cấp cho công ty các loại chứng cứ số liệu. Giáo dục người làm công bằng mục tiêu của công ty đối chiếu, ghi lại tình hình công việc của bản thân.
Mỗi nhân viên đều có nghĩa vụ thuyết minh lý do cách làm việc của bản thân trước những nhân viên khác.