Trao đổi thông tin trên thực tế là chất kết dính giúp cho tổ chức trở thành thể thống nhất. Đơn vị làm việc xuất sắc, mọi tầng lớp người làm công đều là mắt xích quan trọng trao đổi tin tức gắn liền với cấp trên. Thông tin được truyền trong công ty vừa trực tiếp lại vừa tốc độ.
Quản lý thông tin tài vụ quan trọng được gửi gắm vào người làm công. Quá trình quyết sách của công ty có sự tham dự của người lao động. Những người làm công được giáo dục tốt thường có biểu hiện tốt và hiệu suất làm việc cao. Người lao động ý thức được bản thân là người của công ty. Những thông tin quan trọng của công ty được truyền tới người lao động đã dấy lên tác dụng tích cực.
Ví dụ, tỉ lệ cho thuê phòng của khách sạn Horizon vào ngày nghỉ chỉ đạt 67%, giám đốc quyết định thông báo tình hình cho thuê phòng mỗi ngày tới người làm công.
Trong vòng 18 tháng, tỷ lệ cho thuê phòng đạt 87%. Người lao động thực sự làm được việc cùng cạnh tranh tiếp nhận khách hàng, họ chủ động vận chuyển hành lý cho khách và thể hiện thái độ giúp đỡ khách hàng chân tình, thân thiện.
Không còn nghi ngờ, cái gọi là “người trong cuộc” chính là chỉ những người làm công hăng hái nhiệt tình. Họ là bộ phận hợp thành tối quan trọng trong tổ chức.
Công ty vận chuyển hàng hoá liên hợp COMBIND -Transport thành phố Nepradska, để khơi thông “kênh liên lạc” thông tin giữa người lao động và tầng lớp quản lý, 17 vị giữ chức năng quản lý trong công ty mỗi năm dành 1/4 số thời gian để thăm hỏi khắp lượt 4000 người lao động ở rải rác khắp 8 bang khác nhau.
* Điều có thể cổ vũ con người nhất chính là hãy cần mẫn lắng nghe ý kiến của họ.
(Chủ tịch Hội đồng quản trị – Lorbote)
Khách sạn Mirage ở thành phố Philadelphia, cứ hàng tháng đích thân giám đốc đến thăm hỏi nhân viên một lần: “Tôi có thể làm gì để giúp đỡ anh (chị) được nhiều hơn?”
Sau khi lắng nghe ý kiến của người lao động, nói lời cảm tạ, đồng thời giám đốc yêu cầu họ trong tháng làm tiếp những việc giúp ích nhiều hơn cho giám đốc. Cùng với việc không ngừng cải thiện giao lưu trao đổi thông tin, mối liên hệ giữa những người lao động đã được dần kiến lập.
Trường đại học Cali, nhân viên nhà trường bằng hệ thống bưu kiện máy tính điện tử tiến hành giao đàm “trên mạng” với viên chức của đơn vị đã có những hiệu quả tốt lành.
Khi ai đó muốn giúp học sinh, giáo viên hoặc chức viên khác, họ sẽ phát tín hiệu cho hết thảy mọi người : “Tôi biết điều này điều kia” không chỉ bằng nội dung văn tự vừa nêu có thể thực hiện trao đổi tin tức với tất cả những nhân viên mà, người đăng
lên mạng cũng nhận được sự quan tâm chú ý tích cực và cổ vũ của những nhân viên trong đơn vị.
Nhân viên quản lý hành chính Công ty Walkbank tại bang Kentucky hàng tuần dành phần lớn thời gian đi cơ sở thông báo tình hình nghiệp vụ của công ty, gặp gỡ các thành viên trong mọi đoàn thể làm việc, trưng cầu ý kiến của họ.
Ngoài ra, họ còn tổ chức để mọi người tham gia “liên hoan Công ty Walkbank”.
Bằng cách làm này nhân viên hành chính quản trị mới ghi nhận được cách suy nghĩ của người làm công và duy trì được toàn bộ kênh thông tin của tổ chức.
Để nhanh chóng giúp cho nhân viên mới thích ứng với nếp văn hoá của công ty, đảm bảo để người lao động thích ứng, công ty Infinicom tại thành phố Kansas yêu cầu nhân viên mới chọn và định ra phương thức cùng giám đốc ‘một đối một’ thảo luận vấn đề. Cách làm này giúp nhân viên mới nhanh chóng nắm bắt được yêu cầu của công ty. Hơn nữa, họ cùng với tầng lớp quản lý của công ty có sự tiếp xúc cá nhân trực tiếp.
“Home of the Fish Taco” là một cửa hàng Fastfood trong hệ thống những nhà hàng ăn nhanh ở Lux có hết thảy những sản phẩm tốt nhất trên thế giới được bày bán.
Ngài Tổng giám đốc Tomb lên tiếng: “Nó” sẽ không có gì một khi ta không biết khơi dậy tính tích cực và đặt người đúng việc!”.
Thường xuyên tổ chức hội nghị trao đổi thông tin giữa những người lao động, giúp họ tìm hiểu về công ty đang làm gì, đó là việc được chủ trì hàng tháng của công ty ăn uống bang Florida do ngài John Brown thực hiện. Họ hiểu rằng một khi nội dung hoạt động được thay đổi, được cải tiến có nghĩa chúng ta đang trực tiếp đề cập đến doanh lợi của công ty.
Nhằm giải toả những trở ngại giao lưu tin tức giữa giám đốc và người làm công, công ty sản phẩm đồ gỗ lớn Furniture ở Canada liên tục tổ chức 30 cuộc mời dự chiêu đãi trong thời gian 12 tháng. Mỗi lần trên bàn tiệc là mỗi lần 10 nhân viên cùng những người bạn đời của họ tranh thủ dịp hiếm có thắt thêm mối tình hữu nghị với Sếp . Sau liên hoan thân mật còn có một cuộc họp kéo dài thảo luận bàn bạc kỹ lưỡng những vấn đề về mọi phương diện nghiệp vụ của công ty.
Theo cách nói của ông James - Chủ tịch Hội đồng quản trị : “Khi cuộc họp kết thúc tôi thường được chứng kiến thái độ của anh em có những biến đổi rõ rệt ngay cả những “phần tử ngoan cố” trong thành viên công hội cũng vậy”.
Công ty dệt Phoenix là một phân nhánh tiêu thụ sản phẩm lanh tại bang Louis. Để tránh có sự hiểu lầm trong giao tiếp giữa bộ phận quản lý và người lao động, ông Paulo phụ trách hành chính công ty đã tổ chức “bữa điểm tâm” hàng tháng mời khách.
5 người lao động của năm bộ phận trong công ty cùng ông “dùng bữa sáng” thân mật.
Người lao động dần hiểu ông và giữa những người lao động cũng hiểu lẫn nhau. Do đó, họ thường xuyên tìm ra những vấn đề tồn tại để khắc phục.
Mỗi “cuộc gặp gỡ”như vậy, bộ phận tiêu thụ hiểu rõ định mức của bộ phận sản xuất, có lợi cho cả hai bộ phận, chấm dứt hiện tượng giằng co. Trao đổi thông tin
được cải thiện, chỉ trong sáu năm nguồn thu lợi của công ty từ 1.400.000 US$ tăng trưởng lên mức 2.400.000 US$.
Nhà sản xuất máy bơm thuỷ lực Mississippi thường xuyên mở “hội nghị thảo luận bàn tròn” giữa đại biểu của tầng lớp quản lý với đại biểu của người lao động. Nội dung thảo luận là tiếp tục cải tiến những vấn đề tồn tại và đề xuất những nếp nghĩ mới.
Cách làm này hiệu lực hơn nhiều so với việc chỉ thuyết minh suông với người làm công về tầm quan trọng của tầng lớp quản lý.
Công ty đã thu được nhiều sáng kiến ý hay và làm tốt công tác chuẩn bị để thực hiện.
Acilen Chủ nhiệm văn phòng công ty công trình Chicago đã yêu cầu 30 nhân viên cao cấp hoàn thành cuộc điều tra tỉ mỉ. Kết quả cuộc điều tra đã trở thành nền tảng của cuộc đàm thoại cá biệt thâm nhập thực tế.
Acilen còn thu xếp bữa ăn trưa hàng tuần mỗi lần giữa 10 người chức công cao cấp cùng 140 nhân viên. Chỉ trong vòng 12 tuần đã gây được mối quan hệ tốt đẹp giữa tầng lớp quản lý và người lao động.
Đối với những người lãnh đạo trong công ty có không ít những kênh giao dịch để chuyển tín niệm của mình tới những người lao động.
Công ty Fuost Products lần đầu tiên Petter người mới nhậm chức đã triệu tập cuộc họp lớn cùng nhân viên.
Mở đầu cuộc họp ông đã thảo luận về “12 tín niệm của tôi”. Nội dung Petter đưa ra gồm có: Công bằng, chính trực, chuyên tâm, thẳng thắn…
Công ty Đào tạo phát triển Poland ông giám đốc John Smith thường xuyên tổ chức
“Những cuộc trò chuyện cá biệt” giữa những người làm công thời gian khoảng 15 đến 30 phút, một tháng hai kỳ. Chương trình nghị sự của mỗi cuộc họp do người lao động xác định. Hình thức hội nghị có tác dụng lớn đối với những thông tin họ đang đòi hỏi.
Công ty quy định hình thức “trò chuyện cá biệt” phải thích ứng với tất cả những người làm công.
Phạm vi của chương trình nghị sự từ vấn đề sắp xếp công việc đến thảo luận chỉ hướng sách lược, nguồn vốn và thực thi sơ bộ kế hoạch, còn có nội dung về phương diện cải tiến kỹ năng và chức nghiệp.
Công ty Hamburger, ngụ tại bang Wissuou thành phố Louis giám đốc cao cấp James phụ trách đào tạo và phát triển công ty là một trong số những người luôn thâm nhập vào những bữa ăn nhanh của đa số người lao động. Mỗi lần ông đều sử dụng thời gian nhất định để giới thiệu bản thân với mỗi công nhân. Ông thăm hỏi biểu thị sự quan tâm chu đáo đối với người lao động. Điều này đã cổ vũ họ thật nhiều.
Công ty thiết bị cơ khí Amor thành phố Sander bang Michigan, bất kể là Tổng giám đốc của nhà máy hay hay những nhân viên quản lý bình thường, hàng tuần đều tự tay phát lương cho 300 công nhân.
Vì sao?
Theo cách nói của Chủ tịch hành chính công ty ông David cho rằng: “Chúng tôi muốn đổi mới mỗi cá nhân đều có cơ hội tìm hiểu về người khác. Khi chính sách công ty được công khai bước vào văn phòng người người đều cảm thấy tự tin. Tầng lớp quản lý của công ty phát lương sẽ đảm bảo mỗi người ít nhất trong mỗi tuần có một lần cơ hội đưa ra một vấn đề nào đó, thể hiện sự quan tâm đối với sự việc nào đó hoặc đề xuất một kiến nghị.
Công ty Acipco nhân viên quản lý và công nhân trong công ty có mối ‘quan hệ mở’
khác thường. Nhân viên quản lý nỗ lực đảm bảo mọi nguồn thông tin thuận thông. Lối giao tiếp cởi mở này khiến cho rất nhiều nhân viên coi đồng nghiệp lớp trên, lớp dưới của mình như là “thành viên trong gia đình”. Xưởng trưởng Martin lên tiếng: Quả thực tôi rất thích nhóm từ “thành viên gia đình”, bởi chính tôi có sự thể nghiệm thiết thân. Tôi thường cảm nhận ở đây, người chức vụ cao sau khi rời phân xưởng vẫn giữ được mối liên hệ với hạ thuộc. Tôi tin rằng những người khác cũng quan tâm đến tôi.
Tôi có thể giao tiếp với bất kỳ ai trong số họ. Bất luận họ là người lãnh đạo của công ty hay là người lãnh đạo y tế hoặc là người nào đó, họ đều muốn lắng nghe vấn đề của bạn và mong muốn vì những điều này mà làm việc. Họ là: “thành viên gia đình” của công ty Acipco chứ không phải là những con người có thể có hoặc không.
Sửa đến đây10/7/04
- Điều có thể cổ vũ con người ta ghê gớm đó chính là biết cần mẫn lắng nghe ý kiến của mọi người.
( Hội đồng quản trị Công ty hợp tác đối ngoại Bekemen )
+ Hãy thăm dò mọi người muốn làm những việc gì. Hiện trường công việc có thể cung cấp nhiều cơ hội, những cơ hội này sẽ lại “phối hợp’’ được với người thích hợp, kết quả của nó thật đáng kinh ngạc.
(Cố vấn Công ty OTD ngài Sirikel. )
- Người làm công luôn đánh giá rất cao đối với nhà quản lý cấp cao hiểu được nhu cầu đòi hỏi của họ. 5 điều sau sẽ giúp cho giữa họ có được quan hệ “đậm đà’’:
1. Bằng “ngôn ngữ thể hình’’ thể hiện đang chăm chú lắng nghe đối phương trò chuyện.
2. Bằng biểu cảm trên gương mặt thể hiện sự thích thú đối với nội dung trò chuyện.
3. Bằng hình thức “đáp lời’’để thể hiện rõ sự lý giải đối với mọi người.
4. Không nên hời hợt cho “qua’’ chuyện.
5. Hãy cố gắng sử dụng những cụm từ như “chúng tôi’’ “chúng ta’’ thay thế cho những từ “anh’’, “tôi’’ .
- Chú ý “sức công phá’’ của từ ngữ cũng giống như sức thuyết phục và sự gợi cảm.
Điều này quan trọng hơn nhiều so với việc chăm chút đến tính chính xác của chúng.
(Phó chủ tịch hội đồng quản trị siêu thị Macko)
- Người lao động có quyền biết những sự việc phát sinh. Khả năng xử lý sự việc của họ mạnh mẽ hơn nhiều sức tưởng tượng của bạn.
(Cố vấn quản lý Nancy) Kiến nghị:
1. Chí ít kết với những người lao động có việc làm liên hệ với nhau cũng là điều cần thiết.
2. Khi phân công nhiệm vụ mới cho mọi người cần dành riêng một khoảng thời gian chuyên để kiểm tra tình hình tiến bộ của họ.
3. Qua mọi kênh thâm nhập vào mỗi góc độ của cơ cấu để kiến lập quan hệ với những người khó gặp trong những tình huống khác.
4. Những thời kỳ như : thất nghiệp, công trình quy mô lớn hoặc chi tiêu “bớt đi’’càng cần nhiều thời gian bên cạnh người làm công. Hãy bằng lời lẽ khơi dậy sự hưng phấn hoặc bằng câu chữ với nội dung lạc quan để cổ vũ họ.
5. Hãy luôn thăm hỏi những người lao động của mình.
- Cần xử lý tốt mối quan hệ vi diệu với những con người, bất kể họ là con người như thế nào cũng giống như bạn cùng họ sống trong gian phòng chật hẹp qua những tháng năm còn lại.
(người sáng lập Công ty Ausmand-Bacon ) - Nghiên cứu án lệ
Công ty Microsoft cùng với Công ty IBM , Công ty phần mền ACer đều nổi tiếng là một trong những vai trò chính của thị trường vi tính cá nhân.
Acer đã phát minh máy vi tính cá nhân, máy vi xử lý, hiện nay trên thị trường thế giới chiếm tỷ lệ 75% việc phát minh và thiết kế kỳ công của ACER đã khiến Công ty trở thành một trong những công ty thành công nhất thế giới. Năm 1996 mức tiêu thụ của Công ty là 28.000.000.000 (28 tỷ US$), doanh nghiệp thu lợi 5.200.000.000 US$
- Đạt thành nhận thức chung :
Nếu người lao động không có lòng nhiệt tình hăng hái toàn tâm tập trung vào công việc sẽ không có công ty phát đạt như ngày nay.
Mâú chốt thành công của Công ty là do chủ tịch Andec có tầm nhìn xa trông rộng . Ông có thể thẳng thắn trao đổi ý kiến với người lao động. Andec lên tiếng: Một trong những nhiệm vụ quản lý là làm thế nào để cho mọi người trên dưới trong đơn vị đạt được nhận thức chung. Bất kể ở vào vị trí nào, áp dụng hình thức gì, thẳng thắn trao đổi là chính sách nhất quán của chúng tôi.
Chúng tôi bằng cách nêu lên hàng loạt câu hỏi để loại ra những cách suy nghĩ không hợp lý.
Theo Andec đây là chính sách “thẳng thắn giao hữu’’ không lo lắng hậu quả, người lao động có thể tự do trao đổi suy nghĩ giữa họ hoặc bày tỏ ý nghĩ chân thực của mình với lãnh đạo.
Khi mọi người trao đổi nếu gặp trở ngại công ty sẽ cổ vũ họ vượt qua ‘chướng ngại vật’ để trao đổi thực sự thoải mái. Hình thức giao lưu này thường nảy ra những diệu ý tuyệt vời.
Andec hàng năm tổ chức khoảng 6 cuộc toạ đàm ở 6 nơi khác nhau của công ty.
Ông hồi ức mà rằng : “Tôi tham gia hội nghị sau khi hội trường đầy ắp người. Tôi thường bắt đầu hội nghị bằng cách chiếu đèn ảo. Sau đó mọi người phát biểu hoặc nêu câu hỏi”.
Tôi phát hiện trong lĩnh vực đa dạng và sắc bén của những vấn đề đã thảo luận, những cuộc toạ đàm của người lao động theo cách mở mang này khích lệ họ hơn nhiều so với những cuộc hội nghị phân tích an toàn, khơi dậy tính tích cực và nhiệt tình của người lao động.
Công ty Diemel có cách làm mới hơn đó là viết mục tiêu của công ty vào những tờ giấy gài vào “những chiếc bánh may mắn” sau đó phát cho người lao động. Tờ giấy có hai nội dung gợi ý:
1/ Công việc hàng đầu
2/ Vi tính cá nhân chỉ là một công cụ.
Nội dung thứ nhất muốn chứng tỏ công ty duy trì và củng cố vị trí hàng đầu.
Nội dung thứ hai nhằm chỉ công ty cần làm cho vi tính cá nhân trở thành công cụ mấu chốt của thời đại thông tin hoá.
Công ty phế bỏ lối phong bế truyền thống, ủng hộ chính sách “thẳng thắn giao lưu”, thúc đẩy người làm công giao lưu và khích lệ người lao động tham gia hoạt động. Toàn thể người làm công trong công ty từ Chủ tịch Hội đồng quản trị đến nhân viên đều làm việc trong điều kiện mở. Ông chủ tịch luôn chào đón người lao động cùng ông giao tiếp trò chuyện.
Bằng cách này giải toả những điều trở ngại trong giao tiếp giữa những phòng ban khác nhau và giữa những người làm công với giám đốc.
- Tham gia và chủ động :
Dicken có 9 điều gợi mở quản lý, bàn về sự thừa nhận của ông đối với sự tham dự của người lao động.
1. Động lực xuất phát từ trong con tim mỗi người. Chức trách lớn nhất của người quản lý là tạo hoàn cảnh để người lao động hiểu rõ mục đích trong hoàn cảnh ra sức phát huy khả năng để gặt hái thành công.
2. Người đào tạo huấn luyện xuất sắc không phải dựa vào danh tiếng cá nhân để làm cho tập thể gặt hái thành công mà, dựa vào nghệ thuật quản lý được vận dụng thành thục, khơi dậy tinh thần “chiến đấu” của nhân viên, sáng tạo thành tích tốt đẹp của tập thể.
3. Suy nghĩ để giải quyết và tránh những vấn đề của ngày mai, ngày hôm nay bạn cần làm những gì?
4. Vì đồng nghiệp ra sức cung cấp những dịch vụ tốt nhất.
5. Thời gian là nguồn tài nguyên hữu hạn của bạn. Hãy ghi nhớ: Khi bạn nhận làm một việc, bạn cần từ chối làm một việc khác.
6. Mỗi ngày dành ra 60 phút để xử lý những công việc phiền phức không thể tránh.
7. Sự đánh giá đối với công việc là điều tuyệt đối cần thiết.
8. Để tìm hiểu tình huống thực tế của các phòng ban trong công ty hãy đi thăm không cần báo trước, quan sát những sự việc đã phát sinh ở đó.
9. Nếu người lao động không làm việc tại hiện trường, chỉ có hai cách giải thích trước điều đó : Hoặc họ không đảm nhận được công việc hoặc họ không muốn làm.
Bằng thử nghiệm sau để phán đoán thuộc tình huống nào :