Chuyên đề thực tập hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần bê tông hưng thịnh

HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN VIỆN KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN o0o CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP CHUYÊN NGÀNH Đề tài Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phầ[.]

CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP CHUYÊN NGÀNH

Đề tài: Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại

Công ty cổ phần bê tông Hưng Thịnh

Họ tên sinh viênLớp

MSSVGiáo viên hướng dẫn

: Nguyễn Hồng Nhung: KT3 – K42

: TC 421394: TS Nguyễn Thị Mỹ

Hà Nội - 2014

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG 1: ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BÊ TÔNG HƯNG THỊNH 3

1.1 Đặc điểm nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần bê tông Hưng Thịnh 3

1.1.1 Đặc điểm nguyên vật liệu tại Công ty 3

1.1.2 Phân loại nguyên vật liệu tại Công ty 4

1.1.3 Mã hóa nguyên vật liệu 8

1.2 Đặc điểm luân chuyển nguyên vật liệu của Công ty cổ phần bê tông Hưng Thịnh 9

1.2.1 Phương thức hình thành 9

1.2.2 Phương thức sử dụng 10

1.2.3 Hệ thống kho tàng, bến, bãi chứa đựng nguyên vật liệu 10

1.3 Tổ chức quản lý nguyên vật liệu của Công ty cổ phần bê tông Hưng Thịnh 11

1.3.1 Quản lý chung 11

1.3.2 Chức năng, nhiệm vụ các bộ phận liên quan đến kế hoán NVL 14

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BÊ TÔNG HƯNG THỊNH 19

2.1 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần bê tông Hưng Thịnh 19

2.1.1 Phương pháp tính giá nguyên vật liệu 19

2.1.2 Chứng từ kế toán chi tiết nguyên vật liệu 20

2.1.3 Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu 24

2.1.4 Thủ tục xuất kho nguyên vật liệu 26

Nguyễn Hồng Nhung Lớp: KT3 – K42

i

2.1.5 Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần bê tông

Hưng Thịnh 29

2.2 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần bê tông Hưng Thịnh 37

CHƯƠNG 3: HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BÊ TÔNG HƯNG THỊNH 43

3.1 Đánh giá chung về thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Công ty và phương hướng hoàn thiện 43

3.1.1 Ưu điểm 43

3.1.2 Nhược điểm 46

3.1.3 Phương hướng hoàn thiện 49

3.2 Các giải pháp hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần bê tông Hưng Thịnh 51

3.2.1 Về công tác quản lý nguyên vật liệu 51

3.2.2 Về tài khoản sử dụng và phương pháp tính giá 53

3.2.3 Về chứng từ và luân chuyển chứng từ 55

3.2.4 Về sổ kế toán chi tiết 56

3.2.5 Về sổ kế toán tổng hợp 57

3.2.6 Điều kiện thực hiện giải pháp 59

KẾT LUẬN 60

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 62

Nguyễn Hồng Nhung Lớp: KT3 – K42

ii

DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU VIẾT TẮT

DANH MỤC BẢNG BIỂU

Nguyễn Hồng Nhung Lớp: KT3 – K42

iv

DANH MỤC SƠ ĐỒ

Nguyễn Hồng Nhung Lớp: KT3 – K42

v

LỜI MỞ ĐẦU

Cơ chế thị trường và quy luật khắt khe của nó buộc các doanh nghiệpsản xuất kinh doanh muốn tồn tại và phát triển phải không ngừng đổi mới vàhoàn thiện công tác kế toán Trong đó, việc xác định các yếu tố đầu vào hợp

lý sao cho kết quả đầu ra cao nhất với giá cả và chất lượng sản phẩm có sứchút đối với người tiêu dùng là vấn đề quan tâm hàng đầu của các nhà quản lý.Hạch toán là một trong những công cụ hiệu quả nhất để phán ánh khách quan

và giám đốc có hiệu quả quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanhnghiệp Đối với các doanh nghiệp sản xuất công nghiệp, chi phí vật liệuchiếm từ 70% - 80% tổng chi phí sản xuất Vì vậy, công tác quản lý vật liệu

có thể làm tăng giảm giá thành sản phẩm Các doanh nghiệp quan tâm tới việctiết kiệm triệt để chi phí nguyên vật liệu, làm cho giá thành sản phẩm giảm đi

mà vẫn đảm bảo chất lượng Chính vì vậy, làm tốt công tác nguyên vật liệu lànhân tố quyết định hạ thấp chi phí giảm giá thành, tăng lợi nhuận của doanhnghiệp

Công ty cổ phần bê tông Hưng Thịnh đã và đang vận hành công tác kếtoán trong quản lý một cách khoa học Công ty đã chú trọng nâng cao hiệuquả tổ chức công tác kế toán, không ngừng nâng cao trình độ cán bộ và trangthiết bị hiện đại trong công tác quản lý doanh nghiệp Bởi thế, công ty đã thuđược kết quả trong công tác kế toán, trong đó có kế toán nguyên vật liệu giữvai trò quan trọng trong quản lý Nhận thức được tầm quan trọng của kế toánnguyên vật liệu trong công ty, đồng thời được sự giúp đỡ tận tình của cô giáoNguyễn Thị Mỹ và các anh chị phòng kế toán công ty, kết hợp với kiến thứchọc hỏi ở trường và sự nỗ lực của bản thân, em đã chọn đề tài: “Hoàn thiện kếtoán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần bê tông Hưng Thịnh”

Nguyễn Hồng Nhung Lớp: KT3 – K42

1

Kết cấu của đề tài, ngoài phần mở đầu và kết luận, còn gồm 3 phầnchính:

Chương I: Đặc điểm và tổ chức quản lý nguyên vật liệu tại công ty cổ

phần bê tông Hưng Thịnh

Chương II: Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần bê

CHƯƠNG 1: ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BÊ TÔNG HƯNG THỊNH 1.1 Đặc điểm nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần bê tông Hưng Thịnh

1.1.1 Đặc điểm nguyên vật liệu tại Công ty

Mỗi doanh nghiệp có một quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm khácnhau, kinh doanh mặt hàng cũng khác nhau nên yêu cầu về nguyên vật liệu(NVL) cũng khác nhau kể cả về số lượng và chủng loại

Công ty cổ phần bê tông Hưng Thịnh chuyên sản xuất vật liệu xâydựng, chi phí vật liệu cho một đơn vị sản phẩm thường chiếm 70% trong giáthành sản phẩm Nguyên vật liệu là một trong ba yếu tố quan trọng nhất trongquá trình sản xuất Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu là một trongnhững bộ phận chủ yếu của việc tổ chức công tác kế toán vật liệu thì trước hếtphải hiểu rõ về đặc điểm của vật liệu được sử dụng trong quá trình sản xuất

Là một công ty sản xuất các loại bê tông nên những vật liệu được sửdụng trong sản xuất cũng có đặc thù riêng

Để sản xuất ra cột điện, ống nước ly tâm…công ty sử dụng nhiều loạivật liệu, mỗi loại mang những đặc điểm riêng khác nhau: có những vật tư làsản phẩm của công nghiệp như: xi măng (đa dạng về chủng loại, chất lượng,

xi măng trắng, xi măng thường), thép Lại có những loại vật liệu là sản phẩmcủa khai thác được đưa vào sử dụng ngay không qua chế biến như: cát, đá…

Khối lượng các vật liệu sử dụng rất khác nhau: những loại vật liệu cần

sử dụng với khối lượng lớn: xi măng, thép, cát…nhưng có những vật liệu sửdụng như: bột đá…

Nguyễn Hồng Nhung Lớp: KT3 – K42

3

Việc mua, vận chuyển bảo quản các vậtt liệu cũng khác nhau Có loạivật liệu thì mua ngay trong nội thành như thép, cát; có loại vật liệu công typhải mua ở xa như xi măng Bỉm Sơn ở Thanh Hóa, đá Thiện Khê ở Hà Nam.Những loại vật liệu được bảo quản trong kho như xi măng, phụ gia, thép’nhưng có những loại vật liệu không thể bảo quản, dễ xảy ra hao hụt mất mátảnh hưởng đến giá thành sản phẩm, vì vậy, công ty cần thiết có biện pháp bảoquản phù hợp với từng loại vật tư.

Cán bộ của phòng kế toán, thủ kho, vật tư cùng phối hợp trong quản lýnhập vật tư theo phiếu nhập, xuất đúng thủ tục, chứng từ đảm bảo quản lý, vật

tư và đúng chế độ quy định; kế toán vật tư là người chuyên theo dõi NVL kếthợp với phòng vật tư và thủ kho để hạch toán đối chiếu ghi sổ vật liệu củacông ty

1.1.2 Phân loại nguyên vật liệu tại Công ty

Công ty có khối lượng nguyên vật liệu lớn bao gồm nhiều chủng loạivới tính chất lý hoá khác nhau, có công dụng, nội dung kinh tế khác nhau nênviệc phân loại nguyên vật liệu là hết sức cần thiết cho công tác quản lý, hạchtoán kế toán được chính xác, khoa học và tiện lợi

Phân loại NVL là sắp xếp các thứ NVL cùng loại với nhau theo một đặtrưng nhất định nào đó thành từng nhóm để thuận lợi cho việc quản lý và hạchtoán

Trong thực tế của công tác quản lý và hạch toán ở các doanh nghiệp,đặc trưng để phân loại NVL thông dụng nhất là vai trò và tác dụng của NVLtrong sản xuất kinh doanh Căn cứ vào vai trò và nội dung kinh tế của nguyênvật liệu trong quá trình sản xuất, nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần Bê tôngHưng Thịnh được chia thành các loại sau:

Nguyễn Hồng Nhung Lớp: KT3 – K42

4

- Nguyên vật liệu chính: Là đối tượng lao động chủ yếu và chưa quachế biến công nghiệp, là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể chính của sảnphẩm như: xi măng, sắt, thép….

- Vật liệu phụ: cũng là đối tượng lao động, chỉ có tác dụng phụ trợtrong sản xuất được dùng kết hợp với vật liệu chính để hoàn thiện và nâng caotính năng, chất lượng sản phẩm như hình dáng màu sắc hoàn chỉnh sản phẩm,hoặc dùng để đảm bảo cho công cụ lao động hoạt động bình thường, hoặc đểphục vụ cho nhu cầu kỹ thuật, nhu cầu quản lý Vật liệu phụ bao gồm: thuốcnhuộm, thuốc tẩy, sơn các loại, các loại phụ gia bê tông, dầu mỡ bôi trơn,xăng chạy máy

- Nhiên liệu: là những vật liệu được sử dụng để phục vụ cho công nghệsản xuất sản phẩm, kinh doanh như phương tiện vận tải, máy móc thiết bị hoạtđộng trong quá trình sản xuất Nhiên liệu bao gồm các loại như: xăng dầuchạy máy, than củi, khí ga Loại vật liệu này không được dự trữ mà đưangay vào sử dụng Nhiên liệu trong các doanh nghiệp thực chất là một loại vậtliệu phụ, tuy nhiên, nó được tách ra một loại riêng vì việc tiêu dùng và sảnxuất nhiên liệu chiếm tỷ trọng lớn và đóng vai trò quan trọng trong nền kinh

tế quốc dân, nhiên liệu cũng có yêu cầu và kỹ thuật quản lý khác với các vậtliệu phụ thông thường

- Phụ tùng thay thế: là các chi tiết phụ tùng, sử dụng để thay thế sửachữa các loại máy móc thiết bị sản xuất, phương tiện vận tải như: bu lông, ốc,que hàn, mũi khoan…Trong các doanh nghiệp để bảo quản, bảo dưỡng, sửachữa, khôi phục năng lực hoạt động của TSCĐ đòi hỏi các doanh nghiệp phảimua sắm dự trữ các loại phụ tùng thay thế

Nguyễn Hồng Nhung Lớp: KT3 – K42

5

- Vật liệu khác: là các loại vật liệu còn được xét vào các loại kể trênnhư phế liệu thu hồi từ thanh lý tài sản cố định, từ sản xuất kinh doanh nhưbao bì, vật đóng gói…

- Phế liệu: là những loại vật liệu thu được trong quá trình sản xuất,thanh lý tài sản có thể sử dụng hay bán ra ngoài (gỗ, sắt thép vụn, vỏ bao ximăng…)

Hạch toán theo cách phân loại nói trên đáp ứng được yêu cầu phản ánhtổng quát về mặt giá trị đối với mỗi loại nguyên vật liệu Để đảm bảo thuậntiện, tránh nhầm lẫn trong công tác quản lý và hạch toán về số lượng và giá trịđối với từng thứ nguyên vật liệu, trên cơ sở phân loại theo vai trò và côngdụng của nguyên vật liệu, các doanh nghiệp phải tiếp tục chi tiết và hìnhthành nên “ Sổ danh điểm vật liệu” Sổ này xác định thống nhất tên gọi, mã kíhiệu, quy cách, số hiệu, đơn vị tính, giá hạch toán của từng danh điểm nguyênvật liệu (theo mẫu sau)

Nguyễn Hồng Nhung Lớp: KT3 – K42

6

Bảng 1.1: Sổ danh điểm vật tư

SỔ DANH ĐIỂM VẬT LIỆU

Ký hiệu Tên, nhãn hiệu,

quy cách, phẩm chất NVL

ĐVT Đơn giá Ghi chú

Tùy thuộc vào yêu cầu quản lý và kế toán chi tiết của từng doanhnghiệp mà trong từng loại nguyên vật liệu nêu trên được chia thành từngnhóm một cách chi tiết hơn Căn cứ vào mục đích, công dụng của NVL cũngnhư nội dung phản ánh chi phí NVL trên các tài khoản kế toán thì NVL đượcchia thành:

- NVL trực tiếp dùng cho sản xuất, kinh doanh

- NVL dùng cho nhu cầu khác phục vụ quản lý ở các phân xưởng, tổ,đội sản xuất, cho nhu cầu bán hàng, quản lý doanh nghiệp

Căn cứ vào nguồn nhập NVL được chia thành:

- NVL mua ngoài

- NVL tự gia công chế biến

- NVL nhận góp vốn

1.1.3 Mã hóa nguyên vật liệu

Dựa trên phần mềm kế toán Fast Accounting sử dụng tại Công ty cổphần bê tông Hưng Thịnh, kế toán NVL đã thiết kế hệ thống NVL phù hợp.Mỗi NVL có một mã riêng phục vụ cho việc quản lý NVL tại Công ty

Mã hóa NVL tại Công ty thực hiện như sau:

- 2 ký tự đầu: Theo tên chung các nhóm vật tư, trong đó: Vật liệu chính là

Bên cạnh đó, với tiện ích tìm kiếm trên phầm mềm kế toán, việc tra cứuNVL không nhất thiết dựa vào mã vật liệu mà có thể tìm kiếm theo tên gọithông thường rất thuận tiện cho công tác quản lý NVL

1.2 Đặc điểm luân chuyển nguyên vật liệu của Công ty cổ phần bê tông Hưng Thịnh

Đối với công tác luân chuyển NVL, Công ty đã có sự phân công tráchnhiệm cho từng bộ phận đảm nhiệm từ khâu mua hàng, nhận hàng, bảo quảnhàng trong kho đến xuất kho để sử dụng

1.2.1 Phương thức hình thành

Với đặc điểm sản xuất tại Công ty, hầu hết NVL như cát, đá, xi măng,thép chủ yếu hình thành từ nguồn thu mua bên ngoài từ các nhà cung cấpNVL xây dựng Chính vì vậy, để đáp ứng và duy trì liên tục quá trình sản xuấtđạt mức năng suất cao nhất, Công ty đã rất chú trọng việc cung ứng NVL chocác phân xưởng với quy trình thu mua NVL được xây dựng chặt chẽ

Hàng tháng, hàng quý, phòng sản xuất dưới sự chỉ đạo của giám đốcsản xuất lên kế hoạch sản xuất, đặc biệt trong đó là kế hoạch thu mua NVL cóphê duyệt của giám đốc và kế toán trưởng Căn cứ vào kế hoạch thu mua vàtình hình sử dụng NVL thực tế, phụ trách phòng vật tư cử nhân viên đi khảosát, lấy báo giá của các nhà cung cấp NVL phù hợp khác nhau; sau đó, trìnhGiám đốc ký duyệt mua và lựa chọn nhà cung cấp Các nhà cung cấp đượcchọn hầu như là các đơn vị cung cáp NVL xây dựng có giá cả cạnh tranh nhấtvới chất lượng sản phẩm đạt tiêu chuẩn Trên cơ sở đó, hai bên tiến hành kýkết hợp đồng mua NVL Dựa vào hợp đồng, bộ phận vật tư sẽ thu mua NVL,khi NVL được đưa đến Công ty, Ban kiểm nghiệm bao gồm người đại diện kỹthuật, người phụ trách kỹ thuật, kế toán vật tư và thủ kho tiến hành kiểm tra

về số lượng, quy cách, chất lượng vật liệu, đơn giá vật liệu theo như hợpđồng, rồi lập “ Biên bản kiểm nghiệm vật tư” Trường hợp vật liệu không

Nguyễn Hồng Nhung Lớp: KT3 – K42

9

đúng quy cách, phẩm chất hoặc thiếu hụt thì phòng vật tư sẽ làm thủ tục khiếunại gửi cho đơn vị bán Đối với vật liệu đảm bảo các yêu cầu tên thì đủ tiêuchuẩn nhập kho Kế toán căn cứ vào hóa đơn bán hàng và biên bản kiểmnghiệm vật tư lập phiếu nhập kho.

1.2.2 Phương thức sử dụng

Bên cạnh công tác thu mua NVL, công tác quản lý cấp phát và sử dụngnguyên vật liệu cũng là một trong những khâu quan trọng NVL xuất cho sảnxuất là một trong ba yếu tố cấu thành cơ bản quyết định giá thành mà còn hơnthế là ảnh hưởng chất lượng của sản phẩm Việc xuất vật liệu được căn cứ vàonhu cầu sản xuất và định mức tiêu hao NVL trên cơ sở kế hoạch sản xuất đã

đề ra

Khi bộ phận sản xuất của phòng sản xuất có nhu cầu sử dụng NVL, bộphận sẽ lập phiếu yêu cầu vật tư gửi lên giám đốc Giám đốc cùng kế toántrưởng căn cứ vào kế hoạch sản xuất, xem xét tình hình thực hiện tiến độ sảnxuất tại phân xưởng, định mức tieur hao nguyên vật liệu và tính toán lượngNVL cấp trong tháng, kết hợp lượng vật tư tồn kho do thủ kho cung cấp, sẽquyết định duyệt phiếu yêu cầu vật tư Sau khi phiếu yêu cầu vật tư đượcduyệt, phòng sản xuất và thủ kho tiến hành thủ tục xuất kho Đối với các NVLchính khối lượng lớn, bộ phận vận tải cùng phối hợp làm việc trong khâuchuẩn bị xe tải, xe ben, băng truyền vận chuyển NVL tới phân xưởng sảnxuất của Công ty

1.2.3 Hệ thống kho tàng, bến, bãi chứa đựng nguyên vật liệu.

Việc bảo quản và dự trữ NVL tại kho bãi cần được thực hiện theo đúngchế độ quy định cho từng loại NVL phù hợp với tình lý hóa mỗi loại, với quy

mô tổ chức của Công ty, tránh tình trạng thất thoát, lãng phí, hư hỏng làmgiảm chất lượng NVL

Nguyễn Hồng Nhung Lớp: KT3 – K42

10

Công ty phân thành 3 kho NVL để thuận tiện cho việc bảo quản:

- Kho NVL chính: là kho chứa các loại NVL chính như sắt, thép, ximăng phục vụ sản xuất

Các NVL chính có khối lượng lớn nên là kho lớn nhất, được chia thànhnhiều khu khác nhau, mỗi khu là những loại NVL có tính chất tương tự nhau

- Kho NVL khác: là kho chứa các NVL phụ như sơn dầu, mỡ Đặcđiểm của kho này chứa nhiều loại NVL cũng như công cụ, dụng cụ, phụ tùng.Khối lượng mỗi loại tuy không lớn nhưng lại có nhiều loại khác nhau nênviệc bảo quản cũng khó khăng, các NVL này sẽ được sắp xếp theo mã NVL

- Kho nhiên liệu: là kho chứa các nhiên liệu phục vụ cho quá trình sảnxuất như xăng, than, hơi đốt Do kho này chứa đồ dễ cháy nên công tácphòng chống cháy nổ cũng được quan tâm hơn

Do đa số các vật tư đều cầu được bảo quản trong điều kiện khô ráo đểđảm bảo đúng chất lượng, phẩm chất nên các tiêu chuẩn vật tư theo quy địnhcũng được đặc biệt quan tâm và luôn được đảm bảo

1.3 Tổ chức quản lý nguyên vật liệu của Công ty cổ phần bê tông Hưng Thịnh

1.3.1 Quản lý chung

Từ đặc điểm vật liệu của công ty và cách phân loại vật liệu như trên đòihỏi công tác quản lý vật liệu của công ty phải chặt chẽ ở tất cả các khâu từviệc thu mua đến việc sử dụng vật liệu phải đảm bảo về giá mua, chi phí thumua cũng như xác định mức sử dụng của mỗi loại sản phẩm Chính vì vậy, tổchức kế toán NVL được thực hiện tốt sẽ giúp cho lãnh đạo công ty có nhữngthông tin chính xác, kịp thời, về việc sử dụng NVL của công ty, về nguồncung cấp, chất lượng, giá cả cũng như sử dụng vật liệu thay thế…Mặt khác,

Nguyễn Hồng Nhung Lớp: KT3 – K42

11

quản lý chặt chẽ NVL thông qua việc sử dụng hợp lý tiết kiệm giảm định mứctiêu hao để từ đó giảm chi phí NVL để giảm giá thành sản phẩm của công ty.

Để tăng cường bộ máy quản lý có hiệu lực, đảm bảo quản lý chặt chẽ trên tất

cả các khâu của quá trình sản xuất kinh doanh, bộ máy quản lý của công tyđược tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng Việc quản lý của công tydưới sự định hướng và giám sát của Hội đồng quản trị do Giám đốc công tytrực tiếp điều hành bao gồm các phòng, ban chức năng

Sơ đồ 1.1: Tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty cổ phần Bê tông Hưng Thịnh

Nguyễn Hồng Nhung Lớp: KT3 – K42

12

1.3.2 Chức năng, nhiệm vụ các bộ phận liên quan đến kế hoán NVL

Việc tổ chức và quản lý NVL với vai trò quan trọng không chỉ là nhiệm vụcủa riêng bộ phận kế toán NVL mà còn của nhiều bộ phận liên quan khác nhautạo nên mô hình quản lý chặt chẽ, hiệu quả với sự phân công trách nhiệm rõ ràngcủa từng phòng ban liên quan

Mô hình tổ chức quản lý NVL của công ty cổ phần bê tông Hưng Thịnhnhư sau:

Sơ đồ 1.2: Sơ đồ mô hình các bộ phận liên quan đến kế toán NVL

Các khâu như lên kế hoạch thu mua, quá trình thu mua, xây dựng địnhmức, sử dụng, kiểm kê…NVL theo nhu cầu và tráchh nhiệm quản lý, dự trữ NVLđược giao cho các bộ phận, cá nhân riêng, có sự phân công, phân nhiệm rõ ràng

Nguyễn Hồng Nhung Lớp: KT3 – K42

Phòng vật tư

Phòng kế hoạch kĩ

Ban KCS

Phó GĐ sản xuất

Kế toán NVL

14

 Phó giám đốc sản xuất

- Trực tiếp điều hành mọi hoạt động sản xuất của công ty và chịu tráchnhiệm về hoạt động sản xuất với Hội đồng quản trị và giám đốc Hoạch định, tổchức thực hiện, kiểm soát, hoàn thiện hoạt động sản xuất của công ty

- Xem xét các bản kế hoạch về việc cung ứng, dự trữ NVL khi phòng kếhoạch – kĩ thuật đưa lên có sát với điều kiện thực tế, phù hợp với quy mô côngtrình Nếu các kế hoạch đặt ra có tính khả thi và đạt yêu cầu thì giám đốc sẽ kíduyệt để thực hiện kế hoạch trên Xem xét và quyết định các quy định quản lý, các

đề xuất điều động, bổ sung máy móc thiết bị thuộc dây chuyền sản xuất, bảo đảmhoạt động sản xuất được tiến hành hiệu quả; Giám sát, chỉ đạo các bộ phận phântích hoạt động dây chuyền sản xuất, đề phòng, khắc phục các sự cố bất thường

- Tham mưu cho Giám đốc trong lĩnh vực quản lý quá trình sản xuất, xemxét duyệt các đề xuất, các phương án hoàn thiện hoạt động sản xuất nhà máy.Chịu trách nhiệm báo cáo tình hình sản xuất với Giám đốc và đề xuất các phương

án cải thiện, nâng cao năng lực sản xuất

 Kế toán NVL

- Tổ chức ghi chép, phản ánh tổng hợp số dữ liệu về tình hình thu mua, vậnchuyển bảo quản tình hình nhập, xuất và tồn kho vật liệu, tính giá thực tế củaNVL đã mua và nhập kho xí nghiệp, kiểm tra tình hính thực hiện kế hoạch thumua vật liệu, công cụ dụng cụ về số lượng, chủng loại, giá cả, thời hạn…nhằmbảo đảm cung cấp đầy đủ, kịp thời đúng chủng loại NVL cho quá trình sản xuấtkinh doanh

- Áp dụng đúng đắn các phương pháp hạch toán vật liệu, công cụ dụng cụ,hướng dẫn, kiểm tra các bộ phận kho hàng trong công ty, thực hiện đầy đủ các chế

độ hạch toán ban đầu về vật liệu đúng chế độ, đúng phương pháp quy định nhằm

Nguyễn Hồng Nhung Lớp: KT3 – K42

15

đảm bảo sự thống nhất trong công tác kế toán Tạo điều kiện thuận lợi cho côngtác lãnh đạo về nghiệp vụ kế toán trong phạm vi ngành kinh tế quốc dân.

- Kiểm tra việc chấp hành, bảo quản dự trữ và sử dụng vật liệu, phát hiệnngăn ngừa và đề xuất những xử lý NVL thừa, thiếu, ứ đọng, kém chất lượng, tínhtoán chính xác số lượng về giá trị vật liệu đã tiêu hao vào các đối tượng sử dụng

- Tham gia kiểm kê, đánh giá lại vật liệu theo quy định của Công ty quyđịnh, lập các báo cáo về NVL phục vụ công tác lãnh đạo, quản lý

 Phòng vật tư

- Phòng vật tư giúp ban lãnh đạo doanh nghiệp nắm được tình hình vật tư

để chỉ đạo tiến hành sản xuất

- Quản lý và tổ chức công tác thực hiện chế độ nguyên vật liệu sẽ tránhđược hư hỏng, mất mát Sử dụng tiết kiệm và có hiệu quả nhằm hạ thấp giá thành,tăng thu nhập tích lũy cho Công ty

- Thường xuyên cập nhập thông tin NVL, tìm hiểu các văn bản pháp lí liênquan đến NVL để hoàn thiện hơn trong hạch toán

 Ban kho

- Hàng năm căn cứ vào tiến độ cung ứng vật tư do phòng kế hoạch kỹ thuật

lập, ban kho (thủ kho) chịu trách nhiệm nhập kho các loại vật tư mua về, khi nhậpkho phải cân đo, đong đếm cụ thể Và ban kho phải kiểm tra các chứng từ yêu cầunhập/xuất hàng theo đúng quy định và thực hiện nhập, xuất hàng cho các cá nhânliên quan khi có yêu cầu

- Theo dõi số lượng xuất nhập tồn hàng ngày và đối chiếu với định mức tồnkho tối thiếu Nếu số NVL tồn kho ít hơn mức tồn kho tối thiểu thì báo với phòng

kế hoạch kỹ thuật để có kế hoạch thu mua NVL nhằm tránh được sự ngưng trệtrong khi thực hiện công việc

Nguyễn Hồng Nhung Lớp: KT3 – K42

16

- Ban kho phải sắp xếp các NVL một cách khoa học, hợp lý, tránh bị ẩmướt, đổ vỡ…dễ dàng vận chuyển ra khỏi kho khi đem ra sử dụng Có trách nhiệmkiểm tra số lượng và chất lượng của từng vật tư, bảo quản NVL tránh sự thiếu hụt,mất mát Phát hiện và ngăn ngừa các ảnh hưởng xấu xảy ra và đề xuất các biệnpháp xử lý

 Ban KCS

- Có nhiệm vụ hoạch định hoạt động hệ thống quản trị chất lượng: giám sát,

đo lường hệ thống, giám sát đo lường quá trình từ khâu nhập vật tư cho đến quátrình sản xuất và giám sát đo lường sản phẩm;

- Kiểm tra, giám sát hoạt động các phòng ban về mức độ phù hợp đối với

hệ thống tài liệu Công ty quy định và tính hiệu quả trong quá trình vận hành của

+ Kiểm tra độ ẩm của cát, đá trước khi trộn

+ Kiểm tra độ sụt của bê tông truớc khi xuất xưởng

+ Ghi chép báo cáo hàng ngày cụ thể từng hạng mục

Nguyễn Hồng Nhung Lớp: KT3 – K42

17

 Phòng kế hoạch – kỹ thuật

- Trong khâu thu mua: NVL là tài sản dự trữ sản xuất thường xuyên biếnđộng, doanh nghiệp phải thường xuyên tiến hành thu mua nguyên vật liệu để đápứng kịp thời cho quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm và các nhu cầu khác củadoanh nghiệp Trong khâu thu mua đòi hỏi phải quản lý về khối lượng cũng nhưchất lượng, quy cách, chủng loại, giá mua, chi phí mua, việc thực hiện chế độ muatheo đúng tiến độ, thời gian phù hợp với tính hình sản xuất kinh doanh Phòng kếhoạch – kỹ thuật phải dựa vào kế hoạch sản xuất từng tháng, từng quý để lên địnhmức thu mua nhằm tránh mua thừa, thiếu vật tư gây lãng phí NVL trong quá trình

sử dụng

- Phòng kế hoạch – kỹ thuật có trách nhiệm chỉ đạo việc thực hiện kếhoạch, kiểm nghiệm chất lượng kỹ thuật, số lượng, đơn giá của từng NVL khinhập kho vật tư Khi nhập kho vật tư, dựa vào hóa đơn, biên bản kiểm nghiệm vật

tư thì cán bộ vật tư lập phiếu nhập kho Và khi có phiếu yêu cầu vật tư thì phòng

kế hoạch sẽ lập phiếu xuất kho

- Nhằm quản lý lượng NVL sử dụng cho sản xuất để tiết kiệm NVL thìphòng kế hoạch lập định mức sử dụng vật tư cho từng tổ sản xuất và theo dõi việcthực hiện kế hoạch

Nguyễn Hồng Nhung Lớp: KT3 – K42

18

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI

CÔNG TY CỔ PHẦN BÊ TÔNG HƯNG THỊNH

2.1 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần bê tông Hưng Thịnh

2.1.1 Phương pháp tính giá nguyên vật liệu

Tính giá vật liệu là khâu quan trọng trong tổ chức kế toán vật liệu.Phương pháp tính giá hợp lý sẽ có tác dụng rất lớn trong sản xuất kinh doanh

và trong việc sử dụng, hạch toán nguyên vật liệu

Trên nguyên tắc vật liệu là tài sản lưu động đòi hỏi phải được đánh giáthực tế Song, công tác kế toán vật liệu còn có thể đánh giá theo giá hạch toán.Giá vật liệu nhập kho gồm giá hóa đơn, khi xuất kho vật liệu kế toán tính giáthực tế vật liệu xuất kho theo đơn giá thực tế đích danh

2.1.1.1 Giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho

Vật liệu nhập kho của công ty chủ yếu là vật liệu mua ngoài Công ty

có đội xe riêng nên khi mua vật tư với số lượng lớn thì chi phí vận chuyển dobên bán chịu và chi phí được tính vào giá mua vật tư Như vậy, giá trị vật liệunhập kho là giá thực tế ghi trên hóa đơn (bao gồm cả chi phí vận chuyển)

Ngoài ra, tùy theo từng nguồn nhập mà giá thực tế của vật liệu đượcxác định như sau:

- Đối với vật liệu mua ngoài:

+ Trường hợp vật liệu mua ngoài do bên bán vận chuyển thì giá vốnthực tế vật liệu nhập kho là giá mua ghi trên hóa đơn GTGT (có bao gồm chiphí vận chuyển, bốc dỡ, thuế nhập khẩu nếu có nhưng không bao gồm thuếGTGT)

Nguyễn Hồng Nhung Lớp: KT3 – K42

19

+ Trường hợp vật liệu mua ngoài mà phải thuê bên ngoài vận chuyển,bốc dỡ thì giá vốn thực tế vật liệu nhập kho được xác định theo công thức sau:

+ Trường hợp vật liệu mua ngoài do công ty tự vận chuyển thì giá vốnthực tế vật liệu nhập kho là giá mua chưa có thuế GTGT nhưng không có chiphí vận chuyển, bốc dỡ mà chi phí này sẽ được hạch toán vào chi phí nhâncông trực tiếp hoặc chi phí sản xuất chung

- Đối với phế liệu thu hồi: Giá vốn được xác định trên cơ sở giá bánđược chấp nhận trên thị trường Phế liệu được tập hợp tại kho chờ thanh lý vàgiá thu được khi bán phế liệu được xác định theo biên bản thanh lý

2.1.1.2 Giá thực tế vật liệu xuất kho

Khi xuất kho vật liệu cho các đội xây lắp phục vụ công trình thì sửdụng giá xuất kho bằng giá thực tế đích danh (bao gồm giá hóa đơn cộng cácchi phí khác có liên quan đến lô hàng như: chi phí bốc xếp, tìm kiếm nguồnhàng…) Vật liệu xuất kho thuộc lô hàng nào thì căn cứ vào số lượng xuấtkho và đơn giá nhập kho lô hàng đó để xác định giá thực tế vật liệu xuất kho

2.1.2 Chứng từ kế toán chi tiết nguyên vật liệu

- Phiếu nhập kho: Do bộ phận mua hàng hoặc bộ phận sản xuất lậpthành 2 liên (đối với vật tư, hàng hóa mua ngoài) hoặc 3 liên (đối với vật tư tựsản xuất) và người lập phiếu ký, người giao hàng mang phiếu đến kho đểnhập vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa

Nhập kho xong thủ kho ghi ngày, tháng, năm nhập kho và cùng ngườigiao hàng ký vào phiếu, thủ kho giữ liên 2 để ghi vào thẻ kho và sau đó

Nguyễn Hồng Nhung Lớp: KT3 – K42

20

chuyển giao phòng kế toán để ghi sổ kế toán và 1 liên lưu lại nơi lập phiếu,liên 2 (nếu có) giao cho người giữ hàng.

- Phiếu xuất kho: Do các bộ phận xin lĩnh hoặc do bộ phận quản lý, bộphận kho lập thành 3 liên Sau khi lập xong, người lập phiếu và kế toántrưởng ký xong chuyển cho giám đốc hoặc người được ủy quyền duyệt giaocho người nhận cầm phiếu xuống kho để nhận hàng

+ Liên 1: Lưu ở bộ phận lập phiếu

+ Liên 2: Thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển cho kế toán

để ghi vào sổ kế toán

+ Liên 3: Người nhận giữ để theo dõi ở bộ phận sử dụng

- Biên bản kiểm nghiệm: Nêu ra ý kiến của ban kiểm tra chất lượng vềchất lượng, số lượng, nguyên nhân đối với vật tư, sản phẩm, hàng hóa khôngđúng số lượng, quy cách phẩm chất và cách xử lý

Biên bản kiểm nghiệm lập thành 2 bản: 1 bản giao cho người giaohàng, 1 bản giao cho phòng kế toán

Trường hợp vật tư, hàng hóa, sản phẩm không đúng số lượng, quycách, phẩm chất so với chứng từ hóa đơn thì lập thêm một liên quan gửi chođơn vị bán vật tư, hàng hóa để giải quyết

- Phiếu thu: Do kế toán thành 3 liên, ghi đầy đủ các nội dung trên phiếu

và ký vào phiếu thu, sau đó, chuyển cho kế toán trưởng xem xét và giám đốc

ký duyệt, chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục nhập quỹ Sau khi đã nhận đủ sốtiền, thủ quỹ ghi số tiền thực tế nhập quỹ vào phiếu thu trước khi ký và ghi rõ

họ tên

Nguyễn Hồng Nhung Lớp: KT3 – K42

21

Thủ quỹ giữ lại 1 liên để ghi sổ quỹ, 1 liên giao cho người nộp tiền, 1liên lưu lại nơi lập phiếu Cuối ngày, toàn bộ phiếu thu kèm theo chứng từ gốcchuyển cho kế toán để ghi sổ kế toán.

- Phiếu chi: được lập thành 3 liên và chỉ sau khi có đủ chữ ký của ngườilập phiếu, kế toán trưởng, giám đốc, thủ quỹ mới được xuất quỹ Sau khi nhận

đủ số tiền người nhận tiền phải ghi số tiền đã nhận bằng chữ, ký và ghi rõ họ ,tên vào phiếu chi

+ Liên 1 lưu ở nơi lập phiếu

+ Liên 2 thủ quỹ dùng để ghi sổ quỹ và chuyển cho kế toán cùng vớichứng từ gốc để vào sổ kế toán

+ Liên 3 giao cho người nhận tiền

- Hóa đơn GTGT

- Thẻ kho

- Hóa đơn bán hàng

Ví dụ: Phiếu nhập kho số 85 ngày 05/10/2013 mua xi măng Bỉm Sơn do anh

Hùng mua tại Công ty TNHH vật liệu xây dựng Mỹ Hà với số lượng là 30tấn, đơn giá 1.260.000 đồng/tấn

Nguyễn Hồng Nhung Lớp: KT3 – K42

22

HÓA ĐƠN(GTGT) LIÊN 2: (GIAO CHO KHÁCH HÀNG) NGÀY 05 THÁNG 10 NĂM 2013

Số 0025425

Đơn vị bán hàng : Công ty TNHH vật liệu xây dựng Mỹ Hà

Địa chỉ: Chương Mỹ - Hà Nội

Sô tài khoản: 285321101 0625

MST: 2300311236

Họ tên người mua hàng: Nguyễn Mạnh Hùng

Đơn vị mua: Công ty cổ phần Bê tông Hưng Thịnh

Địa chỉ: Khu tập thể cầu 11, xã Hải Bối, huyện Đông Anh, thành phố HàNội

Hình thức thanh toán: Chuyển khoản

Tổng cộng tiền thanh toán 51.986.000

Số tiền bằng chữ: Năm mươi mốt triệu, chín trăm tám mươi sáu nghìn đồng chẵn

Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

Nguyễn Hồng Nhung Lớp: KT3 – K42

23

2.1.3 Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu

Khi vật tư về kho, thủ kho có trách nhiệm sắp xếp vật liệu trong khomột các khoa học, hợp lý đảm bảo yêu cầu quản lý và thuận tiện cho việc theodõi nhập và tồn, phiếu nhập kho được ghi thành 03 liên:

Liên 01: Lưu tại gốc

Liên 02: Giao cho cá nhân để giảm nợ kèm theo hóa đơn GTGT

Liên 03: Giao cho kế toán nguyên vật liệu để vào thẻ kho

Trên phiếu nhập kho chỉ ghi số lượng thực nhập và yêu cầu thủ kho kývào Phiếu nhập kho là căn cứ để thủ kho ghi vào thẻ kho, trên thẻ kho chỉ ghichỉ tiêu số lượng

lý và thuận tiện cho việc theo dõi nhập – xuất – tồn

Công ty cổ phần Bê tông Hưng Thịnh Mẫu số 01 -VT

Nguyễn Hồng Nhung Lớp: KT3 – K42

24

Ban hành theo QĐ số:15/2006/QĐ - BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)

PHIẾU NHẬP KHO

Ngày 5 tháng 10 năm 2013

Số: 85 Nợ: 152 Có: 331

Họ và tên người giao hàng: Nguyễn Mạnhh Hùng

Theo hợp đồng GTGT số 0025425 ngày 05 tháng 10 năm 2013 của Công ty TNHH vật tư xây dựng Mỹ Hà

Nhập tại kho: công ty

Thực xuất

2.1.4 Thủ tục xuất kho nguyên vật liệu

Căn cứ vào kế hoạch và tiến độ sản xuất sản phẩm Đặc biệt, căn cứvào khối lượng sản phẩm và định mức tiêu hao vật tư, phòng kinh doanh,phòng vật tư chủ động đối chiếu vật tư hiện có trong kho để viết phiếu cấpphát vật tư cho từng đối tượng sử dụng theo số lượng do Giám đốc công tyduyệt, cụ thể thống kê vật tư căn cứ vào nhu cầu của từng đối tượng sản phẩmnhư thiết kế xây dựng bể bơi, làm nền đường

Phiếu yêu cầu cấp vật tư được thủ kho và người nhận hàng ký xác nhậnthực xuất, thực nhận vào phiếu

Phiếu xuất kho 01 liên giao cho thủ kho lưu lại gốc để ghi thẻ, 01 liêngiao cho phòng kế toán, 01 liên giao cho đơn vị nhận hàng

Ví dụ: Ngày 25 tháng 10 năm 2013 bộ phận cung ứng vật tư nhận được

phiếu yêu cầu cấp vật tư của chị Nguyễn Ngọc Minh của công ty yêu cầu cấpmột số vật liệu cho phân xưởng bê tông để phục vụ sản xuất cống bê tông (tạicông trình HTP) như sau:

Nguyễn Hồng Nhung Lớp: KT3 – K42

26

Đơn vị: Công ty cổ phần bê tông

Hưng Thịnh

PHIẾU YÊU CẦU CẤP VẬT TƯ

Ngày 25 tháng 10 năm 2013

Họ và tên người yêu cầu: Nguyễn Ngọc Minh

Bộ phận sử dụng: Phân xưởng bê tông

Lý do: Xuất NVL sản xuất cống (Công trình HTP)

Nguyễn Hồng Nhung Lớp: KT3 – K42

27

Công ty cổ phần Bê tông Hưng Thịnh Mẫu số 02 -VT

Ban hành theo QĐ số:15/2006/QĐ - BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)

PHIẾU XUẤT KHO

Ngày 25 tháng 10 năm 2013

Số: 2355 Nợ: 621 Có: 152

Họ và tên người nhận hàng: Nguyễn Ngọc Minh

Địa chỉ: Cầu giấy – Hà Nội

Lý do xuất: Xuất NVL sản xuất cống tại công trình HTP

Xuất kho tại: công ty

Thực xuất

Định khoản:

Nợ TK 621: 49.260.000

Có TK 152: 49.260.000+ Xi măng: 44.100.000+ Cát vàng: 5.160.000

2.1.5 Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần bê tông Hưng Thịnh

NVL tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh rất đa dạng và phongphú, các nghiệp vụ nhập – xuất diễn ra thường xuyên liên tục Do đó, để hạchtoán một cách có hiệu quả kế toán phải sử dụng hệ thống chứng từ, sổ sáchsao cho hợp lý để có thể quản lý việc nhập xuất một cách chi tiết Hiện tại,Công ty cổ phần bê tông Hưng Thịnh đang áp dụng phương pháp thẻ songsong để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu Việc hạch toán chi tiết được thựchiện giữa thủ kho và kế toán vật tư để phản ánh chính xác, kịp thời, đầy đủtình hình tăng, giảm NVL tại công ty

Sơ đồ 2.1: Trình tự hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo

phương pháp thẻ song song