CHƯƠNG 1: ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BÊ TÔNG HƯNG THỊNH
1.3. Tổ chức quản lý nguyên vật liệu của Công ty cổ phần bê tông Hưng Thịnh
1.3.2. Chức năng, nhiệm vụ các bộ phận liên quan đến kế hoán NVL
Mô hình tổ chức quản lý NVL của công ty cổ phần bê tông Hưng Thịnh như sau:
Sơ đồ 1.2: Sơ đồ mô hình các bộ phận liên quan đến kế toán NVL
Các khâu như lên kế hoạch thu mua, quá trình thu mua, xây dựng định mức, sử dụng, kiểm kê…NVL theo nhu cầu và tráchh nhiệm quản lý, dự trữ NVL được giao cho các bộ phận, cá nhân riêng, có sự phân công, phân nhiệm rõ ràng.
Nguyễn Hồng Nhung Lớp: KT3 – K42
Phòng vật tư
Phòng kế hoạch kĩ
thuật Ban kho
KCS Ban Phó GĐ
sản xuất
Kế toán NVL
14
Phó giám đốc sản xuất
- Trực tiếp điều hành mọi hoạt động sản xuất của công ty và chịu trách nhiệm về hoạt động sản xuất với Hội đồng quản trị và giám đốc. Hoạch định, tổ chức thực hiện, kiểm soát, hoàn thiện hoạt động sản xuất của công ty.
- Xem xét các bản kế hoạch về việc cung ứng, dự trữ NVL khi phòng kế hoạch – kĩ thuật đưa lên có sát với điều kiện thực tế, phù hợp với quy mô công trình. Nếu các kế hoạch đặt ra có tính khả thi và đạt yêu cầu thì giám đốc sẽ kí duyệt để thực hiện kế hoạch trên. Xem xét và quyết định các quy định quản lý, các đề xuất điều động, bổ sung máy móc thiết bị thuộc dây chuyền sản xuất, bảo đảm hoạt động sản xuất được tiến hành hiệu quả; Giám sát, chỉ đạo các bộ phận phân tích hoạt động dây chuyền sản xuất, đề phòng, khắc phục các sự cố bất thường.
- Tham mưu cho Giám đốc trong lĩnh vực quản lý quá trình sản xuất, xem xét duyệt các đề xuất, các phương án hoàn thiện hoạt động sản xuất nhà máy.
Chịu trách nhiệm báo cáo tình hình sản xuất với Giám đốc và đề xuất các phương án cải thiện, nâng cao năng lực sản xuất.
Kế toán NVL
- Tổ chức ghi chép, phản ánh tổng hợp số dữ liệu về tình hình thu mua, vận chuyển bảo quản tình hình nhập, xuất và tồn kho vật liệu, tính giá thực tế của NVL đã mua và nhập kho xí nghiệp, kiểm tra tình hính thực hiện kế hoạch thu mua vật liệu, công cụ dụng cụ về số lượng, chủng loại, giá cả, thời hạn…nhằm bảo đảm cung cấp đầy đủ, kịp thời đúng chủng loại NVL cho quá trình sản xuất kinh doanh.
- Áp dụng đúng đắn các phương pháp hạch toán vật liệu, công cụ dụng cụ, hướng dẫn, kiểm tra các bộ phận kho hàng trong công ty, thực hiện đầy đủ các chế độ hạch toán ban đầu về vật liệu đúng chế độ, đúng phương pháp quy định nhằm
Nguyễn Hồng Nhung Lớp: KT3 – K42
15
đảm bảo sự thống nhất trong công tác kế toán. Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lãnh đạo về nghiệp vụ kế toán trong phạm vi ngành kinh tế quốc dân.
- Kiểm tra việc chấp hành, bảo quản dự trữ và sử dụng vật liệu, phát hiện ngăn ngừa và đề xuất những xử lý NVL thừa, thiếu, ứ đọng, kém chất lượng, tính toán chính xác số lượng về giá trị vật liệu đã tiêu hao vào các đối tượng sử dụng.
- Tham gia kiểm kê, đánh giá lại vật liệu theo quy định của Công ty quy định, lập các báo cáo về NVL phục vụ công tác lãnh đạo, quản lý.
Phòng vật tư
- Phòng vật tư giúp ban lãnh đạo doanh nghiệp nắm được tình hình vật tư để chỉ đạo tiến hành sản xuất.
- Quản lý và tổ chức công tác thực hiện chế độ nguyên vật liệu sẽ tránh được hư hỏng, mất mát. Sử dụng tiết kiệm và có hiệu quả nhằm hạ thấp giá thành, tăng thu nhập tích lũy cho Công ty.
- Thường xuyên cập nhập thông tin NVL, tìm hiểu các văn bản pháp lí liên quan đến NVL để hoàn thiện hơn trong hạch toán.
Ban kho
- Hàng năm căn cứ vào tiến độ cung ứng vật tư do phòng kế hoạch kỹ thuật lập, ban kho (thủ kho) chịu trách nhiệm nhập kho các loại vật tư mua về, khi nhập kho phải cân đo, đong đếm cụ thể. Và ban kho phải kiểm tra các chứng từ yêu cầu nhập/xuất hàng theo đúng quy định và thực hiện nhập, xuất hàng cho các cá nhân liên quan khi có yêu cầu.
- Theo dõi số lượng xuất nhập tồn hàng ngày và đối chiếu với định mức tồn kho tối thiếu. Nếu số NVL tồn kho ít hơn mức tồn kho tối thiểu thì báo với phòng kế hoạch kỹ thuật để có kế hoạch thu mua NVL nhằm tránh được sự ngưng trệ trong khi thực hiện công việc.
Nguyễn Hồng Nhung Lớp: KT3 – K42
16
- Ban kho phải sắp xếp các NVL một cách khoa học, hợp lý, tránh bị ẩm ướt, đổ vỡ…dễ dàng vận chuyển ra khỏi kho khi đem ra sử dụng. Có trách nhiệm kiểm tra số lượng và chất lượng của từng vật tư, bảo quản NVL tránh sự thiếu hụt, mất mát. Phát hiện và ngăn ngừa các ảnh hưởng xấu xảy ra và đề xuất các biện pháp xử lý .
Ban KCS
- Có nhiệm vụ hoạch định hoạt động hệ thống quản trị chất lượng: giám sát, đo lường hệ thống, giám sát đo lường quá trình từ khâu nhập vật tư cho đến quá trình sản xuất và giám sát đo lường sản phẩm;
- Kiểm tra, giám sát hoạt động các phòng ban về mức độ phù hợp đối với hệ thống tài liệu Công ty quy định và tính hiệu quả trong quá trình vận hành của hệ thống;
- Theo dõi, đánh giá việc thực hiện các kế hoạch từng giai đoạn và việc thực hiện mục tiêu chất lượng của công ty;
- Hướng dẫn và đề xuất bổ sung kịp thời các biện pháp giải quyết những bất hợp lý trong cơ chế, nguyên tắc quản lý, quy định…của công ty chưa phù hợp;
- Kiểm nghiệm chất lượng đầu vào đối với các NVL chính như xi măng, đá, cát, thép…theo đúng tiêu chuẩn và quy trình quản lý chất lượng cho Công ty đề ra.
- Sản phẩm của quá trình sản xuất cũng được kiểm định chất lượng chặt chẽ: Bê tông cần được kiểm tra về những mặt:
+ Kiểm tra độ ẩm của cát, đá trước khi trộn
+ Kiểm tra độ sụt của bê tông truớc khi xuất xưởng + Ghi chép báo cáo hàng ngày cụ thể từng hạng mục.
Nguyễn Hồng Nhung Lớp: KT3 – K42
17
Phòng kế hoạch – kỹ thuật
- Trong khâu thu mua: NVL là tài sản dự trữ sản xuất thường xuyên biến động, doanh nghiệp phải thường xuyên tiến hành thu mua nguyên vật liệu để đáp ứng kịp thời cho quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm và các nhu cầu khác của doanh nghiệp. Trong khâu thu mua đòi hỏi phải quản lý về khối lượng cũng như chất lượng, quy cách, chủng loại, giá mua, chi phí mua, việc thực hiện chế độ mua theo đúng tiến độ, thời gian phù hợp với tính hình sản xuất kinh doanh. Phòng kế hoạch – kỹ thuật phải dựa vào kế hoạch sản xuất từng tháng, từng quý để lên định mức thu mua nhằm tránh mua thừa, thiếu vật tư gây lãng phí NVL trong quá trình sử dụng.
- Phòng kế hoạch – kỹ thuật có trách nhiệm chỉ đạo việc thực hiện kế hoạch, kiểm nghiệm chất lượng kỹ thuật, số lượng, đơn giá của từng NVL khi nhập kho vật tư. Khi nhập kho vật tư, dựa vào hóa đơn, biên bản kiểm nghiệm vật tư thì cán bộ vật tư lập phiếu nhập kho. Và khi có phiếu yêu cầu vật tư thì phòng kế hoạch sẽ lập phiếu xuất kho.
- Nhằm quản lý lượng NVL sử dụng cho sản xuất để tiết kiệm NVL thì phòng kế hoạch lập định mức sử dụng vật tư cho từng tổ sản xuất và theo dõi việc thực hiện kế hoạch
Nguyễn Hồng Nhung Lớp: KT3 – K42
18