CHƯƠNG 3: HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BÊ TÔNG HƯNG THỊNH
3.2. Các giải pháp hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần bê tông Hưng Thịnh
Sau một thời gian tìm hiểu thực tế công tác kế toán NVL tại Công ty cổ phần bê tông Hưng Thịnh, em nhận thấy, nhìn chung công tác kế toán tại công ty được thực hiện một cách nền nềp, đảm bảo đúng chế độ hiện hành và phù hợp với điều kiện thực tế của công ty. Tuy vậy, trong bối cảnh nền kinh tế thị trường, để không ngừng nâng cao năng lực cạnh tranh, khẳng định vị thế của mình trên thị trường, đồng thời cũng là để phù hợp với yêu cầu quản lý thì vấn đề kế toán NVL của công ty vẫn cần được xem xét lại để có những biện pháp sửa chữa, khắc phục những bất cập vẫn còn tồn tại.
3.2.1. Về công tác quản lý nguyên vật liệu
- Với nhược điểm nêu trên thì ở công trình cần chuẩn bị nhà kho tạm thời để chứa vật liệu, chuẩn bị chỗ để vật liệu để bảo vệ, thuận tiện cho quá trình thi công, xây dựng công trình, và việc đong đếm cũng phải chặt chẽ hơn, giảm bớt việc thất thoát một cách vô ý không ai chịu trách nhiệm
- Bên cạnh đó, việc lập một biên bản kiểm nghiệm là rất cần thiết, sau khi kiểm nghiệm, thì sẽ lập ra một biên bản kiểm nghiệm để đảm bảo vật tư xuất dùng đúng phẩm chất quy cách.
Nguyễn Hồng Nhung Lớp: KT3 – K42
51
Biểu số 3.1. Mẫu biên bản kiểm nghiệm vật tư
BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ Ngày……..
Số………..
Căn cứ quyết định số…..ngày…../…../…..của ban giám đốc, ban kiểm nghiệm gồm có:
1……….. 2………
3……….. 4………
Đã tiến hành kiểm nghiệm các loại vật tư cụ thể sau:
STT
Mã vật tư và quy cách, phẩm chất
Mã số
Phương thức kiểm
nghiệm
Đơn vị tính
Kết quả kiểm nghiệm
Ghi SL đúng SL sai chú
1 2 3 4
….
Ý kiến của ban kiểm nghiệm:
...
...
...
...
Đại diện kỹ thuật Người nhận Trưởng ban
Nguyễn Hồng Nhung Lớp: KT3 – K42
52
- Trong công tác thu mua vật liệu, các phân xưởng ký hợp đồng mua tại chân công trình, đây là một mặt tốt giảm bớt lượng công việc của nhân viên làm công tác tiếp liệu. Tuy nhiên, có thể về giá cả không được tốt, không thống nhất, cần phải được tham khảo kỹ, cố gắng khai thác nguồn cung cấp có giá hợp lý, chất lượng, khối luợng đảm bảo và chọn các nhà cung cấp có nguồn hàng dồi dào, có thể cung cấp vật tư cho các phân xưởng với thời hạn thanh toán sau. Đảm bảo cho việc thi công xây dựng công trình không bị gián đoạn do thiếu vật tư. Đồng thời với công tác trên, phòng kế toán công ty nên tăng cường hơn nữa công tác kiểm tra, giám sát tới từng công trình về việc dự toán thi công, lập kế hoạch mua sắm, dự trữ nguyên vật liệu, kiểm tra sổ sách, kiểm tra báo cáo nguyên vật liệu, tránh trường hợp vật tư nhập kho lại không đủ chứng từ gốc.
- Công ty nên tăng cường công tác tổ chức quản lý sản xuất, chuẩn bị tốt kế hoạch cung ứng vật tư, triển khai các biện pháp thực hiện kế hoạch đến từng tổ, từng phân xưởng để cán bộ công nhân viên trong công ty hiểu được chủ trương của công ty mà nỗ lực cùng đơn vị phấn đấu hoàn thành tốt kế hoạch được tổng công ty giao phó.
- Tạo sự liên kết, phối hợp và thống nhất giữa các phòng ban trong công ty để tạo ra cách mã hóa NVL thích hợp.
3.2.2. Về tài khoản sử dụng và phương pháp tính giá 3.2.2.1. Về tài khoản sử dụng
Để khắc phục nhược điểm trên, công ty nên sử dụng thêm tài khoản 151 – Hàng hóa đang đi đường vào công tác hạch toán kế toán của mình.
Trong nhiều trường hợp, kế toán mới chỉ nhận hóa đơn nhưng chưa nhận phiếu nhập kho, chính vì vậy, kế toán chưa tiến hành ghi sổ ngay lúc đó, mà
Nguyễn Hồng Nhung Lớp: KT3 – K42
53
kế toán phải đối chiêu với hợp đồng kinh tế và lưu hóa đơn vào hồ sơ “Hàng mua đang đi đường”. Trong kỳ, nếu hàng về nhập kho, kế toán dựa trên hóa đơn mua hàng và phiếu nhập kho để vào sổ TK 152 bình thường. Nếu cuối tháng hàng chưa về nhập kho thì căn cứ vào hóa đơn mua hàng, các chứng từ có liên quan để phản ánh nghiệp vụ này vào TK 151. Mặc dù nghiệp vụ này ít xảy ra nhưng việc sử dụng TK 151 lại rất hữu ích, cho phép theo dõi tình hình thu mua của công ty được chính xác, kịp thời. Tài khoản 151 dùng để phản ánh giá trị hàng hóa, vật tư (NVL) mua ngoài đã thuộc quyền sở hữu của công ty còn đang trên đường vận chuyển, ở bến cảng, bến bãi hoặc đã về công ty nhưng đang chờ kiểm nhận nhập kho.
3.2.2.2. Về phương pháp tính giá
- Công ty nên áp dụng phương pháp tính giá thực tế NVL xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền sau mỗi lần nhập:
+ Công ty nên sử dụng phương pháp này vì phương pháp này có ưu điểm như có thể xác định giá thực tế của NVL hàng ngày, cung cấp thông tin kịp thời. Đặc biệt, phương pháp này rất phù hợp với những công ty áp dụng phần mềm kế toán vào công tác quản lý NVL. Kế toán chỉ cần nhập dữ liệu cho các chứng từ nhập, theo số liệu và đơn giá thực tế hoặc giá trị thực tế của NVL nhập kho, phần mềm sẽ tự tính ra giá thực tế của NVL xuất kho. Còn đối với các chứng từ xuất, kế toán chỉ cần nhập số lượng của NVL xuất kho, phần mềm sẽ tự động tính giá thực tế của NVL xuất kho theo giá tự động mà máy đã tính ra.
+ Khi áp dụng phương pháp bình quân sau mỗi lần nhập, kế toán có thể tính giá thực tế của NVL hàng ngày
Nguyễn Hồng Nhung Lớp: KT3 – K42
54
3.2.3. Về chứng từ và luân chuyển chứng từ
- Cùng với việc tổ chức tiến hành kiểm kê, đánh giá nguyên vật liệu thu hồi, công ty cần cung cấp biểu mẫu chứng từ đi kèm như biên bản dánh giá nguyên vật liệu thu hồi, nhằm đảm bảo công tác kiểm kê thực hiện chính xác và đúng đắn hơn. Việc luân chuyển chứng từ cần quy định rõ ràng thời gian, tránh cho công tác kế toán bị dồn vào cuối kỳ để đảm bảo tính kịp thời và chính xác của thông tin kế toán, giúp chi ban giám đốc có thể có những quyết định đúng đắn
- Trong khi công ty tổ chức thi công nhiều công trình lớn, nhỏ khác nhau tại các địa điểm khác nhau và nhu cầu sử dụng vật tư tại các công trình đó là thường xuyên, do đó, việc theo dõi vật tư xuất dùng hàng ngày theo từng phiếu xuất vật tư ở từng kho công trình lên phòng kế toán công ty là rất khó khăn và phức tạp. Chính vì lẽ đó, phòng kế toán công ty không nên quản lý các phiếu xuất kho ở các công trình, mà dành cho thủ kho của đội công trình đó quản lý, sau đó lập báo cáo gửi về phòng kế toán của công ty sau.
- Công ty nên lập sổ giao nhận chứng từ khi luân chuyển chứng từ giữa các phòng ban. Mỗi khi luân chuyển chứng từ thì các bên giao và nhận chứng từ phải ký nhận vào sổ giao nhận chứng từ. Nếu xảy ra tình trạng mất chứng từ cũng dễ quy trách nhiệm cho đúng người, đúng bộ phận để có biện pháp xử lý. Việc làm này giúp quản lý chặt chẽ chứng từ của Công ty, hơn nữa, cũng nâng cao tinh thần trách nhiệm của cán bộ công nhân viên với việc quản lý chứng từ nói riêng và công việc nói chung. Công ty có thể lập sổ giao nhận chứng từ theo biểu số 3.2. dưới đây:
Nguyễn Hồng Nhung Lớp: KT3 – K42
55
Biểu số 3.2. Mẫu sổ giao nhận chứng từ
SỔ GIAO NHẬN CHỨNG TỪ
Tháng….năm….
STT
Chứng từ Nội dung chứng từ
Nơi nhận chứng từ
Người
nhận Ký tên
Ngày Số
3.2.4. Về sổ kế toán chi tiết
Kế toán chi tiết NVL được áp dụng theo phương pháp thẻ song song.
Qua nghiên cứu tình hình thực tế của Công ty, xét trên các mặt quản lý nói chung về trình độ của kế toán và thủ kho, em nhận thấy là phù hợp, tuy nhiên, việc áp dụng phương pháp này dẫn đến đối chiếu chậm vì mọi công việc đều dồn đến cuối tháng. Do đó, để lãnh đạo công ty nắm được tình hình tăng, giảm NVL, vốn lưu động một cách kịp thời, phòng kế toán nên cập nhật hàng ngày các loại phiếu nhập và phiếu xuất kho thay cho việc cập nhật định kỳ vào giữa và cuối tháng để kế toán vào sổ chi tiết. Nếu để đến cuối tháng mới hạch toán như vậy sẽ gây khó khăn trong việc cung cấp thông tin, báo cáo quyết toán sẽ bị chậm.
Nguyễn Hồng Nhung Lớp: KT3 – K42
56
3.2.5. Về sổ kế toán tổng hợp
Công ty cần lập bảng phân bổ NVL để có thể theo dõi tình hình NVL trong kỳ để phân tích đưa ra kế hoạch sản xuất cho kỳ sau tốt hơn. Theo đó, nguyên vật liệu xuất cho nhu cầu gì thì sẽ được hạch toán vào bộ phận sử dụng tương ứng và ghi tăng chi phí của bộ phận đó. Đến khi cần tập hợp chi phí thì kế toán chỉ cần nhìn vào số liệu của từng tài khoản chi phí và ghi tăng giá trị nguyên vật liệu dùng một cách chính xác và khoa học.
Nguyễn Hồng Nhung Lớp: KT3 – K42
57
Biểu số 3.3. Mẫu bảng phân bổ nguyên vật liệu
Đơn vi: Công ty cổ phần bê tông Hưng Thịnh Mẫu số: 07 - VT
(Ban hành theo QĐ số: 48/2006/QĐ- BTC Ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC) BẢNG PHÂN BỔ NGUYÊN LIỆU, VẬT LIỆU
Tháng ....năm ....
Số: ...
STT
Ghi Có các TK
Đối tượng sử dụng (Ghi Nợ các TK)
Tài khoản 152
Tài khoản
153 Tài
khoản 142
Tài khoản
242 Giá
hạch toán
Giá thực
tế
Giá hạch
toán
Giá thực
tế
A B 1 2 3 4 5 6
1
TK 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang (TK 631 – Giá
thành sản xuất)
2 TK 642 – Chi phí quản lý kinh doanh
3 TK 142 – Chi phí trả trước ngắn hạn
4 TK – 242 Chi phí trả trước dài hạn
5 ...
Cộng
Ngày ...tháng ...năm ...
Người lập biểu Kế toán trưởng
Nguyễn Hồng Nhung Lớp: KT3 – K42
58
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) 3.2.6. Điều kiện thực hiện giải pháp
Để thực hiện được những cải tiến mới trong hoạt động kế toán cần những điều kiện sau:
- Tạo lập và phấn đấu tiến tới hoàn thiện bộ máy quản lý từ Ban giám đốc xuống các phòng ban, phân xưởng, từ đó, tăng cường khả năng giám sát và quản lý một cách chặt chẽ hơn.
- Tăng cường phối hợp giữa các phòng ban lẫn nhau như phòng kế hoạch kỹ thuật, phòng vật tư, phòng hành chính….
- Nâng cao trình độ chuyên môn cũng như kỹ năng sử dụng phần mềm kế toán của cán bộ kế toán.
- Cung cấp các thông tin chi tiết về tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng thứ, từng loại nguyên vật liệu cho yêu cầu quản lý nguyên vật liệu của công ty.
- Phản ánh giá trị nguyên vật liệu một cách xác thực hơn, phù hợp hơn với giá cả của nguyên vật liệu tại thời điểm sử dụng
- Cung cấp kịp thời số liệu để có thể phân tích hiệu quả sử dụng NVL phục vụ cho yêu cầu quản lý NVL nói riêng và công tác kế toán nói chung.
- Nhà nước cùng Bộ tài chính cần thống nhất nghiên cứu đồng bộ hệ thống pháp lý, thay đổi các quy định để phù hợp và gắn liền với thực tiễn tạo điều kiện cho các doanh nghiệp có thể vận dụng chúng một cách linh hoạt vào doanh nghiệp của mình.
Nguyễn Hồng Nhung Lớp: KT3 – K42
59