Chuyên đề thực tập - Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần SUDICO An Khánh

Trong nền kinh tế thị trường, các doanh nghiệp sản xuất muốn tồn tại và phát triển nhất định phải có phương pháp sản xuất kinh doanh phù hợp và hiệu quả. Một quy luật tất yếu trong nền kinh tế thị trường là cạnh tranh, do vậy mà doanh nghiệp phải tìm mọi biện pháp để đứng vững và phát triển trên thương trường, đáp ứng được nhu cầu của người tiêu dùng với chất lượng ngày càng cao. Đó là mục đích chung của các doanh nghiệp sản xuất và ngành xây dựng cơ bản nói riêng. Nắm bắt được thời thế trong bối cảnh đất nước đang chuyển mình trên con đường công nghiệp hoá, hiện đại hoá, với nhu cầu cơ sở hạ tầng, đô thị hoá ngày càng cao. Ngành xây dựng cơ bản luôn luôn không ngừng phấn đấu để tạo những tài sản cố định cho nền kinh tế. Tuy nhiên, trong thời gian hoạt động, ngành xây dựng cơ bản còn thực hiện tràn lan, thiếu tập trung, công trình dang dở làm thất thoát lớn, cần được khắc phục. Trong tình hình đó, việc đầu tư vốn phải được tăng cường quản lý chặt chẽ trong ngành xây dựng cơ bản là một điều hết sức cấp bách hiện nay. Để thực hiện được điều đó, vấn đề trước mặt là cần phải hạch toán đầy đủ, chính xác vật liệu trong quá trình sản xuất vật chất, bởi vì đây là yếu tố cơ bản trong quá trình sản xuất. Nó chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí và giá thành sản phẩm của doanh nghiệp. Chỉ cần một biến động nhỏ về chi phí nguyên vật liệu cũng ảnh hưởng đến giá thành sản phẩm, ảnh hưởng đến lợi nhuận của doanh nghiệp. Điều đó buộc các doanh nghiệp phải quan tâm đến việc tiết kiệm nguyên vật liệu, để làm sao cho một lượng chi phí nguyên vật liệu bỏ ra như cũ mà sản xuất được nhiều sản phẩm hơn, mà vẫn đảm bảo chất lượng, đó cũng là biện pháp đúng đắn nhất để tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp, đồng thời tiết kiệm được hao phí lao động xã hội. Kế toán với chức năng là công cụ quản lý phải tính toán và quản lý như thế nào để đáp ứng được yêu cầu đó. Nhận thức được một cách rõ ràng vai trò của kế toán, đặc biệt là kế toán nguyên vật liệu trong quản lý chi phí của doanh nghiệp. Trong thời gian thực tập tại Công ty Cổ phần SUDICO An Khánh, cùng với sự giúp đỡ của Phòng Kế toán và được sự hướng dẫn tận tình của Cô giáo – ThS. Nguyễn Thị Mỹ. Vận dụng những kiến thức đã tiếp thu được ở trường kết hợp với thực tế về công tác hạch toán nguyên vật liệu ở Công ty Cổ phần SUDICO An Khánh, em xin viết đề tài “Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần SUDICO An Khánh”. Đề tài ngoài phần mở đầu và kết luận có ba chương cơ bản như sau: Chương 1: Đặc điểm và tổ chức quản lý nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần SUDICO An Khánh. Chương 2:Thực trạng kế toán ngnuyên vật liệu tại Công ty Cổ phần SUDICO An Khánh. Chương 3: Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần SUDICO An Khánh. Chuyên đề của em được hoàn thành do sự giúp đỡ của cô giáo – ThS. Nguyễn Thị Mỹ- giảng viên khoa Kế toán trường Đại học Kinh tế quốc dân, cùng đơn vị thực tập và sự nỗ lực của bản thân. Song do trình độ còn hạn chế, thời gian thực tập chưa nhiều nên đề tài này khó tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của các thầy cô giáo. Em xin chân thành cảm ơn!

MỤC LỤC

DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU VIẾT TẮT 3

DANH MỤC BẢNG BIỂU 4

DANH MỤC SƠ ĐỒ 5

LỜI MỞ ĐẦU 6

CHƯƠNG I: ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SUDICO AN KHÁNH 8

1.1 Đặc điểm nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Sudico An Khánh 8

1.1.1 Đặc điểm nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Sudico An Khánh 8

1.1.2 Phân loại Nguyên vật liệu tại Cồng ty Cổ phần Sudico An Khánh 9

1.1.3 Danh mục Nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Sudico An Khánh 10

1.2 Đặc điểm luân chuyển nguyên vật liệu của Công ty Cổ phần Sudico An Khánh 12

1.2.1 Quy trình thu mua nguyên vật liệu 12

1.2.2 Quy trình sử dụng nguyên vật liệu 13

1.2.3 Quy trình bảo quản nguyên vật liệu 13

1.3 Tổ chức quản lý nguyên vật liệu của Công ty Cổ phần Sudico An Khánh 13

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SUDICO AN KHÁNH 16

2.1 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Sudico An Khánh 16

2.1.1 Chứng từ kế toán 17

2.1.2 Thủ tục Nhập- Xuất nguyên vật liệu 17

2.1.2.1 Nhập kho nguyên vật liệu 17

2.1.2.2 Xuất kho nguyên vật liệu 24

2.1.3 Phương pháp kế toán chi tiết 27

2.1.3.2 Kế toán chi tiết tại phòng kế toán 30

2.2 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại công ty Cổ phần Sudico An Khánh 33

2.2.1 Tài khoản sử dụng 33

2.2.2 Kế toán tổng hợp các trường hợp nhập- xuất NVL 34

2.2.3 Quy trình ghi sổ kế toán 40

CHƯƠNG 3: HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SUDICO AN KHÁNH 45

3.1 Đánh giá chung về thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại công ty Cổ phần Sudico An Khánh 45

3.1.1 Những mặt tích cực 45

3.1.2 Những mặt hạn chế 47

3.2 Các giải pháp hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại công ty Cổ phần Sudico An Khánh 49

KẾT LUẬN 60

TÀI LIỆU THAM KHẢO

NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP

NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN

NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN PHẢN BIỆN

DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU VIẾT TẮT

DANH MỤC BẢNG BIỂU

DANH MỤC SƠ ĐỒ

vật liệu nhập kho

17

vật liệu xuất kho

Trong nền kinh tế thị trường, các doanh nghiệp sản xuất muốn tồn tại vàphát triển nhất định phải có phương pháp sản xuất kinh doanh phù hợp và hiệuquả Một quy luật tất yếu trong nền kinh tế thị trường là cạnh tranh, do vậy màdoanh nghiệp phải tìm mọi biện pháp để đứng vững và phát triển trên thươngtrường, đáp ứng được nhu cầu của người tiêu dùng với chất lượng ngày càngcao Đó là mục đích chung của các doanh nghiệp sản xuất và ngành xây dựng cơbản nói riêng

Nắm bắt được thời thế trong bối cảnh đất nước đang chuyển mình trêncon đường công nghiệp hoá, hiện đại hoá, với nhu cầu cơ sở hạ tầng, đô thị hoángày càng cao Ngành xây dựng cơ bản luôn luôn không ngừng phấn đấu để tạonhững tài sản cố định cho nền kinh tế Tuy nhiên, trong thời gian hoạt động,ngành xây dựng cơ bản còn thực hiện tràn lan, thiếu tập trung, công trình dang

mà sản xuất được nhiều sản phẩm hơn, mà vẫn đảm bảo chất lượng, đó cũng làbiện pháp đúng đắn nhất để tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp, đồng thời tiếtkiệm được hao phí lao động xã hội Kế toán với chức năng là công cụ quản lýphải tính toán và quản lý như thế nào để đáp ứng được yêu cầu đó

Nhận thức được một cách rõ ràng vai trò của kế toán, đặc biệt là kế toánnguyên vật liệu trong quản lý chi phí của doanh nghiệp

Trong thời gian thực tập tại Công ty Cổ phần SUDICO An Khánh, cùng với

sự giúp đỡ của Phòng Kế toán và được sự hướng dẫn tận tình của Cô giáo –ThS Nguyễn Thị Mỹ

Vận dụng những kiến thức đã tiếp thu được ở trường kết hợp với thực tế vềcông tác hạch toán nguyên vật liệu ở Công ty Cổ phần SUDICO An Khánh, em

xin viết đề tài “Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần

SUDICO An Khánh”

Đề tài ngoài phần mở đầu và kết luận có ba chương cơ bản như sau:

Chương 1: Đặc điểm và tổ chức quản lý nguyên vật liệu tại Công ty Cổ

Em xin chân thành cảm ơn!

Sinh viên thực hiện

Nguyễn Minh Hoà.

CHƯƠNG I ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG

TY CỔ PHẦN SUDICO AN KHÁNH.

1.1 Đặc điểm nguyên vật liệu tại công ty Cổ phần Sudico An Khánh.

1.1.1 Chủng loại nguyên vật liệu:

Nguyên vật liệu là một yếu tố quan trọng của quá tŕnh sản xuất kinh doanh.Mỗi doanh nghiệp lại có một đặc thù riêng về nguyên vật liệu Tại công ty Cpprphần Sudico An Khánh nguyên vật liệu thường có đặc điểm là cồng kềnh, khốilượng lớn, quy cách phong phú, đa dạng Chẳng hạn: có những vật liệu là sảnphẩm của ngành công nghiệp như: xi măng, sắt,…, lại có những vật liệu là sảnphẩm của ngành lâm nghiệp như: tre, nứa, gỗ làm xà gồ, cốp pha …, có nhữngsản phẩm của ngành khai thác như: cát, đá, sỏi… Bên cạnh đó cũng có loại sửdụng với khối lượng lớn như: xi măng, sắt, thép …, có loại chỉ cần dùng mộtkhối lượng nhỏ như vôi, ve, đinh, ốc, vít

Ngoài sự đa dạng về các loại nguyên vật liệu thì chủng loại quy cách, chấtlượng nguyên vật liệu theo yêu cầu kinh doanh cũng rất phong phú

1.1.2 Phân loại NVL tại Công ty Cổ phần SUDICO An Khánh.

Trong các doanh nghiệp sản xuất, NVL bao gồm rất nhiều loại khác nhau, đặcbiệt là trong ngành xây dựng cơ bản với nội dung kinh tế và tính năng lý hoá họckhác nhau Để có thể quản lý chặt chẽ và tổ chức hạch toán chi tiết tới từng loạivật liệu, phục vụ cho kế hoạch quản trị … cần thiết phải tiến hành phân loạiNVL Trước hết, căn cứ vào nội dung kinh tế, vai trò của chúng trong quá trìnhthi công xây dựng cơ bản, căn cứ vào yêu cầu quản lý của Công ty thì NVLđược chia thành các loại sau :

*Nguyên vật liệu chính: Là những thứ nguyên liệu, vật liệu khi tham gia

vào quá trình sản xuất sẽ là thành phần chủ yếu cấu thành thực thể vật chất củasản phẩm như: Gạch , Đá, Cát , Xi măng , sắt , thép,

* Nguyên vật liệu phụ: Là những thứ vật liệu khi tham gia vào sản xuất

không cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm mà có tác dụng phụ như làmtăng chất lượng sản phẩm, tăng giá trị sử dụng của sản phẩm và tạo điều kiệncho quá trình sản xuất được tiến hành bình thường bao gồm các loại: chất phụgia, Các then chốt , đinh vảy , cầu đấu điện, vôi ve, sơn,

*Nhiên liệu: Là những thứ vật liệu có tác dụng cung cấp nhiệt năng trong

quá trình sản xuất Bao gồm xăng, Dầu Diezen, dầu phụ… dùng để cung cấp chođội xe cơ giới vận chuyển chuyên chở nguyên vật liệu, dùng để chạy máy phátđiện

* Phụ tùng thay thế : Là những chi tiết, phụ tùng máy móc công ty mua về

phục vụ cho việc thay thế các bộ phận của phương tiện vận tải, máy móc thiết

bị, bao gồm: phụ tùng thay thế các loại máy móc, máy cẩu, máy trộn bê tông vàphụ tùng thay thế của xe ô tô như: các mũi khoan, săm lốp ô tô, vòng bi, vòngđệm,

*Phế liệu thu hồi: Bao gồm các đoạn thừa của thép, tre, gỗ không dùng

được nữa, vỏ bao xi măng,

*Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: Bao gồm vật liệu, thiết bị, công cụ,

vật kết cấu dùng cho công tác xây dựng cơ bản như bàn xoa, xẻng, giáo bayphục vụ cho công tác xây dựng

- Công ty bảo quản NVL trong kho, theo mỗi công trình là một kho nhằm giữcho vật liệu không bị hao hụt thuận lợi cho việc tiến hành thi công xây dựng.Các kho bảo quản phải luôn khô ráo, tránh ôxy hoá Riêng các loại cát, sỏi, đá,vôi được đưa thẳng tới công trình

+ Căn cứ vào nguồn gốc của NVL, toàn bộ NVL của Công ty là do muangoài

Việc phân loại này giúp cho công ty quản lý vật liệu dễ dàng hơn, trên cơ sởphân loại đó Công ty theo dõi số lượng của VLC, VLP,…từ đó đưa ra biện pháp

tổ chức quản lý, bảo quản sử dụng tốt hơn

1.1.3 Danh mục nguyên vật liệu:

Do đặc điểm của các công trình xây dựng là khi tiến hành thi công côngtrình cần rất nhiều loại NVL có tính năng, công dụng khác nhau với số lượnglớn Do đó để quản lý chặt chẽ tình hình thu mua, dự trữ cũng như sử dụngNVL, Công ty xây dựng Sổ danh điểm NVL Những vật liệu có tính năng, côngdụng như nhau thì xếp vào cùng một nhóm và đánh mă số cho từng nhóm

SỔ DANH ĐIỂM VẬT LIỆU

- Xây dựng kế hoạch mua hàng: Xây dựng kế hoạch mua hàng giải quyết

bài toán Công ty cần mua gì, số lượng mua bao nhiêu, dự tính mua ở đâu, mua với giá bao nhiêu, Dựa trên cơ sở tính toán đến các yếu tố thuộc về khách hàng, nhà cung cấp,

- Xây dựng kế hoạch mua hàng bao gồm các công việc như:

+ Xác định nhu cầu mua hàng

+ Xác định các chính sách mua hàng và xây dựng các phương án muahàng

Xác định nhu cầu mua hàng là công việc quan trọng nhất trong xây dựng kếhoạch mua hàng

- Tổ chức triển khai mua hàng: Là quá trình tìm kiếm và lựa chọn nhà cung

cấp, tiến hành thương lượng và đặt hàng , triển khai giao nhận và thanh toán hợpđồng mua hàng

+ Phòng Kinh tế- kế hoạch: Có nhiệm vụ lên kế hoạch sản xuất kinh

doanh, tìm kiếm đối tác, mở rộng thị trường tiêu thụ sản phẩm, lựa chọn nhàcung cấp phù hợp Chính vì vậy bộ phận này phải thành thạo những thông tin vềthị trường đầu vào như giá cả, chất lượng, phương thức bán thì mới lựa chọnđược nhà cung cấp phù hợp Trong quá trình mua NVL , những thông tin về thờihạn giao hàng, vận chuyển hàng, số lượng nhiều hay ít là do cán bộ phòng phụtrách nắm bắt

- Sau khi xác định được nhu cầu mua NVL, Phòng kinh tế- kế hoạch sẽ cónhiệm vụ tìm kiếm, lựa chọn nhà cung cấp

- Phòng kinh tế- kế hoạch sẽ lập Hợp đồng mua NVL với nhà cung ứngNVL, thoả thuận các điều khoản về giá cả, phương thức thanh toán,

1.2.2 Quá trình sử dụng NVL.

- Phòng quản lý kỹ thuật : Xem xét kế hoạch và xây dựng định mức tiêu

hao của mỗi loại NVL duyệt yêu cầu xin lĩnh vật tư

+ Nếu NVL có giá trị lớn thì phải qua ban giám đốc Công ty xét duyệt + Nếu NVL xuất định kỳ không cần qua kiểm duyệt của lãnh đạo Côngty.

Xây dựng kế hoạch và định mức sử dụng NVL: bao gồm các công việc

như:

+ Xác định nhu cầu sử dụng của các bộ phận, phòng ban

+ Dự toán chi phí NVL

1.2.3 Quá trình bảo quản NVL.

+ Bộ phận kho: Quy định về xếp dỡ các loại NVL Căn cứ vào điều kiện

kho bãi và yêu cầu sản xuất, tổ chức bảo quản NVL đầu vào của Công ty trongquá trình nhập xuất

+ NVL mua về sẽ được nhập vào kho, theo mỗi công trình là một khonhằm giữ cho vật liệu không bị hao hụt thuận lợi cho việc tiến hành thi công xâydựng Các kho bảo quản phải luôn khô ráo, tránh ôxy hoá Riêng các loại cát,sỏi, đá, vôi được đưa thẳng tới công trình

1.3 Tổ chức quản lý nguyên vật liệu của Công ty Cổ phần Sudico An Khánh.

Công tác quản lý Nguyên vật liệu:

- Để đáp ứng yêu cầu quản lý vật liệu tại đơn vị, Công ty phải phân côngngười hay bộ phận chiụ trách nhiệm giữ gìn bảo quản

- Sau khi phòng kinh tế - kế hoạch lên kế hoạch mua NVL để cung cấp kịpthời giao cho công trình theo đúng tiến độ thi công NVL mua về nhập kho đãđược giao cho các kho bãi của công trình chịu trách nhiệm bảo quản

- Công ty bảo quản NVL trong kho, theo mỗi công trình là một kho nhằmgiữ cho vật liệu không bị hao hụt thuận lợi cho việc tiến hành thi công xây dựng

Vì vậy, các kho bảo quản phải khô ráo, tránh ô xy hoá NVL, các kho có thể chứacác chủng loại vật tư giống hoặc khác nhau Riêng các loại cát, sỏi, đá vôi được

hao hụt, hợp lý trong quá trình vận chuyển bảo quản dựa trên kế hoạch sản xuất

do phòng Kinh tế - kế hoạch đưa ra

- Ở khâu thu mua: Phải quản lý chặt chẽ về khối lượng, chất lượng, quy

các, chủng loại, giá mua và chi phí mua cũng như việc thực hiện kế hoạch muatheo đúng tiến độ thời gian phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh của Côngty

- Ở khâu sử dụng: Công ty tuân thủ việc sử dụng hợp lý, đúng mục đích,

tiết kiệm trên cơ sở định mức tiêu hao, dự toán chi phí nhằm giảm chi phí, hạ giáthành, tăng lợi nhuận cho Công ty

- Để đáp ứng được những yêu cầu quản lý kế toán NVL kể trên, Công ty đãthực hiện tốt những nhiệm vụ sau đây:

thiểu cho từng loại nguyên liệu, vật liệu

- Tổ chức tốt kho tàng, bến bãi, trang bị đầy đủ các phương tiện cân đong,

đo, đếm thực hiện đúng chế độ bảo quản đối với từng loại vật liệu, tránh hưhỏng, mất mát, hao hụt, đảm bảo an toàn là một trong các yêu cầu quản lý vậtliệu

+ Ghi chép, phản ánh kịp thời số hiện có và tình hình luân chuyển củanguyên vật liệu cả về giá trị và hiện vật Tính toán đúng trị giá vốn thực tế củanguyên vật liệu nhập kho, xuất kho theo phương pháp nhập trước, xuất trướcnhằm cung cấp thông tin kịp thời, đầy đủ, chính xác phục vụ cho yêu cầu lập cácbáo cáo tài chính và quản lý doanh nghiệp

+ Kiểm tra tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch về mua NVL, kếhoạch sử dụng NVL cho sản xuất

+ Tổ chức kế toán NVL phù hợp với phương pháp kế toán hàng tồnkho, cung cấp thông tin, phục vụ lập báo cáo tài chính và phân tích hoạt độngkinh doanh

Đối với mỗi cá nhân, phòng ban trong công ty đều nắm giữ những nhiệm vụ,vai trò khác nhau trong vấn đề quản lý NVL Cụ thể:

+ Phòng quản lý kỹ thuật : Xây dựng định mức tiêu hao NVL đồng thời

còn có nhiệm vụ kiểm tra chất lượng NVL đầu vào

+ Phòng Kinh tế- kế hoạch: Có kế hoạch sản xuất, tìm kiếm nhà cung

ứng NVL

+ Phòng Tài chính Kế toán: Chức năng chính là thu nhận, xử lý các

thông tin một cách chính xác, kịp thời về tình hình hiện có của NVL

+ Bộ phận kho: Quy định về xếp dỡ các loại NVL Căn cứ vào điều kiện

kho bãi và yêu cầu sản xuất, tổ chức bảo quản NVL đầu vào của Công ty trongquá trình nhập xuất

CHƯƠNG II THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ

Theo chế độ chứng từ kế toán, ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ- BTCngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính, các chứng từ kế toán về NVLbao gồm các chứng từ hướng dẫn sau:

- Phiếu nhập kho (Mẫu 01- VT)

- Phiếu xuất kho (Mẫu 02- VT)

- Biên bản kiểm nghiệm vật tư sản phẩm hàng hoá (Mẫu 03- VT)

- Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ ( Mẫu 04- VT)

- Biên bản kiểm kê vật tư sản phẩm hàng hoá (Mẫu 05- VT)

- Bảng kê mua hàng (Mẫu 06-VT)

- Bảng phân bổ nguyên vật liệu ( Mẫu 07- VT)

Mọi chứng từ kế toán về vật tư, hàng hoá phải được tổ chức luân chuyểntheo trình tự hợp lý, do kế toán trưởng quy định phục vụ cho việc hạch toán ghichép và tổng hợp số liệu kịp thời của các bộ phận cá nhân có liên quan

Ký vào hợp đồng Xuất NVL

theo hợp

Nhập kho NVL

+

Chi phí vận chuyển bốc dỡ (nếu có)

 Trường hợp bên bán vận chuyển NVL Cho Công ty thì giá thực tế nhập kho chính là giá mua ghi trên hoá đơn (Giá mua chưa có thuế GTGT)

Ví dụ: Trên phiếu nhập kho số 01 ngày 01/11/2011 Nguyễn Quang Huynhập vào kho vật liệu chính ( Kho vật tư số 01) theo hoá đơn số 0093751 ngày01/11/2011 của Công ty xi măng Nam Sơn là 100 tấn, Đơn giá chưa thuế GTGTlà: 1.412.500VNĐ/ Tấn Thuế GTGT 10%

→ Giá NVL nhập kho = 100 × 1.412.500 = 141.250.000 VNĐ

 Trường hợp NVL do đội xe vận chuyển của Công ty thực hiện thì giá thực tế nhập kho chính là giá ghi trên hoá đơn cộng với chi phí vận chuyển.

Ví dụ: Trên phiếu nhập kho số 05 ngày 08/11/2011, Nguyễn Quang Huynhập vào kho vật tư số 01 là 150 tấn xi măng PCB30 theo hoá đơn số 0093752ngày 06/11/2011 của Công ty xi măng Nam Sơn Giá thực tế nhập kho của ximăng PCB30 là 214.875.000 VNĐ Trong đó ghi trên hoá đơn là 211.875.000VNĐ và chi phí vận chuyển là 3.000.000 VNĐ

Theo quy định tất cả các vật liệu khi về đến công ty đều phải làm thủ tụckiểm nhận và nhập kho

Vai trò của từng người trong Công ty về việc nhập kho NVL

- Phòng kinh tế- kế hoạch: Khi nhận được “Hoá đơn GTGT” của người

bán gửi tới hoặc của nhân viên mua vật tư đem về Công ty, sẽ đối chiếuvới kế hoạch thu mua để giải quyết

+ Trưởng phòng kinh tế- kế hoạch: Trước khi nhập kho vật liệu phải tiến

hành lập” Biên bản kiểm nghiệm vật tư”, kiểm tra về số lượng, chất lượng, quy

cách, phẩm chất vật tư

+ Căn cứ vào hoá đơn, giấy báo nhận hàng ban vật tư lập phiếu nhập vật

tư thành hai bản, người phụ trách kí vào hai bản đó rồi chuyển xuống cho Thủkho để làm căn cứ nhập NVL

+ Hoá đơn người bán hàng được chuyển cho kế toán thanh toán để làmthủ tục thanh toán với người bán

- Thủ kho: Căn cứ vào PNK, tiến hành kiểm nhận vật tư nhập kho, ghi số

lượng thực nhập và cùng với người bán hàng kí vào hai liên Nếu pháthiện thừa, thiếu NVL khi nhập kho hoặc không đúng quy cách phẩm chấtcủa NVL đó thì Thủ kho báo cho phòng Kinh tế- kế hoạch biết để giảiquyết Nếu có sự khác biệt lớn về chất lượng và số lượng của NVL giữahoá đơn và thực nhập thì phải lập biên bản kiểm nghiệm

Phiếu nhập kho chia làm 3 liên:

Liên 1: Lưu tại phòng kế toán

Liên 2: Giao cho cán bộ vật tư

Liên 3: Giao cho thủ kho để theo dõi số lượng làm cơ sở đối chiếu với kếtoán vật liệu

Phiếu nhập kho phải có đầy đủ chữ ký của đơn vị, kế toán trưởng và thủkho thì mới hợp lệ

Nội dung của phiếu nhập kho là theo dõi số tiền và số lượng vật tư

và làm thủ tục nhập kho ngay trên cơ sở hoá đơn GTGT mua hàng

- Trường hợp hàng về chưa có hoá đơn, cán bộ mua vật tư phải sử dụng

mẫu “ Phiếu đề nghị nhập kho” dùng cho trường hợp hàng về chưa có hoá đơn

làm chứng từ nhập kho Mẫu này phải được sự ký duyệt của giám đốc, phòng kếtoán, thủ kho Trường hợp cán bộ vật tư không lập “phiếu đề nghị nhập kho”cho trường hợp hàng về không có hoá đơn, thủ kho không được phép cho vật tưhàng hoá vào kho Thủ tục này tuy quản lý được vật liệu nhập vào chặt chẽnhưng lại quá nguyên tắc, nếu cán bộ vật tư chưa thể lập phiếu đề nghị nhập khohoặc phiếu đề nghị nhập kho chưa có đầy đủ chữ ký phê duyệt thì nguyên vậtliệu sẽ bị ảnh hưởng trực tiếp cả về quá trình nhập cũng như việc bảo quản chất

lượng nguyên vật liệu “ Phiếu đề nghị nhập kho” được lập theo mẫu sau:

Biểu số 01:

PHIẾU ĐỀ NGHỊ NHẬP KHO

Ngày tháng năm

Kính gửi: Phòng Kinh tế- kế hoạch Công ty Cổ phần Sudico An Khánh.

- Tên tôi là: Địa chỉ ( Bộ phận )

- Đề nghị: Phòng Kinh tế- kế hoạch cho nhập kho vật tư theo yêu cầu sau:

tính

Số lượng Lý do

nhập

Người đề nghị Phòng kinh tế- kế hoạch

( Ký, ghi rõ họ tên ) ( Ký, ghi rõ họ tên )

Minh hoạ quá trình nhập kho NVL tại Công ty

Biểu số 02:

GIẤY ĐỀ NGHỊ MUA VẬT TƯ

Ngày 30 tháng 10 năm 2011

Kính gửi: Phòng Kinh tế- Kế hoạch Công ty Cổ phần Sudico An Khánh

- Tên tôi là: Nguyễn Quang Huy

- Đề nghị mua vật tư theo yêu cầu sau:

Biểu số: 03 HOÁ ĐƠN GTGT Mẫu số: 01GTGT-3LL Ngày 01/11/2011 Ký hiệu: AB/2011B Liên 2 (giao cho khách hàng) Số : 0093751

Đơn vị bán hàng: Công ty Xi măng Hoàng Thạch

Địa chỉ: TT Minh Tân-Kinh Môn –Hải Dương

Điện thoại: 0320.3821.092 MS: 0800342771

Họ và tên người mua hàng: Nguyễn Quang Huy

Tên đơn vị : Công ty Cổ phần Sudico An Khánh

Địa chỉ: Khu Đô thị mới Nam An Khánh, An Khánh, Hoài Đức, Hà Nội

Số tài khoản: 45010000214096 Mã số thuế: 0500579226

Hình thức thanh toán: Tiền mặt

Thành tiền(VNĐ )

Công ty Cổ phần Sudico An Khánh

Bộ phận: Kho Công ty

Số: 01

Họ và tên người giao hàng: Nguyễn Minh Thư

Theo HĐ số 0093751 ngày 01 tháng 11 năm 2011của Công ty XM Hoàng

chứngtừ

Thực nhập

Đơn vị thi công Thủ kho Kế toán

Nhu cầu xuất

Phiếu xuất kho

Tính giá NVL xuất kho

Để xác định trị giá vốn thực tế của NVL, Công ty áp dụng phương pháp “Giá thực tế đích danh” Các loại NVL thuộc lô hàng nào thì được tính giá theođơn giá mua thực tế của lô hàng đó

Ví dụ:

Theo đơn giá xuất vật tư Xi măng PCB30 ở PXK số 01 ngày 05/11/2011 Xuất cho Nguyễn Văn Sâm thi công xây dựng công trình: Nhà liền kề Khu đô thị mớiNam An Khánh yêu cầu số lượng xuất là 50 tấn Ximăng PCB30 Theo chứng từ

số 0093751 ngày 01/11/ 2011 Xi măng PCB30 được nhập theo giá

1.412.500 VNĐ/ Tấn Vậy thực tế xuất kho xi măng được tính như sau:

Giá thực tế xuất = 1.412.500 × 50 = 70.625.000 VNĐ

Minh hoạ quá trình xuất kho NVL tại Công ty.

Biểu số 05:

GIẤY ĐỀ NGHỊ CẤP VẬT TƯ

Ngày 05 tháng 11 năm 2011

Kính gửi: Phòng kinh tế- kế hoạch Công ty Cổ phần Sudico An Khánh.Tên tôi là: Phạm Tấn Thành

Đề nghị : Cấp vật tư theo yêu cầu sau:

vị

Số lượng

Mục đích sử dụng

trình Nhà liền

kề Khu đô thịNam An Khánh

Người yêu cầu Phụ trách bộ phận sử dụng Phòng KT-KH

2.1.3 Phương pháp kế toán chi tiết.

Công ty hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp thẻ song song

Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn

+ Ở kho: Ghi chép về mặt số lượng.

+ Ở phòng Kế toán: Ghi chép cả số lượng và giá trị từng loại nguyên vật liệu

Trình tự ghi chép:

- Ở kho: Hàng ngày, thủ kho căn cứ vào PNK, PXK ghi số lượng nhập –xuất – tồn của từng nguyên vật liệu vào Thẻ kho Mỗi thẻ kho chỉ ghi cho mộtloại nguyên vật liệu

- Tại phòng kế toán: Định kỳ 3 ngày kế toán xuống kho kiểm tra việc ghichép của thủ kho và ký vào sổ giao nhận chứng từ với thủ kho để nhận chứng từ

Căn cứ vào chứng từ đã nhận kế toán ghi vào sổ chi tiết nguyên vật liệu Định

kỳ, căn cứ vào số chi tiết kế toán lập “Bảng tổng hợp Nhập- xuất – tồn choNVL

2.1.3.1 Kế toán chi tiết NVL tại kho.

Thủ kho dùng thẻ kho để theo dõi tình hình biến động của từng thứ nguyênvật liệu về mặt hiện vật, nhằm xác định căn cứ cho việc tồn kho dự trữ nguyênvật liệu, đồng thời cũng xác định được trách nhiệm vật chất của thủ kho

Mỗi thẻ kho dùng để ghi chép cho một thứ nguyên vật liệu Thẻ kho dophòng kế toán lập ra và ghi các chỉ tiêu: Tên, nhãn hiệu, quy cách, đơn vị tính,

mã số nguyên vật liệu, sau đó giao cho thủ kho để ghi chép hàng ngày

Hàng ngày khi có nghiệp vụ nhập xuất NVL phát sinh sau khi thực hiệncông việc nhập kho (xuất kho), thủ kho sẽ ghi số lượng thực nhập ( thực xuất )vào phiếu nhập kho ( phiếu xuất kho) Căn cứ vào các phiếu nhập, phiếu xuất(liên 2), thủ kho ghi số lượng thực nhập ( thực xuất ) vào thẻ kho, cuối ngày thủkho tính ra số lượng tồn kho NVL để ghi chép vào cột “tồn” của thẻ kho Cácphiếu nhập kho, phiếu xuất kho sau khi được sử dụng để ghi vào thẻ kho sẽđược thủ kho bảo quản để giao cho kế toán làm căn cứ ghi sổ kế toán

Biểu số 07: THẺ KHO

Ngày lập thẻ :30/11/2010

Mẫu số S12 – DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/ QĐ - BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC)

CÔNG TY CỔ PHẦN SUDICO AN KHÁNH

Khu đô thị mới Nam An Khánh, An Khánh,

Hoài Đức, Hà Nội.

Tên kho: Kho vật tư số 01 – Kho nguyên vật liệu chính

Tên, nhãn hiệu quy cách vật tư: Xi măng PCB30

Ngày xuất nhập

nhận của KT

300

2.1.3.2 Kế toán chi tiết NVL tại phòng kế toán.

Hàng tuần hoặc 3 ngày, nhân viên kế toán xuống kho để kiểm tra việc ghichép của thủ kho, đồng thời ký xác nhận vào thẻ kho và nhận các PNK, PXK vềphòng kế toán Ở phòng kế toán, kế toán vật tư kiểm tra chứng từ và hoàn chỉnhnốt chỉ tiêu giá trị trên các PNK, PXK

- Đối với PNK, kế toán căn cứ vào hoá đơn GTGT (của người bán ), cácchứng từ liên quan khác ( ví dụ: chứng từ vận chuyển ) để tính ra “đơn giá” và

- Đối với PXK, để giúp cho việc tính toán đơn giá cho từng PXK được đơngiản, kế toán sử dụng chỉ tiêu số lượng trên PXK để ghi vào sổ chi tiết NVL và

từ sổ chi tiết NVL tính ra đơn giá xuất, tổng giá trị xuất của mỗi loại NVL xuấtkho Căn cứ vào đơn giá xuất trên sổ chi tiết NVL, kế toán tính ra “đơn giá” và

“thành tiền” trên PXK

Để có thể quản lý chi tiết NVL cả về hiện vật và giá trị, phòng kế toán của công

ty đã sử dụng sổ chi tiết NVL Các sổ chi tiết này được mở chi tiết cho từng thứNVL, cơ sở để ghi sổ là các PNK, PXK và sổ chi tiết của kỳ trước

TỔNG HỢP NHẬP- XUẤT- TỒN Kho: KCT- Kho Công ty