3.4.1. Nӝi dung thông tin
Nӝi dung thông tin mӝt trong nhӳng khâu cѫ bҧn và quan trӑng nhҩt cӫa quá trình thӵc hiӋn thông tin trong quҧn trӏ. Nhӳng nӝi dung chӫ yӃu thѭӡng là:
- Thông tin ÿ̯u vào: Tình hình nguyên vұt liӋu, máy móc thiӃt bӏ, thӏ trѭӡng, tình hình cҥnh tranh.
- Thông tin ÿ̯u ra: Tình hình kӃt quҧ kinh doanh.
- Thông tin ph̫n h͛i: Thông tin vӅ phҧn ӭng cӫa nhân viên, ngѭӡi thӵc hiӋn, quá trình thӵc hiӋn, vӅ phҧn ӭng cӫa ÿӕi thӫ cҥnh tranh.
- Thông tin v͉ môi tr˱ͥng qu̫n tr͓: Tình hình môi trѭӡng kinh doanh (pháp luұt, chính sách, thӡi tiӃt, khí hұu v.v...).
- Thông tin v͉ các ÿ͙i t˱ͫng qu̫n tr͓: Thông tin vӅ nhân sӵ, sҧn phҭm, marketing, tài chính, chҩt lѭӧng v.v...
- Thông tin v͉ k͇t qu̫ qu̫n tr͓: Thông tin vӅ lӧi nhuұn, năng suҩt hiӋu quҧ, thӏ phҫn, cҥnh tranh v.v...
- Thông tin v͉ ho̩t ÿ͡ng qu̫n tr͓: Thông tin vӅ quá trình ra quyӃt ÿӏnh, hoҥch ÿӏnh, tә chӭc...
Nhìn chung nӝi dung thông tin trong quҧn trӏ thѭӡng ÿѭӧc xác ÿӏnh bӣi mөc tiêu và nhu cҫu vӅ thông tin cӫa nhӳng ngѭӡi muӕn hay sӁ sӱ dөng nó. ĈӇ xây dӵng nӝi dung thông tin trong quҧn trӏ mӝt cách khoa hӑc ngѭӡi ta cNJng thѭӡng phҧi tuân thӫ nhӳng yêu cҫu chung sau ÿây:
- Ngҳn gӑn - Chính xác - Mҥch lҥc - Rõ ràng - Ĉҫy ÿӫ - Khách quan
Qui trình xây dӵng nӝi dung thông tin trong quҧn trӏ thѭӡng ÿѭӧc thӵc hiӋn theo nhӳng bѭӟc dѭӟi ÿây:
- Xác ÿӏnh mөc tiêu
- Xác ÿӏnh nhӳng yêu cҫu cѫ bҧn vӅ nӝi dung - Chuҭn bӏ tѭ liӋu
- Phác thҧo sѫ bӝ nӝi dung - Xem xét ÿánh giá
- Sӱa chӳa và hoàn chӍnh 3.4.2. Hình thӭc thông tin
Con ngѭӡi gӱi và nhұn thông tin thông qua các ký hiӋu, tín hiӋu và nhѭ vұy con ngѭӡi tiӃp nhұn thông tin cNJng phҧi thông qua các hình thӭc thông tin cө thӇ cӫa các ký hiӋu, tín hiӋu ÿó. Khҧ năng tiӃp nhұn thông tin cӫa ngѭӡi trong các hoҥt ÿӝng vӅ quҧn trӏ phө thuӝc rҩt nhiӅu vào các hình thӭc thông tin ÿѭӧc sӱ dөng. Nhӳng hình thӭc thông tin chӫ yӃu trong quҧn trӏ thѭӡng là bҵng lӡi nói, chӳ viӃt, ký ám hiӋu, văn bҧn, ÿiӋn thoҥi, thѭ tín... Muӕn lӵa chӑn hình thӭc thông tin nào là có hiӋu quҧ ngѭӡi ta thѭӡng căn cӭ vào hiӋu quҧ truyӅn thông và hiӋu quҧ kinh doanh, vào khҧ năng cӫa doanh nghiӋp, căn cӭ
vào bҧn chҩt, ѭu nhѭӧc ÿiӇm cӫa tӯng hình thӭc, căn cӭ vào nӝi dung và tính bҧo mұt... cӫa các hình thӭc thông tin.
Giӳa nӝi dung và hình thӭc thông tin có nhӳng mӕi quan hӋ chһt chӁ, ÿó là quan hӋ hai mһt cӫa mӝt quá trình, bә sung hӧp tác cùng nhau trong quá trình truyӅn thông. Hình thӭc cҫn phù hӧp vӟi nӝi dung, hình thӭc phҧi ÿa dҥng phong phú, sinh ÿӝng mӟi chuyӇn tҧi hӃt nӝi dung.
3.4.3. Vҩn ÿӅ nhiӉu trong hӋ thӕng thông tin
Mӝt nguyên nhân quan trӑng làm ҧnh hѭӣng tӟi chҩt lѭӧng cӫa thông tin trong hӋ thӕng là vҩn ÿӅ nhiӉu trong quá trình truyӅn tin.
NhiӉu thông tin là hiӋn tѭӧng thông tin tӯ nguӗn tӟi nѫi nhұn bӏ sai lӋch, méo mó. Có ba nguyên nhân dүn ÿӃn nhiӉu là:
- Nhi͍u v̵t lý: Do sӵ cӕ kӻ thuұt gây ra hoһc do ҧnh hѭӣng cӫa môi trѭӡng. ĈӇ khҳc phөc nhiӉu này có thӇ dùng các biӋn pháp kӻ thuұt.
- Nhi͍u ngͷ nghƭa: Do các hiӋn tѭӧng ngôn ngӳ gây ra nhѭ các tӯ ÿӗng âm dӏ nghƭa, dӏ nghƭa ÿӗng âm, các khái niӋm chѭa thӕng nhҩt hoһc mҳc lӛi văn phҥm.
- Nhi͍u thc dͭng: Do các hiӋn tѭӧng xã hӝi gây ra. Tin cӫa ngѭӡi phát và ngѭӡi nhұn có mӝt mӕi quan hӋ vӅ lӧi ích. Ĉây là nguyên nhân thѭӡng xuyên và rҩt khó khҳc phөc.
Khi xây dӵng hӋ thӕng thông tin cҫn phҧi sӱ dөng nhiӅu biӋn pháp ÿӗng bӝ nhѭ: Giáo dөc, kӻ thuұt, tә chӭc, hành chính, kinh tӃ...
ÿӇ khҳc phөc tӕi ÿa nhiӉu gây ra cho thông tin.
3.4.4. Nhӳng trӣ ngҥi trong thông tin liên lҥc
Ĉӕi vӟi tҩt cҧ các nhà quҧn trӏ coi viӋc trӣ ngҥi trong thông tin liên là mӝt trong nhӳng vҩn ÿӅ quan trӑng. Vҩn ÿӅ trӣ ngҥi có thӇ là do mӝt sӕ nguyên nhân sau:
- Thi͇u ho̩ch ÿ͓nh: ViӋc thông tin liên lҥc tӕt ít xҧy ra mӝt cách ngүu nhiên, bҳt ÿҫu viӋc nói hay viӃt mà không có sӵ hoҥch ÿӏnh, suy
- Gi̫ thuy͇t không rõ ràng: Có nhӳng giҧ thuyӃt tuy rҩt quan trӑng, là cѫ sӣ cho viӋc thông báo nhѭng lҥi thѭӡng bӏ bӓ qua mà không có thông tin liên lҥc. Mӝt khách hàng có thӇ giӳ mӝt thông báo là sӁ thăm mӝt nhà máy cӫa ngѭӡi ÿӏnh bán. Lúc ÿó có thӇ giҧ thuyӃt rҵng ngѭӡi bán sӁ ÿón ngѭӡi mua ӣ sân bay, ÿһt mӝt phòng ӣ khách sҥn, bӕ trí xe cӝ và ÿѭa ra xem xét toàn bӝ chѭѫng trình tҥi nhà máy.
ThӃ nhѭng ngѭӡi bán có thӇ giҧ ÿӏnh khách hàng này ÿӃn thành phӕ chӫ yӃu ÿӇ dӵ mӝt ÿám cѭӟi và sӁ ghé thăm qua nhà máy. Nhӳng giҧ ÿӏnh này không ÿѭӧc làm rõ ӣ cҧ hai phía ngѭӡi mua và ngѭӡi bán có thӇ dүn ÿӃn lúng túng và mҩt thiӋn chí.
- M̵p mͥ ngͷ nghƭa: Mӝt trӣ ngҥi khác vӟi hiӋu quҧ thông tin liên lҥc là do mұp mӡ vӅ ngӳ nghƭa, mӝt cách cӕ ý hay vô tình. Mӝt quҧng cáo nói “chúng tôi bán rҿ” là có ý mұp mӡ. Nó làm nҧy sinh câu hӓi: Rҿ hѫn cái gì? các tӯ ngӳ có thӇ gӧi lên nhӳng nhұn thӭc và hành ÿӝng khác nhau.
- Truy͉n ÿ̩t thông tin và ghi nh̵n kém: Trong khâu truyӅn ÿҥt thông tin qua nhiӅu nҩc trung gian, thông tin càng ngày càng trӣ nên kém chính xác. Sӵ ghi nhұn thông tin kém là mӝt vҩn ÿӅ nghiêm trӑng, vì nó có thӇ làm cho các quyӃt ÿӏnh ÿѭӧc ban hành kém chính xác. Mӝt nghiên cӭu cho thҩy rҵng các nhân viên chӍ giӳ lҥi ÿѭӧc 50%
lѭӧng thông tin mà hӑ nhұn ÿѭӧc và cҩp trên chӍ giӳ lҥi ÿѭӧc 60%.
ĈiӅu này cho thҩy khá rõ vӅ sӵ cҫn thiӃt phҧi lһp lҥi thông tin và sӱ dөng nhiӅu lӋnh thông tin hѫn. Do ÿó thông tin thѭӡng ÿѭӧc dùng ít nhҩt hai kênh ÿӇ thông tin liên lҥc vӅ cùng mӝt thông báo.
- Ít l̷ng nghe và ÿánh giá v͡i: Có nhiӅu ngѭӡi nói nhѭng ít ngѭӡi nghe trong mӝt cuӝc thҧo luұn sӁ làm cho nhӳng ngѭӡi xung quanh không hiӇu ÿѭӧc chӫ ÿӅ nào cҧ. Vҩn ÿӅ này có nhiӅu lý do, có thӇ là do ngѭӡi nói ÿang muӕn trình bày nhӳng vҩn ÿӅ cӫa riêng hӑ, hay hӑ muӕn tҥo ra mӝt ҩn tѭӧng tӕt ÿӕi vӟi các thành viên khác cӫa nhóm, thay vì lҳng nghe các cuӝc ÿàm thoҥi có trұt tӵ.
Trong các cuӝc ÿàm luұn viӋc lҳng nghe ÿòi hӓi phҧi có sӵ chú ý, kӹ luұt và tӵ giác, nhѭng cNJng có ngѭӡi không chú ý ngѭӡi trình bày
mà chӍ chú trӑng tұp trung vào sӵ ÿánh giá vӝi vã cái ngѭӡi khác nói.
Nhӳng ngѭӡi này chú trӑng ÿӃn phán xét, tán thành hay không tán thành ÿiӅu ÿang ÿѭӧc nói tӟi, hѫn là cӕ gҳng ÿӇ hiӇu ÿѭӧc nӝi dung trình bày cӫa diӉn giҧ.
Không tin cұy, ÿe dӑa và sӧ hãi: Sӵ không tin cұy, ÿe dӑa và sӧ hãi sӁ phá hӓng thông tin liên lҥc. Trong mӝt môi trѭӡng chӭa ÿӵng nhӳng yӃu tӕ này, bҩt cӭ thông tin liên lҥc nào cNJng sӁ ÿѭӧc xem xét vӟi sӵ hoài nghi. Sӵ không tin cұy có thӇ là kӃt quҧ cӫa hành vi không thích hӧp cӫa cҩp trên, hoһc có thӇ do các kinh nghiӋm trong quá khӭ và cҩp dѭӟi ÿã bӏ trӯng phҥt do sӵ thông báo chân thӵc cho lãnh ÿҥo các thông tin chính xác, nhѭng không ÿѭӧc ѭa chuӝng. Tѭѫng tӵ, khi có sӵ ÿe dӑa dù có thӵc hay tѭӣng tѭӧng ngѭӡi ta có xu hѭӟng kín ÿáo hѫn, trӣ nên phòng thӫ hѫn và bóp méo thông tin. ĈiӅu cҫn thiӃt là mӝt bҫu không khí tin cұy, nó tҥo thuұn tiӋn cho sӵ thông tin liên lҥc cӣi mӣ và chân thӵc.
Không có ÿӫ thӡi gian: Mөc ÿích cӫa thông tin liên lҥc là phҧn ánh sӵ thay ÿәi có thӇ liên quan thӵc sӵ ÿӃn các nhân viên. Nhӳng thay ÿәi vӅ thӡi gian, ÿӏa ÿiӇm, loҥi hình và trұt tӵ công viӋc, hay nhӳng thay ÿәi vӅ sӵ sҳp ÿһt theo nhóm, hay theo kӻ năng ÿѭӧc sӱ dөng. Mӝt sӕ thông tin cho thҩy sӵ cҫn thiӃt tăng cѭӡng ÿào tҥo ÿiӅu chӍnh nghӅ nghiӋp, hoһc sҳp xӃp chӭc vө. Nhӳng thay ÿәi tác ÿӝng ÿӃn con ngѭӡi bҵng nhiӅu cách khác nhau, và có thӇ cҫn có thӡi gian ÿӇ tѭ duy thông qua toàn bӝ ý nghƭa cӫa mӝt thông báo. Bӣi vұy, ÿӇ có hiӋu quҧ, ÿiӅu quan trӑng là không nên áp ÿһt sӵ thay ÿәi trѭӟc khi con ngѭӡi có ÿӫ thӡi gian ÿiӅu chӍnh nhӳng mһt có liên quan vӟi sӵ thay ÿәi ÿó.