Thông tin chính là nhӳng hiӇu biӃt vӅ tӵ nhiên, vӅ con ngѭӡi và xã hӝi; vӅ nhӳng sӵ kiӋn diӉn ra trong không gian, thӡi gian; là nhӳng dӵ ÿoán, dӵ kiӃn, kӃ hoҥch... là nhӳng gì mà con ngѭӡi cҫn biӃt cho hoҥt ÿӝng cӫa mình.
Mӛi loҥi thông tin có nhӳng tính chҩt riêng. Có nhӳng thông tin nӝi dung chұm thay ÿәi theo thӡi gian (nhà xѭӣng, thiӃt bӏ, máy móc...), có nhӳng thông tin nӝi dung thay ÿәi hàng ngày (lѭӧng sҧn phҭm ÿã sҧn xuҩt, ÿã tiêu thө...).
3.1.1. Khái niӋm
Thông tin qu̫n tr͓ là ṱt c̫ nhͷng tin tͱc n̫y sinh trong quá trình cNJng nh˱ trong môi tr˱ͥng qu̫n tr͓ và c̯n thi͇t cho vi͏c ra quy͇t ÿ͓nh ho̿c ÿ͋ gi̫i quy͇t m͡t v̭n ÿ͉ nào ÿó trong ho̩t ÿ͡ng qu̫n tr͓ t͝
chͱc.
Tҫm quan trӑng cӫa thông tin ÿѭӧc chӍ ra bӣi sӕ lѭӧng thӡi gian mà con ngѭӡi dành ÿӇ giao tiӃp tҥi nѫi làm viӋc. Mӝt nghiên cӭu cho thҩy rҵng nhӳng ngѭӡi công nhân sҧn xuҩt tham gia giao tiӃp, thông tin trong khoҧng 16 ÿӃn 46 lҫn trong mӝt giӡ. ĈiӅu này nghƭa là hӑ thông tin vӟi nhӳng ngѭӡi khác tӯ hai ÿӃn bӕn phút, mӝt lҫn. Nghiên cӭu này còn chӍ ra trách nhiӋm vӅ thông tin cӫa ngѭӡi lãnh ÿҥo và ÿòi hӓi hӑ phҧi thông tin và nhұn thông tin nhiӅu hѫn. Nhӳng ngѭӡi lãnh ÿҥo cҩp thҩp nhҩt dành khoҧng 20% ÿӃn 50% thӡi gian cӫa hӑ trong thông tin bҵng lӡi nói. NӃu bao gӗm cҧ thông tin bҵng văn bҧn thì sӕ lѭӧng thӡi gian tăng lên tӯ 29% ÿӃn 64%. Mӝt sӕ nhà quҧn trӏ cҩp trung và cҩp cao dành khoҧng 89% thӡi gian cӫa hӑ ÿӇ thông tin bҵng lӡi nói, hoһc gһp gӥ hoһc qua ÿiӋn thoҥi. Nhӳng nghiên cӭu khác các nhà quҧn lý dành ít nhҩt 70% ÿӃn 80% thӡi gian cӫa hӑ trong thông tin qua lҥi giӳa các cá nhân, và hҫu hӃt các thông tin này là bҵng lӡi nói và tѭѫng tác trӵc diӋn.
Thông tin ÿѭӧc xem là mҥch máu cӫa tә chӭc; nó gҳn nhӳng bӝ phұn phө thuӝc cӫa tә chӭc lҥi vӟi nhau. Tә chӭc là mӝt hӋ thӕng әn ÿӏnh cӫa các hoҥt ÿӝng nѫi con ngѭӡi cùng làm viӋc vӟi nhau ÿӇ ÿҥt tӟi nhӳng mөc tiêu chung thông qua thӭ bұc cӫa các vai trò và viӋc phân công lao ÿӝng.
Mӑi hoҥt ÿӝng trong lƭnh vӵc kinh doanh nói chung và quҧn trӏ nói riêng ÿӅu cҫn có thông tin và theo quan ÿiӇm quҧn trӏ hiӋn ÿҥi.
Cҫn phҧi chú ý các ÿһc ÿiӇm cӫa thông tin là:
- Thông tin là nhӳng tin tӭc cho nên nó không thӇ sҧn xuҩt ÿӇ dùng dҫn ÿѭӧc.
- Thông tin phҧi thu thұp và xӱ lý mӟi có giá trӏ.
- Thông tin càng cҫn thiӃt càng quý giá.
- Thông tin càng chính xác, càng ÿҫy ÿӫ, càng kӏp thӡi càng tӕt.
ĈӇ xây dӵng mô hình thông tin quҧn trӏ trong mӛi tә chӭc có hiӋu quҧ thì thѭӡng ngѭӡi ta có thӇ lӵa chӑn mӝt trong nhӳng kiӇu mô hình sau:
- Mô hình thông tin tұp trung: trong mô hình này tҩt cҧ các thông tin ÿӃn và ÿi ÿӅu ÿѭӧc gom vӅ mӝt ÿҫu mӕi là trung tâm thông tin.
- Mô hình thông tin trӵc tiӃp: trong mô hình tә chӭc này thông tin gӱi ÿi và nhұn vӅ ÿӅu ÿѭӧc thӵc hiӋn trӵc tiӃp giӳa bên gӱi và bên nhұn.
- Mô hình thông tin phân tán: là mô hình thông tin ÿѭӧc tұp trung thu thұp và xӱ lý theo tӯng ÿѫn vӏ thành viên mӝt.
- Mô hình thông tin kӃt hӧp: là mô hình kӃt hӧp các kiӇu tә chӭc thông tin theo ba cách ӣ trên.
Mӛi mô hình thông tin ÿӅu có nhӳng ѭu và nhѭӧc ÿiӇm và ÿiӅu kiӋn áp dөng riêng cӫa nó. Chính vì vұy mӛi tә chӭc phҧi lӵa chӑn mô hình thông tin phù hӧp và có hiӋu quҧ nhҩt cho mình.
3.1.2. Vai trò cӫa thông tin
Vai trò hӃt sӭc quan trӑng cӫa thông tin trong quҧn trӏ thӇ hiӋn rҩt rõ ӣ nhӳng phѭѫng diӋn sau:
3.1.2.1. Vai trò trong vi͏c ra quy͇t ÿ͓nh
Ra quyӃt ÿӏnh là mӝt công viӋc phӭc tҥp, khó khăn và hӃt sӭc quan trӑng cӫa các nhà quҧn trӏ. ĈӇ ra ÿѭӧc mӝt quyӃt ÿӏnh ÿúng ÿҳn các nhà quҧn trӏ cҫn rҩt nhiӅu thông tin. Thông tin ӣ ÿây sӁ giúp cho các nhà quҧn trӏ giҧi quyӃt ÿúng ÿҳn và có hiӋu quҧ các vҩn ÿӅ sau:
- Nhұn thӭc vҩn ÿӅ cҫn phҧi ra quyӃt ÿӏnh.
- Xác ÿӏnh cѫ hӝi, và các mӕi hiӇm nguy trong kinh doanh.
- Xác ÿӏnh các cѫ sӣ, tiӅn ÿӅ khoa hӑc cҫn thiӃt ÿӇ ra quyӃt ÿӏnh.
- Lӵa chӑn các phѭѫng án.
3.1.2.2. Vai trò trong ho̩ch ÿ͓nh, t͝ chͱc, lãnh ÿ̩o, ÿi͉u hành và ki͋m soát
Trong các lƭnh vӵc tә chӭc, hoҥch ÿӏnh, lãnh ÿҥo, ÿiӅu hành và kiӇm soát, thông tin có vai trò cӵc kǤ quan trӑng trên các phѭѫng diӋn sau:
- Nhұn thӭc vҩn ÿӅ;
- Cung cҩp dӳ liӋu;
- Xây dӵng các phѭѫng án;
- Giҧi quyӃt vҩn ÿӅ;
- Uӕn nҳn và sӱa chӳa các sai sót, lӋch lҥc;
- KiӇm soát.
3.1.2.3. Vai trò trong phân tích, d báo và phòng ngͳa rͯi ro Trong các hoҥt ÿӝng sҧn xuҩt và kinh doanh ӣ mӛi doanh nghiӋp viӋc phòng ngӯa rӫi ro có mӝt tҫm quan trӑng ÿһc biӋt. ĈӇ phòng ngӯa rӫi ro có hiӋu quҧ thì thông tin lҥi có mӝt ý nghƭa hӃt sӭc lӟn lao trong các lƭnh vӵc sau:
- Phân tích.
- Dӵ báo.
- Xây dӵng phѭѫng án phòng ngӯa rӫi ro.