312010 21396 Đỗ Thị Phương Thảo BỘ GIÁO DỤC & ĐÀO TẠO UEH UNIVERSITY TRƯỜNG KINH DOANH UEH KHOA QUẢN TRỊ TIỂU LUẬN CUỐI KỲ MÔN QUẢN TRỊ CHẤT LƯỢNG Giảng viên hướng dẫn Nguyễn Hoàng Kiệt Lớp học phần 2[.]
Trang 1BỘ GIÁO DỤC & ĐÀO TẠO UEH UNIVERSITY TRƯỜNG KINH DOANH UEH KHOA QUẢN TRỊ
TIỂU LUẬN CUỐI KỲ MÔN: QUẢN TRỊ CHẤT LƯỢNG
Tp.Hồ Chí Minh , tháng 4 năm 2022
Trang 2MỤC LỤC
1 Đối tượng và phạm vi phân tích
3 Lợi ích khi áp dụng phương pháp 5S 4
5 Điều kiện để áp dụng thành công 8
1 Phân tích điều kiện bên ngoài 9
2 Kế hoạch triển khai chi tiết quy trình 5S 10
5 Đề xuất giải pháp cải thiện môi trường làm việc hiệu quả 13
Trang 3LỜI MỞ ĐẦU
“Trong bối cảnh nền kinh tế đầy biến động cùng với sự ảnh hưởng nặng nề từ tình hình dịch COVID 19 phức tạp, các doanh nghiệp đang gặp rất nhiều khó khăn và lâm vào tình trạng khủng hoảng Hàng loạt doanh nghiệp phải ngừng hoạt động sản xuất kinh doanh và tuyên bố phá sản Do vậy, việc tìm ra giải pháp giúp các doanh nghiệp này có thể phục hồi lại sau khủng hoảng cũng như đứng vững trên thị trường là vô cùng thiết yếu Trên thế giới có rất nhiều phương pháp quản lý tiên tiến giúp các doanh nghiệp nâng cao hiệu quả sản xuất, chất lượng sản phẩm Trong đó, quản trị tinh gọn là một phương pháp rất hữu ích, giúp các doanh nghiệp loại bỏ lãng phí, nâng cao năng lực cạnh tranh của mình Quản trị tinh gọn bao gồm các công cụ, phương pháp nhỏ khác nhau nhưng 5S được xem là nền tảng của việc áp dụng tinh gọn trong hệ thống sản xuất của các doanh nghiệp Thực hành tốt 5S chính là bước đầu của việc áp dụng các hoạt động cải tiến năng suất và chất lượng (Ho và cộng sự, 1995) Được giới thiệu đầu tiên tại Nhật Bản bởi Osada, 5S là từ viết tắt của 5 từ tiếng Nhật: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke (Osada, 1991 và Ho, 1997) Sau đó, các doanh nghiệp Nhật Bản bắt đầu biết và áp dụng 5S nhằm loại bỏ các loại lãng phí trong sản xuất và duy trì
vệ sinh trong doanh nghiệp Trong những năm tiếp theo, 5S được lan truyền sang các nước châu Âu, châu Mỹ và châu Á Khi du nhập vào Việt Nam, 5S được gọi là Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ, Săn sóc, Sẵn sàng (Phan Chí Anh, 2008) Theo các nhà nghiên cứu trên thế giới, 5S được xem như một cách tích cực giúp các công ty nâng cao việc giữ gìn vệ sinh và bảo vệ môi trường, tạo môi trường làm việc an toàn và có hệ thống (O'HEocha, 2000) Thực hiện 5S cũng được coi là bước đầu tiên trong việc áp dụng các hệ thống, phương pháp như Quản lý Chất lượng Toàn diện (TQM), Duy trì Năng suất Tổng thể (TPM) và Sản xuất tinh gọn (Ho và cộng sự, 1995; Ho và Fung, 1995) Như vậy, 5S
là một công cụ rất hữu hiệu giúp các doanh nghiệp loại bỏ lãng phí, cải thiện chất lượng sản phẩm
và nâng cao năng suất.”
TỔNG QUAN
1 Đối tượng và phạm vi phân tích
- Đối tượng nghiên cứu là những vấn đề lý luận và thực tiễn của 5s tại Công ty TNHH Điện
Lực ( Phong kiểm định mô tơ, P tổ chức lao động, P điều độ, P kỹ thuật, P kinh doanh)
- Phạm vi nghiên cứu:
+ Về nội dung: Nghiên cứu công tác áp dụng – thực hiện mô hình 5s và đưa một số giải pháp nhằm cải thiện 5s tại Công ty
Trang 4+ Về không gian: Nghiên cứu các nội dung trên tại Công Ty Điện Lực.
+ Về thời gian: Nghiên cứu công tác áp dụng – thực hiện mô hình 5s từ khi công ty bắt đầu áp dụng vào năm 2011 đến 2014 và đưa một số giải pháp có ý nghĩa trong giai đoạn trước mắt
2 Phương pháp thực hiện
- Quan sát bằng trực quan
- Thu thập từ nguồn dữ liệu thứ cấp
3 Mục tiêu nghiên cứu
Hiểu rõ tình trạng áp dụng quy trình 5S của công ty cũng như đề xuất phương hướng giải quyết cho những mặt hạn chế con tồn tại của công ty
CÁC VẤN ĐỀ LÝ LUẬN
1 Khái niệm 5S
5S là một hệ thống tổ chức không gian để công việc có thể được thực hiện cách hiệu quả và
an toàn Trọng tâm của hệ thống 5S là đảm bảo mọi dụng cụ đều được đặt vào đúng chỗ, giữ cho nơi làm việc sạch sẽ - qua đó giúp mọi người làm việc dễ dàng, nhanh chóng và an toàn hơn
Thuật ngữ 5S xuất phát từ năm từ tiếng Nhật:
● Seiri: Sàng lọc
● Seiton: Sắp xếp
● Seiso: Sạch sẽ
● Seiketsu: Săn sóc
● Shitsuke: Sẵn sàng
Mỗi chữ S đại diện cho một phần của quy trình năm bước - nhằm mục tiêu cải thiện chức năng tổng thể của doanh nghiệp
a Sàng lọc (Seiri)
Trang 5“Seiri hay Sàng lọc có nghĩa là phân loại, tổ chức các vật dụng theo trật tự Đây là bước đầu
tiên các doanh nghiệp cần làm trong thực hành 5S Nội dung chính trong S1 là phân loại, loại bỏ những vật dụng không cần thiết ở nơi làm việc, chỉ nên giữ lại những thứ cần thiết cho công việc.”
Như vậy, thực hiện S1 sẽ giúp các doanh nghiệp loại bỏ lãng phí trong việc tìm kiếm vật dụng và xây dựng môi trường làm việc an toàn hơn
b Sắp xếp (Seiton)
“Seiton hay Sắp xếp, có nghĩa là sắp xếp mọi thứ gọn gàng và có trật tự Sau khi đã loại bỏ
các vật dụng không cần thiết thì công việc tiếp theo là tổ chức các vật dụng con lại một cách hiệu quả theo tiêu chí dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy và dễ trả lại Sắp xếp ngăn nắp nghĩa là biết dụng cụ nào, tư liệu nào cần thiết cho công việc Điều quan trọng là cần tạo nên các hệ thống lưu trữ có hiệu quả mà không bỏ qua điều kiện an toàn và chất lượng Như vậy cần phải bố trí, sắp đặt từng vật theo chức năng sử dụng.”
Mỗi vật dụng cần thiết sẽ được sắp xếp vào một vị trí nhất định và duy nhất, từ đó tạo nên môi trường làm việc an toàn, tiết kiệm thời gian di chuyển và thuận tiện cho người sử dụng chúng
c Sạch sẽ (Seiso)
“Sạch sẽ hay Seiso có nghĩa là vệ sinh nơi làm việc và giữ gìn nơi làm việc sạch sẽ Giữ gìn
sạch sẽ được thực hiện thông qua việc tổ chức vệ sinh tổng thể và vệ sinh hàng ngày máy móc, vật dụng, và khu vực làm việc Cần phải quét dọn rác, bụi bẩn, lau sàn mà phải lau sạch máy móc thiết
bị bởi vì việc này cũng giúp ta kiểm tra trạng thái hoạt động của chúng, biết chỗ nào khô dầu bôi trơn, chi tiết nào lỏng cần phải vặn chặt, phát hiện sớm các chi tiết hoạt động bất thường Ngoài vệ sinh cơ bản, Sạch sẽ con liên quan đến việc thực hiện bảo trì thường xuyên đối với các thiết bị và máy móc Điều này giúp doanh nghiệp phát hiện các vấn đề rủi ro và ngăn ngừa sự cố Đây sẽ là cơ
sở giúp giảm lãng phí thời gian, ngăn ngừa suy giảm lợi nhuận do công việc bị gián đoạn Mặt khác môi trường làm việc sạch sẽ đảm bảo nâng cao chất lượng, độ chính xác của dây chuyền sản xuất.”
Do đó, sạch sẽ hướng tới cải thiện môi trường làm việc, giảm thiểu rủi ro, tai nạn, đồng thời nâng cao độ chính xác của máy móc thiết bị (do ảnh hưởng của bụi bẩn)
d Săn sóc (Seiketsu)
“Seiketsu hay Săn sóc là luôn săn sóc, giữ gìn nơi làm việc luôn sạch sẽ, thuận tiện và có
năng suất bằng cách liên tục thực hiện Seiri, Seiton, Seiso Mục tiêu của săn sóc là duy trì các hoạt động 3S lâu dài, chứ không phải là phong trào nhất thời Do vậy, xác định các quá trình cần thiết để đảm bảo tính chính xác là vô cùng cần thiết để duy trì thành quả của các hoạt động trước đó.”
Trang 6e Sẵn sàng (Shitsuke)
“Sẵn sàng hay Shitsuke là huấn luyện mọi người có ý thức, thói quen thực hiện các quy định
5s ở nơi làm việc Đây là hoạt động quan trọng nhất, nó chi phối chỉ đạo 4S con lại Sẵn sàng bắt đầu từ việc thay đổi tư duy và nhận thức về 4S, tư duy về cắt bỏ lãng phí thông qua áp dụng 4S là cần thiết, hữu ích cho doanh nghiệp Ngoài ra, Sẵn sàng con giúp rèn luyện, tạo nên một thói quen,
nề nếp, tác phong cho người lao động khi thực hiện S4 Mục tiêu chính của S5 là đào tạo mọi người tuân theo thói quen làm việc tốt, giám sát nghiêm ngặt nội quy tại nơi làm việc và luôn hướng tới cải thiện việc thực hiện 5S trong doanh nghiệp; từ đó nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh.”
2 Mục đích của phương pháp 5S
“Phương pháp 5S của Nhật Bản ra đời với mục đích chính cơ bản nhất là tăng cường hiệu quả công việc - với trọng tâm chính là cải tiến môi trường làm việc Điều này có thể đạt được bằng cách tổ chức sắp xếp logic, các công cụ và vật liệu được đặt ở các vị trí thuận tiện cho các đối tượng cần dùng đến và phù hợp với tần suất sử dụng.”Không gian sẽ được làm sạch thường xuyên Ngoài
ra phương pháp này con mang lại một số lợi ích khác như:
● Xây dựng ý thức cải tiến cho mọi người tại nơi làm việc
● Đảm bảo sức khỏe cho nhân viên, tạo không khí làm việc hiệu quả, nâng cao năng suất làm việc
● Xây dựng tinh thần đồng đội giữa mọi người
● Phát triển vai tro lãnh đạo của cán bộ lãnh đạo và cán bộ quản lý thông qua các hoạt động thực tế
● Xây dựng cơ sở để đưa vào các kỹ thuật cải tiến
3 Lợi ích khi áp dụng phương pháp 5S
Áp dụng phương pháp 5S có thể mang lại rất nhiều lợi ích khác nhau:
● Quản lý thời gian tốt hơn: “Loại bỏ những vật dụng không cần thiết, sắp xếp lại các dụng cụ quan trọng sẽ giúp loại bỏ tình trạng đồ lộn xộn Người lao động sẽ phải dành ít thời gian hơn để tìm những đồ dùng cần thiết - thay vào đó, họ có thể tập trung làm việc hiệu quả hơn.”
Trang 7● Ít lãng phí không gian: “Bằng cách bỏ bớt những đồ dùng cần thiết, bạn sẽ có được không gian để chứa những vật dụng hữu ích hơn Việc tận dụng tối đa không gian làm việc và nguồn lực sẽ góp phần tối đa hóa lợi nhuận doanh nghiệp.”
● Giảm tỷ lệ thương tật: “Thường xuyên sắp xếp và dọn dẹp sẽ góp phần giảm bớt nguy cơ tai nạn khi người lao động di chuyển tìm đồ.”
● Giảm thời gian không sử dụng thiết bị: “Khi các công cụ và thiết bị được giữ sạch sẽ, kiểm tra thường xuyên và sử dụng đúng cách, quá trình bảo trì sẽ trở nên đơn giản hơn nhiều và các hỏng hóc lớn có thể được ngăn chặn hoàn toàn.”
● Cải thiện tính nhất quán và chất lượng:“Việc tiêu chuẩn hóa quy trình làm việc giúp giảm thiểu đáng kể sai sót và cải thiện năng suất làm việc Trên thực tế, nhiều doanh nghiệp đánh giá rất cao tầm quan trọng của ứng dụng quy trình 5S trong quản lý chất lượng.”
● Nâng cao tinh thần nhân viên:“Khi nguyên tắc 5S được áp dụng hiệu quả, người lao động sẽ nhận thấy rằng đóng góp của họ được coi trọng Từ đó, họ sẽ cảm thấy tự hào về công việc của mình và quan tâm đóng góp cho công ty.”
● Chi phí sản xuất hợp lý: “Chi phí sẽ giảm do làm tốt công tác quản lý hàng tồn kho Việc kiểm soát tốt hàng tồn kho con giúp doanh nghiệp xác định được số lượng sản phẩm cần sản xuất trong thời gian tới Từ đó có thể tránh việc lãng phí chi phí mua nguyên liệu chưa dùng đến.”
4 Quy trình triển khai áp dụng
a Bước 1: “ Chuẩn bị
● Ban lãnh đạo cần hiểu rõ tư tưởng và lợi ích của việc áp dụng 5S đến doanh nghiệp của mình
● Tham khảo kinh nghiệm triển khai 5S từ các đơn vị thành công trước đó
● Những cam kết thực hiện 5S
● Doanh nghiệp tiến hành thành lập ban chỉ đạo 5S
● Phân công người có kinh nghiệm và trách nhiệm về hoạt động 5S
● Đào tạo người có trách nhiệm chính và các thành viên hướng dẫn thực hiện.”
b Bước 2: “ Xây dựng kế hoạch nhiệm vụ của ban 5S
● Bổ nhiệm Trưởng ban, Phó ban, Thư ký, các cán bộ quản lý chủ chốt tại từng bộ phận
● Phân công trách nhiệm của từng cá nhân một cách rõ ràng
● Thiết lập cách thức triển khai 5S tại từng bộ phận
Trang 8● Có chính sách huy động sự tham gia của 100% cán bộ công nhân viên trong đơn vị.”
c Bước 3: “ Thông báo chính thức của lãnh đạo
● Ban lãnh đạo đưa ra thông báo chính thức về việc thực hiện chương trình 5S
● Ban bố mục tiêu của chương trình 5S cho tất cả mọi người
● Công bố thành lập ban chỉ đạo thực hiện, phương hướng triển khai, phân công nhóm, cá nhân chịu trách nhiệm đối với từng khu vực cụ thể
● Tạo ra các công cụ tuyên truyền và quảng bá trong công ty như biểu ngữ, áp phích, bản tin…
● Tổ chức đào tạo về các nội dung cơ bản của 5S cho mọi người.”
d Bước 4: Thực hiện 5S
4.1.“Thực hiện “Sàng lọc”
● Thống kê toàn bộ hồ sơ, tài liệu, vật dụng, máy móc, thiết bị và chọn ra những hồ sơ, tài liệu, vật dụng, máy móc, thiết bị không cần thiết
● Vứt bỏ những thứ không có giá trị và không sử dụng khỏi cơ sở
● Thanh lý, bán lại những thứ không dùng nhưng vẫn con giá trị
● Tìm cách tái sử dụng những thứ không có giá trị nhưng lại tốn tiền để loại bỏ.”
4.2 Thực hiện “Sắp xếp”
“Bố trí lại vị trí của các hồ sơ, tài liệu, vật dụng, máy móc, thiết bị vẫn có giá trị sử dụng theo mức
độ sử dụng Cụ thể:
● Những thứ thường xuyên sử dụng thì để gần nơi sử dụng, gần người cần sử dụng
● Những thứ thỉnh thoảng mới dùng thì đặt xa nơi sử dụng hơn
● Những thứ không dùng tới hoặc chưa dùng tới nhưng phải giữ lại thì xếp vào kho lưu trữ có nhãn dán nhận diện rõ ràng.”
4.3 Thực hiện “Sạch sẽ”
● Có kế hoạch tổng vệ sinh định kỳ toàn cơ sở:“Vẽ sơ đồ mặt bằng cơ sở, kể cả khu vực bao quanh bên ngoài; Phân chia những khu vực công như cầu thang, hành lang, nhà ăn, nhà để
xe, nhà vệ sinh,… cho từng nhóm chịu trách nhiệm vệ sinh và quản lý; Trang bị các dụng cụ
vệ sinh cần thiết và bàn giao cho các nhóm; Phát lệnh tổng vệ sinh trên toàn cơ sở.”
● Tạo bầu không khí thi đua sôi nổi, hứng khởi trong đơn vị, lãnh đạo, cán bộ trong đơn vị phải làm gương cho nhân viên
Trang 9● Giao mỗi cá nhân tự giữ gìn vệ sinh nơi làm việc của mình:“Sắp xếp bàn làm việc, tư trang
cá nhân ngăn nắp, gọn gàng; Kiểm tra vệ sinh trước và sau giờ làm việc; Lau dọn sàn nhà, máy móc, thiết bị sạch sẽ.”
● Tìm ra nguyên nhân gây mất vệ sinh và có biện pháp phong ngừa bụi bẩn
4.4.“Thực hiện “Săn sóc”
● Ban hành các văn bản trong đó nêu rõ quy trình thực hiện các bước “Sàng lọc”, “Sắp xếp”,
“Sạch sẽ”
● Thiết lập các thang đo, tiêu chí đánh giá, phân loại nhãn mác
● Quy định trách nhiệm cụ thể của cá nhân, phong, ban, bộ phận
● Có cơ chế theo dõi, kiểm tra, giám sát thực hiện
● Tổ chức thi đua giữa các bộ phận, phong ban trong việc thực hiện 5S
● Tuyên dương, khen thưởng những cá nhân, nhóm có thành tích nổi bật, sáng tạo khi áp dụng
mô hình 5S
● Xử lý các trường hợp vi phạm theo các cấp độ từ nhẹ đến nặng.”
4.5 Thực hiện “Sẵn sàng”
Thông qua việc duy trì đào tạo và các hành động thực tiễn để hình thành thói quen thực hành 5S tại
cơ sở
Mỗi cán bộ công nhân viên tại đơn vị cần tự giác và chủ động trong việc tuân thủ các quy định, kế hoạch, chính sách đã ban hành
e Bước 5: Thực hiện Seiri, Seiton và Seiso hàng ngày
● Thường xuyên loại bỏ những thứ không cần thiết Tận dụng chỗ làm việc hiệu quả hơn
● Luôn tìm cách và thực hiện cải tiến địa điểm và phương pháp lưu giữ để giảm tối thiểu thời gian tìm kiếm và lấy ra
● Lập thời khóa biểu và thực hiện vệ sinh hàng ngày để tạo ra một môi trường thoải mái đảm bảo sức khỏe
● Huy động mọi người phát huy sáng kiến cải tiến tại chỗ làm việc
● Luyện tập Seiketsu:
–“Khi thực hiện đúng các hoạt động Seiri, Seiton, Seiso, nơi làm việc trở nên sạch sẽ và ngăn nắp Điều này được gọi là Seiketsu (Săn sóc) Để duy trì và nâng cao 5S nên sử dụng các phương pháp hiệu quả sau:
● Ban lãnh đạo đánh giá hoạt động 5S
Trang 10● Tạo ra sự thi đua giữa các phong ban về 5S.
● Tạo ra sự thi đua giữa các công ty về 5S
● Luyện tập Shitsuke:
● Gặp gỡ mọi người với nụ cười thân thiện
● Chịu khó lắng nghe
● Làm việc nhiệt tình và luôn tìm cách cải tiến
● Luyện tập phong cách luôn xem mình là thành viên của một tổ chức có uy tín
● Giữ nơi làm việc luôn sạch sẽ và ngăn nắp
● Tuân thủ nghiêm ngặt quy định an toàn.”
f Bước 6:“Đánh giá định kỳ 5S
● Các hoạt động 5S cần được duy trì thường xuyên và nâng cao Để khuyến khích duy trì và nâng cao các hoạt động này cần có các hoạt động đánh giá Nội dung công tác đánh giá bao gồm:
● Lập kế hoạch đánh giá và khuyến khích hoạt động 5S
● Cán bộ đánh giá thường xuyên hoạt động 5S
● Phát động phong trào thi đua giữa các phong ban về hoạt động 5S
● Trao thưởng định kỳ cho nhóm và cá nhân thực hiện tốt 5S.”
g Bước 7: “ Tuyên dương, khen thưởng
● Tuyên dương các bộ phận xuất sắc làm ví dụ điển hình cho việc triển khai tốt 5S
● Trao thưởng bằng khen, cờ thi đua, cúp hoặc phần thưởng cho đơn vị xuất sắc của tháng và đơn vị xuất sắc của năm
● Mục đích là nhằm ghi nhận những cố gắng, nỗ lực của các thành viên, đồng thời xây dựng môi trường thi đua sôi nổi tại cơ sở.”
5 Điều kiện để áp dụng thành công
Việc áp dụng phương pháp 5S mang lại nhiều lợi ích cho các doanh nghiệp, tuy nhiên việc
áp dụng thành công hay không con cần đến nhiều yếu tố tiên quyết khác:
● Lãnh đạo luôn cam kết và hỗ trợ: Điều kiện tiên quyết cho sự thành công khi thực
hiện 5S là sự hiểu biết và ủng hộ của lãnh đạo trong việc hình thành các nhóm công tác và chỉ đạo thực hiện Bởi người lãnh đạo sẽ là người hoạch định kế hoạch, đưa ra chiến lược thực hiện và là người quyết định cuối cùng cũng như là người ảnh hưởng trực tiếp đến nhân viên Việc người lãnh đạo hiểu rõ về phương pháp 5S sẽ giúp cho
họ đưa ra được kế hoạch triển khai 5S một cách hoàn hảo nhất Ngoài ra người lãnh đạo phải là người ủng hộ và biết thúc đẩy nhân viên của mình thực hiện