1.3. Trình bày nội dung bài thuyết trình
1.3.2. Trình bày phần thân bài
Có bốn phương pháp trình bày cơ bản; (1) Đọc từ bản thảo, (2) Đọc thuộc lòng, (3) Nói tùy hứng; và (4) Nói ứng biến.
Đọc tù bản thảo•
Có một số bài nói bất buộc phải đọc từng từ từng từ một theo bản thảo đã được chuẩn bị kĩ lưỡng từ trước. Ví dụ như tuyên cáo về tôn giáo cùa Giáo hoàng, một báo cáo của kĩ sư trong hội nghị
KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH
chuyên ngành hay thông điệp cùa Tổng thống gửi Quốc hội. Trong những trường hợp này, sự chính xác tuyệt đối là hết sức cần thiêt.
Mỗi từ trong diễn văn sẽ được phân tích ti mi bởi báo chí, đồng nghiệp hay thậm chí là kẻ thù. Trong bối cảnh ngoại giao, một sai sót hay hiểu lầm nhỏ trong bài nói có thể dẫn đến tranh chấp hay thảm họa quốc tế.
Thời gian cũng là một nhân tổ ảnh hưởng đến phưcmg pháp đọc bản thảo. Trong các chiến dịch tranh cử, các chính trị gia thường vận động trên phương tiện thông tin đại chủng. Họ phải trả một khoản tiền không nhò nên sự dông dài là lãng phí. Trái lại, họ có thể tận dụng được khoản đầu tư nếu nói theo một bản thảo định sẵn.
Mặc dù phương pháp này có vè đơn giản, sử dụng lại là một kĩ năng không phải ai cũng có được. Thay vì chỉ sử dụng trong một số trường hợp nhất định, nhiều người trở nên lạm dụng bản thảo.
Không thể biến ngôn ngữ nói sống động và như một cuộc đối thoại, họ trông như một khúc gỗ trên khán đài. Họ cứ đi hết từ này đến từ khác, ngắt nghỉ sai chỗ, đọc quá nhanh hoặc quá chậm, với một giọng đều đều và cứ thể nhìn chăm chăm vào bản thảo mà không thèm liếc nhìn khán giả lấy một lần. Nói đúng hơn, họ đang đọc cho khán giả nghe chứ không phải đang nói với khán giả.
Khi bạn bị đặt trong hoàn cảnh nói cần có bản thảo, hăy luyện tập cách nói to và tự nhiên sao cho không có cảm giác bạn chi đọc cái gì có sẵn. Hãy luyện sử dụng giao tiếp bằng mắt với người nghe.
Hãy đảm bảo bản thảo cuối cùng cùa bạn có bố cục rõ ràng và dễ nhìn để bạn chỉ có thể liếc qua là đọc được. Và cuối cùng, luôn luôn hướng tới khán giả và sẵn sàng ứng biến trong bất cứ trường hợp nào.
Đọc thuộc lòng
Hẳn chúng ta không thể quên được những chuyên gia kể
cíiương 3. Ttín ãànã thuyết trìnã
chuyện từ thời xa xưa đã cuốn hút người nghe như thế nào bời những câu chuyện dài và hấp dẫn mà hoàn toàn rút ra từ trí nhớ của họ. Ngày nay, việc học thuộc lòng để nói không còn phổ biến nữa, tuy nhiên, những dạng bài nói ngắn nhất vẫn có thể áp dụng phương pháp này như lời chào mùng, giới thiệu hay chúc mừng... Bạn hoàn toàn có thể ghi nhớ (và gần như đã theo một cấu trúc nhất định), song cần đảm bảo rằng việc khơi gợi những lời văn từ trí nhớ diễn ra hoàn toàn tự nhiên, tức là bạn vẫn tập trung giao tiếp với ichán giả thay vi làm một việc duy nhất là cố lục lại trí nhớ từ nào hay câu nào nên được sử dụng. Một diễn giả nhìn trần nhà hay ngó ra cửa sổ để nhớ lại câu chữ cần nói cũng tệ không kém gì một diễn giả đọc bản thảo đều đều.
N ói tùy hứng
Một bài nói tùy hứng được trình bày với rất ít hoặc hầu như không có sự chuẩn bị nào. Rất ít người sử dụng cách nói tùy hứng nhung trong một số trường hợp là điều không tránh khỏi. Trong cuộc sống, có rất nhiều dịp bạn phải nói tùy hứng. Bạn có thể bất chợt bị gọi lên để “nói một vài từ”, trong một buổi thảo luận trên lớp, một buổi họp của cơ quan, một buổi báo cáo tại hội đồng địa phương, và thường là đáp lại bài phát biểu của diễn giả trước đó.
Nếu tình huống đó xảy ra, đùng quá hoảng sợ. Bạn hãy chú ý nghe những bài nói trong cuộc họp hay thảo luận, ghi chú những ý chính và đặc biệt nhấn mạnh những điểm bạn đồng ý hay không đồng ý. Trong quá trình đó, bạn sẽ tự hình thành trong đầu những gì sẽ nói cho đến khi đến lượt.
Khi bạn đáp lại bài phát biểu trước đó, bạn nên theo bốn bước cơ bản sau:
- Đưa ra câu hỏi bạn sẽ trả lời
- Nói rõ ý chính bạn muốn nhấn mạnh
KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH
- Cùng cố quan điểm của bạn qua số liệu hay trích dẫn thích hợp
- Kết luận ngắn gọn
Phương pháp này sẽ giúp bạn tổ chức ý nhanh chóng và rõ ràng.
Nếu thời gian cho phép, bạn có thể ghi nhanh dàn ý sơ lược ra giấy trước khi lên nói với những điểm chính và đặc biệt là các từ khóa. Khi trình bày dựa vào ghi chú này sẽ giúp bạn tổ chức ý tốt hơn, nói tự tin hơn và trông bạn chuyên nghiệp hơn.
Trong một số trường hợp, bạn có thể được trình bày không quả chính thống, tức là ngồi tại chỗ và phát biểu. Tuy nhiên, nếu bạn buộc phải lên khán đài, hãy đi thật chậm và thở thật sâu (nhung đừng để ai nhìn thấy), thiết lập giao tiếp bằng mắt với khán giả và bắt đầu nói. Có thể bạn vẫn lo lắng nhưng cách bạn thể hiện điềm tĩnh và tự tin đã giúp bạn ghi điểm.
Một khi bạn đã bắt đầu nói, hãy tiếp tục duy trì giao tiếp bằng mắt đối với khán giả. Nếu bạn có xu hướng nói quá nhanh khi lo lắng, hãy cố gắng tập trung và nói với tốc độ chậm hơn. Hãy giúp khán giả theo dõi ý của bạn bằng những từ dấu hiệu như “Ý đầu tiên của tôi là...”, “Điểm thứ hai ta có thể thấy là...”, “Tóm lại, điều tôi muốn nói là ...” Nếu bạn đã có thời gian chuẩn bị dàn ý, hãy báỉĩi vào những gì bạn đã viết. Bằng cách tiếp cận các ý rõ ràng và hợp lí, bài nói của bạn sẽ trờ nên bài bản hơn.
Dù bạn có thể không nhận ra, trên thực tế bạn đã sử dụng cách nói tùy hứng hàng ngàn lần. Đó có thể là lần bạn hướng dẫn sinh viên mới thù tục nhập học, lần bạn giải thích với sếp về lí do đi làm muộn, trả lời câu hòi trong mộl buổi phỏng vấn xin việc hay thuyết phục bạn chung phòng cho vay tiền. Không có lí do gì mà bạn không thể điều chỉnh những tình huống đó theo hướng chính thống hơn - thuyết trình. Giữ bình tĩnh, tổ chức ý rõ ràng và tập
ckương 3. Ttêh hànfi tkuyết trình
trung vào không quá nhiều điểm sẽ giúp bạn thành công.
Cũng như các dạng trình bày khác, cách tốt nhất để có thể sử dụng phương pháp này là luyện tập. Nếu bạn được chi định bất ngờ trong một buổi thảo I'jận trên lớp, bạn có thể theo các bước hướng dẫn ờ trên. Bình thường, bạn hoàn toàn có thể luyện tập tốt nêu bạn chọn một vài chù đề bất kì, dù là chuyên môn hay giải trí, không chuẩn bị và bắt đầu nói ngay lập tức. Bài nói có thể chỉ kéo dài một vài phút, có thể có hoặc không có khán giả nhung cách tốt nhất là bạn nên ghi giọng nói cùa mình, sau đó mở ra nghe lại.
Mục đích của cách luyện tập này là giúp bạn thu được nhiều kinh nghiệm và kĩ năng thiết kế ý nhanh chóng cũng như trình bày một cách tự nhiên.
N óỉ ứng biển
Trong cách dùng từ thông dụng, “tùy hứng” và “ứng biến” là đồng nghĩa. Tuy nhiên về thuật ngữ dùng trong thuyết trình, hai từ này là hoàn toàn khác nhau. Không giống như nói tùy hứng tức là hoàn toàn không chuẩn bị trước, nói ứng biến được chuẩn bị khá cân thận và đã được luyện tập trước. Khi trình bày, người nói ứng biến chi dựa vào một phần ghi chú rất tổng thể để nhớ !ại những gì đã chuẩn bị. Từ ngữ được sử dụng để diễn đạt ý được lựa chọn ngđy tại thời điểm nói.
Thực tế, phương pháp này không hề phứíi tạp. Một khi bạn đã có dàn ý sơ lược và nắm rõ về chù đề sẽ trình bày, bạn có thể bắt đầu tập nói. Mỗi lần luyện tập như vậy, ngôn ngữ bạn sử dụng có thể khác đôi chút. Khi bạn luyện tập lần này qua lần khác, bạn sẽ rút ra cách trình bày tốt nhất cho tùng phần nói và tự khắc ghi nhớ những gì cần trình bày.
Phương pháp ứng biến này có rất nhiều UTJ điểm: Có thể giúp bạn kiểm soát được ý nghĩ và ngôn ngữ so với nói tùy hứng; có thể định hướng vào khán giả nhiều hcm so với đọc thuộc lòng hay đọc
KỸ N Ă N G THUYẾT TRÌNH
từ bản thảo và có thể điều chỉnh theo rất nhiều tình huống khác nhau. Ngoài ra, phương pháp này còn khuyến khích “chất lựong hội thoại” vốn được người nghe kiếm tìm trong bất cứ bài trình bày nào. “Chất lượng hội thoại” ở đây được hiểu là dù bài nói đó được trình bày bao nhiêu lần, mỗi lần với cách diễn đạt khác nhau vẫn có thể tạo nên sự mới mẻ và định hướng vào người nghe. Một khi bạn chọn các ứng biến và có sự chuẩn bị hợp lí, bạn hoàn toàn có thể điều khiển được ý của mình mà không phụ thuộc vào bản thảo. Và bạn cũng hoàng toàn tự do để thiết lập giao tiếp bằng mắt hay các cử chi một cách tự nhiên đến mức thật sự bạn đang trò chuyện với khán giả chứ không phải là đọc cho ai đó nghe.
Một trong những dẫn chứng hùng hồn của phương pháp này là bài phát biểu của Elizabeth Dole trong cuộc vận động tranh cù giúp chồng vào Nhà Trắng. Phá vỡ truyền thống diễn thuyết hàng trăm năm, bà không đứng trên bục với micro cài sẵn. Trái lại, giọng bà tự nhiên và sang sảng trước hơn một ngàn khán giả và bà đi lại giữa những người nghe mà không cần đến bất cứ ghi chú nào. Với cách làm này, bà đã phá bỏ cả rào cản về mặt không gian và tâm lí giữa người nói và người nghe. Như một khán giả nhận xét, bà thật sự đã làm nên một cuộc trò chuyện gần gũi hon là một bài diễn thuyết!
Là một sinh viên, bạn không thể ngay lập tức có đirợc sức hút như Elizabeth Dole - một diễn giả kinh nghiệm. Tuy nhiên, với những kiến thức cơ bản về thuyết trình trên lớp và không ngừng luyện tập, bạn có thể dần dần tự giải phóng khỏi bản thảo hay quá nhiều ghi chú. Bạn trình bày tự nhiên hơn và kết nối với khán giả nhiều hơn. Điều đó cũng cho bạn sự tự tin và chù động khi nói trước đám đông.
1.3.3. T rình bày phần kết luận
Một bộ phim hay với một kết thúc dở hoặc một kết thúc đầy
Cdicơng 3. Tĩến íiảnã thuyết trìníi
thất vọng sẽ làm tiêư tan hết mọi dấu ấn của nó. Bản thuyết trình của bạn cũng vậy. Phải chắc chắn phần kết trong bài thuyết trình cùa bạn thật sự ấn tượng đế nó có thể lưu lại những dấu ấn trong lòng các thính giả. Đoạn kết của bạn sẽ gây xúc động nếu bạn kêu gọi hành động, đưa ra dự đoán về tương lai, đưa ra tuyên bố, nhắc lại ý ở phần đầu bài nói, tóm lại mục tiêu chính của bạn.
Hướng đến sự kết thúc
Trong khi thuyết trinh, bạn hãy liệt kê ra những chi dẫn bằng ngôn từ về việc còn bao nhiều vấn đề cần trình bày và khi nào bài thuyết trình sắp kết thúc. Bạn có thể sử dụng những câu nói như
“Đây là vấn đề thứ ba trong số bốn vấn đề tôi sẽ trình bày....” hoặc
“Và bây giờ, trước khi trả lời các câu hỏi của quý vị, tôi xin tóm tắt lại những vấn đề vừa n êu ...” . Bằng cách thông báo cho thính giả biết bài thuyết trình sắp kết thúc, bạn có thể thu hút sự tập trung chú ý cùa thính giả trước khi tóm lược lại các vấn đề chính. Trong phần tóm lược, bạn nên nhắc lại tất cả các ý và sáng kiến quan trọng đã đề cập trong bài thuyết trình, bởi vì đây là cơ hội cuối để thính giả ghi nhớ lại nội dung bài thuyết trình của bạn. Ngoài ra, đây cũng là khoảng thời gian để cử toạ xem xét và chuẩn bị các câu hỏi đặt ra cho bạn.
Chuẩn bị kết thúc•
Khi kết luận bài thuyết trình, bạn cần tránh đưa ra những ý kiến có tính chất võ đoán. Nên tập trung trình bày những thông tin chính xác và đã được chứng minh rõ ràng, đồng thời không nên đưa những luận điểm thuyết trình thiên về ý kiến cá nhân. Phần kết luận cần căn cứ vào những thông tin đã trình bày trong bài. Neu sau phần thuyết trình có phần trả lời câu hỏi của thính giả, bạn hãy cẩn thận bởi vì đây có thể là nguyên nhân làm giảm hiệu quả những câu kết thúc bài thuyết trình vốn đã được chuẩn bị kỹ lưỡng.
Trong trường hợp này, bạn nên chọn cách ghi nhận một loạt các
KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH
câu hỏi của cử toạ, sau đó trả lời tóm lược ngắn gọn, súc tích và nhắc lại các ý chính của bài thuyết trình.
Kết thúc mạnh m ẽ và ẩn tượng
Một kết thúc mạnh mẽ và đáng nhớ là yếu tố quan trọng quyết định sự thành công cùa bài thuyết trình. Bạn có thể tham khảo những lời khuyên sau đây khi thực hiện phần kêt thúc bài trình bày của mình:
• Tóm lược bài thuyết trình trong một hoặc hai câu. Khi tóm lược, phải hết sức ngắn gọn, bởi vi những câu ngắn và mạnh thưòrng có hiệu quả trong việc thu hút sự chú ý của người nghe.
• Nhấn mạnh vào các cụm từ trọng tâm. Ngắt giọng sau những từ, cụm từ đó sẽ tăng thêm sự quan trọng của chúng. Ngoài ra, bạn cũng có thể nhấn mạnh từ “và” khi sắp đề cập đến vấn đề cuối cùng trong bài.
• Sự dụng điệp âm, việc lặp lại vài từ có cùng chữ cái mở đầu để khiến cử toạ dễ nhớ phần tóm tắt. Tuy nhiên, bạn chỉ nên
lặp lại tối đa ba từ.
Bạn nên dừng bài thuyết trình với một nhận định thú vị hay một nút thắt phù hợp với vấn đề. Hãy lưu lại trong lòng người nghe một ấn tượng tốt và cảm giác hoàn hảo. Không giảng giải dông dài những nhận định cuối ấy.
Nên kết thúc bài thuyết trình cùa bạn ở cao trào bằng cách điểm lại nhũng lợi ích mà người tham dự có được nếu họ ùng hộ ý tưởng kinh doanh mà bạn trinh bày. Sau khi bạn kết thúc bài thuyết trinh, hãy đợi mọi người vỗ tay. Khi bạn cảm thấy tiếng vỗ tay đã
lắng xuống, hãy mỉm cười và đừng quên cám ơn người đén dự.
Để tạo sự chú ý bạn cũng nên nói to hơn trước khi kết thúc bài thuyết trình (và nên có một kết thúc dứt ỉchoát và rõ ràng để mọi người cùng hiểu đã đến lúc vỗ tay).
cíiươtig 3. Hến fiànfi thuyết trình
Những việc cần làm
1. N ói rõ với cử toạ số lượng các vấn đề bạn dự định trĩnh bày
2. Đám bảo thời gian thuyết trình diễn ra đúng dự kiến
3. Đánh dấu những vấn đề có thể bỏ hoặc rút ngắn nếu không đủ thời gian
4. Nếu bạn quên một sổ ỷ, thì hãy lướt qua luôn, không nên trình bày vào cuối buổi thuyết trình
Nếu nội dung bài trình bày của bạn dài dòng và phức tạp, hãy tóm tăt trước khi kêt thúc bài diên văn.
M ụt số cỏch kết luõn• ô
- Đưa ra thách đố hay lời kêu gọi cho thính giả.
- Tóm tắt những ý chính.
- Cung cấp những trích dẫn thích hợp.
- Minh họa để tiêu biểu hoá các ý.
- Đưa ra những lí do để chấp nhận và thực hiện các đề nghị được ùng hộ.