1.4. Đặt và trả lời câu hỏí đối với thính giả
1.4.1. Trả lòi câu hỏi đối với thính giả
Là giỏm đốc của một cụng ty về thiết bị bảo vệ, Delia Sedaủo đang phụ trách một dự án về lắp đặt hệ thống an ninh cho một cao ốc ở địa phương. Theo hợp đồng, bà sẽ phải có một bài trinh bày sơ lược về hệ thống này, bao gồm yêu cầu lắp đặt cũng như tác dụng của hệ thống.
Sau khi đã đề cập hết các điểm chính, Delia chuyển sang phần hòi đáp. Do là người phụ trách, bản thân bà cũng thấy kế hoạch này khá tốn kém và còn khá nhiều vấn đề gây tranh cãi. Vì thế, bà không hề ngạc nhiên khi sau khi dừng trình bày, có một số cánh
KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH
tay giơ lên xin đặt câu hỏi. Đầu tiên là một nhân viên đang làm việc trong cao ốc “Hệ thống an ninh này sẽ ảnh hường như thế nào đến các nhân viên đang làm việc trong cao ốc?” . Delia đã chăm chú lắng nghe câu hỏi và trả lời ngay lập tức. Sau khi nhắc lại câu hỏi để mọi người cùng nghe, bà giải thích răng nhân viên chì cân quẹt thẻ an ninh mỗi lần ra vào “Một sự bất tiện nho nhỏ nhưng để đảm bảo an ninh cho tất cả nhân viên và cộng đồng”
Một câu hỏi khác do một phóng viên đặt ra “Bà có thể giải thích như thế nào về việc sử dụng đến nửa triệu đô la để lẳp đặt hệ thống an ninh cho một tòa nhà trong khi đi lại quanh đây vẫn chưa hề an toàn?”. Delia có thể nhận thấy thái độ thù địch trong câu hỏi này nhưng bà vẫn trả lời một cách ôn tồn “Mọi người đã bầu và nhất trí với kế hoạch này!”
Một người khác đặt câu hỏi về cơ chế vận hành cùa hệ thống chuông báo động. Delia nhận thấy đây là một câu hỏi mang tính chuyên môn cao nên bà đã giới thiệu một cộng sự là kĩ sư chuyên trách thay mặt bà để trả lời câu hỏi này. Trước khi nhuờng chỗ, bà không quên khuyến khích mọi người đặt câu hỏi liên quan đến kĩ thuật cho kỹ sư đó.
Delia không quên kết thúc phần trinh bày cùa mình. Chỉ sau 25 phút, bà đã trả lời nhiều hơn 2 câu hỏi và được đánh giá là khá thỏa đáng. Như một thành viên trong hội đồng địa phương nhận xét “Phần hỏi đáp thật hay, cho thấy các bạn đã nhìn nhận vấn đề ờ mọi góc độ!”
Nếu bạn quan sát một buổi họp báo hoặc nghe một diễn giả trả lời câu hỏi sau khi trình bày, bạn sẽ thấy phần hỏi đáp có thể cùng cố hoặc phá hỏng cả bài trình bày. Nếu người nói xử lí các câu hỏi tốt, uy tín sẽ được nâng cao và ảnh hưởng tích cực đến bài trình bày. Song nếu người nói lảng tránh câu hỏi hoặc tỏ ra khó chịu, họ sẽ phải gánh chịu tác động ngược lại!
Phần hỏi đáp luôn xuất hiện trong thuyết trình trước công
cỉiương 3. TÂến íiànã tíiuyết trình
chúng, dù là họp báo, bảo vệ một kế hoạch kinh doanh, hay bài tập trên lớp. Câu hỏi có thể được đưa ra ngay trong lúc trinh bày hoặc được để dành sau khi người nói kết thúc trình bày. Dù là hoàn cảnh nào, câu trả lời cũng là những lời cuối cùng khán giả nghe thấy, và có thể quyết định đến ấn tượng sau cùng đối với người nói. Do đó, hỏi đáp luôn luôn là một phần hết sức quan trọng, không thua kém với phần thuyết trinh.
1.4.2. C huẩn bị p hần hỏi đáp
Muốn hoàn thành tốt phần hòi đáp, bạn phải luôn nhớ rằng cần đầu tư cho phần nay không khác gì so với phần trình bày cùa bạn. Ke cả những diễn giả chuyên nghiệp cũng cầm chắc thất bại!
• Định hình câu trả lời cho câu hỏi có khả năng xây ra
Một khi bạn đã biết hòi đáp chắc chắn có trong phần thuyết trình cùa bạn, bạn nên nghĩ đến những câu hỏi có thể có ngay từ lúc viết dàn ý. Nếu bạn tập nói trước bạn bè, hãy khuyến khích họ đặt ra càng nhiều câu hỏi càng tốt. Hãy theo dõi câu hỏi và dành thời gian để trả lời chúng. Như ví dụ trên, Delia đã lường trước nhũng câu hỏi có thể có về tác động của hệ thống an ninh, đặc biệt với những người chịu ảnh hưởng trực tiếp. Ngoài ra, bà cũng ý thức được về sự tốn kém cùa hệ thống và đã hình dung những câu hòi khó về vấn đề này để có thái độ và cách trả lời phù hợp.
Tương tự như vậy, bạn cũng c‘ó thể dự đoán được câu hỏi và chuẩn bị trước câu trả lời. Bạn nên viết ra câu trả lời vì như thế bạn có tiếp cận và suy nghĩ kĩ hơn. Nếu bạn thuyết trình về một vấn đề gây tranh cãi, hãy chắc rằng mình có thể phản bác được tất cả các câu hỏi thể hiện quan điểm đối lập.
Nếu bạn nói về một chù đề mang tính kĩ thuật hay chuyên môn, chú ý đến cách trả lời cụ thể nhimg sử dụng càng ít thuật ngữ càng tốt. Thậm chí bạn có thể chuẩn bị tờ rơi phát sau khi thuyết trình để khán giả có thêm thông tin ngoài những gì bạn đã trình bày và trả lời câu hỏi!
KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH
• Luyện tập cách trả lòi câu hỏi
Cũng giống như thuyết trình, bạn cũng phải luyện tập cách thức trả lời của mình. Việc trả lời qua văn bản hoàn toàn khác với việc bạn trả lời trước đám đông như một diễn đàn mở. Và quan trọng là, bạn trình bày rõ ràng và dõng dạc thế nào thì khi trả lời câu hỏi, phong thái của bạn cũng y như the!
Có hai cách luyện tập, một là bạn nhờ bạn bè nghe mình trình bày rồi đặt câu hỏi, bạn trả lời và bạn bè của bạn tiếp tục dựa trên câu hỏi đó để “xoay” bạn. Cách này rất hữu ích đối với các chính trị gia hay các doanh nhân khi phải bảo vệ quan điểm cùa mình hay trong cuộc họp báo. Cách thứ hai là bạn ghi âm câu trả lời chuẩn bị trước của mình rồi nghe lại, từ đó chinh sửa câu trả lời cho hợp lí.
Những điểm cần nhớ
■ Phần hỏi - đáp cũng quan trọng không kém so với phần thuyết trình.
■ Nghiên cứu kỹ các tài liệu thuyết trình và thông tin liên quan sẽ giúp bạn lường trước các vấn đề được hỏi.
■ Hầu hết các câu hỏi của cử toạ đều có mục đích chung, chứ không có mục đích cá nhân.
■ Sự căng thẳng có thể khiến bạn vỗi vã trả lời. Vĩ thế, hãy bình tĩnh suy nghĩ trước khi đưa ra cáu trả lời.
■ Nếu cần, hãy đề nghị người hỏi làm rỗ nghĩa câu hỏi.
■ Nên trả lời từng câu hỏi một.
Khi trả lời, bạn cố gắng đi thẳng vào vấn đề. Bạn hoàn toàn có quyền suy nghĩ nhưng đừng quá lâu. Với câu hỏi đơn giản, bạn chỉ nên nghĩ ít hơn 10 giây. Với câu trả lời phức tạp, bạn có thể nghĩ nhiều hơn nhung không quá một phút. Với việc chuẩn bị trước, bạn có thể vuợt qua được hạn chế về ặt thời gian.
cỉiương 3. lÂến Hánfi thuyết trình
Tuy nhiên, dù bạn có dự đoán trước câu hỏi, mọi việc vẫn có thê diễn ra không như ý. Có người hỏi bạn câu ngoài dự đoán hoặc một sô câu bạn dự phòng lại không có ai hỏi. Song chính sự chuẩn bị cho bạn phong thái tự tin và dễ dàng thích nghi hcm với những câu hỏi bât ngờ.
• Tiến hành phần trả lời câu hỏi
Nêu bạn quan sát những diễn giả kinh nghiệm trong phần hỏi đáp, bạn sẽ thấy họ chủ động thế nào đề phần này hoàn toàn trong tâm kiêm soát, vận hành trcm tru và củng cố phần trình bày trước đó. Các cách sau đây có thể khiến bạn cũng thu được thành công tương tự:
■ Thông báo về cách thức
Nếu bạn sẵn sàng đón nhận phần hỏi đáp, không có cách nào tôt hơn là cho khán giả biết bạn luôn chủ động bằng việc thông báo ngay từ đâu phân thuyết trình về cách thức đặt câu hỏi. Bạn có thể đon giận nói “Xin cứ tự nhiên đặt câu hỏi trong lúc tôi nói” hoặc
“Tôi rât vui được trả lời mọi câu hỏi sau khi kết thúc phần trình bày” .
■ Tiếp cận cáu hỏi với thái độ tích cực
Một thái độ tích cực đôi với tất cả câu hỏi sẽ cho khán giả cảm giác bạn săn sàng và tôn trọng họ. Bạn hãy xem những câu hỏi mà khán giả đặt ra thê hiện sự quan tâm và mong muốn tìm hiểu kĩ hơn vê chủ đê nói của bạn. Điều này hết sức quan trọng khi một khán giả nào đó hỏi phần bạn đã nói rõ khi thuyết trình, bạn ỉchông nên nói “Tôi đã đề cập ở đầu bài thuyết trình rồi!” hay “Câu trả lời đã quá rõ ràng rồi còn gì!”. Thay vào đó, bạn nên mở rộng hay đi sâu hơn ý đó để người nghe thật sự thấy bạn chuẩn bị chu đáo. Nếu bạn phớt lờ câu hỏi của bất cứ khán giả nào, người đó sẽ đánh giá tiêu cực về tư cách của bạn!
Nêu bạn trả lời với giọng điệu lạnh lùng hoặc hiếu chiến, khán
KỸ N Ă N G THUYẾT TRÌNH
giả cũng dễ đánh giá sai thái độ của bạn. Hãy coi phần hỏi đáp là cơ hội để bạn trao đổi ý kiến với khán giả, chứ không phải là một bài kiểm tra trình độ hay nhân cách của bạn. Nếu ai đó hiểu sai ý trong bài thuyết trình, hỏi đáp chính là cách tôt nhât đê họ hiêu những gì bạn nói!
Thậm chí khi câu hỏi đưa ra có vẻ rất thù địch, bạn vẫn nên giữ bình tĩnh. Bất cứ kiểu trả lời “ăn miếng trả miếng” nào cũng để lại ấn tượng không tốt cho khán giả.
■ Lắng nghe cẩn thận
Thật khó trả lời tốt khi bạn không nghe câu hòi cẩn thận. Bạn cần rất chú ý đến người đặt câu hỏi, nhìn trực tiếp vào họ chứ không phải nhìn quanh hội trường, nhìn xuống sàn hay trần nhà. Khi người hỏi có vè khó khăn khi diễn đạt câu hỏi cùa mình, bạn nên khuyên khích hoặc giúp họ nói rõ hon.
Khi phải đối mặt với câu hỏi không rõ, bạn nên cố gắng tìm cách diễn đạt lại câu hỏi, ví dụ như “Theo tôi hiểu, bạn đang thăc mẳc v ề...”. Đơn giản hơn, bạn có thể yêu cầu ngựời hỏi nhăc lại câu hỏi đó. Nếu bạn vẫn chưa rõ, bạn có thể yêu cầu họ đưa ví dụ về ý cần hỏi!
■ Hướng câu trả lời tới toàn bộ khán giả
Khi nghe câu hỏi, bạn nên nhìn trực tiếp vào người hỏi nhưng khi trả lời, bạn cần hướng đến tất cả những người có mặt. Sừ dụng giao tiếp bằng mắt với người hỏi nhưng vẫn nhắc đến toàn bộ khán giả trong câu trả lời. Nếu chỉ tập trung trả lời người hỏi, những người khác sẽ có cảm giác đứng ngoài cuộc.
Đối với toàn bộ khán giả, bạn nên nhắc lại câu hỏi để chắc rằng bạn hiểu đúng và trả lời thẳng vào câu hỏi. Đây cũng là cách bạn tạo ra sự chú ý đối với người nghe và có thêm thời gian đê suy nghĩ về câu trả lời.
ckương 3. ‘ĩĩểh íiànR thuyết trìnã
Những kiếu câu hỏi thường dùng
Câu hỏi tóm tắt: “Tóm lại, những gì anh/chị trình bày là...
Tôi nói như thế có đúng không? Người hỏi muốn tóm lược lại những gì diễn giả vừa trình bày.
Cáu hỏi trực tiếp: ‘‘Anh/chị làm ơn cho tôi biết về dịch vụ mà công ty cung cấp ở nước X? ” Người hỏi trực tiếp đề nghị được cung câp thêm thông tin.
Cáu hỏi Tôi và cùa Tôi: "Khi mẹ tôi thừ nghiệm những gì bạn nói, bà thây hoàn toàn trái ngược lại. Anh/chị giải thích điêu nciy như thế nào? Người nói dùng kinh nghiệm cá nhân để hòi.
Câu hỏi gặng: “Làm thế nào mà anh/chị nói X, nhưng sau đó lại khăng khăng là Y? Người hỏi bắt bí nhằm mục đích đánh bại diễn giả.
Cáu hỏi thiếu thiện chí: “Khi nào thì công ty anh/chị trở lại mức của năm 1995? Người hỏi có dụng ý không tốt.
Cáu hỏi khoe khoang: “Anh/chị đã nói chuyện này với người bạn thán của tôi là X chưa? Người hỏi muốn chứng tỏ khả năng gây ành hưởng của mình.
■ Chán thành và thẳng thắn
Nếu bạn gặp phải câu hỏi khó có thể trả lời, bạn không nên cố theo đuổi bằng những điểm chưa chứng minh hay nói vòng vo, điêu đó chi khiên khán giả nghi ngờ tính xác thực toàn bộ phần trình bày của bạn. Bạn có quyền từ chối vì không ai có thể biết được mọi thứ! Cũng không phải thấy xấu hổ hay hoang mang. Tuy nhiên, bạn nên hẹn sẽ phúc đáp cho người hỏi sau buổi trình bày (khi bạn có thời gian để tra cứu và tìm câu trả lời) hoặc chuyển câu hỏi cho người có khả năng trả lời giúp bạn!
■ Kiểm soát thời gian
KỸ N Ă N G THUYẾT TRÌNH
Trong phần hỏi đáp, có thể bạn sẽ gặp một số tình huống như một người hỏi quá nhiều và chiêm hêt thời gian của phân này. Đê tránh sa đà vào tranh luận giữa bạn và người hỏi thay vì hướng tới toàn bộ khán giả, bạn có thể tiếp tục trả lời nhưng tối đa là hai câu hỏi từ một người (tránh đôi co!) và dành thời gian cho nhừiìg người khác. Néu người hòi kia vẫn muốn trao đổi thêm, bạn có thê hẹn gặp họ sau buổi thuyết trình.
Cũng có trường hợp khán giả đứng lên, trình bày rất “dông dài” nhưng bạn vẫn chưa nhận thấy mình cần trả lời gì. Lúc đó bạn nên cắt ngang một cách lịch sự: “Ý của bạn rất thú vị và đáng quan tâm. Nhưng xin lỗi, tôi có thể giúp bạn trả lời câu hòi nào ờ đây không?” . Chắc chắn người hỏi sẽ đi thẳng vào vấn đề và khán giả cũng sẽ thông cảm với cách xử lí của bạn. '
ứ n g phó vói những câu hỏi không thể trả lòi ngay được Trong trường hợp rĩhững cảu hỏi khó, bạn không biết câu trả lời, hoặc chi có thể rĩhgiên cứu kỹ mới trả lời được, thì hãy cổ gắng thể hiện cho cừ toạ thấy bạn không tỏ ra phớt lờ câu hỏi đó, và hãy mạnh dạn nói những câu sau đây:
• ''Hiện (ôi không cổ cáu trả lời, nhưng tôi có thể tìm hiếu giúp ông. Xin vui lỏng cho tôi địa chỉ, tôi sẽ liên lạc với ông sau. ”
• ‘Td/ cần suy nghĩ một chút. Chúng ta sẽ trở lại câu hỏi này vào cuối buổi. Xin mời câu hỏi tiếp theo. ”
• ‘Td/ không chắc là mình biết rõ câu trà lời. Có lẽ, chúng ta hãy tháo luận thêm về vấn đề này vào cuối buổi thuyết trình. "
• ''Thực sự không có cáu trá lời phân định đúng hay sai rõ ràng cho vấn đề này. Song cá nhân tôi cho rằng... "