Công việc của một nhóm vấn đề - cách giải quyết không dừng lại ờ bước cuối cùng trong quá trình suy xét - suy nghĩ. Nhóm sẽ cân phải thuyết trình những đề xuất đã được thống nhất của mình.
Một nhóm kinh doanh thì sẽ báo cáo cho chù tịch công ty hoặc ban giám đốc. Một ủy ban đặc biệt của hội đồng thành phố thì báo cáo cho toàn hội đồng. Một ủy ban chính phủ thì báo cáo cho thủ tướng và quốc gia. Một nhóm lớp học thì báo cáo cho người hướng dân và cả lóp. Mục đích của những báo cáo này là thuyết trình đề xuất cùa nhóm rõ ràng và thuyết phục.
Đôi khi một nhóm sẽ chuẩn bài báo cáo trang trọng dưới dạng vict. Tuy nhiên, thông thường thì các báo cáo bằng văn bản sẽ được bổ sung, hoặc thay thế bởi một bài báo cáo bằng lời thuyết trinh về kết quả, quyết định của một nhóm nhỏ.
Báo cáo miệng
Báo cáo bằng lời là bài thuyết trình về kết quả, quyết định của nhóm.
Nội dung cùa bài báo cáo bằng lời sẽ tương tự như bài báo cáo băng văn bản, Nếu một nhóm có trưởng nhóm, người này có thể chịu trách nhiệm báo cáo. Nếu không nhóm sẽ chọn ra một người để làm việc này.
KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH
Nếu bạn được chọn để thuyết trình báo cáo của nhóm, bạn hãy coi nó như những bài thuyết trình khác. Nhiệm vụ của bạn là giải thích mục đích, phương thức, và đề xuất của nhóm. Như những bài thuyết trình khác, báo cáo sẽ bao gồm ba phần chính. Phần giới thiệu sẽ khẳng định mục đích của báo cáo và các ý chính cùa nó.
Phần thân bài chỉ ra vấn đề mà nhóm nghiên cứu, tiêu chí cho giải pháp, và giải pháp được giới thiệu. Phần kết luận tổng hợp các ý chính, và trong một số trưòng hợp, thúc đẩy sự thực hiện của các đề xuất của nhóm.
Tương tự như các loại bài thuyết trình khác, bạn nên làm cho bài báo cáo phù hợp với người nghe. Sử dụng tài liệu làm sáng tỏ và tăng sức mạnh cho ý kiến của bạn, xem sử dụng các thiết bị hỗ trợ hình ảnh có giúp tăng cường thông điệp cùa bạn hay không.
Hãy đảm bảo rằng ngôn ngữ bạn sử dụng phải chính xác, rõ ràng, sâu sắc và phù hợp. Hãy tập thử để bạn có thể báo cáo trôi chảy và dứt khoát. Sau đó, bạn - và có thể các thành viên khác, sẽ được yêu cầu trả lời câu hỏi từ khán giả.
Báo cáo chuyên để
Đây là một bài thuyết trình trong đó một vài người sẽ thuyết trình những chuyên đề đã được chuẩn bị trước về các mặt khác nhau cùa cùng một chủ đề.
Một bài báo cáo chuyên đề bao gồm một người cầm trịch và một vài người nói ngồi cạnh nhau đối diện với khán giả. Nếu một nhóm thuyết trình theo dạng này có một trường nhóm được bầu thì người này thưòmg sẽ là người cầm trịch. Công việc của người cầm trịch là giới thiệu về đề tài và người trình bày. Mỗi người trình bày thay phiên nhau thuyết trinh các chuyên đề đã được chuẩn bị cùa mình về những mặt khác nhau của chủ đề đó. Sau các bài thuyết trình sẽ có phần hỏi và trả lời với khán giả.
Một cách để tổ chức thuyết trình chuyên đề là mỗi thành viên
chương 4. Càc Coại Sài tãuyêí trình
thuyết trình ngắn gọn và mô tả sơ qua công việc cùa nhóm và các quyết định trong suốt mỗi bước cùa quá trình suy xét - suy nghĩ.
Một cách khác là mồi người thuyết trình giải quyết một vấn đề chính liên quan đến chủ đề thảo luận. Ví dụ, một nhóm giải quyết vấn đề án tử hình có phải là một án phạt hữu dụng đối với tội phạm hay không, một người khác thuyết trình về quan điểm của nhóm về tính đạo đức của án tử hình, và tương tự như vậy.
Cho dù nhóm của bạn có thuyết trình loại nào cùa thuyết trình chuyên đề đi chăng nữa, thì tất cả các bài thuyết trình đều phải được chuẩn bị cẩn thận. Các bài trình bày phải được phối họp với nhau để đảm bảo rằng thuyết trình chuyên đề báo cáo tất cả các mặt quan trọng cùa đề tài.
Tọa đàm
Đây là một bài hội thoại được xây dựng xoay quanh một đề tài giữa nhiều người trước thính giả. Một buổi tọa đàm nên có một người dẫn dắt, người giới thiệu đề tài và những người tham gia.
Khi buổi thảo luận được tiến hành, người cầm trịch sẽ đưa ra các câu hỏi và nhận xét nếu cần để tập trung vào cuộc thảo luận.
Những người tham gia nói ngắn gọn, tự nhiên và ngẫu hứng. Họ nói chuyện với nhau, nhưng đủ để thính giả nghe thấy, sau đó, có phần hỏi và trả lời với thính giả.
Vì tính tự phát cùa nó, một buổi tọa đàm có thể rất hấp dẫn đối với người tham gia và thính giả. Tuy nhiên, tính tự phát lại kìm hãm tính hệ thống cùa bài thuyết trình về các đề xuất cùa nhóm. Vì vậy mà tọa đàm ít khi được dùng bời các nhóm vấn đề - cách giải quyết, cho dù nó rất phù hợp với các nhóm thông tin, thu thập.
Nếu bạn là người tham gia trong một buổi tọa đàm, hãy chú ý sự ngụy biện thường thấy là bạn không cần phải chuẩn bị kỹ lưỡng. Mặc dù bạn sẽ nói một cách tự phát, nhưng bạn cần phải nghiên cứu trước đề tài, phân tích các vấn đề chủ yếu, và làm rõ
KỸ NẢNG THUYẾT TRÌNH
những điểm bạn muốn chi ra trong buổi thảo luận. Một buổi tọa đàm hiệu quả cần có sự lên kế hoạch trước cùa người dẫn dắt và người tham gia để quyết định vấn đề gì sẽ được thảo luận và theo trật tự nào. Cuối cùng, tất cà những người tham gia phải sẵn lòng chia sẻ thời gian nói. Một mục đích cùa một tọa đàm là tất cả những người tham gia đều đưa ra ý tường của mình chứ không phải là chỉ một hay hai người độc chiếm buổi thảo luận.
Kỹ năng diễn thuyết hiệu quả đòi hỏi sự tinh tế trong mỗi hoàn cảnh khác nhau. Nhưng điều cốt lõi luôn là bạn phải biết mình là ai: một người nghe, một thành viên của nhóm nhỏ giải quyết một vấn đề, hay một người tham gia trong báo cáo chuyên đề hay một buổi tọa đàm.