1.1. Bài thuyết trình cung cấp thông tin
1.1.2. Một số điểm cần lưu ý khi thuyết trình cung cấp thông tin
Nhiều diễn giả nhận thấy rằng họ rất dễ lâm vào tinh trạng đánh giá quá cao sự hiểu biết của thính giả. Trong hầu hết các bài
KỸ N A N G THUYẾT TRÌNH
thuyêt trình về thông tin, thính giả của bạn chi có một lượng kiến thức nhất định về chủ đề bạn nói. Vì vậy, bạn cần phải dẫn dắt thính giả từng bước một, không nên rút ngắn. Khi soạn thảo bài thuyết trinh, bạn phải luôn xem xét xem bài thuyết trình của mình đã đủ rõ ràng cho những người lần đầu tiên nghe về chù đề của bạn có thề hiểu được hay chưa.
Bạn cần phải nhớ rằng người đọc thì có thể đọc đi đọc lại bản in nhiều lần cho tới khi họ thực sự hiểu còn người nghe thì không.
Họ phải hiểu những gì bạn nói ngay khi bạn thuyết trinh. Vì vậy, bạn cần nhớ rằng, bạn càng cho rằng họ hiểu chù đề cùa bạn thì khả năng bạn tạo ra sự hiểu lầm càng lớn.
'Jeu bạn tiến hành điều tra thính giả trước khi thuyết trình, bạn sẽ biết được những hiểu biết của họ về chủ đề bài thuyết trình cùa bạn. Một vài người cho rằng hãy chuẩn bị bài thuyết trình với giả định rằng thính giả chưa bao giờ nghe nói tới chủ đề của bạn. Có thê như vậy là hơi quá, nhưng có một cách là bạn nên định nghĩa tất cả những thuật ngữ đặc biệt, làm rõ mọi ý, tập trung vào các khái niệm và đưa ra kết luận. Bạn hãy thực hiện theo công thức sau: “Không nên đánh giá quá cao những gì thính giả biết, không nên đánh giá quá thấp sự thông minh của thính giả” .
Truyền đạt chủ đề một cách trực tiếp tới thính giả
Bài thuyết trình được đánh giá thông qua sự tác động cùa nó đến từng khán giả cụ thể, không có một bài thuyết trình tốt nếu nó khiến thính giả buồn ngủ. Diễn giả phải khiến thính giả cảm thấy hứng thú, và giữ cho họ cảm thấy hứng thú.
Mọi diễn giả đều có chung một khó khăn lớn cần phải vượt qua. Họ phải nhận ra rằng cái gì lôi cuốn họ không nhất thiết đã là lôi cuốn với tất cả mọi người. Ví dụ, một nhà toán học có thể bị mê hoặc bời một công thức hoàn hảo, nhưng đa số mọi người lại không hề muốn nghe đến nó. Một khi chọn được một đề tài có vẻ
CHương 4. Cđc [oại Bài tũuyểt triníi
hấp dẫn, bạn nên dùng những biện pháp đặc biệt đề diễn đạt nó cho người nghe, nên gắn nó với sờ thích và những mối quan tâm của họ.
Bạn phải khiến cho người nghe chú ý từ giây phút đầu tiên, cho họ biêt tại sao bài phát biêu của bạn lại quan trọng đối với họ, đừng cho rằng tự họ có thể hiểu tất cả những gì bạn nói.
Đừng dừng lại với lời giới thiệu, bạn hãy đưa thính giả đến phân chính của bài phát biểu khi bạn có thể. Sau cùng, không gì gây hứng thú cho họ bằng chính họ, bạn đừng chi đọc một mạch những thông tin và khái niệm mà hãy tìm cách để nói về chủ đề của bạn trong giới hạn cùa người nghe, đưa tài liệu cho họ và làm nó càng gần gũi càng tốt.
Không nên s ử dụng các biệt ngữ
Trong hóa học có những biệt ngữ như chất keo, glucozen, nước nặng, trong chụp ảnh lại có những biệt ngữ như ống kính, điêm f, chiều sâu của khung cảnh... Nếu bạn đang nói chuyện với một nhóm chuyên ngành thì bạn có thề sử dụng những từ ngữ chuyên môn và mọi người có thể hiểu được nhưng bạn nên cố găng tránh sử dụng những từ ngữ chuyên môn khi nói trước những thính giả chung. Có thề ban đầu việc này rất khó bời nhiều người do quá say mê với những biệt ngữ nên họ gặp nhiều khó khăn khi tránh sử dụng chúng. Nhưng nếu bạn trình bày nhiều bài phát biểu hem, thì kết quả là bạn sẽ có thể sử dụng một cách thành thạo những ngôn ngữ đời thường để diễn đạt ý của mình về một vấn đề nào đó.
Ngôn từ mạch lạc rõ ràng, ý tường trình bày khiến người nghe dê năm bat, đó chính là những gì bạn cần cố gắng để đạt được trong bài thuyết trình cung cấp thông tin.
Tránh trừu íuợng hóa vẩn đề
Một bài thuyết trình không phải là một tiểu thuyết. Quá nhiều
KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH
sự trừu tưọng sẽ gây nhàm chán cả trong thuyết trình lẫn tiêu thuyết. Nhiều bài thuyết trình sẽ được cải thiện một cách đáng kể nhờ vào khiếu của nhà tiểu thuyết về màu sắc, những nét đặc trimg và chi tiết.
Một phương pháp để tránh sự trừu tượng là miêu tả. Khi chúng ta nghĩ về miêu tả chúng ta thưÒTig nghĩ về những sự kiện bên ngoài. Nhưng mô tả còn được dùng để kết nối với nhũng cảm xúc bên trong bởi vì khi chúng ta nghe một nhà diễn thuyết, chúng ta gần như bị cuốn theo anh ta, chia sẻ những suy nghĩ của anh ta, cảm nhận nhịp đập của con tim anh ta.
Một cách khác để tránh sự trừu tượng là cùng với những phép so sánh đặt chủ thể của bạn trong những tình huống cụ thể và quen thuộc. Cũng như vậy, phép tương phản cũng có thể khiến những ý kiến được cụ thể hoá.
Cả nhân hóa ý tưởng của bạn
Thính giả thì luôn muốn được thư giãn khi họ đang được truyền đạt kiến thức. Không điều gì có thể làm mất sắc cạnh cùa bài diễn thuyết nhiều thông tin hơn là một dãy những sự việc và nhân vật. Và không gì có thể làm một bài diễn thuyết trở nên sôi nổi hơn là sự minh hoạ cùa cá nhân bạn. Bất cứ khi nào có thể hãy cá nhân hoá những ý kiến của bạn và khiến chúng trở nên có chút tình cảm.