2.4. Trao đổi với thính giả
2.4.3. Đặt câu hỏi cho thính giả
Trong buổi thuyết trình tại sao cần phải đặt câu hỏi cho thính giả. Chúng ta đều biết nếu trong buổi thuyết trình, thính giả không được tham gia vào bài thuyết trình, ngồi yên một chỗ sẽ dẫn tới sự nhàm chán và mệt mỏi cả về thể chất và tinh thần. Nếu bạn lôi cuốn thính giả bằng các câu hỏi, thính giả trả lời đúng sẽ làm tăng sự hưng phấn theo dõi các nội dung tiếp theo. Vậy khi đặt câu hỏi cho thính giả cần phải chú ý:
> Câu hỏi ngắn gọn, dễ hiểu và không quá khó.
KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH
> Nội dung câu hòi phải gắn với phần nội dung bạn vừa trình bày.
> Khi hỏi thính giả nên có sự gợi mờ.
> Bạn cần phải kiểm soát tốt câu hỏi đó.
> Động viên khi thính giả trả lời đúng.
Phần hỏi và đáp
1. Nếu buổi thuyết trình của bạn có phần hòi và đáp, bạn cần làm cho phần này quan trọng như chính bài nói của bạn vậy.
2. Xem xét trước những câu hỏi có thể được đặt ra và tập trả lời chúng một cách lưu loát.
3. Nhắc lại hoặc diễn giải câu hỏi sau khi chúng được nêu lên.
4. Khi đổi mặt với 1 câu hỏi không rõ ràng hoặc lủng củng, hãy co gắng diễn giải nó bằng cách nói một cái gì đó tương tự.
5. Khi bọn đang được hỏi, hãy nhìn người hỏi. Hướng về phía câu trả lời của bạn, tuy là toàn thế khán giả.
6. Cho phép một câu hỏi liên quan từ mỗi người hỏi, nhưng khúíìg được làm cho bạn bị cuốn vào cuộc thảo luận riêng với bất cứ người hỏi nào.
7. Trà lời câu hỏi một cách rõ ràng, ngắn gọn, và trực tiếp.
8. Tránh trà lời một cách chống chế thậm chí là đối với những câu hỏi mang tính chổng đối.
9. Đừng để một người chi phối buổi hỏi và đáp.
10. Hãy chắc rằng buổi hỏi và đáp này không diễn ra dài quá.
cíiương 3. 'lìến ãảníi thuyết trình 2.4.4 Lắng nghe/vận dụng kỹ năng nghe
- Nghe một cách chủ động: Trong quá trình giao tiếp, thuyết trình quá trình nghe xảy ra không chỉ với thính giả mà còn với cả người thuyết trình viên. Thính giả họ nghe bài thuyết trình của bạn với những mong muốn được giáo dục, giải thích và giải trí còn đối với người thuyết trình họ vừa trình bày họ vừa lắng nghe ý kiến phản hồi của thính giả thông qua các âm thanh phát ra xung quanh khán phòng, thông qua các câu hỏi mà thính giả đặt ra...
Nghe là một quá trinh thuộc về sinh lý học, liên quan đến sự chuyển động của sóng âm trên màng nhĩ và xung lực kích thích điện hoá học từ tai trong đến hệ thống kiểm soát trung ưcmg cùa não. Nhưng lắng nghe là tập trung nghe một cách cẩn thận và có cảm nhận về những gì mà chúng ta có thể nghe thấy. Thậm chí khi nghĩ chủng ta đang lắng nghe cẩn thận nhung chi hiểu được 50%
nhũng gì mà chúng ta nghe thấy. Sau hai ngày chúng ta chỉ có thể nhớ được một nửa - 25% so với lúc đầu. Như vậy có thể nói kỹ năng nghe còn được gọi là một kỹ xảo nghệ thuật thiếu.
Để nghe chủ động, bạn phải khắc phục được các nguyên nhân nghe kém sau đây;
> Nghe không tập trung: trong khi thuyết trình người thuyết trình cố gắng muốn hoàn thành nhiệm vụ bằng cách nói thật hay.
Không để ý đến những diễn biến xảy ra xung quanh. Khi nghe câu hỏi của thính già lại nghĩ đến vấn đề khác hoặc bị tác động bởi nhũng yếu tố tâm lý khác.
Khắc phục: bạn phải đặt mình vào vai trò của người khác.
Kiên nhẫn khi người khác nói liên quan đến kinh nghiệm hoặc đặt câu hòi cho bạn. Phân tích, phán doán nhanh cách xử lý cùa bạn.
^ Nghe quá khó: có những câu hỏi cùa thính giả lan man, âm thanh xung quanh bạn rất hỗn tạp...làm cho bạn khó phán đoán và xử lý.
KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH
Khắc phục: đối với những câu hỏi lan man, bạn nên chọn ra một ý chính, có thế trao đồi trực tiếp với thính giả đề khẳng định ý mà thính giả muốn hỏi.
> Đưa ra những kết luận vội vàng: có những lúc bạn không để ý đến diễn biến của sự việc xảy ra, bạn quá tự tin là vấn để chẳng có gì để nói.
Khắc phục: tôn trọng người nghe, tập trung nghe và phân tích các dữ liệu đưa ra.
> Tập trung vào cách đọc và biểu hiện cá nhân: bạn chỉ nghe cách họ nói chứ không nghe những gì họ nói. Một số người bị nhâm lẫn do biểu hiện cá nhân, giọng địa phương, bài nói, nhược điểm, phong cách riêng mà họ không buồn nghe.
Khắc phục: kiểm soát tốt sự ảnh hưởng của thính giả đối với bạn, thể hiện sự chuyên nghiệp bằng cách không bộc lộ thái độ của bạn. Coi những biểu hiện cá nhân của người khác là rất bình thưòng.
- Lắng nghe có phân tích: Việc lắng nghe liên quan đến tiến trình các âm thanh đi qua vùng não. Trước hết, các thông điệp chúng ta nghe phải hấp dẫn, nếu không đơn giản sẽ bỏ qua. Hầu hêt những gì xảy ra trong các buổi họp rơi vào loại này.
Bạn sẽ phải xử lý các thông điệp, nó có nghĩa hình tượng hoá ý nghĩa của chúng, đặt chúng vào các từ cùa riêng bạn và nghĩ về chúng. Sau đó bạn bắt đầu nối kết các thông điệp mới với tài liệu khác: thông tin bạn nghe trước đây hoặc đã được xem thấy hoặc đọc về nhiều nguồn chẳng hạn như các bản báo cáo của công ty, trong tivi, tạp chí, các bài đàm thoại với các đồng nghiệp, các bài thuyết trinh khác...
Việc lắng nghe có phân lích không chi liên quan đến tai nghe mà còn liên quan đến bộ não và đôi mắt của bạn. Đe trả lời chính
ckương 3. Tĩêh hành thuyết trìníi
xác bạn phải nghe những gì mà một người đang nói, đọc được ngôn ngữ cơ thể cùa thính giả và xử lý tốt tình huống xảy ra.
- Kiêm soát cảm xúc; trong một thế giới tưởng tượng, chúng ta có thê xoá bỏ rào cản vê tinh thần và vật chất nhưng trong thế giới
hiện thực thì không thể làm như vậy được. Vì chúng ta ghĩ nhanh hơn người nói nói. Đôi khi căn phòng ờ quá nóng, chiếc máy xây dựng đang làm việc bên cạnh cửa sổ hay không khí buổi thuyết trình quá buôn tẻ tâm trí cũng không tập trung. Nhimg chúng ta cũng có thê lơ đãng thậm chí cả trong những điều kiện nghe tốt nhất. Nếu chúng ta luôn tỉnh táo và tập trung thì không thể thất bại được.
Khi nào bạn thấy trường hợp này xảy ra thì cố gắng tập trung nghe người nói đang nói gi. Có một cách để làm được điều này đó là đừng nghĩ trước những gi người nói sẽ nói, hãy cổ gắng tập trung phần tiếp theo. Đây không phải là bạn nhảy ngay đến phần cuôi. Khi bạn nhảy đến phần cuối bạn sẽ đan vào lời của người nói và không thực sự nghe những gì được nói đến. Trong trường hợp này bạn nên nghe người nói nói gì.
Có cách khác để tâm trí của bạn tập trung vào nghe đó là nhớ được người nói nói gì và phải hiểu được. Cách nữa đó là đánh giá người nói thê hiện bằng lời nói hay bằng hành động. Ví dụ một chính trị gia đang tranh đua trong một cuộc bầu cử lại. Trong lúc nói với cử tri đi bầu cho ông, ông tuyên bố “Tôi ăn trưa cùng với chủ tịch mới tuần trước xong và ông ta cam đoan ràng ông quan tàm đến mọi người trong bang cùa chúng ta” Nghe cẩn thận sẽ nghe thấy thông điệp: “Nếu các bạn bầu tôi cơ hội tiền thuế sẽ tăng trong bang của chúng ta”