1.2. Bài thuyết trình với mục đích thuyết phục
1.2.2. Các loại bài thuyết trình vói mục đích thuyết phục
Doanh nghiệp nào đứng đầu danh sách Global 500 năm 2006?
Những doanh nhân nào được tặng thưởng danh hiệu Doanh nhân Việt Nam tiêu biểu năm 2006? Khoảng cách từ New York đến London bao xa? Đây là những câu hỏi hoàn toàn có thể trả lời. Bạn có thể tìm kiếm câu trả lời trong những quyển sách liên quan, và không một người nào có thể phản bác được. Câu trả lời có thể là
KỸ N Ả N G THUYẾT TRÌNH
đúng hoặc sai. Như vậy, câu hỏi thực tế là cáu hỏi xác định đúng hoặc sai.
Nhưng rất nhiều câu hỏi thực tế không thể trả lời được. Đó có thể là một câu trả lời đúng, nhưng chúng ta không có đủ thông tin để biết được thực sự nó là gì . Một vài câu hỏi thì liên quan đến kiểu dự đoán: Liệu rằng nền kinh tế sẽ tốt hơn hay xấu hơn vào năm tới? Doanh nghiệp nào sẽ đứng đầu danh sách Global 500 năm 2008?
Một vài câu hỏi được trao đổi về những vấn đề thực tế mà thực sự không có kết luận cụ thể. Điều gì dẫn đến xu hướng toàn cầu hóa kinh tế? Liệu rằng nền kinh tế của chúng ta sẽ tăng trường bền vững trong 5 năm tới? Không ai biết câu trả lời cuối cùng cùa những câu hỏi này. Nhưng nó không bao giờ ngăn cản con người ngừng nghiên cứu về vấn đề đó hoặc là họ luôn cố gắng để thuyết phục mọi người rằng câu trả lời của họ là đúng nhất.
Bài thuyết trình thuyết phục các vấn đề thực tế thường được cấu trúc theo chủ đề. Đôi khi, bạn có thể tổ chức bài thuyết phục các vấn đề thực tế theo cấu trúc không gian.
Bài thuyết phục các vấn đề về giá trị
Doanh nghiệp nào ở Việt Nam có nền văn hóa doanh nghiệp mạnh? Điều gì là đạo đức và cũng là trách nhiệm của người kinh doanh. Những câu hỏi như thế không chì liên quan đến vấn đề thực tế mà còn đòi hỏi sự đảnh giá về giá trị. Ý kiến cùa một người về một sự việc là đúng hay sai, tốt hay xấu, trái với đạo đức hay không, thích đáng hay không thích đáng, công bằng hay không công bằng. Đó là câu hỏi (hay vấn đề) về giá trị.
Càu hỏi về giá trị là câu hỏi về sự đánh giá, sự công bằng, tính đạo đức, và hình thành những ý tưởng hoặc hành động.
Khi bạn bày tỏ quan điểm cùa bạn bằng câu hỏi mang tính giá trị, bạn phải biện hộ ý kiến cùa bạn. Để làm được như vậy, bạn
phải đưa được các tiêu chuẩn quyết định được giá trị và dựa vào những tiêu chuẩn đó để bảo vệ quan điểm cùa mình.
Bài thuyết trinh thuyết phục trong các câu hỏi giá trị thường được tô chức theo câu trúc chủ đề. Phương pháp phổ biến nhất là dành toàn bộ cho ý chính đầu tiên những giá trị và ý chính thứ hai sẽ cung câp những tiêu chuẩn cho giá trị đó.
Các câu hỏi giá trị mang tính liên quan đặc biệt tới hành động cùa bạn. Nhưng bài thuyết trình về các câu hỏi giá trị thường không nhăm trực tiếp tới các hành động. Trong loại bài thuyết trình này,, bạn không giục giã người nghe làm bất cứ việc gì, bạn chỉ tranh cãi vê vân đề gì đó đúng hoặc sai hoặc nên hay không nên.
Bài thuyết phục các vấn đề về biện pháp
* về biện pháp xuất hiện phần lớn trong tất cả những thứ chúng ta làm. ở nhà chúng ta tranh cãi về việc sẽ làm gì trong kì nghỉ, liệu răng mua máy nghe đĩa CD, phim nào đáng xem vào dịp cuôi tuân, ở văn phòng, chúng ta thảo luận về việc cần khai thác chiến lựợc nào giúp bán hàng tốt hơn, làm thế nào để cải thiện mối giao tiếp giữa người quản lý và các nhân viên...
Tất cả những câu hỏi trên là những câu hỏi về biện pháp vì nó trao đổi đến nhũng quá trình đặc biệt của hành động. Những câu hỏi về biện pháp chắc chắn liên quan đến câu hỏi về thực tế và có thê liên quan đên cả câu hỏi vê giá trị. Nhung những câu hỏi về biện pháp thượng không nằm trong câu hỏi thực tế hay giá trị, mà nó liên quan đên một cái gì đó bạn nên hay không nên làm.
Khi đặt trong văn cảnh, các câu hòi về biện pháp bao gồm từ
“nên”. Ví dụ: phương pháp đo lường nào nên được áp dụng để cải thiện chât lượng ngành giáo dục ờ Việt Nam; Chính phủ làm thế nào đê kiêm chế lạm phát; những bước nào nên được áp dụng để giúp người lao động tự bảo vệ bản thân mình?...
N hư vậy, câu hỏi về biện pháp là câu hỏi về những vấn đề đặc _____________ cíitíơng 4. Các íbại Sài tỉiuyết trìnR.
KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH
biệt liên quan đến hành động nên hay không nén Các loại câu hỏi về biện pháp
Khi bạn thuyết trình thuyết phục các câu hỏi về biện pháp, mục đích của bạn là có được sự đông ý cùa người nghe hoặc thúc đẩy trực tiếp hành động cùa người nghe. Quyết định mục đích nào bạn muốn đạt được gọi là điều cốt yếu, nó sẽ ảnh hưởng lóm đên tât cả các khía cạnh cùa bài thuyết trình của bạn.
Thuyết trình để có được sự đồng ý một cách thụ động là việc mà người nói cố gắng thuyêt phục người nghe vê các cách giai quyết đưa ra, mà không hề hối thúc người nghe thực hiện ngay những hành động được đưa ra trong giải pháp.
Thuyết trình thúc đẩy hành động là việc mà người nói cố gắng thuyết phục người nghe làm những hành động đê ùng hộ những giải pháp đưa ra. Khi mục đích cùa bạn là để có được hành động ngay lập tức, bạn cần làm nhiều hơn để có được sự đông ý của người nghe. Bạn cần phải làm cho họ hành động. Trên cả sự thuyêt phục đó là những âm thanh, những kích động đê người nghe hành động đúng. Ngoài ra, khi kêu gọi một hành động trong bài thuyêt trình, bạn nên có một lời giới thiệu thật là đặc biệt. Đừng học cách hối thúc người nghe “hãy hành động” mà nên cố găng nói cho họ làm thế nào và làm cái gì.
Phán tích câu hòi về hiện pháp
Cho dù mục đích của bạn là để có được sự đồng ý một cách thụ động hay để có được hành động ngay lập tức, bạn sẽ phải đối mặt với ba vấn đề cơ bản khi thuyêt trình các vân đê yê cách giai quyết. Vấn đề cơ bản đầu tiên là phân tích liệu vấn đề có thực sự nghiêm trọng hay cân thiêt phải thay đôi cách giải quyel hiẹn lại hay không, vấn đề cơ bản thứ hai là kế hoạch. Khi bạn đã chứng minh là có vấn đề, bạn phải đưa ra kế hoạch để giải quyết vân đê đó. Vấn đề cơ bản thứ ba là tính thực tiễn. Một khi bạn đã đưa ra
cdương 4. Càc Coại Sài tãuỵết trìníi một kế hoạch, bạn phải chứng minh là nó hiệu quả.
Khi bạn tán thành một biện pháp mới, bạn phải chứng minh là nó khả thi. Cho dù vấn đề nghiêm trọng đến đâu, người nghe luôn muốn biết rằng kế hoạch của người thuyết trình sẽ thực sự giải quyết được vấn đề. Do đó, bạn có thể đưa ra sự chứng nhận của những chuyên gia ùng hộ cách giải quyết của bạn. Cách tốt hơn nữa là cho thấy rằng một kế hoạch tương tự như của bạn đã được thực hiện thành công trong một trưÒTig hợp khác. Nếu bạn phản đối thay đổi biện pháp, một trong những lí lẽ chính có thể đưa ra là biện pháp này không thực tế - rằng nó sẽ tạo ra nhiều vấn đề hơn là giải quyết vấn đề.
Bạn cần dành bao nhiêu dung lượng trong bài thuyết trình của mình để phân tích sự cần thiết, kế hoạch và tính thực tiễn? Câu trả lời phụ thuộc vào chủ đề và đối tượng tiếp nhận.
Cấu trúc bài thuyết trình các vấn đề về biện pháp
Việc tổ chức có hiệu quả là rất cần thiết khi bạn thuyết phục người nghe các vấn đề về biện pháp. Mặc dù bất kì cấu trúc nào cũng đều có thể được dùng khi thảo luận vấn đề về biện pháp, có bổn kiểu mẫu đặc biệt hữu dụng trong thuyết trình về biện pháp.
Đó là các trình tự vấn đề - giải pháp, vấn đề - nguyên nhân - giải pháp, trình tự về lợi thế tương đối, và trình tự động cơ cùa Monroe.
Trình tự vấn đề - giải pháp
Nếu bạn tán thành sự thay đổi biện pháp, những ý chính của bạn thường tự nhiên rơi vào trình tự vấn đề - giải pháp, ở ý chính đầu tiên bạn chứng minh sự cần thiết cùa một giải pháp mới bằng việc đưa ra mức độ và sự nghiêm trọng của vấn đề. Trong ý chính thứ hai bạn đưa ra kẻ hoạch để giải quyết vấn đề và chứng minh tính thực tế của nó.
Bạn có thể dùng cấu trúc vấn đề - giải pháp tương tự để tổ chức một bài thuyết trình phản đối việc thay đổi biện pháp. Trong
KỸ N Ă N G THUYẾT TRÌNH
một bài thuyết trình như thế nhiệm vụ là bảo vệ hệ thống cũ và phản bác lại biện pháp mới cùa bên đối lập. Vì thế trong ý chính thứ nhất bạn có thể lý luận rằng ko cần thiết phải thay đổi. Trong ý chính thứ hai bạn có thể cho thấy rằng ngay cả khi có một vấn đề nghiêm trọng đi chăng nữa thì giải pháp mới cũng ko giải quyết được vấn đề và còn tạo ra nhiều vấn đề hơn.
Trình tự vấn đề - nguyên nhân - giải pháp
Do có sự biến đổi trong trình tự vấn đề - giải pháp, bạn có thể sắp xếp bài thuyết trình cùa mình trên trình tự vấn đề - nguyên nhân - giải pháp. Trình tự này sẽ tạo ra bài thuyết trình với ba ý chính - ý chính thứ nhất nêu ra vấn đề, ý thứ hai phân tích nguyên nhân của vấn đề, và ý thứ ba trình bày giải pháp cho vấn đề.
Trình tự về lợi thế tương đổi
Khi thính giả đã đồng ý rằng có vấn đề, bạn có thể dành bài thuyết trình của mình để so sánh UTJ điểm và nhược điểm cùa những giải pháp được đưa ra. Trong tình huống như vậy, bạn có thể đưa bài thuyết trình của mình theo trình tự về lợi thế tương đối.
Thay vì việc đi sâu vào vấn đề, bạn nên dành mỗi ý chính cho việc giải thích tại sao giải pháp cùa bạn ưu việt hơn các giải pháp khác.
Trĩnh tự động cơ của Monroe
Được phát triển vào những năm 1930 bởi Alan Monroe, một giảng viên thuyết trình tại trường Đại học Purdue, trình tự động cơ được thiết kế cho những bài thuyết trình về biện pháp kêu gọi những hành động cấp thiết. Trình tự này có năm bước dựa theo tâm lý của sự thuyết phục.
Sự chú ý: Đầu tiên bạn thu hút sự chú ý đối với người nghe.
Bạn có thể mờ. đầu bằng cách sử dụng một hoặc nhiều cách miêu tả; liên kết với người nghe, đưa ra một mệnh đề gây sự tò mò hoặc hồi hộp, đưa ra một câu hỏi, kể một câu chuyện gây ấn tượng sâu sắc, hoặc sử dụng những dụng cụ trợ giúp bằng hình ảnh.
cíiươn£ 4. Cđc h ạ i 6ải thuyết trình
Sự cần thiết: Sau khi đã gây được sự thích thú trong người nghe, bạn phải làm cho họ thấy rằng cần thay đổi. Bạn cho thấy răng có một vân đê nghiêm trọng với tình trạng hiện tại. Bạn cần phải đưa ra sự cần thiết phải thay đổi một cách rõ ràng và minh họa với những tài liệu mang tính thuyết phục cao - thống kê, ví dụ... - liên quan trực tiếp đến các giá trị hay những lợi ích chính đáng của thính giả. Cuối bước này, người nghe đã nhận thức cao vê vân đê đên mức họ muốn nghe các giải pháp của bạn.
Sự thỏa mãn: Sau khi đã đưa ra yêu cầu thay đổi, bạn làm thỏa mãn nó bằng cách đưa ra một giải pháp cho vấn đề. Bạn thuyết trình kế hoạch của bạn và cho thấy nó sẽ hiệu quả thế nào. Bạn cần đảm bảo đưa ra đầy đù chi tiết để người nghe hiểu được hoàn toàn kế hoạch đó.
Sự hình dung: Sau khi đưa ra kế hoạch, bạn nâng cao mong muôn cho kê hoạch đó băng cách hình dung ra những lợi ích mà nó sẽ mang lại. Điều cơ bản của bước này là sử dụng sự tường tượng sống động để người nghe thấy rằng họ sẽ được hường lợi và tình hình sẽ được cải thiện một khi giải pháp của bạn được thực thi.
Hành động: Một khi người nghe đã được thuyết phục là biện pháp của bạn có ích, bạn đã sẵn sàng để kêu gọi hành động. Hãy nói một cách chính xác những gl bạn muốn người nghe làm và làm như thế nào, cho họ địa chỉ, chi cho họ thấy làm cách nào để được hưóng dẫn... Sau đó, kết luận bằng một lời kêu gọi mang tính kích động để làm gia tăng cam kết hành động cùa họ.