Mỗi thành viên trong một nhóm nhỏ phải nhận những trách nhiệm cụ thể, được chia thành 5 danh mục chính: (1) Tận tình với mục tiêu cùa nhóm, (2) Thực hiện sự phân công cá nhân, (3) Tránh các cuộc tranh cãi giữa các cá nhân, (4) Khuyến khích sự tham gia đầy đủ, (5) Giữ các cuộc thảo luận đi đúng chủ đề.
Một vài trách nhiệm này liên quan đến vai trò lãnh đạo, nhung tất cả 5 danh mục đều quan trọng đến mức mỗi thành viên nên đưa nó thành nghĩa vụ cá nhân, không kể tới vai trò lãnh đạo cùa nhóm.
Chúng ta hãy nhìn kỹ hơn tới mỗi trách nhiệm trên.
Tận tình với mục tiêu của nhóm
Vì thành công của nhóm, các thành viên phải xếp mục tiêu cá nhân ngang hàng với mục tiêu cùa nhóm. Điều này nghe tưởng rất hiển nhiên, nhưng không phải lúc nào cũng dễ. Khi bạn đang làm việc với các sinh viên khác trong lórp, mục tiêu cùa nhóm - và có vẻ như là mục tiêu cùa mỗi thành viên - là đạt điểm cao. Việc này đảm bảo một thái độ tích cực cho nhóm. Mỗi thành viên có sự thúc đây mạnh mẽ để hợp tác và tận tình với việc hoàn thành nhiệm vụ.
Hãy nhớ rằng những gi một thành viên làm sẽ ảnh hường đến tất cả những thành viên khác. Bạn không nên cố gắng UTJ tiên cho sờ thích cá nhân hoặc tự cao vì nó sẽ ảnh hưởng xấu đến nhóm và
KỸ N Ă N G THUYẾT TRÌNH
mục đích của nhóm. Chú ý tới các chương trình ngầm - dù cho là của bạn hay của ai - và tham gia với tinh thần tích cực. Để nhóm làm việc hiệu quả, tất cả các thành viên đều phải tận tình với mục tiêu của nhóm và hợp tác để đạt được chúng.
Thực hiện sự phán công cá nhân.
Như được đề cập ở trên, một trong những lợi ích cùa quy trình làm việc theo nhóm là khối lượng công việc được chia cho nhiều người. Phân công công việc có thể cần đến việc thu thập thông tin, sắp xếp cho một buổi họp, nghiên cứu về một khía cạnh cụ thể trong chù đề cùa nhóm, ghi chép tại buổi họp, và tương tự như vậy.
Toàn bộ dự án của nhóm sẽ đổ bể trừ khi tất cả các thành viên đều thực hiện phần việc được phân công.
Cho dù đã có nhiệm vụ gi đi nữa, tất cả các thành viên trong nhóm đều có chung một nhiệm vụ rất quan trọng - lắng nghe. Neu bạn ngắt lời của người đang nói, hoặc tập trung toàn bộ vào những gì sắp phát biểu, nhóm sẽ không gặt hái được nhiều tiến bộ.
Lắng nghe hiệu quả là điều thiết yếu cho việc liên kết trong một nhóm nhỏ. Đầu tiên, nó giúp bạn hiểu được những gì đang xảy ra trong nhóm. Không giống như các buổi thuyết trình trước công chúng, bạn có thể dừng lời nguời nói để làm rõ những gì bạn thắc mắc. Thứ hai, lắng nghe giúp bạn đánh giá những giá trị cùa người nói trong mối quan hệ với bản thân bạn. Thứ ba, lắng nghe tạo ra sự ủng hộ cho người nói và thiết lập một môi trường tích cực cho thảo luận. Trong các buổi thảo luận nhóm, cũng như trong hoàn cảnh khác, lắng nghe rất quan trọng cho việc liên kết hiệu quả.
Tránh xung đột cá nhân.
Nếu thành viên của nhỏm là những con rôbốt thì sẽ chẳng có vấn đề gì xảy ra với các xung đột cá nhân. Nhưng thành viên của nhóm là những con người với sở thích, hận thù, thành kiến và tính cách khác nhau. Sẽ là cần thiết hcm khi các cuộc tranh luân diễn ra
cíiương 4. Cđc Coại 6ài thuyết trìníi
nhăm phục vụ cho nhiệm vụ cùa nhóm, hơn là ở mức độ cá nhân.
Dù là nhóm gì đi chăng nữa thì tranh cãi cá nhân đều để lại điều tiếng và làm xấu công việc của cả nhóm. Vai trò của người lãnh đạo trong lúc này là cần thiết để đưa cuộc thảo luận trở về với vấn đề thích hợp.
Không thể nói các thành viên nên đồng ý trong mọi trường hợp. Trên thực tế, nhiều vấn đề nảy sinh khi các thành viên hợp tác tôt và có ý thức giữ sự thống nhất và không bao giờ bất đồng quan điếm. Mỗi khi một thành viên đưa ra lời gợi ý, những người còn lại đều hường ứng rằng đó là ý tưởng hay. Khi điều này xảy ra, nhóm sẽ mất lợi ích của việc làm việc theo nhóm đầu tiên. Sẽ không có cơ hội nào để đạt được quyết định tốt nhất bằng việc khám phá một viễn cảnh, ý kiến hay thông tin. Một nhóm mà chỉ né tránh sự tranh luận thì cũng không hơn gì một nhóm sa vào cãi vã cá nhân.
Vì vậy, vấn đề là nhóm không nên tránh tranh cãi mà nên giữ nó ở mức độ cho nhiệm vụ chung cùa nhóm thay vì thoái hóa trong str hận thù cá nhân. Sẽ có rất ít thành tựu - và thậm chí ít sự hài lòng - trong một nhóm bị chiếm giữ bời cãi vã và thù hận cá nhân.
Khuyến khích tham gia
Để một nhóm hoạt động hiệu quả, tất cả các thành viên đều phải đóng góp đầy đủ và chia sẻ ý kiến với những người khác. Mỗi thành viên cùa nhóm nên có trách nhiệm khuyến khích người khác tham gia đóng góp. Lắng nghe là cách đầu tiên để bạn đạt được việc này. Lẳng nghe tức là ùng hộ cho người nói. Sau cùng, bạn có muốn nói trong một nhóm mà những người khác tò ra nhàm chán hay mất tập trung hay không?
Neu troim nhom co vài thàiih vicn tỏ ra khá im lặng, bạn có thể kéo họ vào các cuộc thảo luận bằng cách hỏi ý kiến của họ và thể hiện sự thích thú với các ý tưởng và thông tin mà họ cung cấp.
Ví dụ, bạn có thể nói: “Chúng ta vẫn chưa nghe Nam nói gì, và anh
KỸ N Ă N G THUYẾT TRÌNH
ấy có một số kinh nghiệm bản thân trong vấn đề này. Nam, bạn có thể nói cho những người khác những gi bạn đã nói với tôi về kế hoạch này hay không ?”
Một cách khác để khuyến khích sự tham gia là xây dựng rrột môi trường giàu tính ủng hộ. Khi một thành viên nói, bạn có tliê nói: “ý tưởng đó thật thú vị” hoặc “Tôi chưa tùng nghe về nó, anh có thể nói thêm cho tôi được không?”. Trái lại, hãy cố gang tránn những lời nhận xét tiêu cực gây tức tối cho người nói truớc khi an.i ấy hay cô ấy kết thúc, như: “0 , không, nó sẽ không bao giờ hoạt động” hoặc “một ý kiến mới ngu xuẩn làm sao” . Những lời nhận xét mang tính ủng hộ tạo ra thiện chí, tinh thần trách nhiệm chung trong công việc giữa các thành viên trong nhóm và làm mọi người thấy tự do khi thảo luận ý kiến cùa mình mà không sợ bị làm trò cười hay ngại ngùng.
Nếu bạn ngại ngùng hoặc sợ ý kiến cùa mình bị phê bình nhiều thì ngay đầu tiên bạn có thể không sẵn lòng tham gia. Đe vượt qua sự thiếu tự tin, hãy nhớ rằng đóng góp của bạn là cần thiết cho nhóm. Đó là lý do vì sao bạn ở đó. Hoặc ít nhất, bạn có thể giúp xây dựng một môi trường giàu tính ùng hộ cho thảo luận bằng cách lắng nghe, phản bác và khuyến khích tự do trao đổi ý tường.
Giữ thảo luận đi đúng chù đề
Đối với một sổ nhóm các cuộc thảo luận được tiến hành như một dòng vô thức. Mỗi thành viên có trách nhiệm giữ nhóm đi đúng chủ đề và can thiệp khi nhóm đi lạc đề quá xa. Một cuộc nói chuyện nhỏ, thoải mái nhằm phá vỡ sự căng thẳng hoặc một giờ giải lao ngắn là hoàn loàn không sai, nhưng không nên để nó di quá giới hạn cho phép. Khi làm việc trong nhóm cùa vấn đề - cách giải quyết, hãy đảm bảo rằng mục tiêu cuối cùng cùa nhóm phải được đặt lên hàng đầu. Hãy cố hết sức để cuộc thảo luận được tiến
chương 4. Cảc Coại 6ài tíiuyết trình
hành có trật tự, từ điềm này sang điểm khác, và không bị cản trở bởi các vấn đề không liên quan.
Mặt khác, bạn cần phải tránh khuynh hướng đưa ra biện pháp quá nhanh mà không nghiên cứu kỹ các vấn đề. Điều này đặc biệt đáng quan tâm khi các thành viên của nhóm mệt mỏi hoặc chán nản. Nếu bạn cảm thấy nhóm đưa ra quyết định quá nhanh và dễ dàng, hãy cố gang đề người khác ý thức được mối quan tâm của bạn. Bằng cách gợi ý họ nên thảo luận về vần đề chi tiết hơn, bạn sẽ mang lại thông tin hay ý tường thiết thực.