MỤC TIÊU CỦA CHƯƠNG 5
5.2. Quy trình mua hàng
Mục tiêu 1: Đảm bảo nguồn cung
Mua hàng phải thực hiện một số hoạt động nhằm thoả mãn yêu cầu hoạt động của doanh nghiệp, đây là vai trò truyền thống của chức năng mua hàng. Mua hàng hỗ trợ các nhu cầu hoạt động thông qua việc mua các dịch vụ, nguyên liệu, linh kiện, cụm lắp ráp phụ và các hạng mục sửa chữa và bảo dƣỡng. Việc mua hàng cũng có thể hỗ trợ các yêu cầu của các trung tâm phân phối vật chất chịu trách nhiệm lưu trữ và cung cấp các bộ phận thay thế hoặc thành phẩm cho khách hàng cuối cùng. Mua hàng cũng hỗ trợ các nhóm kỹ thuật và kỹ thuật (chẳng hạn nhƣ CNTT), đặc biệt là trong quá trình phát triển sản phẩm/dịch vụ mới và gia công các quy trình chính. Theo lưu ý của một giám đốc điều hành, "việc mua hàng tồn tại bởi vì một quyết định đƣợc đƣa ra để thuê ngoài một cái gì đó có thể đƣợc thực hiện trong nội bộ." Trên thực tế, việc mua hàng xảy ra vì sản phẩm hoặc dịch vụ thuê ngoài vẫn cần đƣợc quản lý, nếu không hiệu suất sẽ bị giảm sút.
Với sự gia tăng mạnh mẽ của hoạt động thuê ngoài, các doanh nghiệp ngày càng phụ thuộc vào các nhà cung cấp bên ngoài để cung cấp không chỉ nguyên vật liệu và sản phẩm mà còn cả công nghệ thông tin, dịch vụ và các hoạt động thiết kế. Do phần lớn trách nhiệm quản lý các quy trình kinh doanh quan trọng chuyển sang tay nhà cung cấp, nên việc mua hàng phải hỗ trợ chiến lƣợc này bằng cách cung cấp dòng chảy liên tục của hàng hóa và dịch vụ chất lƣợng cao mà doanh nghiệp yêu cầu. Để hỗ trợ quy trình này, bộ phận mua hàng phải thực hiện những việc sau:
Tìm kiếm nguồn hàng hóa/dịch vụ đúng giá
Tìm kiếm nguồn hàng hóa/dịch vụ từ đúng nguồn (nguồn gốc và xuất xứ)
138
Tìm kiếm nguồn hàng hóa/dịch vụ có đặc điểm kỹ thuật phù hợp đáp ứng nhu cầu của người dùng
Tìm kiếm nguồn hàng hóa/dịch vụ với số lƣợng phù hợp
Sắp xếp việc giao hàng/thực hiện dịch vụ vào đúng thời điểm mà khách hàng yêu cầu.
Các nhà quản lý cung ứng phải đáp ứng các nhu cầu về nguyên vật liệu và hỗ trợ của người dùng trong doanh nghiệp của họ (đôi khi còn được gọi là khách hàng nội bộ). Việc không đáp ứng nhu cầu của khách hàng nội bộ sẽ làm giảm niềm tin của những người dùng này với bộ phận mua hàng và họ có thể cố gắng tự thương lượng hợp đồng.
Mục tiêu 2: Quản lý quy trình tìm nguồn cung ứng hiệu quả và hiệu suất
Bộ phân mua hàng phải quản lý các hoạt động nội bộ của mình một cách hiệu quả và hiệu suất, bằng cách thực hiện những điều sau:
• Xác định cấp độ nhân sự
• Phát triển và tuân thủ ngân sách đã đƣợc phê duyệt
• Cung cấp đào tạo chuyên nghiệp và cơ hội phát triển cho nhân viên
• Giới thiệu các kênh mua hàng đƣợc cải tiến trong hệ thống mua sắm giúp cải thiện khả năng hiển thị chi tiêu, lập hóa đơn và thanh toán hiệu quả cũng nhƣ sự hài lòng của người dùng
Quản lý mua hàng có các nguồn lực hạn chế để quản lý quá trình mua hàng và phải liên tục làm việc để cải thiện việc sử dụng các nguồn lực này. Nguồn lực hạn chế bao gồm nhân viên làm việc trong bộ phận, tƣ vấn bên ngoài, đào tạo, đi lại và giới hạn ngân sách, thời gian, thông tin và kiến thức. Do đó, các doanh nghiệp không ngừng tìm kiếm những người có các kỹ năng cần thiết để giải quyết nhiều nhiệm vụ khác nhau mà việc mua hàng phải đối mặt. Những nhân viên mua hàng phải tập trung vào việc liên tục cải thiện công việc ở cấp độ giao dịch thông qua các hệ thống mua hàng hiệu quả khiến người dùng nội bộ và nhà cung cấp hài lòng.
Mục tiêu 3: Quản lý hiệu suất của nhà cung cấp
Một trong những mục tiêu quan trọng nhất của chức năng mua hàng là lựa chọn, phát triển và duy trì các nhà cung cấp, một quá trình đôi khi đƣợc mô tả là quản lý hiệu suất của nhà cung cấp (SPM – Supplier Performance Management). Việc mua hàng phải bám sát các điều kiện hiện tại trên thị trường cung ứng để đảm bảo rằng việc mua hàng (1) lựa chọn các nhà cung cấp có khả năng cạnh tranh, (2) xác định các nhà cung cấp mới có tiềm năng hoạt động xuất sắc và phát triển mối quan hệ chặt chẽ hơn với các nhà cung cấp này, (3) cải thiện các nhà cung cấp hiện tại, và (4) phát triển các nhà cung cấp mới không có khả năng cạnh tranh với các nhà cung cấp hiện tại. Làm nhƣ vậy, bộ phân mua hàng có thể lựa chọn và quản lý nhà cung cấp có khả năng mang lại lợi thế về hiệu suất về giá thành, chất lƣợng, công nghệ, phân phối và phát triển sản phẩm mới. Quản lý hoạt động của nhà cung cấp đòi hỏi bộ phận mua hàng phải theo
139
đuổi mối quan hệ tốt hơn với các nhà cung cấp bên ngoài và phát triển các nguồn cung cấp chất lƣợng cao, đáng tin cậy. Mục tiêu này cũng yêu cầu việc mua hàng phải làm việc trực tiếp với nhà cung cấp để cải thiện các khả năng hiện có và phát triển các khả năng mới.
Mục tiêu 4: Phát triển các mục tiêu phù hợp với các bên liên quan nội bộ
Các doanh nghiệp toàn cầu có cấu trúc tổ chức duy trì theo truyền thống dẫn đến hạn chế tương tác giữa các chức năng và giao tiếp xuyên biên giới. Bộ phận mua hàng phải liên lạc chặt chẽ với các nhóm chức năng đại diện cho khách hàng nội bộ của họ.
Khách hàng nội bộ đôi khi đƣợc gọi là các bên liên quan, trong đó họ có vai trò quan trọng trong kết quả của quyết định mua hàng. Do đó, các hoạt động mua phần lớn đƣợc thúc đẩy bởi các yêu cầu của các bên liên quan. Nếu các công việc của nhà cung cấp bị lỗi và gây ra sự cố cho quá trình sản xuất, thì bộ phận mua hàng phải tìm cách cải thiện chất lượng của nhà cung cấp. Tương tự, nếu bộ phận marketing đang có kế hoạch khởi động một chiến dịch quảng cáo và khuyến mãi lớn, thì bộ phận mua hàng phải tìm hiểu khả năng của nhà cung cấp và giúp xây dựng các thỏa thuận cung cấp dịch vụ và giá cả hiệu quả. Để đạt đƣợc mục tiêu này, hoạt động mua hàng phải phối hợp chặt chẽ với các nhóm liên quan nhƣ marketing, sản xuất, kỹ thuật, công nghệ, CNTT, nguồn nhân lực và tài chính.
Mục tiêu 5: Phát triển các chiến lƣợc cung ứng tích hợp hỗ trợ các mục tiêu Mục tiêu quan trọng nhất của quản lý cung ứng là hỗ trợ các mục tiêu bộ phận và mục tiêu chung của doanh nghiệp. Mặc dù điều này nghe có vẻ dễ dàng nhƣng không phải lúc nào mục tiêu mua hàng cũng phù hợp với mục tiêu của doanh nghiệp. Mục tiêu này ngụ ý rằng việc mua hàng có thể ảnh hưởng trực tiếp (tích cực hoặc tiêu cực) đến tăng trưởng dài hạn, doanh thu, kết quả hoạt động và kế hoạch của các bên liên quan và đơn vị kinh doanh. Ví dụ: giả sử một doanh nghiệp có mục tiêu giảm lƣợng vốn lưu động trong chuỗi cung ứng của mình. Việc mua hàng có thể làm việc với các nhà cung cấp để cung cấp số lượng nhỏ thường xuyên hơn, dẫn đến giảm hàng tồn kho và giảm mức vốn lưu động. Các chính sách như vậy sẽ thể hiện khi hiệu suất được cải thiện trên bảng cân đối kế toán và báo cáo thu nhập của công ty. Làm nhƣ vậy, mua hàng có thể đƣợc coi là một tài sản chiến lƣợc mang lại lợi thế cạnh tranh mạnh mẽ trên thị trường.
Tuy nhiên có một số lý do khiến kế hoạch mua hàng có thể không phù hợp với kế hoạch của các chức năng kinh doanh hoặc kế hoạch của doanh nghiệp. Thứ nhất, nhân sự mua hàng trước đây không tham gia vào các cuộc họp cấp cao thảo luận về các kế hoạch kinh doanh chiến lược, bởi vì họ thường được coi là một chức năng hỗ trợ chiến thuật. Thứ hai, ban lãnh đạo điều hành thường chậm nhận ra giá trị mà bộ phận mua hàng có thể cung cấp cho doanh nghiệp. Khi hai điều kiện này đang thay đổi nhanh chóng, các nhà quản lý cung ứng đã đƣợc đề bạt lên một vai trò cao hơn và đƣợc mời tham gia vào quá trình hoạch định chiến lƣợc. Một số ngành đã công nhận giá trị của
140
nguồn cung chiến lƣợc nhƣ ô tô, hàng tiêu dùng, và điện tử. Một giám đốc điều hành quản lý cung ứng tích cực tham gia vào các cuộc thảo luận chiến lƣợc kinh doanh có thể cung cấp thông tin chi tiết về thị trường cung ứng quan trọng, dự báo ngân sách và các thông tin chi tiết khác góp phần lập kế hoạch kinh doanh chiến lƣợc hiệu quả hơn, chẳng hạn:
Cập nhật về các điều kiện và xu hướng của thị trường cung ứng (ví dụ: tăng giá nguyên liệu, tình trạng thiếu hụt, thay đổi nhà cung cấp) và tác động của những thay đổi này lên kết quả kinh doanh chính.
Xác định các vật liệu và công nghệ dịch vụ mới nổi để hỗ trợ các chiến lƣợc của doanh nghiệp trong các lĩnh vực hoạt động chính, đặc biệt là trong quá trình phát triển sản phẩm mới
Phát triển các phương án cung ứng và kế hoạch dự phòng để giảm rủi ro
Hỗ trợ các yêu cầu về cơ sở cung ứng đa dạng và cạnh tranh toàn cầu 5.2.2. Chính sách và quy trình thực hiện mua hàng
Một doanh nghiệp khi tiến hành mua nguyên vật liệu, phụ liệu, thiết bị máy móc, dịch vụ… có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm nên tuân theo quy trình cơ bản nhằm đảm bảo sản phẩm mua vào phù hợp với các yêu cầu quy định của doanh nghiệp. Theo sơ đồ trong hình 5.5, doanh nghiệp cần lưu ý các nội dung sau:
Xác định hàng cần mua:
Bộ phận có nhu cầu mua lập danh mục các loại hàng cần mua. Trưởng bộ phận phải kiểm tra về chất liệu hàng hoá, định mức, yêu cầu về màu sắc, định tính, định lƣợng trước khi trình danh mục hàng hoá cho ban giám đốc duyệt. Khi danh mục hàng hoá cần mua đựơc duyệt thì bộ phận có nhu cầu chuyển danh mục hàng hoá cho bộ phận vật tƣ mua hàng.
Liên hệ nhà cung ứng:
Bộ phận mua hàng lựa chọn các nhà cung ứng đáp ứng đƣợc nhu cầu từ danh sách nhà cung ứng chính thức của doanh nghiệp.Yêu cầu nhà cung ứng cung cấp các bảng dữ liệu an toàn (Material safety data sheet) để đảm bảo các hàng hóa mua vào không gây tác động đến môi trường. Trong trường hợp không có nhà cung ứng trong danh sách thực hiện theo yêu cầu thì công ty tiến hành lựa chọn thêm nhà cung ứng. Việc lựa chọn nhà cung ứng mới đƣợc thực hiện theo thủ tục đánh giá và kiểm soát nhà cung ứng.
Yêu cầu báo giá, gửi mẫu:
Yêu cầu báo giá, gửi mẫu có thể thực hiện bằng các hình thức nhƣ mail, fax, điện thoại. Nhân viên bộ phận thu mua chuyển yêu cầu cho trưởng phòng ký trước khi chuyển yêu cầu báo giá. Sau khi nhận được bản báo giá, mẫu hàng người nhận tiến hành xác định mẫu hàng, đơn giá, kiểm tra chất lƣợng mẫu, thời gian giao hàng v.v.
theo thủ tục.
141
Lựa chọn nhà cung ứng:
Dựa trên việc kiểm tra theo danh mục, bộ phận mua hàng tiến hành lựa chọn nhà cung ứng dựa trên các tiêu chí xác định, Trong trường hợp khó xác định bộ phận mua hàng kết hợp với bộ phận có nhu cầu cùng thảo luận trình ban giám đốc duyệt.
Lập, duyệt đơn đặt hàng:
Sau khi xác định xong tất cả các yếu tố nhân viên phụ trách tiến hành lập đơn đặt hàng (gồm đơn vị đặt hàng, ngày đặt hàng, tên hàng, số lƣợng, qui cách, phẩm chất, ngày giao hàng, thanh toán…) và chuyển cho trưởng phòng xem xét. Khi thấy nội dung của đơn đặt hàng đạt yêu cầu thì chuyển ban giám đốc duyệt và chuyển đơn đặt hàng được duyệt cho nhà cung ứng (lưu giữ minh chứng). Nếu nhà cung ứng chấp nhận thì nhà cung ứng phải chuyển lại bằng văn bản sự chấp nhận đó.
Theo dõi sản xuất, nhận hàng:
Trước khi nhận hàng, nhân viên phụ trách có trách nhiệm theo dõi quá trình sản xuất của nhà cung ứng nhƣ: kiểm tra ngay tại khu vực sản xuất về tiến độ sản xuất (ảnh hưởng đến tiến độ giao hàng) và chất lượng sản phẩm (nếu thấy cần thiết); phải cử người kiểm tra chất lượng sản phẩm, chỉ những sản phẩm đạt chất lượng thì mới xác nhận (theo biên bản kiểm tra và đồng ý nhận hàng, những lô không đạt yêu cầu thì tái chế hoặc giảm giá hoặc lấy nhƣng yêu cầu nhà cung ứng cùng kiểm tra 100 % tại kho Công ty)
Lưu kho:
Sau khi kiểm hàng xong, nhân viên phụ trách cho nhập kho hàng hoá, hàng hoá nhập kho đƣợc xử lý theo thủ tục bảo quản tài sản của doanh nghiệp mua hàng.
Bảng định mức tồn kho tối thiểu (nếu có) mà bộ phận đặt hàng yêu cầu có thể do bộ phận kế hoạch xác định và trình lên ban gám đốc duyệt.
142
Hình 5.6. Lưu đồ quy trình mua hàng của doanh nghiệp
5.2.3. Vai trò của qúa trình mua hàng trong quản trị hoạt động sản xuất kinh doanh
Quá trình mua hàng là tập hợp các quyết định về chính sách và phương pháp có tính kế tiếp và chu kỳ trong triển khai thực hiện các thương vụ mua hàng của doanh nghiệp.
Tùy thuộc vào các quyết định của dự trữ, đặc điểm của nguồn cung ứng, sản phẩm
143
mua, yêu cầu của quá trình cung ứng hàng hóa cho khách hàng mà quá trình mua hàng đóng một vai trò quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Quá trình mua hàng không chỉ bao gồm những bước như trong phần 5.2.2 – Chính sách và thực hiện mua hàng đề cập, mà còn phải tính đến những vai trò sau của hoạt động mua hàng:
Phân tích nhu cầu mua
Nhằm xác định hoặc đánh giá lại nhu cầu mua do các giao dịch mua phải đáp ứng các nhu cầu mua mới hoặc đang có sẵn. Tuy nhiên các nhu cầu có sẵn cũng có thể thay đổi và phải đánh giá lại. Nhu cầu mua thường xuất phát từ các bộ phận chức năng trong doanh nghiệp hoặc từ yêu cầu của khách hàng nội bộ. Các nhu cầu mua cần đƣợc xác định rõ và lượng hóa thành các chi tiêu đo lường cụ thể. Các chi tiêu này có thể đơn giản như kích thước, tốc độ của máy in, dung lượng bộ nhớ của máy tính. Nhưng cũng có thể rất phức tạp khi mua các sản phẩm có tính năng kỹ thuật cao nhƣ các dây chuyền sản xuất, thiết bị thông tin hiện đại. Các chỉ tiêu này đƣợc dùng để truyền thông khi thương lượng hoặc đặt hàng khi mua.
Quyết định mua hay tự làm (make or buy)
Trước khi hỏi báo giá các nhà cung cấp bên ngoài, doanh nghiệp mua cần quyết định sẽ tự làm hay mua sản phẩm hoặc dịch vụ để thỏa mãn nhu cầu sử dụng. Tất nhiên khi quyết định tự làm thì vẫn cần phải mua một số loại đầu vào nhất định từ các nhà cung cấp bên ngoài. Bước này đang trở nên rất quan trọng vì các doanh nghiệp trong chuỗi cung ứng luôn có xu hướng thuê ngoài để tập trung vào các hoạt động cốt lõi và tăng tính chuyên môn hóa kinh doanh.
Hình 5.7. Quá trình mua hàng
(Nguồn: John Joseph Coyle và cộng sư, 2006) Phân tích nhu cầu mua
Quyết định mua hay tự làm
Phương thức mua
Chọn nhà cung cấp
Tiếp nhận hàng hóa/ dịch vụ
Đánh giá sau mua
144
Quyết định phương thức mua
Chọn phương thức mua là việc xác định các mối quan hệ với nhà cung cấp, cho phép ƣớc lƣợng tổng thời gian cần thiết của quá trình mua và tính phức tạp của hoạt động này. Ba phương thức mua sau sắp xếp theo mức độ tăng dần về thời gian mua cũng nhƣ tính phức tạp.
Bảng 5.1. So sánh các phương thức mua
Phương thức Đặc điểm Thực hiện Chi phí
Thời gian Mua lại
không điều chỉnh Nhà cung cấp hiện tại
Tình thế
ít biến động Đặt lại hàng Thấp
Nhanh chóng Mua lại
có điều chỉnh Nhà cung cấp hiện tại
Tình thế thay đổi
Thương lượng Điều chỉnh cần thiết
Chuyển nhà cung cấp mới
Chi phí thương lƣợng lớn nếu tìm nhà cung cấp mới Kéo dài thời gian Mua mới
Nhà cung cấp mới
Sản phẩm, thị trường mới.
Tình thế thay đổi Nguồn hàng tốt hơn
Xác định lại nguồn hàng
Lựa chọn nguồn hàng
Lớn
Thời gian kéo dài
- Mua lại không điều chỉnh (Straight rebuy hay routine purchase) đƣợc tiến hành đối với nhà cung ứng đã có quan hệ mua từ trước theo mốii liên kết chặt chẽ. Khi tiến hành mua, không có những vấn đề gì lớn cần phải điều chỉnh, thương lượng với nguồn hàng. Phương thức này thường được thực hiện dưới các hình thức đặt hàng đơn giản từ phía người mua. Những nguồn hàng đang cung ứng (hay nhà cung ứng hiện tại) thường nỗ lực nâng cao chất lượng cung ứng để duy trì mối quan hệ này.
- Mua lại có điều chỉnh (Modified rebuy) là phương thức mua lại nhưng cần thương lượng, điều chỉnh để đi đến thống nhất giữa bên mua và bên bán các điều khoản cơ bản như chất lượng hàng hóa, giá cả, cách thức cung ứng… Thường gặp trong trường hợp do nhu cầu mua thay đổi bởi tình thế môi trường hay những quyết định mua bán của các bên không còn phù hợp. Nếu không đi đến thống nhất, có thể phải đổi nguồn cung ứng.
- Mua mới (New buy) là hình thức mua bắt đầu tạo lập một mối quan hệ ban đầu với nguồn cung cấp để mua trong trường hợp doanh nghiệp có các nhu cầu mua mới nhƣ mới bắt đầu kinh doanh, hoặc kinh doanh mặt hàng mới, thay đổi công nghệ chế tạo thành phẩm, hoặc không triển khai được phương thức mua có điều chỉnh, hoặc xuất hiện nguồn hàng mới với những đề nghị hấp dẫn. Lúc này phải xác định lại nguồn hàng, và cần thiết phải nghiên cứu và phân tích lựa chọn nguồn hàng.
Xác định nhà cung cấp