MỤC TIÊU CỦA CHƯƠNG 3
3.3. Doanh nghiệp cung cấp dịch vụ logistics
3.3.1. Vai trò và các loại hình cung cấp dịch vụ logistics của các doanh nghiệp Ngành dịch vụ logistics bao gồm rất nhiều thành tố, đa dạng loại hình dịch vụ và ở mỗi tổ chức lại có một cách ứng dụng vận hành theo năng lực lõi của riêng mình. Các công ty hoạt động trong lĩnh vực Logistics có thể đƣợc nhóm thành 16 loại hình trong 4 nhóm gồm: Cơ sở hạ tầng logistics, Vận hành logistics, Dịch vụ logistics và Tƣ vấn logistics (Bảng 3.2).
Bảng 3.2: Các lĩnh vực kinh doanh trong ngành logistics
(Nguồn: Boston Consulting Group, 2019) Theo báo cáo về cơ cấu doanh thu logistics trên thế giới của công ty tƣ vấn toàn cầu BCG, nhóm vận hành logistics chiếm tỉ trọng lớn nhất (85% tổng doanh thu). Doanh thu tập trung tại các mảng dịch vụ (chiếm 82% tổng doanh thu): vận tải đường bộ, chuyển phát nhanh bưu kiện (Courier Express Package – CEP), giao nhận đường bộ &
đường sắt, giao nhận đường biển & đường hàng không và dịch vụ logistics theo hợp đồng. Đáng chú ý là dịch vụ chuyển phát CEP mới chỉ chiếm 7% tổng doanh thu và đang có xu hướng gia tăng mạnh trong những năm gần đây khi bùng nổ cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 và thương mại điện tử phát triển nở rộ.
Tính chung trong lĩnh vực vận tải, kho bãi, bưu chính, chuyển phát, thị trường logistics Việt Nam đang thu hút khoảng tới trên 30.000 doanh nghiệp. Trong đó, chủ yếu là doanh nghiệp vận tải đường sắt, đường bộ và đường ống (59,02%), tiếp đó là doanh nghiệp kho bãi và các hoạt động hỗ trợ vận tải (33,26%), còn lại là doanh
75
nghiệp vận tải đường thủy (5,27%), Vận tải hàng không (0,02%) và doanh nghiệp bưu chính chuyển phát (2,34%).
Hình 3.3: Cơ cấu doanh thu từ ngành logistics (Nguồn: Boston Consulting Group, 2019)
Tuy nhiên, theo ƣớc tính của Hiệp hội Doanh nghiệp dịch vụ logistics Việt Nam (VLA), tính đến đầu năm 2020, Việt Nam có khoảng 4.000 doanh nghiệp dịch vụ logistics ở cấp độ 3PL. Các doanh nghiệp dịch vụ logistics ở Việt Nam có thể chia thành 3 nhóm chính nhƣ sau:
Nhóm thứ nhất là các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, trong đó có các tập đoàn đa quốc gia đã có tên tuổi. Lĩnh vực hoạt động tập trung vào vận chuyển hàng hải, hàng không, dịch vụ logistics tích hợp và chất lƣợng cao. Khách hàng của các doanh nghiệp này là các doanh nghiệp sản xuất thương mại có vốn đầu tư nước ngoài đang hoạt động tại Việt Nam và cả một số doanh nghiệp trong nước - những khách hàng này là những người có nhận thức về logistics rất đầy đủ và có nhu cầu sử dụng các dịch vụ logistics trọn gói.
Nhóm thứ hai là các doanh nghiệp do Nhà nước làm chủ sở hữu hoặc đã cổ phần hóa và Nhà nước còn sở hữu một phần vốn, hoạt động về giao nhận, vận tải trong nước, phục vụ đa dạng phân khúc khách hàng và chủ yếu có thế mạnh chuyên từng mảng riêng lẻ.
Nhóm thứ ba là các công ty tƣ nhân, cổ phần. Những doanh nghiệp này ra đời chƣa lâu, quy mô vốn còn nhỏ nhƣng rất năng động và có tốc độ tăng
Theo công ty nghiên cứu Orbis Research, về bản chất, hầu hết doanh nghiệp cung ứng dịch vụ logistics vẫn là các doanh nghiệp vừa và nhỏ, cung cấp dịch vụ logistics giá trị gia tăng thấp, 90% có số vốn đăng ký dưới 10 tỷ VND, chỉ khoảng 5% có số vốn trong khoảng 10-20 tỷ VND, còn lại là hơn 20 tỷ VND. Có khoảng 30 doanh nghiệp cung cấp dịch vụ logistics xuyên quốc gia đang hoạt động tại Việt Nam, với
76
các thương hiệu lớn như DHL, FedEx, Maersk Logistics, APL Logistics, CJ Logistics, KMTC Logistics...
Bảng 3.3: Top 10 Công ty uy tín ngành Logistics năm 2021 - Nhóm ngành Giao nhận vận tải quốc tế, Kho bãi, Dịch vụ logistics bên thứ 3, thứ 4
Nguồn: Theo Báo cáo của Công ty CP Báo cáo Đánh giá Việt Nam (Vietnam Report) công bố tháng 12/2021 3.3.2. Cấu trúc tổ chức của doanh nghiệp cung cấp dịch vụ logistics
Tổ chức logistics là nội dung cơ bản đầu tiên để thực thi hoạt động logistics.Tổ chức logistics có thể hiểu là sơ đồ hình thức các mối quan hệ chức năng, một tập hợp vô hình các mối quan hệ đƣợc các thành viên của doanh nghiệp ngầm hiểu.
Logistics là hoạt động mà mọi doanh nghiệp đều phải thực hiện để đảm bảo cho sự dịch chuyển của hàng hóa và dịch vụ. Điều này có nghĩa mọi doanh nghiệp luôn cần một cấu trúc chức năng nhất đinh dù có tính hình thức hay không, để thực hiện hoạt động này. Tuy nhiên có thể thấy rằng khi cơ cấu tổ chức logistics ra đời sẽ mang lại một số lợi ích thiết thực.
3.3.2.1. Sự cần thiết phải thiết lập tổ chức logistics
Hình thức tổ chức truyền thống của nhiều doanh nghiệp là tạo nhóm các hoạt động theo chức năng chủ yếu: Tài chính, Sản xuất và Marketing. Theo quan điểm logistics, sự sắp xếp này là do phân tán các hoạt động logistics vào trong 3 chức năng với mục đích chủ yếu có phần nào khác với logistics. Điều này có nghĩa, trách nhiệm vận chuyển có thể bị coi nhẹ, dự trữ bị phân tán ở 3 chức năng, và quá trình cung ứng
77
(thực hiện đơn đặt hàng) hàng hoá cho khách hàng xếp sau marketing hoặc tài chính.
Tuy nhiên, trách nhiệm chủ yếu của marketing có thể là tối đa hoá doanh thu, của nghiệp vụ có thể là giảm đến mức thấp nhất chi phí bình quân, còn của tài chính có thể là tối đa hoá chi phí vốn sao cho tối đa hoá mức thu hồi đầu tƣ của doanh nghiệp. Tuy nhiên, những mâu thuẫnvề mục đích có thể làm cho hệ thống logistics hoạt động dưới mức tối ƣu, và do đó hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp bị giảm sút. Ví dụ, marketing có thể yêu cầu cung ứng nhanh để hỗ trợ cho bán, trong khi đó các hoạt động nghiệp vụ lại mong muốn chi phí vận chuyển thấp nhất. Trừ phi có sự phối hợp chặt chẽ giữa các tuyến chức năng, còn trong đa số mọi trường hợp, không đảm bảo đƣợc sự cân đối chi phí- dịch vụ logistics. Nhƣ vậy cần thiết phải có cấu trúc tổ chức để phối hợp các hoạt động logistics phân tán (Hình 3.3).
Hình 3.4: Tổ chức với các yêu cầu khác nhau đối với các hoạt động logistics
Thiết lập cấu trúc tổ chức cho các hoạt động logistics cũng có nghĩa xác định tuyến quyền lực và trách nhiệm cần thiết để tin chắc rằng, hàng hoá đƣợc di chuyển phù hợp với kế hoạch và việc kế hoạch hoá lại có thể đƣợc tiến hành khi cần thiết. Nếu nhƣ cân đối giữa dịch vụ khách hàng và chi phí là cấp thiết cho các hoạt động của doanh nghiệp thì một số người sẽ được giao nhiệm vụ theo dõi sự chuyển dịch của hàng hoá,
78
tức là đã quản trị logistics…Yêu cầu chuyên môn hoá quản trị logistics đòi hỏi phải có cấu trúc tổ chức logistics thích ứng.
Các ngành kinh doanh khác nhau thì tầm quan trọng của tổ chức đối với Logistics cũng khác nhau:
- Ngành khai thác: Đây là ngành sản xuất vật liệu thô và do đó, mua và vận chuyển là các hoạt động logistics chủ yếu. Các doanh nghiệp thuộc ngành này thường có bộ phận (phòng) quản trị vật tƣ.
- Ngành dịch vụ: Gồm các lĩnh vực nhƣ bệnh viện, đào tạo, bảo hiểm, vận tải, du lịch... Các ngành này biến đổi việc cung cấp hữu hình thành quá trình cung cấp dịch vụ – tiêu thụ một số sản phẩm hữu hình để sản xuất ra dịch vụ. Mua và quản trị dự trữ là những hoạt động logistics chủ yếu, ít quan tâm đến vận chuyển do nhiều hoạt động cung ứng đƣợc chấp nhận theo mức giá cung ứng. Tổ chức logistics chủ yếu tập trung cho quản trị vật tƣ, nguyên liệu và hàng hóa phục vụ cho quá trình cung cấp dịch vụ.
- Ngành thương mại: Kinh doanh thương mại là kinh doanh dịch vụ phân phối nên hầu hết các hoạt động mua, bán và dự trữ tại doanh nghiệp đều sử dụng dịch vụ ngành logistics, hoặc doanh nghiệp tự tổ chức thực hiện các hoạt động logistics cho mình. Tại các quốc gia đang phát triển, do ngành logistics ra đời sau, phát triển chậm nên các doanh nghiệp có nhu cầu logistics thường tự thực hiện lấy các hoạt động logistics cho mình. Chính vì vậy tại các doanh nghiệp thương mại, hầu hết các hoạt động cũng như cơ cấu tổ chức bộ máy doanh nghiệp thường tập trung cho hoạt động logistics.
- Ngành sản xuất hàng hoá: Đƣợc đặc trƣng bởi việc các doanh nghiệp mua nhiều vật tƣ nguyên liệu từ nhiều nhà cung ứng để sản xuất ra những mặt hàng hữu hình có giá trị cao. Các doanh nghiệp này phải triển khai các hoạt động logistics quan trọng, cả khía cạnh cung ứng và phân phối. Thiết kế tổ chức trong các doanh nghiệp này bao gồm cả quản trị vật tƣ và phân phối vật chất.
3.3.2.2. Lựa chọn loại hình tổ chức logistics
Khi cần phải thiết lập một số hình thức cấu trúc tổ chức, doanh nghiệp có thể có 3 cách lựa chọn: Hình thức cấu trúc không chính tắc (informal); Hình thức cấu trúc nửa chính tắc (semiformal); Hình thức cấu trúc chính tắc (formal). Không có loại hình nào nổi trội hơn đối với các doanh nghiệp, cũng nhƣ không có loại hình nào phổ biến và thích hợp với mọi loại hình doanh nghiệp. Lựa chọn loại hình tổ chức đối với bất kỳ một doanh nghiệp nào bao giờ cũng là do các lực lƣợng phát triển diễn ra bên trong doanh nghiệp. Điều này có nghĩa, hình thức tổ chức logistics thường nhạy cảm với những bản sắc riêng có trong doanh nghiệp, với truyền thống văn hóa tổ chức, và với tầm quan trọng của các hoạt động logistics.
- Hình thức tổ chức không chính tắc
Mục tiêu chủ yếu của tổ chức logistics là phối hợp các hoạt động logistics để lập kế hoạch, triển khai và kiểm soát. Có thể đạt đƣợc điều này bằng cách không chính tắc.
Về cơ bản, các cách này không đòi hỏi bất kỳ một sự thay đổi nào trong cấu trúc tổ
79
chức hiện tại, nhƣng dựa vào bắt buộc hoặc thuyết phục để tạo nên sự phối hợp giữa các hoạt động và sự hợp tác giữa những người có trách nhiệm.
Đối với những doanh nghiệp thiết kế phân tán các hoạt động nhƣ vận chuyển, kiểm soát dự trữ, thực hiện đơn đặt hàng, đôi khi có thể tạo ra một hệ thống khuyến khích để phối hợp chúng. Hoạch định ngân sách là phương sách kiểm soát chủ yếu đối với nhiều doanh nghiệp thường lại không khuyến khích sự hợp tác, đôi khi nó khiến cơ chế phối hợp không hiệu quả. Ví dụ nhà quản trị vận chuyển sẽ phát hiện ra sự vô lý do phải chịu những chi phí vận chuyển cao hơn mức cần thiết để đạt đƣợc chi phí dự trữ thấp hơn, trong khi đó chi phí dự trữ không thuộc vào trách nhiệm ngân sách của nhà quản trị vận chuyển.
Một hệ thống có thể khuyến khích sự hợp tác là tiến hành hạch toán nội bộ giữa các hoạt động logistics khác nhau. Phải cân nhắc việc lựa chọn phương tiện vận tải khi nó gián tiếp ảnh hưởng đến mức phí dự trữ, đồng thời người ra quyết định vận chuyển sẽ không có động cơ khác hơn là tìm cách cho chi phí vận chuyển thấp nhất.
Một cách khuyến khích khác là thiết lập hình thức chia sẻ tiết kiệm chi phí. Tất cả các nhà quản trị các hoạt động logistics phân tán đƣa ra những mô hình chi phí mâu thuẫn có thể làm giảm sự tiết kiệm chi phí của họ. Có thể định trước chương trình để phân chia tiết kiệm nhằm phân phối lại mức chi hợp lý. Sự khuyến khích sự hợp tác tiết kiệm tiềm năng lớn nhất xẩy ra khi mà sự hợp tác là cân đối những hoạt động có mô hình chi phí mâu thuẫn.
- Hình thức tổ chức nửa chính tắc
Hình thức tổ chức nửa chính tắc nhận ra rằng, kế hoạch hoá và nghiệp vụ logistics luôn luôn đan chéo qua các chức năng khác nhau bên trong cấu trúc tổ chức của doanh nghiệp. Các nhà quản trị logistics đƣợc phân công để phối hợp các dự án bao gồm logistics và một số lĩnh vực. Kiểu cấu trúc này thường được gọi là tổ chức ma trận, và đặc biệt phổ biến trong lĩnh vực hàng không. Quan điểm đáp ứng quản trị hệ thống logistics được trình bày ở hình dưới.
Trong tổ chức ma trận, nhà quản trị logistics có trách nhiệm đối với toàn bộ hệ thống logistics, nhƣng không có quyền lực trực tiếp đối với các hoạt động từng phần.
Cấu trúc tổ chức truyền thống của doanh nghiệp vẫn giữ nguyên. Nhà quản trị logistics chia sẻ quyền quyết định và giải quyết các vấn đề với nhà quản trị chức năng hoạt động. Chi phí cho các hoạt động phải đƣợc điều chỉnh bởi mỗi phòng chức năng cũng như mỗi chương trình logistics, đây là cơ sở để hợp tác và phối hợp. Tuy tổ chức ma trận có thể là hình thức tổ chức hữu ích, nhƣng chúng ta cũng nhận ra rằng, tuyến quyền lực và trách nhiệm trở nên không rõ ràng. Những mâu thuẫn có thể xuất hiện không dễ giải quyết. Tuy nhiên, đối với một số doanh nghiệp, cách lựa chọn này là sự dung hoà giữa hình thức hoàn toàn không chính tắc và hình thức cấu trúc bậc cao (chính tắc).
80 - Hình thức tổ chức chính tắc
Đây là hình thức tổ chức tạo nên các tuyến quyền lực và trách nhiệm rõ ràng đối với chức năng logistics. Về cơ bản loại hình này bao gồm:
(1) bố trí nhà quản trị vào vị trí cấp cao đối với các hoạt động logistics;
(2) xác định quyền lực của nhà quản trị ở mức cấu trúc của tổ chức cho phép điều hoà hiệu quả với các lĩnh vực chức năng quan trọng khác (tài chính, sản xuất, nhân sự, và marketing). Điều này tăng cường và tổ chức nhân sự logistics trong việc thúc đẩy sự phối hợp hoạt động.
Hình 3.5: Tổ chức theo kiểu ma trận logistics
Các doanh nghiệp lựa chọn hình thức tổ chức này trong trường hợp các loại hình khác không hiệu quả hoặc khi cần phải tập trung mọi nỗ lực cho các hoạt động logistics. Cấu trúc tổ chức loại hình này đƣợc trình bày ở hình 3.5.
Thiết kế cấu trúc loại hình tổ chức này đem lại một số kết quả quan trọng. Thứ nhất, vị trí của chức năng logistics đƣợc nâng cao ngang tầm với các lĩnh vực chức năng khác, và quyền lực của nhà quản trị logistics cũng ngang bằng với các nhà quản trị chức năng quan trọng khác. Khi chức năng logistics ngang bằng với các chức năng khác, thì sẽ tạo nên sức mạnh kinh doanh của doanh nghiệp. Thứ hai, tạo ra một số lượng hạn chế lĩnh vực quản trị dưới quyền trưởng phòng logistics, có nghĩa là tạo ra khả năng chuyên môn hoá và tập trung hoá quản trị logistics. Hình 3.6 thể hiện việc taọ nên 5 lĩnh vực với nhà quản trị phân tán cho từng lĩnh vực và đƣợc quản trị nhƣ một thực thể phân biệt. Nhƣ vậy, cấu trúc tổ chức chính tắc là sự cân đối giữa tối thiểu hoá số lƣợng các nhóm hoạt động nhằm khuyến khích sự phối hợp trong khi vẫn
81
chuyên môn hoá chúng để đạt đƣợc hiệu quả trong quản trị các yếu tố kỹ thuật logistics.
Hiện nay, loại hình cấu trúc tổ chức chính tắc đƣợc sử dụng phổ biến trong các ngành. Đây là cấu trúc thống nhất cả logistics đầu vào (tạo nguồn lực dự trữ hàng hoá) và logistics đầu ra (cung ứng hàng hoá cho khách hàng) nhằm đạt đƣợc mục đích riêng của hệ thống logistics.
3.3.2.3. Cơ cấu tổ chức của các c ng ty cung cấp dịch vụ logistics
Đối với các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ logistics, cơ cấu tổ chức thường được tổ chức dưới hình thực trực tuyến chức năng. Ví dụ một số công ty, chia hoạt động cung cấp dịch vụ logistics theo các dịch vụ họ mang lại cho khách hàng ví dụ nhƣ vận tải nội địa, giao nhận vận tải hàng xuất khẩu hoặc hàng nhập khẩu, phòng khai thuê hải quan, phòng Marketing/Sales, phòng chăm sóc khách hàng, và phòng kế toán. Ví dụ về cơ cấu tổ chức dưới hình thức trực tuyến chức năng được cụ thể như trong hình 3.7.
Công ty Công Thành logistics có cấu trúc gồm 1 giám đốc điều hành và 6 phòng/ban chức năng. Trong đó:
- Giám đốc điều hành (CEO)
- Phòng vận chuyển đường không (airfreight department: Trưởng phòng (manager); nhân viên chứng từ (documentary staff); nhân viên chăm sóc khách hàng (customer service staff)
- Phòng vận chuyển đường biển (sea freight department): Trưởng phòng (manager); nhân viên chứng từ (documentary staff); nhân viên chăm sóc khách hàng (customer service)
- Phòng vận chuyển nội địa (inland trucking department): Trưởng phòng (manager); nhân viên chứng từ (documentary staff); nhân viên chăm sóc khách hàng (customer service)
Hình 3.6: Cấu trúc tổ chức logistics chính tắc