MỤC TIÊU CỦA CHƯƠNG 5
5.3. Quản lý nhà cung cấp
5.3.1. Lựa chọn nhà cung cấp tiềm năng (tiền đánh giá)
Nhà cung cấp là các tổ chức hoặc cá nhân kinh doanh, bán các nguồn lực đầu vào mà doanh nghiệp cần thiết để sản xuất hàng hóa và dịch vụ, bao gồm tƣ liệu sản xuất, hàng hóa, các dịch vụ, sức lao động … Chọn nhà cung cấp đúng có tầm quan trọng lớn trong hoạt động sản xuất kinh doanh và logistics của doanh nghiệp.
Nhà cung ứng tốt sẽ có các tiêu chuẩn phù hợp với doanh nghiệp đảm bảo cung cấp vật tƣ, nguyên liệu, hàng hóa với số lƣợng đầy đủ, chất lƣợng, ổn định, chính xác,
… đáp ứng yêu cầu kinh doanh của doanh nghiệp với chi phí thấp.
Nhà cung ứng tốt sẽ nỗ lực phát triển tạo nên các mối quan hệ chiến lƣợc, lâu dài, điều này giúp kinh doanh ổn định và đúng hướng.
Nhà cung ứng tốt giúp gia tăng sức mạnh vật chất và giá trị thương hiệu cho doanh nghiệp. Từ đó tăng cường khả năng cạnh tranh, tạo tiền đề cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
Trong kinh doanh hiện đại, yêu cầu cải tiến năng suất và chi phí mua hàng dẫn tới xu hướng phát triển các quan hệ chiến lược với số lượng nhà cung ứng ít hơn nhưng hiệu suất cung ứng cao hơn. Để có các nhà cung ứng có hiệu suất cao cần tìm kiếm, lựa chọn và đánh giá các nhà cung ứng có tiềm năng từ đó phát triển các mối quan hệ lâu dài nhằm nâng cao giá trị cho việc mua hàng.
Nhà cung cấp tiềm năng (Potential supplier) là những doanh nghiệp (Người bán) có khả năng và điều kiện cung ứng tốt các đầu vào cho doanh nghiệp nhƣng chƣa thực sự tham gia vào hoạt động trao đổi mua bán với doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần tìm kiếm sớm các nhà cung ứng tiềm năng để chủ động cho các chiến lƣợc mua cũng nhƣ những thay đổi bất thường trên thị trường. Quy trình nghiên cứu và chọn nhà cung cấp tiềm năng thể hiện qua hình dưới đây.
147
Hình 5.8: Quy trình lựa chọn nhà cung ứng tiềm năng (Douglas Lambert và cộng sự, 1998)
Chuẩn bị: Bước này cần xác định rõ nhu cầu mua trong chiến lược mua dài hạn của doanh nghiệp. Liên quan đến quyết định này là vai trò các nhà quản trị trong các nhóm chức năng có khả năng dự báo thị trường, có thẩm quyền ra các quyết định dài hạn về thị trường, sản xuất, tài chính và nhân lực. Trong nhiều trường hợp cần lập nhóm làm việc để tập hợp những thành viên có khả năng nhất cho mục tiêu lựa chọn nhà cung ứng lâu dài.
Tìm kiếm các nhà cung cấp tiềm năng: Dựa vào nhu cầu đã xác định để hình thành các tiêu chuẩn lựa chọn. Các tiêu chuẩn có thể khác nhau tùy thuộc vào đặc điểm kinh doanh của từng doanh nghiệp, đặc điểm của các nhà cung ứng theo các cách phân loại. Các tiêu chuẩn phổ biến:
Sức mạnh marketing: chủng loại, chất lượng, giá cả hàng hóa, uy tín thương hiệu.
Sức mạnh tài chính: năng lực tài chính, vốn kinh doanh, quy mô doanh nghiệp.
Sức mạnh logistics: Tài sản sở hữu, độ tin cậy giao hàng, cung cấp dịch vụ.
Trên cơ sở các tiêu chuẩn này, doanh nghiệp tập hợp thông tin để lập danh sách các nhà cung cấp tiềm năng. Đây là một danh sách đã đƣợc tuyển chọn sơ bộ (Short list).
Nghiên cứu và lựa chọn nhà cung cấp tiềm năng: Bước tiếp theo là kết nối và liên hệ với các nhà cung cấp trong danh sách tiềm năng để có đƣợc các thông tin cụ thể và chính xác về của nhà cung ứng. Phần lớn các thông tin đƣợc tập hợp từ các tài liệu do các nhà cung cấp chuyển tới. Đảm bảo mô tả chính xác những tiêu chuẩn cụ thể mà doanh nghiệp quan tâm. Từ đó doanh nghiệp sẽ đánh giá nhà cung cấp theo các tiêu chuẩn chi tiết, cụ thể để xếp loại và so sánh các nhà cung cấp với nhau. Để thuận tiện cho xếp loại, có thể sử dụng công thức đánh giá hiệu suất tổng hợp nhà cung cấp Dk dưới đây:
Trong đó:
Dk – Tổng số điểm đánh giá nhà cung ứng k
di – Điểm đánh giá tiêu chuẩn i của nhà cung ứng k (0≤di≤10) qi – Trọng số của tiêu chuẩn i (0≤qi≤1, )
n – Số tiêu chuẩn đánh giá
148
Dựa vào chỉ số Dk, có thể xếp loại các nhà cung cấp tiềm năng theo số điểm đánh giá từ cao đến thấp, từ đó có căn cứ lựa chọn các nhà cung cấp có số điểm tốt nhất.
Xây dựng quan hệ: Với tƣ cách là khách hàng, doanh nghiệp chủ động liên hệ với nhà cung cấp để tập hợp các tài liệu và hồ sơ của các nhà cung cấp có tiềm năng cao đã chọn. Bước này cần thể hiến sự quan tâm chú ý cao tới nhà cung cấp qua việc trao đổi thông tin để có thể tìm hiểu chi tiết hơn về các nhà cung cấp. Thường xuyên đưa ra các ý kiến tạo dựng các tương tác hai chiều để bắt đầu gây dựng quan hệ hiểu biết sâu hơn với nhà cung cấp.
Lƣợng hóa và phát triển quan hệ: Theo thời gian nếu các nhà cung ứng đạt đƣợc tiêu chuẩn và đảm bảo độ tin cậy cao, có thể xếp vào quan hệ đối tác, khi có cơ hội sẽ tiến hành mua để củng cố quan hệ lâu dài và bổ sung vào mạng lưới các nhà cung cấp hiện tại. Nếu các nhà cung cấp có những biểu hiện không đạt đƣợc những tiêu chuẩn đặt ra, cần tiếp tục theo dõi đánh giá thậm chí loại bỏ tương tác nếu thấy cần thiết.
Có thể thấy việc lựa chọn nhà cung cấp tiềm năng là một quá trình liên tục, giúp thường xuyên có được các nhà cung cấp tốt nhất trên thị trường và loại bỏ các nhà cung cấp kém hiệu quả. Đây chính là cách thức giúp cho bộ phận mua hàng đảm bảo mục tiêu về chất lƣợng và chi phí đặt ra, đồng thời duy trì sức mạnh kinh doanh cho doanh nghiệp.
5.3.2. Lựa chọn và đánh giá nhà cung cấp
Danh sách các nhà cung cấp tiềm năng và hiện tại đƣợc đƣa vào cơ sở dữ liệu và sẽ đƣợc hoàn thiện thêm, xem xét loại nhà cung cấp mà một công ty có thể muốn giao dịch dựa trên chiến lƣợc tìm nguồn cung ứng ban đầu. Các lựa chọn thay thế tìm nguồn cung ứng chính bao gồm việc mua từ (1) nhà sản xuất hoặc nhà phân phối; (2) nguồn địa phương hoặc quốc gia hoặc quốc tế; (3) nhà cung cấp lớn hay nhỏ; và (4) nhiều nhà cung cấp, đơn lẻ hoặc duy nhất cho mặt hàng, hàng hóa hoặc dịch vụ.
Nhà sản xuất so với Nhà phân phối
Việc lựa chọn mua trực tiếp so với từ nhà phân phối thường dựa trên bốn tiêu chí:
(1) quy mô mua hàng; (2) các chính sách của nhà sản xuất liên quan đến bán hàng trực tiếp; (3) không gian lưu trữ có sẵn tại cơ sở của người mua; và (4) mức độ dịch vụ đƣợc yêu cầu.
Về mặt kinh tế, nếu tất cả những thứ khác bằng nhau, đơn giá thấp nhất sẽ có sẵn từ các nhà sản xuất gốc (OEM – Original Equipment Manufacturer). Nhà phân phối mua từ OEM và bán lại, do đó phải chịu chi phí giao dịch và phải tạo ra lợi nhuận. Bất chấp chi phí trao đổi, các xu hướng gần đây đã nâng cao vai trò của các nhà phân phối trong việc cung cấp cho người mua một giải pháp chi phí thấp. Thứ nhất, nhiều OEM không thể xử lý hoặc chọn không xử lý khối lƣợng giao dịch lớn đƣợc khi yêu cầu bán trực tiếp. Thứ hai, người mua đang yêu cầu nhiều dịch vụ hơn từ các nhà cung cấp của họ và các nhà phân phối đã tham gia để đáp ứng nhu cầu này. Ví dụ nhƣ dịch vụ quảng cáo là một chương trình mà nhà phân phối tiếp thị để quản lý hàng tồn kho của khách
149
hàng cho họ và hỗ trợ doanh nghiệp bán hàng khi cần. Một số doanh nghiệp đang sử dụng nguồn cung cấp tích hợp trong đó nhà phân phối đƣợc ký hợp đồng dài hạn hơn.
Các nhà cung cấp tích hợp được cấp quyền truy cập vào dữ liệu nhu cầu của người mua và dự kiến sẽ duy trì mức tồn kho nhất định và dịch vụ khách hàng đối với các mặt hàng đã ký hợp đồng.
Các nhà cung cấp địa phương hoặc quốc gia, hoặc quốc tế
Các nhà cung cấp quốc tế và quốc gia có thể cung cấp giá tốt nhất và dịch vụ kỹ thuật cao cấp. Ngoài ra, các nhà cung cấp địa phương phản ứng nhanh hơn với nhu cầu thay đổi của doanh nghiệp mua và có thể thực hiện giao hàng nhỏ hơn thường xuyên về mặt kinh tế. Sự phổ biến của các hệ thống bổ sung kịp thời (JIT) và bổ sung nhanh chóng giúp sử dụng nhiều nhà cung cấp địa phương hơn. Các nhà cung cấp địa phương cũng cho phép công ty mua xây dựng mức độ thiện chí của cộng đồng thông qua việc tăng cường hoạt động kinh tế địa phương. Các nhà cung cấp quốc tế mang đến cơ hội tiết kiệm giá đáng kể. Các khoản tiết kiệm này phải đƣợc đánh giá dựa trên chi phí hàng tồn kho, thông tin liên lạc và logistics bổ sung.
Nhà cung cấp lớn hoặc nhỏ
Tất cả các nhà cung cấp đều từng là nhà cung cấp nhỏ. Tăng trưởng theo thời gian là do họ có khả năng cung cấp giá cả, chất lƣợng và dịch vụ vƣợt trội so với các đối thủ cạnh tranh. Nhiều người mua thích tập trung vào ―khả năng thực hiện công việc‖
bất kể quy mô. Quy mô thực sự trở thành một yếu tố khi một công ty quyết định tận dụng việc mua hàng của mình từ một hoặc một vài nhà cung cấp. Ngoài ra, nhà cung cấp nhỏ hơn có thể không có đủ năng lực cần thiết để đáp ứng tổng nhu cầu của người mua. Tận dụng lợi thế cũng có nghĩa là nhà cung cấp phải có nhiều sản phẩm hoặc dịch vụ cung cấp cũng như khả năng phục vụ nhiều vị trí địa lý (trong một số trường hợp là các vị trí trên toàn thế giới).
Thường thì doanh nghiệp mua không muốn nhà cung cấp trở nên phụ thuộc vào hoạt động kinh doanh của mình. Để khắc phục mối lo ngại này, nhiều doanh nghiệp mua sẽ giới hạn tổng chi tiêu của họ với nhà cung cấp ở một tỷ lệ nhất định (ví dụ: 35–
45%) trong tổng doanh thu bán hàng của nhà cung cấp. Cuối cùng, các bộ phận cung ứng đang xây dựng sự đa dạng dựa vào cơ sở cung ứng của họ thường sẽ đối phó với số lƣợng ngày càng tăng của các nhà cung cấp nhỏ.
Phân loại nhà cung cấp để tìm nguồn cung ứng nhiều hoặc đơn lẻ hoặc duy nhất Trước khi quyết định sử dụng nhiều nguồn cung ứng hay đơn lẻ, người mua xem xét danh mục các nhà cung cấp có sẵn để đáp ứng yêu cầu mua hàng cần thiết. Không giống như mua hàng cho nhu cầu cá nhân của chúng tôi, những người mua chuyên nghiệp chỉ tiến hành kinh doanh với những nhà cung cấp mà họ đã sơ tuyển hoặc chấp thuận. Một nhà cung cấp được phê duyệt/đủ điều kiện trước đã đáp ứng được sự sàng lọc ban đầu của doanh nghiệp mua và đƣợc coi là xứng đáng đƣợc xem xét để kinh doanh. Việc trở thành đủ điều kiện/được phê duyệt trước có thể cần đến nhà cung cấp.
150
Như đã thảo luận trước đó, nhà cung cấp được ưu tiên là nhà cung cấp luôn đáp ứng các tiêu chuẩn về hiệu suất và dịch vụ do doanh nghiệp mua xác định và đáp ứng những thay đổi không mong muốn. Các nhà cung cấp đƣợc chứng nhận đã có hệ thống chất lƣợng của họ đƣợc kiểm tra rộng rãi bởi doanh nghiệp mua và có khả năng đáp ứng hoặc vƣợt quá nhu cầu chất lƣợng một cách nhất quán. Quan hệ đối tác không bao hàm mối quan hệ pháp lý, mà là mối quan hệ đƣợc xây dựng dựa trên mối quan hệ chặt chẽ giữa các doanh nghiệp mua và bán và thường được nhìn nhận từ góc độ dài hạn hơn. Cuối cùng, các nhà cung cấp bị loại bao gồm các nhà cung cấp không còn đáp ứng các tiêu chuẩn của doanh nghiệp mua và sẽ không đƣợc xem xét để kinh doanh trong tương lai cho đến khi các vấn đề của họ được khắc phục.
Sau khi xem xét các danh mục nhà cung cấp cho một dịch vụ hoặc sản phẩm cụ thể mua, một quyết định về số lƣợng nhà cung cấp tối ƣu phải đƣợc đƣa ra. Ví dụ: nếu danh mục mua hàng là quan trọng, thì một nhà cung cấp đối tác có thể đƣợc chọn làm nguồn duy nhất. Ngoài ra, nếu danh mục mua chỉ chứa các nhà cung cấp đã đƣợc phê duyệt/đủ điều kiện trước thì có thể đưa ra quyết định sử dụng nhiều nguồn. Trong trường hợp ban quản lý hoặc nhân viên kỹ thuật của công ty chỉ định một và chỉ một nhà cung cấp, doanh nghiệp mua sẽ ở trong tình huống nhà cung cấp duy nhất. Nhà cung cấp duy nhất có nghĩa là không có nhà cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ đã đƣợc phê duyệt nào khác mà công ty sẽ chấp nhận. Trong trường hợp này, doanh nghiệp mua có ít quyền lực và thường phụ thuộc vào nhà cung cấp.
Mặc dù có xu hướng giảm tổng số nhà cung cấp, nhưng rủi ro về gián đoạn nguồn cung đang khiến doanh nghiệp mua phải xem xét lại các chiến lƣợc này. Nguồn cung ứng đơn lẻ mang lại nhiều lợi ích bao gồm: (1) đòn bẩy tối ƣu và quyền lực đối với nhà cung cấp; (2) khả năng phát triển các mối quan hệ thân thiết hơn; và (3) phát triển các chương trình gia tăng giá trị như dự trữ nhà cung cấp, cải tiến quy trình, v.v. Ngoài ra, nhiều nguồn cung ứng cung cấp: (1) cải thiện sự đảm bảo về nguồn cung cấp; (2) kiểm tra chống tăng giá; (3) cạnh tranh tích cực thúc đẩy các nhà cung cấp hoạt động hiệu quả. Các nhà quản lý cung ứng phải đánh giá những lợi thế này vì không có một giải pháp đúng đắn phù hợp với mọi tình huống. Quyết định chọn một hoặc nhiều nguồn cho một danh mục mua là rất cụ thể và thay đổi theo thành phần nhà cung cấp và điều kiện kinh tế.
Đánh giá các vấn đề quan trọng
Mỗi lựa chọn thay thế tìm nguồn cung ứng này sẽ tạo ra các vấn đề quan trọng cụ thể phải đƣợc giải quyết để đạt đƣợc quy trình lựa chọn nguồn hiệu quả. Mặc dù mỗi quyết định lựa chọn sẽ tạo ra các vấn đề quan trọng cụ thể của riêng nó, nhƣng năm vấn đề quan trọng bao gồm: (1) mối quan hệ về quy mô; (2) vấn đề rủi ro/phần thưởng; (3) các mục tiêu bền vững và đa dạng; (4) đối thủ cạnh tranh với tư cách là nhà cung cấp; và (5) các nhà cung cấp & đối tác nước ngoài.
Mối quan hệ phụ thuộc vào quy mô
151
Doanh nghiệp mua có thể quyết định chọn nhà cung cấp mà họ có lợi thế về quy mô tương đối. Đơn giản là doanh nghiệp có thể có ảnh hưởng lớn hơn khi có lợi thế về quy mô tương đối so với nhà cung cấp hoặc chiếm tỷ trọng lớn hơn trong tổng hoạt động kinh doanh của nhà cung cấp. Một số doanh nghiệp mua theo dõi số tiền mua hàng hàng năm của họ chia cho tổng doanh thu bán hàng của nhà cung cấp và đây là một yếu tố trong việc lựa chọn nguồn hàng. Một công ty kỳ vọng tỷ lệ này nhỏ hơn hoặc bằng 40%. Ngoài ra, khi doanh nghiệp mua chỉ là một phần nhỏ trong hoạt động kinh doanh của nhà cung cấp, họ có thể ít đƣợc chú ý hơn.
Các vấn đề về rủi ro/phần thưởng
Doanh nghiệp mua luôn muốn chọn những nhà cung cấp có lợi nhuận và phát triển.
Tuy nhiên, thế giới nhà cung cấp không đƣợc tạo ra nhƣ nhau. Một số nhà cung cấp có thể đƣa ra mức giá thấp nhất cũng có thể mang lại rủi ro lớn hơn. Ví dụ: một nhà cung cấp nhỏ với đề xuất giá/chi phí rất cạnh tranh có thể không có khả năng mở rộng quy mô kinh doanh của họ đủ nhanh để đáp ứng các yêu cầu ngày càng tăng của doanh nghiệp mua. Họ cũng có thể phụ thuộc vào một vài khách hàng lớn trong phần lớn hoạt động kinh doanh của họ. Đánh giá rủi ro là một yếu tố chính trong công việc của bộ phận mua hàng và phải đƣợc xem xét trong quá trình lựa chọn. Với sự gia tăng của việc đứt gãy nguồn cung ứng đƣợc tạo ra bởi chuỗi cung ứng dài hơn (tức là tìm nguồn cung ứng toàn cầu), giảm hàng tồn kho (ví dụ JIT), gia tăng thiên tai (ví dụ sóng thần, động đất, đại dịch) và tăng trưởng kinh tế không ổn định, ban lãnh đạo cấp trên cần nỗ lực phối hợp để giám sát rủi ro.
Mục tiêu bền vững và đa dạng
Hầu hết doanh nghiệp mua đang cố gắng đa dạng hóa cơ sở cung cấp của họ bằng cách tăng lƣợng mua từ các nhà cung cấp truyền thống không đƣợc thuận lợi/bị thiệt thòi. Chúng bao gồm các doanh nghiệp thuộc sở hữu của dân tộc thiểu số, phụ nữ, cựu chiến binh hoặc khuyết tật. Một số tổ chức sẵn sàng hỗ trợ người mua trong việc tìm kiếm và chứng nhận các nguồn khác nhau này, bao gồm Hội doanh nghiệp vừa và nhỏ, các Sở lao động và thương binh xã hội, các Quỹ từ thiện hỗ trợ các hoạt động sản xuất cho nhóm người bị thiệt thòi. Doanh nghiệp mua cũng có thể muốn tiến hành kinh doanh với các nhà cung cấp cam kết cải thiện các thực hành bền vững (ví dụ yêu cầu về tìm nguồn cung ứng của P&G, Samsung, Unilver…). Nhiều doanh nghiệp mua hiện yêu cầu nhà cung cấp phải đƣợc chứng nhận ISO 14000 để đảm bảo rằng họ đã thực hiện các thực hành bền vững thay vì chỉ nói về chúng.
Đối thủ cạnh tranh với tư cách là nhà cung cấp
Một vấn đề quan trọng khác là mức độ mà doanh nghiệp mua sẵn sàng mua trực tiếp từ đối thủ cạnh tranh. Việc mua hàng từ đối thủ cạnh tranh có thể hạn chế việc chia sẻ thông tin giữa các bên. Giao dịch mua bán thường diễn ra đơn giản và người mua và người bán có thể không phát triển mối quan hệ làm việc được đặc trưng bởi sự cam kết chung và chia sẻ thông tin bí mật.