MỤC TIÊU CỦA CHƯƠNG 5
5.1. Khái quát chung về mua hàng và quản trị nguồn cung
Trong khi các công ty đang cạnh tranh và tìm nhiều giải pháp để tăng giá trị khách hàng bằng cách cải thiện hiệu quả, nhiều công ty đang chuyển sự chú ý sang quản trị mua hàng và cung ứng để tăng hiệu suất hoạt động. Trong lĩnh vực sản xuất, tỷ lệ mua hàng trên doanh thu trung bình là 55%. Điều này có nghĩa là đối với mỗi đô la doanh thu thu đƣợc từ việc bán hàng hóa và dịch vụ, hơn một nửa sẽ quay trở lại các nhà cung cấp. Đó là lý do tại sao mua hàng ngày càng trở nên quan trọng và là một giải pháp hữu hiệu để tiết kiệm chi phí. Tiết kiệm chi phí cũng bao gồm việc tránh phát sinh chi phí thông qua việc tham gia sớm vào thiết kế và chủ động đáp ứng các yêu cầu tăng giá của nhà cung cấp.
Có rất nhiều khái niệm và quan điểm khác nhau đƣợc đƣa ra khi nói về mua hàng, cuốn giáo trình này đề cập tới quan điểm mua hàng với ba phạm trù khái niệm sau đây, đứng trên góc độ của doanh nghiệp thực hiện việc mua hàng phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh:
-Mua sắm (Purchasing) là hoạt động thuần tuý mua một loại hàng hoá và dịch vụ nào đó, nhận hàng và thanh toán. Do đó mua sắm giới hạn trong chức năng giao dịch là chủ yếu. Hoạt động mua sắm hiệu quả là hoạt động đảm bảo đƣợc các yếu tố: chi phí thấp, thời gian cung ứng nhanh, chất lƣợng chuỗi cung ứng đƣợc cải thiện.
- Mua hàng (Procurement) là quá trình lập kế hoạch, xây dựng chiến lƣợc mua hàng và duy trì hoạt động mua hàng trong chuỗi cung ứng. Mua hàng bao gồm các hoạt động nhƣ đánh giá phân loại hàng hóa nội bộ (internal category assessment), phân tích nhu cầu (demand analysis), phân tích thị trường (market analysis), chiến lược mặt hàng (category strategy), lập kế hoạch mặt hàng (category plan), quản lý nhà cung cấp (supplier management). Đối tƣợng của hoạt động mua hàng ở đây có thể là các nguyên vật liệu hoặc dịch vụ cần cho quá trình sản xuất thành phẩm, hoặc trang thiết bị phục vụ cho quá trình sản xuất, hoặc là những hàng hoá hoặc dịch vụ cần thiết để duy trì hoạt động của công ty. Mua hàng là khái niệm chung nhất và hoàn thiện nhất, bao trùm lên khái niệm mua sắm và tìm kiếm nguồn hàng cung ứng, và tất cả chúng đều là những hoạt động quan trọng trong chuỗi cung ứng của doanh nghiệp.
Quy trình mua hàng cũng bao gồm các hoạt động sau:
Lên kế hoạch mua hàng (Planning),
Tìm kiếm nguồn hàng (Sourcing),
Lựa chọn nhà cung cấp (Supplier Selection),
Đàm phán về giá và các điều khoản (Negotiation),
Ký kết hợp đồng và Chuyển giao (Transaction and Contract management),
Đo lường hiệu quả của nhà cung ứng (Supplier Performance Management),
Duy trì tính ổn định của việc cung ứng (Supplier Sustainability Issues).
125
Mua hàng có vị trí kết nối then chốt và là quá trình tương tác cốt lỗi giữa các thành viên trong chuỗi cung ứng (Hình 5.1). Mua hàng tốt cho phép tối ƣu hóa giá trị cho các bên mua và bán, do đó tối đa hóa giá trị cho cả chuỗi cung ứng. Vai trò chiến lƣợc của mua hàng tập trung vào các khía cạnh sau đây:
Hình 5.1: Sự hài lòng của khách hàng dựa vào hiệu suất nhà cung ứng (Douglas Lambert và cộng sự, 1998, tr350)
- Tăng cường sự thỏa mãn khách hàng: theo cách nhìn truyền thống, mua hàng tách rời với khách hàng và người tiêu dùng. Tuy nhiên ở tầm nhìn chiến lược, sự thỏa mãn của khách hàng phải đƣợc tạo từ việc cung ứng các sản phẩm và dịch vụ với chất lƣợng cao, đúng thời điểm và chi phí hợp lý. Mua hàng đóng vai trò quan trọng trong mối quan hệ này. Mặt khác cũng dễ dàng nhận thấy người mua phải hiểu biết rất rõ nhu cầu khách hàng của doanh nghiệp. Nó cho phép ra các quyết định thu mua đúng với nhu cầu của doanh nghiệp.
- Liên kết mở rộng thị trường doanh nghiệp: Bằng việc kết nối với thị trường cung ứng, mua hàng nắm bắt các thông tin về công nghệ mới, vật liệu, hàng hóa và dịch vụ mới, các nguồn cung ứng mới và các thay đổi về điều kiện thị trường. Những kiến thức về thị trường đầu vào này cho phép doanh nghiệp tái định hình chiến lược tổ chức để nắm bắt các cơ hội thị trường mới.
- Phát triển các nhà cung ứng và quản lý các mối quan hệ: Mua hàng chỉ đạt đƣợc mục tiêu chiến lƣợc trong dài hạn khi có một nền tảng các nhà cung ứng tốt. Do đó chiến lƣợc mua hàng luôn bắt đầu bằng việc tìm kiếm các nhà cung ứng tốt và quản lý hiệu quả các mối quan hệ với các đối tác cung cấp. Nhờ vào việc duy trì tốt nhất các nhà cung ứng hiện tại, nhận ra và phát triển các nhà cung ứng mới, mua hàng hỗ trợ doanh nghiệp có đƣợc các chiến lƣợc thành công. Việc nắm đƣợc các nhà cung ứng có những sản phẩm, dịch vụ mới hoặc đang có các ý tưởng đổi mới có thể giúp doanh nghiệp tìm kiếm vị trí cạnh tranh dẫn đầu hoặc sáng tạo trên thị trường.
126
- Hỗ trợ các chức năng chiến lược khác trong tổ chức: các chiến lƣợc về mạng lưới, sản xuất, marketing, tài chính, vận hành, bán hàng dự trữ,… đều liên quan chặt chẽ tới chiến lƣợc mua hàng. Lý do mua hàng quyết định mọi yếu tố đầu vào của doanh nghiệp, đặc biệt ảnh hưởng tới quy mô kinh doanh và các quyết định vận hành của tổ chức.
Các yêu cầu về kỹ năng và nhiệm vụ mua hàng là tương tự nhau ở các doanh nghiệp sản xuất, bán buôn, bán lẻ, tổ chức phi kinh doanh hay lĩnh vực dịch vụ. Các chiến lƣợc và quy trình mua hàng cũng đƣợc áp dụng cho cả mua hàng hóa và dịch vụ, cũng nhƣ việc mua dịch vụ logistics và quản lý quan hệ với nhà cung ứng dịch vụ logistics.
5.1.2. Các loại hàng hóa và dịch vụ được mua sắm
Các doanh nghiệp thường mua nhiều hàng hoá và dịch vụ khác nhau. Tất cả các giao dịch mua thể hiện sự cân bằng giữa những gì một doanh nghiệp có thể sản xuất hoặc cung cấp trong nội bộ với những gì doanh nghiệp phải mua bên ngoài. Đối với nhiều mặt hàng, quyết định chọn mua thực sự khá đơn giản. Rất ít công ty có thể tự sản xuất thiết bị sản xuất, máy tính hoặc bút chì. Tuy nhiên, tất cả các công ty đều yêu cầu những mặt hàng này nhằm hỗ trợ hoạt động liên tục. Thách thức là quyết định nhà cung cấp nào mang lại cơ hội tốt nhất cho các mặt hàng mà tổ chức phải mua bên ngoài. Phần này sẽ phác thảo sự đa dạng của hàng hóa và dịch vụ mà một bộ phận mua hàng điển hình chịu trách nhiệm mua. Trong cuốn giáo trình này, việc phân loại hàng hóa dịch vụ đƣợc mua sắm căn cứ vào mục đích sử dụng trực tiếp hay gián tiếp trong quá trình thực hiện hoạt động sản xuất kinh doanh.
Hàng hóa trực tiếp (Direct cargoes) bao gồm các mặt hàng là một phần của thành phẩm, chẳng hạn nhƣ nguyên liệu thô, bán thành phẩm, link kiện, chi tiết là trọng tâm trong quản lý chuỗi cung ứng, ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp.
Nguyên liệu thô
Danh mục mua nguyên liệu thô bao gồm các mặt hàng nhƣ xăng dầu, than, và gỗ xẻ, và các kim loại nhƣ đồng và kẽm. Nó cũng có thể bao gồm các nguyên liệu nông nghiệp nhƣ đậu nành và bông. Đặc điểm chính của nguyên liệu thô là đƣợc nhà cung cấp không hoăc sơ chế cơ bản. Ví dụ, đồng yêu cầu tinh chế để loại bỏ tạp chất khỏi kim loại. Một đặc điểm quan trọng khác là nguyên liệu không có chất lượng tương đương. Ví dụ, các loại than khác nhau có thể khác nhau theo hàm lượng lưu huỳnh.
Nguyên liệu thô thường được đánh giá theo các tiêu chí để biết mức độ chất lượng.
Bán thành phẩm
Bán thành phẩm bao gồm tất cả các mặt hàng đƣợc mua từ các nhà cung cấp cần thiết nhằm hỗ trợ sản xuất sản phẩm cuối cùng của doanh nghiệp. Nhóm hàng hóa này bao gồm các bộ phận, cụm con, cụm lắp ráp, hệ thống con và chi tiết. Ví dụ, bán thành phẩm và các bộ phận mà một nhà sản xuất ô tô mua bao gồm lốp xe, cụm ghế, ổ trục bánh xe và khung ô tô.
127
Quản lý việc mua các bán thành phẩm là một trách nhiệm mua hàng quan trọng vì các bán thành phẩm ảnh hưởng đến chất lượng và giá thành sản phẩm cuối cùng.
Hewlett-Packard mua động cơ máy in laser từ Canon. Doanh nghiệp này phải quản lý việc mua các động cơ này một cách cẩn thận và hợp tác chặt chẽ với nhà cung cấp.
Các yêu cầu về sản phẩm gia công làm tăng gánh nặng mua hàng để lựa chọn các nhà cung cấp đủ tiêu chuẩn, không chỉ đối với các thành phần cơ bản mà còn đối với các hệ thống và lắp ráp phức tạp.
Thành phẩm hoàn thiện
Các doanh nghiệp mua thành phẩm hoàn thiện từ các nhà cung cấp bên ngoài để sử dụng nội bộ hoặc bán lại. Danh mục này cũng bao gồm các mặt hàng đã mua không cần xử lý lớn trước khi bán lại cho khách hàng cuối cùng. Doanh nghiệp có thể marketing dưới tên thương hiệu riêng của mình một mặt hàng do nhà sản xuất khác sản xuất. Tại sao một doanh nghiệp lại mua các mặt hàng đã hoàn thiện để bán lại?
Một số doanh nghiệp có năng lực thiết kế xuất sắc nhƣng đã thuê ngoài toàn bộ khả năng hoặc năng lực sản xuất, ví dụ nhƣ IBM, Hewlett-Packard, Cisco, General Motors.
Việc mua thành phẩm cũng cho phép một công ty cung cấp đầy đủ sản phẩm và dịch vụ. Mua hàng và bộ phận kỹ thuật phải hợp tác chặt chẽ với nhà sản xuất thành phẩm để phát triển các thông số kỹ thuật của hàng hóa. Mặc dù công ty mua không sản xuất sản phẩm cuối cùng, nhƣng công ty phải đảm bảo sản phẩm đáp ứng các thông số kỹ thuật và chất lƣợng theo yêu cầu kỹ thuật mà khách hàng cuối cùng mong muốn.
Các hạng mục hỗ trợ sản xuất
Các hạng mục hỗ trợ sản xuất bao gồm các vật liệu cần thiết để đóng gói và vận chuyển các sản phẩm cuối cùng, chẳng hạn nhƣ pallet, hộp, container vận chuyển chuyên nghiệp, băng keo, túi, bao bì, phụ kiện và các vật liệu đóng gói khác. Các hạng mục hỗ trợ sản xuất hỗ trợ trực tiếp hoạt động sản xuất của tổ chức.
Hàng hóa gián tiếp (indirect cargoes) bao gồm các mặt hàng tiêu chuẩn nhƣ vật tƣ văn phòng; các dịch vụ hỗ trợ nhƣ logistics, đào tạo, tƣ vấn, kiểm toán, tài chính, dịch vụ văn phòng, tƣ vấn pháp lý, truyền thông, bảo dƣỡng, sửa chữa…; các sản phẩm có tính phức tạp, tốn kém nhƣ thiết bị, nhà cửa, xe cộ, máy móc mua mới, duy trì, hoặc cải thiện tài sản cố định.
Các hạng mục bảo trì, sửa chữa và vận hành
Các hạng mục bảo trì, sửa chữa và vận hành (MRO – Maintenance, Repair, Operation) bao gồm bất kỳ thứ gì không liên quan trực tiếp đến sản phẩm của tổ chức.
Tuy nhiên, những vật dụng này rất cần thiết để vận hành một doanh nghiệp. Điều này bao gồm các bộ phận máy thay thế, vật tƣ văn phòng và máy tính, và vật tƣ vệ sinh.
Các các mặt hàng này thường được phân tán trong một tổ chức khiến việc giám sát hàng tồn kho của MRO trở nên khó khăn. Cách duy nhất mà hầu hết các bộ phận thu mua biết khi nào đặt hàng là họ phải liên hệ mật thiết với MRO và khi người dùng chuyển tiếp yêu cầu đến đó. Bởi vì tất cả các phòng ban và địa điểm đều sử dụng các
128
mặt hàng từ MRO, một bộ phận mua hàng điển hình có thể nhận đƣợc hàng nghìn yêu cầu mua số lƣợng nhỏ. Một số nhân viên bộ phận mua hàng coi các mặt hàng yêu cầu từ MRO là mặt hàng phiền toái.
Trong lịch sử, hầu hết các doanh nghiệp đều ít quan tâm đến các hạng mục mua MRO. Do đó, (1) họ đã không theo dõi tồn kho cho mua hàng MRO với cùng mối quan tâm mà họ theo dõi mua sản xuất, (2) họ có quá nhiều nhà cung cấp MRO và (3) họ cam kết lượng thời gian không tương xứng cho các đơn đặt hàng nhỏ. Với sự phát triển của hệ thống kiểm kê đƣợc vi tính hóa và nhận thấy rằng giá trị tiền mua của MRO thường khá cao, các công ty đã bắt đầu quan tâm tích cực đến việc kiểm soát hàng tồn kho của MRO.
Các dịch vụ hỗ trợ hoạt động sản xuất kinh doanh
Các doanh nghiệp đều dựa vào các nhà thầu bên ngoài cho các hoạt động hoặc dịch vụ hỗ trợ nhất định. Một doanh nghiệp có thể thuê dịch vụ chăm sóc bãi cỏ để bảo trì mặt bằng xung quanh cơ sở hoặc chuyên gia làm mát và sưởi ấm để xử lý các sửa chữa mà nhân viên bảo trì không thể thực hiện. Các dịch vụ thông thường khác bao gồm tư vấn pháp lý, tƣ vấn tài chính – kế toán, logistics, đào tạo, sửa chữa máy móc, dọn dẹp vệ sinh, nhập dữ liệu, tƣ vấn và quản lý, dịch vụ căng tin. Giống nhƣ các mặt hàng MRO, việc mua dịch vụ diễn ra trong toàn bộ doanh nghiệp. Do đó, đã có xu hướng hạn chế quan tâm đến họ và quản lý việc mua dịch vụ ở cấp cơ sở hoặc bộ phận. Một số khỏa sát gần đây cho thấy doanh nghiệp đã chi nhiều hơn mỗi năm cho các nhà tƣ vấn. Nhƣ với bất kỳ hạng mục mua hàng nào, sự chú ý cẩn thận và chuyên biệt có thể mang lại dịch vụ tốt nhất với tổng chi phí thấp nhất. Ngày càng có nhiều công ty đàm phán các hợp đồng dài hạn hơn với các nhà cung cấp dịch vụ giống nhƣ với các loại hình mua hàng có giá trị cao khác.
Dịch vụ logistics, vận tải là một loại hình mua dịch vụ chuyên biệt và quan trọng.
Rất ít bộ phận mua hàng liên quan đến các vấn đề vận chuyển trong những năm trước đây. Tuy nhiên, ngày nay, nhiều doanh nghiệp đã cho phép bộ phận mua hàng thương lƣợng các thỏa thuận dịch vụ và đàm phán trực tiếp với các công ty dịch vụ logistics hay các công ty vận chuyển. Thông thường, các nhà cung cấp sẽ thu xếp giao hàng cho người mua và tính chi phí vận chuyển như một phần của giá bán.
Nhân viên mua hàng đã tham gia vào việc mua dịch vụ logistics, vận chuyển và quản lý các dòng nguyên liệu đến và đi. Hiện nay, nhân viên mua hàng thường đánh giá và lựa chọn các nhà cung cấp dịch vụ logistics giống nhƣ cách họ đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp các mặt hàng sản xuất. Người mua cũng đang lựa chọn các nhà cung cấp có khả năng cung cấp các dịch vụ vận chuyển và logistics tích hợp cho toàn bộ công ty, bao gồm cả kho bãi, đóng gói và thậm chí là lắp ráp. Vì nhiều công ty logistics và vận chuyển hiện cung cấp dịch vụ trên khắp cả nước, thậm chí có nhiều công ty có phạm vi hoạt động quốc tế cung cấp dịch vụ toàn cầu, do đó các doanh
129
nghiệp có thể tin tưởng vào các đơn vị cung cấp dịch logistics nhiều hơn hơn để tiết kiệm chi phí.
Thiết bị, máy móc, tài sản cố định chính
Mua thiết bị, máy móc, và tài sản cố định chính vốn liên quan đến việc mua các tài sản cố định có giá trị lớn và sử dụng trên một năm, hay còn gọi là mua thiết bị vốn, thường bao gồm 2 loại. Loại thứ nhất bao gồm thiết bị tiêu chuẩn chung không liên quan đến yêu cầu thiết kế đặc biệt. Ví dụ bao gồm thiết bị xử lý vật liệu có mục đích chung, hệ thống máy tính và đồ nội thất. Loại thứ hai bao gồm thiết bị vốn đƣợc thiết kế đặc biệt để đáp ứng các yêu cầu của người mua. Ví dụ bao gồm máy móc sản xuất chuyên dụng, nhà máy sản xuất mới, máy công cụ chuyên dụng và thiết bị phát điện.
Việc mua các mặt hàng sau này đòi hỏi sự tham gia chặt chẽ về mặt kỹ thuật giữa người mua và người bán.
Có một số tính năng khác biệt giữa việc mua thiết bị vốn với các khoản mua khác.
Thứ nhất, việc mua sắm thiết bị vốn không diễn ra với tần suất thường xuyên. Ví dụ, một máy sản xuất có thể đƣợc sử dụng trong 10 đến 20 năm. Một nhà máy hoặc trạm biến áp điện mới có thể vẫn hoạt động trong hơn 30 năm. Ngay cả đồ nội thất văn phòng có thể kéo dài trên 10 năm. Đặc điểm thứ hai là vốn đầu tƣ trang thiết bị đòi hỏi số tiền lớn. Con số này có thể từ vài nghìn đô la đến hàng trăm triệu đô la. Các hợp đồng có giá trị cao sẽ yêu cầu sự chấp thuận về tài chính và điều hành. Đối với mục đích kế toán, hầu hết các thiết bị vốn đều có thể khấu hao trong suốt thời gian sử dụng.
Cuối cùng, vốn mua sắm thiết bị vốn rất nhạy cảm với điều kiện kinh tế chung.
Doanh nghiệp mua khó có thể chuyển đổi nhà cung cấp với một dự án quy mô lớn hoặc thanh lý thiết bị vốn sau khi giao hàng vì không hài lòng. Hơn nữa, mối quan hệ giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp có thể kéo dài nhiều năm, do đó, cần xem xét khả năng bảo dƣỡng thiết bị và dịch vụ sau bán hàng của nhà cung cấp. Hậu quả của việc chọn nhà cung cấp thiết bị vốn kém chất lƣợng có thể kéo dài nhiều năm. Ngƣợc lại, lợi ích của việc lựa chọn nhà cung cấp thiết bị vốn có trình độ cao có thể kéo dài nhiều năm.
5.1.3. Các phương thức và chiến lược mua hàng
Mô hình Kraljic là mô hình phổ biến sử dụng cho việc xác lập các chiến lƣợc mua sản phẩm hay dịch vụ nhằm tối ƣu hóa sự hoán đổi giữa chi phí và rủi ro. Kraljic phát triển mô hình này nhƣ một công cụ nội bộ, tuy nhiên mô hình này trở nên nổi tiếng sau khi xuất hiện trên Havard Business Review năm 1983. Mô hình này giúp doanh nghiệp mua hàng tối đa hóa sự an toàn trong cung cấp và giảm chi phí nhằm nâng cao vai trò của mua hàng trong chuỗi cung ứng. Nhờ đó mà mua hàng có thể chuyển từ các hoạt động giao dịch thành hoạt động chiến lược. Mô hình này bao gồm bốn bước:
- Bước 1: Phân loại hàng mua: Phân loại tất cả các loại hàng hóa, linh kiện, sản phẩm và dịch vụ mà doanh nghiệp cần mua theo mức rủi ro từ phía nguồn cung cấp và tác động của chúng tới lợi nhuận tiềm năng. Trong đó: