98 GIÁO TRÌNH VĂN HÓA VÀ ĐẠO ĐỨC QUẦN LÝ
2.5. Biểu hiện của văn hoá quản lý
2.5.1. Các biểu hiện hữu hình
Nhà quản lý sử đụng các công cụ vật chất, các giá trị hữu hình, các vật thê trong quá trình quản lý. Dần dân, hình thành các thói quen của nhà quản lý và được các nhóm, tổ chức thừa nhận như là cách thức hành động chung nhằm thực hiện các mục tiêu của tổ chức. Các vật thê này mang theo các ý nghĩa, các giá trị vô hình, các quan niệm, các nguyên tắc của nhà quản lý và tổ chức. Các vật thể đó được sử dụng và khẳng định bản sắc văn hóa của nhà quản lý và tổ chức, nhờ đó có thể phân biệt được nhà quản lý này với nhà quản lý khác, thậm chí hình thành các phong cách quản lý khác nhau. với những triết lý khác nhau.
2.5.1.1. Kiến trúc, nội thất, cách bài trí
Những kiến trúc đặc trưng của một tổ chức gồm kiến trúc ngoại thất và thiết kế nội thất công sở. Kiến trúc của tổ chức chính là dấu ấn
đầu tiên dễ nhận thấy nhất của tổ chức, phần lớn những tổ chức đã
thành đạt hoặc đang phát triển đều muốn gây ấn tượng đối với công chúng về sự thành công và sức mạnh của mình bằng những công trình
kiến trúc đồ sộ. Các công trình này là phương tiện để thể hiện tính
cách của tổ chức, quan niệm và phong cách của các nhà quản lý, cho ta biết phân nao cach phan ung voi mdi trường quản ly va cách thức giải quyết công việc.
Những thiết kế nội thất cũng rất được các tổ chức quan tâm. Từ những vấn đề như màu sắc, kiểu đáng của thiết bị, đến những thiết kế
bàn, ghế, đến các chỉ tiết nhỏ nhặt như vị trí công tắc điện, các thiết bị
và vị trí của chúng trong phòng vệ sinh,... đều được các nhà quản lý
104 GIÁO TRÌNH VAN HOA VA BAO BUC QUAN LY
sử dụng để tạo ấn tượng thân quen, thiện chí với khách hàng, đối tác,
đối thủ cạnh tranh, nhân viên...
Kiến trúc của tòa nhà văn phòng là một trong những biểu trưng quan trọng của văn hóa quản lý, nó ảnh hưởng một phần tới hành vi của con người trong giao tiếp, phản ứng và cách thức giải quyết công việc. Ngoài ra, nó còn thể hiện phương châm hoạt động của tô chức, nó chứa đựng những giá trị lịch sử gắn liền với sự ra đời và trưởng thành của tổ chức. Ví dụ: Kiến trúc nhà thờ tạo ấn tượng quyền lực, thâm nghiêm; chùa chiền tạo ấn tượng thanh bạch, thoát tục; thư viện gây ấn tượng thông thái, tập trung cao độ. Các nhà quản lý luôn gửi gắm các triết lý, quan niệm, nguyên tắc, ý nghĩa vào các kiểu kiến trúc, cách thức bài trí, lựa chọn nội thất phù hợp với mong muốn của mình nhằm đạt được mục tiêu quản lý một cách tốt nhất.
Theo nhóm tác giá GŒerry Johnson, Kevan Scholes, Richard Whittingfon, văn hóa quản lý và văn hóa tô chức thể hiện đưới nhiều . dạng thức khác nhau, tạo nên một mạng lưới văn hóa của tổ chức được các nhà quản lý sử dụng (Hình 2.1).
2.5.1.2. Nghi lễ, nghỉ thức
Một trong số các biểu trưng của văn hóa quản lý là các nghỉ lễ,
nghỉ thức. Nó là những hoạt động được dự kiến từ trước và chuẩn bị
kĩ lưỡng dưới hình thức các hoạt động, sự kiện văn hóa - xã hội chính thức, nghiêm trang, tình cảm được thực hiện định kì hay bat thường, nhằm thắt chặt mối quan hệ bên trong và bên ngoài của tô chức. Đây cũng là dịp để mọi thành viên cùng chia sẻ các giá trị văn hóa tốt đẹp của tô chức, để nêu gương khen thưởng những tắm
gương điển hình đại biểu cho những niềm tin và cách thức hành động
cần được tôn trọng.
Chương 2. NỘI DUNG XÂY DỰNG VĂN HÓA QUẦN LÝ 105
Các giai thoại
* Niềm tin cốt lõi mà giai thoại phản ánh là gì?
+ Làm thế nào để lan toả các niềm tin này?
* Các giai thoại liên quan tới:
- Điểm mạnh hay điểm yếu?
- Thành công hay thất bại?
- Tuan theo hay bat tuân?
* Ai là nhân vật chính và ai là nhân vật phản biện?
+ Chuẩn mực và những kẻ bat tuân phá vỡ là gì?
Thói quen Cấu trúc
và nghỉ lễ -__ quyền lực
ô Thúi quen nào ằ Quyển lực
được nhấn mạnh? . được phân bổ
- Nếu thay đổi thì như thế nào
có khác không? trong tổ chức?
+ Hành vi nào được ; Niểm tin cốt
thói quen cổ vũ? lõi của người
+ Các nghỉ lễ chính? . lãnh đạo? .
ôChung phan anh - Những niễm
niềm tin nào? tin này mạnh. .
R ` như thế nào?
- Cần chương trình a4
đào tạo nào? ằ Những rào
. cản thay đổi
ô Cú dễ thay đổi cỏc thói quen và nghi lễ không
chính là ở đầu?
“cấu trúc tổ chức.
. Co chế lỏ. chức như thộ nào? ˆ "ơ- + Chu trac bang hay. Phân heo cấp bậc © như.
. thếnào?.
.* Cấu trúc chính: thức và khôn “chính thức.
i. như thế nào?
© H tại Hay trong. + Các cầu trúc có cổ vil sy công tác và cạnh.
lịch SỬ ko? : wee : tranh không?
- Cú nhiều hay ớt sự kiểm sost? ôPhi hop voi cdu "trỳc quyền lực nào? ˆ
Hình 2.1. Biểu hiện của văn hóa quản lý
1 Gerry Johnson, Kevan Scholes, Richard Whittington, Exploring Corporate Strategy — Text and Cases, Prentice Hall, 2008 (Bản dịch sang tiếng Việt có tại Phòng Tư liệu - Khoa Khoa học quản lý, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn), tr.243-244 (có chỉnh sửa).
106 GIÁO TRÌNH VĂN HÓA VÀ ĐẠO ĐỨC QUẢN LÝ
Nghi lễ thường được tiễn hành theo một hình thức nhất định, các nghi thức thường được thiết kế một cách kĩ lưỡng và sử đụng như một
hình thức chính thức để thực hiện nghỉ lễ của tổ chức. Đặc điểm về hình thức và nội dung của nghỉ thức thể hiện quan điểm và cách tiếp cận của người quản lý. Các nhà quản lý khác nhau sẽ lựa chọn các nghỉ lễ khác nhau, cách thực hiện các nghỉ lễ khác nhau, thời gian, địa điểm tiến hành nghi lễ với các nghi thức khác nhau. Các nghỉ lễ và nghỉ thức này tạo ra những giá trị tỉnh thần quan trọng, tạo động lực thúc đây nhân viên, tạo ra sự đoàn kêt của mọi người, đem lại niêm tin vào thành công của tổ chức trong quá trình thực hiện các nhiệm vụ.
Lựa chọn loại hình nào, các nhà quản lý đêu hiệu rõ các tác động tiêm năng của nghi lễ.
Bảng 2.6. Bốn loại lễ nghỉ tổ chức và tác động tiềm năng của chúng
Loại hình Minh họa Tác động tiềm năng
Chuyển giao | Khai mạc, giới thiệu | Tạo thuận lợi cho việc thâm nhập vào thành viên mới, chức vụ | cương vị mới, vai trò mới
mới, lề ra mắt
Củng cố Lễ phát phần thưởng Củng cố các nhân tố hình thành bản sắc và tôn thêm vị thê của thành viên Nhắc nhở Sinh hoạt văn hóa, | Duy trì cơ cấu xã hội và làm, tăng
chuyên môn, khoa học thêm năng lực tác nghiệp của tô chức
Liên kết Lễ hội, liên hoan, Tết Khôi phục và khích lệ chia sẻ tình cảm
và sự cảm thông nhắm gắn bó các thành viên với nhau và với tô chức
2.5.1.3. Biểu tượng
Biểu tượng được hiểu là một công cụ biểu trưng, đặc trưng của văn hóa quản lý. Nó biêu thị niêm tin, giá trị mà nhà quản lý muôn đề cao. Hệ thống các biểu trưng của tô chức như: hình ảnh logo, quần áo, dày, mũ, áo đi mưa, đông phục của nhân viên, phong bì, giây viết thư,
Chương 2. NỘI DUNG XÂY DỰNG VĂN HÓA QUẦN LÝ 107
phong bao dùng đề phát lương... Trong số đó, logo là biểu trưng đơn giản nhưng lại có nghĩa nhất, nó thể hiện những giá trị chủ đạo mà tô chức muốn lưu lại hay truyền lại cho người thấy nó. Vì vậy việc thiết kế logo luôn được các nha quan ly rất chú trọng. Các nhà quản lý luôn biết cách sử dụng các biểu tượng này nhằm giáo đục cho mọi nhân
viên hiểu rõ những giá trị cơ bản của tổ chức, triết lý quán lý của tô
chức, truyền cảm hứng cho nhân viên, cô vũ sự đoàn kết và tinh than sáng tạo của đội ngũ nhân viên. |
2.5.1.4. Ngôn ngữ, khẩu hiệu
Một dạng biểu trưng khác thường được các nhà quản lý sử dụng để thê hiện văn hóa quản lý là ngôn ngữ. Các tổ chức thường sử dụng những câu chữ đặc biệt, để truyền tải một thông điệp đến nhân viên của mình và những người hữu quan. Trong quá trình hoạt động, các tô chức có thể lựa chọn một hay nhiều ngôn ngữ khác nhau. Trong xu hướng hội nhập, việc sử dụng thành thạo tiếng Anh là rất cần thiết.
Tùy theo nhu cầu của các tổ chức khác nhau, nhà quản lý lựa chọn các mức độ và phạm vi sử dụng tiếng nước ngoài như thế nào, để phù hợp
với công việc của tổ chức. Đương nhiên, tiếng mẹ đẻ luôn là ưu tiên
số một. Giải quyết mối quan hệ giữa các ngôn ngữ cũng khá phức tạp.
Điều này đã xảy ra ngay tại các nước phát triển như Nhật Bản, Hàn Quốc; ngày nay cũng diễn ra các vẫn đề tương tự ở Trung Quốc.
Trong các tô chức đa văn hóa, sử dụng nhiều ngôn ngữ khác nhau, các nhà quản lý luôn tìm cách tốt nhất có lợi cho công việc quán lý và hoạt động của tổ chức.
Khẩu hiệu là cách diễn đạt cô đọng nhất các triết lý của tô chức.
Ngoài ra, chúng thường được sử dụng để phát động các phong trào sản
xuất và kinh doanh nhằm khơi dậy sự nhiệt tình cống hiến của nhân
viên và để nâng cao năng suất lao động của tổ chức. Các nhà quản lý lựa chọn các nội dung, hình thức của khẩu hiệu phù hợp với yêu cầu của tô chức trong các giai đoạn, các chương trình cụ thé.
108 GIAO TRINH VAN HOA VA BAO BUC QUAN LY
2.5.1.5. Nội quy, quy định của tổ chức
Văn hóa quản lý còn bao gồm các nội quy, quy định hành vi ứng xử của tổ chức. Ví dụ, quy định ứng xử giữa cấp trên với cấp đưới, giữa cấp dưới với cấp trên, giữa nhân viên với nhân viên, với khách hàng... Nó còn bao gồm hệ thống các nguyên tắc như: quy định bảo mật, quy định về giờ làm việc, nghỉ ngơi, đồng phục, phù hiệu, các hình thức tuyên dương khen thưởng, nội quy sử dụng, bảo quản máy móc, bảo vệ môi trường, phòng cháy chữa cháy... tất cả những quy định này góp phần phản ánh văn hóa quản lý. Các nhà quản lý luôn ý thức rõ ràng về vai trò của các qui định, nội qui trong quá trình quản lý. Việc hình thành và duy trì các qui định, nội qui cũng tùy thuộc vào văn hóa quản lý của chính các nhà quản lý. Có nhiều nhà quản lý nghiêm khắc buộc các nhân viên phải thực hiện chính xác, đầy đủ các qui định, nội qui. Có nhà quản lý lại buông lỏng việc thực hiện và bản thân không gương mẫu thực hiện. Cần chú ý điều chỉnh, cập nhật các qui định, nội qui trong quá trình quản lý. Cần phân công trách nhiệm rõ ràng các cấp quản lý khác nhau trong việc soạn thảo, thực hiện, điều chỉnh các qui định, nội qui nhằm quản lý tô chức một
cách tốt nhất. |
2.5.1.6. An phdm dién hinh
Ấn phẩm điền hình là một số những tư liệu chính thức có thể giúp
những người hữu quan có thể nhận thấy được rõ hơn về cấu trúc văn hóa của một tổ chức. Chúng có thể là báo cáo thường niên, tài liệu quảng cáo, ấn phẩm định kì của tổ chức... những tài liệu này có tác dụng làm rõ mục tiêu, sứ mệnh, triết lý kinh doanh, phương châm hành động của tô chức.
Có rất nhiều dạng ấn phẩm, tài liệu khác nhau từ những loại
truyền thống như sách báo, tạp chí cho đến những loại hình hiện đại
hơn như tờ rơi quảng cáo, các trang thông tin điện tử,... Tài liệu giới
thiệu về cơ quan cũng là một hình thức quảng bá hình ảnh và tạo dựng
Chương 2. Nội DUNG XÂY DỰNG VĂN HÓA QUẦN LÝ 109
văn hóa quản lý. Hiện có khá nhiều hình thức tải liệu được sử dụng, trong đó xu thế phổ biến đang thuộc về những hình thức sử đụng công nghệ hiện đại.
Các nhà quản lý sử dụng các ấn phẩm, tài liệu này phục vụ quá trình thực hiện các nhiệm vụ, đem lại nhiều lợi ích cho tổ chức. Điều đó giúp cho việc quảng bá được hình ảnh tổ chức, giúp cho những thành viên của tổ chức thêm hiểu rõ công việc và tổ chức mình, cũng như cảm thấy gắn bó hơn với tổ chức. Chính vì thế các nhà quản lý cần có chiến lược sử dụng hình thức này một cách hợp lý và biết phát huy những lợi thế nó đem lại. Sự hiểu biết của các nhà quản lý về các ấn phẩm này, vai trò của nó, cách thức sử dụng nó vào quá trình quản lý, phụ thuộc nhiều vào văn hóa quản lý của các nhà quản lý.
2.5.2, Các biểu hiện vô hình 2.3.2.1. lịch sit va truyén thống
Lịch sử phát triển và truyền thống của tổ chức là những giá trị tốt
đẹp của tổ chức được gìn giữ và lưu truyền từ thế hệ này sang thế hệ
khác. Nó thể hiện quá trình hình thành và phát triển của tổ chức, nó
chứa đựng những bài học kinh nghiệm trong quản lý tổ chức và trong
kinh doanh, nó tông kết lại toàn bộ các bước đi của tô chức từ trong
quá khứ đến hiện tại. Lịch sử phát triển và truyền thống của tổ chức có vai trò quan trọng trong việc xây đựng, điều chỉnh, phát triển văn hóa quản lý. Các nhà quản lý có thể xây đựng các phòng truyền thống của đơn vị để trưng bày các hiện vật, phản ánh lịch sử và truyền thống của
đơn vị. Ở những nơi không có điều kiện, các nhà quản lý có thể đưa
vào các hoạt động học tập đầu năm, nhân địp các chương trình đặc biệt của tổ chức, có thể xuất bản tài liệu về truyền thống, lịch sử của
đơn vị. Nhờ có các hoạt động như vậy, các nhà quản lý có thể động.
viên nhân viên làm việc tốt hơn, gan bó với đơn vị tốt hơn, nhân viên hiểu rõ nhau qua các hoạt động chung và đoàn kết với nhau hơn trong công việc.
110 GIÁO TRÌNH VĂN HOA VA DAO BUC QUAN LY
2.5.2.2. (ác tập tục không thành văn
Văn hóa quản lý còn bao gồm các tập tục không thành văn, đo
các nhân viên trong tô chức tự nguyện lập nên vì lợi ích chung. Đó là các tập tục như: tập quán trung thực, cởi mở, đầu tranh thẳng thấn, tập quán mừng sinh nhật, mừng năm mới, thăm ốm đau...những tập quán
tốt đẹp này sẽ gắn bó mọi người trong tổ chức, và đần dần nó trở
thành những giá trị văn hóa tốt đẹp được truyền từ thế hệ này sang thế hệ khác trong tổ chức. Các nhà quán lý luôn biết thúc đây sự hình thành và phát triển của các tập tục tốt, ngăn ngừa các tập tục xấu, dự báo trước các vấn đề trong tương lai để giúp cho các nhóm tự giác tự
quản trong nhóm và tạo thành các mối liên hệ hữu ích với các nhóm
khác trong tổ chức. Sử dụng các tập tục này trong quản lý phụ thuộc vào nghệ thuật quản lý của các nhà quản lý.
2.3.2.3. Hội họp
Họp là một hoạt động không thể thiếu trong quá trình quản lý, điều hành tổ chức. Nó được hiểu như một cuộc thảo luận, xử lý thông tin nhằm đi đến những quyết định dé giải quyết một hay một số vấn đề
nào đó. Nói như vậy nghĩa là các cuộc họp là cần thiết và chỉ khi cần
người ta mới tố chức các cuộc họp. Tuy nhiên, vấn để cần bàn lại không nằm ở tính cần thiết của các cuộc họp, mà là ở chỗ các cuộc họp ay duoc tổ chức như thế nào và có đạt được hiệu quả mong muốn hay không.
Tiêu chí của hội họp hiéu qué la:
- Nội dung rõ ràng - Nhanh gọn - Đúng giờ
- Kịp tháo gỡ vướng mắc - Điều hành khoa học