Bài 7: SỔ KẾ TOÁN VÀ HÌNH THỨC KẾ TOÁN
7.1.4. Cách ghi sổ kế toán
Nguyên tắc ghi vào sổ là dựa trên những chứng từ gốc hợp lệ đã định khoản, từ đó ghi vào các sổ có liên quan, theo đúng mẫu đúng phương pháp và đúng nguyên tắc.
Nhìn chung công việc ghi sổ phải qua 3 giai đoạn sau: Mở sổ, ghi sổ, khóa sổ.
7.1.4.1. Mở sổ
Đầu kỳ kế toán phải mở sổ. Mở sổ là ghi số dƣ đầu kỳ vào các tài khoản trên sổ cái, sổ chi tiết. Căn cứ vào các giá trị của các khoản mục trên bảng cân đối kế toán mà mở các tài khoản tương ứng và ghi số dư đầu kỳ.
Đơn vị phải mở đủ số lƣợng sổ, loại sổ cần mở theo nội dung, kết cấu của hình thức sổ nhất định. Các sổ mở cần đăng ký với cơ quan thuế và tài chính, sổ quyển phải có dấu giáp lai giữa 2 trang sổ liền nhau, phải đăng ký số trang sổ mở và đóng thêm nếu thiếu khi sử dụng.
Sổ mở đƣợc dùng trong suốt niên độ theo thông lệ quốc tế, niên độ sử dụng sổ sách mở là 12 tháng gồm 365 ngày, Việt Nam quy định niên độ tài chính để mở sổ là 12 tháng kể từ ngày 01/01/N đến 31/12/N. Cuối sổ phải có các chữ ký quy định thể hiện tính hợp pháp của sổ mở cũng nhƣ số liệu đƣợc ghi vào đó trong suốt niên độ.
7.1.4.2. Ghi sổ
Ghi sổ là ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào các tài khoản trong sổ kế toán trên cơ sở các chứng từ gốc. Nếu chứng từ gốc có liên quan đến nhiều sổ kế toán thì phải có trình tự luân chuyển hợp lý. Ghi sổ kế toán phải rõ ràng, các dòng không có số liệu phải gạch chéo, khi ghi sai phải sữa sai bằng phương pháp kế toán. Các chứng từ sai nếu đã ghi vào sổ kế toán không đƣợc tự ý xé bỏ.
Sổ ghi theo đúng nội dung, kết cấu, tác dụng của mỗi loại sổ đã quy định khi mở sổ.
Số liệu ghi trên sổ phải chỉ rõ căn cứ chứng từ của nghiệp vụ hoặc ghi rõ nội dung số liệu chuyển sổ từ đầu
Số liệu ghi trên sổ phải rõ, sạch và ghi liên tục, không đƣợc cách dòng để tránh điền thêm thông tin vào sổ.
Thông lệ quốc tế quy định: Số tiền của nghiệp vụ đƣợc ghi bằng mực xanh (đen) thường, còn số tiền điều chỉnh giảm (số âm) được ghi bằng mực đỏ để phân biệt và dễ xác định giá trị thực bằng tiền của chỉ tiêu.
Khi sửa số liệu đã ghi sai thì cần sửa sai theo quy định chung, đảm bảo đọc đƣợc và tính so sánh đƣợc của số liệu.
Việc ghi sổ kế toán đƣợc thực hiện liên tục trong niên độ, khi chuyển sang trang sau do chƣa kết thúc kỳ hạch toán chƣa kết thúc niên độ thì phải ghi rõ, “cộng mang sang” ở trang trước và ghi “trang trước chuyển sang” ở trang tiếp liền sau.
Phải tuân thủ nguyên tắc và ghi nội dung cũng như phương pháp ghi sổ: Nhật ký, sổ cái, sổ chi tiết, sổ bàn cờ… nhằm không làm ảnh hưởng đến mối liên hệ ghi chép của hệ thống sổ kế toán của đơn vị và đảm bảo nguyên tắc kết chuyển số liệu ghi sổ và đối chiếu sổ khi cần thiết
7.1.4.3. Khóa sổ
- Khóa sổ kế toán thường được thực hiện vào ngày cuối cùng của niên độ tài chính. Giữa các kỳ báo cáo và xác định kết quả (tháng, quý, 6 tháng) trong niên độ kế toán cũng có thể tạm cộng sổ, kết dƣ tài khoản sổ nếu có, để kiểm tra số liệu trên báo cáo cần thiết theo yêu cầu. Thuật ngữ khóa sổ để chỉ một công việc kế toán làm vào ngày cuối năm, để chuẩn bị cho việc mở sổ của năm tiếp theo.
- Trước khi khóa sổ kế toán cần phải thực hiện các công việc ghi sổ, điều chỉnh, kiểm tra, đối chiếu cần thiết để xác định đúng các chỉ tiêu, báo cáo cho toàn niên độ, ghi nốt các nghiệp vụ phát sinh, điều chỉnh các khoản phải trả và chi phí trả trước, lợi nhuận thu trước của năm sau…kiểm tra đối chiếu số kiểm kê với số liệu trên sổ tài sản, sổ nợ, đối chiếu với các đối tƣợng thanh toán.
- Khi khóa sổ là tìm số dƣ cuối kỳ của các tài khoản đƣợc ghi trên sổ kế toán bằng cách tính tổng số phát sinh bên Nợ, tổng số phát sinh bên Có và tính đƣợc số dƣ cuối kỳ đối với các tài khoản có số dƣ.
- Cấm khoá sổ trước thời hạn để làm báo cáo, và cấm báo cáo trước khi khoá sổ.
- Đối với quỹ tiền mặt thì phải khoá sổ hàng ngày.
- Hàng tháng khi kết thúc công việc vào sổ, sổ sách đã đƣợc đối chiếu kiểm tra và khóa sổ thì tất cả các chứng từ kế toán của tháng (chứng từ gốc, chứng từ tổng hợp) phải sắp xếp theo loại, trong từng loại sắp xếp theo thứ tự thời gian, đóng thành quyển hoặc gói buộc cẩn thận, trên mặt ngoài ghi rõ:
+ Tên đơn vị + Niên độ, tháng
+ Số hiệu chứng từ ghi sổ: Số đầu và số cuối.
Sổ sách kế toán, báo cáo kế toán và các tài liệu khác có liên quan cuối năm cũng sắp xếp và bảo quản nhƣ trên.
Các tài liệu kế toán được lưu giữ ở bộ phận kế toán nhiều nhất là một năm sau niên độ kế toán. Sau đó phải nộp cho bộ phận lưu trữ.
7.1.5. Các phương pháp sửa sai trong ghi sổ kế toán
Trong quá trình ghi sổ, nếu phát hiện có sai lầm thì phải tiến hành sửa sai để đảm bảo yêu cầu chính xác. Các sai sót có thể đƣợc phát hiện trong, sau kỳ hạch toán, niên độ kế toán. Các sai sót thường gặp là:
- Ghi sai các số liệu từ chứng từ vào các sổ (ghi lớn hơn hoặc nhỏ hơn số thực) - Bỏ sót các nghiệp vụ ngoài sổ đƣợc phát hiện
- Ghi lặp lại nghiệp vụ đã ghi trên một sổ - Ghi sai quan hệ đối ứng trên sổ.
Để đảm bảo số liệu kế toán khớp với thực tế tài sản doanh thu, chi phí kết quả…
cần hết sức hạn chế những sai sót hoặc do vô tình hoặc hữu ý gây nên. Khi phát hiện được sai sót, dù ở thời điểm, thời kỳ nào cũng cần phải áp dụng phương pháp sửa chữa sổ theo những nguyên tắc thống nhất quy định.Tùy theo tính chất và thời gian phát hiện sai lầm, kế toán có thể áp dụng một trong 3 phương pháp sửa sai sau:
7.1.5.1. Phương pháp cải chính
Còn gọi là phương pháp gạch xóa hay đính chính. Phương pháp này được áp dụng trong các trường hợp sau:
- Sai lầm trong diễn giải không liên quan đến quan hệ đối ứng tài khoản.
- Sai lầm phát hiện ra nhưng không ảnh hưởng đến số tổng cộng bằng chữ.
Phương pháp sửa sai
Dùng mực đỏ gạch một đường ngang chỗ ghi sai để có thể còn trong thấy được nội dung của những chỗ ghi sai bị xóa bỏ đi. Trên chỗ ghi bị xóa bỏ, ghi con số hoặc chữ đúng bằng mực thường. Nếu sai lầm chỉ là một chữ số thôi thì cũng xóa toàn bộ con số sai và viết lại con số đúng. Cần phải chứng thực chỗ đính chính bằng chữ ký của kế toán trưởng.
7.1.5.2. Phương pháp ghi bổ sung
Phương pháp này được áp dụng trong các trường hợp ghi đúng về quan hệ đối ứng giữa các tài khoản nhƣng số tiền đã ghi sổ thì ít hơn số tiền thực tế phát sinh trong các nghiệp vụ kinh tế tài chính, hoặc là bỏ sót không cộng đủ số tiền ghi trên các chứng từ.
Phương pháp sửa sai
Dùng mực thường ghi thêm một bút toán như bút toán đã ghi với số tiền bằng chênh lệch giữa số tiền đúng cần phải ghi với số tiền đã ghi.
Ví dụ: Mua CCDC 1.000.000 đồng đã thanh toán bằng TGNH nhƣng khi định khoản chỉ ghi có 100.000đ nhƣ sau:
Nợ TK 153: 100.000đ Có TK 112: 100.000đ
Nhƣ vậy đã định khoản đúng nhƣng số tiền đã ghi sai nhỏ hơn số đúng là 900.000. Ta điều chỉnh bằng cách ghi bổ sung thêm một bút toán sau:
Nợ TK 153: 900.000đ Có TK 112: 900.000đ
TK 112 TK 153
100.000 100.000 900.000 Ghi bổ sung 900.000 7.1.5.3. Phương pháp ghi số âm
Phương pháp ghi số âm còn gọi là phương pháp ghi đỏ. Phương pháp này được áp dụng trong các trường hợp sau:
- Định khoản đúng nhƣng số tiền đã ghi sai lớn hơn số đúng trên chứng từ và thời gian phát hiện sai lại chậm trễ.
- Định khoản đúng nhƣng ghi trùng 2 lần một nghiệp vụ kinh tế.
- Ghi sai quan hệ đối ứng tài khoản.
Phương pháp sửa sai
Đối với 2 trường hợp đầu thì phương pháp sửa sai là ghi một bút toán như bút toán đã ghi với số tiền bằng chênh lệch giữa số sai với số đúng hoặc bằng số tiền ghi trùng bằng số âm.
Đối với trường hợp thứ 3 thì phương pháp sửa sai là ghi lại một bút toán giống như bút toán đã ghi trước đây bằng số âm để hủy bỏ bút toán đã ghi sai. Sau đó dùng mực thường để ghi lại bút toán đúng.
Ví dụ: Mua vật liệu 800.000đ chƣa trả tiền nhƣng khi định khoản thì ghi sai là 8.000.000đ nhƣ sau:
Nợ TK 152: 8.000.000đ Có TK 331: 8.000.000đ
Kế toán sẽ sửa sai bằng cách ghi thêm một bút toán là Nợ TK 152: (7.200.000 đ)
Có TK 331: (7.200.000 đ )
152 331
Ghi sai
Chú ý:
- Khi sửa sai bằng phương pháp ghi bổ sung hay phương pháp ghi số âm đều phải có chứng từ đính chính, dẫn chứng số liệu và ngày tháng của chứng từ đã ghi sai cần phải điều chỉnh và phải được kế toán trưởng ký duyệt.
- Trong kế toán số âm có thể đƣợc biểu hiện theo nhiều cách khác nhau. Phổ biến là được viết bằng mực đỏ nhưng cũng có thể viết bằng mực thường rồi đóng khung hay đóng ngoặc (XXX).