Chứng từ kế toán thường xuyên vận động, sự vận động liên tục kế tiếp nhau từ giai đoạn này đến giai đoạn khác của chứng từ gọi là luân chuyển chứng từ
Luân chuyển chứng từ là giao chuyển chứng từ lần lƣợt tới các bộ phận có liên quan để những bộ phận này nắm đƣợc tình hình, lấy số liệu ghi vào sổ kế toán. Tùy theo từng loại chứng từ mà có trình tự luân chuyển phù hợp, theo nguyên tắc nhanh chóng, kịp thời, không gây trở ngại cho công tác kế toán. Để sự luân chuyển chứng từ và ghi sổ kế toán đƣợc hợp lý, nề nếp, cần xây dựng kế hoạch luân chuyển chứng từ biểu diễn dưới dạng sơ đồ cho từng loại chứng từ trong đó quy định đường đi của chứng từ, thời gian cho mỗi bước luân chuyển, nhiệm vụ của nhân viên nhận được chứng từ.
2.3.1. Lập chứng từ theo các yếu tố của chứng từ
Tuỳ theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ mà sử dụng chứng từ thích hợp. Ví dụ nghiệp vụ kinh tế về thu và chi tiền mặt thì sử dụng phiếu thu, phiếu chi ...
Tuỳ theo yêu cầu quản lý từng loại tài sản mà chứng từ có thể đƣợc lập thành một bản hoặc nhiều bản. Ví dụ hoá đơn bán hàng đƣợc lập thành 3 liên: Liên 1 màu tím để lưu, liên 2 màu đỏ giao cho khách hàng, liên 3 màu xanh dùng để thanh toán.
Chứng từ phải được lập theo mẫu do Nhà nước quy định và có đầy đủ chữ ký của những người liên quan mới được coi là hợp lý hợp pháp.
2.3.2. Kiểm tra chứng từ
Khi nhận đƣợc chứng từ phải kiểm tra tính hợp lệ hợp pháp và hợp lý nhƣ:
Các yếu tố của chứng từ, chữ ký của những người có liên quan, tính chính xác của số liệu trên chứng từ. Chỉ sau khi chứng từ đã đƣợc kiểm tra thì chứng từ mới làm căn cứ để ghi sổ kế toán.
Nội dung của việc kiểm tra chứng từ kế toán bao gồm:
- Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực và đầy đủ các chỉ tiêu phản ảnh trên chứng từ.
- Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh.
- Kiểm tra tính chính xác của số liệu thông tin trên chứng từ.
- Kiểm tra việc chấp hành quy chế quản lý nội bộ của những người lập, kiểm tra, xét chỉnh sau đó mới dùng làm căn cứ ghi sổ.
2.3.3. Hoàn chỉnh chứng từ
Hoàn chỉnh chứng từ là bước tiếp theo sau khi kiểm tra chứng từ bao gồm việc ghi các yếu tố cần bổ sung, phân loại chứng từ kế toán và lập định khoản trên các chứng từ phục vụ cho việc ghi sổ kế toán.
2.3.4. Chuyển giao và sử dụng chứng từ ghi sổ kế toán
Các chứng từ kế toán sau khi đƣợc kiểm tra hoàn chỉnh, đảm bảo tính hợp pháp cần đƣợc chuyển giao cho bộ phận có nhu cầu thu nhận, xử lý thông tin nghiệp vụ kinh tế phản ánh trên chứng từ. Các bộ phận căn cứ chứng từ nhận đƣợc tập hợp làm cơ sở ghi chép sổ kế toán. Quá trình chuyển giao, sử dụng chứng từ phải tuân thủ quy trình và thời gian theo quy định.
2.3.5. Đưa chứng từ vào bảo quản lưu trữ
Trong kỳ hạch toán, chứng từ sau khi ghi sổ kế toán phải đƣợc bảo quản và có thể sử dụng lại để kiểm tra đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết.
Chứng từ kế toán sau khi ghi vào sổ cần phải quản lý bảo quản tại phòng kế toán thời gian là 1 năm, sau đó chứng từ được đưa vào kho lưu trữ theo thời hạn quy định tùy từng loại chứng từ.
2.3.6. Huỷ chứng từ kế toán
Chứng từ là căn cứ pháp lý để ghi sổ, đồng thời là tài liệu lịch sử của DN. Khi hết thời hạn lưu trữ (theo luật định) chứng từ được đem huỷ. Thủ tục tiêu hủy chứng từ nhƣ sau:
Bước 1: Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán quyết định thành lập "Hội đồng tiêu huỷ tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ". Thành phần Hội đồng gồm: Lãnh đạo đơn vị, kế toán trưởng và đại diện của bộ phận lưu trữ.
Bước 2: Hội đồng tiêu huỷ tài liệu kế toán phải tiến hành kiểm kê, đánh giá, phân loại theo từng loại tài liệu kế toán, lập "Danh mục tài liệu kế toán tiêu huỷ"
và "Biên bản tiêu huỷ tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ".
Bước 3: "Biên bản tiêu huỷ tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ" phải lập ngay sau khi tiêu huỷ tài liệu kế toán và phải ghi rõ các nội dung: Loại tài liệu kế
toán đã tiêu huỷ, thời hạn lưu trữ của mỗi loại, hình thức tiêu huỷ, kết luận và chữ ký của các thành viên Hội đồng tiêu hủy.
TÓM TẮT NỘI DUNG
1. Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và đã hoàn thành làm căn cứ ghi sổ kế toán.
Phương pháp chứng từ là phương pháp thông tin và kiểm tra về trạng thái và sự biến động của đối tƣợng hạch toán kế toán cụ thể nhằm phục vụ kịp thời cho lãnh đạo nghiệp vụ và làm căn cứ phân loại, ghi sổ và tổng hợp kế toán.
Chứng từ kế toán là căn cứ cho việc thanh tra, kiểm tra các hoạt động sản xuất kinh doanh tại đơn vị, là căn cứ để cơ quan thuế xem xét và kiểm tra doanh thu, thu nhập, chi phí hợp lý phát sinh tại đơn vị, từ đó xác định số thuế mà doanh nghiệp phải nộp ...
Nội dung của chứng từ kế toán gồm yếu tố cơ bản và yếu tố bổ sung
Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh tại đơn vị đều phải lập chứng từ, khi lập chứng từ phải đảm bảo tuân thủ những quy định.
Mọi chứng từ kế toán phát sinh tại đơn vị trước khi được sử dụng làm căn cứ để ghi sổ kế toán đều phải đƣợc kiểm tra.
2. Tổ chức luân chuyển chứng từ là việc xác nhận ai là người nhận chứng từ, chứng từ sau khi được ghi sổ xong sẽ chuyển cho bộ phận nào, ai là người chịu trách nhiệm bảo quản chứng từ ... Mục đích của việc luân chuyển chứng từ là để chứng từ có thể được ghi chép đầy đủ vào các sổ kế toán có liên quan và lưu trữ, bảo vệ tốt nhất.
Số liệu ghi trên sổ kế toán dựa trên cơ sở chứng từ, tức số liệu có tính hợp pháp, đáng tin cậy. Tuy nhiên khi so sánh số liệu ghi chép trên sổ sách kế toán với số liệu trên thực tế vẫn có thể phát sinh chênh lệch do nhiều nguyên nhân khác nhau.
Trình tự luân chuyển chứng từ gồm các bước: Lập chứng từ theo các yếu tố của chứng từ, kiểm tra chứng từ, hoàn chỉnh chứng từ, chuyển giao và sử dụng chứng từ để ghi sổ kế toán, đưa chứng từ vào bảo quản lưu trữ, huỷ chứng từ kế toán.
CÂU HỎI ÔN TẬP
Câu 2.1: Trình bày khái niệm, nội dung và ý nghĩa của phương pháp chứng từ kế toán.
Câu 2.2: Chứng từ kế toán là gì? Theo Luật định nội dung quy định trong chứng từ kế toán là những nội dung nào?
Câu 2.3: Tại sao chứng từ kế toán là cần thiết trong hạch toán kế toán? Một chứng từ kế toán (chứng từ gốc) nhƣ thế nào đƣợc coi là hợp pháp, hợp lý, hợp lệ?
Câu 2.4: Hãy trình bày các cách phân loại chứng từ kế toán.
Câu 2.5: Hãy trình bày quy trình luân chuyển chứng từ HƯỚNG DẪN TỰ HỌC
- Dựa vào các yếu tố của chứng từ để xác định yếu tố bắt buộc và yếu tố bổ sung của chứng từ kế toán.
- Dựa vào mục 2.2.2 kiểm tra chứng từ để xác định nội dung kiểm tra chứng từ kế toán của nhân viên kế toán.
NỘI DUNG THẢO LUẬN
2.1. Xác định yếu tố bắt buộc và yếu tố bổ sung của chứng từ kế toán.
2.2. Xác định nội dung kiểm tra chứng từ kế toán của nhân viên kế toán.
Bài 3: PHƯƠNG PHÁP TÍNH GIÁ Mục tiêu
- Trình bày được khái niệm phương pháp tính giá, xác định được các nguyên tắc tính giá, quy trình thực hiện phương pháp tính giá một số đối tượng kế toán.
- Vận dụng các phương pháp tính giá để tính giá một số đối tượng kế toán.