Kế toán là một môn khoa học thu nhận, xử lý và cung cấp các thông tin về tài sản, sự vận động của tài sản trong các đơn vị nhằm kiểm tra giám sát toàn bộ tài sản và các hoạt động kinh tế tài chính của các đơn vị đó. Thông tin kế toán còn cần rất nhiều cho đối tƣợng kế toán khác nhau, mặt khác một đối tƣợng nào đó có thể cần thông tin kế toán của nhiều đơn vị khác nhau, thông tin kế toán phải đảm bảo vai trò là “ngôn ngữ kinh doanh”. Do đó, để các đối tƣợng sử dụng thông tin kế toán có chung cách đánh giá về thông tin trên báo cáo tài chính của các đơn vị kế toán thì cần phải đặt ra những nguyên tắc hướng dẫn thực hành việc ghi chép, xử lý và trình bày thông tin trên các báo cáo tài chính.
Các nguyên tắc kế toán đƣợc đúc rút từ những kinh nghiệm thực tiễn tổ chức quản lý công tác kế toán cũng như hoạt động của người thực hiện công tác kế toán và kết hợp với sự nghiên cứu của những cơ quan chức năng, các chuyên gia kế toán. Do đó nguyên tắc kế toán đƣợc thừa nhận là những tuyên bố chung nhƣ những chuẩn mực, mực thước và những hướng dẫn để phục vụ cho việc lập các báo cáo tài chính và đạt đƣợc các mục tiêu đầy đủ, dễ hiểu, đáng tin cậy và dễ so sánh.
1.4.1. Nguyên tắc cơ sở dồn tích
Nguyên tắc cơ sở dồn tích quy định mọi nghiệp vụ kinh tế tài chính của doanh nghiệp liên quan đến tài sản, nợ phải trả, nguồn vốn chủ sở hữu, doanh thu, chi phí phải đƣợc ghi nhận vào thời điểm phát sinh không căn cứ vào thời điểm thực tế thu chi tiền hoặc các khoản tương đương tiền (vàng, bạc, đá quý, chứng khoán ngắn hạn,…)
Báo cáo tài chính đƣợc lập trên cơ sở dồn tích, phản ánh tình hình tài chính của doanh nghiệp trong quá khứ, hiện tại, tương lai.
Đây là nguyên tắc xuyên suốt trong quá trình kế toán của doanh nghiệp. Nguyên tắc cơ sở dồn tích đối lập với nguyên tắc cơ sở tiền mặt. Theo cơ sở tiền mặt thì mọi nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh của doanh nghiệp chỉ đƣợc ghi nhận khi thực tế thu chi tiền. Báo cáo tài chính đƣợc lập theo cơ sở tiền mặt sẽ không phản ánh đúng thực tế kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Vì vậy hệ thống kế toán của doanh nghiệp Việt Nam và hầu hết các quốc gia trên thế giới quy định các doanh nghiệp phải ghi chép kế toán và lập báo cáo tài chính theo cơ sở dồn tích.
1.4.2. Nguyên tắc hoạt động liên tục
Một doanh nghiệp khi thành lập đi vào hoạt động sẽ chỉ có thể xảy ra hai khả năng:
Thứ nhất, sẽ tiếp tục hoạt động liên tục, hay ít nhất sẽ không bị giải thể hoặc ngừng hoạt động trong tương lai gần.
Thứ hai, ngừng hoạt động.
Kế toán thừa nhận khả năng doanh nghiệp hoạt động liên tục.
Theo nguyên tắc này, báo cáo tài chính đƣợc lập trên cơ sở giả định doanh nghiệp đang hoạt động liên tục và sẽ tiếp tục hoạt động bình thường trong tương lai
gần, nghĩa là doanh nghiệp không có ý định cũng nhƣ không bắt buộc phải ngừng hoạt động hoặc thu hẹp đáng kể quy mô của mình.
Giả thiết doanh nghiệp hoạt động liên tục liên quan đến việc phản ánh tài sản, thu nhập, chi phí của doanh nghiệp theo nguyên tắc giá gốc, không phản ánh theo giá thị trường. Mặc dù, giá trị thị trường của những tài sản mà doanh nghiệp mua về để tồn trữ hoặc đang sử dụng cho mục đích kinh doanh có thể thay đổi theo thời gian. Giả thiết này đƣợc đặt ra với lập luận doanh nghiệp hoạt động liên tục nên tài sản đƣợc sử dụng để hoạt động sản xuất kinh doanh và không được bán, nên giá thị trường của tài sản là không thích hợp và không cần thiết để phản ánh. Mặt khác, nếu phản ánh tài sản theo giá thực tế, báo cáo tài chính của đơn vị chỉ phản ánh đƣợc tình hình tài chính của doanh nghiệp ở thời điểm hiện tại. Mặt khác, nguyên tắc này còn làm cơ sở cho phương pháp tính hao mòn để phân chia giá trị tài sản cố định vào chi phí hoạt động của doanh nghiệp theo thời gian hoạt động của nó.
Tuy nhiên, khi một doanh nghiệp chuẩn bị bán, sáp nhập, giải thể thì nguyên tắc hoạt động liên tục sẽ không đƣợc vận dụng vào việc lập báo cáo tài chính. Trong trường hợp này, các tài sản của doanh nghiệp sẽ phải phản ánh theo giá thị trường.
Dấu hiệu về không hoạt động liên tục:
- Thua lỗ kéo dài và khoản lỗ gần bằng hoặc lớn hơn vốn chủ sở hữu và chủ sở hữu không cam kết tiếp tục tài trợ.
- Không có khả năng thanh toán nợ ngắn hạn, ví dụ nợ ngắn hạn lớn hơn tài sản ngắn hạn.
- Các cổ đông có ý định không tiếp tục kinh doanh
- Đang bị thƣa kiện mà kết quả sự việc chƣa đƣợc xác định, nhƣng có thể làm cho doanh nghiệp phá sản nếu thua kiện.
1.4.3. Nguyên tắc giá gốc
Theo nguyên tắc này tài sản đƣợc ghi nhận theo giá gốc. Giá gốc tài sản đƣợc tính theo số tiền hoặc khoản tương đương tiền đã trả, phải trả, hoặc tính theo giá trị hợp lý của tài sản đó vào thời điểm tài sản đƣợc ghi nhận. Nhƣ vậy, khi vận dụng nguyên tắc giá gốc chỉ đƣợc đánh giá, giá trị tài sản dựa trên căn cứ tiền mặt hoặc tương đương tiền mặt. Nếu vật đền bù cho một số tài sản hoặc dịch vụ là tiền mặt thì chi phí đƣợc đánh giá theo số tiền mặt chi ra để có đƣợc tài sản hoặc dịch vụ đó. Nếu vật đền bù cho một tài sản hoặc dịch vụ không phải là tiền mặt (tài sản khác, tài trợ…) thi chi phí được đánh giá theo giá trị tiền mặt tương đương giá thị trường của vật trao đổi hoặc vật nhận đƣợc.
Nguyên tắc giá gốc đƣợc quy định trên nền tảng của nguyên tắc hoạt động liên tục. Với giả định doanh nghiệp hoạt động liên tục nên trên báo cáo tài chính giá trị các chỉ tiêu về tài sản, công nợ, chi phí…đƣợc phản ánh theo giá ở thời điểm mua tài sản đó, không phải giá trị tại thời điểm xác định giá tài sản tính theo giá thị trường.
Ví dụ: Kế toán phải dựa trên khái niệm giá thành vì giá thị trường của tài sản khó ƣớc tính. Nếu anh ta mua một đôi giày 175.000 đồng, thì rõ ràng giá thành đôi giày là 175.000 đồng kế toán sẽ ghi theo giá này.
1.4.4. Nguyên tắc phù hợp
Nguyên tắc phù hợp quy định việc ghi nhận doanh thu và chi phí phải phù hợp với nhau. Khi ghi nhận một khoản doanh thu phải ghi nhận một khoản chi phí tương ứng liên quan đến việc tạo ra doanh thu đó.
Chi phí tương ứng với doanh thu bao gồm:
- Chi phí của kỳ tạo ra doanh thu, đó là các chi phí đã phát sinh thực tế trong kỳ và liên quan đến việc tạo ra doanh thu của kỳ đó.
- Chi phí của các kỳ trước hoặc chi phí phải trả nhưng liên quan đến doanh thu của kỳ đó.
Nhƣ vậy chi phí đƣợc ghi nhận trong kỳ là toàn bộ các khoản chi phí liên quan đến việc tạo ra doanh thu và thu nhập của kỳ đó, không phụ thuộc vào khoản chi phí đó đƣợc chi ra trong kỳ nào.
Ví dụ: Công ty ABC đã mua một ô tô với giá 600 triệu đồng trong tháng 3 và đã bán đƣợc 800 triệu đồng trong tháng 5. Trong tháng, công ty ABC ghi nhận 800 triệu đồng là doanh thu bán ô tô này. Nhƣ vậy, chi phí của công ty trong tháng 5 là 600 triệu đồng. Số tiền 800 triệu đồng doanh thu và 600 triệu đồng chi phí liên quan tới cùng một chiếc ô tô. Chi phí phù hợp với doanh thu.
1.4.5. Nguyên tắc nhất quán
Theo nguyên tắc nhất quán các chính sách, phương pháp kế toán doanh nghiệp đã chọn phải đƣợc áp dụng nhất quán trong một kỳ kế toán. Chỉ nên thay đổi chính sách và phương pháp kế toán khi có lý do đặc biệt và ít nhất phải sang kỳ kế toán sau.
Trường hợp có sự thay đổi chính sách và phương pháp kế toán đã chọn phải giải trình lý do và công bố đầy đủ ảnh hưởng của sự thay đổi đó về giá trị trong các báo cáo tài chính.
Thông tin về đơn vị kế toán trên báo cáo tài chính là cơ sở quan trọng để các đối tƣợng sử dụng thông tin nhận thức đúng về tình hình tài chính làm cơ sở đề ra các quyết định kinh doanh. Do đó, những thông tin này phải mang tính ổn định và có thể so sánh đƣợc giữa các kỳ với nhau, giữa kế hoạch, dự toán, với thực hiện… Nguyên tắc nhất quán sẽ đảm bảo cho thông tin kế toán có đƣợc tính chất trên.
1.4.6. Nguyên tắc thận trọng
Thận trọng là việc phải xem xét, cân nhắc có những phán đoán cần thiết để lập các ƣớc tính kế toán trong các điều kiện không chắc chắn. Nguyên tắc thận trọng yêu cầu việc ghi tăng vốn chủ sở hữu chỉ đƣợc thực hiện khi có bằng chứng chắc chắn.
Còn việc ghi giảm vốn chủ sở hữu phải đƣợc ghi nhận ngay từ khi có chứng cứ về khả năng có thể xảy ra. Cụ thể:
- Phải lập các khoản dự phòng đúng nguyên tắc quy định.
- Không đánh giá cao hơn giá trị của các tài sản và các khoản thu nhập.
- Không đánh giá thấp hơn giá trị của các khoản nợ phải trả và chi phí.
- Doanh thu và thu nhập chỉ đƣợc ghi nhận khi có các bằng chứng chắc chắn.
- Chi phí phải đƣợc ghi nhận khi có bằng chứng về khả năng phát sinh chi phí.
Tuân thủ nguyên tắc thận trọng sẽ giúp doanh nghiệp bảo toàn nguồn vốn, hạn chế rủi ro và tăng khả năng hoạt động liên tục.
1.4.7. Nguyên tắc trọng yếu
Nguyên tắc trọng yếu chỉ rõ kế toán phải thu nhập, xử lý và cung cấp đầy đủ những thông tin có tính trọng yếu, còn những thông tin không trọng yếu, ít có tác dụng hoặc có ảnh hưởng không đáng kể tới quyết định của người sử dụng thông tin thì có thể bỏ qua.
Thông tin được coi là trọng yếu trong trường hợp nếu thiếu thông tin hoặc thiếu độ chính xác của thông tin đó có thể làm sai lệch đáng kể báo cáo tài chính làm ảnh hưởng đến quyết định kinh tế của người sử dụng thông tin. Tính trọng yếu phụ thuộc vào độ lớn và tính chất của thông tin hoặc các sai xót kế toán đƣợc đánh giá trong hoàn cảnh cụ thể. Tính trọng yếu của thông tin phải được xem xét trên cả phương diện định lƣợng và định tính. Vận dụng nguyên tắc này những khoản mục có cùng nội dung bản chất kinh tế không phụ thuộc vào quy mô có thể đƣợc gộp lại thành một khoản mục trình bày trên báo cáo tài chính. Tuy nhiên vẫn có những khoản mục có thể quy mô rất nhỏ nhƣng lại có nội dung, bản chất kinh tế riêng biệt mang tính trọng yếu thì phải trình bày riêng biệt trên báo cáo tài chính.