Bài 7: SỔ KẾ TOÁN VÀ HÌNH THỨC KẾ TOÁN
7.2. HÌNH THỨC TỔ CHỨC SỔ KẾ TOÁN
Công tác kế toán ở các đơn vị bao giờ cũng xuất phát từ chứng từ gốc và kết thúc bằng hệ thống báo cáo kế toán định kỳ thông qua quá trình ghi chép, theo dõi tính toán và xử lý số liệu trong hệ thống sổ kế toán cần thiết. Việc quy định phải mở những loại sổ kế toán nào để phản ánh các đối tƣợng của kế toán, kết cấu của từng loại sổ, trình tự, phương pháp ghi sổ và mối liên hệ giữa các loại sổ nhằm đảm bảo vai trò chức năng và nhiệm vụ của kế toán đƣợc gọi là hình thức kế toán. Hình thức kế toán hiện nay đang áp dụng phổ biến:
- Hình thức nhật ký chung.
- Hình thức chứng từ ghi sổ.
- Hình thức nhật ký chứng từ.
- Hình thức nhật ký sổ cái.
Việc áp dụng hình thức kế toán này hay hình thức kế toán khác là tùy thuộc vào quy mô, đặc điểm sản xuất kinh doanh và trình độ quản lý của các DN. Vấn đề cần lưu ý là khi đã chọn một hình thức kế toán để áp dụng trong xí nghiệp thì nhất thiết phải tuân theo các nguyên tắc cơ bản của hình thức kế toán đó. Tuyệt đối tránh tình trạng chắp vá tùy tiện, làm theo kiểu riêng của mình.
7.2.1. Hình thức nhật ký chung 7.2.1.1. Sơ đồ hạch toán theo hình thức kế toán nhật ký chung
Chứng từ gốc
Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Bảng cân đối tài khoản Báo cáo tài chính
Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái
Sổ nhật ký chung Sổ nhật ký đặc biệt
Ghi chú:
Ghi hàng ngày hoặc định kỳ Ghi cuối tháng
Quan hệ đối chiếu
Sơ đồ 7-1: Trình tự ghi sổ theo hình thức nhật ký chung 7.2.1.2. Trình tự ghi sổ
Trình tự ghi chép kế toán trong hình thức nhật ký chung nhƣ sau: Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ nhật ký chung theo trình tự thời gian. Hàng ngày hoặc định kỳ lấy số liệu trên nhật ký chung chuyển ghi vào sổ cái cuối tháng cộng số liệu của sổ cái và lấy số liệu của sổ cái ghi vào bảng cân đối số dƣ và số phát sinh của các tài khoản tổng hợp.
Đối với các tài khoản có mở các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết thì, sau khi ghi sổ nhật ký, phải căn cứ vào chứng từ gốc ghi và các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết liên quan, cuối tháng cộng sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết và căn cứ vào sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết lập các bảng tổng hợp chi tiết của từng tài khoản để đối chiếu với số liệu chung của tài khoản đó trên sổ cái hay bảng cân đối số dƣ và số phát sinh.
Sau khi kiểm tra đối chiếu khớp đúng các số liệu. Bảng cân đối số phát sinh cùng với các bảng tổng hợp chi tiết đƣợc dùng làm căn cứ để lập bảng cân đối kế toán và các báo biểu kế toán khác.
Đơn vị:…..
Địa chỉ:…..
SỔ NHẬT KÝ CHUNG Năm:…
Đơn vị tính:…….
Ngày tháng ghi sổ
Chứng từ Diễn giải Đã ghi
sổ cái Số hiệu TK đối
ứng
Số phát sinh
Số CT Ngày Nợ Có
Số trang trước chuyển sang
Cộng chuyển sang trang sau
-Sổ này có …. trang, đánh số từ trang 01 đến trang ……
-Ngày mở sổ :………
Ngày ……tháng……năm ……
Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký , họ tên) (Ký , họ tên) (Ký tên, đóng dấu) Đơn vị:…..
Địa chỉ:…..
SỔ CÁI Năm:
Tên TK: Số hiệu:
Đơn vị tính:……..
Ngày tháng ghi sổ
Chứng từ Diễn giải Số trang
Sổ NKC Số hiệu
TK đối ứng Số tiền
Số CT Ngày Nợ Có
-Sổ này có …. trang, đánh số từ trang 01 đến trang ……
-Ngày mở sổ :………
Ngày ……tháng……năm 200……
Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký , họ tên) (Ký , họ tên) (Ký tên, đóng dấu)
7.2.2. Hình thức chứng từ ghi sổ 7.2.2.1. Sơ đồ hạch toán theo hình thức chứng từ ghi sổ
Ghi chú:
Ghi hàng ngày hoặc định kỳ Ghi cuối tháng
Quan hệ đối chiếu
Sơ đồ 7-2: Trình tự ghi sổ theo hình thức chứng từ ghi sổ Sổ đăng ký chứng
từ ghi sổ
Bảng cân đối tài khoản
Sổ cái Chứng từ ghi sổ
Báo cáo tài chính
Sổ, thẻ kế toán chi tiết Chứng từ gốc
Bảng tổng hợp chi tiết Sổ quỹ
7.2.2.2. Trình tự ghi sổ
Trình tự ghi chép kế toán trong hình thức chứng từ ghi sổ nhƣ sau: Hàng ngày nhân viên kế toán phụ trách từng phần hành căn cứ vào các chứng từ gốc đã kiểm tra lập các chứng từ ghi sổ. Đối với những nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều và thường xuyên, chứng từ gốc sau khi kiểm tra đƣợc ghi vào bảng tổng hợp chứng từ gốc, cuối tháng hoặc định kỳ căn cứ vào bảng tổng hợp chứng từ gốc lập các chứng từ ghi sổ.
Chứng từ ghi sổ sau khi được lập xong được chuyển đến kế toán trưởng (hoặc người được kế toán trưởng ủy quyền) ký duyệt rồi chuyển cho bộ phận kế toán tổng hợp với đầy đủ chứng từ gốc kèm theo để bộ phận này ghi vào sổ đăng ký chứng từ sổ và sau đó ghi vào sổ Cái. Cuối tháng khoá sổ tìm ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và tổng số phát sinh Nợ, tổng số phát sinh Có của từng tài khoản trên sổ cái, tiếp đó căn cứ vào sổ Cái lập bảng cân đối số phát sinh của các tài khoản tổng hợp. Tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có của tất cả tài khoản tổng hợp trên bảng cân đối số phát sinh phải khớp nhau và khớp với tổng số tiền của sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, tổng số dƣ Nợ và tổng số dƣ Có của các tài khoản trên bảng cân đối số phát sinh phải khớp nhau và số dƣ của từng tài khoản (dư Nợ, dư Có) trên bảng cân đối phải khớp với số dư của tài khoản tương ứng trên bảng tổng hợp chi tiết của phần kế toán chi tiết. Sau khi kiểm tra đối chiếu khớp với số liệu nói trên, bảng cân đối số phát sinh đƣợc sử dụng để lập bảng cân đối kế toán và các biểu bảng kế toán khác.
Đối với những tài khoản có mở các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết thì chứng từ gốc sau khi sử dụng để lập chứng từ ghi sổ và ghi vào các sổ sách kế toán tổng hợp đƣợc chuyển đến các bộ phận kế toán chi tiết có liên quan để làm căn cứ ghi sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết theo yêu cầu của từng tài khoản. Cuối tháng cộng các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết theo từng tài khoản tổng hợp để đối chiếu với sổ Cái thông qua bảng cân đối số phát sinh. Các bảng tổng hợp chi tiết, sau khi kiểm tra đối chiếu số liệu cùng với bảng cân đối số phát sinh đƣợc dùng làm căn cứ để lập các báo biểu kế toán.
Mẫu chứng từ ghi sổ:
Đơn vị: ...
Địa chỉ:…..
CHỨNG TỪ GHI SỔ Số: ….
Ngày … tháng ….năm
Đơn vị tính:……..
Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú
Nợ Có
Cộng
Kèm theo … chứng từ gốc
Ngày ……tháng……năm ……
Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký , họ tên) (Ký , họ tên) (Ký tên, đóng dấu)
Đơn vị:…..
Địa chỉ:…..
SỔ CÁI Năm:………
Tên TK: ...Số hiệu: …………..
Đơn vị tính:..…
- Sổ này có …. trang, đánh số từ trang 01 đến trang ……
- Ngày mở sổ :………
Ngày …… tháng…… năm ……
Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký , họ tên) (Ký , họ tên) (Ký tên, đóng dấu) Đơn vị:…..
Địa chỉ:…..
SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ Năm :…….
Đơn vị tính:……..
Chứng từ ghi sổ Số tiền Chứng từ ghi sổ Số tiền
Số hiệu Ngày Số hiệu Ngày
-Cộng tháng -Cộng tháng
-Cộng lũy kế từ đầu năm -Cộng lũy kế từ đầu năm - Sổ này có …. trang, đánh số từ trang 01 đến trang ……
-Ngày mở sổ: ………
Ngày ……tháng……năm ..…
Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký , họ tên) (Ký , họ tên) (Ký tên, đóng dấu)
7.2.3. Hình thức nhật ký chứng từ 7.2.3.1. Sơ đồ hạch toán theo hình thức nhật ký chứng từ
Ngày tháng ghi sổ
Chứng từ Diễn giải TK đối
ứng
Số phát sinh Ghi
Số CT Ngày Nợ Có chú
-Số dƣ đầu năm
-Số phát sinh trong tháng
Cộng số phát sinh tháng Số dƣ cuối năm
Cộng số lũy kế đầu quí
Ghi chú
Sơ đồ 7-3: Trình tự ghi sổ theo hình thức nhật ký chứng từ 7.2.3.2. Trình tự ghi sổ
Trình tự kế toán trong hình thức ghi chép kế toán nhật ký chứng từ nhƣ sau:
Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc đã đƣợc kiểm tra lấy số liệu ghi trực tiếp vào các nhật ký chứng từ hoặc bảng kê có liên quan. Trường hợp ghi hàng ngày vào bảng kê thì cuối tháng phải chuyển số liệu tổng cộng của bảng kê vào nhật ký chứng từ.
Đối với các loại chi phí (sản xuất hoặc lưu thông) phát sinh nhiều lần hoặc mang tính chất phân bổ, thì các chứng từ gốc trước hết được tập hợp và phân loại trong các bảng phân bổ, sau đó lấy số liệu kết quả của bảng phân bổ ghi vào các bảng kê và nhật ký chứng từ có liên quan.
Cuối tháng khoá sổ cái nhật ký chứng từ kiểm tra đối chiếu số liệu trên các nhật ký chứng từ và lấy số liệu tổng cộng của các nhật ký chứng từ ghi trực tiếp vào sổ cái một lần, không cần lập chứng từ ghi sổ.
Riêng đối với các tài khoản phải mở các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết thì chứng từ gốc sau khi ghi vào nhật ký chứng từ hoặc bảng kê đƣợc chuyển sang các bộ phận kế toán chi tiết để ghi vào các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết của các tài khoản liên quan.
Cuối tháng, cộng các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết và căn cứ vào sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết lập các bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản để đối chiếu với sổ cái.
Số liệu tổng cộng của sổ cái và một số chỉ tiêu chi tiết trong nhật ký chứng từ, bảng kê và các bảng tổng hợp chi tiết đƣợc dùng để lập bảng cân đối kế toán và các báo biểu kế toán khác
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ Quan hệ đốichiếu, kiểm tra
Chứng từ kế toán và các bảng phân bổ
Nhật ký chứng từ
Sổ cái
Báo cáo tài chính
Bảng kê Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Bảng tổng hợp chi tiết
7.2.4. Hình thức Nhật ký – Sổ cái.
7.2.4.1. Sơ đồ hạch toán theo hình thức Nhật ký – Sổ cái
Ghi chú:
Sơ đồ 7-4: Trình tự ghi sổ theo hình thức nhật ký sổ cái 7.2.4.2. Trình tự ghi sổ
Trình tự ghi chép kế toán trong hình thức Nhật ký – Sổ cái nhƣ sau: Hàng ngày mỗi khi nhận đƣợc chứng từ gốc phản ánh các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh, nhân viên giữ sổ Nhật ký – Sổ cái phải kiểm tra chứng từ về mọi mặt căn cứ vào nội dung nghiệp vụ trên chứng từ xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có và ghi các nội dung cần thiết của chứng từ vào Nhật ký – Sổ cái. Mỗi chứng từ gốc đƣợc ghi vào Nhật ký – Sổ cái trên một dòng đồng thời ở cả hai phần: Trước hết ghi vào cột ngày tháng, số hiệu của chứng từ diễn giải nội dung và số tiền của nghiệp vụ trong phần Nhật ký sau đó ghi tiền của nghiệp vụ vào cột ghi Nợ và cột ghi Có của các tài khoản có liên quan trong phần Sổ cái. Cuối tháng sau khi phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong tháng vào Nhật ký- Sổ cái, nhân viên giữ sổ tiến hành khoá sổ, tìm ra tổng số tiền ở phần nhật ký, tổng số phát sinh bên Nợ, tổng số phát sinh bên Có và số dƣ cuối tháng của từng tài khoản ở phần Sổ Cái, đồng thời tiến hành kiểm tra đối chiếu số liệu trong Nhật ký – Sổ cái bằng cách lấy tổng số phát sinh Nợ và số phát sinh Có của tất cả các tài khoản ở phần sổ Cái đối chiếu với tổng số tiền ở phần nhật ký và lấy tổng số dƣ Nợ của tất cả các tài khoản đối chiếu với tổng số dƣ Có của tất cả các tài khoản trên Sổ Cái. Nếu tổng số nói trên khớp nhau thì việc tính toán số phát sinh và số dƣ của các tài khoản trên Nhật ký – Sổ cái đƣợc coi là chính xác.
Ngoài ra để đảm bảo tính chính xác của số liệu hạch toán trên từng tài khoản tổng hợp, trước khi lập báo biểu kế toán, nhân viên giữ sổ Nhật ký – Sổ cái phải tiến
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
Chứng từ kế toán
Nhật ký – Sổ cái
Báo cáo tài chính
Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp
chứng từ kế toán cùng loại
Bảng tổng hợp chi tiết Sổ quỹ
hành đối chiếu số phát sinh Nợ và phát sinh Có và số dƣ của từng tài khoản trên Sổ Cái với số liệu của các bảng tổng hợp số liệu kế toán chi tiết của các tài khoản tương ứng.
Chứng từ gốc sau khi ghi Nhật ký – Sổ cái đƣợc chuyển ngay đến các bộ phận kế toán chi tiết có liên quan để ghi vào sổ hoặc thẻ kế toán của từng tài khoản. Cuối tháng nhân viên phụ trách các phần hành kế toán chi tiết cộng các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết và căn cứ vào số liệu của các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết lập các bảng tổng hợp để đối chiếu với Nhật ký – Sổ cái.
Mọi sai sót phát hiện trong quá trình kiểm tra đối chiếu số liệu phải đƣợc sửa chữa kịp thời theo đúng các phương pháp sửa chữa sai sót quy định trong chế độ về chứng từ và sổ kế toán
.
TÓM TẮT NỘI DUNG
1. Sổ kế toán là phương tiện hệ thống hóa thông tin theo từng đối tượng kế toán phục vụ cho công tác kế toán và công tác quản lý trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh. Sổ kế toán là công cụ ghi chép, tổng hợp thông tin kế toán một cách có hệ thống trên cơ sở chứng từ gốc nên sổ kế toán có rất nhiều loại.
2. Có nhiều cách phân loại sổ kế toán nhƣ theo mức độ phản ánh số liệu, theo phương pháp ghi, tính chất hệ thống hóa phản ánh số liệu, theo kết cấu và nội dung bên trong của sổ, theo hình thức bên ngoài.
3. Sổ kế toán tổng hợp, sổ kế toán chi tiết đƣợc đóng thành quyển hoặc sổ rời có kết cấu 1 bên 2 bên hay nhiều cột.
4. Phương pháp ghi sổ kế toán gồm phương pháp mở sổ, ghi sổ, khóa sổ kế toán.
5. Phương pháp sửa sổ gồm: phương pháp cải chính, phương pháp bổ sung, và phương pháp ghi số âm.
6. Hình thức sổ kế toán đƣợc quyết định bởi sổ kế toán tổng hợp và trình tự hệ thống hóa thông tin kế toán. Mỗi hình thức sổ kế toán xác định: số lƣợng sổ, kết cấu sổ, mối quan hệ giữa các sổ và trình tự ghi chép chứng từ vào sổ. Hình thức kế toán gồm nhật ký chung, chứng từ ghi sổ, nhật ký sổ cái, nhật ký chứng từ, hình thức kế toán trên máy vi tính.
CÂU HỎI ÔN TẬP
Câu 7.1: Sổ kế toán là gì? Thế nào là sổ kế toán tổng hợp, sổ kế toán chi tiết?
Phân biệt các loại sổ kế toán?
Câu 7.2: Phương pháp ghi sổ kế toán và sửa sổ kế toán được thực hiện như thế nào? Phân biệt các hình thức ghi sổ kế toán.
Câu 7.3: Có bao nhiêu hình thức kế toán, vẽ sơ đồ và giải thích quy trình ghi sổ cho từng hình thức?
HƯỚNG DẪN TỰ HỌC
- Dựa vào cách thức thực hiện phương pháp sửa sổ kế toán và trường hợp áp dụng của từng phương pháp để phân biệt các cách sửa sổ kế toán
- Phân tích ƣu nhƣợc điểm của từng hình thức ghi sổ để lựa chọn hình thức kế toán phù hợp với từng doanh nghiệp.
NỘI DUNG THẢO LUẬN
7.1. Phân biệt các cách sửa sổ kế toán và trường hợp áp dụng. Cho ví dụ minh họa.
7.2. Vận dụng các hình thức kế toán phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của từng doanh nghiệp.