CHƯƠNG 4 XỬ LÝ BẢNG TÍNH BẰNG MICROSOFT EXCEL
4.3. XỬ LÝ DỮ LIỆU
− Di chuyển ô hiện hành tới ô cần nhập dữ liệu, nhập dữ liệu. Sau đó nhấn Enter.
− Với dữ liệu dạng ký tự, có thể nhập 2 hoặc nhiều dòng trong cùng một ô bằng cách nhập xong dòng thứ nhất, nhấn Alt + Enter để nhập tiếp dòng thứ 2… Nhấn Enter để kết thúc nhập. Excel sẽ tự động dóng hàng text về phía bên trái của ô.
− Nhập dữ liệu kiểu ngày tháng. Có thể dùng các ký tự “/” hoặc dấu “-” để ngăn cách giữa các ký tự chỉ ngày tháng.
− Nhập công thức đơn giản vào một ô: chọn ô cần nhập, gõ dấu bằng (=), tiếp theo là thành phần của công thức, sau đó nhấn Enter.
Trang 81 4.3.2 Sửa dữ liệu
− D_Click vào ô chứa dữ liệu cần sửa, hoặc chuyển ô hiện hành về địa chỉ cần sửa, nhấn F2 để sửa, sửa xong nhấn Enter.
− Khi chuyển ô hiện hành tới ô cần sửa dữ liệu, không nhấn F2 và nhập ngay dữ liệu thì dữ liệu mới sẽ đè lên thay thế dữ liệu cũ.
− Để hủy bỏ thao tác vừa làm, Click vào biểu tượng Undo ( ) trên thanh công cụ hoặc vào Menu Edit chọn Undo.
4.3.3 Đánh số thứ tự tự động
Excel có chức năng nhập dữ liệu tự động. Nếu dữ liệu trong một cột hay một dòng được nhập theo một quy luật nào đó thì có thể sử dụng chức năng này như sau:
− Cách 1:
o Nhập vào 2 ô đầu 2 giá trị bắt đầu của dãy cần đánh số
o Đánh dấu cả 2 ô vừa nhập dữ liệu, đưa con trỏ chuột tới góc dưới phải của phạm vi vừa đánh dấu, khi trỏ chuột biến thành dấu cộng (+) thì bấm và kéo rê cho tới hết phạm vi nhập rồi thả chuột.
o Bước tăng (hay giảm) của số thứ tự phụ thuộc vào 2 giá trị khởi đầu của dãy số thứ tự đó.
− Cách 2:
o Nhập giá trị vào ô đầu tiên.
o Đưa con trỏ chuột tới góc dưới phải của ô vừa nhập, khi con trỏ chuột biến thành dấu công (+) thì bấm và giữ phím Ctrl rồi kéo rê cho tới hết phạm vi nhập rồi thả chuột và phím Ctrl.
o Bước tăng (hay giảm) của số thứ tự là một và tăng (hay giảm) tùy thuộc vào hướng rê chuột (hướng lên hay trái là giảm, hướng xuống hay phải là tăng).
− Cách 3:
o Nhập giá trị vào ô đầu tiên.
o Menu Edit / Fill / Series, hộp thoại ở Hình 4.13 xuất hiện:
Hộp Series in: xác định dữ liệu sẽ điền theo dòng (Rows) hay cột (Columns).
Hộp Type: định dạng giá trị nhập (chọn Linear: tuyến tính)
Step value: giá trị theo từng bước.
Stop value: giá trị kết thúc của dữ liệu.
4.3.4 Tìm kiếm, thay thế dữ liệu
Hình 4.14
Hình 4.13– Đánh số thứ tự tự động
Trang 82
Hình 4.15 – Hộp thoại thay thế
− Tỡm kiếm nội dung một ụ: Menu Edit ặ Find hoặc nhấn tổ hợp Ctrl+F. Xuất hiện hộp thoại Find (Hình 4.14)
o Tại ô Find what: xác định chuỗi ký tự cần tìm kiếm
Hình 4.14– Hộp thoại tìm kiếm
o Chọn nút Options xác định các tùy chọn tìm kiếm.
• Within: xác định phạm vị tìm kiếm sheet hay workbook.
• Search: dùng để chỉ ra phạm vi tìm kiếm: dòng hay cột.
- By rows: tìm kiếm lần lượt toàn bộ bảng tính theo chiều ngang, từng dòng một, bắt đầu với ô đã chọn hiện tại
- By columns: tìm kiếm qua toàn bộ bảng tính theo từng cột một, bắt đầu với ô đã chọn
• Look in: Các tùy chọn Look in cho Excel biết hoặc là tìm kiếm các công thức, các giá trị hay những chuỗi đúng với chuỗi đã cho trong hộp Find what
• Match Case (khớp chữ hoa/thường): Nếu đánh dấu tùy chọn này, Excel sẽ phân biệt chữ hoa và chữ thường trong công việc tìm kiếm.
• Match entire cell contents (khớp toàn bộ nội dung của ô): Nếu đánh dấu tùy chọn này thì Excel tiến hành công việc tìm kiếm khi nội dung tìm kiếm trùng với nội dung của cả ô.
− Thay thế nội dung một ô: Menu Edit ặ Replace hoặc nhấn tổ hợp Ctrl+H. Xuất hiện hộp thoại Replace (Hình 4.15)
o Tại ô Find what: nhập nội dung cần tìm.
o Tại ô Replace with: nhập nội dung chuỗi thay thế.
o Các tùy chọn tìm kiếm được xác định như trong hộp thoại Find.
o Nhấn Replace nếu muốn thay thế nội dung vừa tìm được
Trang 83
Hình 4.16– Định dạng dữ liệu
o Nhấn Replace All nếu muốn thay thế tất cả các chuỗi có nội dung vừa tìm được bằng nội dung mới.
4.3.5 Định dạng bảng tính
− Chọn vùng bảng tính cần định dạng.
− Menu Format / Cells ( hoặc Ctrl + 1) hoặc click chuột phải vào vựng vừa chọn ặ Format Cells …
Xuất hiện hộp thoại Format Cells (Hình 4.16):
4.3.5.1 Định dạng dữ liệu
Chọn tab Number trong hộp thoại Format Cells. Tại Category: chọn kiểu dữ liệu cần định dạng
− General (Ctrl + Shift + ~): Định dạng chung.
− Number: Định dạng dữ liệu kiểu số.
− Currency: Định dạng dữ liệu kiểu tiền tệ.
− Accounting: Định dạng dữ liệu kiểu kế toán.
− Date: Định dạng dữ liệu kiểu ngày tháng.
− Time: Định dạng dữ liệu kiểu thời gian.
− Percentage (%): Định dạng dữ liệu kiểu phần trăm....
− Custom: Định dạng dữ liệu tuỳ ý (kiểu mới) bằng cách nhập kiểu dữ liệu cần được định dạng vào trong ô Type:
− Nếu định dạng dữ liệu là kiểu ngày tháng sử dụng các ký tự (d- cho ngày, m-tháng, y - cho năm)
− Nếu định dạng dữ liệu kiểu thời gian sử dụng các ký tự (h – cho giờ, m – cho phút, s – cho giây)
Chú ý:
− Khi nhập dữ liệu ngày tháng năm, ta phải quan tâm tới kiểu dữ liệu ngày tháng của hệ thống máy tính là ngày / tháng / năm hay tháng / ngày / năm để nhập dữ liệu phù hợp với hệ thống máy. Nếu nhập sai dữ liệu ngày / tháng / năm sẽ ở bên trái của ô.
− Cách thay đổi kiểu định dạng ngày / tháng / năm trong hệ thống máy tính:
o Start ặ Settings ặ Control Panel ặ Regional and Language options ặ Customize ặ Date
o Nhập kiểu dữ liệu cần định dạng vào ô Short date format: dd/mm/yy (nhập ngày / tháng / năm).
o Chọn Apply rồi OK.
Trang 84
Hình 4.19 – Định dạng đường kẻ bảng Hình 4.18 –Định dạng font
4.3.5.2 Định dạng lề
Chọn tab Alignment trong hộp thoại Format Cells (Hình 4.17).
− Tại Text Alignment: thiết lập các thông số:
o Horizontal: chọn kiểu canh lề cho dữ liệu trong ô theo chiều ngang.
- Left: canh trái.
- Right: canh phải.
- Center: canh giữa.
o Vertical: Chọn kiểu canh lề cho dữ liệu trong ô theo chiều dọc
- Top: canh trên.
- Bottom: canh dưới.
- Center: canh giữa.
− Tại Text Control:
o Wrap text: tự ngắt dòng khi dòng dài hơn độ rộng của ô chứa.
o Shink to fit: hiệu chỉnh nội dung vừa bằng kích thước của ô chứa.
o Merge cells: nối các ô trong vùng chọn thành một ô
− Tại Orientation: xoay hướng chữ trong ô theo chiều của “Text”ặChọn OK
4.3.5.3 Định dạng font
Chọn tab Font trong hộp thoại Format Cells (Hình 4.18)
− Font: chọn kiểu chữ cần định dạng.
− Font Style: chọn kiểu chữ.
− Font size: chọn cỡ chữ.
− Underline: chọn kiểu gạch chân.
− Color: chọn màu chữ.
4.3.5.4 Định dạng đường viền
Chọn tab Border trong hộp thoại Format Cells (Hình 4.19).
− Presest: chọn dạng viền bảng
− Border: tạo (xóa) các biên thành phần
Hình 4.17– Định dạng văn bản
Trang 85
Hình 4.20 – Sắp xếp dữ liệu
trong phạm vi thực hiện
− Line:
o Style: chọn kiểu đường viền.
o Color: chọn màu đường viền.
ặ Nhấn OK.
4.3.5.5 Định dạng nền cho ô
Chọn tab Patterns trong hộp thoại Format cells. Lựa chọn màu cho cỏc ụ trong bảng tớnhặ OK.
Hoặc chọn biểu tượng Fill color trên thanh công cụ Formating.
4.3.6 Sắp xếp dữ liệu
4.3.6.2 Sắp xếp dữ liệu theo nội dung của một cột
− Chọn một ô trong cột chứa dữ liệu muốn sắp xếp.
− Nhấn nút Sort Ascending trên thanh công cụ Standard nếu muốn sắp xếp theo theo thứ tự tăng dần.
− Click nút Sort Descending trên thanh công cụ Standard nếu muốn sắp xếp theo theo thứ tự giảm dần.
4.3.6.3 Sắp xếp theo nội dung của hai hay nhiều cột
− Lựa chọn vùng dữ liệu cần được sắp xếp.
− Data ặ Sort ặ Hộp thoại Sort (Hỡnh 4.20) xuất hiện:
Sort by: chọn tên cột chính cần được sắp xếp
Then by: Chọn tên cột phụ thứ nhất cần được sắp xếp.
Then by: Chọn tên cột phụ thứ hai cần được sắp xếp
• Ascending: Chọn hướng sắp xếp là tăng dần
• Descending: Chọn hướng sắp xếp là giảm dần.
Header row: Không sắp xếp dòng đầu tiên (lấy làm dòng tiêu đề).
No header row: Sắp xếp cả dòng đầu (không có dòng tiêu đề).
Chú ý:
− Nếu cột ta chỉ định trong hộp Sort by có giá trị trùng nhau, ta có thể sắp xếp các giá trị này bằng cách chỉ định cột khác trong hộp Then by đầu tiên.
− Nếu các giá trị trong cột thứ hai được sắp xếp này trùng nhau, ta có thể định cột thứ ba trong cột Then by thứ hai.