CHƯƠNG 4 XỬ LÝ BẢNG TÍNH BẰNG MICROSOFT EXCEL
4.6. CƠ SỞ DỮ LIỆU TRONG EXCEL
4.6.4 Các hàm liên quan đến cơ sở dữ liệu
Các hàm của CSDL có tính chất tính toán, thống kê những mẩu tin trong vùng CSDL thỏa mãn điều kiện của vùng tiêu chuẩn.
− Hàm DSUM
o Cú pháp: DSUM(CSDL, Field, Criteria)
o Công dụng: Tính tổng của các giá trị trên cột có tên Field của vùng CSDL tại các hàng thỏa mãn điều kiện của vùng Criteria.
o Ví dụ: Tính tổng tiền lương cơ bản của những người có số công >=27.
o Ta lập vùng tiêu chuẩn:
A 14 SỐ CÔNG 15 >=27
ặ Cụng thức tớnh tổng lương: =DSUM(A2:E12,“LƯƠNG“,A14:A15) hoặc
=DSUM(A2:E12,D2,A14:A15) hoặc
=DSUM(A2:E12,4,A14:A15) Trong đó A2:E12 là địa chỉ vùng chứa CSDL.
A14:A15 là địa chỉ vùng tiêu chuẩn.
“LƯƠNG“ là nhãn của cột chứa lương trong CSDL.
D2 là địa chỉ chứa nhãn của cột chứa lương trong CSDL 4 là thứ tự của cột chứa lương trong CSDL
− Hàm DMAX
o Cú pháp: DMAX(CSDL, Field, Criteria)
o Công dụng: Tìm giá trị lớn nhất của các giá trị trên cột có tên Field của vùng CSDL tại các hàng thỏa mãn điều kiện trong vùng Criteria.
o Ví dụ: Tìm tiền lương cơ bản lớn nhất của những người có số công >=27.
=DMAX(A2:E12, “LƯƠNG“, A14:A15) hoặc
=DMAX(A2:E12,D2, A14:A15) hoặc =DMAX(A2:E12, 4, A14:A15)
− Hàm DMIN
o Cú pháp: DMIN(CSDL, Field, Criteria)
o Công dụng: Tìm giá trị nhỏ nhất của các giá trị trên cột có tên Field của vùng CSDL tại các hàng thỏa mãn điều kiện trong vùng Criteria.
o Ví dụ: Tìm tiền lương cơ bản nhỏ nhất của những người có số công >=27.
=DMIN(A2:E12, “LƯƠNG”, A14:A15) hoặc
=DMIN(A2:E12, D2, A14:A15) hoặc
=DMIN(A2:E12, 4, A14:A15)
− Hàm DAVERAGE
o Cú pháp: DAVERAGE(CSDL. Field, Criteria)
o Công dụng: Tính giá trị trung bình của các giá trị trên cột có tên Field của vùng CSDL tại các hàng thỏa mãn điều kiện trong vùng Criteria.
Trang 106
o Ví dụ: Tính tiền lương trung bình của những người có số công >=27.
=DAVERAGE(A2:E12, “LƯƠNG”, A14:A15) hoặc
=DAVERAGE(A2:E12, D2, A14:A15) hoặc
=DAVERAGE(A2:E12, 4, A14:A15)
− Hàm DCOUNTA
o Cú pháp: DCOUNTA(CSDL, Field, Criteria)
o Công dụng: Đếm số phần tử khác trống của các giá trị trên cột có tên Field của vùng CSDL tại các hàng thỏa mãn điều kiện trong vùng Criteria.
o Ví dụ: Đếm số người có số công >=27
=DCOUNTA(A2:E12, “SỐ CÔNG”, A14:A15) hoặc
=DCOUNTA(A2:E12, E2, A14:A15)
=DCOUNTA(A2:E12, 5, A14:A15)
− Hàm INDEX
o Cú pháp: INDEX(array, rownum, colnum)
o Công dụng: Hàm Index cho kết quả là giá trị của một ô được chỉ định bởi rownum và colnum bên trong array. Trong đó:
o Array: Là một mảng chứa các thông tin cần tìm, cột/dòng đầu tiên là 1.
o Rownum: Số thứ tự của một dòng trong array.
o Colnum: Số thứ tự của một cột trong array.
Ví dụ: Với bảng dữ liệu dưới đây, khi nhập công thức =INDEX(A5:C7, 2, 3) sẽ cho kết quả là 150.
− Tổng hợp theo nhóm
Trên một CSDL thường có nhu cầu tổng hợp số liệu theo nhóm, ví dụ theo nhóm hàng, theo đơn vị, theo ngày,... Tính năng Subtotal của Excel dùng để phân tích các nhóm dữ liệu đồng thời chèn vào cuối mỗi nhóm những dòng thống kê, tính toán và một dòng tổng kết ở cuối phạm vi.
Ví dụ: Giả sử có CSDL sau:
A B C
5 Mã mặt hàng Loại 1 Loại 2
6 B01 100 150
7 K02 200 300
Trang 107 Các bước thực hiện:
− Bước 1: Sắp xếp CSDL theo khóa là cột cần thực hiện tổng hợp thống kê. Ví dụ, để tổng hợp theo Loại mặt hàng, thực hiện sắp xếp bảng dữ liệu theo cột LOẠI. Sau khi sắp xếp, dữ liệu được liệt kê theo từng nhóm loại mặt hàng như bảng dưới.
− Bước 2: Đặt con trỏ vào vùng CSDL. Chọn lệnh Data / Subtotal, hộp thoại Subtotal xuất hiện.
Trong hộp At each change in: chọn LOẠI (vùng thông tin cần tạo nhóm tổng hợp).
Trong hộp Use function: chọn hàm SUM (chọn hàm cần tính toán/thống kê).
Trong hộp Add subtotal to: chọn SỐ LƯỢNG và TRỊ GIÁ (chọn những trường cần tính toán/thống kê).
Click OK để thực hiện, kết quả sẽ được như bảng sau:
Trang 108 Chú ý:
Bên trái bảng là các nút chọn cấp độ tổng hợp: nếu click vào nút số 1, CSDL chỉ còn mỗi một dòng Grand Total; nếu click vào nút số 2, CSDL chỉ còn lại các dòng Total và một dòng Grand Total ở cuối.
Muốn hủy bỏ tính năng tổng hợp theo nhóm, chọn vùng dữ liệu sau đó chọn lệnh Data/
Subtotal rồi chọn Remove All.
Trang 109
CÂU HỎI TRẮC NGHIỆM CHƯƠNG 4
Câu 1. Kết quả của công thức =INT(1257.879) là:
A. 1257 B. 1257.0 C. 1258 D. Thiếu tham số
Câu 2. Khi nhập dữ liệu trong ô, để ngắt xuống dòng trong ô đó ta ấn tổ hợp phím:
A. Ctrl+Shift B. Alt+Shift C. Ctrl+Enter D. Alt+Enter
Câu 3. Kết quả của biểu thức =AVERAGE(5,6)+ABS(-3)+SQRT(9)-INT(20/3) là:
A. -0,5 B. 5,5 C. 9,5 D. Một kết quả khác
Câu 4. Tại một địa chỉ ô, ta thực hiện một hàm tính toán nhưng bị sai tên hàm thì thông báo lỗi là:
A. FALSE B. #NAME C. #VALUE D. #N/A
Câu 5. Tại ô A5 nhập chuỗi ”TINHOC”, cho biết kết quả khi thực hiện lệnh
=LEFT(A5)
A. “TINHOC” B. FALSE C. #VALUE D. “T”
Câu 6. Tại địa chỉ A1 chứa giá trị ngày tháng năm sinh của học sinh Nguyễn Văn A là 12/10/1992, công thức nào sau đây cho kết quả là số tuổi của học sinh A:
A. =2011-A1 B. =Now()
C. =Today() D.=Year(Today())-Year(A1)
Câu 7. Trong Excel, để biến chữ thường thành chữ in, ta dùng lệnh, hàm hay tổ hợp phím nào sau đây:
A. Hàm Upper B. Shift + F3 C. Hàm Lower D. Format/Change Case Câu 8. Có bảng điểm môn học Tin học Cơ sở của học sinh cả lóp 52CNTT trường Đại học Nha Trang, nếu muốn in ra danh sách học sinh bị điểm dưới 5 để cho thi lại thì ta có thể dùng lệnh gì sau đây:
A. Data / Sort B. Data / Filter / AutoFilter C. Data / Filter / Advanced Filter D. Cả B và C đều đúng
Câu 9. Trong Excel, giả sử ô B2 có giá trị là DAIHOC, muốn lấy 3 ký tự HOC ta dùng hàm nào sau đây:
A. RIGHT(B2,3) B. MID(B2,4,3)
C. Các câu A và B đều sai D. Các câu A và B đều đúng
Câu 10. Chọn kết quảđúng nhất: LEFT(“Thanh pho Nha Trang”, 9) sẽ trả về:
A. “Thanh pho ” B. “Thanh pho N” C. “Nha Trang” D. Tất cả đều sai Câu 11. Công thức =RIGHT(“MH15”,2) thì kết quả trả về sẽ là:
A. Một kiểu dữ liệu dạng số B. Một kiểu dữ liệu dạng chuỗi C. Cả câu A và B đều đúng D. Cả câu A và B đều sai Câu 12. Chọn kết quảđúng nhất: IF(18<19, “SAI”, “DUNG”) trả về:
A. “DUNG” B. Sai C. “sai” D. Tất cả đều sai
Trang 110
Câu 13. Khi ta nhập dữ liệu dạng ngày tháng năm, nếu giá trị ngày tháng năm đó không hợp lệ thì Excel coi đó l dữ liệu dạng:
A. Chuỗi B. Số C. Công thức D. Tất cả đều sai Câu 14. Để sắp xếp cơ sở dữ liệu đang chọn thì sử dụng lệnh nào sau đây:
A. Data/ Sort B. Tools/ Sort C. Table/ Sort D. Tất cả đều sai Câu 15. Trong Excel, để kẻ khung cho một khối ô, ta có thể thực hiện lệnh:
A. Format Sheet B. Format Cell
C. Click vào nút Borders trên thanh công cụ D. Câu B và C đều đúng
Câu 16. Hàm MAX(4, LEN(A1)), với A1 = “Trường Đại học Nha Trang” sẽ cho kết quả là:
A. 4 B. 5 C. 20 D. 24
Câu 17. Cho trước cột “Điểm trung bình” có địa chỉ E1:E10. Để đểm số học sinh có điểm trung bình từ 7 trở lên thì sử dụng công thức nào sau đây:
A. =COUNT(E1:E10) B. =COUNTIF(E1:E10,>=7) C. =COUNTA(E1:E10, >=7, E1:E10) D. =COUNTIF(E1:E10, “>=7”)
Câu 18. Cho trước một bảng dữ liệu ghi kết quả cuộc thi chạy cự ly 100m. Trong đó, cột ghi kết quả thời gian chạy của các vận động viên (tính bằng giây) có địa chỉ từ ô D2 đến ô D12. Để điền công thức xếp vị thứ cho các vận động viên (ô E2) thì dùng công thức:
A. =RANK(D2,D2:D12) B. =RANK(D2,$D$2:$D$12) C. =RANK(D2,$D$2:$D$12,0) D. =RANK(D2,$D$2:$D$12,1)
Câu 19. Cho trước một bảng dữ liệu có cột điểm trung bình của sinh viên ở địa chỉ D2 đến ô D12. Để điền công thức xếp vị thứ cho các sinh viên (ô E2) thì dùng công thức:
A. =RANK(D2,$D$2:$D$12) B. =RANK(D2,$D$2:$D$12,0) C. =RANK(D2,$D$2:$D$12,1) D. Cả A và B đều đúng
Câu 20. Giả sử tại ô A2 chứa chuỗi ký tự “SD1M2”. Hãy cho biết công thức để trích giá trị “SM2” từ ô A2?
A. LEFT(A2)&MID(A2,4,2) B. LEFT(A2,1)&RIGHT(A2,2) C. LEFT(A2)&RIGHT(A2,2) D. Tất cả đều đúng
Câu 21. Giả sử tại ô A2 chứa chuỗi ký tự “I-101”, ô A3 chứa chuỗi ký tự “II-103”và ô A4 chứa chuỗi ký tự “III-102”. Hãy cho biết công thức để trích giá trị “I” cho ô B2 từ ô A2 sao cho công thức này có thể chép sang ô B3, B4 để có ngay giá trị tương ứng là “II” từ ô A3 và “III” từ ô A4?
A. LEFT(A2, LEN(A2)-4) B. LEFT(A$2, LEN(A$2)-4) C. LEFT($A$2, LEN($A$2)-4) D. Không có công thức chung
Câu 22. Giả sử giá trị của ô B4 là 9, hàm IF(OR(B4>5, 2<1), “A”, “B” ) sẽ cho giá trị là B
A. Đúng B. Sai
Câu 23. Trong Excel, giả sử ô D2 =VLOOKUP(A4,A:B12,4,0), kết quả sai do đối số thứ mấy?:
Trang 111
A. 1 B. 2 C. 3 D. 4
Câu 24. Trong Excel, để kẻ khung cho một khối ô, ta dùng lệnh nào sau đây:
A. Format Sheet B. Format Cell C. Format Row D. Format Column
Câu 25. Trong Excel, các ô A1 = X, A2 = Y, A3 = Z, A4 không có dữ liệu, kết quả của hàm COUNT(A1:A4) là:
A. 0 B. 3 C. 4 D. Tất cả đều sai
Câu 26. Trong Excel, các ô A1 = X, A2 = Y, A3 = Z, A4 không có dữ liệu, kết quả của hàm COUNTA(A1:A4) là:
A. 0 B. 3 C. 4 D. Tất cả đều sai
Câu 27. Trong Excel, kết quả của hàm INT(A3, 2) là:
A. Tìm phần thương của phép chia A3 cho 2 B. Tìm phần dư của phép chia A3 cho 2 C. Sai vì có nhiều đối số
D. Làm tròn giá trị trong ô A5 với 2 số lẻ
Câu 28. Trong Excel, giả sử ô D2 = 30/04/2008, muốn lấy giá trị ngày của ô D2 ta dùng hàm nào sau đây:
A. DATE(D2) B. LEFT(D2,2) C. Hàm Lower D. Các câu trên đều đúng Câu 29. Trong Excel, kết quả của hàm MOD(A3, 2) là:
A. Tìm phần thương của phép chia A3 cho 2 B. Tìm phần dư của phép chia A3 cho 2 C. Sai vì có nhiều đối số
D. Làm tròn giá trị trong ô A5 với 2 số lẻ
Câu 30. Công thức =RIGHT(“MH05”,2) thì kết quả trả về sẽ là:
A. 05 B. 5 C. Cả A và B đều đúng D. Cả A và B đều sai