CHƯƠNG 4 XỬ LÝ BẢNG TÍNH BẰNG MICROSOFT EXCEL
4.4. CÁC HÀM TÍNH TOÁN DỮ LIỆU
4.2.3 Các nhóm hàm thông dụng
4.2.3.2 Nhóm hàm thời gian
− Hàm TODAY
o Cú pháp: TODAY( )
o Công dụng: Hàm trả về ngày hiện thời của hệ thống máy tính.
o Vớ dụ: =Today() ặ Kết quả là ngày hiện tại của hệ thống mỏy tớnh.
− Hàm NOW
o Cú pháp: NOW( )
o Công dụng: Hàm trả về ngày giờ hiện thời của hệ thống máy tính.
o Vớ dụ: =Now() ặ Kết quả là ngày giờ hiện tại của hệ thống mỏy tớnh.
− Hàm DAY
o Cú pháp: DAY( Dữ liệu kiểu ngày)
o Trong đó: đối số của hàm có thể là địa chỉ ô chứa dữ liệu kiểu ngày hoặc giá trị kiểu ngày đặt giữa hai dấu (“”)
o Công dụng: Hàm trả về một số là ngày của dữ liệu kiểu ngày.
o Ví dụ: Dữ liệu trong ô A2 là: 21/01/2006
=Day(A2) ặ Kết quả là 21.
− Hàm MONTH
o Cú pháp: MONTH (Dữ liệu kiểu ngày)
o Công dụng: Hàm trả về 1 số là tháng của dữ liệu kiểu ngày.
o Ví dụ: Dữ liệu trong ô A2 là: 21/01/2006 Month(A2) ặ Kết quả là 1
MONTH(“23/Jan/2012”) ặ Kết quả là 1
− Hàm YEAR
o Cú pháp: YEAR(Dữ liệu kiểu ngày)
o Công dụng: Hàm trả về một số là năm của dữ liệu kiểu ngày.
o Ví dụ: Dữ liệu trong ô A2 là: 21/01/2006
Trang 90
=Year(A2) ặ Kết quả là 2006.
− Hàm WEEKDAY
o Cú pháp: WEEKDAY(Dữ liệu kiểu ngày, [kiểu trả về])
o Công dụng: Hàm trả về thứ trong tuần của dữ liệu kiểu ngày. Nếu kiểu trả về là:
+ 1: Giá trị trả về: 1 là chủ nhật đến 7 là thứ 7 (nếu không sử dụng tham số thứ 2 thì Excel ngầm định kiểu trả về là 1)
+ 2: Giá trị trả về: 1 là thứ 2 đến 7 là chủ nhật + 3: Giá trị trả về: 0 là thứ 2 đến 6 là chủ nhật
o Ví dụ: Dữ liệu trong ô A2 là: 5/09/2011 (kiểu ngày: dd/mm/yyyy)
=Weekday(A2) ặ Kết quả là 2 (Thứ 2)
− Hàm HOUR
o Cú pháp: HOUR (Dữ liệu kiểu giờ)
o Công dụng: Hàm trả về một số là giờ của dữ liệu kiểu giờ.
o Ví dụ: Dữ liệu trong ô A2 là: 6:10:20. Kết quả của công thức =Hour(A2) là 6.
− Hàm MINUTE
o Cú pháp: MINUTE (Dữ liệu kiểu giờ)
o Công dụng: Hàm trả về một số là phút của dữ liệu kiểu giờ.
o Ví dụ: Dữ liệu trong ô A2 là: 6:10:20
= MINUTE(A2) ặ Kết quả là 10
− Hàm SECOND
o Cú pháp: SECOND(Dữ liệu kiểu giờ)
o Công dụng: Hàm trả về một số là giây của dữ liệu kiểu giờ.
o Ví dụ: Dữ liệu trong ô A2 là: 6:10:20
=Second(A2) ặ Kết quả là 20 4.2.3.3 Nhóm hàm xử lý chuỗi
− Hàm LEFT
o Cú pháp: LEFT(chuỗi ký tự, n) o Trong đó:
- Chuỗi xử lý được nhập trực tiếp vào hàm hoặc biểu thức chuỗi hoặc địa chỉ ô chứa chuỗi.
- n: là 1 số nguyên dương chỉ số lượng ký tự cần lấy ra.
o Công dụng: Hàm cắt ra n kí tự bên trái của chuỗi xử lý.
o Vớ dụ: =LEFT(“Hanoi”, 3) ặ Kết quả là Han
− Hàm RIGHT
o Cú pháp: RIGHT(Chuỗi ký tự, n)
o Công dụng: Hàm cắt ra n kí tự từ bên phải của chuỗi xử lý.
o Vớ dụ: =RIGHT(“Hanoi”,2) ặ Kết quả là oi
− Hàm MID
Trang 91 o Cú pháp: MID(Chuỗi ký tự,n,m)
o Công dụng: Hàm cắt ra m kí tự của chuỗi xử lý, tính từ vị trí thứ n. Vị trí thứ n được tính từ trái qua phải.
o Vớ dụ: =Mid(“Hanoi”,2,2) ặ Kết quả là an
− Hàm LEN
o Cú pháp: LEN(Chuỗi ký tự)
o Công dụng: Cho kết quả là số lượng (độ dài) ký tự có trong chuỗi ký tự.
o Vớ dụ: =LEN(“Nha Trang”) ặ Kết quả là 9
− Hàm UPPER
o Cú pháp: UPPER(Chuỗi ký tự)
o Trong đó: Chuỗi ký tự là chuỗi ký tự hoặc địa chỉ ô tham chiếu tới chuỗi ký tự muốn chuyển thành chữ hoa. Chuỗi ký tự có thể là chuỗi ký tự hoặc địa chỉ ô.
o Công dụng: Chuyển chuỗi ký tự thành chữ hoa (chỉ đúng với Tiếng Anh và Tiếng Việt không dấu).
o Vớ dụ: =UPPER(“hanoi”) ặ Kết quả là HANOI
− Hàm LOWER
o Cú pháp: LOWER(Chuỗi ký tự)
o Trong đó: Chuỗi ký tự là chuỗi ký tự hoặc địa chỉ ô tham chiếu tới chuỗi ký tự muốn chuyển thành chữ thường. Hàm LOWER không chuyển các ký tự không phải là text thành chữ thường.
o Công dụng: Chuyển chuỗi ký tự thành chữ thường (chỉ đúng với Tiếng Anh và Tiếng Việt không dấu).
o Vớ dụ: =LOWER(“HANOI”) ặ Kết quả là hanoi
− Hàm PROPER
o Cú pháp: PROPER(Chuỗi ký tự)
o Công dụng: Cho kết quả ký tự đầu tiên của một từ trong chuỗi ký tự được đổi thành chữ hoa, còn lại là chữ thường.
o Vớ dụ: =PROPER(“nha TrAng”) ặ Kết quả là: Nha Trang
− Hàm TRIM
o Cú pháp: TRIM(Chuỗi ký tự)
o Công dụng: Xóa bỏ những kí tự trắng thừa của chuỗi ký tự.
o Trong đó: Chuỗi ký tự là chuỗi ký tự hoặc địa chỉ ô tham chiếu tới chuỗi ký tự.
o Vớ dụ: =TRIM(“ Ha Noi ”)ặKết quả là Ha Noi
− Hàm VALUE
o Cú pháp: VALUE(chuỗi ký tự)
o Công dụng: Chuyển chuỗi kí tự đại diện cho một số thành giá trị số.
o Ví dụ: VALUE("$1,000") bằng 1,000
Trang 92
VALUE("16:48:00")-VALUE("12:00:00") bằng "16:48:00"-"12:00:00" bằng 0.2, tương đương với 4 giờ và 48 phút.
Chú ý: Chuỗi ký tự là hằng chuỗi hoặc địa chỉ ô chứa chuỗi ký tự, hằng chuỗi bắt buộc phải đặt trong cặp dấu “ ”.
4.2.3.4 Nhóm hàm thống kê
Bảng dữ liệu sau đây sẽ được sử dụng làm ví dụ minh họa cho nhóm hàm này.
A B C D E F G H I J K L 1 BẢNG KẾT QUẢ TỔNG HỢP
2 MÃ SỐ HỌ TÊN TÊN
PHÁI TOÁN LÝ HÓA DTB VỊ THỨ KẾT QUẢ XẾP LOẠI HỌC BỔNG
3 1 Lê Thị An Nữ 2 8 5 5.0 4 Đạt TB 4 2 Trần Văn Điệp Nam 8 8 8 8.0 2 Đạt Giỏi 200 5 3 Hà Bảo Huy Nam 0 9 1 3.3 5 Trượt Kém 6 4 Phan Ngọc Lan Nữ 10 10 7 9.0 1 Đạt Giỏi 200 7 5 Nguyễn Thị Kim Ngân Nữ 7 8 5 6.7 3 Đạt Khá 100 8 Trung bình 5.0 8.8 5.3 6.3
9 Cao nhất 10.0 10.0 8.0 9.0 10 Thấp nhất 0.0 8.0 1.0 3.3
− Hàm tính trung bình cộng (AVERAGE)
o Cú pháp: AVERAGE (Đối số 1, Đối số 2, …, Đối số n) hoặc AVERAGE(List)
o Công dụng: Hàm trả về kết quả là trung bình cộng của n đối số.
o Vớ dụ 1: =AVERAGE(8,4,9) ặ Kết quả là 7
o Ví dụ 2: Điểm trung bình cộng các môn Toán, Lý, Hóa của sinh viên Lê Thị An là: = AVERAGE(E3:G5) ặ Kết quả là 5
? Hãy đề nghị công thức để có thể chép cho tất cả các dòng còn lại.
− Hàm tìm giá trị lớn nhất (MAX)
o Cú pháp: MAX(Đối số 1, Đối số 2, …, Đối số n) hoặc MAX(List)
o Công dụng: Hàm trả về giá trị số lớn nhất trong n đối số.
o Vớ dụ 1: =MAX(5,7,2) ặ Kết quả là 7
o Vớ dụ 2: Điểm Toỏn cao nhất là: =MAX(E3:E7) ặ Kết quả là 10
? Hãy đề nghị công thức để có thể chép cho các cột còn lại.
− Hàm tìm giá trị nhỏ nhất (MIN)
o Cú pháp: MIN(Đối số 1, Đối số 2, …, Đối số n) MIN(List)
o Công dụng: Hàm trả về giá trị số nhỏ nhất trong n đối số o Vớ dụ 1: =MIN(5,7,2) ặ Kết quả là 2
Trang 93
o Vớ dụ 2: Điểm Toỏn thấp nhất là: =MIN(E2:E7) ặ Kết quả là 0
− Hàm tính tổng (SUM)
o Cú pháp: SUM (Đối số 1, Đối số 2, …, Đối số n) hoặc SUM (List)
o Công dụng: Tính tổng các đối số hoặc các ô trong List.
o Các đối số là các giá trị có dữ liệu kiểu số, giá trị trong phạm vi tính tổng không phải là dữ liệu kiểu số hàm tự động bỏ qua.
o Vớ dụ 1: = SUM(2,3) ặ Kết quả là 5
o Ví dụ 2: Tổng tiền học bổng phát cho sinh viên là:
= SUM(L3:L7) ặ Kết quả là 300
− Hàm đếm (COUNT)
o Cú pháp: COUNT(đối số 1, đối số 2,…) hoặc COUNT(List)
o Công dụng: Đếm số ô chứa giá trị số, ngày, giờ trong danh sách các đối số hoặc trong List.
o Vớ dụ 1: = COUNT(L3:L7) ặ Kết quả là 2
o Vớ dụ 2: Tổng số sinh viờn nhận học bổng là: = COUNT(L3:L7)ặKết quả là 2 o Vớ dụ 3: Tổng số sinh viờn: = COUNT(A3:A)ặKết quả là 5
o Lưu ý: = COUNT(C3:C7) ặ Kết quả là 0
− Hàm đếm số ô có giá trị khác rỗng (COUNTA):
o Cú pháp: COUNTA(đối số 1, đối số 2,…) hoặc COUNTA(List)
o Công dụng: Đếm số ô có giá trị khác rỗng trong danh sách các đối số hoặc trong List.
o Vớ dụ: Tổng số sinh viờn: = COUNTA(C3:C7)ặKết quả là 5
− Hàm tính tổng có điều kiện (SUMIF):
o Cú pháp: SUMIF(vùng điều kiện, điều kiện, vùng tính tổng)
o Công dụng: Nếu các ô trong vùng điều kiện thỏa mãn điều kiện thì cộng các giá trị tương ứng trong vùng tính tổng.
o Ví dụ: Tổng tiền học bổng của sinh viên đạt loại Giỏi:
=SUMIF(K3:K7,"Giỏi",L3:L7) ặ Kết quả là 400
− Hàm đếm có điều kiện (COUNTIF)
o Cú pháp: COUNTIF(vùng muốn đếm, điều kiện đếm)
o Công dụng: Đếm các giá trị thỏa mãn điều kiện trong vùng muốn đếm.
o Ví dụ: Tổng số học sinh đạt loại giỏi:
=COUNTIF(K3:K7,"Giỏi") ặ Kết quả là 2 Lưu ý:
P Q
BẢNG THỐNG KÊ 11 Xếp loại Số sinh viên 12 Giỏi
13 Khá 14 TB 15 Kém
Trang 94
- Trong hàm COUNTIF và SUMIF, tham số điều kiện chỉ được chứa điều kiện đơn (gồm phép toán so sánh: =, >,<,>=,<=,<> và giá trị so sánh) và bắt buộc phải đặt trong dấu “”. VD: “>=5”, “=259”…
- Có thể lấy ô nào đó làm điều kiện, khi đó địa chỉ của ô không cần để trong ngoặc kép.
o Ví dụ: Lập bảng thống kê số sinh viên theo học lực:
=COUNTIF($K$3:$K$7,P12)
− Hàm xếp hạng (RANK)
o Cú pháp: RANK(Số cần xếp hạng, Phạm vi so sánh, Kiểu xếp hạng)
o Công dụng: Hàm trả về thứ hạng của “số cần xếp hạng” so với các giá trị số khác trong “Phạm vi so sánh” theo kiểu xếp hạng chỉ định
o Trong đó:
“Số cần xếp hạng” là số cần tìm được thứ hạng.
Phạm vi so sánh là một vùng, một phạm vi quy chiếu hoặc là một danh sách các số. Giá trị không phải là số trong phạm vi so sánh sẽ bị bỏ qua không xét tới.
Kiểu xếp hạng nhận một trong hai giá trị 0 hoặc 1:
- Giá trị 0: Kiểu xếp hạng theo thứ tự giảm dần nghĩa là lớn nhất sẽ đứng thứ nhất (Số cần xếp hạng càng lớn thì hạng càng cao). Đây là giá trị mặc định nếu tham số thứ 3 không được dùng.
RANK(Số cần xếp hạng, Phạm vi so sánh)= RANK(Số cần xếp hạng, Phạm vi so sánh,0)
- Giá trị 1: Kiểu xếp hạng theo thứ tự giảm dần nghĩa là nhỏ nhất sẽ đứng thứ nhất. (Số cần xếp hạng càng lớn thì hạng càng thấp)
o Ví dụ: Dựa vào điểm trung bình, xếp vị thứ cho danh sách học sinh trong bảng điểm tổng hợp: RANK(H3,$H$3:$H$7,0)
4.2.3.5 Nhóm hàm điều kiện
− Hàm AND
o Cú pháp: AND(đk1, đk2,…, đk n)
o Công dụng: Hàm AND là hàm “VÀ” hay là hàm “KẾT HỢP ĐIỀU KIỆN”. Hàm trả về 1 trong 2 giá trị đúng (True) hoặc sai (False) và chỉ trả về giá trị đúng (True) khi và chỉ khi tất cả các điều kiện là đúng (True), hàm trả về giá trị False khi có ít nhất một điều kiện là sai.
o Vớ dụ: =AND(6<=2, 5=3, 7>=14) ặ Kết quả là False
=AND(2<=6, 5>3, 14>7) ặ Kết quả là True
− Hàm OR
o Cú pháp: OR(đk1, đk2,…, đkn)
o Công dụng: Hàm OR là hàm “HOẶC” hay hàm “LOẠI ĐIỀU KIỆN”. Hàm trả về 1 trong 2 giá trị đúng (True) hoặc sai (False) và chỉ trả về giá trị (False) khi và chỉ khi
Trang 95
tất cả các điều kiện đều sai (False). Trả về giá trị true khi có ít nhất một điều kiện là đúng.
o Vớ dụ: =OR(5<=34, 8>20, 10=50) ặ Kết quả là True
=OR(1+1=1,2+2=5) ặ Kết quả là FALSE
− Hàm IF
o Cú pháp: IF(Điều kiện, Giá trị 1, Giá trị 2)
o Công dụng: Hàm lựa chọn trả về giá trị 1 hoặc giá trị 2 tuỳ vào điều kiện.
o Trong đó:
Điều kiện là biểu thức logic, nó sẽ trả về một trong hai giá trị True (đúng) hoặc False (sai).
- Nếu điều kiện là đúng thì hàm trả về giá trị 1 - Nếu điều kiện là sai thì hàm trả về giá trị 2 Ví dụ:
Chú ý: Có thể dùng các hàm IF lồng nhau để tăng điều kiện hoặc tăng số giá trị cần lựa chọn.
Số giá trị cần lựa chọn trả về = số hàm IF lồng nhau -1.
4.2.3.6 Nhóm hàm tìm kiếm
− Hàm VLOOKUP
Trang 96
o Cú pháp: =VLOOKUP(giá trị tìm kiếm, bảng tham chiếu, cột cần lấy giá trị, kiểu tìm kiếm)
o Công dụng: Dò tìm giá trị tìm kiếm trên cột đầu tiên của bảng tham chiếu rồi trả về giá trị cùng hàng trên cột cần lấy giá trị thuộc bảng tham chiếu theo kiểu tìm kiếm.
Giá trị tìm kiếm là giá trị giống nhau hoàn toàn giữa bảng CSDL và bảng tham chiếu
Bảng tham chiếu: Cột đầu tiên của bảng tham chiếu chứa đầy đủ các giá trị tìm kiếm. Luôn luôn phải để ở giá trị tuyệt đối.
Cột cần lấy giá trị: Đếm xem nó là cột thứ bao nhiêu trong bảng tham chiếu. Khi đếm phải đếm từ trái qua phải.
Kiểu tìm kiếm:
- Là 0: tìm kiếm một cách chính xác.
Nếu giá trị tìm kiếm được tìm thấy thì trả về kết quả tương ứng, ngược lại trả về lỗi #N/A.
- Là 1: tìm kiếm một cách tương đối và cột đầu tiên của bảng tham chiếu phải sắp xếp theo thứ tự tăng dần (giá trị mặc định khi không sử dụng)
Nếu giá trị tìm kiếm được tìm thấy thì trả về giá trị tương ứng.
Nếu giá trị tìm kiếm < giá trị của phần tử đầu tiên trong bảng tham chiếu thì trả về lỗi #N/A.
Các trường hợp ngược lại thì trả về tại giá trị tương ứng với trị lớn nhất xấp xỉ bằng giá trị tìm kiếm trên bảng tham chiếu.
Trang 97
− Hàm HLOOKUP:
o Cú pháp: =HLOOKUP(giá trị tìm kiếm, Bảng tham chiếu, hàng lấy giá trị, kiểu tìm kiếm).
o Công dụng: Hàm HLOOKUP là hàm trả về giá trị dò tìm theo dòng đưa từ bảng tham chiếu lên bảng cơ sở dữ liệu theo đúng giá trị dò tìm. Cách sử dụng tương tự như hàm VLOOKUP nhưng thay cột bằng hàng.
Ví dụ: Tính đơn giá cho từng mặt hàng:
Chú ý: Nếu bảng tham chiếu cho theo cột thì ta sử dụng hàm VLOOKUP, còn nếu bảng tham chiếu cho theo dòng thì sử dụng hàm HLOOKUP.